Ünite 3: Bilgi Sistemleri ile İlgili Kavramlar

Bilgi Sistemleri

Bilgi sistemi (Information System), bir kuruluştaki bilgileri depolayan, sorgulayan, dönüştüren ve yayılmasını sağlayan insan, donanım, yazılım, iletişim ağları, veri kaynakları, politika ve prosedürlerin organize edilmiş birleşimi olarak tanımlanabilir.

Bilgi sistemleri düşünüldüğünde insan kaynağı iki farklı rolde sistemin bileşeni olmaktadır. Bunlardan ilki son kullanıcı rolüdür. Son kullanıcı ya da istemci olarak adlandırılan bireyler bilgi sistemlerini kullanan ya da sistemdeki bilgileri üreten insanlar olarak tanımlanırlar. Son kullanıcılar organizasyonun bilgi sistemini kullanan yönetici, büro çalışanı, işçi, mühendis ya da müşteri olabilmektedir. Bilgi sistemlerindeki diğer insan kaynağı ise bilgi sistemini geliştiren ve sağlıklı şekilde yürütülmesini sağlayan Bilgi Teknolojisi Uzmanlarıdır. Sistem analistleri, yazılım geliştiriciler, veritabanı yöneticileri, sistem operatörleri, bilgi sistemi yöneticileri ve teknik personel bilgi teknolojisi uzmanları olarak nitelenen insan kaynağıdır. İnsan kaynağı dışındaki diğer bilişim sistemleri kaynaklarını bilgisayar yazılımları, bilgisayar donanımları, ağ ve telekomünikasyon teknolojileri, veri kaynakları yönetimi alt başlıkları altında ele alınmıştır.

Bilgisayar Yazılımları

Bilgisayar yazılımları, bilgisayar ve bilgisayara bağlı olarak çalışan donanımları işletmek ve yönetmek için kullanılan bilgisayar programlarına verilen genel addır. Bilgisayar yazılımlarını uygulama ve sistem yazılımları olarak iki sınıfa ayırmak mümkündür. Uygulama yazılımları genellikle son kullanıcıların bilişim ihtiyaçlarına yönelik olarak geliştirilen bilgisayar yazılımları olurken sistem yazılımları bilgisayar sisteminin çalıştırılması ile ilgili oluşturulmuş yazılımlardır. Uygulama yazılımlarını da kendi içerisinde genel ve özel amaçlı uygulama yazılımları olarak iki kısımda ele almak mümkündür. Genel amaçlı uygulama yazılımları genelde paket program olarak temin edilmekte ve büro faaliyetlerinin verimli şekilde yürütülmesinde fayda sağlayan yazılımlardır. Microsoft Office, Lotus Smart Suite, iWork, OpenOffice ve benzeri birçok farklı işletim sisteminde çalışan genel amaçlı yazılım paketleri yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu paketler içerisinde yer alan programları aşağıdaki gibi özetlemek mümkündür.

İşlem Tabloları: İşlem tabloları kullanıcıların hücreler içerisine rakamlar ve formüller girmek suretiyle analiz, modelleme, listeleme ve benzeri faaliyetleri gerçekleştirebildikleri yaygın kullanıma sahip bir yazılımdır.

Kelime İşlemciler: Metin yazmak için oluşturulmuş kullanıcıların mektup, makale, kitap gibi belgeleri yazmalarını kolaylaştıran ürünlerdir.

Masaüstü Yayıncılık: Gazete, broşür, el kitabı ve benzeri belgelerin tasarlanması için geliştirilmiş yazılımlardır.

Sunum Programları: Bir topluluğa yapılacak sunumların hazırlanması için kullanılan yazılımlardır.

Masaüstü Veritabanı Yönetimi: Küçük ölçekli veritabanlarının oluşturulması ve yönetilmesini sağlayan yazılımlardır. İlişkisel veritabanı modelinde sunulan bu yazılımlar kurumların verilerini tablolar hâlinde tutarak verinin güncellenmesine, sorgulanmasına ve raporlanmasına olanak sağlayan genel amaçlı uygulamalardır.

