Ünite 7: Etkinliklerde Proje Yönetimi

Etkinlik Kavramı ve Yönetimi

Etkinlik kavramı İngilizce “event” kelimesinin karşılığı kullanılmaktadır. Etkinlik, katılımda bulunan kişi üzerinde bir etki yaratan, dikkatli ve hünerli bir biçimde yaratılan bir deneyim olarak tanımlanabilmektedir. Bu kavram, hedef kitleye bir mesajın iletileceği veya tutumların etkilenip davranışın gerçekleştirileceği bir toplantının belirli bir yer ve zamanda gerçekleştirildiği faaliyetlerin tümü olarak da adlandırılmaktadır. Etkinlik yönetimi;

• Planlama,
• Koordinasyon,
• Uygulama ve
• Denetim fonksiyonlarını kapsamaktadır.

Etkinlik yönetiminde ortaya çıkan belli başlı faaliyetler şunlardır:

• İnsan kaynakları,
• Tıbbi hizmetler,
• Risk yönetimi,
• Tesis kiralama,
• Alkol yönetimi ve eğitimi,
• Gişe ve bilet,
• Yiyecek yönetimi,
• Pazarlama,
• Reklam ve halkla ilişkiler,
• Lisans ve özel hakların korunması,
• Müzakere yönetimi,
• Lisanslı ürün satışı,
• Kalabalık yönetimi,
• Park ve trafik kontrolü ile
• Sonuçların ölçülmesidir.

Bu özelliği ile de etkinlik yönetimi son derece kapsamlı ve karmaşık bir yönetim yapısını ifade eder. Etkinlik yönetiminin, kültür, spor, politika ve iş dünyasına yönelik etkinliklerden, mega etkinliklere, EXPO’lara, festivallere, küçük çaplı özel etkinliklere, toplantılara ve yarışmalara kadar uzanan çok kapsamlı bir alana sahip olduğu ifade edilmektedir.

Proje Kavramı

Proje yönetimi özel proje amaçlarının ve hedeflerinin başarı ile yerine getirilmesinde planlama, organize etme ve kaynakları yönetme disiplinidir. Proje yönetiminin öncelikli meydan okuması kapsam, kalite, zaman ve bütçe gibi projenin klasik kısıtlılıklarına karşı projenin tüm amaçlarını ve hedeflerini yerine getirmektir. İkinci ve daha hırslı meydan okuma, önceden tanımlanmış hedefleri karşılamak için gerekli girdiler tahsisi ve entegrasyonu ve dağıtımının optimize edilmesidir.

Proje kavramı belirli başlangıç bitiş noktası olan, amacı, kapsamı, bütçesi açıkça tanımlanmış ve bir defaya mahsus gerçekleştirilen aktiviteler olarak tanımlanmaktadır.

Gerçekleştirilen etkinliğin proje olarak değerlendirilebilmesi için aşağıdaki maddelerden en az bir tanesini sağlayabilmesi gerektiği ifade edilmektedir.

Buna göre etkinlik:

• Değişiklik yaratmalı,
• Stratejik planları hayata geçirmeye yönelik olmalı,
• Taraflar arasında sözleşmelerle mutabakat sağlanmalı,
• Belli başlı problemlerin çözümünde etkili olmalıdır.

Projeler özgün ve belirlenmiş zaman dilimi içerisinde amaca ulaşmada bir kerelik kullanım için planlanan tasarılardır. Kurum ya da kuruluşun yaptığı işler aşağıdaki özellikleri taşıyorsa proje olarak kabul edilebileceği ileri sürülmektedir:

