Ünite 5: Ev Ofisi

Giriş

Teknolojinin gelişmesi sonucu hayat tarzı ve çalışma hayatı da birtakım değişikliklere uğramaktadır. Özellikle beyaz yakalı çalışan her sabah işe gitmesi yerine çalışmalarını evinden de yürütebilmesi mümkündür. Ama çalışanın bu olanaklardan yararlanabilmesi için evinde bir takım düzenlemeleri de yapması gerekmektedir. Bu şekilde çalışan evinde ev ofisi kurarak işini daha rahat yapabilmektedir.

Bir Ev Ofisinde Bulunması Gereken Araç ve Gereçler

Şüphesiz bir ev ofisinde birçok araç ve gereç bulunabilir. Bu araç ve gereçlerin her birinin ayrı bir önemi ve kullanım yeri bulunmaktadır. Dolayısı ile normal bir ofiste bulunan her türlü araç ve gerecin ev ofisinde de bulunması gerektiği kolaylıkla söylenebilir.

Ofis, kurulan ortamın ev ortamı olduğunun hatırlanmasının ifadesi ile dikkat çekilmek istenen nokta mekânın büyüklüğünün sınırlı olmasıdır. Doğal olarak normal bir ofiste de mekân büyüklüğü sınırsız değildir. Ancak, ev ofisinde zaten sınırlı olan bu mekân büyüklüğü daha da sınırlıdır. Bu nedenle bir ev ofisinde bulunacak araç ve gereçler seçilirken bir ofiste bulunması mutlak gerekli olan olmazsa olmaz araç ve gereçleri bulundurmak dikkat edilmesi gereken en önemli noktadır.

Bu durum göz önüne alınarak bir ev ofisinde öncelikle bulunması gerekli olan araç ve gereçler iki gruba ayrılarak şöyle sıralanabilir:

1. Bir ev ofisinde mutlak bulunması gerekli araç ve gereçler (Bilgisayar, Yazıcı, Modem, Telefon, Fotokopi makinesi)
2. Bir ev ofisinde bulunmasında büyük yarar olan araç ve gereçler (Faks makinesi, Fotoğraf makinesi, Televizyon, Video, Cd player, Dvd player, Kamera).

Bunların dışında, kırtasiye malzemeleri de ev ofisinin olmazsa olmazları arasındadır.

Bilgisayar, bir ev ofisinde her türlü yazışma, dosyalama ve arşivleme işini bilgisayar ortamında internet üzerinde anında gerçekleştirmektedir. Ev ofisi kapsamında kullanılacak bilgisayarın teknik özelliklerini yapılmak istenen iş alanı belirler. Bilgisayar sadece yazışmalarda dosyalamada yani kısaca ofis paket programı ile yapılan işlerde kullanılacak ise çok güçlü teknik özelliklere sahip bir bilgisayar olması gerekmez. Ama grafik tasarım, animasyon gibi işler için kullanılacak bilgisayarlar daha donanımlı olması gerekebilir.

Yazıcılar, bilgisayar ortamında üretilen şekil, grafik ve yazıların veya bilgisayar ortamına aktarılan resimlerin kâğıda basılmasını sağlayan araçlardır. Her yazıcı, kendine özgü bir mikroişlemciye sahiptir. Ayrıca, sınırlı sayıda karakter depolamasına olanak sağlayan bir tampon belleği bulunur.

Yazıcılar, karakterlerin basımında kullanılan teknolojik farklılık esas alınarak sınıflandırılırlar. Bir yazıcının kalitesi, baskı hızı ve birim alandaki nokta sayısı ile belirlenir. Hızlı paralel bağlantılar içinde de Usb bağlantılar tercih edilir. Yazıcılar dört farklı teknolojik sisteme göre çalışırlar ve çalıştıkları sistemin adı ile anılırlar. Bunlar;

