Ünite 7: Gayrimenkul Piyasasında Yönetim Bilgi Sistemi ve Meslek Etiği

Giriş

Çağımız bilgi çağıdır, bilginin güç olduğu zamandır. Bugün, işletmeler rekabet avantajı kazanmak ve ayakta kalabilmek için her zamankinden daha çok bilgi (ve bilgi teknolojisi) kullanmaktadır. Bu anlamda, bilgiyi ürün gibi ürettiği ve bilgiyle çalıştığı için, bilgi işçisi de ön plana çıkmakta ve sistemde çok önemli bir yer tutmaktadır. Bilgi çağında, Yönetim Bilgi Sistemi ve Bilgi teknolojisi çok önemli araçlar ve konulardır. Şu şekilde tanımlanabilirler:

Yönetim Bilgi Sistemi: İnsanların bilgi süreçleri ve yönetimiyle ilgili bütün işlerini yerine getirmelerine yardımcı olmaları için gelişim, yönetim ve bilgi teknolojisinin kullanma, araçlarının planlanmasıyla uğraşır.

Bilgi Teknolojisi: Bilgiyle çalışan insanları, bilgiyi ve örgütün ihtiyacı olan bilgi süreçlemeyi destekleyen herhangi bir bilgisayar tabanlı araçtır.

Bilgi Teknolojileri

Yönetim bilgi sistemleri içindeki anahtar kaynaklardan biri Bilgi Teknolojisidir (Information Technology-IT). Bilgi teknolojisi, bir örgütün ihtiyaç duyduğu bilgi ve bilgi sürecini destekleyen ve bilgiyle çalışan insanların kullandığı herhangi bir bilgisayar temelli araçtır.

Bilgi Teknolojisinin iki temel kategorisi vardır (S:130, Şekil 7.1’i inceleyiniz):

• Donanım
  • Girdi araçları,
  • Çıktı araçları,
  • Depolama araçları,
  • Merkezi süreçleme ünitesi,
  • Telekominikayon araçları ve
  • Bağlantı araçları
• Yazılım
  • Uygulama yazılımları,
  • Sistem yazılımları,
    • İşletim sistemi yazılımları ve
    • Kullanışlı yazılımlar.

Donanım, bilgisayarı çalıştıran fiziksel araçlardır (genellikle bir bilgisayar sistemi olarak bahsedilir).

Yazılım, özel bir görevi yerine getirmek için donanımınıza uygulanan yönergelerdir.

Bilgi Teknolojilerinin Yönetsel Zorlukları

Günümüzün dinamik iş çevresinde başarı, küresel bir pazarda bulunan müşterilerin, tedarikçilerin ve diğer işletme ortaklarının rekabetçi ihtiyaçlarını karşılayabilme de, internet tabanlı teknolojileri ve web sayesinde ulaşılabilen bilgi sistemlerini en üst seviyede kullanabilmeye sıkı bir şekilde bağlıdır.

Bilgi teknolojilerine sıkı bir şekilde bağlı olan bilgisayar tabanlı bilgi sistemleri, çeşitli işletme çevrelerindeki ve örgüt ortamlarındaki kişiler tarafından tasarlanmakta, işletilmekte ve kullanılmaktadır.

Bir bilgi sisteminin başarısı sadece maliyetlerin azaltılmasına, zamanın ve bilgi kaynaklarının kullanılmasının verimliliğiyle ölçülmemelidir. Başarı örgütün iş stratejilerinin desteklenmesinde, örgütün işletme süreçlerinin etkinleştirilmesinde örgütün yönetimsel yapıları ve kültürünün geliştirilmesinde ve işletmenin müşteri iş değerinin artırılmasında bilgi teknolojisinin etkinliğiyle de ölçülmelidir.

Bilgi Teknolojisinin Gayrimenkul Piyasasındaki Uygulamaları

Gayrimenkul sektöründeki bilgi teknolojilerinin rolünün çağdaş bir şekilde ele alınması bilgisayar ile başlar. Bilgisayar , gayrimenkul karar işlemlerini, özellikle de öngörülen yatırım getirisinin hesaplanmasını içeren işlemlerini önemli ölçüde etkilemiştir. Finansal hesaplamalar için kullanılan makineler hesap makinelerinden ve ana sistem bilgisayarlarından masaüstü kişisel bilgisayarlara, taşınabilir dizüstü bilgisayarlara ve nihayet elde taşınan cihazlara dönüşmüştür. Zaman içerisinde bilgininin nasıl kullanıldığına ilişkin fonksiyonlar hesaplamaktan veri depolamaya, analize, karar almaya, iletişime doğru genişlemiştir. Ancak bilgi teknolojilerinin etkileri karar işlemlerinin özünde olan esasları hesaplara dönüştürmekten daha ötesine uzanır.