• İş grubu içinde yer alan faaliyetlerin belirli başlangıç ve bitiş noktalarının bulunması,
• İş grubunun ve bunun içindeki faaliyetlerin çoğu kez bir defaya mahsus olmak üzere yapılması, geçici olması,
• İş grubu içindeki bu faaliyetlerin her zaman tam olarak bilinmemesi, belirsizliklerin olması,
• İşlerin zamanında bitirilmemesinin işletme açısından önemli kayıplara neden olması,
• İş grubu içinde yer alan her işin bitiş zamanı, maliyeti ve kalitesi açısından belirli standartların olması,
• İşlerin ve faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sırasında, işlerle ve standartlarla ilgili sürekli değişikliklerin olması,
• Faaliyetlerin gerektirdiği kaynakların miktarının zaman içinde çan eğrisi şeklinde dağılması,
• İşletmelerdeki iş gruplarının ele aldıkları yapı projelerinin çoğu kez birbirinden farklı olması,
• Projeyi gerçekleştiren işletme ile projenin sahibi arasında, çoğu kez hukuki nitelikte bir kontratın bulunması.

Proje Yönetim Enstitüsü’ne (Project Management Institute–PMI) göre ise proje, özgün ürün, hizmet ya da sonuçlar yaratmak için üstlenilmiş geçici çabalar olarak tanımlanmaktadır. Proje Yönetim Enstitüsü’ne (Project Management Institute–PMI) göre projenin temel özellikleri;

• Geçicilik,
• Özgün ürün, hizmet ya da sonuçlar ve
• Programlı-özenli ilerleme olarak belirlenmiştir.

Geçicilik: projenin geçiciliği, her projenin belirli bir başlangıç zamanı ve yine belirli bir bitiş zamanının olmasıdır. Projenin bitiş zamanı geldiğinde, projenin amaçlarına ulaşmış, yani görevin tamamlanmıştır ya da projenin amaçlarına ulaşılamayacağı anlaşılmıştır.

Özgün Ürün, Hizmet ya da Sonuçlar: Projenin sonunda ortaya çıkan; el ile ya da makineler ile üretilmiş, sayılabilen, son kullanıcı ya da ara kullanıcıya yönelik ürünler, üretim ya da dağıtım gibi işletme fonksiyonlarını destekleyen hizmetler, belge ya da karar gibi sonuçlardır.

Programlı İlerleme: Projenin bu özelliği, projenin adım adım geliştiğini ve ilerlediğini, bu ilerlemenin de artarak devam ettiğini anlatır.

Projelerin kendine özgü bir yapı ve karakterleri olduklarından, aşağıdaki özelliklerin projeleri diğer yönetimlerden ayıran temel özellikler olarak tanımlanabileceğini ileri sürmektedir.

Bu doğrultuda proje;

• Fizibilite çalışması gerektirir. Bu çalışmalarda, projenin bütün yönlerinin incelenmesi ve araştırılması zorunludur.
• Bir gereksinimi karşılamaya yöneliktir, belli girdiler (kaynaklar) kullanılır ve çıktılar (mal ve hizmet) üretir.
• Yararlı mal ve hizmet üretiminde kullanmak amacıyla yeni veya ek üretim kapasiteleri yaratır.
• Ekonomik, verimlilik ve karlılığın arttırılmasına yardımcı olur.
• Önceden belirlenen kapsam, zaman ve bütçe çerçevesinde ileri teknoloji kullanarak bir defada gerçekleştirilir.
• İnsan, para ve iletişim teknolojisi kaynaklarının kullanımını içerir.
• İleri düzeyde proje bilgi ve becerilerine sahip etkin bir ekibi gerektirir.
• Bu organizasyon sistemi içerisinde çalışmayı gerektirir.
• Bilgisayar kullanımını zorunlu kılar.
• Sağlayacağı yararların etkilerini uzun yıllar hissettirir.
• Yalnız devlet bütçesinden değil, farklı finansman kaynaklarından da yararlanır. Bunlar;
  • Yabancı ülkelerden kredi sağlanması,
  • Projenin tam olarak veya ortaklık biçiminde yabancı sermayeye açılması,
  • Yap-işlet-devret modelinin uygulanması ve
  • Finansal kiralama olarak özetlenebilir.
• Projenin ekonomik ömrü; 15 yıl 50 yıl arasında değişmektedir. Eğer yeterli bakım sağlanırsa bazı projeler sürekli olarak da hizmet edebilir.