Web Tarayıcılar: Kullanıcıların internet üzerinden sunulan web sayfalarına, web uygulamalarına erişimlerini sağlayan genel amaçlı yazılımlardır.

Proje Yönetim Araçları: Yönetici ve uzmanların proje kapsamında yürütülen iş süreçlerinin organize edilmesini sağlayan genel amaçlı uygulamalardır.

Özel amaçlı uygulama yazılımları ise geçekleştirilen iş süreçleri için geliştirilmiş yazılımlardırBu yazılımlar ilgili alan ve sektörün bilişim ihtiyaçlarına göre özel olarak tasarlanan yazılımlar olmaktadır.

Bilgisayar Donanımları

Bilişim sistemlerinin önemli bileşenlerinden birisi de donanımdır. Kullandığımız masaüstü bilgisayarlar, yazıcılar, ağ aygıtları, monitörler, cep telefonları bu kapsamda yer alırlar. Bilgi sistemlerinde kullanılan tüm aygıt ve malzemelere bilgisayar donanımı adı verilir. Bilgisayarların sahip olması gereken temel bileşenler aşağıda sıralanmıştır.

Merkezî İşlem Birimi: Hızı ve kapasitesi bilgisayarın kabiliyetini belirleyen temel unsur olan merkezi işlem birimi diyot, transistör gibi elektronik elemanlarla bunların birbirine bağlandığı karmaşık devrelerden oluşan elektronik yongalardır.

Bellek ve Depolama Aygıtları: Verinin elektronik ortamlarda depolandığı cihazlardır.

Girdi Çıktı Aygıtları: Bilgisayarların dış ortamlardan bilgi alışverişini sağlayan aygıtlardır. Klavye, fare, mikrofon, kamera, belge tarayıcı gibi günlük hayatta kullandığımız aygıtlar girdi aygıtları olarak isimlendirilirler.

Ağ ve Telekomünikasyon Teknolojileri

İki veya daha fazla bilgisayarın birbirine bağlanarak veri alışverişini sağlayan donanım ve yazılımlardan oluşan yapıya bilgisayar ağı adı verilir. İlk zamanlarda sadece kurumlar içerisinde bilgisayarların veri alışverişini sağlaması için oluşturulan ağ yapıları daha sonraları tüm dünyayı saran devasa ağın yani internetin oluşturulmasına kadar ilerlemiştir. Günümüzde özel amaçlı olmadıkça ağa bağlı olmayan bilgisayar, mobil cihaz neredeyse bulunmamaktadır.

Veri Kaynakları Yönetimi

Veritabanı (database) mantıksal olarak ilişkilendirilmiş veri topluluğu olarak tanımlanır. Veritabanları depoladıkları veri hakkındaki bilgiyi de kendi içinde saklarlar, dolayısıyla ile veri ile onu kullanan programlar arasında bağımsızlık sağlanmış olur. Kullanıcıların veritabanını tanımlamasını, oluşturmasını ve işlemesini sağlayan programlar bütününe ise Veritabanı Yönetim Sistemi adı verilir. Veritabanı Sistemi, Veritabanı ve Veritabanı Yönetim Sisteminin oluşturduğu bütüne denir.

1969 yılında Edgar F.Codd tarafından geliştirilen ilişkisel veri modeli, günümüzde organizasyonların verilerini yönetmelerinde kullandığı en yaygın veri modelidir. İlişkisel veritabanlarında gerçek dünyadaki varlıklar, tablolar halinde organize edilir. Varlıklar arasındaki ilişkilerin tanımlanması ile verilerin organize edilmesi sağlanır. Yapılandırılmış Sorgulama Dili (SQL-Structured Query Language), ilişkisel veritabanı yönetim yazılımlarının veri yapılarını yönetmek, veri eklemek, silmek, güncellemek ve sorgulamak gibi işlevleri yerine getiren sorgulama diline verilen isimdir. İngilizce dil yapısı temel alınarak geliştirilen SQL, günümüzde hemen hemen tüm ilişkisel veritabanı yönetim yazılımlarının desteklediği bir standarttır.

