Ünite 6: Sözcük İşlemciler

Giriş

19. yüzyılın ikinci yarısında geliştirilen ve yaygınlaşan daktilo makineleri yüzyıldan uzun bir süre devlet daireleri ve ofislerde resmî mektuplar ve evraklarda kalıcı ve okunaklı metinler oluşturmak amacıyla kullanılmıştır. Kişisel bilgisayarlar ve yazıcıların yaygınlaşmasıyla önce iş yerlerinden başlayarak zamanla toplumun geneli tarafından kalıcı yazıları yazma, düzenleme, biçimlendirme ve bastırma işlemleri “sözcük işlemci” adı verilen yazılımlarla gerçekleştirilmeye başlanmıştır. Sözcük işlemciler günümüzde yazı yazan herkesin vazgeçilmez araçlarından birisi hâline gelmiştir.

Sözcük İşlemcilerin Gelişimi

Sözcük işlemcilerin ataları bir satırlık metin üzerinde işlem yapma olanağı sağlayan, ekranı bulunmayan, klavye ve yazıcı işlevlerinin birleşiminden oluşan elektrikli daktilolardı. İlk örnekleri 1960’ların başında kullanılmaya başlayan sadece bir satır üzerindeki sınırlı sayıda karakterle oluşturulan metni yazmaya izin veren bir “satır düzenleyicisi”ne sahip bu cihazların geleneksel daktilodan farkı kâğıdı taşıyan düzeneğin sabit olması, harfleri yazan topun kâğıt boyunca hareket etmesiydi. Harf topunun değiştirilmesiyle farklı yazı tiplerinin kullanımı mümkün olabiliyordu. 70’li yıllarda geliştirilen bellekli elektronik daktilolarda yazılan bir metin saklanarak daha sonra yeniden yazdırılabiliyordu. Elektronik daktiloların bir bölümü o dönemdeki büyük bilgisayarların uzak yazıcısı olarak da kullanılabiliyordu. Elektronik daktiloların gelişmiş modellerinde bir satırdan başlayarak, giderek artan sayıda satıra sahip ekranlar eklenmeye başlanmış ve metnin önce düzenlenerek son hâlinin verilmesi, sonra saklanması ve yazdırılmasına olanak sağlayan bu aygıtlar “sözcük işlemci” olarak anılmaya başlanmıştır.

1970’lerde mikroişlemcilerin geliştirilmesiyle bireylerin evlerinde kullanabilecekleri mikrobilgisayarlar ortaya çıkmaya başladı. İlk kişisel bilgisayar modelleri siyah beyaz ve sadece 25 satır ve her satırda 80 karakter görüntüleyebilen, bir ya da iki disket sürücüsü olan, sabit diski bulunmayan bilgisayarlardı. Bilgisayarlarda programlar ekrandaki komut satırına metin biçiminde DOS işletim sistemine ait komutlar yazılarak çalıştırılmaktaydı. Kişisel bilgisayarların ortaya çıkmasıyla birden fazla satırda işlem yapmaya olanak sağlayan metin düzenleyici yazılımlar geliştirilmeye başlandı. “Metin düzenleyici” bu yazılımlarla bilgisayar ekranında imleci bulunduğu satırdan önceki ya da sonraki satırlara geçirerek metin düzenleme yapılabilmekteydi. 1980’li yıllar boyunca, 1990’lara gelinceye kadar kişisel bilgisayarlar sabit disk, grafik ekranlar, renkli ekranlar ve klavyenin yanı sıra fare gibi girişçıkış aygıtlarıyla donatıldı. Kişisel bilgisayarların bu ilk döneminde özellikle iş dünyasında işlem tablosu yazılımlarıyla birlikte sözcük işlemci yazılımları da bilgisayarların yaygınlaşmasına öncülük etti. 1980-1990 döneminde grafik tabanlı ve ileri düzey sayfa düzenleme işlevlerine sahip olan ve sayfalara görüntü ekleme olanağı sunan pahalı sözcük işleme yazılımlarının da ilk sürümleri ortaya çıkmıştır. Düşük fiyatlı ve daha az işlevli olan sözcük işlemci lerden ayırmak amacıyla bu gelişmiş yazılımlara “Masaüstü Yayıncılık Sistemleri” adı verilmiştir.

