Ünite 8: Hesap Tabloları

Hesap Tabloları ve Yazılımlar

Hesap tablosu olarak adlandırdığımız İngilizce “spreadsheet” kavramının geçmişi çok eskilere dayanıyor. Bu kavram muhasebe terminolojisinde satır ve sütunlardan oluşan geniş bir sayfada organizasyonun tüm işlemlerini göstermek ve incelemek için kullanılan belgeye verilen addır.

1961 yılında Profesör Richard Mattessich tarafından ilk kez bir muhasebe hesap tablosu ana bilgisayar üzerinde programlanarak bir tablo olarak gösterildi. Daha sonra Bricklin and Frankston tarafından modern çağın hesap tablolarının atası olan VisiCalc adında bir yazılım üretildi. 1978’lere gelindiğinde artık kullanıcıların tamsayı girişi yapabildiği 5 sütun ve 20 satırdan oluşan elektronik tablolar kullanılmaya başlandı. Bugün masaüstü bilgisayar, tablet ve akıllı telefonlarımızda kullandığımız hesap tabloları sadece muhasebe için değil bireysel ve iş ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik oldukça gelişmiş yazılımlar olarak karşımıza çıkmaktadır.

Hesap Tablosu ve Kullanım Alanları

Hesap tablosu kullanıcıların verilerini tablo yapısında organize ederek veriler üzerinde hesaplama, analiz ve raporlama yapmalarını sağlayan genel amaçlı uygulama yazılımlarıdır.

Günümüzde farklı işletim sistemleri için geliştirilmiş genel amaçlı hesap tablosu yazılımların yanı sıra özel amaçlar için geliştirilmiş hesap tabloları bulunmaktadır. Yazılımlar birbirlerinden farklı özelliklere sahip olsalar bile tümünün genel yapısı ve görünümü birbirine oldukça benzerdir. Hesap tablosunda hücrelere erişim için iki boyutlu matrisin referans sistemine benzer bir yapıda sütunlar harf, satırlar ise rakam ile kodlanır. Örneğin “A2” adresi bir hesap tablosunun ilk sütunun ikinci satırındaki hücreyi işaret etmek için kullanılır. Bu sayede hücrelerde yer alan verilerden hesap yapılabilecek etkin bir referans sistemi oluşturulur. Hesap tablolarında üzerinde işlem yapılan hücre ya da hücrelerin seçili olması gerekmektedir. Bu nedenle aktif hücre ve aktif sayfa kavramları kullanılmaktadır.

Hesap tablolarının kullanım alanlarından bazıları aşağıda sıralanmıştır.

Formlar: Kâğıt üzerine ya da bilgisayar ekranından veri toplamak amacıyla oluşturulan formların tasarımında kullanılır. Envanter giriş formu, performans ölçüm formu, hasta bilgi formu, iş başvuru formu, değerlendirme formu bu tür kullanıma örnek verilebilir.

Listeler: Veriler sayı içermese de liste oluşturmak için hesap tabloları kullanışlı yazılımlardır. Alışveriş listesi, telefon listesi, sınıf yoklama listesi, kitap listesi hesap tablolarında kolayca oluşturularak çıktısı alınabilir.

Finans ve Muhasebe İşlemleri: Faturalama, bütçeleme, hesap özetleme, maliyet tahmin etme, ödeme sistemi gibi işlemlerde hesap tablosu yazılımları kullanılmaktadır.

Ayrıca bu değerlere ait grafiklerin oluşturulması, rapor düzenlemesi için hesap tabloları uygun yazılımlarıdır.

İstatistiksel Analiz: Hesap tablolarının gelişmiş özellikleri kullanılarak belirli istatistiksel analizlerinin yapılması mümkündür. Hesap tablolarının işlev kütüphanelerinde bulunan istatistik işlevleri ve özel eklentiler bu ihtiyacı karşılayabilmektedir.

Karar Destek Sistemi: Hesap tabloları sistemlerde karşılaşılan problemlerin çözülmesine yönelik olarak matematiksel modellerin oluşturulması ve çözümü için kullanılan özellikler içerir.

What-if analizleri için uygun bir hesaplama aracıdır. Doğrusal programlama, ağ analizi, amaç programlama, simülasyon ve kuyruk modelleri hesap tablolarında çözülebilmektedir

Bilgi Sistemi: Küçük işletmelerde ya da organizasyonlarda hesap tabloları bir bilgi sistemi gibi kullanılabilmektedir. Örneğin öğrenci sayısı az olan okullarda öğrenciler, dersler ve notları hesap tablolarında depolanmakta, işlenmekte ve raporlanmaktadır.