• Karakter yazıcılar, daktilo makinesi esasına dayanır ve baskı şeridi üzerine yapılan baskının aktarması ile çalışırlar. Düşük hızları ve grafik baskı yeteneklerinin olmaması nedeniyle kullanımı son derece azalmıştır.
• Nokta vuruşlu yazıcılar da eski teknolojili yazıcılardır ve yazıcının kafası bir matris şeklinde düzenlenmiş iğnelerden oluşur, gergin duran şerit üzerine nokta vuruşları ile karakterleri tanımlarlar.
• Mürekkep püskürtmeli yazıcılar kağıt üzerine mürekkep püskürtme yöntemi olarak çalışır. Kırmızı, sarı ve mavi renkli üç farklı rengi vardır ve şekiller bu farklı renklerin karışımından ortaya çıkar. A4 üzerine başarılı baskı yapabilen yazıcılardır.
• Lazer Yazıcılarda kartuş yerine toner kullanırlar ve baskı işlemi toner içindeki toz mürekkep ile gerçekleşir. Veriler önce yazıcının belleğine aktarılır ve kağıdın geçtiği silindir üzerine aktarılır. Silindir üzerindeki aktarma işi lazer aracılığı ile yapılır ve işin silindir üzerine çarptığında toner ünitesinde ki toz mürekkep parçacıkları kağıda yapışarak yazma işlemi yapılır. Diğer yazıcılara göre daha pahalıdır ama hızlı ve sayı olarak çok sayıda baskı yapması en büyük avantajlarıdır.

Bilgisayarların telefon hatlarını kullanarak birbirleri ile iletişim kurmasını sağlayan cihazlara modem denmektedir. Modem bilgisayardan aldığı digital sinyalleri analog sinyallere çevirerek gönderme ve aynı şekilde, karşıdaki bilgisayardan gelen analog sinyalleri de digital sinyallere çevirerek bilgisayara iletme yeteneğinde olan aygıtlardır. Söz konusu bu digital-analog çeviri işleminin gerekli olmasının nedeni bilgisayarları birbirlerine bağlamak için kullanılan hatların digital sinyalleri taşıyamamalarıdır. İki tip modem vardır. Bunlar;

• Dahili (internal) modem ve
• Harici (external) modem olarak isimlendirilir.

Telefon , çok önemli ve yaygın kullanılan bir iletişim aracıdır. Ofislerde işlerin yürüyebilmesi için vazgeçilmez ofis malzemelerinden biridir. İletişim aracı olarak ister ofisin içinde, isterse ofisin dışında iletişimimizi sağlar ve işlerin hızlı bir şekilde yapılmasında çok önemli rol oynar. Ev ofisi için sabit telefonlar kullanılabileceği gibi mobil telefonlardan da yararlanmak da yarar bulunmaktadır. Ofiste kullanılacak sabit telefonların kablolu telefon yerine DECT telefon olmasına özen gösterilmelidir.

Fotokopi makinesi, ofislerdeki yazılı iletişim araçlarının çoğaltılmasında kullanılan önemli bir araçtır. Fotokopi makinelerinin en önemli özelliği kopyalama hızı, kopyaların renkli olup olmaması, büyültme ve küçültme özelliğidir. Fotokopi makineleri de bir ev ofisinin vazgeçilmez cihazlarıdır. Ev ofislerinde bağımsız fotokopi makineleri yerine yazıcı, faks, tarayıcı ve fotokopi cihazlarının fonksiyonlarının tamamını yerine getirebilen tek bir cihazı bulundurmak tercih edilmektedir.

Faks makinesi, her türlü yazı, şema, fotoğraf, harita, basılı kâğıtları istenilen uzaklığa kopyalamak suretiyle ileten, bir iletişim aracıdır. Faks bunu telefon, telsiz ve tel sistemi ile yapmaktadır. Faks yakın zamana kadar olmazsa olmaz ofis makinesi olarak kabul görmekte idi. Ancak son zamanlarda scanner cihazlarını etkinliklerinin artması sonucu eski önemlerini giderek yitirmektedirler. Yakın bir gelecekte büyük olasılık özellikle ev ofislerinde artık bulundurulmayacak olan cihazlardan birisi olacaktır.