Gayrimenkul bilgi teknolojisinde kullanılan, işleri kolaylaştıran ve gayrimenkul işletmelerinin etkinliğini/verimliliğini arttırmada yardımcı olan bazı bilgi teknolojileri şu şekilde özetlenebilir:

Satış ve Pazarlama Sistemleri , gayrimenkul işletmesinin ürün ve servislerinin satılmasından sorumludur. Üst yönetime, yeni ürün ve satış fırsatlarını izleme, yeni ürün ve servisleri planlama ve rakiplerin performansını izleme anlamında yardımcı olur. Satış ve pazarlama sistemleri orta kademe yönetime ise, market araştırmasına yardımcı olarak, reklam ve teşvik kampanyalarını, fiyatlandırma kararlarını ve satış performanslarını analiz ederek destek olur. Satış ve pazarlama sistemleri operasyonel yönetim ve çalışanlara muhtemel müşterileri bulmada ve temasa geçmede, satışları takip etmede, siparişleri işlemede ve müşteriye hizmeti vermeyi destekleme konularında yardım eder.

Muhasebe ve Finansman Sistemleri kapsamında yer alan finans sistemi, gayrimenkul işletmesinin nakit, hisse senedi, bono ve diğer yatırımları ile ilgili finansal varlıklarının maksimizasyonu ile sermaye yönetimi konusuyla ilgilenmektedir. Gayrimenkul işletmesi yatırımlarının yerinde olup olmadığını belirlemek için dış kaynaklardan bilgi edinme de finans fonksiyonu olarak kabul edilmektedir.

Gayrimenkul işletmelerinde muhasebe sistemi ise; makbuzlar, ödemeler, bordrolar gibi bütçe akışının ve finansal kayıtların sürdürülmesi ve yönetiminden sorumludur.

İşlem Süreci Sistemleri , bilgisayar destekli bir sistem olarak; satış sipariş girişleri, bordro, çalışan kayıtlarının nakli ve girişi gibi, günlük rutin işlemleri kayıt altında tutma ve performans açısından değerlendirme alanlarında iş dünyası için çok önemli bir yer tutmaktadır. Bu düzeyde sistemin temel amacı, rutin sorulara ve örgüt içerisindeki işlem akışına yanıt vermektir.

Kurumsal sistemler , günlük faaliyetlerini düzenlemek için gayrimenkul işletmelerin her yerinde bilgi iletişimini hızlandırır. Bir müşteri sipariş verdiğinde, veri işletmenin diğer kısımlarına otomatik olarak akar. Kurumsal sistemler müşteri isteklerine hızla cevap verir. Doğru ve tam zamanında müşteri memnuniyetini artırma kabiliyeti işletmelere karlılık ekler.

Coğrafik Bilgi Sistemleri (Geographic Information System-GIS) , mekansal bilgiyi analiz etmek için özel olarak tasarımlanmış bir karar destek sistemidir. Mekansal bilgi; yollar, nüfus dağılımı, kanalizasyon sistemi veya kasırganın izlediği yol gibi bilgileri harita formatında gösterebilen her türlü bilgidir. Gayrimenkul işletmeleri coğrafik bilgi sistemi yazılımlarını bilgi analiz etme, işletme zekâlarını oluşturma ve kararları verme noktasında kullanırlar. GIS veri tabanı ve grafik teknolojisinin güçlü bir birleşimidir. Bu sistemde bilgi türleri için bir sınır yoktur. Coğrafik bilgi sistemleri ile yolların güzergâhı, nehirlerin akış yönleri, gelir seviyesi, sağlık şartları, suç oranının yüksek veya düşük olduğu bölgeler ve daha birçok bilgiye göre harita oluşturabilir.

