Ünite 4: Zaman ve Toplantı Yönetimi ile İlgili Kavramlar

Zaman Kavramı ve Zaman Yönetimi

En kısa tanımla zaman bir işlemin ya da eylemin geçtiği süredir. Zaman yönetimi zamanın doğru kullanımıyla ilgilidir. Diğer kaynakların yönetiminde olduğu gibi zaman yönetimi planlamadan ve analizlerden yararlanmayı gerektirir. Zaman yönetimini anlamak ve uygulamak için sadece zamanın nasıl kullanılacağını bilmek yetmez. Zamanı akılcı kullanırken ne gibi problemlerle karşılaşılacağının ve bunların nedenlerinin de bilinmesi gerekir. Bireysel ve örgütsel hayatta zamanın etkin ve verimli yönetilmesi her zaman önemlidir, özellikle 1990’lı yıllardan itibaren pek çok insan ve özellikle yöneticiler zamanlarını nasıl harcadıklarına geçmişe oranla daha fazla dikkat etmeye başlamışlardır. Etkinlik, örgütün amaçlarına ulaşma ve onları elde etme düzeyidir. Çoğu zaman “etkililik” kavramıyla karıştırılır. Etkililik ise örgütün amaçlara ulaşmada gösterdiği bir performanstır. Verimlilik, girdi ve çıktı arasındaki farktır. Kaynakları en iyi biçimde değerlendirerek üretmektir. Etkinlik ve verimlilik tüm yönetim fonksiyonları ve işletmeler için bir gerekliliktir. Zaman yönetimi için de etkinlik ve verimlilik kavramları vazgeçilmezdir.

Yönetim Fonksiyonları ve Zaman İlişkisi

Yönetim kısaca başkalarına iş gördürme süreci olarak tanımlanabilir. İşletmelere sistem yaklaşımıyla bakıldığında bir yanda kaynaklar/girdiler, diğer yanda yönetim sürecinin sonucu olan mal ve hizmetler/çıktılar vardır. Kaynakların mal ve hizmetler hâline dönüştürülmesi bir sürecin sonucudur. Bu süreçte girdiler ve faaliyetler planlanacak (planlama), sonrasında buna uygun bir yapı kurulacak (örgütleme), daha sonra bu yapı faaliyete geçirilecek (yürütme) ve bunlar yapılırken işlerin doğru olup olmadığı denetlenecektir (kontrol).

Planlama ve Zaman: Planlama yönetim fonksiyonlarının ilki ve en genelidir. Diğer yönetim fonksiyonları planlamanın devamı niteliğindedir. Planlama, en genel anlamda bugünden, gelecekte nereye ve nasıl ulaşılmak istendiğinin, nelerin gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıdır. Plan, işletmenin amacına ya da amaçlarına ulaşabilmesi için ne gibi işlerin yapılacağını bunların nasıl ne zaman ne biçimde, kimlerle ve ne kadar yapılması gerektiğini tasarlayan bir eylem biçimidir. Yönetim planlama ile başlar. Başarılı bir planlama örgüte zaman kazandırır. Yöneticiler planlama yaparken yapılacak işleri önem sırasına göre gruplayarak yapmalıdır.

Örgütleme ve Zaman: Örgütleme işlevi, amaçlara uygun olarak işlerin gruplandırılması, bölümlerin kurulması, emir komuta ve sorumlulukların belirlenmesi yoluyla uygun işletme yapısının kurulması olarak tanımlanır. Örgütleme bir düzen veya düzenlemeyi ifade eder. Örgütlemeyi iş ile iş, iş ile insan, insan ile insan arasındaki ilişkilerdeki düzen ve düzenlemeler olarak görmek mümkündür. Yöneticinin hangi işleri kendisinin yapacağını, kimlerin kendisine yardım edeceğini, yaptığı işlerden kimlere karşı sorumlu olacağını ve kimlerin kendisine karşı sorumlu olacağını açıkça bilmesi gerekmektedir.

