Ünite 5: İşletmelerde Yönetim

Yönetim Kavramı

En yalın tanımı ile yönetim başkaları vasıtasıyla iş görmektir. Yoğun bir rekabet ortamında ve belirsizlik koşullarında faaliyet gösteren günümüz işletmelerinde görülen faaliyetlerin ise rastgele değil, etkili ve verimli olması gerekmektedir. Bu cümlede yer alan etkililik, mevcut kaynaklar ile en iyi sonuçlara ulaşmayı, verimlilik ise en az kaynak kullanımı ile en fazla çıktıya ulaşabilmeyi ifade etmektedir. Yönetim faaliyeti ile amaçlanan, en az kaynak kullanımı ile en yüksek düzeydeki amaçlara ulaşmak; işlerin etkili ve verimli bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamaktır.

Yönetim faaliyetinin içerdiği dört önemli unsur aşağıda sıralanmıştır:

1. Yönetim, başkaları ile birlikte çalışarak ve onlar vasıtasıyla iş görmektir.
2. Yönetim, işlerin etkili ve verimli bir şekilde yerine getirilmesini gerektirir.
3. Yönetim sürecinde yönetimin fonksiyonlarından (planlama, örgütleme, yöneltme, denetim) yararlanılmalıdır.
4. Yönetimde temel nokta önceden belirlenen amaçlara ulaşmaktır.

Yönetim süreci, bu süreci işleten gruplar açısından ele alındığında üç farklı türü olduğu görülür:

Ailesel yönetim: Bir işletmenin yönetiminde, sahipliğin, temel politik karar organlarının ve hiyerarşik yapının önemli bir kısmının belli bir ailenin üyelerinden oluşması durumudur.

Siyasal yönetim: Sahipliğin, temel politik karar organlarının ve önemli yönetim kademelerinin belirli bir siyasal eğilime ve ilişkilere sahip olan grubun mensuplarından oluşması durumudur.

Profesyonel yönetim: Bir işletmede temel karar organlarının ve hiyerarşik yapıdaki diğer bütün kademelerin belli bir siyasal görüşe bağlılığa ya da aile mensuplarına dayalı olarak değil, uzmanlık ve yetenek esasına göre seçilen kişiler tarafından doldurulmasıdır.

Yönetim Piramidi

İşletmelerin yönetiminde söz konusu olan farklı yönetim türlerine, farklı yönetsel kademelere, her bir yönetim kademesinde görev alan yöneticilere ve bu yöneticilerin yönetsel görevlerini yerine getirirken ihtiyaç duydukları çeşitli yeteneklere, üstlendikleri rollere ve yönetsel fonksiyonlara göre, örgütsel yapı en alt kademede çalışanların sayısının en üst kademede çalışanlarınkinden çok daha fazlası olacak şekilde bir piramide benzer (s:112, Şekil 5.3).

Piramidin tabanını sayıca fazla olan, yönetsel görevi olmayan çalışanlar oluştururken yönetsel kademeler genellikle alt kademe, orta kademe ve üst kademe olarak belirlenir.

Üst kademe yönetim: İşletmenin bir bütün olarak görüldüğü, tüm işletmeyi ilgilendiren uzun dönemli genel politika ve stratejilerin belirlendiği ve işletme ile dış çevre arasındaki ilişkilerin yönlendirildiği yerdir.

Orta kademe yönetim: Örgütsel hiyerarşide alt kademe ile tepe yönetim yani üst kademe arasında yer alan tüm yönetim düzeylerini içerir.

Alt kademe yönetim: İşletmenin operasyonel faaliyetlerini yürüten, üretimden veya hizmet sunumundan doğrudan doğruya sorumlu olan yönetim kademesidir.

Günümüzde bu klasik piramit şekline göre yapılanmamış işletmelere de sıklıkla rastlanmaktadır. Bazı işletmeler daha serbest şekilde iş temeline göre yapılanmış olup üyeleri projeden projeye sürekli değişen çalışanlardan oluşan bir örgüt yapısına sahip olabilirler.

