Ünite 1: İşletme Bilgi Sistemleri ve İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi

Giriş

Günümüzde işletmelerin en önemli rekabet silahı “bilgi”dir. İşletmeler, sahip oldukları her türlü bilgiyi şirket sınırları içinde mümkün olduğunca muhafaza etmenin, iş süreçlerine uygulamanın ve mevcut bilginin geliştirilerek rekabet üstünlüğü sağlamanın çalışmalarını yapmaktadırlar. Bilginin sağlayacağı bu üstünlükten faydalanabilmek için öncelikle bilginin üretilmesi gerekmektedir. Bilgi sistemleri en basit tanımıyla bilgi üreten sistemlerdir. Dolayısıyla verileri işleyip bilginin oluşumunu sağlayan sistemler bilgi sistemleridir.

Bilgi Sistemlerinin İşletmeler Açısından Önemi

Sistem, bir eylemi gerçekleştirmek, bir amaca varmak için bir takım işleri yapmak üzere birbirine bağımlı, bir araya getirilmiş öğeler ve bunlara ilişkin talimatnameler bütünü olarak tanımlanmaktadır.

Bir yapının sistem olabilmesi için bir takım özelliklere sahip olması gerekmektedir.

Bunlar;

• Girdi-Süreçleme-Çıktı akışına sahip olması: Sistemler çevrelerinden aldıkları girdileri -ki bu girdiler sistemin türüne göre değişiklik gösterebilir- bir takım işlemlere tabi tuttuktan sonra çıktılara dönüştürmektedir.
• Geribildirim mekanizmasına sahip olması: Geribildirim, kontrol standartları ile çıktılar arasındaki sapmalara ilişkin bilgileri sağlama ve bu bilgilere göre düzeltici, geliştirici veya devam ettirici amaçla sisteme tekrar girdi verme işlemidir.
• Sınırlara sahip olması: Sistem olarak adlandırılan her yapının bir sınırı bulunmaktadır.
• Öğeleri arasında etkileşimin olması: Sistemde görev alan her bir elemanın sistemin genel amaçları için belirlenmiş kurallar çerçevesinde faaliyet göstermesi gerekmektedir.
• Sistemin en az bir amacının olması: Sistemler, belirli bir amacı yerine getirmek için faaliyet göstermektedir.

Sistem Olarak İşletme

Bir yapıyı sistem olarak belirleyen özellikler işletmeler açısından da geçerlidir. Sistemlerin girdi-süreçleme-çıktı akışı işletmelerde de bulunmaktadır. İşletmelerin geribildirim mekanizmaları ve sınırları da vardır. Faaliyetlerinin başlangıç ve bitiş noktaları bellidir. İşletmelerin faaliyet gösterebilmesi için elemanlara ve bu elemanlar arasında etkileşime sahip olması gerekmektedir. Tüm bu sistem özellikleri açısından ele alındığında işletmeleri de birer sistem olarak değerlendirmek yanlış olmayacaktır. Ancak iş yapış biçimleri, örgütlenme biçimleri ve yönetim biçimleri gibi etkenlerden dolayı her bir işletme birbirinden farklılık göstermektedir.

İşletme tanımını sistem yaklaşımı açısından verecek olursak; İşletme, insan ihtiyaçlarını karşılamak üzere çevreden aldığı girdileri sistematik bir biçimde işleyerek mamul/hizmet ve/veya mala dönüştüren açık bir sistemdir.

İşletmelerin faaliyetlerini yürütmesi sırasında da faaliyetlerle ilgili veriler oluşmaktadır. Faaliyet sistemi, işletmelerin bir faaliyeti nasıl yürüttüklerini; diğer bir ifadeyle iş akışlarını tanımlamaktadır. Faaliyetlerin yürütülmesi sırasında oluşan verileri de bilgiye dönüştüren sistem bilgi sistemi olarak adlandırılmaktadır.