Kişisel bilgisayarların metin düzenleme, sözcük işleme ve masaüstü yayıncılık amacıyla kullanımı şeklindeki gelişim sadece bilgisayarlardaki gelişimle değil aynı zamanda yazıcılarda sağlanan gelişimle de desteklenmiştir. İlk yazıcılar nokta vuruşlu yazıcılardı. 1990’larda sözcük işlemcilerin gelişimine en büyük etki işletmelerde ve evlerde en yaygın kullanılan Intel – Microsoft tabanlı bilgisayarlarda Microsoft Windows grafik arayüzlü işletim sisteminin yaygınlaşmasıyla sağlanmıştır. 1993 yılında piyasaya çıkan Windows 3.1 ile DOS işletim sistemi kullanıcıları pencere kullanımıyla tanışmış, 1995 yılında piyasaya çıkan Windows 95, DOS işletim sisteminin yerini almıştır. 2000’ler toplumda İnternete erişimin yaygınlaşmasının gözlendiği dönemdir. Belgeler İnternet üzerinden e-posta ile gönderilmeye başlanmış, ofis yazılımlarına eklenen makro ile kod yazabilme olanağı giderek daha da gelişmiş, bu durum Microsoft Word ve benzeri sözcük işlemcilerle oluşturulan belgelere virüs bulaşmasının ve e-Posta ile hızla yayılmasının önünü açmıştır.

2000’li yıllarda açık kaynak hareketi ofis yazılımlarını da etkilemiş ve Apache Open Office ve Libre Office gibi açık kaynak uygulamaları yayınlanmaya başlamıştır. Bu ofis takımları içerisinde bulunan Open Office Writer ve Libre Office Write yazılımları birer açık kaynak sözcük işlemcilerdir. Grafik kullanıcı arayüzüne sahip işletim sistemlerinde menülerin yanı sıra menü komutlarının birer düğmesinin bulunması gelenek hâline gelmiştir. Geleneksel kullanıcılar klavye kısayollarıyla menülere erişmeyi tercih ederken yeni kullanıcılar daha çok komut düğmelerini tercih etmektedirler. 2000’lerin ikinci yarısından itibaren mobil bilişimde yaşanan gelişmeler tablet ve akıllı bilgisayarlarda sözcük işlemci kullanımını gündeme getirmiş ve Microsoft Office Mobile, Quick Office, LibreOffice for Android gibi mobil ofis uygulamaları yayımlanmıştır. 2007 yılında Apple firması da AppleWorks ürününe son vermiş, iOS ve MacOS işletim sistemleri için baştan tasarladığı iWork ofis takımı onun yerini almıştır.

2010’larda bulut hizmetlerinin gelişmesiyle sözcük işlemciler de bulut ortamına taşınmışlar ve belgelerin İnternet üzerinde buluta erişerek oluşturulması, düzenlenmesi, saklanması ve aynı anda birden fazla kullanıcı tarafından düzenlenebilmesi yaygınlaşmıştır. Bu dönemde Office Online ve Google Docs hizmetleri yaygın bulut ofis yazılımları hâline gelmiştir.

Güncel Sözcük İşlemciler

Günümüzde bir masaüstü bilgisayar, tablet bilgisayar ya da akıllı telefon satın alındığında içerisinde yüklü olarak gelen basit ya da orta düzey metin ve sözcük işlemcilerle karşılaşılır. Windows işletim sisteminde düz metin dosyaları düzenlemek için Note-Pad, zengin metin biçimli dosyaları düzenlemek için WordPad uygulamaları ücretsiz olarak bulunmaktadır. MacOS işletim sisteminde ise TextEdit uygulaması hem düz metin hem de zengin metin biçimli dosya oluşturmak için işletim sistemiyle birlikte gelmektedir. Tam işlevli sözcük işlemci kullanılmak isteniyorsa Windows ortamı için Microsoft Office Word; MacOs ortamı için iWork takımı içerisindeki Pages uygulamaları satın alınabilir. Bu yazılımların öğrenciler için olan sürümleri yeni bilgisayar satın alındığında bilgisayarda yüklü olarak gelebilmektedir. Temel işlevlerin büyük bir bölümünü içeren ücretsiz açık kaynak sözcük işlemciler de bulunmaktadır. Apache OpenOffice takımı içinde yer alan Writer en yaygın kullanılan açık kaynak sözcük işlemcidir. Android, iOS ve Windows tabletlerde ve akıllı telefonlarda cihazlarla birlikte önceden kurulu gelen ya da Android Play, Apple App Store ya da Windows Store sitelerinden indirilebilen ücretli ve ücretsiz çok sayıda metin ve sözcük işlemci uygulaması bulunmaktadır.