Fotoğraf makinesi, her fotoğraf makinesinin çeşitli ayar ve düzenekleri ve elektronik devreleri çıkarılırsa, aslında esas olarak ışık geçirmez bir kutudur. Bir fotoğraf makinesinin;

• Ön kısmında, resmi çekilen konudan yansıyan ışığın içeri girmesine olanak sağlayan ve genellikle açıklığı değişebilir bir diyaframı olan objektif, diyafram, obtüratör ve vizord ’dür. Işık önce objektifte toplanır ve odaklanır, sonra diyaframdan geçerek obüratöre ulaşır, obüratör fotoğraf çekerken bir müddet açık kalır ve filmin üzerine düşer ve vizör de odaklanmaya yönelik bir düzenektir. Obüratörün açık kalma süresi ne de enstantane denir.
• Arkasında ise görüntünün kalıcı bir kaydını yapabilen, ışığa hassas bir film vardır.

İyi bir fotoğraf elde etmede en önemli olay pozlandırmanın doğru yapılmasıdır. Pozlandırmayı üç etken belirler:

• Filmin ışığa olan duyarlılığı ya da “hızı” (bu uluslararası standartlar organizasyonu [ıso] tarafından verilen sayılarla belirlenir),
• Objektif diyaframın açıklığı (bu “f” sayısı ile ayarlanır) ve
• Obtüratörün açık kalma müddeti ya da enstantane’dir.

Doğru pozlandırma fotoğrafçılığa yeni başlayanlar için oldukça zordur. Ama günümüzdeki tam otomatik fotoğraf makinaları diyafram ve enstantaneyi otomatik yaparlar.

Doğru pozlandırma gerekli ışığın film düzlemi üstüne düşürülmesi işlemidir. Doğru poz değerini en iyi fotoğrafı çeken kişi hesaplayabilir; çünkü fotoğraf başlı başına bir sanattır. Fotoğrafı çeken kişi çektiği fotoğrafla bütünleşmeli ve yaşadığı hissettiği anı fotoğraf karesine sabitlemelidir.

Öte yandan teknolojide görülen olağanüstü gelişmeler artık film kullanan fotoğraf makinelerinin devrini kapatmıştır. Günümüzde fotoğraf çekebilme yeteneği ile donatılmış cep telefonlarının da yaygınlaşması ve 8 Mega piksellik (MP) modellerin piyasaya çıkması bu işe meraklıların bile kafalarını karıştırmıştır. Dijital fotoğraf makineleri, elektronik görüntü algılayıcıları ile sayısal olarak fotoğraf çeken fotoğraf makineleridir. Hemen hemen tüm taşınabilir dijital fotoğraf makineleri fotoğrafın yanı sıra video kaydı da yapabilmektedirler. Digital fotoğraf makinalarında üç önemli temel bileşim vardır. Bunlardan ilki, Lens, görüntüyü en kaliteli şekilde objektif üzerine düşürür. Optik algılayıcılı sensör ise, optik görüntüyü elektrik sinyallerine çevirir. Görüntü işlemcisi olan image processor ise, gelen ham görüntüyü bir araya getirerek görüntüye keskinlik verme gibi birçok algoritma uygular.

Televizyon veya kısaca TV, bir vericiden elektromanyetik dalga halinde yayınlanan görüntü ve seslerin, ekranlı ve hoparlörlü elektronik alıcılar sayesinde yeniden görüntü ve sese çevrilmesini sağlayan haberleşme sistemidir.

Televizyon 1923 yılında, John Logie Baird tarafından İngiltere'nin Hastings kasabasında icat edilmiştir.

İlk televizyon görüntüsü ise yine Baird tarafından 1926 yılında yayınlanmıştır. Ülkemizde ise ilk TV yayınları 1953 yılında İstanbul Teknik Üniversitesi tarafından bölgesel olarak ve haftada birkaç saatlik deneme yayınları şeklinde başlatılmıştır. 1990'lı yılların başlarında ise özel televizyon kanalları yayına başlamıştır. Günümüzde televizyon yayıncılığının ilk amacı, reklam ve ticaret üzerine kuruludur. Ancak, toplumda psikolojik etkisi de oluşmuş ve televizyon bağımlılığı olarak tabir edilen bir rahatsızlık da ortaya çıkmıştır. Bir ev ofisinde TV ye tercihen gerek duyulur.