Alt Bilgi Sistemleri

Sistem teorisi, birbirleriyle ilişkili olan sistemler arasında, tıpkı sistem içinde yer alan elemanlar arasındaki etkileşim gibi bir etkileşimin olduğunu belirtmektedir. Bu etkileşim, bir sistemin çıktısının başka bir sistemin veya başka sistemlerin girdisi olabileceğini ifade etmektedir. Bu durum sistemler hiyerarşisi olarak adlandırılmaktadır.

İşletmeler de aslında yaşayan bir organizmadır. İşletmeyi her ne kadar sistem olarak tanımlamış olsak da tıpkı insan vücudunda olduğu gibi alt sistemlerinin bulunduğunu söyleyebiliriz. İşletme bilgi sistemleri, işletme faaliyetleriyle ilişkisi çerçevesinde oluşturulur.

Bütünleşik Bilgi Sistemi

İşletme bilgi sistemleri birbirleriyle sürekli olarak etkileşim içindedir. Sistemler arası veri-bilgi akışının başlangıcını ilgili faaliyete ilişkin verinin sisteme dâhil edilmesi oluşturmaktadır. Bütünleşik bilgi sisteminde faaliyete ilişkin veri oluştuğunda, sisteme veri giriş araçlarıyla dâhil olmakta ve o verilerden hangi bilgilere ulaşılmak isteniyorsa ilgili bilgi sistemi veri tabanından verileri çekip bilgiyi üretmektedir. Böylelikle faaliyete ilişkin verinin tekrar tekrar sisteme girilmesine gerek kalmamakta; verinin sisteme bir kez girmesi farklı biçimlerde işlenmesine olanak sağlamaktadır.

Yönetim Bilgi Sistemleri

Yönetim, alt bilgi sistemlerinin etkileşiminden elde edilecek bilgilere dayalı olarak kararlarını alacaktır. İşletmedeki bu sistemler de işletmenin tümünü kapsayan ve yönetimin karar alma amacına hizmet eden “Yönetim Bilgi Sistemi”nin birer alt sistemi olarak adlandırılmaktadır. Günümüz işletmecilik kültüründe departmanların faaliyetlerinden çok işletmelerin iş akışı ön plana çıkmaya başlamıştır. Bu açıdan bakıldığında işletmeler departman odaklı çalışmak yerine faaliyet odaklı çalışmaktadırlar. Dolayısıyla faaliyetlerle ilgili bilgilerin üretilebilmesi kurulmuş olan bilgi sistemlerinin etkinliğiyle; kararların alınabilmesi de bu bilgilerin yönetimin talep ettiği zaman ve özelliklerde yönetime sunulmuş olmasıyla gerçekleştirilebilecektir. Yönetim bilgi sistemlerinin işletmeler açısından önemi de bu noktada ortaya çıkmaktadır.

Yönetim bilgi sistemi, yönetime gerekli olan işletme içi ve işletme dışı, finansal ve finansal olmayan; niceliksel ve niteliksel bilgileri gerektiği yer ve zamanda doğru, güvenilir ve kullanılabilir şekilde sürekli sağlamak amacıyla kurulan ve çalıştıran, birbirine bağlı birçok alt bilgi sisteminden oluşan bir sistemler bütünüdür. Yönetim denildiğinde akla ilk olarak işletmenin üst yönetimi geliyor olsa da, bilgi sistemleri, karar alma basamaklarında bulunan tüm yöneticilere ihtiyaçları olan bilgiyi sunmalıdır.

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi

İnsan kaynakları bilgi sistemi, insan kaynakları departmanında yapılan tekrarlı işler (sürekli yapılan işler) için ve insan kaynakları departmanı yöneticilerinin karar alma ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla bilgi üretmektedir.

İnsan kaynakları faaliyeti sırasında ortaya çıkan verilerin toplanması, kaydedilmesi ve saklanması; insan kaynakları faaliyetlerine ilişkin farklı belge ve dokümanların hazırlanması, insan kaynakları yöneticileri için yönetsel raporların hazırlanması ve devlet kurumlarına sunulacak belge, beyanname ve raporların hazırlanması genel hatlarıyla insan kaynakları bilgi sisteminin faaliyetleri kapsamında yer almaktadır.