Karakter, Sözcük ve Paragraf Düzenleme

Bir sözcük işlemcide temel işlemler sınırlı sayıda karakterden oluşan sözcük metni üzerinde gerçekleştirilir. Daha sonra sözcük metinleri bir araya getirilerek cümleler kurulur. Ardından da birbiriyle ilişkili cümlelerde paragraflar oluşturulur. Bir sözcük işlemcide hazırlanacak bir belge genellikle birbiri ardına akan paragraflar, bu paragrafların arasında yerleştirilmiş tablolar, grafikler, görüntüler ve benzeri görsel ögelerden oluşur. Paragrafların bazıları paragraf gruplarını birbirinden ayırmak amacıyla, farklı yazı tipi, yazı büyüklüğü ya da yazı stili ile farklılaştırılarak oluşturulan bölüm ve alt bölüm başlıklardır. Karakterler büyük-küçük harfler, rakamlar ya da özel karakterlerden oluşabilir. Bir sözcük işlemcide yazı yazmak, belgeye klavyedeki yazı tuşlarına basarak karakter eklemekle gerçekleşir. Karakterler o anda yanıp sönen imlecin önüne eklenirler. Klavyeler sözcük işlemcilerde belge içerisinde gezinebilmek ve karakterleri düzenleyebilmek için özel tuşlar barındırırlar. Bir harfe aynı anda “Shift” tuşu ile basarak büyük harf yazılabilmekte, “CapsLock” tuşu ile klavye büyük harfe kilitlenebilmektedir. Hatalı bir karakter yazıldığında, “Backspace” tuşu ile imlecin solundaki karakter silinebilmekte, “Delete” tuşu ile imlecin sağındaki karakter silinebilmektedir. “Home” tuşu imleci aynı satırda satır başına, “End” tuşu satır sonuna getirmektedir. “Page Up” ile bir önceki sayfaya, “Page Down” ile bir sonraki sayfaya geçilir. Sağ (›), sol (‹), aşağı ve yukarı yön tuşlarıyla imleç sağa, sola, yukarıya ve aşağıya hareket ettirilebilir. Bu tuşlara “Ctrl” tuşuyla birlikte basılarak daha hızlı hareket etmek mümkündür.

Karakterler ya da sözcükler değiştirilmediği sürece sözcük işlemciye ait varsayılan yazı tipiyle ve yazı boyutuyla yazılırlar. Örneğin Word 2013’te varsayılan yazı tipi ve boyutu 11 punto Calibri iken Apache OpenOffice Writer 4.1.1’de 12 punto Times New Roman’dır. Karakterler ya da sözcüklere italik , kalın ve kalın italik gibi farklı yazı tipi stilleri uygulanabilir. Ayrıca karakterler ya da sözcüklere ^{üst simge} , _{alt simge} , altı çizili , üstü çizili ve gölge efektleri verilebilir. Bunun dışında yazının rengini değiştirmek, da yazıya kenarlık eklemek gibi teknikler kullanılarak metin üzerinde dikkat çekici düzenlemeler yapılabilir. Bu düzenlemelerden herhangi birini yapmak için sayfada yazılı olan bir metin parçası seçilir ve Word uygulamasında “GİRİŞ” sekmesindeki, Writer uygulamasında ise “Biçimlendirme” araç kutusundaki ilgili düğmeye tıklayarak işlem yapmak yeterlidir.