Video, animasyon ve sesin aynı anda oynatılmasıyla oluşan çoklu ortam uygulamasıdır. Kökü Latince videre (görmek) sözcüğüdür ve 1930'larda audiere (işitmek) kökünden gelen audio sözcüğüne benzeterek üretilmiştir. Videolar bugün çok fazla kullanılan cihazlar haline gelmiştir. Bu durum "video korsanlığı" olarak adlandırılan yeni bir suç türünün ortaya çıkması sonucunu doğurmuştur. Bu suç, bir sinema filminin ya da videobandın, sahibine telif hakkı ödemeksizin kopyalanması, çoğaltılması demektir.

Videodiskler, plastikten ya da alüminyumdan yapılmış daire biçimli levhalardır. Magnetik bantlardan başlıca farkı, üzerindeki kayıtların silinememesi ya da bir kaydın üzerine yeni bir kaydın yapılamamasıdır. Videodiskler sabit görüntülerin gösteriminde çok kullanışlıdır. Bir bant programında belli bir bölümü bulmak için bütün bandı taramak zorundasınızdır; ama, bir diskte laser demeti ya da iğne istediğiniz bölümü bir anda bulup gösterebilir. Demek ki disk ideal bir "bilgi deposu" görevi görebilir ve burada saklanan bilgiye kolayca erişilebilir. Videodisklere kaydedilen kitaplar ve eski filmler binlerce yıl dayanabilir.

CD (Compact Disc) teknolojisi, plak ve kasetlerdeki "playing" yani çalma olayı sırasında meydana gelen sürtünmeleri ve arka plan seslerini engellemek için tasarlanmışlardır. Plak ve kaset gibi çift taraflı olarak kullanılmazlar. 12 inch'lik standart bir CD yaklaşık 80 dakikalık (700 MB) dijital bilgiyi barındırabilir. Yeni çıkan yüksek yoğunluklu yaklaşık 790-800 MB'lık boş CD'lere ise günümüzde 90 dakikalık kayıt yapılabilmektedir. CD'ye kayıt ve seri kopyalama ancak dünyadaki özel yerlerde, "super clean room" denen tozsuz, özel ortamlarda yapılır ve kayıt esnasındaki olaya burning (yanma) denir. Laserle yakma, yani kayıt işi sona erdikten sonra elde edilen CD, "master" olarak adlandırılır. Evde son tüketici tarafından kayıt edilen CD bir master değildir. Kayıt yüzeyi sırsızdır ve kolayca çizilerek bozulabilir. Halbuki sırlı CD'lerin çizilerek bozulmaları daha zordur. Master cd üretebilmek milyon dolarlık bir harcama yapmayı ve özel bir izin almayı gerektirir. CD' lere kayıt sadece bir tek yüze yapılır. Dijital bilgi, CD'nin üzerindeki yazıların bulunduğu yüzeyin hemen altındadır. Alttaki şeffaf kısım sadece CD playerin incecik laser kaynağından çıkan ışını geçirmeye yarar. CD’lerdeki kayıt izleri tek merkezli olduğundan, CD'yi temizleme işlemi kesinlikle en içten en dışa doğru yapılmalıdır. Bunun tersine izlere paralel yapılan en masum bir silme teşebbüsü bile dijital bilginin bir kısmını okunamaz hale getireceğinden CD bozulacaktır. Yepyeni bir CD'yi jelatininden çıkartıp, kaliteli olduğuna kanaat getirdiğiniz bir bezle sildiğinizde, çıkması zor küçük hasarlarınızı hemen görebilirsiniz.

En iyisi CD'leri, DVD'leri silerken iyi bir bez kullanmak, silme işlemini de içten dışa doğru yapmaktır.

