Ünite 6: Kayıt Tutma ve Raporlama

Giriş

Sosyal hizmet görüşmelerindeki amaç; başvuranların sorunlarını doğru bir şekilde tespit etmek ve başvurana özgü çözüm yolları geliştirmektir. Bu amaca ulaşmayı sağlayacak husus; başvuran ve başvuranın sorunu hakkında doğru bilgi elde etmek ve bu bilgileri değerlendirmektir. Bu aşamada görüşme verilerinin kaydı (kayıt tutma) önemli bir adım olarak karşımıza çıkmaktadır. Kayıt tutma çok önemli ve bir o kadar da zor bir süreçtir. Dolayısıyla görüşme verilerinin başarılı bir şekilde kaydedilebilmesi için; görüşmecinin doğru bir kayıt yöntemi kullanması ve çeşitli hususlara dikkat etmesi gerekmektedir.

Görüşme tekniğinin uygulanmasında ortaya çıkan temel aşamalardan bir diğeri de raporlamadır. Raporlama, görüşme sürecinde elde edilen (kaydedilen) verilerin değerlendirilerek sistematik bir şekilde sunulmasını ifade etmekte ve görüşme sürecinin son aşamasını oluşturmaktadır.

Görüşme yapılarak bilgilere ulaşılmakta, ancak ulaşılan bilgilerin değerlendirilmesi ile bir değişim yaratılması noktasında görüşme verilerinin kaydedilmesi ve raporlanması büyük bir öneme sahip olmaktadır.

Görüşme Verilerinin Kaydedilmesi

Sosyal hizmet görüşmelerindeki görüşme verilerinin kaydedilmesi; bu verilerden yola çıkarak yapılacak analiz, değerlendirmeler ve nihayetinde hazırlanacak raporun temelini oluşturmaktadır. Bu kayıt esnasında iki husus öne çıkmaktadır. Bunlardan ilki, görüşme verilerinin kaydında sadece görüşülen kişinin cevaplarının yer almamasıdır. Bunların yanında görüşme yapılan kişinin tepkilerinin ve görüşme yapılan ortamın özelliklerinin de kaydedilmesi gerekmektedir. Diğer bir nokta ise; görüşme verilerinin görüşme anında ya da görüşme sonrasında kaydedilme gerekliliğidir.

Görüşme verilerinin kaydedilmesi zorlayıcı bir süreçtir. Bunun çeşitli nedenleri vardır. Çoğu zaman görüşme yapılan bireyler ya da gruplar sorulara net ve özellikli cevaplar vermemekte, bu da çeşitli belirsizlikler ortaya çıkarmaktadır.

Sosyal hizmet görüşmelerinde konuşulan konular çoğunlukla özel, duygu yüklü ve kişisel etkileşime açık olabilmektedir. Bunun yanında çocuklar gibi bazı gruplarla konuşulurken başvuranın neyi kast ettiğinin bazı örtük anlamlardan açığa çıkarılması gerekmektedir. Cinsel istismar gibi açıkça konuşmanın başvuranı sıkıntıya soktuğu durumlar da görüşme verilerinin kaydedilmesini zorlaştırabilir. Bu gibi durumlarda görüşmecinin özel bir çaba sarf etmesi gerekmektedir.

Diğer bir taraftan görüşme yapılan birey ya da grupların sadece sözlü verilerinin değil; sözsüz iletişim unsurlarının da dikkate alınması ve bunlarla verilerin çeşitlendirilmesi önem arz etmektedir. Görüşmenin türü ve yapılış şekli de kayıt tutmayı zorlaştırabilen etkenler arasındadır.

Grup görüşmeleri ve yapılandırılmamış görüşmeler diğer görüşme türlerine göre; kayıt esnasında görüşmeciye daha çok zorluk çıkarabilmektedir.

Son olarak görüşmelerde kullanılan dil ve başvuranın dili kullanma biçimi görüşme verilerinin kaydedilmesi sürecini daha zorlu kılabilir. Görüşmede konuşulan dilin, görüşmeci ve görüşülen kişi tarafından doğru anlaşılması gerekmektedir.