Belge üzerinde “seçme” işlemi, fare ile seçilecek bölgenin başına gelerek ve farenin sol tuşuna basılı tutarak, fareyi seçilecek bölgenin sonuna kadar sürüklemekle gerçekleştirilir. Seçili bölgenin sonuna gelindiğinde farenin sol tuşu serbest bırakılır ve seçili bölge gri zeminle kaplanmış olarak görüntülenir. Herhangi bir işlem yapmayıp belge üzerindeyken tekrar farenin sol tuşuna tıklandığında seçim işlemi iptal olur. Seçilen bölge üzerine fareyle gelindiğinde fare göstergesi “ok” hâlini alır ve bölge fareyle gerçekleştirilen “sürükle ve bırak” işlemiyle belgenin başka bir yerine taşınabilir. Seçme işlemi klavyede hareket tuşlarının “Shift” tuşuyla birlikte kullanılmasıyla da gerçekleştirilebilir.

Bir sözcük işlemcide “Enter” tuşuna basmadan yazmaya devam edildiği sürece aynı paragrafın içinde bulunmaya devam edilir. Paragrafı oluşturan sözcükler sona erdiğinde “Enter” tuşuna basılarak yeni paragrafa geçilir. Paragraflar arasında tekrar “Enter” tuşuna basarak belgede gereksiz boş paragraflara yer verilmemelidir. Paragrafı oluşturan satırların satır aralığı değeri ve paragraflar arasındaki aralık değeri, değiştirilmediği sürece genellikle 1’dir. Akademik tez belgeleri ve benzeri raporlarda satır ve paragraf aralıklarının daha büyük olması istenir. Böylece satırlar arasında düzeltme yapmak ve not almak kolaylaşır. Maddeleri paragraf olan listeler oluşturmak mümkündür. Bu amaçla paragrafların önüne madde işaretleri ya da numaralar koyulabilir. Bu listelerde “Girintiyi Artır” ve “Girintiyi Azalt” işlemleriyle maddelerin düzeyi değiştirilebilir. Word uygulamasında “GİRİŞ” sekmesinin “Paragraf” grubundaki düğmelerle seçili paragrafın sayfaya yerleşimine yönelik düzenlemeler gerçekleştirilebilir. Başlıca paragraf düzenlemeleri paragrafın sayfada sağa hizalanması, sola hizalanması, ortalanması ve iki yana yaslanması biçimindedir.

Paragrafları birbirinden kolayca ayırt etmek amacıyla paragrafın ilk satırına girinti vermek yaygın bir uygulamadır. Bu amaçla paragrafın ilk satırının başında sekme (›|) tuşuna bir kez basılır. Değiştirilmediği sürece Word ve Writer uygulamalarında bir sekme vuruşu 1,15 cm’dir. Paragrafların sağ ve sol kenarlarına girinti vermek, girintiyi ilk satıra ya da izleyen satırlara vermek mümkündür. Genellikle akademik metinlerde doğrudan yapılan alıntılarda paragrafa hem sağ hem sol kenardan girinti verilir. Kaynakça listelerinde ise ilk satır dışındaki satırların girintisi artırılarak asılı girinti oluşturulur.

Ofis uygulamalarının genelinde kullanıcının metin girişini ve biçimlendirmesini, metin üzerinde arama-değiştirme yapmasını, hatalı işlemleri iptal etmesini ve hatalı metinleri fark edebilmesini sağlayan bir dizi kolaylaştırıcı araç bulunmaktadır. “Görünüm ve kullanım” özelliğiyle ofis takımlarında bulunan uygulamaların hepsinde aynı şekilde çalışan bu kolaylaştırıcılar sözcük işlemcilerin etkin kullanımı için vazgeçilmez araçlardır.

Sözcük işlemcide yazılan metnin bir bölümünü kesmek ve daha sonra belgenin başka bölgesine yapıştırmak sık gerçekleştirilen bir düzenlemedir. Buna benzer bir başka işlem ise belgenin seçilen bir bölümünün kopyalanması ve daha sonra “yapıştırma” işlevi ile istenildiği kadar çoğaltılmasıdır. Grafik kullanıcı arayüzlerinin bir özelliği de bir işlemi gerçekleştirmek için farklı yöntemleri sunmalarıdır.

