Ünite 8: Arşivleme

Arşivleme Kavramı

İşlemi bitmiş dosya, kâğıt ve diğer belgelerin saklandığı yer arşiv olarak tanımlanmaktadır. Latince kökenli “archivum” kelimesinden gelen arşiv kavramı, kullanıldığı ilk zamanlarda resmi daire, belediye sarayı vb. anlamlara gelmekteydi. Fakat zamanla belgelerin düzenli olarak bir araya toplanması ve saklanıp korunduğu yer anlamında kullanılmaya başlanmıştır. Günümüzde kullanılan anlamıyla arşiv; örgütlerin veya şahısların faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan ve belirli amaçlarla saklanan yazılı, sesli ve görüntülü belge anlamına geldiği gibi belgelerin belli bir düzene göre saklandığı alana da arşiv denilmektedir. Arşiv hizmetleri farklı örgütlerde farklı yöntemlerle yürütülmektedir. Örgütlerin faaliyet konuları ve işlerini yapma biçimleri arşivleme türlerini ortaya koymaktadır.

Arşivlemenin temel amacı; içinde bulunulan ve değer ifade eden her türlü arşiv malzemesini sağlıklı bir şekilde korumak, bir sistem içerisinde kullanıcıların hizmetine sunmak olarak ifade edilmektedir. Arşivlerden; araştırma amacıyla, davalarda, rapor hazırlamada, belli bir olayın aydınlatılması gibi sebeplerle faydalanmak olasıdır. Bunun gibi ihtiyaçların karşılanması arşivleme kavramının etkili bir biçimde kullanılmasıyla meydana gelmektedir. Örgütler hangi faaliyet türleri içerisinde olursa olsunlar arşivin değişmeyecek olan görev ve fonksiyonları mevcuttur. Bunlar:

• Arşiv malzemelerinin belirlenmesi ve bir düzen içerisinde ayrılması
• Arşiv malzemesinin kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılayabilecek biçimde kullanıma sunulması
• Arşiv malzemelerinin zarar görmeyecek bir biçimde korunması
• Arşiv malzemesinin kaybolmasının ya da zarar görmesinin engellenmesi

Arşivler; devletin, şahısların ve ilişkiler sonucu ortaya çıkan belgeler sayesinde ulusal hakların korunmasına yardımcı olmaktadır. Gündeme gelen çeşitli konular arşiv belgeleri sayesinde aydınlatılmakta ve çeşitli dönemlere ait yaşam biçimleri, kültürler ve ilişkiler ortaya çıkmaktadır. Bu sayede bir köprü görevi görerek bilimsel çalışmalara da olanak sağlamaktadır. Arşiv malzemeleri nerede tutulursa tutulsun sadece geçmişi öğrenmek için değil, geçmiş hakkındaki bilgilerin günümüze ve geleceğe yaptığı etkiyi görmek için de önemlidir.

Arşivleme Türleri

Kullanım alanı ve yoğunluğuna göre sektörel olarak değişmekle birlikte genel anlamda kullanılan arşivleme türleri şu şekildedir.

Birim Arşivi: Örgütlerin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içerisinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimleridir. Mükelleflerin taşra, bölge ve yurtdışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılmaktadır. Arşiv malzemesinin birim arşivlerinde saklanma süresi 1-5 yıl arasındadır. İstisna olarak sicil dosyaları, sicil numarası veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de bu duruma göre yerleştirme yapılmaktadır.

Kurum Arşivi: Bakanlık, genel müdürlük ve işletme gibi örgüt yapılarında oluşan arşivlerdir. Belgelerin saklanma süresi 10-14 yıl arasındadır. Belgeler, saklama süreleri sona erdiğinde ayıklama işlemine tabi tutularak, gerekli olanlar devlet arşivinde saklanırlar.

Devlet Arşivi: Devlet yapısı içerisinde, devletin yaşam süreci ile ilgili mevcut bütün arşiv malzemelerinin toplanmış olduğu arşivlerdir. Merkeziyetçi tip ve Dağınık Tip şeklinde sınıflandırılır.