Bulut Bilişim

İnternetin yaygınlaşması ve hızlanmasıyla kullanımı artan bulut bilişim internet üzerinde bir hizmet olarak sanallaştırılmış, ölçeklenebilir kaynakları ifade eden bir bilişim sistemidir. Basit donanımlarla bulut bilişimden faydalanmanın donanım açısından üstünlükleri aşağıda sıralanabilir.

Düşük donanım maliyeti: İnce istemciler, tablet bilgisayarlar, masaüstü bilgisayarlara göre daha az donanım içerirler. Daha az ham madde kullanılarak üretilen bu cihazların maliyeti de daha düşük olmaktadır.

Güvenlik: Sabit sürücü barındırmayan bu cihazların çalınması, bozulması ya da kaybolması durumunda verinin kaybolması ya da başkalarının eline geçmesi engellenmiş olur.

Daha az enerji tüketimi: İnce istemci, tablet ya da yeni nesil cihazların ısı üretimi oldukça azdır. Isı üretim miktarları da enerji tüketimi ile doğru orantılıdır.

Daha az gürültü: Sabit disk ve soğutucu fanların kullanılmaması bu cihazların daha sessiz çalışmalarını sağlamaktadır.

Bakım ve tamir kolaylığı: Cihazların hafifliği, yedek parçasının az olması bakım ve onarım kolaylığı sağlamaktadır.

Bulut Bilişim Uygulamaları

Bulut bilişimde temel olarak sunulan üç hizmet modeli IaaS, PaaS ve SaaS olarak anılmaktadır.

Altyapı hizmeti (IaaS-Infrastructure as a Service): Kullanıcının talep ettiği oranda işlem gücü, depolama alanı, bant genişliği ve hafıza kaynaklarının hizmet olarak sunulmasıdır.

Platform hizmeti (PaaS-Platform as a Service): Bu hizmet türünde kullanıcılar kendilerine sunulan programlama ortamını kullanarak yazılım gerçekleştirirler. Kullanıcının uygulama yazabileceği kaynaklar (programlama ortamı, veritabanı, depolama alanı) sistem tarafından sağlanmaktadır.

Yazılım hizmeti (SaaS-Software as a Service): Bulut uygulama hizmeti ya da SaaS kısaltması ile anılan bulut yazılım hizmeti en yaygın kullanılan ve en hızlı büyüyen pazarlardan birisidir. Bu modelde uygulamalar kullanıcılara web aracılığı ile ulaştırılır. Bu sayede bulut kaynaklarını kullanan yazılım kullanıcıya bir web tarayıcı vasıtası ile ulaşır. Office 365, Google Dokümanlar bu modele örnek olarak gösterilebilir.

Bulut bilişim hizmetleri onu kullanacak kuruluş ya da işletmenin iş süreçlerine, gizlilik koşullarına, müşteri türüne göre farklı yayılım modelleri ile sunulur. Kurumların ihtiyaçlarına göre kamu bulutu, özel bulut, topluluk bulutu ve melez bulut olarak dört farklı bulut yayılım türü vardır.

Kamu Bulutu: Kamu ya da dışsal bulut en yaygın kullanıma sahip bulut yayılım türüdür. Erişmek isteyen tüm son kullanıcıların hizmetine sunulan bulut bilişim türüdür.

Özel Bulut: Bir organizasyonun özel kullanımı için oluşturulmuş bulut bilişim türüdür. İç bulut ismi de verilen özel bulutların kurulması, yönetilmesi ve yürütülmesi sahibi tarafından ya da dış hizmetin alındığı kuruluşlar tarafından gerçekleştirilir.

