Ünite 7: Sunum Teknolojileri

Giriş

Sunum, birden fazla iletişim kanalının kullanıldığı bilgi aktarma ve paylaşım aracıdır. Görme ve işitmenin, sunumlarda verilen mesajın kalıcılığı üzerine olan etkisi görsel materyallerin tasarımını önemli kılmaktadır. Araştırmalar, bireylerin farklı duyu organlarına hitap edildiği ölçüde daha fazla etkilendiklerini ve bilgilerin akılda kalıcılığının arttığını ortaya koymuştur. Ortalama bir dinleyici, üç saat sonra yalnızca söze dayalı bir sunumun yaklaşık yüzde 70’ini hatırlamakta, üç gün sonra ise sunumun %10’u akılda kalmaktadır. Yalnızca görsel kanallara hitap eden bir sunumun üç saat sonra %75’i, üç gün sonra ise %20’si hatırlanmaktadır. Her iki kanala hitap eden bir sunumun üç saat sonra %85 civarında bir bölümü, üç gün sonra ise %66’sı hatırlanabilmektedir.

Etkili Sunumun Adımları

Hazırlanma

Hazırlanma aşamasında sunum yapma amacı, sunumun süresi belirlenir, katılımcılar hakkında bilgi toplanır (yaş, cinsiyet, eğitim durumu, deneyim…), onların gereksinim ve sunudan beklentileri göz önünde bulundurulur. Onlardan gelebilecek sorulara karşı hazırlık yapılır. Hazırlanma aşaması; yaratıcı düşünmeyi, düşünceleri organize etmeyi ve araştırma yapmayı gerektirir. Sunumu etkili kılacak görsel malzemelerin seçimi, sunum yapılacak mekânın incelenmesi (ışık, havalandırma vb.), oturma düzeninin ve aksesuarların gözden geçirilmesi ve sunum aşamalarının planlanması gibi işlemler hazırlanma aşamasında gerçekleştirilen işlemlerdir.

Aktarma

Aktarma aşaması, sunucunun konuyla ilgili bilgi ve deneyiminin yanında kişisel özelliklerinin de ön plana çıktığı aşamadır. Sunum yapan kişi, katılımcıların sadece sunumu değil, sunum yapan kişiyi de dinleyip izleyeceğini unutmamalıdır. Bu aşamada sunum yapan kişinin vermek istediği mesajı basit ve net bir şekilde verebilmesi için seçeceği sözcükler büyük önem taşır. En fazla 10-15 kelimeden oluşan kısa cümleler ve etken fiiller kullanmak anlaşılmayı kolaylaştırır ve sunuyu akıcı kılar.

Sunum yapan kişi tarzını çeşitlendirmek için farklı yollara başvurabilir. Sunuya katılımcıları da dâhil edebilmek için sorular sorabilir, ilgi çekici kısa bir hikâyeyle açılış yapabilir. Bu konuda en sık başvurulan stratejilerden biri sunuya bir hikâye anlatarak başlamaktır. Gündemdeki bir olaydan söz etmek, tablo, grafik veya diğer görsel desteklerden yararlanmak, harita ve çizimlere başvurmak sunum yapan kişinin tarzını çeşitlendirebileceği yollardan bazılarıdır.

Kapanış

Kapanışta, sunumda anlatılanların en önemli noktalarını içeren kısa bir özet yapılır. Bu özetin girişle bağlantılı olması gerekir. Özette, verilmek istenen mesajı vurgulayan ana başlıklara başvurulabilir. Dinleyenlere katılımları için teşekkür edilmesi ve mutlaka bir soru-cevap bölümüne yer verilmelidir. Bu sayede etkileşim sağlanır ve sunumla verilmek istenen mesaj pekiştirilmiş olur.