Şehir Arşivleri: Bir şehir ile ilgili bütün belgelerin bir araya toplanmış olduğu arşivler olarak ifade edilmektedir. Aynı zamanda şehrin yaşam süreci boyunca oluşturulan tüm vesikalar da şehir arşivlerinde yer almaktadır. Vesika, belge, doküman olarak ifade edilmektedir.

Noter Arşivleri: Noter kurumunun yapmış olduğu işlemler sonucunda ortaya çıkan dokümanların bir arada bulunduğu arşivlerdir.

Özel Arşivler: Devlet veya yarı-devlet kuruluşu olmayan teşekküllerin arşivleri olarak tanımlanmaktadır. Aile, dernek vb. arşivler özel arşivler kategorisine girerler.

Dinî Arşivler: Dini yapıların ve kuruluşların yapmış oldukları faaliyetler sonucunda ortaya çıkan dokümanların oluşturduğu arşivlerdir. İçlerinde genellikle manevi ve maddi yönü yüksek olan eserleri barındırmaktadır.

Kartografik Arşivler: Harita, plan vb. arşiv malzemelerinden oluşan arşiv çeşididir. Tapu kadastro kurumlarında, mimarlık işletmelerinde ya da restorasyon ile ilgilenen ve bu yönde faaliyet gösteren işletmelerin bünyelerinde bulunan arşivlerdir.

Folklor Arşivleri: Bir ülke, şehir, bölge vb. ile ilgili her türlü folklorik malzemeden oluşan arşivlerdir. Mevcut coğrafyada yaşamış ve yaşayan halkın kültürünü oluşturan halk bilim olaylarıyla ve ürünleriyle ilgili doküman ve belgelerin yer aldığı arşivlerdir. Film koleksiyonlarını içeren türlerine ise filmotek adı verilmektedir. Filmotek, Film kütüphanesidir.

İkonografik Arşivler: Tarihsel anlamda önem içeren resimlerin tabloların, estampların, gravürlerin ve anıtsal resimlerin tasniflendiği arşiv türleridir. Estamp Bakır, tahta, metaller ya da alçı taşları üzerine çizilmiş resimleri kağıda basma tekniğidir.

Odyovizüel Arşivler: Arşiv belgesi olarak kabul edilebilecek olan filmlerin, manyetik bantların, plakların ve kasetlerin tasniflendiği arşiv türleridir.

Günlük Kullanılan Arşivler: İşletme yapılarında, günlük işletme faaliyetlerinin sonucu olarak üretilen ya da transfer edilen dokümanlardan oluşan arşivlerdir.

Arşivleme Süreci

Arşivlemede öncelikle hangi belgelerin ya da dosyaların arşive alınacağına karar vermek için eleme yapılmalıdır. Eleme süreci; varsa ilgili yönetmelik maddelerine göre yoksa bir komisyonun vereceği karar doğrultusunda yapılmalıdır.

Tasnifleme Süreci: Arşivlerde sorumlu personel tarafından yapılması gereken ilk iş, arşive iletilmiş belgelerin düzenini (tasnifini) sağlamaktır. Genellikle kullanılan dosyalama sistemindeki tasnif uygulanarak arşive yerleştirilmektedir. Ayrıca Açık Seri, Devamlı Seri ve Kronolojik Dilim Yöntemi de kullanılmaktadır. Ayrıca Kronolojik sistem, Sistematik yöntem ve Organik sistem olmak üzere literatürde üç farklı arşivleme sisteminden de bahsedilmektedir.

İşletme faaliyetleri kapsamında değerlendirilen arşivleme sürecinin belirli bir standart ve belirli bir yöntem kapsamında ele alınması gerekmektedir. Adım adım gerçekleştirilecek bu süreç sırasıyla;

• Arşiv dokümanlarını toparlamak
• Arşiv dokümanlarını korumak
• Arşiv dokümanlarını tasnif etmek
• Arşiv dokümanlarını değerlendirerek sıralamak adımlarını içeren ve birbirini takip eden bir süreç içerisinde gerçekleşmektedir.