DVD Player, sadece ses ve görüntü değil aynı zamanda kullanım konusunda da kullanıcısına daha fazla imkânlar sunabilmektedir. Halen evlerimizin büyük bir kesiminde sehpa raflarına yerleşen DVD oynatıcıları home ofisler içinde gerekli cihazlardandır. DVD’ler genel kabulün aksine sadece film için kullanılan cihazlar değildir. DVD’ler geniş bilgi depolanabilen, fiziki yapısı üzerine çeşitli türden bilgiler yazdırılarak ilgili cihazlarda okutulabilen gelişmiş teknoloji ürünleridirler. DVD’lerin fiziki yapısı aslında bir CD’ninkinden farksızdır. Bir CD’den yaklaşık 7 kat daha fazla bilgi taşıyabilen DVD’ler, görüntü sıkıştırması da kullanarak 133 dakikalık, geniş ekran (16:9) veya standart (4:3) boyutlarda görüntü taşıyabilir. Bir DVD sadece ses ve görüntü değil aynı zamanda da istenilen dilde alt yazı seçeneği, belirli sahnelerden başlama, ek görüntü izleme gibi imkanlar sunmaktadır. Aslında DVD oynatıcının çalışma prensibi , CD oynatıcıdan çok farklı değildir. Genel olarak ışını veren bir lazer kaynağı ve yansımasını takip eden bir de göze sahip mercek-alıcı ikilisinden oluşan ‘okuma kafası’ bulunur. Disk yüzeyindeki girinti/çıkıntılara göre 1 veya 0 bilgisini alan okuma kafası, bu dijital bilgiyi, D/A (Dijitalden Analoga) Çevirici’ye aktarır. Bu sayede artık sinyal analog olarak yoluna devam eder.

Kamera, görüntülerin filme alınmasını sağlayan aletler kamera olarak isimlendirilirler. Ayrıca, sinema ve Televizyon çekim cihazları da kamera olarak bilinmektedir. Basit olarak görüntüden yansıyanları kaydetmeye yarayan cihaza kamera denir.

Türkçe'ye web kamerası şeklinde çevrilen “WebCam” cihazları, yetenekleri sınırlı bir dijital video kamera olarak tanımlanabilir. Pahalı ve büyük bir dijital kameranın sunduğu bazı avantajlardan mahrum olan web kameraları, her şeye rağmen çok sayıda kullanıcının görüntü kaydı için yararlanabilecekleri kullanışlı birer araçtırlar. Günlük kullanım için fazlasıyla yeterli olan "WebCam" ile klasik bir video kamera arasındaki en temel fark ise şudur: Bir web kamerası ile gittiğiniz bir tatil bölgesini kaydedemezsiniz; çünkü bu cihazlar çalışmak için bir bilgisayara ihtiyaç duyarlar. Şarjlı veya fotoğraf çekebilen modelleri çıksa da, web kameraları temel olarak bilgisayarlara mahkûmdurlar. Klasik video kameralarda ise bu tür bir sınırlama yoktur. Ek olarak, web kameralarının görüntü kalitesi doğal olarak sınırlıdır. Bazen fiyatları düşük tutmak için, bazen de daha fazlasına ihtiyaç olmadığı düşünüldüğü için, web kameralarının kayıt yetenekleri çok fazla geliştirilmez. Günümüz teknolojisinde “webcam” ler artık labtoblara monte edilmektedir.

Kırtasiye, Türk Dil Kurumuna (TDK) göre; defter, kâğıt, kalem, mürekkep, yazı araç ve gereçlerinin bütünü olarak tanımlanmaktadır. Bu kapsam içinde, ofis mobilyaları, daktilo, zımba, makas gibi kalıcı ürünlerin yanı sıra, kâğıt, zımba teli, yapıştırıcı, sarf malzemeleri de bulunur.

Ev Ofisinin Fiziksel Ortamı

Ofisin fiziksel ortamı ve düzenlemeleri de ayrıca önem kazanmaktadır. Sonuçta evin herhangi bir odasının ev ortamından koparılarak bir çalışma ortamı haline getirildiği unutulmamalıdır. Bu durum ev ofisi kuran kişiye bazı sorumluluklar yüklemektedir.

Ev Ofisinin aydınlatması ya da bir başka ifade ile ışıklandırma düzeni, hem sağlık hem de çalışma verimliği açılarından üzerinde durulması gereken konulardır.