Görüşme Verilerinin Kaydedilmesinde Kullanılan Yöntemler

Görüşme verilerinin kaydedilmesinde kullanılan yöntemler;

• Not alma,
• Cihazla kayıt ve
• Diğer yöntemler olmak üzere üç farklı kategori altında incelenebilir:

Not Alma: Bu yöntemde görüşmeci soruduğu sorulara verilen yanıtları, başvuranın sergilediği beden diline ait unsurları, görüşme yapılan ortamın özelliklerini not defterine, bilgisayara ya da not almayı kolaylaştıran herhangi bir dijital aygıta görüşme esnasında ya da görüşmeden hemen sonra kaydetmektedir. Ayrıca görüşmeci görüşme kılavuzuyla görüşmeyi yürütebilir. Görüşme verilerinin kaydedilmesini kolaylaştırmak için geliştirilen görüşme kılavuzu; görüşme sürecinde görüşmecinin görevlerini ve uyması gereken kuralları hatırlatan, görüşme sorularını görüşme boyunca belli bir sırada listeleyen bir araçtır.

Not alma yönteminin bazı handikapları bulunmaktadır. Görüşme esnasında başvuranın yanıtlarının not alınması zaman kaybı yaratabilmektedir. Görüşmeci bir yandan not alırken; bir yandan da görüşmeyi yönlendirmeli, başvuranı gözlemlemeli ve soru sormalıdır. Bütün bunların bir arada yapılıyor olması verilerin bazen eksik ya da hatalı kaydedilmesine yol açabilmektedir. Diğer yandan, görüşme esnasında görüşmecinin not alıyor olması başvuran üzerinde olumsuz bir etki bırakabilir ve görüşmecinin onu dinlemediğini düşünmesine yol açabilir. Ayrıca, verdiği yanıtların not ediliyor olması başvuranın not edilen konulara odaklanmasına neden olabilir. Eğer bunlar istendik konularsa bu olumlu bir durumdur ancak; odaklanılan konular önemsiz konularsa bu zaman kaybına yol açar.

Yapılandırılmış görüşmelerde not tutma yöntemi daha sorunsuz kullanılabilirken; yarı-yapılandırılmış ya da yapılandırılmamış görüşmelerde ve grup görüşmelerinde oldukça zor bir yöntemdir.

Not alma yönteminin ilke ve kurallarından bazıları şu şekildedir:

• Görüşmeci not alırken görüşme tarihine, görüşmenin başlayış ve bitiş saatine, görüşme yerine, kiminle görüşüldüğüne ve görüşülenin tanımına ilişkin bilgilere yer vermelidir.
• Görüşmecinin, görüşme kılavuzu hazırlaması not tutmayı kolaylaştıran bir uygulamadır.
• Verilen yanıtlar herhangi bir öznel yorum katılmadan, ilgili-ilgisiz ayrımı yapılmadan kaydedilmelidir.
• Not etme süresi mümkün olduğunca kısa olmalıdır.
• Görüşmeci tam, kelimesi kelimesine not almaya gayret etmelidir ve bunun için kendine has, özenle hazırlanmış bir kodlama sistemi geliştirmesi pratik olacaktır.
• Görüşmeci sözlü verilerin yanında; başvuranın sergilediği sözsüz iletişim unsurlarını ve ortama dair özellikleri de not etmelidir.
• Görüşmeci, başvuranın verdiği yanıtlarla kendi gözlemlerini birbirinden açık bir şekilde ayırmalıdır.
• Görüşmenin hemen sonrasında alınan notlar gözden geçirilmeli, varsa eksik yerler tamamlanmalıdır.
• Görüşme esnasında değil de görüşmeden sonra not alınıyorsa; bu mümkün olduğunca görüşmeyi takip eden zaman dilimi içinde yapılmalıdır.

Şunu unutmamak gerekir ki; not alma yönteminde verilerin yazıya dökülmesi sorunu ortadan kalkmaktadır. Ancak; görüşme sırasında kodlama sistemiyle alınan notların görüşme sonrasında genişletilmesi gerekmektedir.

