Ünite 3: Bilgi ve Belge Merkezlerinde Yönetim

Giriş

Yönetim kavramı mikro ve makro anlamda ele alındığında geniş bir yelpazede değerlendirilmektedir. Örgütsel alandan işletme içi birimlere kadar nitelikli bireyler tarafından astların doğru ve verimli bir biçimde yönetilebilme becerilerinin sergilendiği alanlar olarak karşımıza çıkmaktadır. Örgüt yapılarının ortak amaçlarına ulaşabilmek için sarf edilen çabalar bütünü olarak da literatürde ifade edilen yönetim kavramının geçmişi çok eskilere dayanmaktadır. Yıllar içerisinde farklı anlamlar ve bağlamlar doğrultusunda kendini geliştiren kavram, insanlık tarihi kapsamında ele alındığında esas sıçramasını sanayi devrimi ile birlikte gerçekleştirmiştir.

Yönetim Kavramı ve Bağlı Tarihçesi

Yönetim, insanlığın var oluşundan beri adı geçen kavramlardan biridir. İşletmelerin amaçlarına ulaşmak adına kullanmak istedikleri kaynakların belirli fonksiyonlar dahilinde yürütülmesi için etkili bir yönetim sürecine ihtiyaç vardır. Bu yönetim süreci kapsamını ise uğraşılması zor olan “insan” ile gerçekleştirmek ve yapılacak olan görevleri insanla birlikte organize etmek ve uygulamak gerçeği yönetim sanatının da önemini vurgulamaktadır.

Yönetim

“Yönetim nedir?” sorusu günümüzde hâlen cevap arayan ve farklı disiplinlerde kendilerine özgü yorumlar katılabilen bir olgu olarak karşımıza çıkmaktadır. İster rahat bir örgütsel alanda isterse kaos alanında yer alsın işletmelerin ortak yönetsel değerler kapsamında ele alınması gerekmektedir. Bilimsel dayanaklar kapsamında ya da bireylerin deneyimlerine dayanan düşünce ve metaforlarla ele alınan yönetim faaliyeti, nihayetinde insanlarla birlikte iş yapabilme ve insanları doğru yönlendirebilme sanatı olarak ifade edilmektedir. Yönetim, birçok değişkeni içinde barındıran, çok farklı koşullarda iş görebilme yeteneğinin insanlar ile birlikte sergilendiği bir alandır. Literatürde onlarca hatta yüzlerce tanımı bulunan yönetim kelimesinin en yalın ve kabul gören tanımı ise; “yönetim, başkaları ile iş görebilmektir.” biçiminde yer almaktadır. Başkaları kapsamında insan unsurunun yer aldığı günümüzde, insanla doğru kanallardan iletişimin ne kadar zor olduğu düşünüldüğünde, bu durumun onların farklı çevrelerde ve biçimlerde iş görebilmelerini sağlatmak ince bir ustalık gerektiren bir olgu hâline gelmektedir. Yakın ve uzak gelecekte endüstri 4.0 gibi başlıkların işletme yaşam çevirimlerine girmesiyle birlikte makineleşme sürecinin hızlanacağı kabul görmüş bir gerçektir. Ancak insan unsurunun da –iş tanımlarının değişmesi ve yapılacak işlerin farklılaşması gibi kavramlar göz önünde bulundurularak- uzunca bir süre işletme alanında yer alacağı kabul edilmektedir.

Yönetim faaliyetlerinin nasıl ele alınması gerektiği konusunda teoriler geliştirilmiş ve bu teoriler tarihsel olarak yönetimin geçmişini, gerekli duyulan geliştirmeler sonucunda günümüze ulaştırmıştır:

• Klasik Yönetim ve Organizasyon Teorisi
• Bilimsel yönetim yaklaşımı
• Yönetim süreci yaklaşımı
• Bürokrasi yaklaşımı
• Davranışsal (Neo-Klasik) Yönetim ve Organizasyon Teorisi
• Modern Organizasyon Teorisi
• Sistem yaklaşımı
• Durumsallık (koşul-bağımlılık) yaklaşımı
• Çağdaş yaklaşımlar.