Hesap Tabloları Yazılımları

Hesap tablosu yazılımlarını işleyiş açısından çevrim içi uygulamalar ve masaüstü uygulamalar olarak sınıflanabilmektedir. Google e-tablolar, Microsoft Office 365 Excel uygulamaları web tarayıcı üzerinde herhangi bir uygulama kurmadan ve içeriğin ilgili bulut depolama alanında saklandığı yeni nesil hesap tablolarına örnek verilebilir. Bu yazılımlar İnternetin bulunduğu her ortamda birçok kullanıcı tarafından aynı anda ulaşılabilmekte ve düzenlenebilmektedir. Ayrıca gerekli ayarlar yapıldığında çevrim dışı durumlarda kullanılma özellikleri mevcuttur. Masaüstü hesap tabloları yazılımlarının en yaygın kullanılan ve bilinen örnekleri olarak Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Numbers, LibreOffice Calc ve Lotus 1-2-3 yazılımları örnek verilebilir.

Tabloların Oluşturulması ve Düzenlenmesi

Hesap tablosu yazılımlarının temel işleyiş mantığının kavramada veri girişi, veri düzenlenme ve veri biçimleme konusunda bilgi edinmek gerekmektedir.

Hücre İşlemleri ve Veri Girişi

Hesap tabloları ile çalışılırken bilinmesi gereken ilk konu hücre kürsörünün kullanılmasıdır. Hücre kürsörü ekrandaki tablo üzerinde etkin olan hücreyi göstermek amacıyla farklı renkte işaret edilen hücreyi ifade etmektedir. Hücre kürsörünü hareket ettirmede kullanılacak kısayollar, tablo oluşturma ve düzenlemedeki hâkimiyetinizi arttıracak ve hızlı bir şekilde kullanmanıza olanak sağlayacaktır.

Kürsör hareketlerinde bir önemli konu da birden fazla hücrelerin seçim işlemidir. Bu durumda ilgili hücrelerin çoklu seçilmesi gerekmektedir. Hücrelerin seçilmiş olduğunu ilgili hücrelerin koyu renkle doldurulmuş olmasından anlayabilirsiniz.

Veri Yapıları ve Biçimleri

Hesap tablolarının önemli özelliklerinden biri de hücrelerinde sakladıkları verilerin farklı biçimlerde görüntüleyebilmeleridir. Aslında veri yapısı açısından bakıldığında hesap tabloları hücreleri sayı ve metin türü olmak üzere iki farklı tür olarak barındırır. Saklanılan sayısal veriler kullanıcının talebi doğrultusunda biçimlenerek görüntülenmesi sağlanır. Hesap tablosu yazılımları hücrede saklanan verinin biçimlenmesini kolaylaştırmak için kullanışlı ara yüzler tasarlamıştır. Aktif olarak seçilen hücre ya da hücrelerin biçimlenmesi için yazılımlarda menüler mevcuttur.

Şekilsel Biçimlendirme

Hesap tablolarının temel işlevlerinden birisi de kullanıcılara anlaşılır, düzenli ve iyi tasarlanmış tablo ve grafikler oluşturmaktır. Her hesap tablosu yazılımı tabloların iyi bir görünümde tasarlanmasını sağlayacak hücre biçimleme işlevlerine sahiptir. Hesap tablosu yazılımları kullanıcıların kolay ve hızlı olarak görsel tasarımlar gerçekleştirmeleri için önceden tasarlanmış hazır stiller sunarlar. Ancak kullanıcıların bir tablonun biçimlendirilmesine hâkim olabilmesi için tablonun temel yapı taşı olan hücrenin biçimlendirilmesi hakkında yeterli bilgiye sahip olması gerekir. Hesap tablolarındaki diğer işlemler gibi biçimlendirme yapılacak hücre ya da hücrelerin seçili olması gerekmektedir. Hesap tabloları yazılımlarının birçoğunda en sık kullanılan temel işlevlere yazılımın üst kısmında bulunan araç düğmeleri ile erişilebilmektedir.

Hizalama: Verinin hücre içinde yerleştirileceği konumu, yönlendirme biçimini ve metin denetimi ayarlamalarının yapılacağı sekmedir.

Yazı Tipi: Hücre içinde görüntülenecek verinin yazı tipi, büyüklüğü, rengi ve vurgu türünü (kalın, italik) belirleyen biçimlemedir.

Kenarlık ve Dolgu: Tablonun şekillendirilmesinde kenarlıklar ve dolgu da mutlaka bilinmesi gereken biçimlendirme işlevleridir.

