Ünite 4: Yedek Parça Tedariği ve Yönetimi

Yedek Parça Kavramı

ELD süreçlerinin sürdürülebilir olması, sistemin ihtiyaçlarının tam zamanında sağlanmasına bağlıdır. ELD tarafından desteklenen sistemler karmaşık olduğu kadar maliyetlidirler. Bu nedenle sistemin ihtiyaçlarının karşılanmasının ekonomisi, maliyetlerin düşürülmesi adına önem taşımaktadır.

EDL tarafından desteklenen sistemlerin ihtiyacı olan ‘koruyucu yağ’dan, küçük boyutlu bir ‘entegre devre’ye, bir ‘vida’dan, iş makinasının ‘transmisyon’una kadar geniş bir yelpazedeki çok sayıda farklı malzemenin hem ihtiyaç sahibi hem de tedarikçi tarafından aynı yaklaşımla tanımlayabilmek için ‘ne sorusu’na cevap vermek büyük önem taşımaktadır. Üstelik bu malzemelerin dış görünümü kendisine benzeyen çok sayıda malzeme arasından ayırt edilmesi gerekebilmektedir.

ELD yapısının maliyetleri içerisinde en üst sıralarda yer aldığından maliyetleri düşürebilmek için optimum stok seviyesinin nasıl tespit edildiği bilinmelidir. Stok yönetiminin farklı biçimleri vardır. Bunları bilmek kadar hangi yöntemin uygun olduğunu belirleyebilmek gereklidir.

On binlerce kalem malzemeden oluşan stokların, tedarik süreçlerimizi sorunsuz destekleyeceği miktarının ne kadar olacağının bulunması gereklidir. Hatalı hesaplar, yanlış öngörüler elde çok sayıda kullanılmaz malzeme kalmasına depoların gereksiz yere demode olmuş ikmal maddeleri ile dolmasına neden olmaktadır.

Envanter bütünlemesinin tam zamanında olmaması sistemde duraksamalara ve buna bağlı olarak idari, mali ve hukuki maliyetlere neden olacağından ELD süreçlerinin aksamaması için yedek parçalara ne zaman ihtiyaç duyulacağı ve buna bağlı olarak ne zaman sipariş verileceği bilinmelidir.

Yedek parça kavram olarak sistemin bakım ve onarım süreçlerinde kullanılan tüm malzemeleri ifade eder. Sistemin işletilmesi esnasında kullanılan yağlayıcı sıvılar, pas giderciler, boyalar veya toner-kartuş gibi malzemeler de yedek parça olarak kabul edilir. Bu malzemelerden bazıları tekrar kullanılabilirken bazıları bir veya birkaç defa kullanıldıktan sonra kullanım dışı kalabilmektedir.

ELD kapsamında kullanılan yedek parçaların temininden tüketimine kadar tüm süreçler literatürde envanter yönetimi olarak adlandırılır.

Envanter, en genel anlamıyla sistemin işletilmesi için sahip olunması gerekenlerin tümüdür. Bu tanım, envanterin yedek parça olarak tanımlanan malzemeleri de içeren daha kapsamlı bir kavram olduğunu göstermektedir.

Bir CNC torna tezgâhının ayarlanması için gerekli olan bir kalibrasyon cihazı yedek parça değildir, ancak envanter listesinde yer alır. Aynı CNC için kullanılan yağlama ve soğutma sıvıları hem yedek parça listesinde hem de envanter listesinde bulunur.

Farklı stok türleri farklı yönetim süreçlerine tabidir;

• Hammadde ve Yarı Mamuller; ELD sürecinin tasarımı takip eden aşaması olan temin süreçlerinde ihtiyaç duyulan stoklardır. ELD desteğindeki sistemin üretimini üretimin aksamamasını sağlayacak ve ürünün maliyetini minimize edecek şekilde temin ettikleri hammadde ve yarı mamuller bu başlık altında ele alınır.
• Üretim Sürecinde olan Malzemeler; Tüm ELD süreçlerinin üretim aşaması bölümünde bulunan imalat sürecindeki malzemelerdir. İmalat sürecinde birbirini tamamlayan demonte malzemeler dâhil olmak üzere, nihai ürünü oluşturan tüm ürünlerin oluşturduğu stoklardır.
• Son (Nihai) Ürün; Bu sınıftaki envanter müşterisini bekleyen ürünlerdir. Bu bekleme genelde işletmenin kontrolündeki depolarda veya üretim tesislerinde olur.
• Dağıtım Envanteri; ‘Dağıtım Lojistiği’ olarak ifade edilen süreçte, ELD süreçlerini yönetenlerin müşteriye en kısa sürede ve en ekonomik usulle ulaştırmaya çalıştığı ürünlerden oluşan stoklardır. Bu sınıftaki envanter, müşteriye olası en yakın konumda tutulmaya çalışılır.
• Bakım Onarım ve İşletme Parçaları; (MRO/ Maintenance, Repair an Operating Supplies) Nihai ürünlerin üretim sürecinde kullanılmayan, ancak üretim süreçlerinde kullanılan her türlü makine ve teçhizatın bakım ve onarımı için kullanılan ürünlerden oluşan envanterdir.
• Demirbaş (Tüketilemeyen) Malzemeler; Toplam üretim maliyetlerinde önemli yer tutan makine, tezgâh ve teçhizat ile üretim süreçlerini destekleyen hizmetler için gerek duyulan otobüs, midibüs gibi taşıma araçları, forkliftler, konteynırlar gibi elleçleme ekipmanları, raf sistemleri ve paketleme makinaları gibi yüksek maliyetli demirbaş malzemelerinden oluşan envanterdir.

