Ünite 6: Envanter Yönetimi

Envanter ve Stok Kavramları

Envanter ve stok kavramları birbirine çok yakın kavramlar olmakla birlikte, aralarında farklılık bulunmaktadır. İhtiyaç duyulana kadar muhafaza edilen her türlü malzeme stok olarak adlandırılır.

Envanter kavramı ise genellikle, stoklarda yer alan malzemelerin tamamını ifade etmek için kullanılmaktadır. İşletme içindeki her stok kalemi işletme envanteridir.

En genel tanımla envanter, müşteri taleplerini karşılamak üzere işletmeler tarafından sahip olunan parçaların tamamıdır. Buna göre envanter;

a. İşin normal akışı gereği satış amaçlı bulundurulan varlıklar,

b. Üretim sürecinde satış amaçlı üretilen varlıklar ve

c. Ürünlerin veya hizmetlerin satışa hazır hâle getirilmesi sürecinde kullanılmak üzere bulundurulan varlıkların toplamından meydana gelmektedir.

Envanter Türleri

Üretim süreci içindeki durumlarına göre envanter türlerini aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• İşlem öncesi stoklar: Bir ürünün elde edilmesinde kullanılan gerekli bileşenlerin işlenip ürüne dönüşmesinden önceki durumunu ifade eder.

1. Hammaddeler: Üretim sürecinde kullanılan ilk madde ve malzemelerdir. Hammaddelerin belirli bir ürünün parçası hâline gelebilmeleri için işlemden geçmeleri gerekir. Örneğin, mobilya üretiminde kullanılan kereste bir hammaddedir.
2. Yedek parçalar: Üretim sürecinde kullanılan makine ve teçhizatın işlemez duruma gelen bölümlerinin yerine konulacak parçalardır.
3. Satın alınan montaj parçaları: Ürünleri oluşturan kısımların birleştirilmesi ve ürünlerin tamamlanması için kullanılan parçalardır. Bunlar civata, somun gibi basit fakat çok kullanılan parçalar olabilecekleri gibi elektrik motoru, dişli kutusu ve jeneratör gibi mamullere monte edilen karmaşık mamuller de olabilmektedir.
4. İşletme malzemeleri: İşletmelerin faaliyet ve üretim işlemlerinin yürütülmesi amacıyla kullanılan ve mamul bünyesine girmemekle beraber hammaddelerin mamullere dönüşmesinde rol oynayan esas ve yardımcı maddeler dışındaki maddi unsurlardır.

• Yarı mamuller (üretim aşamaları arasındaki parçalar): Daha önceden üretim sürecine girmiş veya üretilmekte olan fakat kullanılabilir mamul hâline gelmemiş maddelerdir. Yarı mamuller, üzerlerinde yapılması gereken işlemler henüz tamamlanmamış olan ve iş istasyonları arasındaki ara depolarda tutulan varlıklardır.
• Mamuller (tamamlanmış ürünler): Üretimi tamamlanmış, satışa hazır olan mallardır. Bir işletmenin mamulü, başka bir işletmenin hammadde, yardımcı madde veya malzemesini oluşturabilir. Örneğin, bir üreticinin son ürünü olan karbüratör, otomobil üreticisi için satın alınmış bir parça niteliğindedir. Hammadde ve yarı mamullerde belirsizlik nispeten fazla olduğundan kontrolleri daha güçtür.

1. Yavaş hareket eden stoklar: Satılamayan, kullanılmayan veya sürümü az olan mamullerdir.
2. Modaya tabi stoklar: Bir mamul toplumdaki mevcut eğilime bağlı olarak moda ürün olarak tanımlanır.
3. Ölü stoklar: Belirli bir süre boyunca talebi veya tüketimi gerçekleşmemiş stoklardır. Örneğin, satılmak üzere alınmış ancak 1 yılı aşkın süredir satılamadan stokta duran mallar ölü stok olarak değerlendirilir. Bir stok kaleminin ne zaman ölü stok olarak nitelendirileceği işletmenin faaliyet alanına göre farklılık gösterebilmektedir.

• Dağıtım stokları : Üretim kaynağı ile tüketici arasında taşınan miktarı karşılamak amacı ile oluşturulan dağıtım stoklarıdır. Hareket stokları olarak da adlandırılır.
• Örgüt envanterleri : Çeşitli amaçlarla örgütlerde bulundurulan ve belirli fonksiyonlara sahip stok kalemlerinin yer aldığı envanterlerdir.