Koşullu Biçimlendirme de hesap tablosu yazılımlarının tamamı tarafından desteklenen bir özelliktir. Bu biçimlendirme şekli sayesinde kullanıcılar veri içinde dikkat çekmek istedikleri değerleri önceden belirledikleri ayarlamalar ile tanımlarlar. Örneğin değerin 0 dan küçük olması durumunda yazı rengimi kırmızı ve koyu ayarlanması. Bu özellik ile hatalı veri girişini engelleyebildiği gibi verinin büyüklüğü görsel olarak anında ölçeklenebilmektedir.

Formüller ve İşlevler

Formüller hesap tablolarının var olma sebebi olarak tanımlanabilir. Eğer bir hesap tablosunda formül yazılamazsa bir kelime işlemciden farkı olmayacaktır.

Formül Yazımı ve Hücre Referans Sistemi

Bir hücreye formül tanımlamak için o hücrenin ilk karakterinde “eşittir” (=) işlecinin kullanılması gerekmektedir. Örneğin bir hücreye “2+2” ifadesi girildiğinde görüntülenen yine “2+2” olan bir metin olacaktır. Ancak aynı ifade eşittir sembolü ile girdiğinde (“=2+2”) görüntülenen “4” ifadesi yani işlemin sonucu olacaktır. Tablolardaki formüllerle çalışırken formüllerin diğer satırlara kopyalanması oldukça önemlidir. Büyük veri tablolarında uygulanılacak bir formülün her satıra tek tek yazılması elbette çok mümkün değildir. Bu nedenle hesap tablolarında bir satır için yazılmış formül alt satırlara kopyalandığında otomatik olarak içerindeki hücre referansları alt satıra göre değiştirilir.

Bazı hesap tablosu yazılımları Türkçe formülleri desteklemeyebilir. Örneğin kitabın yazıldığı süre içerisinde Google e-Tablolarda işlevler İngilizce olarak kullanılmak durumundadır. Hücre referanslarında satır ya da sütun ifadelerinin önüne koyulan $ işareti, ilgili referansın başka sütunlara kopyalanması esnasında sabit kalmasını sağlamaktadır. $ sembolü bu kullanımıyla yaygın kullanılan tüm hesap tablolarında aynı şekilde kullanılmaktadır.

Kullanıcıların formülleri ve hücre referanslarını kolayca yazmasını sağlayan birtakım özellikler yazılımlar tarafından sunulmaktadır.

• Formül girişi esnasında diğer hücrelere tıklanması, tıklanan hücrenin adresinin imlecin bulunduğu yere otomatik olarak yazılır.
• Formül içindeki adresler farklı renklerle ifade edilerek tablo üzerinde işaret edilirler.
• İşlev ve parantezlerin yazılmasında hatanın engellenmesine yönelik çözümler sunarlar.
• Hatalı girilen ya da sonuçlanan formül girişinin sonucu hücrede gösterilir.

İşlevler

Günümüzde hesap tablolarının kullanım yaygınlığı düşünüldüğünde bu yazılımların her bireyin ihtiyacını karşılayabilir şekilde tasarlanması önem kazanmaktadır. Hesap tabloları yazılımları bu ihtiyacı geniş işlev kütüphaneleriyle ve programlanma olanaklarıyla karşılamaktadırlar. Özel algoritma ihtiyacı olduğunda ya da tekrarlı işlerin gerçekleştirilmesinde faydalanılan programlama özellikleri bu ünite kapsamı dışında tutulmuştur.

İşlevleri yazarken kullanılan sistem dili oldukça önemlidir. Türkçede virgül, İngilizcede nokta işareti sayıların ondalık işareti olarak kullanılmaktadır. Dolayısıyla formül ve işlev yazım kurallarında sayı ve parametreleri ayırmak için kullanılan işaretler farklılaşmak durumundadır. İngilizce kullanımda işlevlerin parametreleri virgül ile Türkçe kullanımda ise noktalı virgül ile ayrılması gerekmektedir. Türkçe dilinin kullanıldığı bilgisayarda “=ORTALAMA(1;1,5;2;2,5)” olarak yazılan formül İngilizce dilini kullanan bilgisayarlarda “=ORTALAMA(1,1.5,2,2.5) olarak yazılmalıdır.