Bir işletmenin insan kaynakları departmanının organizasyonu düşünüldüğünde insan kaynakları yöneticisine -ki burada kastedilen insan kaynaklarından sorumlu genel müdür yardımcısıdır- bağlı olarak çalışan yöneticilerin bulunduğu görülmektedir. Bağlı yöneticilerin sayısı işletmenin büyüklüğüne ve işletme yönetiminin o faaliyete verdiği önem gibi etkenlerden dolayı değişiklik gösterse de genel olarak iş güvenliği ve işçi sağlığından sorumlu müdür, endüstri ilişkilerinden sorumlu müdür, insan kaynakları sisteminden sorumlu müdür, personel planlama ve işe almadan sorumlu müdür ve personel değerleme ve gelişiminden sorumlu müdür biçiminde bir yapı görülmektedir. Personel sayısı az olan işletmelerde bu müdürlüklerin sayısı daha az olabilirken, nispeten fazla sayıda personelin bulunduğu işletmelerde müdürlerin iş yoğunluğunun azaltılması, faaliyetlerin daha kolay yürütülebilmesi gibi sebeplerden dolayı müdürlüklerin sayısı artırılabilmektedir.

Bilgi sistemlerinin temel yapısını açıklarken değinildiği üzere bir sistemin tasarlanması aslında sistemin “çıktı” aşamasının tasarlanmasıyla başlamaktadır. İnsan kaynakları bilgi sistemi özelinde açıklayacak olursak insan kaynakları bilgi sisteminin çıktıları aslında insan kaynakları departmanında çalışan yöneticilerin alacakları kararlar ve bilgi ihtiyaçları çerçevesinde şekillenecektir. O halde, ilgili yöneticilerin görev tanımlarının yapılması hangi kararları alacaklarını; alacakları kararlar da ne çeşit bilgiye ihtiyaç duyacaklarını gösterecektir.

İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin İşleyişi

İnsan kaynakları yönetimi süreci departman yöneticilerin ve/veya amirlerin çevrimiçi formaları sisteme girmesiyle başlamaktadır. Bu formlar genellikle personel seçimi, değerlemesi ve işten çıkarmaları kapsayan en genel insan kaynakları faaliyetleriyle ilgilidir.

Personel Seçimi: Personel, işletmeye farklı biçimlerde seçilebilir. Bunlardan ilki insan kaynakları departmanı dışında görev yapan departman yöneticilerin ve/veya amirlerin kendi departmanlarının acil personel ihtiyaçları için personel seçim sürecini başlatması yoludur. İkinci olarak, sistem, kurumun ihtiyaçlarını öngörecek şekilde programlanmışsa, personel seçim sürecini otomatik olarak başlatabilir. Bu yönde bir uygulama için işletmenin ileri derecede otomasyona gitmiş olması gerekmektedir.

Personelin seçiminde işe alımında farklı yöntemler uygulanmaktadır. İlk olarak, kurum, hali hazırda kendi çalışanları içinden yeni pozisyon için bir seçim yapma yoluna gidebilir. Bunun için talep formlarında yer alan öneriler ve işletmenin personel/bordro veritabanında yer alan, personele dair özellikler ana veri olarak kullanılmaktadır. İkinci olarak da kurum dışı başvurular da dikkate alınmaktadır.

Personel Değerlemesi: Departman yöneticileri ve amirler, kendi sorumluluklarında olan personelin değerlemesinden sorumludurlar. Yapılan değerlemeler personel veritabanına kaydedilmektedir.

İşten Çıkarma: Zaman zaman departman yöneticileri ve/veya amirler personelin işten çıkarılması konusunda karar verme durumunda kalabilirler. İşten çıkarma işlemi genellikle niteliksel ve niceliksel verilerin değerlendirilmesi sonucunda ortaya çıkmaktadır.