Yürütme ve Zaman: Yürütme ile ulaşılmak istenen amaç, planlanan konuların işletmeye en iyi yararı sağlayacak biçimde gerçekleştirilmesidir. Yürütme fonksiyonunun etkin olabilmesi, diğer bir deyişle işletmenin hedeflerine ulaştırılabilmesinde yöneticiler için karar verme büyük önem taşır. Karar verme, en basit olarak “alternatifler arasından tercih yaparak sonuca ulaşmaktır”. Alınan kararların en hızlı ve doğru şekilde astlara iletilmesi işletmenin kârlılığı ve verimliliği için bir gerekliliktir. Yöneticiler yürütme fonksiyonu içerisinde üst yönetim tarafından alınan kararları astlara aktarırken emir vermek zorundadır. Verilen emirler için üç gereklilikten söz edilebilir, bunlar;

• Emir yerine getirilebilir ve makul olmalıdır,
• Emir açık olmalıdır,
• Emir tam olmalıdır.

Emir, üstünlük, yetki ve güce sahip bir makam tarafından, belirli bir hareketin yapılması veya yapılmaması için, ast durumunda bulunan kimseye yönelmiş ve açıklanmış yaptırımdır. Askerî terminolojiden geçmiş bir kavramdır.

Kontrol ve Zaman: Kontrol, olması gerekenle olanın karşılaştırılmasıdır, bu karşılaştırma sonucunda çıkan olumsuz farkların ya da sapmaların belirlenerek düzeltici önlemlerin alınmasıdır. Yönetim literatüründe kontrol fonksiyonu en son fonksiyon olarak gözükmektedir. İnsanlar, bir işi yapabilmeleri için gerekli olana sahip olmalıdır. İnsanlar kendilerine verilen görevlerde yeterli zamanları olmaması durumunda şu üç seçenekten birine başvururlar:

• Bireyler kendi başlarına karar vermeye başlarlar,
• İşletme için fazla mesai ve yan ödemeler çıkartırlar,
• İşleri kestirmeden ve üstünkörü yaparlar.

Bu nedenlerden dolayı zaman yönetiminde zaman yetersizliğini ya da fazlalığını değerlendiren bazı yöntemler vardır.

Zaman Değerlendirme Yöntemi: İşini doğru yapabilmesi için çalışana yeterli zamanın tanınması gerekir. Yetersiz zaman çalışanların sıkıntıya girmesine neden olur. Ama çok fazla zaman olması da örgütü sıkıntıya sokar. Bunun için yönetici “zaman değerlendirme yöntemini” kullanmalıdır. Bu yöntemde yönetici rastgele zamanlarda işletme içinde dolaşarak üç izlenimini kaydeder, bunlar:

• Olumlu olarak çalışan sayısı,
• Verilen işleri yapmayan kişi sayısı,
• Yukarıdaki iki kategoriye girmeyen kişi sayısı (elinde bir dosya ya da malzemeyle bir yerden bir yere ağır ağır giden kişiler).

Etkinlik Mekanizmasının Analizi Yöntemi: Bu yöntemde her bir etkinliğin belirlenen zaman birimi içerisinde (gün, hafta, ay, yıl) kaç kez yapıldığını ve bu etkinliklerin iyi yapılabilmesi için ne kadar zaman gerektiğini belirlemek için bir inceleme yapılır. Tüm bu etkinlikler için gerekli toplam zaman hesaplanır ve daha sonra, her saat başına 48 dakika temel alınarak (%80) bu etkinlikleri yerine getirebilmek için ne kadar insan gücüne gerek olduğu belirlenir.

