Ünite 3: Etkinlik Yönetim Fonksiyonları

Sporda Etkinlik Yönetimi

Etkinlik, katılımcılar üzerinde bir etkinin yaratılması için dikkatli bir şekilde tasarlanmış deneyim olarak tanımlanır. Etkinlik mahalli bir yarışma olabileceği gibi birçok ülkeden gelen takımların yer aldığı uluslararası şampiyonalarda olabilir. Bu açıdan ele alındığında özel bir olay olan etkinlik belli bir zamanda belli bir ihtiyaca cevap vermek amacıyla hazırlanmış bir oluşumdur. Her etkinlik için önemli olan kalite kavramı ve hizmet anlayışı spor etkinliklerinin en önemli yapı taşı olarak değerlendirilebilmektedir.

Kısaca, hangi büyüklükte olursa olsun iyi yönetime sahip olmayan etkinlik hem sosyo-kültürel hem de ekonomik açıdan zarar edecektir. Etkinlik yönetimi kurum içi kurum dışı iletişim stratejilerinde yer alan, iç ve dış hedef kitleye ulaşabilme gibi, bayi toplantılarından, roadshowdan, satış pazar aktivitelerine kadar tüm faaliyetleri kapsamaktadır.

Bu faaliyetlerin her biri “etkinlik” ya da “event” olarak isimlendirilmektedir. Tüm bu etkinliklerin projelendirilmesi, planlanması, uygulanması ve raporlanması aşamalarının belirlenmesi ve planlı olarak yürütülmesi de “etkinlik yönetimi” olarak tanımlanmaktadır

Etkinlik planlanırken etkinliğin türü, süresi, etkinlik içinde kullanılacak teknoloji, parasal kaynaklar ve yapıldığı yere bağlı olarak farklı hizmet dağılımını gerekli kılacaktır (S:66, Şekil 3.1). Etkinlik yönetiminde gerçek zorluk, bu alanda çalışan kişilerin sporu yönetimi alanında çalışmaya başladıktan sonra bile etkinlikleri organize etmeyi sağlayacak gerekli bir eğitim görmemiş olmalarıdır. Etkinlik içinde yönetim kavramı çok önemlidir ve etkinlik faaliyetleri birçok alanı kapsamaktadır; kendini yönetmek, insan kaynağını yönetmek, teknolojiyi yönetmek, parayı yönetmek ve zamanı yönetmek.

Spor yönetiminde en yaygın spor imajı spor etkinlikleri ve bu etkinliklerin organizasyon yapılarıdır. Spor etkinlikleri büyük bir alışveriş merkezinin vitrini gibidir. Bu özelliği ile spor etkinliklerinin sosyal, kültürel ve ekonomik boyutlarının küçümsenmeyecek kadar değerli olduğu ifade edilebilmektedir. Hangi alanda olursa olsun etkinlik yönetiminde sürecin her bir aşaması değerlendirilmeli ve her bir saniyesi sosyal, kültürel ve ekonomik değer olarak düşünülmelidir.

Etkinlik planlanırken etkinliğin türü, süresi, etkinlik içinde kullanılacak teknoloji, parasal kaynaklar ve yapıldığı yere bağlı olarak farklı hizmet dağılımını gerekli kılacaktır. Etkinlik yöneticisi, etkinlik katılımcıları ve seyircilerin ihtiyaçlarını tatmin edecek hizmetlerin neler olduğuna karar vermeli ve bu hizmetleri en iyi şekilde sunmaya çalışmalıdır.

Geçmişte spor etkinliklerine aday sayısı az iken, bugün ülkeler bu tür etkinlikleri alabilmek için büyük bir rekabet yarışına girmişlerdir. Artık hem ulusal hem de uluslararası organizasyon kuruluşları etkinliklerin daha eğlenceli ve nitelikli geçmesi konusunda sayısız isteklerde bulunmaktadır. Bu sonuç etkinliklerin öneminin her geçen gün arttığını ve yeni bir eğilim olarak karşımıza çıktığının göstergesi olarak kabul edilebilir.

Büyük spor etkinlikleri (Olimpiyatlar, Dünya Kupası, Tenis Turnuvaları, Formula Yarışları vb.) uluslararası firmaların dünya Pazar stratejilerinde homojen ve uluslar üstü bir kültür olarak piyasaya girme çabalarında çok önemli bir yer tutmaktadır.