Sunumlarda Yapılan Bazı Hatalar

Sunumlarda, sunumu yapan kişiden ve hazırlanan sunum materyalinden kaynaklanan, katılımcıları olumsuz etkileyen bazı hatalar söz konusu olabilmektedir. Bunlardan bazıları şöyle sıralanabilir:

• Sunumda çok sayıda slayta yer vermek
• Slaytlarda yazılanları aynen tekrarlamak
• Kolay okunmayan görsel malzeme kullanmak
• Görsel malzemeyi çok fazla yazılı metinle, resimlerle veya çok farklı renklerle doldurmak
• Sunucunun dinleyicilere sırtını dönmesi
• Sunucunun çok hızlı, çok yavaş ya da okuma biçiminde monoton bir şekilde konuşması
• Sunucunun, sunum boyunca kartlar üzerindeki notlardan okuması
• Sunucunun yansıtılan slaytta yazılı olan metindeki cümleleri birebir aynen okuması
• Sunuda fazla sayıda ve farklı seviyelerde yazı kullanılması
• Farklı büyüklüklerde yazı puntosu kullanılması
• Okumayı zorlaştıran koyu renk fon kullanılması
• Sunuda çok fazla bilgi, renk ve görsel kullanılması
• Yazıların altı çizili kullanılması

Sık Kullanılan Sunum Teknolojileri

Eğitim amaçlı ya da ticari amaçlı geliştirilen birçok sunum aracı vardır. Microsoft Powerpoint, Prezi, Google Sunu, VoiceThread, SlideShare, Popplet bunlardan sadece birkaçıdır. Clearslide (Sliderocket), Prezi, Slideshark, Haiku Deck, SlideDog, PowToon ve KinetiCast 2014 yılının en iyi yedi sunum aracı seçilmiştir.

Microsoft Powerpoint

PowerPoint, önceden belirlenmiş bir konuyu belirli bir gruba yazılı, görsel, işitsel ve görsel-işitsel ögeler yoluyla tanıtmak, öğretmek, bilgilendirmek, ikna etmek ya da açıklama yapmak maksadıyla kullanılan, etkili iletişim sağlamada kullanılabilen bir sunum programıdır. Üst düzey MS Office becerisi gerektirmeyen belli başlı özelliklerin kullanılması yoluyla hedef kitlede istenen etkinin oluşturulmasında oldukça faydalıdır. Bu bölümde bir bilgisayarda Microsoft PowerPoint kullanarak bir sununun nasıl hazırlanacağı adım adım anlatılacaktır.

• Powerpoint dosyalarının uzantısı PPTX’dir.
• Powerpoint dosyalarına SUNU adı verilir.
• PowerPoint programındaki her bir ekrana SLAYT denir.

Microsoft PowerPoint (2013) Sunum Programının Başlatılması

Başlat > Tüm Programlar > Microsoft Office 2013 > PowerPoint 2013 seçilerek program başlatılır.

PowerPoint Açılış Sayfası ve Temel Bölümleri

PowerPoint açılış sayfası dört temel bölümden oluşmaktadır. Bunlar Sekmeler, Anahat ve Slaytlar Bölmesi, Slayt Ekranı ve Not Bölmesi kısımlarıdır.

Sekmeler: Sunu penceresinin üst kısmında yer alan, hazırlanacak olan ya da hazırlanan sunuda kullanılabilecek görevleri gerçekleştirmek için kullanılabilecek olan menüleri içerir kısımdır. Giriş, Ekle, Tasarımlar, Animasyonlar, Slayt Gösterisi, Gözden Geçir ve Görünüm gibi işlevlere ulaşmada kullanılacak menüleri gösterir kısımdır.

Anahat ve Slaytlar Bölmesi: Hazırlanan tüm slaytları sayfa sayfa görebileceğiniz alandır. Görüntülemek istediğiniz sayfanın üzerine tıkladığınız zaman Slayt Ekranında sayfanın büyük hâlini görebilir ve üzerinde istenilen değişikliği yapabilirsiniz.

Slayt Ekranı: Sunumunuzu hazırlarken metin, resim, grafik, video, ses, tablo vb. verileri ekleyeceğiniz alandır. Her slaytın ayrıntılı görünümünü bu pencereden izleyebilir ve slaytta kullandığınız nesnelere farklı animasyonlar ekleyebilirsiniz.

Not Bölmesi: Sunumu yapacak olan kişinin her slaytın altına bu pencereyi kullanarak notlar alabileceği kısımdır. “Not eklemek için tıklatın” kısmına tıklayarak bu kısım aktif hâle getirildikten sonra konuşma notları buraya yazılır.

