Ünite 5: Dosyalama Sistemleri

Giriş

Dosyalama kavramı, literatürde açıklanan ortak tanımlara göre; örgüt faaliyetleri dahilinde ortaya çıkan belgelerin bir amaca hizmet etmesi için belli standartlar içerisinde sistemli olarak saklanmasını ifade etmektedir.

Dosyalama Kavramı

Dosyalama kavramının yapılar için verimli ve etkili olabilmesi için dosyalara konulan belgelerin ve bu belgelere erişimin personeli çelişkiye düşürmeyen, onlara zaman kaybettirmeyen ve hızlı karar verdiren bir düzende inşa edilmesi gerekmektedir. Sistemin içinde yer alan belgelerin konu başlıkları anlaşılır olmalı, eksiksiz olarak tanımlanmalı ve belgelerin yanlış dosyalara konulması engellenmelidir. Sistem kendi içinde belirli standartlar dâhilinde ana ve alt gruplara ayrılmalı ve örgütün gereksinimlerini tamamıyla karşılayacak biçimde tasarlanmalıdır. İşletme yapıları içindeki faaliyetleri ve bu yapılan faaliyetlerin takibini kolaylaştıracak bir biçimde ve belirli standartlar dahilinde tasarlanan sistem, örgütsel amaçlara erişilmesinde yüksek derecede fayda sağlayacaktır.

İyi bir dosyalama sisteminde bulunan özellikler altı başlık altında incelenebilir; basitlik, ussallık (akla uygunluk), tutarlılık, kullanışlılık, transfer kolaylığı ve ekonomiklik.

Basitlik: Sistemin kullanıcılarının rahatça anlayabileceği standartlar uygulanmalı ve istenilen belge en kısa zamanda ve en az maliyetle bulunabilmelidir.

Ussallık: Örgüt yapısının ve faaliyetlerinin ihtiyaçlarını karşılayabilen ve aynı standartlarda başlık yapıları kullanılmalıdır. Kullanılan dosya başlıkları akla ve mantığa uygun bir sistem dâhilinde hazırlanmalıdır.

Kullanışlılık: Aynı sektörde olsalar dahi yapıların ihtiyaçları birbirlerinden farklılık göstermektedir. Bu sebeple sistemin uygulanacağı örgütün ihtiyaçları iyi bir biçimde analiz edilmeli ve bu ihtiyaçlara göre sistem belirlenmelidir.

Ekonomiklik: Sistemin kullanılacağı alan iyi bir biçimde belirlenmelidir. Dosyaların oda ya da odalar içinde mi tasnif edileceği veya belge yönetim sistemleri içerisinde mi muhafaza edileceği belirlenmelidir.

Tutarlılık: Sistem içindeki dosyaların ve belgelerin başlıkları, grupları ve alt grupları birbirleri ile tutarlı olacak bir biçimde tasnif edilmelidir. Böyle bir standart, istenen belgeye ulaşımı en verimli sürelere ulaştıracaktır.

Transfer kolaylığı: Sistem içindeki arşive kaldırılması gereken ya da imha süresi gelmiş belgelerin transferleri ya da ihtiyaç duyulan belgeye ulaşma gibi kriterler belli standartlar dâhilinde gerçekleştirilmelidir. Belgelerin transferi konusunda her zaman aynı yöntemin kullanılması gerekmektedir.

İyi bir dosyalama sistemi az yer, az fakat vasıflı personel, az donanım, az araç gereç ve kullanımı için az zaman ve emek gerektiren, değişen koşullara uyabilen ve örgüt personelinin gereksinim duyduğu tüm bilgileri istenen yer ve zamanda, gereği gibi korunmuş olarak sunabilen bir dosyalama sistemidir.

Dosyalama Süreci

Dosyalama süreci, işletmelerin kullandıkları belgelerin dosyalanabilir bir yapıda olup olmadığının kontrolü ile başlamaktadır. Belgelerin dosyalama sistemleri içerisinde yer alıp almayacağı gibi soruların cevapları dosyalama süreci açısından büyük önem taşımaktadır. Dosyalama süreci; belgenin dosyalanabilir olup olmadığının kontrolü ile başlar ve planlama, sınıflama ve sıralama, dosyanın bulunması/açılması, fihrist kullanımı, dosyaların kullanımı ve dosyaların saklanması aşamalarıyla ele alınmaktadır.

Planlama : Dosyalama sürecinin planlama aşaması, örgüt ihtiyaçlarının analizi ile başlamaktadır. Hangi personelin dosyalara erişim hakkı bulunduğu, dosyalardan sorumlu olan personelin niteliği ve örgütün ihtiyaçlarına cevap verecek dosyalama sisteminin seçim kararı bu aşamada ele alınmaktadır.

