Ünite 7: Envanter Kontrol Sistemleri ve Yöntemleri

Envanter Kontrolü

İşletme faaliyetlerinin sürdürülebilmesi için girdilerin tedarik edilmesi gerekmektedir. Bu nedenle, ilgili dönemin üretimi için çevrim stoku veya beklenmeyen durumlarda oluşacak talebi karşılamak için emniyet stoku biçiminde ya da üretimdeki bekleme ve yığılmalar nedeniyle ara stok biçiminde farklı düzeylerde stok bulundurulmaktadır. İşletme envanterinde bulunan stok kalemleri; hem stoklara bağlanan sermayenin alternatif maliyeti nedeniyle hem de stok bulundurma ve sipariş giderleri nedeniyle işletmeye mali anlamda yük getirmektedir. Dolayısıyla, stokların birim maliyetleri en aza indirecek miktarlarda sipariş edilmeleri, üretim ile talep arasında uyumu ve değişkenlik gösteren talebe uyarlanmayı sağlayacak düzeyde tutulması gerekmektedir.

Envanter kontrolü, envanter yönetiminin en önemli parçasıdır. Envanter yönetiminin, teknik ve matematiksel yönünü oluşturur. Envanter kontrolü, ortaya koyduğu verilerle aynı zamanda yönetime alacağı kararlarda bir anlamda danışmanlık hizmeti sunar. Envanter kontrolüyle envanterde yer alan stok kalemleriyle ilgili bilgilerin yönetime aktarılmasına ve envanter bulundurma giderleri ile envanter bulundurmanın sağlayabileceği faydaların dengelenerek işletme için optimum envanter miktarının saptanmasına çalışılır.

Envanter Kontrolünün Önemi

Envanter kontrolünün önem kazanmasında ve gelişmesinde rol oynayan faktörleri aşağıdaki biçimde özetlenebilir:

• Üretim tekniğindeki gelişmeler: Üretim tekniğindeki gelişmeler (otomasyon, yığın hâlinde üretim, verimlilik artışları gibi) mamullerin miktar ve çeşit bakımından artmasına, mamul yapılarının karmaşık bir hâle gelmesine sebep olurken diğer taraftan işletmeleri stok problemleriyle karşı karşıya getirmiştir.
• İşletmelerin sayıca artması ve büyümesi: İşletmelerin sayılarının artması sonucunda kâr marjları azalmış ve rekabet koşulları ağırlaşmıştır. Her geçen gün biraz daha şiddetlenen rekabet koşullarında düşük kâr marjlarıyla varlıklarını sürdürebilmek için işletmeler stokları üzerinde daha titiz bir kontrol kurmaya yönelmişlerdir. Bunun yanı sıra işletmelerin büyümesi, envanter kontrolü sayesinde küçümsenemeyecek miktarda tasarrufların sağlanmasını mümkün kılmış ve envanter kontrolü işletmeler için cazip bir konu hâline gelmiştir.
• İşletme sermayesinin daha rasyonel biçimde kullanılma zorunluluğu: Artan sermaye ihtiyacı ve yatırımlardan en yüksek verimi sağlama amacı işletmeleri, kıt bir faktör olan çalışma sermayesini daha ihtiyatlı ve rasyonel bir şekilde kullanmaya yöneltirken stoklarla ilgili daha bilinçli ve özenli politikalar uygulanmasını zorunlu hâle getirmiştir.
• İşletmelerin zararları: İşletmelerin fazla stoklarını elden çıkarmak için gerçekleştirdikleri işlemler (ucuz satış gibi) sonucunda uğradıkları zararlar, işletmeleri envanterlerinde bulunan varlıkları kontrol etmeye zorlamıştır.

Envanter Kontrolünün Amacı

Envanter kontrolünün amaçlarını aşağıdaki gibi özetlenebilir:

• Envanter yatırımlarını en aza indirmek,
• Üretimin aksamasını engelleyecek miktarda hammadde ve yarı mamul stoku bulundurmak,
• Etkin bir stok kayıt sistemi kurarak envanter düzeylerinin istenilen sınırlar dahilinde kalmasını sağlamak,
• Sipariş ve envanter bulundurma maliyetlerini en aza indirecek şekilde tedarik işlemlerini düzenleyerek işletmenin ekonomik miktarlarda stok bulundurmasını sağlamak,
• Stok tükenmelerini belirli ve kabul edilebilir bir düzeyde tutarak müşteri beklentilerini karşılamak ve işletmenin rekabet gücünü artırmak.