Hesap tablolarında farkı amaçlara yönelik yüzlerce işlev bulunmaktadır;

• Arama ve Başvuru: Verileri tablo üzerinde aramaya yönelik olarak hazırlanan işlevleri,
• Finansal: Faiz, ödeme, aşınma payı gibi finansal hesaplamalarla ilgili işlevleri,
• İstatistiksel: İstatistikle ilgili testleri, dağılımlar ve olasılık hesaplarını içeren işlevleri,
• Trigonometri: Trigonometri ve matematik işlevleri,
• Bilgi: Veri hataları ve kontrol işlevleri

Veri Listeleri ile Çalışmak

Veri listeleri gerçek dünya varlıklarının dijital ortamda ifade edilmelerinde kullanılan iki boyutlu tablolar olarak tanımlanabilir. Bu tabloların dikey boyutu yani satırları listelemek istediğimiz nesneleri, yatay boyutu ise diğer bir deyişle sütunları ilgili nesnenin ilgilendiğimiz özelliklerini temsil eder. Veri tabanları tablolarına benzeyen bu yapıya veri tabanı terminolojisinde satırlara kayıt sütunlara ise alan adı verilmektedir.

Veri Listelerini Sıralamak

Bir listenin sıralanması için izlenmesi gereken adımlar aşağıda listelenmiştir.

• Öncelikle sıralanacak listenin tüm satır ve sütunları seçilir.
• Daha sonra genellikle veri menüsünde yer alan sırala komutu seçilir.
• Sıralamanın yapılacağı sütunlar sırası ile seçilir.
• Sıralamanın hücrenin hangi özelliğine göre yapılacağı belirlenir.
• Sıralama düzeni seçilir. Sıralanacak alanlar artan ya da azalan sıralanabilir.
• Sırala komutu tamamlanır.

Veri Listelerini Filtrelemek

Veri listelerini filtrelemek başka bir deyişle sınırlamak ya da süzmek hesap tablolarında sıklıkla başvurulan veri işleme şekilleridir. Mevcut veri listesinin istenilen koşullara uyan alt kümelerini elde etmek için filtreleme işlemi kullanılır. Hesap tablolarında bir veri listesini filtrelemek için veri listesinin tamamı seçilerek aşağıdaki komutlar sırası ile uygulanır.

1. Filtreleme işlemi sonrası sütun başlıklarının sağında beliren oklara basılarak filtreleme seçenekleri görüntülenir.
2. Seçilen alanda yer alan veriye göre filtre özellikleri seçilir.
3. Filtreleme türü belirlenir (büyük, küçük, arasında, içerir vb.)
4. Filtre değerleri girilerek işlem tamamlanır

Grafik ve Özet Tablolarla Çalışmak

Hesap tabloları kullanıcıların sahip oldukları veriyi tanımalarına ve analiz etmelerine yardımcı olabilecek birçok araç sunarlar. Grafiklerden çözümleyicilere, istatiksel testlerden programlama araçlarına bireysel ve iş ortamlarında karşılaşılan karar problemlerinin çözümünde hesap tabloları kullanılmaktadır.

Grafikler

Grafikler satır ve sütunlar hâlinde bulunan verileri şekillere dönüştürerek görselleştirilmesini sağlayan ve kolay bir kullanıma sahip araçlardır. Hesap tablolarının çizimini desteklediği genel grafik türleri aşağıda sıralanmıştır.

• Sütun Grafik: Veri büyüklükleri sütunlar hâlinde oranlanarak görselleştirilir.
• Çubuk Grafik: Sütun grafiğin yatay olarak çizilmesi ile oluşturulur.
• Pasta Grafik: Bir bütünün parçalarının bütündeki oranını göstermek için çizilir.
• Alan Grafiği: Değişikliğin büyüklüğünü vurgulamak için kullanılan grafiklerdir.
• Çizgi Grafiği: Zaman içerisindeki farklı değişkenlerin durumunu izlemek için kullanılır.
• Dağılım Grafiği: Veri serileri arasındaki ilişkilerin gösterilmesi için çizilir.
• Radar Grafiği: Birden çok ekseni bir grafikte ağ şeklinde çizilmesini sağlar

Özet Tablolar

Özet tablo ya da İngilizce karşılığı ile de kullanılan Pivot tablo, veri listelerini özetlemede hızlı ve kolay kullanıma sahip yaygın bir araçtır. Özet tablolar listelerdeki sütun başlıklarının bir tablo üzerine yerleştirilerek o alanlardaki verilerin sayılması, toplanması ya da birtakım hesapların yapılmasını otomatik olarak gerçekleştirirler. Hesap tablolarında özet tablo oluşturma adımları aşağıda sıralanmıştır.

1. Özet tablosu hazırlanacak verinin seçilmesi
2. Özet tablo komutunun seçilmesi
3. Özet tablonun nereye oluşturulacağının seçilmesi (yeni bir sayfada ya da aynı sayfada başka bir konuma)
4. Listenin sütun başlıklarından oluşan alan adlarını özet tablo şablonda ilgili yere yerleştirilmesi ve hesaplama seçenlerinin belirlenmesi.