Proje Yönetimi

Proje yönetimi, kurum ve kuruluşlarda amaç ve hedeflere ulaşmak için tüm teknoloji, bilgi, yetenek, araç ve teknikleri bir araya getirmek; bir araya getirilen maddi ve beşeri kaynakların, alt sistemlerin bir bütünü oluşturmak için birleştirilmesi, bunlarla ilgili faaliyetlerin planlama, yürütme, düzenleme ve denetleme fonksiyonlarının yerine getirilmesidir.

Proje yönetim sürecinde yer alan temel görevler şöyle sıralanabilir:

• Projeyi yürütmek üzere gerekli uzmanlığa sahip proje takımını bir araya getirmek,
• Teknik amaçları saptamak,
• Projeyi planlamak,
• Çalışma konusu değişikliklerini yönetmek,
• Projenin zamanında ve verilen bütçeyle bitirilmesi için sorumlulukları düzenlemek.

Proje Yönetiminin Özellikleri
Proje yönetiminin özellikleri;

• Temel,
• Genel ve
• Diğer özellikler olmak üzere üç başlık altında incelenebilmektedir.

Proje Yönetiminin Temel Özellikleri

Proje yönetimi;

• Ekonomik, verimlilik ve karlılığın arttırılmasını öngörür.
• İşletmenin vizyon ve misyonunun belirlenmesini sağlar. Belirlenen vizyon ve misyonun tüm çalışanlar tarafından benimsenmesi ve ortak değerler olarak kabul edilmesi büyük önem taşımaktadır. Ancak, vizyon ve misyonun belirlenmesi işletmenin başarısı için yeterli değildir. Amaca ulaşmak için stratejilerin de oluşturulması gerekir.
• İşletmenin iç ve dış çevresinin incelenmesi ve değerlendirilmesine yönelik bir yönetim tekniğidir. İşletmenin güçlü ve zayıf yönleri ile fırsatların ve tehditlerin belirlenmesine olanak sağlar.
• İşletmenin gelecekle ilgili faaliyetlerinin planlanması, örgütlenmesi, koordinasyonu, uygulanmasına yardımcı olur.
• Organizasyonun amaç ve hedeflerini gerçekleştirebilmesi için organizasyondaki sorunların en etkin bir biçimde belirlenmesine ve çözümüne yardımcı olur. Bu çevrede toplam kalite yönetimi tekniklerinden geniş ölçüde yararlanır.

Proje Yönetiminin Genel Özellikleri
Proje yönetimi;

• İşletmenin geleceğine yönelik uzun vadeli amaçları, hedefleri geliştirir ve sonuca ulaşmak için nelerin yapılması gerektiğini ortaya koyar,
• İşletmeyi bir bütün olarak algılar; bütün-parça ilişkilerini göz önünde bulundurur, içsel ve dışsal çevre faktörlerini dikkate alır,
• Açık bir yönetim sistemini benimser,
• Kaynak dağılımını en etkili bir biçimde yapar.

Proje Yönetimin Diğer Özellikleri şöyle sıralanabilir:

• Proje yönetimi, her insanın bilgi, yetenek ve tecrübesini en iyi bir biçimde kullanmasını sağlar.
• Proje yönetimi, insan kaynaklarını ve zaman arasında uyum ve işbirliğini geliştirir ve verimliliği artırır. Uyum, işbirliği ve verimlilik amaca ulaşmanın temel koşuludur.
• Proje yönetiminin ömrü projenin süresiyle sınırlıdır.
• Proje yönetiminin başarısı üst yönetiminin desteğine bağlıdır.