80/20 Kuralı (Pareta İlkesi): 80/20 ilkesinin temelindeki model 1897 yılında, İtalyan ekonomisti Vilfredo Pareta tarafından bulundu. Pareta, 19. yüzyıl İngiltere’sinin servet ve gelir dağılımlarını incelemekteydi. Bulgularına göre, en fazla gelir ve servet azınlık bir kesime gidiyordu. Ancak, Pareta iki gerçek daha keşfetti. Bunlardan bir tanesi, (ilgili topluluğun tamamının bir yüzdesi olarak) insanların oranı ile sahip oldukları gelir ve servet arasında istikrarlı bir matematiksel ilişkinin varlığıydı. Diğer bir bulgu da bu dengesizlik modelinin farklı dönemlere ya da ülkelere ait verilerde de tekrarlanmasıydı.

Kişisel Zaman Yönetimi

Bireyin kişisel zamanını yönetmesi, sabit bir akış içerisinde seyreden gerçek zamanın yönetilmesi değil, bireyin kendisini zaman içerisinde yönetebilmesidir. Kişisel zaman yönetimini etkileyen belli başlı faktörler; kişisel hazırlık, kendini yönetme, kendini örgütleme, işte yoğunlaşma, başlanan işi bitirme/erteleme ve stres olarak karşımıza çıkmaktadır.

Kişisel Zaman Yönetimi Teknikleri: Kişisel zamanın etkin yönetimi konusunda geliştirilmiş çeşitli yaklaşımlar vardır. Bu yaklaşımlar, insanların yaşam kalitesi üzerinde önemli etkilere sahip oldukları gibi insan yaşamı için çeşitli artı ve eksileri de içermektedir. Tüm kişisel zaman yönetimi teknikleri zamanı etkin ve verimli kullanmak için kişilere yol göstericidir. Bu tekniklerin bilinmesi kişinin kendine bir içgörü sağlamasını kolaylaştırır.

Düzenli Yaşama Yaklaşımı: Bu yaklaşıma göre, zaman yönetiminin sorun oluşturan yanı, bireyin hayatındaki düzensizliklerdir. Bu yaklaşımda düzensizliğe gelen, giden evrakları dosyalamak, yapılacak işleri hatırlatmak için bir sistem oluşturmak ve veri tabanı sistemleri ile nesneleri ve insanlar arasındaki ilişkileri düzenlemek çözüm olarak sunulmaktadır.

Savaşçı Yaklaşım: “Hayatta kalma” ve “bağımsız üretim” olarak da anılan savaşçı yaklaşımı, insanların çalışma hayatı boyunca içinde bulunduğu veya karşılaştığı zorlayıcı koşullara karşı bir çeşit başkaldırıdır. Savaşçı yaklaşım, zamana sahip çıkma amacı doğrultusunda şu teknikleri içerir:

• Kendini yalıtmak: Telesekreter kullanmak, ev işleri için yardımcı ayarlamak, çalışma alanı oluşturmak ve gereksiz görüşmeleri geri çevirmeyi başarmaktır
• Yalnız kalmak: Çalışma performansını arttırma adına yoğunlaşmak ve verimli olabilmek için yalnız çalışma ortamı yaratmaktır.
• Yetki devretmek: Öncelikli ve önemli işleri yapabilmek için donanımlı personele işleri devretmektir.

Hedef Belirleme Yaklaşımı: Yaklaşım temelde ne istediğini bilerek o istek doğrultusunda çaba harcamaktır. Yaklaşımda kullanılan teknikler, uzun ve kısa vadeli planlar, hedef belirleme, gözünde canlandırma ama olumlu düşünme ve kendini motive etme biçiminde sıralanabilir.

ABC Yaklaşımı: ABC yaklaşımı geleneksel olarak önemli işlere öncelik yaklaşımıdır. Hedef yaklaşımından esinlenerek çabalarınızı öncelikle önemli işleriniz üzerinde yoğunlaştırın der. Değerlerin açıklığa kavuşturulması ve görev sıralaması gibi teknikleri içerir.