“GİRİŞ” Sekmesi: Bu sekme PowerPoint’deki temel biçimlendirme işlemlerinin yapılabileceği seçenekleri içerir. Her PowerPoint kullanıcısının sıklıkla ihtiyaç duyabileceği birçok grup seçeneğini üzerinde bulundurur. Bunlar: Pano, Slaytlar, Yazı Tipi, Paragraf, Çizim ve Düzenleme seçenekleridir.

“EKLE” Sekmesi: Bir sunuya; tablo, resim, diyagram, grafik, metin kutusu, ses, köprü, üst ve alt bilgi gibi nesneleri eklemek için kullanılan sekmedir.

“TASARIM” Sekmesi: Slaytlara; tema, yazı tipi, renk şeması veya arka plan stilleri vermek ve sayfa ayarlarını değiştirmek için kullanılan sekmedir.

“GEÇİŞLER” Sekmesi: Geçerli slaydınıza geçişler uygulayabildiğiniz, ses ekleme ve zamanlama ayarlaması yapabildiğiniz, değiştirebildiğiniz veya kaldırabildiğiniz sekmedir.

“ANİMASYONLAR” Sekmesi: Slaydınızdaki nesnelerde animasyon uygulayabildiğiniz, değiştirebildiğiniz, zamanlama ekleyebildiğiniz veya kaldırabildiğiniz sekmedir.

“SLAYT GÖSTERİSİ” Sekmesi: Slayt gösterisini baştan veya istenilen yerden başlatabildiğiniz, slayt gösteriniz için ayarları özelleştirebildiğiniz ve tek tek slaytları gizleyebildiğiniz sekmedir.

“GÖZDEN GEÇİR” Sekmesi: Sununuzda yazım denetimi yapabildiğiniz, dili değiştirebildiğiniz, geçerli sunu ile başka bir sunu arasındaki farkları karşılaştırabildiğiniz sekmedir.

“GÖRÜNÜM” Sekmesi: Normal veya Ana sayfa ve Tek sayfa veya İki sayfaya yayılan görünümleri arasında geçiş yapabildiğiniz, sunu sınırlarını, kılavuzları, cetvelleri ve diğer düzen araçlarını kullanarak çalışmanızın boyutunu yakınlaştırma denetimi sağlayabildiğiniz sekmedir.

“BİÇİM” Sekmesi: Sununuza çeşitli biçimlerde şekil ekleme, yazı, resim vb. nesneleri slayta çeşitli biçimlerde yerleştirme ve boyut verme gibi işlemleri yapabildiğiniz sekmedir.

Microsoft Powerpoint ile Sunu Oluşturma

Bunun için sırasıyla;

1. GİRİŞ sekmesinden “Yeni Slayt” menüsünü tıklayarak karşımıza çıkan “Yalnızca Başlık” temasını seçelim.
2. Daha sonra Slayt Ekranında yer alan kutuya fare ile tıklayarak aktif hâle getirip başlığımızı yazalım.
3. Slayt ekranımızın tasarımını “Sekmeler” bölümünden “Tasarım” menüsünü tıklayarak karşımıza çıkan temalardan birini seçerek yapalım.
4. 1. aşamada belirtildiği şekilde sunumuza yeni bir slayt daha ekleyelim. Slayta ilgili içeriği yazalım ve bir resim ekleyelim.
5. PowerPoint sunularımızı hazırlarken slaytlarımızın arka plan stil ve renklerini de ayarlayabilirsiniz. Bunun için Tasarım sekmesinde yer alan “Arka Plan Stilleri” ve “Renkler” paletini kullanabilirsiniz.
6. 2. Slayta, slayt bölmesinin altındaki Notlar bölmesinde, “Not eklemek için tıklatın” kısmına not yazalım. Daha sonra, notlarınızı yazdırabilir ve sununuz sırasında onlara başvurabilirsiniz.
7. PowerPoint programı hazırladığımız sunularımıza animasyon ekleme fırsatı da vermektedir. PowerPoint’te iki çeşit animasyon ekleyebiliriz. Bunlardan birincisi bir slayttan diğerine slayta geçişte kullanılan animasyon ve diğeri de slayt içindeki nesnelere (metin, resim, grafik vb.) eklenen animasyonlardır.
8. Hazırlamış olduğunuz slaytları sürükle-bırak tekniğiyle yerini değiştirebilir, tüm slaytlarınızı tek bir ekranda görüp yönlendirebilirsiniz. Slaytları sıralama “Görünüm” sekmesindeki “Sunu Görünümleri” grubundan “Slayt Sıralayıcısı” seçilerek yapılır.

