Ünite 3: Depo Performansının Ölçümü

Depo Performans Ölçümünde Yaklaşımlar

Performans ölçümünde, kontrol amaçlı ve iyileştirme amaçlı olmak üzere iki yaklaşım bulunmaktadır. Kontrol amaçlı performans ölçümü, geleneksel yaklaşım olup, bir hesap tutma ve verme yöntemidir. Yapılan ölçüm sonuçlarına göre faaliyetlerin yürütüldüğü bu yaklaşımın en büyük dezavantajı, raporların geçmişe dayanmasıdır. Bu raporlar; bir şirketin nereye gittiği hakkında değil, nerede olduğu hakkında bilgi veren dokümanlardır. İyileştirme amaçlı ölçüm yaklaşımı, kontrol amaçlı yaklaşımdan farklı olarak, geriye dönüşlerden daha ziyade ileriye bakar. Sürekli iyileşme sürecinde etkili, her kesim tarafından kabul edilen ve destek verilen bir performans ölçüm sisteminin kurulması ve işletilmesi çok önemlidir.

Başarılı bir performans yönetim sisteminin aşağıda sıralandığı gibi en az yedi başarı bileşeni vardır:

• Hedefler
• Standartlar
• Geri Bildirim
• Fırsat
• Araçlar
• Yeterlilik
• Motivasyon

Depo Performans Göstergeleri

Envanter Doğruluğu

Envanter doğruluğu, bütünleşik depo sürecinin dâhili bir ölçüsüdür. Nerede, ne stoklandığının doğru kayıtları olmadığında maruz kalınacak sorunlar; müşteri kayıpları, sonradan karşılanan siparişler, aşırı envanter, çizelge takip edememe, düşük işgücü üretkenliği, fazla mesai, aşırı taşıma maliyetleri ve yüksek stok eskimesi (değer kaybetme) olarak sıralanabilir.

Verimlilik

Kullanım oranı (ödenen saatlere karşı alınan saatler), tipik olarak yönetimin ya da mevcut kaynakların ne kadar iyi kullanıldığının bir ölçüsüdür.

Etkinlik (alınan saatlere karşı kazanılan saatler), çalışanların yetenek ve çabasını ölçer. Faaliyetleri için gereken standart zamanlar hesaplanmalıdır. Eğer teslim alma operatörümüz 10 kamyonu 6 saate boşaltıyor ve bir kamyonu boşaltmanın standart zamanı 0.50 saat olarak önceden belirlenmişse operatörün etkenliği %83’tür. Bu durumda, operatör 5 saatlik ücret almakta fakat 6 saat çalışmaktadır.

Üretkenlik kazanılan saatlerin ödenen saatlere bölünmesiyle bulunur ve tüm faaliyetin bir ölçüsü olarak kullanılır. Eğer bir önceki örneğimizde, operatör 5 saatlik çalıştı fakat ona 8 saatlik ücret ödendiyse üretkenlik %63 (5/8) olarak hesaplanır.

Alan / Hacim Kullanım Oranı

Alan ya da hacim, sıklıkla imalat benzeri faaliyetler için harcandığından depolarda kıt bir kaynak olarak karşımıza çıkar.

Müşteri Hizmet Kalitesi

Müşteri hizmeti, depodaki son kritik başarı faktörüdür. Müşteriler doğru ürünü, doğru miktarda, uygun koşullarda ve tam zamanında ister

Depo Performans Fark Analizi

Kıyaslamanın temelinde, ürün, hizmet ve süreçler için en mükemmel standartları tanımlama ve sonra yaygın bir şekilde en iyi uygulamalar olarak adlandırılan bu standartlara ulaşmak için gerekli iyileştirmeleri yapma vardır. Kıyaslamada kuruluşlar, sektörün en iyisi olan kuruluşlarla kendi uygulamalarını veya işletmelerin farklı bölümlerini birbirleri ile kıyaslayarak performans açıklarını kapatırlar.