1. Emniyet (güvenlik) stokları: Stoksuzluk olasılığına karşı emniyet sübabı olarak tutulan ek stoklardır.
2. Beklenilen veya mevsimlik dalgalanmalara karşı koruyucu stoklar: Tahmin stoku veya mevsim stoku olarak da adlandırılır. Belli dönemlerde temin edilebilen stokların, tüm üretim dönemi dikkate alınarak elde bulundurulması sonucu ortaya çıkar.
3. Devre (çevrim) stokları: Verilen iki sipariş arasındaki zaman zarfında ortalama talebi karşılamak üzere bulundurulan stoktur.

Envanterin İşlevleri

• Kabul edilebilir envanter düzeyleri maliyetlerin en aza indirgenmesine yardımcı olur : İşletmede çok küçük miktarlarda envanter bulundurulması durumunda söz konusu envanterin yenilenmesi için yapılan harcama tutarı ve envanter bulundurma maliyetleri düşecektir. Fakat diğer taraftan tükenen envanterin yerine yenisi koymak için daha sık sipariş verilmesi gerekeceğinden sipariş maliyetleri artacaktır.
• Müşterilere sunulan hizmetlerin istenilen seviyede olmasını sağlar : Envanter, müşteri taleplerinin karşılanmasında ve müşteri ihtiyaçlarının tatmin edilmesinde büyük rol oynar. Envanter, sunulan hizmetin maliyetini ve zamanlamasını etkileyen önemli bir unsurdur.
• Birbirini takip eden işlemler arasındaki bağımlılığın azaltılmasına yardımcı olur : İşletmede envanterin bulunmadığı durumlarda, ortaya çıkan bir müşteri talebi işletme içinde zincirleme bir tepkiye neden olur. Söz konusu talebin karşılanabilmesi adına işletme içinde dağıtım fonksiyonundan üretim fonksiyonuna oradan satın alma fonksiyonuna ve tedarikçiye doğru birbirini tetikleyen bir hareket başlar.

İşletmelerde Envanter Bulundurma Nedenleri

İşletmeleri envanterlerinde makul düzeyde stok bulundurmaya zorlayan gerekçeleri aşağıda şekilde sıralayabiliriz:

• Belirsizlik faktörü : Talep tahminlerindeki hatalar, işçi grevleri, değişken üretim, yüklemedeki gecikmeler gibi işletmenin karşılaşabileceği birçok belirsizlik talep ve tedarik arasındaki dalgalanmaları artırarak üretimin kesintiye uğraması, üretim araçlarının atıl kalması, potansiyel satış imkânlarının kaçırılması gibi riskler oluşturmaktadır.
• Talepteki dalgalanmalar : Bir işletmede stok bulundurmanın temel nedenlerinden en önemlisi arz ve talep arasındaki uyumsuzluktur. Arz ve talebin uyumsuzluğu genelde üç kriterden kaynaklanır. Bunlar arz ve talebin; sürekliliği, değişkenliği ve belirliliğidir.
• Tedarik sürecine ilişkin olası aksaklıklar : İşletmeler tedarikçiye sipariş ettikleri malların tesliminde gecikmelerle karşılaşabilmektedir. Teslimat zamanından sapmalar, sipariş edilen ürünün tedarikçinin stoklarında bulunmamasından kaynaklanan beklemeler, sipariş belgelerinin kaybolması, yanlış veya kusurlu mal gönderilmesi gibi birçok farklı nedenle sipariş edilen malların işletmeye ulaşması gecikebilmektedir.
• Miktar iskontosu avantajlarından yararlanma ve daha düşük sipariş maliyeti : Üreticiler genellikle yüklü miktarlarda alımlar yapan müşterilerine çeşitli iskontolar uygular. İşletmeler bu fiyat avantajlarından faydalanabilmek için mal alımlarını yüklü miktarlarda gerçekleştirme yoluna gider. Bunun yanı sıra, sipariş usulü ile çalışan işletmeler için her siparişin, sipariş miktarından bağımsız bir sabit maliyeti vardır.
• Değişen pazar koşullarına uyum sağlama : İşletme yöneticileri pazarda koşullarında meydana gelebilecek değişikliklere karşı hazırlık olmak için tedbirler almak durumundadır.
• İşletme faaliyetlerinin sürekliliğini sağlama : Üretim sürecinde aksaklıklar yaşanmaması için işletmede belirli miktarda stok bulundurulması gerekmektedir. Stoksuzluk nedeniyle üretim sürecinde meydana gelecek aksamalar işletme maliyetlerinin artmasına neden olacaktır.
• Firma Prestiji : İşletme bünyesinde belirli düzeylerde envanter bulundurulması müşteri ihtiyaçlarının tam zamanında ve eksiksiz karşılanabilmesini sağlayacağından işletme, müşterinin zihninde güvenilir ve güçlü bir imaj çizecektir. Müşteri, ihtiyaç duyduğu ürünlerin ihtiyaç duyduğu zamanda firma tarafından temin edileceğine dair güçlü bir inanca sahip olacaktır.