Proje Yönetim Fonksiyonları
Proje Yönetim Enstitüsü’nün belirlediği proje yönetim fonksiyonları şöyle sıralanabilir:

• Proje çalışma alanının yönetimi: Amaçlar, hedefler ve sponsorların amaçları aracılığıyla projeyi kontrol etmektir.
• Maliyet yönetimi: Projenin finansal kontrolü, verileri toplama, organize etme ve analizini yaparak maliyet raporlarının hazırlanmasıdır.
• Zaman yönetimi: Belirlenen zamanda projeyi başarıya ulaştırmak için projenin planlanması, zaman çizelgelerinin hazırlanması ve kontrolüdür.
• İnsan kaynakları yönetimi: Projede çalışan kişilerin idaresinde yöneltme ve koordineyi kapsar.
• İletişim yönetimi: Projenin başarılı sonuçlar vermesini sağlamada yardımcı olmak için proje takımı ve yönetim üyeleri arasında bilgi akışını sağlamaktır.
• Kalite yönetimi: Projeyi uygulamak için ortaya konulan kalite standartlarının uygulanmasıdır.
• Sözleşme şartlarının/tedarikinin yönetimi: Malzeme araç ve gereçleri ile hizmetlerin seçimini, pazarlığını yapmayı, sipariş kararlarını ve tedarik yönetimini içerir.
• Risk yönetimi: Olası durumlar ve deneyimlerin verdiği bilgiyle projenin belirsizlik derecesinin dağıtılmasıdır.
• Proje entegrasyonu yönetimi: Projenin çok sayıdaki işlevlerinin tamamen koordine edilmesini sağlamaktır.

Projenin Yönetim Süreci

Proje yönetiminde göz önüne alınan amaçlar projenin amaçları, projenin kapsamı, projenin programı, projenin kaynakları, projenin maliyeti, projenin gelirleri, projenin riskleri, projenin organizasyonu, projenin kültürü ve projenin şartlarıdır. Proje yönetim sürecinin zaman açısından şartları, projenin tahsisi ve yatırım kontrol sürecidir. İçerik açısından bu süreç iş süreciyle ilişkili olan şartlardır. İş süreciyle bağıntılı olan şartlar ise projenin tipiyle ilişkilidir. Proje yönetim sürecinin profesyonel bir şekilde yürütülebilmesi için yönetimin temel fonksiyonlarını uygulamaya konulması gerekir. Proje yönetim süreci, klasik yönetim sürecini oluşturan planlama, organizasyon, motivasyon, koordinasyon ve kontrol fonksiyonlarını içermektedir. Bir projenin hedef ve amaçlarına ulaşılabilmesi için projenin yürütülmesinde yönetimin bu fonksiyonlarının işlev görmesi gerekmektedir.

Proje yönetiminin başarılı bir şekilde planlanması ve icra edilmesi için uygulanan tüm aksiyonlar, anlaşılması zor olan karmaşık bir durumdur. Bu yüzden projeler belirli parçalara bölünerek her bir parçanın tam anlamıyla öneminin ve proje şemasındaki yerinin tam olarak belirlemesi gereklidir

Proje Yaşam Döngüsü

Proje yönetim biliminde gelişim aşamaları yaşam döngüsü olarak adlandırılmaktadır. Proje yaşam döngüsü, projeyle ilişkili özel işlerden bağımsız olarak, projenin yönetilmesine ilişkin temel çerçeveyi sağlar ve genellikle sıralı ve bazen iç içe geçen proje fazları grubudur.

Proje yaşam döngüsüyle ilgili kesin bir aşama sıralaması olmamasına rağmen üzerinde kısmi bir uzlaşma bulunan aşamalar şu şekildedir:

• Projeye başlamak,
• Organizasyon ve hazırlık işleri,
• Proje işlerini yerine getirmek,
• Projeyi kapatmaktır.

Proje Yaşam Döngüsü Aşamalarındaki Yönetimsel Uygulamalar

Proje yaşam döngüsü kavramsallaştırma (entelektüel bir modelin formülasyonu), dizayn (yapılanmanın gösterimi), geliştirme (örnek etkinliklerin testi) ve projenin teknik performansını (çıktılar/etkinlikler) uygulamaya koyan büyük adımlar serisini içermektedir. Bu büyük adımlar genellikle, iş paketleri olarak adlandırılır ve projenin yönetilmesinde anahtar rol üstlenirler.