İngiltere’de bulunan Sheffield şehri 1991 yılında yapılan Word Students Games (Dünya Öğrenci Oyunları) kendi şehrinde yapmak için başvurmuş ve bunda başarılı olmuştur. İlgili etkinlik komitesinin bu sportif etkinliklerin sağlayacağı yararları yönelik açıklamalarının uyarlaması şu şekilde belirtilebilir:

• Etkinlik bölgenin ekonomik kazancında önemli bir rol oynayacaktır.
• Ülke içinde ve ülke dışında “Şehir" in görünümünü ön plana çıkaracaktır.
• “Şehir" in potansiyel spor etkinliği yapılabilen bir spor şehri olduğunu kanıtlayacaktır.
• Mahalli takımlarda ve etkinlikte işbirliğinin yapılması teşvik edilecektir.
• “Şehir" in seminer ve konferanslar için uygun bir yer olduğu fikri yayılacaktır.
• Yeni yüzyılda şehrin dünya standartlarına uygun tesislere sahip olması sağlanacaktır.

Bu maddeler dikkatle incelendiğinde düzenlenecek etkinliğe ilişkin açık bir şekilde hedeflerin var olduğu görülebilmekle birlikte, bunların sadece oyunlara katılma gibi kısa vadeli olmayıp çoğu ekonomik gelişme, kentsel gelişme ve uzun vadeli kazançlara yönelik olduğu da belirtilebilir. Bir etkinliğin amacına uygun, sorunsuz ve yüksek verimli yönetilmesi hayati önem taşır. Bir etkinlik başladığında etkinliği yönetenler, müşteriler ve hedef kitle etkinliğe aynı anda tanıklık ederler. Bu nedenle etkinliği yönetenler etkinlik öncesi her ayrıntıyı planlamalı ve sorunları önceden tahmin ederek pratik kalıcı çözümler üretmelidir.

Etkinlik Yönetiminin Amaçları

Etkinlik yönetimi planlama, koordinasyon, uygulama ve denetim fonksiyonlarını kapsamaktadır. Etkinliğin büyüklüğü ya da ajansın sorumluluğu dikkate alındığında, hemen hemen her etkinliğin farklı kritik fonksiyonları bulunmaktadır. Bu fonksiyonlar;

• Planlama,
• İnsan kaynakları yönetimi,
• Finansal yönetim,
• Risk yönetimi,
• Lojistik yönetimi ve
• Etkinliklerin pazarlanmasıdır.

Etkinliklerde hedef kitle diye adlandırabilecek sosyal paydaşlar ile sıcak temas kurulacağından tüm aşamaları iş ve iletişim hedeflerine uygun biçimde kurgulanmış bir etkinlik ile iletişim hedefleri doğrultusunda verilmek istenen mesajlar ilk ağızdan ulaştırılabilir. Tüm bunlara ek olarak;

• Markanın, ürün ya da hizmetin ihtiyaç doğrultusunda hazırlanmış bir etkinlikle, hedef kitleye iletilmek istenen mesaj dolaysız bir şekilde iletilebilir.
• Etkinlik sırasında toplanan verilerle, hedef kitle daha net bir şekilde tanınma imkanına sahip olunabilir.
• Ürün ya da hizmetin faydaları, farklılıkları müşterilere bire bir anlatarak tanıtılabilir.
• Hedef kitle ile duygusal bağ kurulabilir.
• Satış pazarlama aktiviteleri ile roadshowlarda müşterilere direkt ulaşabilir, ürün ya da hizmet yerinde yaşatarak satış artırılabilir.
• Kurum içine yönelik düzenlenecek etkinlikler marka ve çalışanlar arasındaki iletişimi, takım ruhu ve aidiyeti güçlendirir. Eğitim ve bilgilendirme çalışmaları daha verimli hale gelebilir.
• Profesyonelce hazırlanmış ve yönetilmiş etkinliklerle markanın yazılı ve görsel basında yer alması sağlanabilir.

Etkinlik tipleri süre, hedef kitle nitelikleri, içerik gibi kriterlere göre oldukça farklılaşabilmekte ve sektörde çok farklı çalışma modellerine rastlanmaktadır. Bu sebeple hemen her etkinliğin kendine özgü süreçleri, alt başlıkları oluşmaktadır. Ancak, iyi bir etkinlik özellik ve ihtiyaçları genel hatlarıyla belirtilebilir.

İyi Bir Etkinliğin Karakteristik Özellikleri

• Belirlenmiş kesin bir amaç,
• Pazar araştırması,
• Etkinliğe katılacak kişilere değer verme,
• Yapılabilirlik çalışması,
• Kendini bu işe adamış personel,
• Koordineli çalışma,
• İş planlama,
• İyi iletişim,
• Uygun yönetim,
• Politik destek,
• Halk desteği,
• Doğru bütçeleme,
• Finansal analiz,
• Ayrıntılı değerlendirme.