Arşiv İndekslerinin Hazırlanması: Arşiv malzemelerinin sağlıklı bir biçimde kullanılabilmesi için dosya içeriklerini gösteren ve anahtar kelimelerden oluşan indekslerin hazırlanması arşivleme sürecinin verimliliği açısından büyük önem taşımaktadır. Arşiv indekslerinin hazırlanmasında dosyalama sürecinde kullanılan indeksleme yöntemleri esas alınmaktadır.

Arşiv Yönetimi

Günümüz örgütlerindeki arşiv yapılarında genellikle iki tür yöntem kullanılmaktadır. Bu yöntemler klasik (geleneksel) ya da çağdaş arşivleme yöntemleridir. Klasik arşivleme yöntemi, somut ya da fiziksel olarak belge ve dosyaların arşivlenmesini içermektedir. Çağdaş arşivlemede ise ofis otomasyonuna bağlı olarak geliştirilen sanal dosyalama sistemleri gibi sanal arşivleme sistemleri süreç kapsamında ele alınmaktadır. Elektronik ofis sistemleri aracılığıyla örgütler; multimedya, resim, metin, belge ve bilgilerin belirlenen arama kriterlerine göre güvenli olarak ve stabil bir görüntü kalitesinde yıllar boyunca saklanmasını ve ihtiyaç anında hızlı bir biçimde ulaşılmasını sağlamaktadır.

Elektronik belgelerin dosyalanması ve arşivlenmesi sırasında belgelerin formatlarına ve üstveri gruplarına karar verilmesi, sürecin daha verimli ve güvenilir işlemesini sağlayacaktır. Dosyalama ya da arşivleme sürecinde fark etmeksizin elektronik belge süreçlerinde yer alan kişilerin birbirleriyle olan etkileşimleri ve iletişimleri çok önemlidir.

Elektronik belge yönetiminde arşivleme, büyük oranda paylaşılmış bilginin düzenlenmesine, organize edilmesine ve ulaşılabilirliğinin sağlanmasına dayanmaktadır. Arşivleme sistemi, elektronik belgeleri saklama süreleri boyunca yönetilebilmelidir.

Elektronik belgelerin gerçekliğinin ve bütünlüğünün korunması ve arşivlemenin sağlıklı yürütülebilmesi açısından fiziksel depolama alanlarının oluşturulmasında ya da seçilmesinde bazı hususların göz önünde bulundurulması gerekmektedir.

Arşivleme işlemleriyle ilgili politikaların kurum belge yönetim stratejileriyle ilişkisi açık bir biçimde belirlenmiş olmalıdır. Elektronik belgelerin arşivlendiği donanım unsurlarının bulunduğu mekânların doğru seçimi etkin arşivleme açısında önemli bir husustur.

Elektronik belgelerin kendi ortamlarında her an ulaşılabilir olarak tutulması, örgüt yapıları için büyük maliyetler getirecektir. Faaliyetler kapsamında yer alan tüm süreçlerin elektronik ortamda bulunması maliyet arttırıcı bir unsurdur. Ayrıca yetersiz personelden kaynaklanan kullanıcı hataları, çeşitli donanım arızaları gibi unsurlar da elektronik ortamda bulunan belgelerin güvenliğini tehdit altında bırakacaktır.

Arşiv malzemelerinin korunması süreci, işletme çalışanlarının ve alınacak korunma ve güvenlik önlemlerinin birbirleriyle uyumlu bir biçimde çalışması sayesinde gerçekleşebilmektedir. Bir işletmeye ya da yapıya ait arşiv belgelerinin korunması kültürel miras kapsamında değerlendirilmeli ve özellikle folklorik açıdan ele alınmalıdır. Arşivlerde fiziksel, kimyasal, biyolojik kaynaklı pek çok faktör belgelerin yıpranmasına neden olabilmektedir.