İnsan kaynakları departmanı dışından gelecek olan personel talepleri öncelikli olarak talebi veren departman tarafından onaylanmakta ve ardından insan kaynakları departmanına onay için gönderilmektedir. İnsan kaynakları departmanının onaylamasıyla işletme veritabanında yer alan personel/bordro verileri, personel özellikleri verileri ve işgücü planlaması verileri güncellenmekte ve bu işlemlere ilişkin çeşitli raporlar insan kaynakları departmanına ve ilgili birimlere gönderilmektedir. Personelin işe alınması durumunda, personele ve ilgili departman yöneticisine işe alma mektubu gönderilmektedir. Personelin performansına ilişkin gözlemler ise değerleme formları aracılığıyla alınmaktadır. Eğer bir işten çıkarma durumu söz konusu ise hem personele hem de birim yöneticisine işten çıkarma mektubu gönderilmektedir. İnsan kaynakları bilgi sistemi yalnızca kurum içine raporlama yapmamaktadır. Çalışanların üye oldukları sendikalara, sosyal güvenlik kurumuna, vergi daireleri gibi işletme dışı kurumlara da gerekli raporlar hazırlanıp sunulmaktadır.

Bordro sürecinin başlangıç noktasını, genel adıyla zaman kartları olarak bilinen veri giriş araçları oluşturmaktadır. Zaman kartları, personelin işe geliş gidiş saatlerini kaydetmeye yarayan en temel veridir. Kimi işletmelerde zaman kartı uygulaması işe giriş ve çıkışlarda personelin attığı imza ile uygulanmaktayken kimi işletmelerde personele verilmiş olan elektronik kimlik kartları yoluyla uygulanmaktadır. Teknolojinin işletme faaliyetlerinin her alanında rolünün artmasıyla personelin kimliğini okutarak şirket içinde hareket etmesi özellikle üretim sahasında çalışan personelle ilgili olarak işçilik maliyetlerinin dağıtımıyla ilgili verilerin toplanmasını da kolaylaştırmaktadır. Her bir çalışana ilişkin olarak toplanan bu zaman verileri Elektronik Zaman Yönetim Sistemi veri tabanına kaydedilmekte ve ilgili personelin bordrosunun oluşturulmasına esas teşkil etmektedir. Yığın toplamların kontrol edilip ilgili departmanlarca onaylanmasının ardından toplam çalışılan saatler ile departmanlardan alınan onaylar karşılaştırılmakta; böylelikle yapılması muhtemel hataların önüne geçilmesi amaçlanmaktadır.

İşletme veri tabanından alınan zaman verilerinden hareketle işçilik maliyetlerinin dağıtımı yapılmakta; tahakkuk ettirilen işçiliklerle birlikte personel bilgileri güncellenmektedir. Güncellenen ve onaylanan verilerden hareketle ödeme kayıtları oluşturulmakta; ödemelerin yapılabilmesi için de muhasebe departmanına ödeme kayıtları gönderilmektedir. Muhasebe departmanı, almış olduğu ödeme kayıtları neticesinde personelin hesabına ücretlerini yatırmaktadır. Bu verilerden yalnızca bordro bilgileri hazırlanmamaktadır. Böylelikle yönetim gerçekleşen sonuçlarla önceden belirlenmiş standartları karşılaştırma olanağına sahip olmaktadır. Bu bilgiye dayanarak da gelecek dönemlerin planlamaları gözden geçirilmekte; mevcut durum için de düzeltici ve geliştirici eylemlerin hayata geçirilmesi için adımların atılması sağlanmaktadır. Dahası, gelen raporlarla yönetim kendi kararlarını da değerlendirme şansına kavuşmaktadır. Standartlar belki de en kalifiye personelin çalıştırılması ve en son teknoloji cihazların kullanılmasıyla dahi ulaşılamayacak şekilde belirlenmiş olabilir.