Ünite 5: İdari Destek Faaliyetleri “Teknik Dokümantasyon, Eğitim, Tesisler”

Giriş

ELD süreçlerinde idari destek faaliyetleri önemli yer tutar. Sistemlerin başarılmasının ön koşullarından birisi idari destek faaliyetlerini maliyet etkin olarak planlamak ve uygulamaktır. Üç başlık altında bu bölümde kısaca ‘teknik dokümantasyon’, ‘eğitim’ ve ‘tesisler’ konularına değinilecektir.

Dokümantasyon faaliyetleri kitaplar, kataloglar, talimatlar, parça listeleri ile yürütülür. ELD süreçlerindeki eğitim kullanıcı eğitimi, bakım eğitimi, yönetici eğitimi ve eğitici eğitimi olarak dört ana sınıfta toplanarak tasarlanır ve sürece dâhil edilir. Genelde tesisler, sadece binaları değil onların içindeki süreçleri destekleyen ekipmanlar ile tesislerin üzerinde bulunduğu araziyi de ifade etmek için kullanılır.

Teknik Dokümantasyon

Dokümantasyon faaliyetlerinin en etkin araçları kitaplar, kataloglar, talimatlar, parça listeleridir. Bunlar sistemlerin tasarım, geliştirme ve kullanım süreçlerindeki kullanım, bakım, destek gibi faaliyetlerin tüm detaylarını kapsarlar.

Oldukça detaylı bilgiler içerdiklerinden geniş içeriklere sahiptirler. Bu nedenle çok farklı tipte olurlar. Tek bir sistem için bile çok sayıda ve farklı tipte teknik kullanım el kitabı, yağlama talimatı, depo yerleşim kitapçığı, alet avadanlık listesi, yedek parça kataloğu olur.

Ancak teknik dokümanlar, en genel hâli ile üç temel sınıfa ayrılır;

• kullanıcı el kitapları
• bakım talimatları ve
• yedek parça katalogları

Kullanıcı El Kitapları; ELD süreçleri kapsamında tedarik edilen sistemler için çoğunlukla birden fazla kullanıcı el kitabına ihtiyaç duyulur. Bu başlıklara bakıldığında günlük hayatta kullandığımız televizyon, cep telefonu, bilgisayar, mutfak robotu gibi birçok aletin kutusu içinde çıkan kullanım kılavuzlarına benzediğine dikkat ediniz.

Bakım Talimatları; ELD süreçleri kapsamında tedarik edilen sistemler için kullanıcı el kitabından başka sistemin bakımı için bakım talimatlarını içeren yayınlar da hazırlanır. Bakım talimatlarını içerdiği en önemli hususlardan birisi bu talimatlarda bakım yetkilerinin belirtilmiş olmasıdır.

Yedek Parça Katalogları; ELD süreçlerindeki sistemlerin hem kullanım esnasında hem de bakım ve onarım esnasında ihtiyaç duyulan yedek parçalara ait bilgilerini içeren listelerin bulunduğu kitaplar, lojistik sektöründe yedek parça kataloğu olarak anılırlar. Sürekli gelişen teknolojiye ve müşteri ihtiyaçlarına bağlı olarak sistemler değişiyor, doğal olarak kullanılan yedek parçalara ait bilgiler de değişiyordu.

Eğitim

Sistemin sürdürülebilirliğin sağlanması için süreçteki tüm personelin uygun biçimde eğitilmesi gerekir. Diğer tüm eğitim süreçlerinde olduğu gibi ELD süreçlerindeki eğitimin amacı da sistemin başarılı şekilde kullanılması ve amacına ulaşılmasının sağlanmasıdır.

ELD süreçlerindeki eğitim;

1. Kullanıcı eğitimi
2. Yönetici eğitimi
3. Bakım eğitimi
4. Eğitici eğitimi olarak dört ana sınıfta toplanarak tasarlanır ve sürece dâhil edilir.