Fark analizi için kullanılabilecek görsel araçlardan biri, organizasyonun mevcut performansı ile hedef performansı arasındaki açıklığı, örümcek ağına benzeyen çokgen şeklindeki bir grafik üzerinde gösteren radar diyagramıdır.

Fark analizi, organizasyon ile alanında başarılı başka bir işletmenin performansını karşılaştırmak için yapılabileceği gibi, organizasyonun kendi belirlemiş olduğu hedeflere ne kadar yaklaştığını görmek için ya da organizasyonun farklı dönemlerde elde ettiği performans sonuçlarını birbirleriyle kıyaslamak için de yapılabilir. Bu durumda, radar diyagramı üzerinde her organizasyon ya da döneme ait sonuçlar ayrı bir halka ile gösterilir. İzleyen örnek, performans açıklarından hareketle yapılabilecek iyileştirme fırsatları ve bunların işletmeye sağlayacağı kazançların finansal açıdan değerlendirilmesi ile ilgilidir.

Depo Performans Etkisi

Depo performansının belirlenmesinde ölçüt olarak kullanılan on faktör aşağıda sıralanmaktadır:

Müşteri hizmetleri: İşletme yönetiminin ilgilendiği başlıca konulardan biri olmak zorundadır. Müşteri hizmetlerine yönelik işletme hedefleri belirlenirken önemli müşterilerin çoğunluğunun bilgi ve onayının alınmasına dikkat edilmelidir.

Kontrol sistemleri: Kullanılan evraklara, verilerin nasıl elde edildiğine, veri bütünleşmesinin nasıl sağlandığına, belgelerin hazırlanmasında birbirini tekrarlayan işlemlerin yer alıp almadığına, özel siparişlerin nasıl alındığına, bilgisayar sistemlerinin nasıl kullanıldığı ve kontrollerin etkili bir şekilde sürdürülmesi için ne şekilde bir yol izlendiğine bakılarak değerlendirme yapılır.

Envanter doğruluğu: Müşteri hizmet memnuniyeti, satıcılardan tekrar tedarik işlemi, işgücü kullanım oranı ve sistem bütünlüğünün hepsi stok mevcudiyeti ve doğruluğuna dayandığından, envanter doğruluğu kritik bir faktördür.

Hacim / alan kullanım oranı: Her fonksiyonel alanın kullanım oranı, alanların büyüklüğü ve deponun toplam alanı / hacmi göz önüne alınarak deponun bütünü için kullanım oranı hesaplanır.

İşgücü üretkenliği: Kullanılan işgücünün, uygun standart ve hazırlanmış prosedürlere göre etkililiğini ölçer.

Donanım yöntemleri: Donanım tiplerinin ve donanım kullanımının uygunluğunu gösterir.

Donanım kullanım oranı: Çatallı istif arabaları, stoklama/erişim sistemleri, konveyörler, atlıkarıncalar, otomatik yönlendirilmiş araçlar gibi her donanım grubu için hesaplanır.

Bina tesisleri: Aşağıdaki temel ve kritik alanların mevcudiyeti, bulundukları yer ve kullanım oranları değerlendirilir:

a. Yükleme boşaltma kapasitesi

b. Aydınlatma

c. Personel hizmetleri (bürolar, lavabolar, dinlenme alanları vb.)

d. Yangın koruma

e. Tesis dışındaki alanlar (araç yükleme rampası, hizmet alanları vb.)

Bakım ve güvenlik: Bu konulara gösterilen dikkat ve özen tamamen profesyonellikle ilgilidir. Operasyonel, endüstriyel ve yasal düzenlemelerde yer alan performans standartları ile karşılaştırma yapılarak ölçülür.