Yönetici Kavramı

Yönetici yönetim işini yapan, insanları belirli amaçları gerçekleştirecek işleri yapmaları için yönlendiren ve yöneten kişidir. Başkalarına neyi nasıl yapacaklarını söyler, yapılan çalışmaları izler ve kontrol eder. Yönetim alanında birikmiş bilgi birikimine ilaveten kendi bireysel beceri ve yeteneklerini kullanarak başkaları ile birlikte çalışır ve yönetmekte olduğu birimi amaçlarına, birlikte çalıştığı kişiler vasıtasıyla ulaştırır.

Yöneticinin işi sadece kişisel başarı içermez ve başkalarına işlerini yapmaları konusunda yardımcı olmak değil, başkalarının işlerini koordine etmek ve denetlemekle ilgilidir.

Yöneticilerin tam olarak ne yaptığını tanımlamak için; yönetsel yetenekler, yönetsel roller ve yönetimin fonksiyonları olmak üzere üç özel sınıflandırma yapılmıştır.

Yönetsel Yetenekler

Yöneticilerin, bir yönetici olmakla ilgili görev ve faaliyetlerini yerine getirmek için üç temel yeteneğe ihtiyacı olduğu kabul edilmektedir. Bunlar:

T eknik yetenek: Yöneticinin fonksiyonel uzmanlık alanını ifade eden belirli görevleri yerine getirmek için ihtiyaç duyulan işe özgü bilgi ve teknikleri kapsar. İşletme yönetiminin herhangi bir alanı (pazarlama, satın alma, muhasebe, insan kaynakları, üretim gibi) ile ilgili uzmanlık bilgisi, analiz yeteneği, alana ilişkin araç gereç ve teknikleri öğrenme ve kullanabilme becerisi teknik yetenek ile ifade edilir. Özellikle işletmenin ürünlerini üreten ya da müşterilerine hizmet veren personelin yönetiminden sorumlu olan alt kademe yöneticileri açısından büyük önem taşır.

Beşeri yetenek: Bireysel ya da grup faaliyetleri içerisinde diğer insanlarla birlikte çalışabilme becerisini kapsar. Yöneticinin en önemli aracı beraber çalıştığı insanlardır ve yönetici bu insanları örgütsel amaçlara yöneltebildiği sürece başarılı olur. Beşeri yetenek yönetimin tüm kademeleri için olmazsa olmaz niteliktedir ve eşit derecede önem taşır.

Kavramsal yetenek: Yöneticinin işletmeyi bir bütün olarak görebilmesini ifade eder. İşletme içerisindeki çeşitli operasyonel ve yönetsel fonksiyonlar arasındaki ilişkiyi, bunlardan birisindeki değişimin diğerini nasıl etkilediğini, işletme ile onun faaliyetlerini etkileyen çeşitli çevre koşulları arasındaki belirsiz ilişkileri görebilmeyi ve genel gidiş yolları hakkında düşünmeyi içerir. Özellikle üst yönetim kademeleri açısından büyük önem taşıyan kavramsal yeteneğe duyulan ihtiyaç alt yönetim kademelerine inildikçe azalır.

Yönetsel Roller

Yöneticilerin ne iş yaptığını en iyi şekilde tanımlamak amacıyla Henry Mintzberg tarafından yönetim sürecinde yöneticilerin üstlendiği birbiri ile ilişkili 10 adet rol belirlenmiştir. Bunlar:

Kişilerarası roller : Yöneticinin astlık-üstlük ilişkilerini, işletme içinde ya da dışında gruplar ve bireyler arasında bağlantı oluşturmayı, ilişkilerin yapılandırılmasına dayalı çalışmaları kapsar. Üçe ayrılır:

• Temsil rolü , sosyal ya da resmi yapının gereği olarak yerine getirilmesi gereken sorumlulukları içerir. Örnek olarak törenlere iştirak etme verilebilir.
• Lider rolü, yöneticinin emrinde çalışanları motive etme ve onlara liderlik etme ile ilgili sorumlulukları kapsar.
• Birleştirici rolü, işletme sahipleri ile çalışanları ya da işletmenin çevresi ile işletme arasındaki irtibatın sağlanması yöneticinin bu rolü kapsamındadır.