Sihirli Araç Yaklaşım: Bu yaklaşım, zamanın verimli kullanılması için sistem ve teknolojik araçların iyi kullanılmasını temel alan bir yaklaşımdır. Bu yaklaşımda doğru planlamanın, doğru takvimin, doğru bilgisayar programının, doğru masaüstü ya da dizüstü bilgisayarının bireye yaşam kalitesi sağlama gücü vereceği varsayımına dayanan bir yaklaşımdır.

Zaman Yönetimi 101 Yaklaşımı: Bu yaklaşıma göre, zaman yönetimi kişisel becerilere dayanmaktadır. Zaman yönetimi 101 yaklaşımına göre bireyler daha fonksiyonel olmak adına bir planlayıcı ya da randevu defteri kullanmalı, yapılacak işler listesi oluşturmalı, hedef belirlemeli, yetki devretmeli, planlama yapmalı ve önceliklerini sıralamalıdır.

İyileştirme Yaklaşımı: Bu yaklaşım zaman yönetimi konusundaki sorunların çevresel, toplumsal, kültürel ya da psikolojik nedenlere bağlı olarak ortaya çıkabileceğini ve bireyin iç dünyasında sıkıntıya sebep olacağı varsayımına dayanır. Yaklaşımın önerdiği çözüm; zaman yönetimi sorunlarını oluşturan kültürel ve psikolojik yetersizlikleri iyileştirmektir.

Kendini Akıntıya Bırakma Yaklaşımı: Kendini akıntıya bırakma yaklaşımı, telefon çalar, saatler tik tak eder, hatırlatıcılar da çeşitli sesler çıkarır ve tüm bunlar size ne yapmanız gerektiğini emreder. Oysa tüm bunlar kişinin, doğasına aykırıdır ve yaşamdan doyum almayı engeller. Bunlardan uzak, kendi içindeki doğal ritmin farkına varıldığında, örneğin, müzik dinlerken, yeni bir şeyler keşfederken yaşamdan alınacak tat daha farklı olacaktır der. Genelde bu yaklaşım içinde birçok dezavantajı barındırır. Kişinin rahatlaması için uygun bir yaklaşım olmasına rağmen iş yaşamı için fazlasıyla rahattır.

Örgütsel Zaman Yönetimi

Örgütsel zamanın etkin yönetilmesini etkileyen faktörler şunlardır: öncelikleri belirleme ve planlama, etkin iletişim, karar verme, yetki devri ve astların zamanını yönetme, üst yöneticiyi yönetme, istisnalarla yönetim, krizi zamanla yönetme, kopuklukları ortadan kaldırma, yöneticilerin sekreterle çalışması, zaman etüdü.

Zaman Tuzakları

Zaman tuzakları zamanı kullanma açısından karşılaşılan engeller ya da kesintilerin varlığıdır. Zaman tuzakları, şöyle sıralanabilir: gereksiz ziyaretçiler ,amaçsız toplantılar, kötü iletişim, yetersiz ve yeteneksiz astlar, düzensiz çalışmak, birden fazla işle uğraşmak ve bunları bitirmek veya bitirememek, başkalarına yetki devretmemek ama sorumluluk vermek, yanlış bilgi, yolculuklar, her işi bizzat yapmaya çalışmak, hayır demeyi bilmemek, krizler, telefon görüşmeleri, düzensizlik, disiplinsizlik, yazışmalar, ziyaretçiler, uygun olmayan iş ortamı, yetersiz denetim, anlatılanları dinlememek.

Zaman tuzaklarını azaltmak için yapılacak işlerin planlanması ve önceliklerin belirlenmesi gerekir.