Sınıflama ve sıralama: Dosyalama işleminden sorumlu olan personel, dosyalama sistemi içerisinde yer alan belgeleri sınıflamalı ve sıralamalıdır. İşlem gören belgeler dosyalanacak mı yoksa imha mı edilecek gibi soruların cevaplarını verebilecek düzeyde olmalıdır.

Dosyanın bulunması/dosya açılması: İlgili sınıflama ve sıralama işlemleri yapıldıktan sonra belge, ait olduğu dosyanın içerisine konulmalıdır. Mevcut dosya tamamen dolmadan yeni bir dosya açılmaması, sistemin yönetimi açısından faydalı olacaktır. Eğer dosyalama sistemi içerisinde işlem gören belgenin konulabileceği bir dosya mevcut değilse yeni bir dosya açılır.

Fihrist kullanımı: Dosyalama sistemleri kullanılmaya başlandığında ihtiyaca göre fihrist (indeks) kullanımı önerilmektedir.

Dosyaların kullanımı: Örgüt içinde belgeler ihtiyaç hâlinde verilebilir ya da mevcut koşullara uyumun sağlanabilmesi için güncellenmeleri gerekebilir. Bu amaçla dosya istek fişleri ve dışarıda kartları kullanılır. Belge dosya içine konulduktan sonra, dosyadan bir belgeyi görmek isteyen bir personel için belge dosyasından çıkarılmamakta belge dosyası ile birlikte dolaştırılmaktadır. Bu yolla belgelerin yıpranması ve kaybolmasının önüne geçilmektedir.

Dosyaların saklanması: Dosya süreçleriyle alakalı olarak gerekli sınıflandırma, saklama ve kodlama işlemleri yapıldıktan sonra dosyaların saklanacağı alanlar oluşturulmalıdır.

Dosyalama Sistemleri

Dosyalama sistemleri temel olarak iki çatı altında sınıflandırılmaktadır: Alfabetik dosyalama sistemleri ve numaralı dosyalama sistemleri. Gelişmekte olan yapılar ve teknoloji ile birlikte kronolojik dosyalama sistemleri, karma dosyalama sistemleri ve elektronik dosyalama sistemleri de kullanılmaktadır. Dosyalama sistemleri seçilirken;

• İşin özelliği
• Dosyalanacak belgenin türü
• Örgütün yapısı ve büyüklüğü
• Örgüt yapısındaki iş yükü
• Dosyalanacak belge miktarı
• Sistemin güvenirliği
• İlgili personel sayısı ve niteliği
• Sistemin ekonomikliği dikkate alınmalıdır.

Alfabetik Dosyalama Sistemleri

Alfabetik dosyalama sistemleri, dosyaların ve dosyalar içindeki kayıtların ve belgelerin A harfinden başlayarak Z harfine kadar gruplandırılarak alfabedeki harf sırasına göre sıraya konulmasını gerektirmektedir. Belgelerin ya da dosyaların sahip olduğu iki harf arasına rehberler (kavalye-separatör) konularak dosyalara erişim kolaylaştırılmaktadır. Bir harf grubundaki dosya sayısı 10’dan fazla ise iki harf, daha fazla ise üç harf kullanılmaktadır.

Konu adlarına göre dosyalama sistemi genellikle örgütlerin faaliyet yapılarına göre tasniflenen dosya planları içerisinde kullanılan bir sistemdir.

Coğrafik bölgelere göre dosyalama sistemi bir örgütün faaliyetleri bir ülkenin çeşitli illerine ya da farklı ülkelere, kıtalara yayılmışsa dosyalama sistemi coğrafik bölge esasına göre tasarlanabilir. Bu sistemde dosyalar ana ve alt gruplar şeklinde gruplandırılmaktadır. Örgüt yapılarının dağıtım kanallarına göre yapılandırılan bu sistem genellikle; satış, pazarlama ya da ihracat bölümlerinde uygulanmaktadır.

Numaralı Dosyalama Sistemleri

Alfabetik sistemlerde olduğu gibi harflerin değil numaraların kullanıldığı bir dosyalama sistemidir. İşletme içi uygulamalara bakıldığında genellikle dört ana numaralı sistemin kullanıldığı görülmektedir. Bunlar; sıra numaralı dosyalama sistemi, ondalık (desimal) dosyalama sistemi, ortadaki asal sayıya göre dosyalama sistemi ve sondaki asal sayıya göre dosyalama sistemi olarak ifade edilmektedir.