Arşiv hizmetleriyle ilgili her türlü işlem ve faaliyetler, arşivcilikte “konservasyon” ve “konsültasyon” adı altında olmak üzere iki aşamada ele alınmaktadır. Konservasyon; arşiv malzemesinin fiziki, kimyevi, biyolojik, mekanik ve bunlar dışında kalan çeşitli tahrip unsurlarıyla bozulup amacını kaybetmesini önlemek ve belli şartlar altında korunmasını sağlamak; konsültasyon ise arşiv malzemesini mevzuat çerçevesinde, hakiki ve hükmi şahısların, devletin, ilim ve kültürün hizmetinde yarara sunulmak anlamlarını taşımaktadır.

Doğal ve çevresel şartlara bağlı olarak kâğıt, birçok dış etmen tarafından saldırıya maruz kalmaktadır. Kâğıda hasar veren ve özelliklerini bozan sebepler arasında; ısı, güneş ışığı, nem ve toz gösterilebilir. Ayrıca havada yer alan asidik ve diğer gazlar, imalat sırasında ilave edilen zararlı kimyasallar da kağıdın depolanma ömrünü olumsuz yönde etkilemektedir. Arşiv malzemesinin tahribat sebepleri arasında doğal felaketler, insandan kaynaklanan hırsızlık, hatalı kullanım, bilgi eksikliği, modası geçmiş malzeme kullanımı gösterilebilir. Bunların dışında kalanlar genel olarak biyolojik, fiziksel ve kimyasal faktörler olarak ana hatlarıyla ifade edilebilir.

Biyolojik Tahribat: Biyolojik faktörler, genellikle tropikal iklime sahip bölgelerde hasara sebep olmaktadır. Arşivleri meydana getiren malzemelerin çoğu biyolojik faktörlerin zararına maruz kalmaktadırlar. Mantar, bakteri, böcek vb. bir takım biyolojik faktörlere karşı önlem alınması ve bu konularda bilgi sahibi olunması gerekmektedir.

Fiziksel Tahribat: Fiziksel olarak hasara sebep olan etmenler ışık, ısı ve nemdir. Bu etmenler kâğıtta fotokimyasal, hidrolitik ve oksitleyici değişikliklere sebep olmaktadır. Fiziksel hasarlar biyolojik hasarlardan farklıdır ve ortaya çıkan sonuçlar sararma, kolay kırılabilirlik şeklinde görülmektedir. Bu durum da belgelerin etkin kullanımını engellemektedir.

Kimyasal Tahribat: En iyi depolama standartlarında dahi selüloz; asit tarafından yavaş yavaş saldırıya uğramakta, rengi değişmekte, sertleşmekte ve kolay kırılır hâle gelmektedir. Eğer kâğıt fazla sıcak ve nemli bir ortamda muhafaza edilir ve fazla ışığa maruz bırakılırsa kâğıt üzerindeki değişiklikler hızlanmaya başlayacaktır. Kâğıdın asidik gazlar gibi kimyasal faktörlerden tahrip olmasıyla ısı, ışık, hatalı kullanım gibi fiziksel faktörlerden dolayı tahrip olması arasındaki fark, kâğıtta meydana gelen reaksiyon tipinin farklılığından ziyade reaktif sınıfının farklılığından oluşmaktadır.

Belgelerin korunması denince; onların hasar almalarını önleyecek şekilde depolanması, kullanılması ve teşhir edilmesi anlaşılmaktadır. Korumaya yardımcı faktörler; depoların yeri ve şekli, depolamada kullanılan cihazlar ve depolama tarzı, havalandırma, malzemelerin kullanılma tarzı, doğal afetler ve insandan kaynaklanan olumsuzluklara karşı arşiv malzemesinin korunması için alınan tedbirler olarak ifade edilebilir.