Toplantının Tanımı

Bir toplantının başarısındaki temel noktalar, hazırlık ve organizasyon olsa da toplantının nasıl yönetildiği de başarısında büyük rol oynar. Toplantılarda yapılan en önemli hata katılımcılara “gündem” gönderilmemesidir. Gündem, toplantıda görüşülecek konuların bütünüdür. Genelde gündem bir ana başlık ve alt maddeleri şeklinde sıralanabileceği gibi farklı maddelerden de oluşabilir. Etkili bir toplantı için toplantı yöneticisinin gözden kaçırmaması gereken bazı konular vardır, bunlar: toplantı yapma nedenlerinin belirlenmesi, toplantının türünün belirlenmesi, toplantı öncesi hazırlık yapılması, toplantı gündeminin belirlenmesi, toplantının katılımcılara duyurulması, toplantı salonunun düzenlenmesi, toplantı süresinin belirlenmesi, kullanılacak iletişim yöntemlerinin belirlenmesi, toplantı notlarının hazırlanması, toplantıda yapılacak tartışmalar, toplantının bitirilmesi.

Toplantı, plan yapmak, sorunlara çözümler aramak, belli konularda kararlar vermek, bilgi sunmak veya geri besleme amacıyla 3 veya daha fazla kişinin bir araya gelip çalışma yapmasıdır. Bir konu, sorunu tartışmak üzere bir araya gelen insanlar topluğuna toplantı denir. Birden çok kişinin bir sorun veya konu üzerinde görüşmek veya bir karar almak amacıyla bir araya gelmelerine toplantı denir. Toplantı bir amaç için insanların bir araya gelip, görüşmede bulunmalarıdır. Bu tanımlara bakarak genel bir tanım yapacak olursak; 3 veya daha fazla katılımcı ile bir amaç için yapılan planlı, programlı etkinliğe, toplantı denir.

Toplantı Çeşitleri

Toplantı çeşitlerini kesin çizgilerle ayırmak kolay değildir. Tüm toplantı çeşitleri örgütleri ilgilendirebilir. Buradaki ayırım örgüt içi yönetim süreçlerindeki rutin toplantıları ayırmaya çalışmaktır.

Kamusal Toplantılar: Kamusal toplantılar konferans, seminer, panel, kongre, forum, brifing, açık oturum, sempozyum, çalıştay, kurultay, miting, şura ve basın toplantılarıdır.

Örgüt İçi ve Örgütler Arası Toplantılar: Örgüt içi ve örgütler arası toplantılar başlangıç toplantısı, emir toplantısı, danışma toplantısı, koordinasyon toplantısı, kurul toplantısı, takım toplantısı, heyet toplantı, örgütler arası toplantılar, pazarlık toplantısı ve beyin fırtınasıdır.

e-Toplantılar: Günümüzde yukarıda saydığımız birçok toplantı çeşidi elektronik ortamda da yapılabilmektedir. Video konferans, internet destekli telekonferans, sohbet odaları ve diğer canlı bağlantı uygulama ve programlarının kullanılarak toplantı yapıldığı günümüzde görülmektedir.

Toplantı Kuralları

Bir toplantının olumlu bir havada başlaması çok önemlidir. Toplantının başlangıcında ortamın rahatlatılması sorumluluğu büyük ölçüde toplantı yöneticisine düşmektedir. Genel olarak toplantı kurallarını sıralayacak olursak: Toplantıya tam zamanında gelinmelidir, toplantıya katılanlarla yakın bir iletişim kurulmalıdır, toplantının amacı kısaca özetlenmelidir, demokratik ve katılımcı bir ortam oluşturulmalıdır, çözümlenmesi zor konular toplantının başında ele alınmalıdır, birleştirici, uzlaştırıcı bir rol üstlenilmelidir, sıklıkla teşekkür edilmelidir, tüm katılımcılarla göz teması kurulmalıdır, eleştiriler kişiye değil, görüşlere yapılmalıdır, olumsuz ve saldırgan davranışlara izin verilmemelidir, toplantı süresi, gereksiz yere uzatılmamalıdır.

Toplantı Yönetim Süreci

Toplantı yönetim süreci, yönetim fonksiyonlarındaki süreçlerle birebir aynıdır. Yani toplantılarda da planlamaya, örgütlemeye, yürütmeye ve kontrole ihtiyaç vardır.