Envanter Yönetimi

Etkin bir envanter yönetimi birbiriyle bağlantılı şu yedi adımın uygulanmasını gerektirmektedir:

1. İsabetli satış tahminlerinde bulunulması: Talebin miktar ve zamanının doğru olarak tahmin edilmesi ve stok kararlarının buna göre alınması, stok politikasının buna göre belirlenmesi envanter yönetiminin etkin hâle getirilmesinde önemli bir adımdır. Her bir parça için en uygun envanter düzeyi doğrudan o parçalara olan taleple ilişkilidir. Envanterde müşterilerin satın almayacağı stokları bulundurmak işletme açısından ne kadar olumsuz bir durum ise müşteri taleplerini karşılayacak stok kalemlerine sahip olmamak da o kadar olumsuz bir durumdur.
2. İşletme envanterinin müşteri taleplerini zamanında ve tam olarak karşılamasını sağlayacak bir plan geliştirmesi: İşletmenin müşteri taleplerini karşılamada sürekli olarak yetersiz kalması durumunda, müşteriler taleplerini karşılayacak başka işletmelere yönelir. Dolayısıyla müşteri ihtiyaçlarını istenildiği anda karşılayacak düzeyde envanter bulundurmak işletmeler açısından önemlidir.
3. İhtiyaç duyulan ticari emtianın ihtiyaç duyulduğu anda temin edilebilmesi için kritik öneme sahip tedarikçilerle ilişkiler kurulması: Envanterin etkin yönetimi için gerçekleştirilecek uygulamalardan biri de tedarik sürelerinin sistematik hâle getirilmesidir. Bir işletmenin envanter yönetiminin başarısında tedarikçilerinin ve satıcılarının önemi büyüktür. İşletme yönetimi, işletmenin ihtiyaçları konusunda tedarikçileri ve satıcılarıyla sürekli iletişim hâlinde olmalıdır.
4. Gerçekçi stok devir hızı hedefleri belirlenmesi: Müşteri memnuniyetini değerlendirmek ve işletme envanterini izlemek, işletme yöneticilerinin değişik türdeki envanter kalemlerinin satış eğilimine ilişkin tahminler yapmasına olanak tanıyacaktır.
5. Gerçek envanter bulundurma (taşıma) maliyetinin hesaplanması: Çoğu işletme sahibi envanter bulundurmanın gerçekte ne kadar maliyetli olduğunun farkında değildir. Envanter maliyetlerinin sadece depolama maliyetleri olarak ele alınması durumunda yapılan hesaplamalar hatalı sonuçlar ortaya koyabilecektir. Envanter maliyetlerinin içinde; sipariş verme, taşıma, siparişlerin kontrolü, teslim alınması, depolanması, bozulması, çalınması gibi durumlara ilişkin maliyetler de bulunmaktadır.
6. İşletmede kritik envanter kararları alabilmek için gerekli olan kesin verileri sağlayacak etkin bir bilgi sisteminin kullanılması: Bilgisayarlar ve işletmenin envanter kayıtlarına bağlanmış elektronik satış noktası terminalleri, işletme yönetiminin hangi stok kalemlerinin satıldığını hangisinin satılmadığını kesin olarak bilmesini sağlar.
7. İşletme çalışanlarına envanter kontrol sistemlerinin nasıl çalıştığının öğretilmesi ve böylece işletme envanterinin yönetilmesinde rol almalarının sağlanması: İşletme çalışanları çoğu zaman çeşitli bilgi sistemlerinin ve envanter kontrol tekniklerinin işletmede nasıl kullanıldığı konusunda bilgi sahibi değildir. Bunun sonucunda envantere en yakın olan kişiler onu kontrol etmekte en az katkıda bulunan kişiler hâline gelmektedir.