İyi Bir Etkinlik Nasıl Yapılabilir?

• Bir hedef ve amaçlar seti oluşturulur.
• Etkinlikle ilgili bütün olayları ve sorulabilecek soruları değerlendirilir.
• Bütün gereksinimleri doğru saptanmaya çalışılır.
• Personel seçimi ve yapılması gereken şeyler için harekete geçilmelidir.

İyi Bir Etkinlikte Sağlanması Gerekenler

• İnsan,
• Para,
• Yapı,
• Sistem.

Etkinlik Yöneticilerinin Temel Görevleri

Etkinlik yöneticileri hangi etkinlik alanında çalışırlarsa çalışsınlar üç kategoride uzman olmalıdır. Her etkinlik yöneticisi aşağıda tanımlanan görevleri yapmalıdır:

• Çalışma yerini yönetme,
• İnsanları yönetme,
• Günlük faaliyetleri yönetme.

Etkinlik Yönetiminin Fonksiyonları

Etkinlik yönetim süreci sekiz aşamada incelenebilmektedir:

• Etkinliğin planlanması,
• Personelin belirlenmesi,
• Organizasyonun kurulması,
• Finansal düzenleme,
• Uygulama,
• Değerlendirme.

Etkinlik Yönetiminde Planlama

Planlama aşaması, amaçların belirlenmesi ile strateji ve taktiklerin seçimini kapsar. Planlama süreci sağlam temellere dayandırıldığı ve belirli prosedürlere bağlanıldığı takdirde işletmeye sağlayacağı yararlar da artacaktır. Planlamanın başlıca yararları şu şekilde ifade edilebilir:

• Yönetimin ileriyi sistemli olarak düşünmesine yol açar.
• İşletme çabalarının daha iyi koordine edilmesini sağlar.
• Denetim standartlarının geliştirilmesine yardımcı olur.
• İşletmeyi yönlendiren amaçları ve politikaları daha net ve belirgin hale getirir.
• Ani değişmelere karşı daha hazırlıklı olmayı sağlar.
• Planlamaya katılan çeşitli düzeylerdeki yöneticilerin karşılıklı olarak sorumluluklarına canlılık kazandırır.

Etkinlik yönetimine ilişkin hedefler ise;

• Belirgin,
• Başarılabilir,
• Ölçülebilir,
• Gerçekçi,
• Kabul edilebilir,
• Basit,
• Anlaşılabilir ve
• Zamanında olmalıdır.

Tüm organizasyonlarda olduğu gibi planlama aşamasında da bazı temel soruların yanıtlarının bilinmesi gerekmektedir. Bu sorular ise şunlardır:

• Niçin?
• Ne?
• Nerede?
• Ne Zaman?
• Ne için?
• Kim İzler?

Etkinlik Yönetiminde Personel Belirleme

Spor etkinliklerinde alanı bilen ve deneyimi olan nitelikli adayların aranması ve etkinlikte görevlendirilmesi başarılı bir etkinlik gerçekleştirilmesi açısından çok önemlidir. Planlama süreci ile başlayan öncelikle açık işlerin belirlenmesi ve görev tanımı bilgilerine göre ihtiyaç duyulan adayların değerlendirme sürecidir. Özellikle uluslararası organizasyonlar için belirli bir yasal çerçeve, yönetsel teknik, belirli bir ekonomik ve sosyal boyut olmalıdır. Bunun yanı sıra aranan personelin eğitim düzeyi, iş tecrübesi, bilgisayar bilgisi, yabancı dil bilgisi, katıldığı kurs ve sertifikalar bu süreçte önemlidir.

Spor etkinliklerinde personel belirleme aşağıdaki basamaklardan oluşabilir:

• Alınacak personel için bütçenin yapılması,
• Planlama sürecinde belirlenen iş ile ilgili koşulların belirlenmesi,
• İşe alınacak gerekli personel sayısının belirlenmesi,
• Gerekirse pozisyona uygun iş ilanlarının verilmesi,
• Adayların belirlenerek görüşmeye çağrılması,
• İş ve adaylar arasından seçilenlerin eşleştirerek değerlendirilmesi,
• Belirlenen personelin eğitimden geçirilerek işe başlatılması.

Etkinlik Yönetiminde Organizasyon

Organizasyon yapısı, yöneticilerin yetki ve sorumlulukları ile ast-üst bağları yoluyla oluşan kademeler, kişilerden birimlerin, birimlerden bölüm ve grupların oluşmasıyla organizasyonun bütününün oluşturulması, bölümler arası iletişim, eş güdüm ve bütünleşme sağlayan sistemlerin kurulması ile oluşur.