Topluluk Bulutu: Bu yapı Grid Bilişim ve Gönüllü Bilişim paradigmalardan türemiş bir bulut bilişim uygulamasıdır. Ortak noktaları olan bireylerin altyapılarını belirli bir amaç için bir araya getirmeleri prensibine dayanır.

Melez Bulut: Kamu ve özel bulut karmasından oluşan bulut sistemidir.

Son Kullanıcılar İçin Bulut Bilişim Uygulamaları

Son kullanıcılar için bulut bilişimde birçok farklı uygulama alanı bulunmaktadır. Bu uygulamaların bir kısmı bilişim konusunda uzmanlık gerektiren sunucu yapılandırma, mobil uygulama geliştirme, web sayfası yönetme, e-posta hizmetleri yönetimi gibi kurumsal bilişim hizmetlerinin oluşturulması ve yürütülmesi olmaktadır. Diğer taraftan herkesin kullanabileceği dosya depolama hizmetleri, medya depolama ve paylaşım hizmetleri, verimlilik araçları hizmetleri ve benzeri birçok farklı hizmete bulut ortamında ulaşmak mümkündür.

Bulut depolama olarak adlandırılan hizmet kullanıcıların dosyalarını internet aracılığı ile kendi kullandıkları donanımdan veri merkezlerine aktarılarak depolanmasını ve dilediği zaman ilgili dosyaya ulaşmasını sağlayan bulut bilişim hizmetidir. Bulut depolama araçları web sayfalarından kullanılabileceği gibi servis sağlayıcıların kullanıcı bilgisayar ya da mobil cihazlarına kurulan uygulamalar vasıtasıyla da kullanılabilmektedir. Yaygın olarak kullanılan bulut depolama araçlarına Google Drive, Amazon Cloud Drive, Apple iCloud, Dropbox, Microsoft One Drive, Yandex Disk örnek olarak gösterilebilir.

Bulut Bilişimin Üstünlük ve Sınırlılıkları

Bulut bilişimin sağladığı üstünlükler on maddede incelenebilir.Bunlar; Düşük donanım maliyeti, yüksek performans, düşük yazılım maliyeti, anlık yazılım güncellemeleri, limitsiz depolama alanı, belge format uyumu, yüksek veri güvenirliliği, belgelere evrensel erişim, birlikte çalışmayı destekler, aygıt bağımsızlığı. Bulut bilişimin üstünlüklerinin yanı sıra sınırlılıkları da bulunmaktadır. Bunlar ağ bağlantısı bağımlılığı, güvenlik, maiyet, sağlayıcıya bağımlılık ve yasal sorunlar.

Bilgi Güvenliği Yönetimi

Bilgi güvenliğinin gizlilik, erişilebilirlik ve bütünlük olmak üzere üç ana boyutu bulunur. Burada bahsedilen üç boyut,

• Gizlilik (confidentiality) , yetkisiz şahıslara, birimlere veya süreçlere bilgilerin sunulmaması veya ifşa edilmemesi,
• Kullanılabilirlik (availability) , yetkili bir kuruluş tarafından talep üzerine erişilebilir ve kullanılabilir olma özelliği,
• Bütünlük (integrity) , bilginin bir kısmı veya tümünün yetkili olmayan kişiler tarafından düzenlenmesinin engellenmesi anlamına gelir.

Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi ve Standartları

Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi (Information Security Management System - ISMS), bilgi varlıklarını korumak için bir kuruluş tarafından toplu olarak yönetilen politikalar, prosedürler, kılavuzlar ve ilgili kaynak ve faaliyetlerden oluşur. Bir Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi (BGYS), bir kuruluşun bilgi güvenliğini iş hedeflerine ulaşmak için oluşturmak, uygulamak, işletmek, izlemek, gözden geçirmek, sürdürmek ve iyileştirmek için sistematik bir yaklaşımdır.