Envanter Kontrolünün Faydaları

Etkili bir envanter kontrolünün işletmeye sağlayacağı faydaları aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

• Tedarik, üretim ve teslimat faaliyetlerinin etkinliğinin artması ile pazardaki değişmelere uyum yeteneği artar.
• Ürünlerin ve hizmetlerin zamanında tesliminin sağlayarak müşterilerle olan ilişkileri geliştirir. Envanter kontrolünün amacı, işletmenin isteklerine uygun olarak gerekli miktar ve kalitede stoku gerekli zamanda, en düşük yatırım tutarına yol açacak şekilde bulundurmaktır.
• Gereksiz malzemelerin envanterde bulundurulması önlenerek önemli oranda maliyet tasarrufu sağlanır.
• Stoksuzluk nedeniyle ortaya çıkan aksaklıkların ve maliyetlerin (üretimin durması, müşteri taleplerinin karşılanamaması vb.) önüne geçilir.
• Envanterde aşırı stok bulundurulması önlenir.
• Çalışma sermayesinin etkin bir biçimde kullanılmasını sağlar.
• İşletmeye gelen malzemeler üzerindeki kontrol eksikliğinden kaynaklanan stok kayıpları önlenir.
• Malzemelerin depolara uygun biçimde stoklanmaları ve sürekli biçimde izlenmeleri nedeniyle bozulma, fire ve benzeri kayıplar en aza indirilir.
• Talep dalgalanmalarının olumsuz etkisi azaltılır.
• Stok kayıtlarının işletmenin bütün bölümlerini (satın alma, üretim, pazarlama, finans, muhasebe) kapsayacak şekilde kullanılmasını sağlar.
• Etkin bir üretim planlaması, ekonomik tedarik süreci, başarılı muhasebe ve mali raporlama sistemi için güvenilir temel oluşturacak bir stok dengesi elde edilir.

Envanter Kontrol Sistemleri

Envanter kontrol sistemleri, stok işlemlerinin miktar ve zamanlamasını kontrol etmek için kullanılan, işletmenin envanter düzeyini denetleyen tasarımlardır. Envanter kontrolünden beklenen amaç malzeme gereksinimlerinin “istenilen zamanda”, “istenilen miktarda”, “istenilen yerde” ve “istenilen kalitede” karşılanmasını sağlamaktır. Bu amaca ulaşmak için hangi malzemelerin stoklanacağının belirlenmesi ve ne miktarda stok yapılacağına karar verilmesi gerekir. Envanter kontrol sistemleri, ne zaman ve ne kadar sipariş verilmesi gerektiğini hesaplayarak, envanter kontrolünün amacına ulaşmasına yardımcı olur. Kapsamlı bir envanter kontrol sistemi; üretim planlama, sermaye bütçeleme, nakit planlama, satış tahminleme gibi bütün planlama ve kontrol faaliyetleri ile sıkı bir koordinasyon içerisinde olmalıdır.

Sürekli Envanter Sistemi (Sabit Sipariş Miktarı Sistemi)

Sürekli envanter sisteminde her sipariş zamanında önceden belirlenmiş sabit bir miktar sipariş edilir. Her seferinde eşit büyüklükteki partiler hâlinde sipariş verilmesine karşılık, siparişler arasında geçen süre kullanım hızına bağlı olarak değişkenlik gösterir. Her seferinde hep aynı olan sabit sipariş miktarının düzeyi, toplam envanter maliyetini en aza indirecek biçimde ekonomik sipariş miktarı formülüne göre hesaplanmaktadır.

Dönemsel Envanter Sistemi (Sabit Zaman Aralıklı Sistem)

Sabit zaman aralıklı veya sabit sipariş dönemli envanter sistemi olarak da adlandırılan dönemsel envanter sisteminde iki sipariş arasında geçen zaman sabittir. Başka bir deyişle, siparişler sabit aralıklarla verilir. Dönemsel envanter sistemini kullanan işletmelerde, mevcut envanter düzeyi belli aralıklarla gözden geçirilmekte, istenilen envanter düzeyi belirlenmekte ve belirlenmiş hedef envanter seviyesine ulaşmak için gerekli miktarda sipariş verilmektedir. Örneğin her hafta ya da her ayın sonunda, envanteri arzulanan düzeye getirecek miktarda yeni bir sipariş verilir. Küçük perakendecilerin, eczanelerin, marketlerin ve ofislerin, her hafta veya her ay stoklarını gözden geçirdikten sonra verdikleri siparişler dönemsel envanter sisteminin en tipik örnekleridir.