Eğitimin amacı da sistemin başarılı şekilde kullanılması ve amacına ulaşılmasının sağlanmasıdır.

Temel eğitim aşaması, sistemin sahada kullanılmaya başlanması ile birlikte ihtiyaç duyulacak eğitimin verildiği aşamadır. Diğer eğitim süreçlerine hazırlık niteliğindedir. Ancak özellikle ilk defa kullanılacak sistemlerde hassasiyetler yaşanabilir.

Eğitim konseptinin geliştirilmesi ilk eğitim planlama aşamasında yer alır. Ardından detaylı tasarımın yapıldığı hazırlık aşamasına geçilir. Bu süreçlerin başarı ile tamamlanmasından sonra uygulamaya geçilir.

Sektörde idame eğitimi olarak da anılan devam eğitimi aslında sistemin kullanım aşamasında görevli olanların sistemi kullanırken hiçbir bilinmezle karşılaşmadan görevlerini başarmalarını sağlamak için verilir.

İdame eğitimi, görev yapacak personelin göreve başlamasından önce bitecek şekilde tasarlanır. Temel eğitimin bitmesi ile başlayan idame eğitimi teknik olarak ömür devir boyunca devam eder ve malzemenin elden çıkarılması ile son bulur.

Kullanıcı eğitimi, adından da anlaşılacağı gibi sistemi kullanacaklara yönelik eğitim iken sistemin kullanılması sürecinde tüm planlı (öngörülen) ve plansız (öngörülemeyen) faaliyetleri icra etmenin yanı sıra arıza durumunda neler yapması gerektiği gibi konuları da kapsar.

Bakım eğitimi, yeni sistemin bakımından sorumlu olacak teknik personelin hazırlanması için verilir. Daha önce helikopter bakım süreçlerinde görevli olsa da ekiplerin yeni üretilmiş veya sisteme yeni entegre olmuş yeni bir taarruz helikopteri için de bakım eğitimi alması gerekir. Bu eğitimin niteliği bakım personelinin görevlendirileceği bakım seviyelerine göre belirlenir.

ELD süreçlerinde yöneticilerin misyonu, sistemin sürdürülebilirliğini sağlamaktır. Bu nedenle yönetici eğitimi hem kullanıcı eğitimi hem de bakım eğitimi süreçlerini daha genel olarak kapsar.

Bu eğitimi almayan bir yönetici, sistemi kullananların veya bakımını yapanların görev kriterlerini yerine getirdiklerinden emin olamaz.

Yöneticilere verilecek bakım eğitimi kullanıcı seviyesinde yapılacak bakımın detayları diğer bakım faaliyetlerinin prensipleri ve ana hatlarını kapsayacak şekilde tasarlanır.

Eğitim süreçlerinde en çok göz ardı edilen ancak diğer tüm eğitim süreçlerinin başarısını doğrudan etkileyen eğitim eğiticilerin eğitimidir. Eğiticilerin yeterli bilgiye sahip olmaları sadece eğitim süreçlerini değil tüm ELD süreçlerini de olumsuz etkiler, buna bağlı olarak sistemin sürdürülebilir olmasını engeller.

Eğitim Konsepti

ELD süreçlerinde eğitimlerin daha ilk aşamalarda tasarlanması gereklerinden bahsedilmişti. Eğitimlerin tasarımından müşteri değil sistemi satanlar sorumludurlar. Ancak süreç, eğitimin doğası gereği müşterek yürütülür. ELD kapsamında bir eğitimin tasarımında etkili olan faktörler aşağıdadır;

a. Eğitilecek personel sayısı
b. Eğitimin verileceği süre
c. Eğitimin verileceği yer
d. Eğitimin öncelikleri
e. Eğitimde kullanılacak teknoloji ve destek malzemeleri
f. Eğiticilerin kalitesi