Klasik Yönetim ve Organizasyon Teorisi

Klasik organizasyon teorileri başlığı altında üç yaklaşım bulunmaktadır:

• Bilimsel yönetim yaklaşımı – Frederick Taylor
• Yönetim süreci yaklaşımı – Henri Fayol
• Bürokrasi yaklaşımı – Max Weber

Klasik teori iki ana fikir etrafında yer almaktadır: (1) Rutin işlerin görülmesinde insan unsurunun makinelere ek olarak nasıl etkin bir şekilde kullanılabileceği ve (2) formal organizasyon yapısının oluşturulmasıdır. Taylor birinci fikir, Fayol ve Weber ise ikinci fikir üzerinde durmuşlardır. İki ayrı fikir ele alan üç yaklaşım olsa da bu yaklaşımların ortak fikir ve amaçlara sahip olduğu söylenebilir.

Bilimsel Yönetim Yaklaşımı, 1900’lü yılların başında Frederick Taylor tarafından ele alınan bu yaklaşım uzunca bir süre işletmeler tarafından benimsenmiş ve kullanılmıştır. “Bethlehem Steel Company” de yaptığı deneyler sonucunda geliştirilen bu yaklaşımın ana ilkeleri ve organizasyonlara aktarılması Koçel tarafından şu şekilde ifade edilmiştir:

• Gelişigüzel çalışma değil bilimsel çalışma düzeni
• Başıbozukluk değil ahenk ve koordinasyon
• Kişisellik değil yardımlaşma
• Düşük verim değil maksimum çıktı
• Herkesin mümkün olan en yüksek verimlilik düzeyine çıkarılması için eğitim
• Her iş, işi oluşturan görevlere ayrılmalı
• Bu görevlerin her biri bilimsel açıdan ayrıntılı olarak incelenmeli
• Bu inceleme yapılırken görevlerin nasıl daha etkin yapılabileceği, araç ve gereçlerin nasıl kullanılacağı ve görevi yapanın nasıl davranması gerektiğinin araştırılması

Yönetim Süreci Yaklaşımı, Henri Fayol’un öncülüğünü üstlendiği yönetim süreci yaklaşımında, bilimsel yönetim yaklaşımının mikro değişkenleri inceleyen bakış açısına karşılık, işletmenin tamamı ele alınarak incelenmiştir. Yönetim süreci yaklaşımı ekonomik etkinlik ve rasyonellik fikrini esas almıştır. Dolayısıyla bu yaklaşım bilimsel yönetim yaklaşımının bir nevi devamı, onun tamamlayıcısı sayılabilir. Yönetim süreci yaklaşımı sadece organizasyon konuları ile değil fakat yönetimin bütün alanları ile ilgili ilkeler geliştirmeye çalışmıştır. Bu yönü ile bilimsel yönetim yaklaşımından çok daha geniş ve kapsamlı bir yaklaşımdır. Fayol’a göre işletmedeki faaliyetler altı grupta toplanabilmektedir:

• Teknik faaliyetler (üretim faaliyetleri)
• Ticari faaliyetler (alım, satım vb.)
• Finansal faaliyetler (para bulma ve kullanma)
• Muhasebe faaliyetleri (kayıtların ve istatistiklerin tutulması, hazırlanması)
• Güvenlik faaliyetleri (işyeri ve işgörenlerin korunması)
• Yönetim faaliyetleri.

Bürokrasi Yaklaşımı, 1900’lü yılların başında Max Weber tarafından geliştirilen bürokrasi yaklaşımı, işletmelerin bürokratik bir yapı sergilemesinin etkinliği arttırıcı bir etken olduğunu ifade etmektedir. Neden ve nasıl sorularına değinmeden mikro açıdan bir örgüt modeli olarak ifade edilen bürokratik yapının özellikleri şunlardır:

• Fonksiyonel uzmanlaşmaya dayanan iş bölümü
• Açık ve seçik bir şekilde belirlenmiş hiyerarşik bir yapı; böylece her kademe bir üst kademe tarafından kontrol edilecektir.
• İlke ve yöntemler; her kademede işlerin nasıl yapılacağı ile ilgili olarak ayrıntılı ve somut ilkeler ve yöntemler geliştirilecektir.

Davranışsal (Neo-Klasik) Yönetim ve Organizasyon Teorisi

Neo-klasik yönetim teorisinin ortaya çıkan en önemli özelliği, klasik yönetim teorisinin düşünceleri üzerinde eksik olan yönü tamamlamak konusundadır. Klasik yönetim teorisinin insan unsurunu dolduran neo-klasik yönetim teorisi, insan faktörünün çalışma yaşamındaki psikoloji, sosyolojik ve vicdani yönü ile de ilgilenmektedir. İşletme yapılarındaki etkinliğin insan davranışlarının bir sonucu olarak ortaya çıktığı bu teori kapsamında ele alınmıştır.