Bilgi sağlama rolü: İşletme içinden ve dışından çeşitli kanallarla bilgi toplanması ve toplanan bilginin ilgililere aktarılmasına ilişkin faaliyetler, yöneticinin bilgi sağlama rolünü oluşturur. Üçe ayrılır:

• Monitör rolü, periyodik raporların okunarak ya da bireylerle irtibat kurularak işletmeyi ve dış çevresini daha iyi anlamak amacıyla işletme içinden ve dışından bilginin toplanmasıdır.
• Bilgi yayma rolü , işletme içinden ya da dışından toplanan bilgilerin örgüt üyeleri ile paylaşılmasını ifade eder.
• Sözcü rolü , işletmenin durumu, planları, politikaları, faaliyetleri gibi konularda işletme dışındakilere bilgi verilmesidir.

Karar verici rolü: Yöneticinin temel görevlerinin başında karar vermek yer alır. Bazı kararlar oldukça rutin iken, bazıları daha seyrek karşılaşılır türdendir. Dörde ayrılır:

• Girişimci rolü, işletmeyi pek çok yönden daha iyi hale getirmek için çevredeki değişim, gelişim ve yeniliklerin izlenmesi ve işletmeye kazandırılması ile ilgilidir.
• Sorun çözücü rolü , astlar arasında yaşanan çatışmalar, müşterilerle yaşanan problemler, çalışan grevleri, bölümler arası uyuşmazlıklar ya da malzeme yetersizliği gibi sorun çözümüne yönelik kararlarla ilgilidir.
• Kaynak dağıtıcı rolü , işletme kaynaklarının tüm işletme birimleri arasında dengeli bir şekilde dağıtılması ile ilgilidir.
• Arabulucu rolü , işletme içi ve dışı konularda sorunların çözümüne yönelik alınan kararlarda ilgili taraflar ile fikir alışverişi yapılmasıdır.

Yönetim Fonksiyonları

İşletmelerin kuruluş amaçlarına ulaşabilmesi, bu yöndeki faaliyetlerin etkin ve verimli bir şekilde yürütülebilmesi için yöneticilerin planlama, örgütleme, yöneltme ve kontrol fonksiyonlarını yerine getirmeleri gerekmektedir (s:115, Şekil 5.4).

Yöneticiler amaçlar doğrultusunda önce nelerin nasıl yapılacağını planlar, sonra planlarda belirlenen işleri ve bu işleri yapacak kişileri organize eder (örgütler), daha sonra işlerin çalışanlar tarafından etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilmesini sağlar (yöneltme) ve tüm bu faaliyetlerin koordineli bir şekilde yürütülmesini temin ederek ulaşılan sonuçları kontrol eder, değerler, yeniden karar alır ve planları revize ederek süreci tekrar başlatır.

Planlama

Planlama, amaçlar ile bunlara ulaştıracak araçların ve olanakların seçimi veya belirlenmesidir. Neyin, ne zaman, nerede, nasıl, kim tarafından, hangi sebeple, hangi maliyet-süre ve kalitede yapılacağı gibi soruların cevaplarını almayı sağlar. Planlamanın başlıca özellikleri şunlardır:

• Planlama bir seçim ve karar verme sürecidir.
• Planlama geleceğe dönük bir süreçtir.
• Planlama belirsizlik ve varsayımlarla ilişkili risk içeren bir tahmin işidir.
• Planlama esnek ve dinamik bir süreçtir.

Planlamadan bahsedebilmek ve sürece başlayabilmek için öncelikle amaç belirlenmelidir. Amaç ise en basit tanımıyla bir örgütün ileride gerçekleştirmeyi arzu ettiği bir durumu ifade eder. Amaç ve hedefler birbirleriyle uyumlu olmalı ve aşağıdaki niteliklere sahip olmalıdır:

• Açık ve anlaşılabilir, ölçülebilir ve mümkünse sayısal olarak ifade edilebilir olmalıdır.
• İşletmenin temel sonuç alanlarına yönelik olmalı ve önemli sonuçlar üzerine odaklanmalıdır.
• İddialı, zorlayıcı fakat aynı zamanda ulaşılabilir ve gerçekçi olmalıdır.
• Amaçlar için bir zaman dilimi belirlenmelidir.
• Mümkünse belli ödüllere bağlı olmalıdır.
• Örgüt çalışanları tarafından paylaşılabilir, özgün, belirli ölçüde esnek ve birbiriyle uyumlu olmalıdır.