Sıra numaralı dosyalama sistemi , dosyalara birden başlayarak sınırsız sayıda ardışık numara verilmesiyle kurulmaktadır. Örnek olarak; birbirlerini izleyen numaralar verilmiş olan faturalar, çekler, makbuzlar gibi belgeler de bu numaralara göre işlem görür ve dosyalanır.

Ondalık (Desimal) dosyalama sistemi , Melvil Dewey’in kütüphaneler için geliştirmiş olduğu onlu sınıflama sistemine dayanmaktadır. Bu sisteme göre örgütün faaliyet konuları en çok on ana gruba ayrılmaktadır. Ana grup altında oluşturulan onluk birinci alt grup, onluk ikinci alt gruba ve onluk üçüncü alt gruba ayrılarak devam etmektedir.

Ortadaki asal sayıya göre dosyalama sistemi , belgelere erişimin kolaylaştırılması ve belgelerin klasörler arasında eşit dağılımının sağlanması amacıyla tasarlanmıştır. Klasörün bulunduğu her rafa ya da klasör içindeki her dosyaya iki basamaklı bir sayı verilmesi esasına dayanmaktadır.

Sondaki asal sayıya göre dosyalama sistemi ise şöyle açıklanabilir: Rafı belirten sayı, en sondaki iki rakamdır. Ortadaki üç basamaklı sayı klasörü, soldaki üç basamaklı sayı ise dosya numarasını belirtmektedir. Bu sistemde asal sayı, numaranın sonundaki son iki numaradır. Örneğin 445 870 45 numaralı bir belge, 45 nolu rafta 870 nolu klasörün içindeki 445 nolu dosyaya konacaktır. Çok sayıda belgenin dosyalanması ve erişimi için tasarlanmıştır.

Kronolojik Dosyalama Sistemleri

Tarihe dayalı belge aramayı rahat bir biçimde yapabilmek için kronolojik dosyalama sistemleri kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır.

Karma Dosyalama Sistemleri

Belge akışının fazla olduğu örgüt yapılarında tek bir sistem yeterli gelmeyecektir. Her dosyalama sisteminin avantajları ve dezavantajları göz önünde bulundurularak yapılarda iş akışını en hızlı, verimli ve etkili biçimde sürdürebilmek için en uygun dosyalama sistemi seçilmelidir.

Elektronik Dosyalama Sistemleri

Mevcut olan birçok belge tarayıcılar vasıtasıyla e-Belge formatına dönüştürülmektedir. Elektronik dosyalama sistemleri sayesinde örgütler, bilgisayar teknolojileri ile kendilerine ulaşan e-Belgeleri dosyalama sürecine dâhil etmektedirler. Bu sistem sayesinde kâğıt kullanımından ve depolama alanlarından tasarruf sağlanmaktadır.

Dosyalama Biriminin Örgütlenmesi

Dosyalama süreçlerinin ele alındığı dosyalama birimlerinin örgütlenmesinde merkezi örgütleme, sorumluluk merkezlerinde örgütleme (yerinden örgütleme) ve karma örgütleme olmak üzere üç yöntem uygulanmaktadır.

Merkezî örgütleme: Bu yönetim sisteminde dosya ve belgeler örgütün merkezî bir bürosundan yönetilmektedir. Merkez büro, örgüte ait bütün belge ve dosyaları tutmakta ve korumaktadır. Gerekli olduğu zaman ilgili personel istediği belge ve dosyaları bu merkezden alır ve işi bittikten sonra yine bu merkeze teslim eder. Merkezî örgütleme, iş hacmi ve belge sayısı az olan yapılarda kullanımı yüksek bir maliyet getirecektir.

Sorumluluk merkezlerinde (yerinden) örgütleme: Bazı yapılarda, her bölümün sorumluluk merkezlerinden yönetim sistemi uygulanmaktadır Bu sistemde pazarlama, üretim, finans, muhasebe gibi her bir sorumluluk merkezi, kendine ilişkin kayıt ve belgelerin dosyalarını yaratmaktadır. Her bölüm kendi dosyalarını güncelleştirmekte ve kendi dosyalarında bulunan bilgileri temel alarak kararlar vermektedir.

Karma örgütleme: Bazı örgütler ihtiyaçları gereği hem merkezî hem de yerinden örgütleme sistemlerini birlikte kullanmaktadırlar. Bu uygulamada bazı belge ve dosyalar merkezden, sıkça başvurulan ve ilgili personelin her an elinin altında bulunması gereken ya da gizli ve değerli olan belge ve dosyalar ise ilgili bölümlerde, ilgili personelin odasından yönetilmektedir.