• Neo-klasik yönetim teorisinin ele aldığı başlıca konular şunlardır:
• İnsan davranışı
• Kişilerarası (beşeri) ilişkiler
• Grupların oluşturulması
• Grup davranışları
• İnformal organizasyon
• Algı ve tutumlar
• İletişim
• Motivasyon
• Önderlik
• Organizasyonlarda değişim ve gelişme

Neo-klasik yaklaşımın gelişmesini sağlayan Hawthorne Araştırmaları olmuştur. Roethlisberger ve Mayo tarafından yapılan araştırmada çalışanların verimliliğini esas olarak fiziksel faktörlerin değil; motivasyon, insan ilişkileri gibi faktörleri içerden sosyal faktörlerin arttırdığını ortaya koymuştur. Bu araştırma işletme yapılarının insanlardan oluşan sosyal bir ortam olduğunu ve sosyal faktörlere göre şekillendiğini ortaya koyan bir çalışmadır.

Modern Organizasyon Teorisi

Modern organizasyon teorisi, işletmelerin geçmişten günümüze kadar olan ihtiyaçlarını, günümüz koşullarında ele alan, etkinlik ve verimliliğin arttırılması için çeşitli unsurların da ele alınması gerektiğini savunan esnek bir yaklaşım sunmaktadır.

Sistem Yaklaşımı, 1900’lü yılların başında biyolog Ludvig Von Bertalanffy tarafından ortaya konulan Genel Sistem Teorisi ile bağdaşmaktadır. Olayların tek bir olgu ile incelenmesi yerine, o olguya bağlı olan diğer olgularla ve çevresiyle ilişkisini ele alan süreçlerin yönetim başlığı altında incelenmesi sistem yaklaşımını oluşturmaktadır. “Böyle bir yaklaşımın amacı, yönetim olayının ve birimlerinin birbirleri ile olan ilişkilerini ve bu ilişkilerin niteliğini incelemek, belirli bir birimdeki gelişmelerin diğer birimler üzerindeki etkilerini araştırmak, kısaca; yönetim olaylarını başka olaylarla ve dış çevre şartları ile ilişkili olarak incelemektir”.

Sistem kavramı, belirli parçaların kendi ve çevresinin yararlarını gözeterek oluşan bir bütün olarak ifade edilebilir. Sistem yaklaşımı literatüre bakıldığında organizma-organizasyon metaforu kapsamında daha anlaşılır bir biçimde ifade edilmektedir. İnsan vücudu dolaşım sistemi, sinir sistemi, sindirim sistemi vb. çeşitli alt sistemlerden oluşmaktadır. Bu alt sistemler kendi içerisinde belirli işlevlere sahiptirler ve bu işlevlerin doğru bir biçimde yapılması gerekmektedir. Bu alt sistemler kendi içlerinde olduğu kadar birbirleri ile de etkileşimli bir biçimde çalışmak durumundadır ki organizmanın esas işlevi olan hayati faaliyetler düzgün bir biçimde işleyebilsin. Alt sistemlerin herhangi birinde meydana gelebilecek bir aksama (hastalık, rahatsızlık vb.) sistemin tümünü etkileyecek ve hastalık durumu oluşacaktır. Bu durum organizasyon yapıları için de birebir örneklendirilebilir.

İkinci Dünya Savaşından sonra organizasyon yapılarındaki değişim ve gelişmelere bağlı olarak dönemin mevcut teorilerine farklı bakış açıları ile bakılmaya başlanmıştır. Organizasyon yapılarının en iyileştirilmesi ve organizasyon ilkelerinin oluşturulmasının yanında özellikle her zaman ve her koşulda en iyi organizasyon yapılarının olamayacağı, organizasyonların çeşitli içsel ve dışsal faktörlere göre şekilleneceği düşüncesi ağırlık kazanmaya başlamıştır. Literatürde de sıkça vurgulanan organizasyonların yapıları ve örgütsel davranış ilişkileri aynı zamanda işletmelerin büyüklükleri, etkileşimde bulundukları çevre koşulları ve özellikle faaliyet alanlarındaki teknoloji düzeyleri gibi etmenlerle birlikte koşullara bağlı bir biçimde ele alınmaya başlanmıştır. Koçel’in aktardığı üzere, “durumsallık yaklaşımı, klasik ve neo-klasik teorilerin ilke temelleri üzerine kurulan yaklaşımlardan farklıdır. İlkeleri ve en iyi organizasyon yapısını esas alan klasik ve neo-klasik yaklaşımların evrensel ve öngörücü bir nitelik taşımalarına karşılık, durumsallık yaklaşımı durumlarla ve belli bir durumdaki koşulları açıklamakla ilgilidir ve öngörücü bir nitelik de taşımamaktadır.” Durumsallık yaklaşımında özellikle yöneticilerin uygulayacakları tekniklerin, davranışların ve düşüncelerin koşullara göre farklılık gösterebilmesi önemlidir. Anlaşılması gereken; her zaman ve her koşulda organizasyon yapılarının farklı olabileceğidir.