Cihazla Kayıt: Görüşme verilerini ses, resim ve görüntü kaydeden mekanik ya da dijital cihazlarla kaydetmek; başvuran izin verdiği takdirde en etkili kaydetme yöntemidir. Cihazla kayıt sayesinde görüşmeci görüşme esnasında daha etkili olmaktadır. Ancak, unutulmaması gereken husus; etik ve yasal açıdan cihazla kayıt yapılacağının başvurana bildirilmesi ve iznin alınması gerektiğidir. Cihazla kayıt yönteminin de bazı handikapları vardır: Bunların ilki cihazla kayıt esnasında görüşmecinin görüşme verileri nasıl olsa kaydediliyor diyerek dikkatsiz davranabilmesidir. Cihazla kayıt yönteminin diğer bir handikabı da; görüşülen kişinin izin vermiş olsa da söylediklerinin kaydediliyor olmasının yaratabileceği huzursuzluk, tedirginlik ve çekincedir. Diğer yandan cihazla kaydedilen görüşmelerin verilerinin kayıttan sonra yazıya geçirilmesi gerekmektedir. Cihazla kayıt yöntemini kullanırken; görüşmecinin sonradan sorunlar yaşamaması için kullanacağı cihazın özelliklerini iyi bilmesi ve bunlara göre tedbirli olması gerekmektedir. Bir görüşmede cihazla kayıt yapılması not alma ihtiyacını tamamen ortadan kaldırmamaktadır, sadece kelime kelimesine not almak yerine önemli noktaların not alınmasını (stratejik ve odaklanmış notlar üzerine yoğunlaşılmasını) sağlamaktadır.

Diğer Yöntemler: Not alma ve cihazla kayıt yöntemleri sözel görüşmelerde kullanılan yöntemlerdir. Bunlar dışında; mektup, faks, ağ postası ve ağ yazışması gibi yöntemlerle yazılı görüşmeler de yapılabilmektedir.

Bu görüşmelerde veri doğrudan görüşülen kişi tarafından kaleme alındığı için; verideki kayıp riski ortadan kalkmaktadır. Ancak; bu yöntemde de sözel olmayan ipuçları yakalanamamakta ifadeler belirsiz ya da eksik kalabilmektedir.

Doğru ve Başarılı Bir Veri Kaydı İçin Dikkat Edilmesi Gerekenler

Başarılı bir veri kaydı için; görüşmeden elde edilebilecek tüm bilgileri yakalamak önemlidir. Bunun için önerilen hususlar şu şekilde sıralanabilir:

• İsimsizliğin (anonimliğin) ve gizliliğin garanti edilmesi,
• İzinsiz kayıt yapılmaması,
• Yüz yüze görüşme yapılması,
• Görüşme verileri kaydedilirken birleştirilmiş yöntem kullanılması,
• Aslına uygunluğun sağlanması,
• Görüşmeyle gözlemin birleştirilmesi,
• Görüşmeyle ilgili not alınması,
• Uzman kişilerden faydalanılması,
• Görüşme öncesi kontrol listesi hazırlanması,
• Kayıt tutma becerilerinin geliştirilmesi.

Görüşme Verilerinin Raporlanması

Raporlama; bir araştırmanın, araştırmacının yorumunu da içerecek şekilde, bir bütün halinde yazılı bir şekilde ortaya koyulmasıdır. Raporlamanın temel amacı; araştırmanın bulgularını başkalarına sunmaktır.

Sosyal çalışmacıların görüşme yöntemini kullanması araştırmacıların bu yöntemi kullanmasından farklıdır. Bu nedenle; sosyal hizmetlerde görüşmenin raporlanması da diğer sosyal araştırmalara göre farklı olmaktadır.