Bilgi güvenliği yönetimi konusunda dünyada kabul edilen standart Uluslararası Standartlar Kurumunun ISO/IEC 27000 numaralı standartlar ailesidir. Bu standartlar kurumların bilgi varlıklarını korumasına yönelik tüm riskleri en aza indirecek bir bilgi güvenlik yönetim sistemi konusunda birçok standart sunar. ISO/IEC 27001 ve ISO/IEC 27002 standartları teknik ve teknoloji bağımlı standartlar değil doğrudan bilgi güvenliği konusunu ele alan standartları belirler. BGYS standartları kapsamında BGYS’in kurulumu, gerçeklenmesi, işletilmesi, izlenmesi, gözden geçirilmesi, sürdürülmesi ve tekrar gözden geçirilmesi için PUKÖ (Planla – Uygula – Kontrol et – Önlem al) modeli kullanılmaktadır. PUKÖ döngüsü kalite duayeni William Edwards Deming tarafından geliştirilen sürekli iyileştirme hedefi olan “PlanlamaUygulamaKontrol-ÖnlemAl” çevrimdir. PUKÖ döngüsünün İngilizcesi PDCA “Plan-Do-Check-Act”’dir.

Büro Bilgi Sistemi Uygulamaları

Bürolarda eski zamanlarda daktilo ya da el ile iş mektupları yazma ile yürütülen iş süreçleri günümüzde bilgisayar uygulamaları kullanılarak birçok faaliyetin yerine getirilmesi ile yürütülmektedir.

Veri Listeleri ile Çalışmak

Veri listeleri gerçek dünya varlıklarının dijital ortamda ifade edilmelerinde kullanılan iki boyutlu tablolar olarak tanımlanabilir. Bu tabloların satırları listelemek istediğimiz nesneleri, sütunları ilgili nesnenin ilgilendiğimiz özelliklerini temsil eder. İşlem tablosu kullanıcıların verilerini tablo yapısında organize ederek veriler üzerinde hesaplama, analiz ve raporlama yapmalarını sağlayan genel amaçlı uygulama yazılımlarıdır. İşlem tabloları genellikle aşağıdaki işlemleri gerçekleştirmek üzere kullanılmaktadırlar.

• Form oluşturmak
• Liste oluşturma ve işleme
• Finansal ve muhasebe hesaplamaları
• İstatistiksel analizler
• Karar destek sistemleri
• What if analizleri

İşlem tabloları yazılımları, bilgisayarlara kurularak çalıştırılabileceği gibi bulut ortamında çalışan web tarayıcılar ya da mobil cihazlarla da kullanılabilen türleri mevcuttur. Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Numbers, LibreOffice Calc ve Lotus 1-2-3 işlem tabloları yazılımlarına örnek verilebilir.

Veri Listelerini Sıralamak: Bilgi işlem süreçleri içerisinde verilerin sıralanması önemli bir yere sahiptir. Veri listelerini öncelik ölçütlerine göre artan ya da azalan sırada sıralamak mevcut verinin anlaşılmasını, analiz edilmesini kolaylaştırabilmektedir. Bu bağlamda ister sayısal veri isterse metin türündeki verilerin sıralanması için işlem tabloları birçok seçenek sunar. Hücre içerisindeki verilerin değerleri dışında ilgili hücrenin rengi, yazı türü gibi özelliklere göre de sıralama yapmak mümkündür.

Veri Listelerini Filtrelemek: Bir veri listesinde ilgilendiğimiz satırların gösterilerek istenilmeyen satırların gizlenmesi filtreleme işlemi ile gerçekleştirilir. Filtreleme işlemlerinde listenin sütunlarındaki özellikler seçilerek filtreleme işlemi gerçekleştirilir. Filtreleme işlemlerinde ilgili sütunun veri türüne göre farklı filtreleme seçenekleri sunulur. şlem tablolarında filtreleme işlemlerinde koşullara uymayan satırlar sadece gizlenir silinmezler. Filtrenin temizlenmesi ile gizlenen satırlar tekrar görüntülenebilir.