Sürekli Envanter Sistemi ve Dönemsel Envanter Sisteminin Karşılaştırılması

Sürekli envanter sistemi ile dönemsel envanter sistemi arasındaki temel farklılık, stok dışı kalmanın önlenmesi için gerekli sürenin uzunluğudur. Sürekli envanter sisteminde, yalnızca tedarik süresince stok dışı kalmaktan korunma ihtiyacı doğmaktadır. Ancak dönemsel envanter sisteminde stok dışı kalmanın önlenmesi, gözden geçirme süresi ve tedarik süresi boyunca gereklidir. Dönemsel envanter sisteminde, siparişler belirli aralıklarla verilmekte ve envanter bir sonraki gözden geçirme zamanına kadar kontrol edilememektedir.

Tam Zamanında Üretim Sistemi

Tam zamanında üretim (TZÜ) yaklaşımı, değişik türden müşteri taleplerini daha düşük maliyetle ve daha yüksek kalitede üretim yaparak karşılamaya yönelik olarak ortaya çıkmış bir üretim sistemidir. TZÜ sistemi, 1940’lı yılların ikinci yarısında Toyota Motor Fabrikasında, Taiichi Ohno ve meslektaşları tarafından, kaynakları mümkün olan en düşük maliyetle ve optimum kullanabilmek amacıyla geliştirilmiş ve uygulamaya konulmuştur. Bu gelişimin altında yatan nedenler; kısıtlı doğal kaynaklar, sermaye ve iş gücü kaynaklarının da yetersizliği ve dünya çapında artan rekabete ayak uydurabilme ihtiyacıdır.

Tam Zamanında Üretim Sisteminin Amaçları

TZÜ felsefesinin amaçlarını şu şekilde sıralayabiliriz:

• Üretimdeki kesintilerin ortadan kaldırılması : Üretim sürecindeki kesintilere düşük kalite, ekipman arızaları, üretim programı değişiklikleri ve geç teslimatlar gibi çeşitli faktörler neden olmaktadır. Bütün bu sorunlar mümkün olduğunca azaltılmalıdır.
• Üretim sisteminin esnekleştirilmesi : Esneklik, üretimin dengesini ve hızını bozmadan talep değişmelerine ve ürün çeşitlemelerine anında yanıt verilebilmesini ifade etmektedir. TZÜ sistemi, bilgisayar destekli esnek tezgahları devreye sokarak, üretim ön sürelerini azaltarak ve çok yönlü işçiler istihdam ederek bu amaca ulaşmaya çalışır.
• Hazırlık ve üretim zamanlarının azaltılması : TZÜ yaklaşımında değer katılmayan süreçlerin nedenleri ve azaltım yolları araştırılır. Kısaltılması amaçlanan zaman dilimleri; kontrol süresi, bulundurma süresi, tezgah hazırlık süreleri, departmanlar arası mamul akış süreleri ve depolama süresidir.
• Stokların en aza indirilmesi (Sıfır stok): TZÜ yaklaşımı maliyetleri (bulundurma maliyetleri, depolama maliyetleri vb.) azaltmanın ve rekabet gücünü artırmanın en önemli koşullarından biri olarak stokların ortadan kaldırılmasını gösterir. Bu nedenle stokların azaltılması sürekli bir amaç olarak benimsenmiştir. TZÜ küçük partilerle üretim yaparak koruyucu ve önleyici bakımı özendirerek, satıcılarla yakın ilişkiler kurarak, üretim hattını dengeleyerek ve toplam kalite yönetimi sistemleri oluşturarak stok miktarını azaltmaya çalışır.
• İsrafın yok edilmesi (Sıfır israf): TZÜ sistemi israfı “üretim için kesinlikle gerekli olan asgari ekipman, malzeme, parça ve çalışma süresi dışındaki her şey” olarak tanımlamıştır. Bu, hiçbir üretim fazlası ve güvenlik stoku olmaması anlamına gelir.

Tam Zamanında Üretim Sisteminin Faydaları

TZÜ Sisteminin faydalarını aşağıda biçimde sıralayabiliriz;

• Stoklara yapılan yatırım tutarlarının azalması,
• Stokların bulundurma maliyetlerinin azalması,
• Depolama ve üretim alanları için daha az yatırım yapılması,
• Toplam üretim maliyetlerinin azalması,
• Az sayıda ve güvenilir tedarikçilerle uzun dönemli anlaşmalar yapılarak miktar indirimleri sağlanması,
• Tedarikçilerle kurulan yakın ilişkiler sayesinde ihtiyaç duyulan malzemelerin kalitesinin iyileştirilmesi,
• Üretim verimliliğinin artmasından dolayı işçilik maliyetlerinin azalması,
• Kusurlu ürün ve hurda miktarının azalması ve böylece yeniden işleme maliyetlerinin düşmesi,
• Parça bazında az sayıda satıcı ile uzun dönemli anlaşmalar yapılması sayesinde kırtasiye kullanımının ve sipariş verme maliyetlerinin azalması.