Müşteri İlişkileri Yönetimi (Consumer Relationship Management-CRM) , bir işletmenin müşterileriyle etkileşim sağladığı müşteri hizmetlerindeki, pazarlamadaki, satıştaki çoğu müşteri-hizmet süreçlerini otomatikleştirmekte ve bütünleştiren çapraz fonksiyonlu işletme sistemini oluşturmak için bilgi teknolojisini kullanmaktadır. CRM sistemleri, aynı zamanda, bir Web uyumlu yazılım ve işletmenin geri kalan ticari faaliyetlerini bütünleştiren bir veri tabanı oluşturur. CRM sistemleri, bir işletmenin ve çalışanlarının, müşterilerine hızlı, kullanışlı, güvenilir ve devamlı bir hizmet sunmasını mümkün kılan araçları sağlayan bir yazılım modülleri ailesini içermektedir.

Bağlantı ve Hesap Yönetimi sürecinde yararlanılan CRM yazılımı, müşterilerin diğer ticari ve yaşam devirleri ile ilgili olaylara ilişkin verileri izleyen ve ele geçiren hizmet profesyonellerine, gayrimenkul işletmesinde yer alan pazarlama ve satışlara yardımcı olur. CRM sistemleri, müşterinin tüm hesap bilgilerini içeren sıradan bir müşteri veri tabanındaki verileri depolar ve işletmenin tümündeki İnternet, İntranet ve diğer ağ bağlantıları aracılığıyla, bu bilgileri, satışlar, pazarlama, servis ve diğer CRM uygulamaları için hazır tutar.

Satışlar sırasında CRM sistemi, satış temsilcilerine, yazılım araçları ve işletme veri kaynaklarıyla, satış faaliyetlerini yönetme, destekleme ve ek hizmet satışları ile daha yüksek fiyatlı ürün satışlarını optimize etme ihtiyaçlarını sağlamaktadır.

Pazarlama ve Yerine Getirme sürecinde CRM sistemleri, hedef pazarlama ve doğrudan pazarlama gönderimlerinin izlenmesi ve listelenmesini yürütme görevleri gibi otomatikleştirilerek doğrudan pazarlama kampanyalarının üstesinden gelinmesinde pazarlama profesyonellerine yardımcı olur. Daha sonra bu CRM yazılımı, pazarlama profesyonellerinin, CRM veri tabanındaki müşteri olanakları ve müşteri tepkilerine ilişkin verileri ele geçirerek yönetmelerine ve gayrimenkul işletmesinin doğrudan pazarlama kampanyalarının ticari ve müşteri değerini analiz etmelerine yardım eder.

Müşteri Hizmeti ve Desteği sırasında bir CRM sistemi, hizmet temsilcilerine, satış ve pazarlama profesyonelleri tarafında paylaşılan sıradan bir müşteri veri tabanına, yazılım araçları yoluyla, gerçek zamanlı bir erişim sunmaktadır. CRM, müşteri ilişkileri yöneticilerine, müşteriler tarafından istenen hizmetleri yaratma, kararlaştırma ve yönetme konusunda yardım eder.

Elde Tutma ve Sadakat Programları kapsamında CRM sistemleri, bir şirketin, en sadık ve karlı müşterilerini belirlemesine, ödüllendirmesine ve onlara pazarlama yapmasına yardımcı olur. Çünkü müşterilerin elde tutulması ve sadakatlerinin sağlanması, önemli bir stratejidir.

E-İşletme, E-Ticaret ve E-Devlet gibi özel ya da kamu sektörü yapılanmaları dijital ağları kullanan veya dijital tabanlı uygulamalardır. Bu yapılanma kapsamındaki sistem ve teknolojiler, işletmelerin müşterileri, çalışanları, tedarikçileri ve lojistik ortaklarıyla olan ilişkilerini ağlar ve interneti kullanarak dijital ilişkilere dönüştürmüştür. Eişletme örgütün iç yönetimindeki faaliyetleri ve tedarikçiler ve diğer iş ortaklarıyla koordinasyonu kapsar. Ayrıca elektronik ticareti veya e-ticareti de kapsar. Eticaret işletmenin, malları veya hizmeti internet üzerinden alıp satarak iş yapan bir bölümüdür. Ayrıca, e- ticaret reklam, pazarlama, müşteri desteği, gizlilik, sevkiyat ve ödeme gibi pazar hareketlerini destekleyen faaliyetler içerir. E-devlet ise, devletin ve kamu sektörü temsilcilerinin vatandaşlar, işletmeler ve devletin diğer kollarıyla olan ilişkilerini dijital olarak olanaklı kılan internet ve ağ teknolojileri uygulamasına dayanır.