Örgüt hiyerarşisi içinde üst yönetim kademelerince “stratejik amaç ve hedefler”, orta yönetim kademelerince “taktik amaç ve hedefler” ve alt yönetim kademelerince “operasyonel amaç ve hedefler” belirlenir (s:117, Şekil 5.5).

Planlama süreci, işletmenin yaşamını sürdürülebilmesi, değişen çevre koşullarına ayak uydurabilmesi, geleceğe yönelik sağlıklı öngörülerde bulunulması için amaca uygun, gerçekçi ve uygulanabilir bir planın oluşturulmasıdır. Aşamaları aşağıda yer almaktadır:

1. Örgütsel amaçların belirlenmesi
2. Gelecekteki olası olayların ve varsayımların belirlenmesi
3. Seçeneklerin belirlenmesi
4. En iyi alternatiflerin seçimi
5. Uygun alt planların hazırlanması
6. Planların uygulanması

Plan türleri, sürelerine, hazırlanma düzeylerine ve kullanılma seçeneklerine göre sınıflandırılmaktadır (s:118, Şekil 5.6). Sınıflandırma şu şekildedir:

1. Süre açısından planlar
   1. Uzun vadeli planlar (zaman > 5yıl)
   2. Orta vadeli planlar (1yıl < zaman < 5yıl)
   3. Kısa vadeli planlar (zaman < 1yıl)
2. Kullanılma seçenekleri açısından planlar
   1. Tek kullanımlık planlar
      1. Program
      2. Proje
      3. Bütçe
   2. Sürekli planlar
      1. Politika
      2. Prosedür
      3. Kural
3. Hazırlanma ve kullanılma düzeyi açısından planlar
   1. Stratejik planlar
   2. Taktik planlar
   3. Operasyonel planlar

Örgütleme (Organize Etme)

Örgütleme, planda belirlenen amaçlara ve bunlara erişmek için belirlenen yollara uygun bir örgüt yapısı (organizasyon) oluşturularak; bu yapı içerisinde yer alan işler, kişiler ve birimler arasındaki yetki ilişkilerinin kurulmasıyla ilgilidir. Çalışanların yerine getirecekleri faaliyetler ile bunlar için gerekli tesis ve donanımın belirlenmesi, yönetsel ve yönetsel olmayan pozisyonların belirlenmesi, pozisyonların gerekliliklerinin belirlenmesi gibi faaliyetler bu sürecin bir parçasıdır.

Örgütleme süreci, yöneticinin örgütleme fonksiyonunu yerine getirirken iş ile iş, iş ile insan ve insan ile insan arasındaki ilişkilerin düzenlemesidir.

Örgütleme fonksiyonunun gerçekleştirilmesinde izlenen süreç ise şu şekildedir:

1. Amacı gerçekleştirmek için hangi görev, iş ve faaliyetlerin yapılması gerektiğini belirlemek,
2. Bu görevleri anlamlı bir şekilde gruplayarak işleri oluşturmak,
3. Bu işleri çeşitli kriterlere göre gruplayarak iş gruplarını veya faaliyetlerini oluşturmak,
4. Bu iş gruplarını kademeler itibariyle farklılaştırarak ve yine belli kriterlere göre gruplayarak mevkileri, pozisyonları oluşturmak,
5. Bu pozisyonları yine belli kriterlere göre bir araya getirerek bölümleri oluşturmak,
6. Tüm bu görev, iş, iş grubu ve pozisyonlarla ilgili tanımları yapmak,
7. Bu mevkilere (pozisyonlara) getirilecek işgörenleri seçmek ve atamak.