Sosyal çalışmacıların yapılan görüşmeleri raporlaması; sosyal çalışmacıların mesleki raporlarının bir parçasını oluşturmaktadır. Mesleki raporlar; başvuranın okul, ev, işyeri, sosyal çevre, aile içerisinde yaşadığı ya da yaşamakta olduğu ve karakterinde edindiği duygu, düşünce, tepki, etki vb. yansımaların meslek elemanı tarafından ortaya konularak değerlendirilmesi ve çözümlenmesi şeklinde tanımlanabilir.

Sosyal çalışmacılar görüşme sonucunda iki çeşit rapor hazırlamaktadırlar: Bunlardan biri olan süreç raporu; çalışılan kurumun adını, başvuranın kimlik bilgilerini, görüşme tarihi ve süresini, sosyal çalışmacının adı ve soyadını içerir. Bunların yanında; görüşmenin amacı, tarihsel sırası içinde konuşulanlar, başvuranın görünümü ve tepkileri gibi özellikler ile uzaman görüşü ve değerlendirmeler de bu raporda yer alır. Son olarak sosyal çalışmacının başvuran ve görüşme süreci hakkındaki değerlendirmeleri bu rapora kaydedilmelidir.

Özet raporunda ise; çalışılan kurumun adı, başvuranın kimlik bilgileri, görüşme tarihi-süresi ile sosyal çalışmacının adı ve soyadı yer alır. Bu rapora görüşmede elde edilen bilgiler ile gözlem ve değerlendirmeler özet şeklinde yazılır. Bu raporlar sorun çözmekten ziyade yol gösterme işlevi görürler.

Hazırlanan raporların yol gösterici işlevi sosyal çalışmacının şekilci bir biçimde bu raporları kaleme alması ile değil; bilimsel sistematik analiz ve profesyonel mesleki bakış açısı ile mümkün olabilir.

Bilimsel sistematik analiz; başvuranın çalışma ortamı, eğitim kurumu, ailesi ve çevresi içerisindeki temel psikolojik, sosyolojik, kültürel, eğitsel ve ekonomik olguları ile değerleri arasındaki doğal ilişkilerin ortaya çıkarılması; olgular ile değerler arasındaki bağlantıların biçimi ve birbirileri üzerindeki etkilerini çözümlemek olarak tanımlanabilir.

Profesyonel mesleki bakış; başvuranın güven ve saygısını kazanmaya yönelik iletişim kurabilmek, insan haysiyet ve onurunu korumayı etik bir ilke olarak benimsemek, eşitlik ve gizlilik prensibi içinde çalışmalarını yürütmek, toplumsal faydayı gözetmek ile demokratik değerleri benimsemek olarak tanımlanabilir.

Görüşme raporu hazırlanırken görüşmeciden kaynaklanan bir takım hatalar ortaya çıkabilmektedir. Bu hatalar şunlardır:

• Tanıma hatası,
• İhmal hatası,
• Derleme hatası,
• Yerini değiştirme hatası.

Bu hatalardan sakınmak için görüşmecinin dikkatli kayıt tutması ve bu kayıtları iyi değerlendirebilmesi gerekmektedir. Bunun dışında; raporlar, mesleki bir çalışmanın ürünü olduğundan, hazırlanırken abartılı bir anlatıma başvurulmamalı; gereksiz bilgilere yer verilmemelidir. Başvuran hakkında bilgi ve belgeye dayanmaksızın tahmin, kuşku ve varsayımlarda bulunulmamalıdır. Çünkü; bu başvuranın onur ve itibarını haksız yere zedeleyen kavram ve iddialara başvurmaya yol açabilir. Raporlar gizlilik içinde yazılmalı ve bu gizlilik korunmalıdır.

Raporun içeriği, idare tarafından değerlendirilerek ilgili yönetmelik ve genelgeler doğrultusunda gerekli adli ve idari işlemlerin yerine getirilmesi, ancak konusu açıkça suç olan durumlarda başvuranın yararı gözetilerek adli sürecin ivedilikle başlatılması gerekmektedir.

İyi bir rapor hazırlamanın başarılı bir görüşme ve bu görüşmeden elde edilen bilgilerin doğru, hatasız kaydedilmesine bağlı olduğu hiçbir zaman akıldan çıkarılmamalıdır.