Prezi

Prezi, ( http://www.prezi.com ) çevrim içi olarak hizmet veren bir sunum programıdır. Sunumlara görsellik kazandırarak ilgi çekici slaytlar oluşturmayı sağlar. Prezi, sunumlarınızı çevrim içi ortamda saklama, istediğiniz an üzerinde değişiklik yapma hatta diğer kişilerle birlikte aynı sunum üzerinde çalışarak sunum yapma gibi olanaklar sunar. Prezi, Powerpoint ve benzeri sunum programlarının klasik yöntemlerinden sıyrılarak görsellik ve yaratıcılıkla birleştirilmiş sunumlar hazırlamanıza olanak tanır.

Yeni sunu oluşturmak için “New Prezi”ye tıklayarak sunumunuzu hazırlamaya başlayabilirsiniz. Açılan pencerede Prezi içinde hazır bulunan temalardan birini ya da boş bir sayfayı kullanmanıza olanak sağlayacak bölüm gelecektir.

Insert: Insert menüsüyle sununuza bilgisayarınızdan fotoğraf, pdf dosyası ya da video ekleyebilirsiniz. Bununla birlikte, Youtube videolarını ya da çevrim içi bir fotoğrafı da sunuma koyabilirsiniz.

Shapes: Insert menüsü içinde bulunan Shapes aracını seçerek resimde görülen ok, çizgi, dikdörtgen, üçgen ya da daire gibi şekilleri sunumunuzda kullanabilirsiniz.

Zoom and Rotate Tool: Sunumu düzenlerken metin, fotoğraf, video ya da herhangi eklediğiniz bir ögeyi Prezi’nin Zoom and Rotate Tool’u ile istediğiniz kadar büyütebilir, döndürebilir ya da ekrandan silebilirsiniz. Ortadaki el işaretine tıklayarak ekrandaki metni ya da görseli hareket ettirebilir, istediğiniz yere sürükleyebilirsiniz.

Frame: Frame aracıyla çizdiğiniz çerçeve içerisinde birden fazla öge yerleştirerek o çerçeve üzerinden hepsine birden odaklanabilir ya da tek büyük bir görsel öge üzerinde farklı ayrıntılar üzerine çerçeveler bırakarak büyük görsele yakınlaşarak içindeki ayrıntıyı gösterebilirsiniz.

Path: Path aracıyla sırayla işaretlediğiniz tüm ögelerin hepsinin sunuma katılmasını sağlayabilirsiniz. Sunu ekranındaki ögeleri sırayla seçtiğinizde Prezi onlara sıra numarası verecek ve o sırada ekrana getirecektir.

Colors & Fonts: Colors & Fonts menüsünde Prezi içinde hazır bulunan renk seçeneklerini kullanabilirsiniz. Seçeneklerin birine tıkladığınızda metinler, arka fon ya da renkler otomatik olarak değişmektedir. Ayrıca, Theme Wizard ile kendi temanızı da yaratabilir, istediğiniz an orijinal temaya da dönebilirsiniz.

Show: Prezi, diğer sunum programlarından farklı olarak her şeyi bir ekranda tutup size ekrandaki elemanlar arasında geçiş yapmanızı sağlayan bir yapıya sahiptir. Oluşturduğunuz metinleri ve görsel ögeleri isterseniz Frame içine alarak grupladıktan sonra, Path menüsü ile sıralayabilirsiniz. “Show” butonuyla sununuzu izleyebilir ve tekrar düzenleyebilirsiniz.