ELD süreçlerinde eğitimlerin programları, doğal olarak eğitimin planlanması ile başlar. Tipik bir eğitimin planının genel yapısı aşağıdadır;

a. Eğitimin Kapsamı
b. Eğitimin İçeriği
c. Eğitim Destek Konuları
d. Diğer Hususlar

Eğitim süreçlerinde uygulanan metotlar normal eğitimde kullanılanlardan farklı değildir. Klasik anlatım metodu, uygulamalı eğitim, görev başı eğitimi, uzaktan eğitim gibi eğitim usullerinden herhangi birisi uygulanabilir. Bunların hangisinin tercih edileceği eğiticiye bırakabilir ya da önceden bu şekilde verilecek denilebilir. Önemli hangi metodun kullanılandan daha çok sistemin işlevlerini maksimum seviyede tutacak uygulanabilir bilgilerin eğitime katılanların öğrenebileceği şekilde verilmesidir.

ELD süreçlerinin desteklediği malzemeler çok pahalı olduğundan pratikte maliyet etkin olmadığından tercih edilmez. Ayrıca konu savunma sanayi ise bir denizaltının veya zırhlı aracın eğitim süreçlerine katılması da mümkün olmayabilir.

Tesisler

Genelde tesisler, sadece binaları değil onların içindeki süreçleri destekleyen ekipmanlar ile tesislerin üzerinde bulunduğu araziyi de ifade etmek için kullanılır. Ancak ELD süreçlerinde kullanılan tesisler kavram olarak daha kapsamlı bir içeriğe sahiptir. ELD süreçlerinde kullanılan tesisler, faaliyetlerin yer aldığı tesisler fonksiyonlarına ve bina tiplerine göre sınıflandırılır.

Tesisler içinde verilen hizmete bağlı olarak fonksiyonlarına göre bakım tesisleri, eğitim tesisleri, depolama tesisleri, kolaylık (yaşam alanları) tesisleri, idari ofislerin bulunduğu tesisler şeklinde sıralanırken bina tiplerine göre, kalıcı sabit tesisler, mobil tesisler, genel maksat tesisleri, özel tesisler, paylaşılan tesisler, dedike tesisler gibi sınıflandırılır. Tesislerin tiplerinin belirlenmesinde fonksiyonların kayda değer etkisi bulunur.

Çalışan başına düşen yaşam alanı, yeşil alan temizlenme yerleri, dinlenme bölgeleri, çalışma düzenindeki konuma göre belirlenmiş yerleşim biçimi, odalara yerleştirilecek kişi sayısı gibi oldukça farklı çalışma koşullarının idari, sosyal ve yasal zorunluklarının dikkate alınması gerekir.

Depoların yerden yüksekliğinin kamyonların kapak açacağı yükseklikte olması gerekir. Tavan yüksekliği en azından forkliftlerin ulaşabileceği maksimum yükseklikte olmasına dikkat edilir. Yapı olarak depo binaları diğerlerinden bu yönleri ile farklıdır.

Bakım tesislerinde yapılacak bakım faaliyetinin cinsine göre tesis tercih edilir. Elektronik malzeme için kurulacak bakım tesisi ile uçak bakımı için kurulacak bakım tesisi biçim olarak da farklı olacaktır.

ELD süreçlerinde eğitim tesisleri bazı büyük ölçekli sistemlerin ve simülasyonların olduğu tesisler istisna kabul edilirse diğer eğitim merkezlerine benzerler. Bu tip binaların içinde eğitim yardımcı malzemeleri ve görsel eğitim materyalleri bulunur.

Depo Binasının Seçimine Etki Eden Faktörler;

• Depolama operasyonlarının belirlenmesi,
• Depo yerinin tespiti,
• Optimum depolama alanının (ve/veya hacminin) tespiti,
• Depolama tesisinin veya arazisinin zemin etüdü,
• İnşa, kiralanması veya dış kaynak kullanım kararının verilmesi,
• Depo ulaştırma imkânlarının analizi,
• Çalışan sayısı.