Yönetsel Etkiler

Yönetim, bilgi ve belge merkezleri açısından ele alındığında, merkezlerin diğer işletmelerden farklı bir biçimde düşünülmesi gerektiği söylenebilir. Bilgi ve belge merkezleri farklı düşünme tarzlarına sahip olan ve farklı faaliyetler yürüten yapılardır. Kapsam olarak hizmet işletmesi olarak ifade edebileceğimiz merkezler, genel sistem yaklaşımı anlayışında hareket eden, diğer bir ifadeyle iç ve dış çevresi ile sürekli iletişim hâlinde olan organizasyon yapılarıdır.

Bilgi ve belge merkezleri, aynı kâr amacı güden ticari işletmeler gibi kapsamı dahilinde gerçekleştirdikleri faaliyetler konusundaki yenilikleri, değişimleri ve gelişmeleri takip etmek durumundadır. Özellikle hızla değişen teknolojinin zamanında takibi, bilgi ve belge merkezlerinin sunacakları hizmetlerde daha verimli olmalarını ve karşılaştıkları koşullarda daha esnek bir yapıda olmasını sağlayabilecektir.

Bilgi ve Belge Merkezleri Açısından Yönetim Faaliyetlerinin Önemi

Yönetim faaliyetleri; amaca yönelik olması, grup etkinliklerini içermesi, beşeri olması, işbirliği ve uzmanlaşmaya yönelik olması, eşgüdüm içinde bulunulması ve yetki-sorumluluk üzerine kurulması bakımından her örgüt türünde yer alan önemli bir süreçtir. Bilgi ve belge merkezleri bağlamında yönetim sürecinin özellikleri aşağıda yer almaktadır:

• Yönetimin amaca dönük bir faaliyet olması
• Yönetimin bir grup faaliyeti olması
• Yönetimin insanlara yönelik bir faaliyet olması
• Yönetimin işbölümü ve uzmanlaşma faaliyeti olması
• Yönetimin koordinasyon faaliyeti olması
• Yönetimin yetki ve sorumluluk faaliyeti olması
• Yönetimin rasyonel bir faaliyet olması
• Yönetimin karar alma süreci olması.

Yönetim Teorilerinin Bilgi ve Belge Merkezleri Üzerindeki Etkileri

Yönetim süreci yaklaşımı kapsamında ise özellikle dönemin St. Louis Halk Kütüphanesi müdürü olan F.M. Crunden, Fayol tarafından geliştirilen ilkelerin kütüphanelerde de uygulanabileceğini belirtmiştir (Drury, 1924; akt. Kurulgan, 2005). Kipp’in 1954 yılında yapmış olduğu çalışmada ise bilimsel yönetim yaklaşımlarının kütüphanelere uygulanması konusunda araştırma yapan bilim insanlarının çalışmalarını incelemiş ve bilimsel yönetim yaklaşımlarının kütüphanelere uygulanması konusunda çeşitli öngörülerde bulunmuştur (Kurulgan, 2005):

• Performans standartları belirlenerek; kitap siparişlerinin yapılıp-yapılmadığı, kataloglanıp- kataloglanmadığı ve ödünç verilip verilmediği ortaya çıkarılacaktır. Böylece zaman ve hareket etütleri kütüphanelerde uygulama alanı bulabilecektir.
• Kütüphanelerin her bir bölümünde açıkça tanımlanan standartlar; performans ölçümü, sorumlulukların ortaya konulması, işgören alımları ve atamaları konusunda katkılar sağlamaktadır.
• Bilimsel yönetim yaklaşımları, kütüphane yönetiminin önemli bir işlevi olan planlamayı destekleyecek ve bir yönetici liderliğinde oluşturulacak planlama ekibinin performans ölçütlerinin tanımlanması konusunda yararlar sağlayabilecektir.
• Personel politikaları, göz kararı ölçümler yerine standartlara göre yapılacak ve personel işleri merkezileştirilerek tek bir birim (personel ofisi) tarafından yürütülecektir. Böylece personel ofisi büyüyüp geliştikçe de personel hizmetleri konusunda daha fazla görevler üstlenebilecektir.