Farklı lojistik süreçlerde farklı envanter yönetim sistemine tabi olan malzemelerin ELD süreçlerindeki benzerliğine dikkat edilmelidir.

Parça numarası, envanter sisteminin temelini oluşturduğundan, siparişlerde malzemenin parça numarası ile isminin aynı olmaması durumunda lojistikçiler ‘malzemenin ismi’ne değil, ‘parça numarası’na göre’ işlem yaparlar.

Parça/ürün numarası sayesinde dış görünüşü birbirine benzeyen (veya aynı olan), ancak nitelikleri (veya markası) farklı olan ürünleri birbirinden ayırmak ve envanter sisteminde takip edebilmek ve işlemek mümkün hâle gelir.

Stok numarası sisteminde her ürün için tek bir numara vardır. Örneğin aşağıdaki dış lastik için markasının ne olduğunu belli etmeyen bir tanımlama dizini kullanılır.

Parça numarası kullanmak, üretici firmanın belirtilmeden, sadece ürünün belirtilmesi gereken hâllerde işlevsel olamamakta, sorun yaratmaktadır. Tüm firmaların eşit koşullarda teklifini sunmasının beklendiği, tedarik ve satın alma süreçlerinde parça/ ürün numarası kullanılamamaktadır.

Envanter Yönetim Stratejileri

Stok yönetiminde ‘Nasıl?’ sorusunun cevabını vermek için ilk aşamada envanter yönetiminin iki seviyede incelemek gerekir;

1. Envanter yönetiminin stratejik hedefleri
2. Envanter yönetiminin pratikleri

Stok yönetim stratejilerinin yanlış seçimi ve uygulama hatalarının sonucu yetersiz stok seviyesi veya ihtiyaç fazlası stok seviyesidir. Yapılan yanlışların görülmesinde yardımcı olacak bazı işaretler aşağıdaki gibi sıralanabilir;

1. Depolarda kullanılmayan malzeme kalem sayısının ve miktarının artması,
2. Sistemin yapısında kayda değer bir değişim olmamasına rağmen, stok için ayrılan kaynaklarda artış olması,
3. Depolardan sevk edilen ürün iadelerinde artış yaşanması,
4. Depolarda yer kapasitesinde artan yetersizlikler,
5. Ürün elleçleme miktarında artış olması,
6. Dağıtım merkezleri arasında hareket hâlinde olan transit stokların miktarlarında kayda değer değişimler yaşanması.

Envanter Yönetim Pratikleri

Envanter yönetim pratikleri toplam ELD maliyetlerinin en büyük bölümlerinden birisini oluşturan stokların optimum seviyesini belirlemek adına önemlidir.

Stok seviyelerinin tespitinin yanı sıra sipariş zaman aralıklarının ve miktarlarının nasıl belirleneceği de ‘envanter yönetim pratiklerinin amaçları arasındadır.

a. Gözle kontrol yöntemi
b. Çift kutu yöntemi
c. Minimum-maksimum yöntemi
d. Bütçe dağıtım yöntemi
e. ABC yöntemi
f. bakım planına göre envanter hesaplama yöntemi
g. Geleneksel yöntem

ELD süreçlerinde kullanılan her türlü makine ve teçhizatın bakım ve onarımı için kullanılan ürünlerin talebinin tam olarak öngörülememesi en önemli sorundur.

Bu yüzden önleyici yaklaşıma dayalı bakım sistemleri ve buna bağlı olarak envanter politikaları izlenir. Acil durumlar için gerekebilecek kritik önemde malzemeler için ayrı bir yaklaşım gerekir. Bu nedenle daha çok MRP sistemleri ile desteklenirler.

Envanter Miktar Tespit Yöntemleri

‘Ne kadar?’ sorusunun cevabı; ELD sürecinde stokları oluşturan her bir kalemin kaç tane olması, daha teknik bir ifadeyle o malzeme için optimum stok seviyesinin ne kadar olacağının tespit edilmesi ile verilir. ‘Ne kadar?’ sorusuna yanlış cevap verilmesi, depolarda ihtiyaç fazlası malzeme birikmesine neden olabileceği gibi üretim sürecini destekleyecek miktarda ürünün zamanında hazır edilememesine ve sürecin aksamasına da neden olabilir.

ELD Süreçlerinde Satın Alma

ELD süreçlerinin ihtiyaç duyduğu malzemelerin zamanında ve yeteri kadar temin edilmesi ancak sağlıklı ve sürdürülebilir satın alma sistemine sahip olunması ile mümkündür.

Satın alma süreçleri; özellikle envanter yönetim süreçleri ile depolama süreçleri ile yakından etkileşim hâlindedir. Aşağıda satın alma yapısını oluşturan unsurlar sıralanmıştır;

1. Satın Alma Sistemi
2. Satın Alma Stratejisi
3. Satın Alma Organizasyonu
4. Satın Alma Altyapısı

Satın alma süreçleri de aşağıdaki gibidir;

1. Satın alma ihtiyacının tespit edilmesi
2. Satın alma ihtiyacının doğrulanması
3. Satın alma ihtiyacının bütçelendirilmesi
4. Satın alma yetkilerinin ve usulünün belirlenmesi
5. Satın alma dokümantasyonunun hazırlanması ve onayı
6. Tedarikçilerin belirlenmesi ve seçimi
7. Malzemelerin teslim alınması
8. Satın alınan malzemelerin muayene ve teknik kontrollerinin yapılması
9. Satın alınan malzemelerin kesin kabulleri, ödemelerin yapılması ve envantere dâhil edilmesi.