Örgütlemede temel unsurlar , örgüt yapısının yani bir işletme içerisindeki işlerin, yetki ve sorumlulukların düzenlenmesi sonucunda oluşan biçimsel yapının oluşturulmasında dikkate alınan konular olup aşağıda açıklanmaktadır:

İş bölümü ve uzmanlaşma: Bir işletme içerisindeki işlerin ayrı ayrı görevlere bölünmesi diğer bir ifadeyle, bir işin tamamının tek bir işgören tarafından yapılması yerine, işin her biri farklı kişilerce yapılacak görevlere ayrılması iş bölümlendirmesi olup beraberinde uzmanlaşmayı gerektirmektedir. Tersi durumda ise belirli bir iş faaliyeti içerisindeki çok çeşitli görevler bir araya getirilerek yöneticinin kararı ile genelleşmeye de gidilebilir.

Bölümlendirme : İşin koordineli ve bütünlük içinde tamamlanabilmesi için, belirlenen iş bölümü ve uzmanlık derecesine göre bölünmüş olan işlerin, gruplandırılarak tekrar bir araya getirilip işletme içerisinde bölümlerin (departmanların) oluşturulmasıdır. Temel amaç işlerin yapılmasında yüksek etkinlik ve verimlilik elde etmektir. Temel alınan kritere göre bölümlendirme türleri aşağıdaki gibidir:

• Fonksiyonlara göre bölümlendirme (s:122, Şekil 5.7)
• Ürün temeline göre bölümlendirme (s:122, Şekil 5.8)
• Coğrafi temele göre bölümlendirme (s:123, Şekil 5.9)
• Müşteri temeline göre bölümlendirme
• Süreç temeline göre bölümlendirme

Komuta zinciri: İşletme içerisinde üst ve alt kademe yöneticiler ve çalışanlara ilişkin tüm pozisyonları birbirine bağlayan ve görevi ile ilgili emirleri kimin nasıl vereceğini, kimin kime karşı sorumlu olacağını ve kimin kime rapor vereceğini belirleyen komuta düzenini ifade eder. Bu konunun tam anlaşılması açısından aşağıdaki kavramları bilmek gereklidir:

• Yetki , yöneticilerin görev alanlarında karar alma, emir verme ve kaynakları dağıtmaya ilişkin resmi ve meşru hakkıdır. Yetki sahibi kişi işin yapılmasından sorumludur.
• Yetki devri, yöneticilerin sahip oldukları yetkilerinin bir kısmını astlarına devretmesidir.
• Komuta birliği , bir organizasyonda her astın sadece bir üstten emir alması ve sadece bir üste karşı sorumlu olmasıdır.
• Komuta alanı , bir yöneticinin etkili ve verimli bir şekilde yönetebileceği ast sayısını ifade eder.

Merkezileşme derecesi: Karar verme yetkisinin örgütsel kademeler arasında dağıtımı ile ilgilidir. Üst kademe yöneticiler tüm kararları alıyorsa merkezileşme yüksek, eğer faaliyete en yakın yönetici karar alıyorsa merkezileşme düşük denir.

Biçimselleşme: Bir işletmede işlerin ne derece standardize edildiği, kural ve prosedürlerin işgörenlerin davranışlarına ne derece rehberlik ettiği ile ilgilidir.

Yöneltme (Yürütme)

Yöneltme, yöneticilerin astlarına emir verme veya başka yollarla ne yapılmasını gerektiğini bildirmesidir. Yöneticilerin astlara ne yapılması gerektiğini bildiren emirlerin belli bazı özellikleri ise şunlardır:

• Yerine getirilebilir ve makul olmalı,
• Noksansız, açık ve anlaşılır olmalı,
• Tam olmalı ve işin yapılması ile ilgili eksik bir nokta bırakmamalıdır.