Toplantının Planlanması: Toplantının yapılması talimatı alındıktan sonra toplantının yapılacağı yer, tarih ve başlangıç, bitiş zamanı belirlenir. Bunu yaparken başka toplantıların zamanlarının yapılacak olan toplantıyla çakışmamasına dikkat edilmelidir. Toplantıya kimlerin katılacağına toplantı yöneticisiyle karar verilmelidir. Verilen karar doğrultusunda toplantı duyurusu gerekli kişilere yapılmalıdır. Duyuruda toplantının gündemi mutlaka bulunmalıdır. Gündemde toplantı zamanı ile ilgili bilgiler ve görüşülecek konu başlıkları duyurulmalıdır.

Toplantıda Yer Seçimi ve Fiziki Düzen: Toplantıların gerçekleştirilmesi için gerekli olan fiziki ortamlar ve özellikler, toplantının katılımcılarının ve toplantı sahibinin beklentilerine cevap verecek şekilde seçilmelidir. Toplantı salonunun, katılımcı sayısına göre büyük olması durumunda katılımcılar, dağınık bir şekilde oturacaklar ve dikkatleri dağılacaktır. Tam tersi küçük bir salonda fazla katılımcının varlığı da olumsuz bir durumdur. Ayrıca katılımcıların diğer ihtiyaçlarını rahat bir şekilde karşılayabilmesi gerekir.

Toplantının amacına göre, birkaç kişilikten yüzlerce kişinin katılabileceği toplantı türleri ve bu toplantıların yapıldığı toplantı salonları bulunmaktadır.

Kurum içi toplantı odaları: İşletmelerdeki toplantı odaları, 5 veya 6 kişilik görüşmeler yapmak için kullanılan odalardır.

Seminer Salonu: Genelde eğitim amacıyla kullanılan 20-30 kişilik salonlardır. Oturma düzeni sınıf düzeni şeklinde sıralıdır.

Konferans Salonu: Bu tip salonlar farklı oturma düzenlerinin kurulmasına imkân veren genelde 10-50 kişi kapasiteli salonlardır.

Oval veya daire düzeni: Bu yerleşim düzeni eşit düzeydeki yöneticilerin veya çalışanların katıldıkları toplantılar için ideal bir oturma şeklidir.

L düzeni: Toplantı için uygun olmayan genelde dar ortamlarda salonun şekline uyumlu olarak, mekân tasarrufu sağlamak için oluşturulan bir düzendir

T düzeni: Bu düzende toplantıya katılanlar konuşmacıyı rahat izler, grup iletişimini kolaylaştırır. T’nin üst tarafına gelen kısa bölüme konuşmacılar ile toplantı yöneticisi oturur.

V düzeni veya yarım ay düzeni: Toplantılarda en uygun oturma düzenlerinden biridir. Toplantı yöneticisi ve katılımcılar birbirlerini kolayca görebilir ve göz teması kurabilirler.

Sınıf düzeni: Eğitim amaçlı toplantılar için yararlıdır. İletişimi güçleştiren bir toplantı düzenidir

U düzeni: Oldukça sık kullanılan bir toplantı düzenidir etkinliği sağlayan ve iletişimi kolaylaştıran bir düzendir. Bu düzenin V düzeninden farkı toplantı salonunda yer tasarrufu sağlamasıdır

Dikdörtgen düzeni: Heyet, kurul, komisyon gibi 5-15 kişilik karar alma, danışma, müzakere değerlendirme, eş güdüm gibi amaçlarla düzenlenen toplantılar için uygundur.

Kare düzeni: Küçük kare düzeni, 3-4 kişilik toplantılar için uygundur, büyük kare düzeni ise 4 taraflı ya da çok taraflı grup toplantıları için uygundur.