Sözcük işlemcide oluşturulan bir belgede belirli bir sözcüğü aramak gerekebilir. Bu amaçla “Bul” düğmesine tıklanır açılan pencerede aranacak sözcük girilir. Eğer belge içinde aranan sözcük varsa, ilk görüldüğü yere konumlanılır. Word uygulamasında “Sonrakini Bul”, Writer uygulamasında “Hepsini Bul” seçenekleri kullanılarak, aynı sözcüğün geçtiği diğer yerlere erişilebilir. Belgedeki bir sözcüğü bulup değiştirmek için “Değiştir” düğmesine tıklanır ve açılan pencereye girilen ilk sözcüğün yerine ikinci sözcüğün yazılması sağlanır. “Tümünü Değiştir” ile birinci sözcüğün belgede bütün geçtiği yerlerde aynı anda değiştirilmesi sağlanabilir. Sözcük işlemcide karakter, sözcük, paragraf ya da sayfa düzenlerken oluşan hatalı bir işlem fark edildiğinde “Geri Al” tuşu ile bu işlemin öncesine dönülerek yapılan hata giderilebilir. “Geri al” (Ctrl+Z) tuşunun yanında bulunan açılır liste düğmesine tıklanarak belge açıldıktan sonra gerçekleştirilen bütün işlemlerin listesiyle karşılaşılır. Bu işlemlerden birisi seçildiğinde o işlemin gerçekleştirildiği anın öncesine dönülür. İşlem listesindeki işlemlerin tekrar gerçekleşmesini sağlamak için her işlem için “Yinele” (Ctrl+Y) düğmesine tıklanır. Sözcük işlemcilerde hatasız yazmak için “Yazım denetleme” işlevi kullanılmalıdır. Bu işlev Word belgelerinde otomatik olarak gerçekleştirilir. Belge için seçili olan dilde hatalı yazılan ya da tanınmayan bir sözcük altı kırmızı çizgili olarak görünür. Sözcüğün üzerinde gelip bağlam menüsü açıldığında Word doğru yazım için en uygun seçenekleri sunacaktır.

Yazım hatası olmayıp dil bilgisi hatası olduğu varsayılan cümlelerin altı mavi çizgi ile çizilir. Cümlenin üzerindeyken bağlam menüsü ile doğru dil bilgisi önerilerine erişilir. Word uygulamasında “GÖZDEN GEÇİR” sekmesindeki “Yazım ve Dilbilgisi” düğmesiyle “Yazım Denetimi” bölmesi açılır ve seçili metin üzerinde kullanıcıyla etkileşimli denetim başlatılır. Yazma esnasında yararlanılan diğer araçlara ise “Eş Anlamlılar” ve “Çevir” düğmeleriyle erişilir. Belge üzerinde bir sözcük seçildikten sonra “Eş Anlamlılar” düğmesine tıklanarak seçili sözcükle eş anlama sahip sözcüklerin listesine erişilir. Belge üzerinde bir sözcük, cümle ya da paragraf seçildikten sonra “Çevir” açılır listesindeki “Seçili Metni Çevir” seçeneği ile ilgili seçim belirtilen bir dile çevrilebilir. Seçim sonrasında bağlam menüsündeki “Çevir” seçeneği de aynı sonucu verir. Ayrıca “Belgeyi Çevir” seçeneği ile belgenin tümünü bir çeviri hizmeti veren siteye gönderip çevrilmiş hâlini geri almak mümkündür.

Bir başka kolaylaştırıcı ise belgenin bir bölgesinde gerçekleştirilen karmaşık bir biçimlendirmenin belgenin bir başka bölgesine kolayca uygulanması için kullanılan “Biçim Boyacısı”dır. Bu amaçla örneğin italik, altı çizili ve yeşil renkli bir paragraf seçilerek Word ekranında “Biçim Boyacısı” na, Writer ekranında “Biçimlendirme Fırçasına” tıklandıktan sonra belgenin başka bir sayfasındaki normal bir paragraf seçildiğinde, normal paragrafın da italik, altı çizili ve yeşil renkli hâle geldiği görülebilir.