Etkin bir yöneltme sistemi için aşağıdaki koşulların sağlanması gerekmektedir:

• Örgütte takım ruhunun gerçekleştirilmesi
• İşgöreni tanımak
• Görev kişiliği gelişmemiş kimseleri örgütten uzaklaştırmak
• İşgören ile işletme arasındaki ilişkileri yakından tanımak
• Yöneticinin çevresine iyi bir örnek olması
• İşgörenlerin düzenli aralıklarla kontrol edilmesi
• Danışmalı yürütme düzeninin kurulması
• Örgütte iyi bir iletişim düzeninin olması
• Yöneticinin ayrıntılar içinde boğulmaması
• Bir disiplin sistemi gerekliliği

Güdüleme (Motivasyon) , insanları belirli bir amaca doğru devamlı şekilde harekete geçirmek için gösterilen çabaların tamamıdır. Güdülenme ise kişilerin belli bir amacı gerçekleştirmek üzere kendi arzu ve istekleri ile davranmaları olup verimliliği arttırmaktadır.

Liderlik (Önderlik) , belirli şartlar altında, belirli kişisel veya grupsal amaçların gerçekleştirilmesi için bir kimsenin başkalarının faaliyetlerini etkilemesi ve yönlendirmesi sürecidir. Lider ise başkalarını belli bir amaç doğrultusunda davranmaya sevk eden, etkileyen kişidir. Liderlik ile yöneticilik birbiri ile aynı şeyler olmayıp aralarında bazı farklar mevcuttur (s:127).

İletişim , bir insandan başka bir insana bilgi ve anlayışın aktarılması sürecidir. Yönetimin tüm fonksiyonları ve bunlar içinde özellikle de yürütme fonksiyonu açısından büyük önem taşır. Bu sürecin önemli unsurları şunlardır:

• Kaynak (gönderici): İletişimi başlatan ve bunları mesaja dönüştüren kişidir.
• Mesaj: İletilecek olan düşünce, fikir, bilgi veya duygunun somutlaştırılmış ifadesidir.
• Alıcı: Mesajın ulaştırılmak istendiği kişiler, gruplar, birimler veya kurumlardır.
• İletişim kanalı: Mesajın göndericiden alıcıya ulaşmak üzere takip ettiği yoldur.
• İletişim araçları: Mesajın alıcıya ulaştırılması için yararlanılan araçlardır.

İşletmelerdeki iletişim türleri şunlardır:

• Biçimsel iletişim: Örgüt yapısı kapsamında meydana gelen iletişimdir.
  • Aşağı doğru iletişim
  • Yukarı doğru iletişim
  • Yatay iletişim
  • Çapraz iletişim
• Biçimsel olmayan iletişim: Örgütsel yapı içerisinde yetkililerce belirlenmemiş olan iletişim ilişkisidir.

Kontrol (Denetim)

Örgütsel faaliyetlerin yerine getirilmesi ile ulaşılan sonuçların, önceden belirlenmiş olan amaç, hedef ve standartlara uygunluk düzeyini belirlemek ve beklenen uyum gerçekleşmemişse gerekli düzeltmeleri yapmak amacıyla gerçekleştirilen bir faaliyettir. Planlama ile çok yakından ilişkilidir.

Kontrol süreci: Kontrol aşağıda yer alan dört temel aşamadan oluşan bir süreçtir (s:129; Şekil 5.10).

• Standartların belirlenmesi
• Fiili performansın ölçülmesi
• Fiili performansın standartlarla karşılaştırılması
• Gerekliyse düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmesi

Kontrol türleri: Kontrol faaliyetinin müdahale zamanına göre kontrol türleri üçe ayrılmaktadır. Bunlar birbirinin rakibi değildir ve üçü bir arada da kullanılabilmektedir.

• İleri dönük kontrol, problemlerin daha ortaya çıkmadan tahmin edilmesi ve zamanında önleyici tedbir alınması anlamına gelir.
• Eş zamanlı kontrol, standartlara uygunluğu sağlamak üzere faaliyetlerin ve süreçlerin izlenmesi ve gerekli ayarlamaların yapılmasıdır.
• Geriye dönük (geribildirime dayalı) kontrol, tamamlanmış bir faaliyete ilişkin bilgi toplamak, bu bilgiyi değerlendirmek ve gelecekte yapılacak benzer faaliyetleri geliştirmek üzere tedbirler almaktır.