Koşullu Biçimlendirme: Bir veri listesinde yer alan sütun verilerinin aldığı değere göre otomatik olarak biçimlendirilmesi işlevidir. Bir çeşit veri görselleştirilmesi işlemi olan koşullu biçimlendirme ile kullanıcıların bir bakışta veri hakkında bilgi sahibi olması sağlanabilir.

Listelerde Değer Arama: Listelerin birbiri ile karşılaştırılması ya da bir değerin başka bir tabloda bulunması liste işlemlerinde sıkça uygulanan işlevlerdir. Uzun listelerde karşılaştırma ve arama işlemlerinin yapılması oldukça vakit alıcı ve sıkıcı olabilmektedir. İki farklı veri kaynağından gelen veri listelerinin karşılaştırılması, doğrulanması ya da verilerin birleştirilmesi gibi işlemlerde veri listelerinin birbirleri içerisinde aranmaları gerekebilmektedir. İşlem tabloları bu ve benzer işlemlerin hızlı ve hatasız yapılabilmesi için kullanıcılara gerekli araç ve işlevleri sunmaktadır.

Listeleri Özetleme: Veri listelerinin içeriğinin istenilen alanlara göre özetlenmesi, listedeki sütunların aldığı değerlerin analiz edilmesinde ve anlaşılmasında oldukça önemlidir. Uzun listelerde bu işlemi kolayca ve hızlı bir şekilde yapmak için işlem tablolarında Özet tablo ya da PivotTable araçları yaygın olarak kullanılmaktadır. Kullanımı oldukça basit olan bu araçlar, veri listelerinin aldığı değerleri kullanıcının belirlediği alanlara ve özetleme işlevlerine göre gerçekleştirilebilmektedir. PivotTable işlemlerinde özetlenecek sayısal değerlerle ilgili verinin sayılması, toplanması, ortalamasının alınması, en büyük ya da en küçük değerinin bulunması gibi alan ayarları yapılabilir.

Veri Listeleri ve Veri Kaynakları: Kullanıcının veri kaynaklarından verileri kopyalama yapıştırma yöntemi ile veri listelerini elde edebileceği gibi doğrudan veri kaynağına bağlanarak da verilere erişmesi mümkündür. İşlem tabloları farklı veri kaynaklarından veri almak için gerekli araçları sağlarlar. MS Excel işlem tablosu yazılımında veri sekmesinde yer alan “Dış Veri Al” bölmesinde MS Access, Web sayfası, Metin dosyası ve Veritabanı yönetim sistemlerinden veri alınmasını sağlayan araçları bulmak mümkündür.

Veri Listeleri ve Belge Birleştirme

Büro ortamlarında paket hâlinde kurulan ya da bulut ortamından kullanılan birçok kelime işlemci uygulaması mevcuttur. Microsoft Word, Apple Pages, Google Dokümanlar, Quick Office gibi onlarca kelime işlem uygulaması ücretli ya da ücretsiz olan yazılımlar bulunmaktadır.

Kelime işlemci uygulamaları kullanıcıların metin belgesi oluşturma ve düzenleme işlemlerini gerçekleştirdikleri ofis yazılımlarıdır. Bu yazılımlar ayrıca kullanıcıların kolay ve hızlı belge üretmelerine olanak sağlayan işlevleri barındırırlar. Veri listeleri ile ilgili olarak kullanıcıların toplu mail gönderme, mektup içeriklerini otomatik oluşturma, adres etiketlerinin dökülmesi, eposta işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve benzeri faaliyetleri bu uygulamalar ile gerçekleştirmek mümkündür. Adres mektup birleştirme işlemleri aşağıdaki büro işlemlerinde kullanılabilmektedir.

• Davetiye hazırlama ve yazdırılması,
• Kişiye özel bilgi ve verilerin olduğu standart mektupların hazırlanması,
• Postalama için etiketlerin toplu olarak hazırlanması ve yazdırılması,
• Kişiye özel hazırlanan mektup ya da yazıların e-Posta aracılığı ile topluca gönderilmesi,
• Formların hazırlanması ve yazdırılması