Etik Kavramı

Etik insanlar dürüstlerdir. Kendi hakları kadar, başkalarının hakları konusunda da dikkatlidirler. Neyin adil ve doğru olup neyin olmadığı hakkında güçlü hisleri vardır. Ama bazen, en etik insanlar bile zor seçeneklerle karşı karşıya kalabilirler.

Etik, diğer insanlara olan davranışlarımızı yöneten prensip ve standartlardır. Etik davranmak, prensiplere uyarak diğer insanlara saygılı ve itibar ederek davranmaktır. Bunu söylemek kolay olsa da, bazı karışık ve belirsiz durumlarda, bunu uygulamak o kadar kolay değildir.

Etik değerlerimiz, tarihimizden, kültürümüzden ve dinimizden gelir, aynı kalabilir ya da zamanla değişebilir.

Etikle İlgili Konularda Kararı Belirleyen İki Faktör

Bilginin nasıl topladığı, depoladığı, girilen ve kullanılan etik anlayışa (neyi doğru neyi yanlış kabul ettiğinize) dayanır. Etik bir çıkmazla karşılaşıldığında, kararı etkileyen iki faktör vardır:

• İlki büyürken geliştirilen temel etik yapısı,
• İkincisi ise vermeye çalışılan kararın içinde bulunduğu uygulama durumudur; bu siyah ve beyaz kararların az olduğu, gri gölgeli durumların çok olmasıdır.

Etik kararlar, insanlar için ödülleri dengeleyen, kişilerin birbirine olan sorumluluklarıyla ilgili karmaşık yargılardır. Karar verme süreci, sonucun büyüklüğünün belirsizliğinden, durumun önemini tahmin etmeye çalışmaktan, algıların doğru tepkiyle çatışmasından ve konuyla ilgili olarak toplum tarafından kabul edilen birden çok doğru olmasından etkilenir.

Bilgi Sistemlerinde Etik

Bazen, zor ve hızlı kuralların olduğu durumlarda, karar vermek zordur. Kanunları bilmek, her zaman yeterli olmaz. Çünkü bazen yasal olan etik değildir ya da etik olan yasal değildir. Sormanız gereken soruları sormalısınız. Bazen yasal olan hareketler, etik dışı görünebilir.

Bilgi teknolojisinde de karşılaşılan bazı etik dışı durumlar aşağıda özetle açıklanmaya çalışılmıştır.

Fikri Mülkiyet, fiziksel varlığı olmayan yaratıcı bir çalışmanın, fiziksel bir forma dönüştürülmesidir. Müzik, romanlar, tablolar ve heykeller fikri mülkiyet örnekleridir. Fikri mülkiyet hakları, telif hakları yasası ile güvence altındadır. Telif hakları yasası, edebi eserlerin ve tiyatro eserlerinin, müzikal ve tiyatral kompozisyonların ve sanatla ilgili çalışmaların yazarlarını korur.

Gizlilik, insanların istediği zaman yalnız kalma hakkına sahip olması ve izni olmadan gözlenmeden, kendi kişisel mülkiyetleri üstünde kontrol sahibi olması demektir. İnsanlar, özel hayatta, izinsiz müdahalelere izin vermemek hakkına sahiptir. Herkes, az ya da çok, kişisel mülkiyetle ilgili olarak, kontrol sahibi olmak ister. Yasal olarak, gizlilik kişisel korunma için gereklidir.

Gizlilik ve Diğer Kişiler: Diğer kişiler, aile bireyleri, arkadaşlar, iş arkadaşları ya da korsanlardır yani kısacası elektronik olarak gizliliği ihlal eden kişilerdir. Bu kişileri güdüleyen, merak, şifre elde etme teşebbüsü ya da hakları olmayan bir şeye ulaşma isteği olabilir. Bunun dışında bazı bilgisayar programları ve e-mailler de gizlilik anlamında bazı riskler oluşturabilmektedir.

Kimlik Hırsızlığı, dolandırıcılık amacıyla bir başkasının kimliğini kullanmaktır. Dolandırıcılık genellikle, maddi kazanç için yapılmakta ve çalınan kimlik, kredi kartı başvurusu ya da kredi başvurusu için kullanılmaktadır. Fakat kimlik, suçlu bir kişinin kanundan kaçması ve saklanması için de kullanılabilir.