Ev Ofisinin genel aydınlatma sistemlerinde genelde dekoratif unsurlar dikkate alınır. Oysa sağlıklı bir ofis aydınlatması, dekoratif kaygılardan önce, modern ofis kurulumu sistemlerine uygun işlevsel yapıda olmalıdır. Ofislerde ışığın homojen yani belirli alanlara yoğunlaşmadan, eşit alan yayılımlı olarak dağılımının sağlanması çok önemlidir. Ev ofisinin kurulumu aşamasında güneşli ortamların değerlendirilmesi bu anlamda çok önemlidir. Güneşten yararlanmayı maksimum ölçüde sağlayacak, cam sistemleri ve panjur donanımlarının seçimi de önemlidir. Yoğun çalışılan lokal bölgelerdeki ofis içi düzenlemenin, ofis yerleşiminde en çok güneş alan bölgede kurulması bu anlamda sağlıklı bir önlem olacaktır. Sağlıklı olmayan bir aydınlatma sistemi yüzünden, gözlerin odaklandığı monitör ekranlarından yansıyan ışık ve yansımalar, sadece parlama ve kamaşma değil, aynı zamanda göz sağlığını olumsuz etkileyen durumlar da ortaya çıkarabilmektedir. Bunu önlemenin yolu da doğru aydınlatma armatürleri kullanmak, bu armatürlerin ofis içine uygun yerleşimini sağlamaktır.

Ofisin ısıtılması ve soğutulması önemlidir. Çalışma yerinin ısı derecesi verimli çalışmayı olumlu ya da olumsuz olarak önemli oranda etkiler. Ev ofisinin sıcaklığını ofiste çalışan kişinin kişisel tercihlerini de dikkate alarak 22±2 °C derece olması uygundur.

Ofisin havalandırması, bir diğer önemli konudur. İş verimliliğini artırmak bakımından mekânın sürekli olarak temiz ve taze havalı olmasına ortamda oksijenin bol olmasına karbon dioksit gazının ise artmamasına dikkat etmek gerekir. Bütün bu söylenenler ise ortamı havalandırmak sureti ile kolaylıkla sağlanabilir.

Ses ve gürültü, ev ofis ortamlarında dikkat edilmesi gereken bir konudur. Gürültülü bir ortamda verimli çalışmak oldukça zordur. Yerleri ses geçirmeyecek maddeler ile döşemek ve nihayet ses yalıtımına ilişkin uygulamalar yapmak ilk anda akla gelen çözümlerdir. Pencereler ses geçirmeyen özellikte olmalıdır.

Ofisin mobilyasının seçimi oldukça önemlidir. Kötü bir mobilya, sebep olduğu sırt, adale, bel ve ayak ağrıları gibi zararları yanında psikolojik olarak da kişiyi rahatsız ve huzursuz eder. İş verimini düşürür. Bunun yanı sıra vaktinden önce bozulur, eskir ve kısa bir zaman sonra da onarılması ve yenilenmesi zorunlu hale gelir. Bir ev ofisindeki mobilyalar iyi, şık, kullanışlı, rahat ve maddi ve psikolojik ömrü uzun olmalıdır.

Ofiste estetik, oldukça önemli bir unsurdur. Ofisin huzurlu, rahat ve mutlu olarak çalışabilir bir atmosfere sahip olması gerekir. Bu ilkeden hareketle renkler, müzik ve temizlik önemlidir. İçinde yaşanan bir mekânın kişiselleştirilmesinde renk seçimi en az mobilya veya mimari kadar önemlidir. Renklerin ruh hali üzerinde önemli etkileri bulunmaktadır. Birçok insan yaşadığı mekânın tasarımına büyük önem verir. İster yaşanan yapının mimarisi, ister içerisinde kullanılan mobilyalar veya başka ayrıntılar olsun yaşanan mekân daima önemlidir ve her yönüyle içinde bulunan kişileri etkiler.