Organizasyon kavramı tanım olarak amaçların gerçekleştirilebilmesi için gerekli olan yer, araç, gereç ve personelin sağlanması, bunların belirli bir sistem dâhilinde bir araya getirilmesi ve kişiler ile birimler arasında görev ve yetki dağılımının yapılması olarak tanımlanmaktadır. Açık olarak belirlenmiş bir hiyerarşik yapıya sahip olmak spor etkinlikleri için önemlidir.

Etkinlik Yönetiminde Finansal Düzenleme

Doğru etkinlik doğru hedef ve amaçlarla finansman bulabilir. Spor etkinlikleri ister ulusal ister uluslararası olsun bir takım riskler barındırmaktadır. Bu nedenle oluşabilecek risklerin en aza indirgenmesi ve finansal boyuttaki etkisinin azaltılması yönünde çalışmalar yapılmalıdır.

Finansal yönetim çerçevesinde spor etkinlik yöneticilerinin aşağıdaki noktalar üzerinde önemle durması gerekmektedir:

• Finansal kayıtları tutmak,
• Gerçekçi bütçeler ve finansal planlar hazırlamak,
• Gelir ve gideri takip etmek,
• Likit yapıyı güçlendirmek,
• Gelir yaratıcı varlık yaratmak,
• Borç seviyesini kontrol etmek.

Etkinlik yöneticileri belirli bir gelir gider dengesi içerisinde hareket etmek zorundadır. Bütçelerin rasyonel olarak hazırlanması hem etkinliğin kalitesini arttıracak hem de etkinlik süresince elde edilecek kazancın artmasını sağlayacaktır.

Etkinlik Yönetiminde Uygulama

Etkinliğin başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesi, etkinliğin kısa süreli amaçlarına ulaşılmasını sağlayacak stratejilerin uygulanmasını içermektedir. Kısa dönemli başarılar uzun dönemli yararların elde edilmesinde de önemlidir. Uygulama aşamasında en önemli kaynaklardan biri insan kaynağıdır. Dolayısıyla organizasyon yapısının doğru kurulması ve doğru personelin istihdam edilmesi uygulama sürecinde oldukça önemlidir.

Etkinliklerin uygulanmasında değişen çevre şartları ve farklı bir stratejinin gelişmesi durumunda etkinliğe ara verilemeden yeni bir stratejik plan ile etkinlik devam etmelidir. Uygulama aşaması finansal, teknolojik ve alt yapı sistemlerinin ne kadar etkili kullanıldığını gösteren etkinliğin önemli bir aşamasıdır. Uygulama aşamasında bilgi akışı, raporlama, teşvik ve ödüllendirme sisteminin kurulması etkinliğin verimliliği açısından kritik bir önem taşır.

Etkinlik Yönetiminde Değerlendirme

Etkinlik yönetim süreci, stratejik bir biçimde planlanması ve yönetilmesi gerekli bir süreçtir. Etkinlik sonrası başarı ölçümü, hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığının belirlenmesi ve geleceğe yönelik planlar etkinlik yönetiminin bu sürecinde yanıt bulmaktadır.

Etkinliğin değerlendirme sürecinden sonra elde edilen bilgiler doğrultusunda gelecekte düzenlenecek uygulamalar ve etkinliğin kısa ve uzun vadeli amaçlarına ulaşılıp ulaşılamadığı belirlenmeye çalışılır ve bu şekilde geribildirim elde edilir.

Amaçlara ulaşmada aksaklıklar var ise bu aksaklıkların neden kaynaklandığını belirlenmeli ve düzeltilmeye çalışılmalıdır.

Sporda etkinlik sonrası yapılacak olan değerlendirmede aşağıda belirtilen özelliklerin her birinin ayrı ayrı ele alınıp incelenmesi gerekmektedir:

• Etkinlik öncesi ve etkinlik sırasında kullanılan bütçenin ayrıntılı olarak incelenmesi,
• Eğer etkinlikler için herhangi bir spor tesisi yapıldıysa bu tesislerin tasfiyesi ve sonraki süreçte kullanıma ilişkin tahsisi,
• Son raporun hazırlanarak mevcut yapıda yer alan komite başkanlığına sunulması,
• Etkinlik öncesi yapılan planlama dahilinde hangi hedeflere ulaşıldığı veya ulaşılamayan hedefler, varsa bu hedeflere niçin ulaşılamadığına ilişkin görüşleri kapsayan raporun hazırlanması,
• Etkinlik süresi boyunca hem ücretli hem de gönüllü olarak çalışan bireylere özgü değerlendirme raporunun hazırlanmasıdır.