Toplantıda Örgütleme ve Kontrol: Toplantı yerinin hazırlanması işlemi, toplantı sorumlusu asistan veya asistanın emriyle ilgili görevliler tarafından gerçekleştirilebilir. Toplantı düzeni, kişi sayısına göre masa düzeninin tespit edilmesiyle başlar. Sonrasında hangi katılımcının, nereye oturacağının belirlenmesi gereklidir. Bu işlemlerin yerine getirilmesinden sonra toplantıda kullanılacak donanımın bulunması gerekmektedir. Bunlara ek olarak bazı toplantılarda gündem maddeleriyle ilgili raporlar da hazır bulundurulmalıdır.

Toplantının Yürütülmesi: Toplantının başlamasından az bir zaman önce toplantı görevlisinin toplantıyı yürütme görevi başlamaktadır. Öncelikle toplantı salonu için yönlendirme levhalarının yerlerinin kontrol edilmesi ve salon görevlilerinin veya karşılama görevini yapacak olan kişilerin bilgilendirilmesi gerekir. Gündemin bir kopyası, katılımcılara daha önce gönderilmiş olmasına rağmen, masalara bırakılmalıdır.

Toplantıda Koordinasyon: Toplantıda katılımcılardan, yaptıkları işler benzer veya yakın olanlar, yan yana oturtulmalıdır. Böylelikle, görüşülen konular hakkında kısa da olsa, aralarında fikir alışverişi yapabilirler. Toplantıda kullanılacak donanımların kim tarafından kullanılacağı veya ayarlanacağı ile ilgili görev dağılımı yapılmalıdır. Toplantıya ara verip verilmeyeceği belirlenmelidir. Toplantıda alınacak kararların basın aracılığıyla duyurulması gerektiğinde basın bildirisi toplantı asistanı tarafından hazırlanacaktır. Bu nedenle toplantı sırasında bir kişinin dikte alma ve not tutması gerekmektedir. Toplantılarda, notları genellikle raportör adı verilen katılımcılar almaktadır.

Toplantı Sonrası Yapılacaklar: Toplantı sonrasında toplantı sorumlusunun yapması gerekli ilk işlem salonun toplantı öncesi hâline döndürülmesini sağlamaktır. Yerleştirme işlemine toplantıda, kullanılan tüm dokümanların dosyalanması işlemi de dâhildir. Diğer bir işlem ise toplantı tutanağının hazırlanması, sonraki toplantı tarihinin bilgileriyle birlikte ilgili birimlere ve kişilere iletilmesinin sağlanmasıdır. Toplantı tutanağı hazırlandıktan sonra toplantı yöneticisine sunularak onayı ya da düzeltmeleri alınır. Onaylanan toplantı tutanağının bir kopyası asistan da kalmak üzere ilgililere dağıtılır.

Toplantı ve Zaman Yönetimi

Toplantı her yöneticinin sık sık yapmak zorunda olduğu en önemli görevlerden biridir. Yöneticiler toplantılarla görev dağılımı, yetki ve sorumluluk paylaşımı, karar alma, iletişim kurma, motivasyon, yönetime katılma, yaratıcılığı ortaya çıkarma gibi birçok işlevi yerine getirebilir. İnsanların her an toplantı hâlinde olduğu bir kuruluş, kimsenin iş yapmadığı bir kuruluştur. Bu nedenle, toplantılar örgüt içinde bir zaman cetveline bağlanmalıdır. Kurumda yapılan her bir gereksiz toplantı ilave maliyetten başka bir şey değildir. Gereksiz toplantılar genelde yöneticilerin karar almakta zorlandığı ya da istemediği durumlarda ortaya çıkar. Bu nedenle öncelikle yönetici toplantının gerekliliğini sorgulamalıdır. Toplantı kararları kriz anları haricinde ani bir şekilde alınmamalıdır. Sakinlikle irdelenmelidir. Periyodik toplantılarda bir standartlaşma olması kaçınılmazdır fakat bu toplantılarda da standart olmayacak tek şey zaman olmalıdır.