Belgelere Eklenebilir Ögeler

Sözcük işlemcilerin ilk dönemlerinde sadece metin içeren belgeler oluşturulabiliyordu. Belgeye bir resim eklemek için karmaşık işlemlerin gerçekleştirilmesi gerekiyordu. Günümüzde grafik kullanıcı arayüzleri yardımıyla belgelere çok çeşitli ögeler kolayca eklenebilmektedir. Word uygulamasında “EKLE” sekmesi ve Writer ekranında “Ekle” araç çubuğu ve “Ekle” menüsü belgeye ögeler eklemek için kullanılan düğmeleri barındırırlar. Writer yazılımında belgelere eklenebilecek ögeler arasında resimler, tablolar, çizelgeler (grafikler), çizimler (şekiller), yazı sanatı (sanatsal yazılar), videolar ve formüller (denklemler) bulunmaktadır. Word uygulamasında ek olarak akıllı çizimlere, ekran görüntüsü kırpma aracına ve metin kutularına yer verilmektedir. Ayrıca ofis takımı içerisindeki PowerPoint ve Excel gibi diğer uygulamalara ait içerikler birer nesne olarak sözcük işlem belgelerine eklenebilmektedir.

Resim ve video dışındaki ögeleri sözcük işlemci uygulamalarının içerisinde karşı gelen araçlarla oluşturmak ve düzenlemek mümkündür. Bu şekilde oluşturulan ögeler gerektiğinde kopyalanarak ve diğer ofis uygulamalarına yapıştırılarak kullanılabilir. Ögeleri metin içerisine metinle birlikte akacak biçimde yerleştirmek ya da sayfaya sabit bir biçimde yerleştirmek mümkündür. Word belgesine eklenmiş herhangi bir ögeye çift tıklanarak ögeyi düzenlemeye başlanabilir. Bu durumda ilgili ögeye ait araç gruplarını içeren şerit sekmeleri görünür hâle gelir. Ögeyle düzenleme işlemi bittiğinde ilgili şerit sekmesi ekrandan kalkar. Eklenen ögeleri metin içerisinde herhangi bir yere yerleştirmek için sürüklemek yeterlidir. Word uygulamasında belgeye eklenmiş bir şekil, metin kutusu ya da sanatsal yazı ögesi seçildiğinde “ÇİZİM ARAÇLARI” sekmesinde “BİÇİM” sekmesi etkin hâle gelir. Belgelere eklenebilir ögelerin sayfa içerisinde nereye konumlanacağı “Konum” düğmesindeki seçeneklerle; eğer metinle birlikte kaydırılacaksa metin içerisindeki konumlanmasını “Metni Kaydır” düğmesindeki seçeneklerle ayarlamak mümkündür. Aynı sekmede seçili bir öge diğerlerine göre öne getirilebilir ya da arkaya gönderilebilir “Seçim Bölmesi” açılarak belgedeki tüm ögelerin listesine erişilir. Ayrıca seçili ögeler sayfaya ya da birbirlerine göre hizalanabilir, gruplandırılabilir ve sağa ya da sola istenilen açıda döndürülebilir.

Sayfa Düzenleme İşlemleri

Sözcük işlemcilerde belgedeki metni oluşturan paragrafların yazılması ve metin aralarına görsel ögelerin yerleştirilmesinden sonra sıra belgenin sayfa yapısının düzenlenmesine gelir. Sözcük işlemcilerde sayfa düzenlemesi genellikle sayfanın boyutunun, yönünün, kenar boşluklarının, sütun sayısının belirlenmesiyle gerçekleştirilir. Sözcük işlemcilerde kullanıcı yeni bir boş belge oluşturduğunda uygulama varsayılan sayfa düzenine uygun olarak hazırlanmış bir sayfa getirecektir. Sayfa boyutu varsayılan olarak A4 (21 cm × 29,7 cm) büyüklüğündedir. Sayfanın yönü “Dikey”; sütun sayısı “Bir” olarak belirlenecektir. Kenar boşlukları ise varsayılan olarak Normal (Üst, Alt, Sağ ve Sol kenar boşluklarının hepsi Word uygulamasında 2,5 cm, Writer uygulamasında ise 2 cm ayarıyla gelecektir.