Arşiv malzemesinin depolanacağı binanın aynı zamanda olumsuz çevre koşullarına, böceklere, kemirgenlere, nem ve sıcaklık değişikliklerine, doğal afetlere ve sabotaja karşı emniyet tedbirleriyle donatılmış olması gerekmektedir. Ayrıca, binanın şekline ve vereceği hizmetlere karar vermeden önce; mevcut olan ve her yıl artabilecek malzemenin miktar takdirinin yapılması ve arşivin kaçınılmaz olan büyüme hacminin ve gelecekte olabilecek tehlikelerin hesaba katılması gerekmektedir.

Binanın planlanması ve şekli; Bölgenin İklim Şartları, Yer Seçimi, Temeller, Doğal Havalandırma, Aydınlatma, Odaların Yeri, Depo Yerleri, Su ve Diğer İmkanlar, Drenaj dikkate alınarak belirlenmelidir.

Belgelerin Saklama Süreleri ve İmha Süreçleri

Arşivlemede dosyalar belirli süreler içerisinde saklanmaktadır. Esas itibariyle bir dosyanın saklanma aşamasına gelebilmesi için işleminin bitmiş olması gerekmektedir. Dosyaların bu amaçla tasnifinde; işlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşın elde bulundurulması gerekenler biçiminde üç grup dosya ortaya çıkmaktadır.

Örgüt yapılarında hangi dosyaların saklanacağına ve dosyaların saklama sürelerinin belirlenmesinde “ana işlem ve yardımcı işlem” tasnifi belirleyici bir rol oynamaktadır. Dosyalar saklama ve elde tutma süreleri yönünden dört türe ayrılmaktadır;

Hemen Kaldırılacaklar, Süresi Belirsiz Olanlar, Kaç Yıl Saklanacağı Belli Olanlar ve Daimi Olarak Saklanacaklar.

İmha süreci arşiv malzemelerinin ilgili arşivlerde bekletilme sürelerine göre belirlenmektedir. Birim ve kurum arşivlerinde arşiv malzemelerinin saklanma süreleri bir komisyon ya da uzmanlarca yürütülmektedir.

Arşiv belgelerinin imha işlemi, örgütlerin yönetme süreçleri içerisindeki en hassas adımlardan biridir. Bu işlemin gizli, hatasız ve güvenli bir biçimde gerçekleştirilmesi büyük önem taşımaktadır. Birçok örgüt yapısının hassas ve gizli verilerinin kağıt üzerinde bulunması, bu belgelerin gelişigüzel yırtılıp çöp kutularına atılması, parçaların tekrar birleştirilebilme riskini ortaya çıkarmaktadır. Örgütlerin gizlilik politikaları çerçevesinde kanunca saklama süresi tamamlanmış ve imha zamanı gelmiş belgelerin kimsenin eline geçmeyecek ve kullanılamayacak biçimde imha edilmesi gerekmektedir.

İşletmelerin belge ayıklama ve imha iş akış süreçleri kendi internet sitelerinde verilmektedir. Bu sürecin şeffaf bir biçimde açıklanması “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” ile uyumlu olduğunun bir göstergesi olduğu için önem arz etmektedir.

Belgelerin imha süreçleri kapsamında aşağıdaki adımlar izlenmektedir:

• Ayıklama ve imha komisyonlarında çalışacak personellerin belirlenmesi,
• Personelin iş tanımlarının yapılması ve çalışma takviminin oluşturulması,
• Komisyon çalışmalarının başlatılması,
• Komisyon tarafından imhasına karar verilen belgelerin tarih, konu ve açıklama esaslarına göre listelenmesi,
• Listelerin komisyon başkanı ve üyeler tarafından imzalanarak onaylanması,
• İmhasına karar verilen belgelerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün onayına sunulması,
• Onayı alınan belgelerin geri dönüşüm merkezine teslim edilmesi ve iki nüsha imza tutanağı alınarak kurum arşiv personeli gözetiminde kontrol edilerek imha edilmesi.