Depolama Faaliyetlerinde İyileştirme Fırsatları

Geçmiş yıllarda tam zamanında üretim, yalın üretim, doğrudan ürün dağıtımı benzeri politikaların gelişimi yüzünden, depoların devrini doldurduğu düşünülmüş, hatta depoların ya da dağıtım merkezlerinin olmadığı bir tedarik zinciri hayal edilmiştir. Müşterinin istediği siparişin anında tedarik edilip, onun bulunduğu yere sıfır zamanda gönderilebilmesi en azından günümüz koşullarında mümkün görünmediğinden, müşterinin teslim süresi beklentisi ile tedarikçinin siparişi karşılama hızı arasındaki fark stokun en önemli varlık sebebi olarak karşımıza çıkmaktadır. Stok tutma seviyesinin düşürülmesi ile müşteri hizmet kalitesinin arttırılması arasındaki hassas dengenin yakalanması başlıca envanter ve depo yönetimi problemlerinden biridir. Birbiriyle çatışan bu iki durum Şekil 3.2’de görüldüğü gibi bir terazinin iki kefesine benzetilebilir. Stok seviyesi yükseldikçe envanter maliyeti ve dolayısıyla ürün maliyeti artmakta, buna rağmen müşteri talepleri daha kısa sürede karşılandığından hizmet kalitesi iyileşmektedir. Daha az stok tutuldukça envanter maliyeti düşmekle beraber, müşteri taleplerine cevap verme süresi uzadığından satış kaybı riski artmaktadır.

Günümüzde depolar sadece maliyet merkezleri olmaktan çıkarak ürüne değer katan faaliyetlerin gerçekleştirildiği stratejik noktalara dönüşmüştür. Farklı kaynaklarda depoların geleceği ile ilgili öngörülerde, depoların lojistik ağındaki kritik rollerine kesinlikle devam edeceği ve özellikle aşağıda sıralanan konulara ağırlık verileceği ileri sürülmektedir:

• Müşteriler üzerinde odaklanma
• İşlem sayısı ve teslim süresinin kısaltılması
• Büyük stok birikimlerini önleyen sürekli malzeme ve bilgi akışı
• Çapraz yükleme
• Kâğıt üzerinde belgelemeyi ortadan kaldıran elektronik tanıma ve veri işleme.
• Müşteri siparişlerinin özelleştirilmesi stratejileri
• Üçüncü parti depolama
• Otomasyon
• Stok sipariş büyüklüğünün küçülmesi
• Endüstrideki teknolojik ilerlemeleri takip edebilecek vasıflı işgücünün sağlanması.

Geleceğin deposunu dikkate alarak depolama faaliyetlerinde gerçekleştirilebilir en büyük iyileştirme fırsatları ise aşağıdaki gibi sıralanabilir:

Sipariş toplama işlemlerinin iyileştirilmesi: Sipariş toplama, depo performansında kritik rol oynayan bir faaliyettir. Lojistik yönetiminde depolar, daha iyi sipariş toplama çözümleri geliştirmeleri için yönlendirilmektedir.

Çapraz yükleme (çapraz sevkiyat): Tedarikçiden temin edilen malların depoya alınmadan tasnif edilerek müşterilerin ihtiyacına göre sevk edilmesi olan çapraz yükleme, son yıllarda yaygın olarak kullanılan bir yöntemdir.

Verimlilik: Geçmişte verimliliğin anlamı “aynı işi daha az insanla daha hızlı yapmak” anlamına geliyordu. Günümüzde depolamanın ana amacı; hacim, donanım ve işgücünün mümkün olan en etkili kullanımıdır.

Depo hacmi /alanı kullanımı: Depo hacmi/alanı ile ilgili sezgisel bir kural, bir deponun yüzde seksenin üzerinde ne kadar dolu ise o kadar daha hacme/alana ihtiyacı olduğunu söyler. Bu kural, bir deponun dolu kapasitesine eriştiği ya da yaklaştığı zaman, mamulü stoklama yerine koymanın daha uzun sürdüğü gerçeğine dayanır.

Değer katan faaliyetler: Depolar artık sadece mal toplama, stoklama ve gönderme yerleri olmaktan çıkmış, müşteriye fayda sağlayan birçok hizmeti içerecek şekilde genişlemiştir. Örneğin bir bilgisayar firmasının imal ettiği yazıcılar, dağıtım merkezinde etiketsiz olarak stoklanmakta, nihai talebe göre depolarda farklı dillerde etiketlenerek dağıtım yapılabilmektedir.