Ofiste dinlendirici bir müzik çalınmasının iş verimini artıracağı yönünde genel bir kabul bulunmaktadır. Ancak bu konu doğrudan doğruya ofisi kullanan kişinin kendi kişisel tercihidir. Ofis her durumda her yeri zemini, duvarları, kapıları, camları, masaları, dolapları ile mutlaka temiz olmalıdır. Tozdan arındırılmalı ve düzenli olmalıdır. Temizlik esastır.

Kâğıtsız Ofise Geçiş: Elektronik Doküman Yönetimi de ofis içi iş akışının en önemli unsurlarından biridir. Bunlar bir bakıma faaliyetlerinizin somut göstergesi, iş akışı hacminizin, hızının ve çeşitliliğinin birer delilidir.

Bilgisayar ve internet teknolojilerinin ofislere girmesiyle de belge ve doküman hacminde büyük bir artış yaşanmıştır. Bunun yanında bilgisayar teknolojisi çözümü de beraberinde getirmiş, basılı belge dönüşümünü sağlayarak, "kâğıtsız ofis" ortamı oluşturma yolunda önemli bir adım attırmıştır.

Doküman yönetimi, ofis ya da firma hafızasını düzenleyen bir sistemdir. Bu konuda oluşacak bir problem, ofis açısından "hafıza kaybından" farksızdır; çünkü ofis içi tüm belge ve bilgiler o ofisin hafızasıdır.

İşte doküman yönetiminin amacı, firmanın hafızasını oluşturan bu verileri, sağlıklı şekilde ayrımını yapmak ve gerekli olanları elektronik veri tabanına, doküman yönetimi yazılımları aracılığıyla aktarımını yapmaktır. Bu şekilde bilgi ve veri birikimi önlenir. Belge ve bilgiye boğulmuş bir ofis ortamından, kâğıtsız ve verimli çalışan bir ofis ortamına geçiş sağlanır. Ofis içi iş akışı gün geçtikçe teknolojiyle bütünleşmektedir. Bu bütünleşme yeni yönetim anlayışları, yeni ihtiyaçlar, yeni kurumsal çözümler üretmektedir.

Ofiste Çalışma Verimliliğini Etkileyen Faktörler

Ergonomik ofis kurulumu, teknolojik gelişim sayesinde değişen iş yaşamı koşulları nedeniyle artık bir zorunluluk haline gelmiştir. Bir yandan teknoloji ve iletişim sistemlerinin gelişmesi insana büyük kolaylıklar getirmekte, ama diğer yandan insan bedeni ve hareket alanına uyum arasında denge sağlamada çoğu kez yeterince başarılı olunamadığı için teknoloji orta-uzun vadede insan sağlığını tehdit eder gibi görünmektedir. Bunu önlemenin yolu hem ev hem de ofis ortamında ergonomi biliminden yararlanmaktır. İş başarısı ve çalışma tatmininin arkasında da bu olgu yatar. Eğer bedeniniz ve hareket alanınızla "çatışan uyumlu olmayan" bir ofis altyapısına sahipseniz hem motivasyonunuz iş başarınız engellenir hem de işinize karşı memnuniyetsiz bir duruş hatta çok daha kuvvetli olumsuz duygular hissetmeniz kaçınılmaz olur.

Aslında işleri evden yönetmek günümüzde hemen herkesin ortak hayali haline gelmiştir. Bu hayalin öncelik sıralamaları her birey için farklılık gösterse de ortak hedef zaman tasarrufu sağlamak, stresten arınmış, aileye adanan nitelikli saatleri artmış bir hayat kurgulamaktır. Ama işleri evden yürütmek sanıldığı kadar kolay bir süreç değildir.

Ev ofisi ile iş yürütmede dikkat edilmesi noktalar şu başlıklar altında toplanabilir:

• Motivasyon,
• Rutin oluşturma,
• Tümüyle yalnız olduğunuzun bilincinde olma,
• Evin dışına çıkma,
• Seyyar olmak,
• Bir ofis oluşturma,
• Organize olma.

İyi organize edilmiş ev ofis çalışma sistemi standart bir ofis hayatına çok iyi bir alternatif haline gelebilir.