Sayfa düzeni belirlendikten sonra oluşturulacak belgenin gereksinimlerine göre sayfalarda alt bilgi, üst bilgi, kenarlık, filigran ve sayfa rengi ögeleri belirlenebilir. Sayfaya üstbilgi ya da altbilgi eklemek amacıyla Word uygulamasında “EKLE” sekmesindeki “Üstbilgi ve Altbilgi” grubundaki açılır listeler, Writer uygulamasında ise “Ekle” menüsündeki “Altbilgi” ve “Üstbilgi” düğmeleri kullanılır. Sözcük işlemcilerde sayfaların üst ve alt bilgi bölümlerine eklenebilecek alanlar genellikle sayfa numarası, sayfa sayısı, tarih, saat, belgeye ait bilgiler (yazar, dosya adı, dosya yolu, belge başlığı) ve resimler olabilmektedir.

Bazı resmî belgelerde sayfaların zeminine filigran yerleştirilmesi gerekebilir. Genellikle belge kopyalandığında nereden kopyalandığının belirlenmesini sağlayacak biçimde kurum adı ve bilgileri filigrana yerleştirilir. Gizli ve kopyalanmaması gereken belgelerde de ”Gizli” ve “Kopyalamayın” ibareleri filigran olarak kullanılmaktadır.

Belge Düzenleme İşlemleri

Sözcük işlemciler, belge dosyalarının yönetimi için gelişmiş işlevler barındırırlar. Temel dosyalama işlemleri arasında yeni bir boş belge dosyası oluşturma, var olan bir belge dosyasını açma, üzerinde çalışılan belgeyi kaydetme, belgeyi farklı isimle kaydetme, belgeyi yazıcıda yazdırma, belgeleri başkalarıyla paylaşma ve belgeyi başka dosya formatlarında dışarıya aktarma işlemleri bulunur. Dosyalama işlemlerine Word uygulamasında “DOSYA” sekmesiyle Writer uygulamasında ise “Dosya” menüsünden erişilir. Sözcük işlemciler çok sayıda farklı uygulama tarafından oluşturulmuş belgeyi açabildikleri gibi belgeyi çok sayıda farklı formatta da saklayabilirler. Yine de her sözcük işlemci uygulaması varsayılan olarak kendisine ait dosya biçimini tercih eder.

Belgeler genellikle bilgisayarın sabit diskine kaydedilirler. Fakat günümüzde bulut saklama hizmetlerinin yaygınlaşmasıyla birlikte belgeler OneDrive, Google Drive ve Dropbox gibi bulut ortamlarına saklanmaktadırlar. Böylece aynı belgelere, taşımaya gerek kalmadan, başka bilgisayarlardan tekrar erişmek kolaylaşmaktadır. Belgeleri yazdırma işlemi esnasında ofis ağında tanımlı olan yazıcının kullanılacağı, tüm sayfaların sadece bir kopya olarak yazdırılacağı varsayılır. Kullanıcı yazdırma öncesi bu ayarları değiştirerek, eğer varsa farklı yazıcıyı seçebilir sadece belirli sayfaların istenilen sayıda yazdırılmasını sağlayabilir.

Sözcük işlemciler çok sayıda farklı uygulama tarafından oluşturulmuş belgeyi açabildikleri gibi belgeyi çok sayıda farklı formatta da saklayabilirler. Belgenin farklı bir formatta kaydedilmesine “dışarı aktarma” adı verilir. Sözcük işlemcilerle oluşturulmuş belgeler dijital ortamda dağıtılmak amacıyla yaygın olarak PDF formatına aktarılırlar. PDF belgeleri genellikle sadece okunmak ve yazdırılmak amacıyla kullanılırlar. Böylece belgenin orijinal yapısının korunması istendiğinde PDF tercih edilir. Sözcük işlemci belgelerinin web sayfası biçiminde dışarı aktarmak da mümkündür. Böylece Word ya da Writer belgesinden İnternet ortamında yayımlanabilir HTML belgesi elde edilir.

Kitap, rapor, kılavuz vb. uzun belgelerde belge metninin değişik düzeylerde başlıklar eklenerek düzenlenmesi gerekir. Böylece okuyucu belgenin istediği bölümüne kolayca erişerek okuyabilir. Başlık oluşturmak için başlık metnini seçmek ve Word ekranında “GİRİŞ” sekmesindeki, Writer ekranında ise F11 tuşuyla da açılabilen “Stiller ve Biçimlendirme” panosundaki hazır başlık stillerinden birini uygulamak yeterli olacaktır.