Yönetsel ve Stratejik İşlevler

İster imalat isterse hizmet sektöründe yer alsın her işletmenin paylaştığı ortak amaçları vardır. Mevcut ürünlerin sayısını arttırmak, kaliteyi yükseltmek ve bunları yaparken de maliyetleri düşürmek ortak payda olarak ifade edilmektedir. Bu istenenlerin sonucunda ise işletme uzun dönemli bir yaşam eğrisi sürecek ve işletme kârlarını yukarıya doğru çıkartacaktır. Ancak bu istenilenlerin mantıklı bir biçimde yapılması gerekmektedir ve bunun için de yönetim sürecinin belirli stratejik ve yönetsel işlevler dahilinde ele alınması gerekmektedir.

Planlama

Planlama sadece yönetim sürecinin değil, işletme faaliyetlerinin ve sosyal yaşamın en önemli başlangıç aşamasını oluşturmaktadır. Sosyal hayatta ya da işletme faaliyetlerinde karar verme süreci kapsamında mutlaka planlama aşamasının titizlikle ele alınması gerekmektedir. Planlama, nihai amaca ulaşmada atılan ilk adımdır ve planlama sürecinin doğru bir biçimde analiz edilip yorumlanması, istenilen sonuca ulaşmada en büyük etken olmaktadır.

Planlama, planı ortaya çıkarmak için sarf edilen gayretleri, bir süreci ifade etmektedir. Plan bir sonuç, planlama ise bir süreçtir. Planlama sürecine yakından bakıldığında, sürecin sadece belirli teknik ve metotları kullanmaktan çok farklı bir anlamı olduğu, bir nevi düşünce ve yaşam tarzı olduğu görülmektedir. Bunun sebebi ise planlamanın geleceğe bakmakla aynı düşünceyi ifade ettiğidir. Planlama herhangi bir konu ile ilgili olarak; ne, ne zaman, nasıl, nerede, kim tarafından, neden, hangi maliyetle ve hangi sürede sorularına cevap vermeye çalışmayı ifade etmektedir.

Örgütleme

Yönetim işlevlerinin ve işletme faaliyetlerinin planlamadan sonra gelen aşaması örgütlemedir. Örgütleme işlevinde, planlama sürecinde ortaya çıkan ve oluşturulan örgütsel aşamaların ve düzenlerin bölümlere ayrılması ve sorumlulukların ortaya konulması amaçlanmaktadır.

Örgütleme işlevi, örgüt çalışanları arasında bir köprü görevi üstlenerek işgörenlerin birlikte çalışmalarına olanak sağlamaktadır. Ayrıca yöneticinin görevini yerine getirebilmesi için kendisinin yapacağı işleri, kendisine yardımcı olacak kişileri, yetki ve sorumlulukları açık bir biçimde ortaya koymaktadır.

Yöneltme

Yöneltme süreci işgörenlere planlar ve örgütleme sonucunda verilen işlerin verimli bir biçimde yaptırılmak istenmesi olarak ifade edilebilir. Yöneltme sürecinin hedefinde insan ve insan davranışlarının doğru bir biçimde yönlendirilmesi yer almaktadır. İş tanımlanan insanların doğru bir biçimde çalışmasını sağlamak, hiyerarşik olarak geliştirilen emir-komuta zinciri dahilinde emirleri uygulamasını sağlamak ve gerektiğinde yetki ve sorumluluk almalarını sağlamak gerekmektedir.

Denetim

Yönetim işlevlerinin sonuncusu olan denetim yani kontrol işlevinin gerekliliği, örgütün belirlenen amaçlara ulaşmak için oluşturulan bir yapı olmasından kaynaklanmaktadır. Her işletme yapısı gibi kütüphaneler ve bilgi ve belge merkezleri de amaçlarına ulaşmak ve başarılı olmak istemektedir. Bunun temel koşulu ise iyi bir yönetim sistemine sahip olmaktan geçmektedir. Kütüphane ve bilgi ve belge merkezlerinin yönetimlerinin başarılı olabilmesi için öncelikle planların yapılması daha sonra planların uygulanması için örgütsel yapının oluşturulması ve yürütme sisteminin kurulması, son olarak da bu işlevlerin ne ölçüde başarıldığının belirlenmesi, diğer bir ifade ile denetlenmesi gerekmektedir. Denetim işlevi, sadece örgütün amaçlarına ulaşıp ulaşılmadığının kontrolü olarak kalmamakta gerektiği zamanlarda düzeltici önlemlerin de alınmasını sağlamaktadır.