Proje Yönetiminde 7-S

Günümüzde proje yönetimi çerçevesinin oluşturulmasında en çok dikkat edilen konular, ihtiyaç olduğu düşünülen gündemdeki konuların kapsamlı bir şekilde oluşturulmasını, anlaşılmasını, görevlerin sınıflandırılmasını ve rollerin karmaşıklığının azaltılmasına yardımcı olan teorik bir çerçevenin oluşturulmasını kapsamaktadır. 7-S çok yaygın ve değişik durumlara kullanılan bir çerçevedir.

Proje Yönetiminde 7-S’i oluşturan ögeler şunlardır:

• Strateji (Strategy),
• Planlama (Structure),
• Sistem (Systems),
• Personel (Staff),
• Beceriler (Skills),
• Tarz/Kültür (Style/Culture),
• Ortaklar (Stakeholders).

Projenin Yöneticisi ve Liderlik

Proje yöneticisi, belirli bir kısım amaçları gerçekleştirmek için bir sistem kuran ve bu sistemi işleten, başarılı bir proje yönetiminde anahtar rolü üstlenen, projenin tanımlanması ve denetimi sorumluluğunu başarılı bir biçimde yerine getirme, yönetme sorumluluğu olan ve bu sorumluluğu yerine getirmek için görevlendirilen, yetkilendirilen kişidir.

Proje yöneticisinin sorumlulukları dört genel alanda toplanmıştır:

• Proje yöneticisinin sorumlu olduğu proje,
• Proje yöneticisinin içinde bulunduğu organizasyon,
• Proje yöneticisinin içinde bulunduğu ve yönettiği proje takımı,
• Proje yöneticisinin kendisi.

Proje yöneticisinin temel yetenekleri ise şu şekilde açıklanmıştır:

• Kavramsal Yetenekler: İşletmeyi bir bütün olarak görüp, işletme fonsiyonlarını birbirine nasıl bağlı olduklarını ve bir bölümdeki değişimin diğerini nasıl etkilediğini tanıma yeteneğidir.
• Beşeri Yetenekler: Başka insanlarla çalışma yeteneğidir.
• İletişim Kurabilme Yeteneği: Proje uygulama süreçlerinden oluşan birçok görev resmi ya da resmi olmayan anlaşmalarla idare edilir. Bütün bu anlaşmalar proje yöneticisinin iyi iletişim kurabilme yeteneğine dayanmaktadır.
• Teknik Beceri: Uzmanlaşmış bilgi, uzman çözüm yeteneği, özel konularda kullanılan teknik bilgi ve araçları yönetebilme becerisidir.

Proje yöneticisinin aynı zamanda dönüştürücü (transformasyonel) nitelikte bir liderlik yeteneğine de sahip olması gerektiği ifade edilmektedir. Proje yöneticisinin başarılı olması için sahip olması gereken özellikler ve davranış biçimleri şöyle sıralanabilir:

• Proje tanımlama ve kontrol etme bilgi ve deneyimi bulunmalıdır.
• Liderlik ve organizasyon yeteneği olmalıdır.
• Yöntemleri uygulayabilme, problem çözme yeteneği ve iletişim yeteneği olmalıdır.
• Kaynakları koordine edebilmelidir.
• Sonuç, bütçe ve zaman arasında ilişki kurabilmelidir.
• İzleme, değerlendirme ve raporlama bilgi ve deneyimine sahip olmalıdır.
• Stresle başa çıkabilmeyi bilmelidir.
• Kişisel gelişime açık olmalı, birleştirici, takdir edici ve geliştirici olmalıdır.
• Etkileme ve ikna kabiliyeti gibi yetenekleriyle ilgilidir.

Proje yöneticisinin içinde bulunduğu organizasyonun yönetim şekli, bu yöneticinin liderlik kabiliyetlerinin belirleyicilerinden biri olmaktadır. Otokratik, demokratik ve serbest yönetim tiplerinde, proje yöneticisinin özellikleri de değişim gösterebilmektedir.