Gizlilik ve Çalışanlar: İşletmeler, pazarda etkili olabilmek için, çalışanları ve müşterileri hakkında bilgilere ihtiyaç duyarlar. Ama genellikle insanlar, özel hayatlarıyla ilgili bilgileri, başkaları da ulaşabilecekse, vermek istemezler. İş başvurusu sırasında bir form doldurulur, fakat potansiyel bir işverenin almak istediği bilgiler sadece bu formda yer almamaktadır. Ufak bir ücret karşılığında, işveren ya da herhangi biri, başvuranın kredi durumuna, telefon kullanımına, sigorta kapsamına ya da kişiyle ilgili pek çok ilginç bilgiye ulaşabilir.

İşletmelerin, çalışanları hakkında kişisel bilgiler arayıp saklamaları için iyi nedenleri vardır:

• Mümkün olan en iyi çalışanı işe almak
• Çalışanlarının, işletme kaynaklarını gereksiz yere harcamamaları ve yanlış alanlarda kullanmamalarını istemek
• Çalışanlarının hareketleri için sorumlu tutulabilirler.

Gizlilik ve Müşteri: Müşteriler işletmelerin kendilerinin kim olduğunu bilmelerini ancak aynı zamanda onları rahatsız etmemelerini de ister. Müşteriler işletmelerin istediklerini sağlamalarını isterler, ancak aynı zamanda işletmelerin hobilerini ve tercihlerini çok fazla bilmelerini istemezler. Müşteriler işletmelerin kendilerinin sevebilecekleri ürün ve hizmetler hakkında bilgi vermelerini isterler ancak reklamlardan boğulmak istemezler.

Kurabiye (bilgi bloğu), müşteriyi web ortamında denetlemenin temel aracıdır. Kurabiye, müşterilerin web aktiviteleri hakkında bilgi içeren küçük bir dosyadır, bu dosya kişinin bilgisayarında ziyaret ettiğini web siteleridir.

Spam , istenmeyen işletme ürün ve hizmet reklam emailleridir.

Adware ve Spyware ; eğer oyun veya diğer yazılımlar webten bedava yüklenirse, reklamların reklam bantlarıyla geldiği görülür. Bu reklamlar adware olarak bilinir.

Bilgi Sistemlerinde Güvenlik Önlemleri

Örgütteki en önemli şey bilgidir ve bilgilerini korumak için çok çaba sarf ederler. Bunu yaparken risk yönetimi uygulamalıdırlar. Risk yönetimi, risk tanımlarını veya tehditlerini, güvenlik ölçümü uygulamalarını ve etkililiğini ölçmek için bu ölçütlerin denetlenmesini içerir.

Süreçteki ilk adım, savunmasız olan sistemin belirlenmesi ve tehditlerin ölçülerinin bilinmesidir. Bu sürece risk değerlendirme denir. Risk değerlendirme, IT değerini, örgüt için önemini, değerlendirme sürecidir.

Risk değerleme;

1. “Ne yanlış gidebilir?”
2. “Ne kadar yanlış yapıldı?”
3. “Eğer yanlış yapılırsa sonuçları ne olur?” gibi soruları sorar.

Doğru ölçüde uygulama yapılması ve doğru türde güvenlik uygulaması kolay değildir. Çok fazla güvenlik çalışanların işlerini zorlaştırabilir ve karın düşmesine sebep olabilir. Çok az güvenlik örgütü savunmasız bırakabilir. Bu nedenle, IT sistemini koruyacak kadar güçlü bir güvenlik sistemine sahip olmak yeterlidir. Genellikle, güvenlik yedekleme prosedürlerinin, anti-virüs yazılımlarının ve güvenlik duvarlarının kombinasyonlarından oluşur:

Yedekleme, bilgisayarda kayıtlı bilgilerinizin kopyasını yapma sürecidir. Bilgilerin kopyalanması kolay bir işlemdir.

Anti virüs yazılımı , bilgisayar virüslerin araştırır, siler veya karantinaya alır. Her gün yeni virüsler yaratılır ve her yeni virüs daha çok ölümsüzdür.

Güvenlik duvarı , bilgisayarı veya ağı davetsiz misafirlerden koruyan yazılım ve donanımlardır. Güvenlik duvarı ağa gelen her mesajı inceler. Mesajda doğru işareti varsa, güvenlik duvarı engellenir. Ağlarına girmeye çalışan davetsiz misafirler için, herhangi bir bilgisayar yöneticisi mutlaka bir güvenlik duvarına sahip olmalıdır.