Ünite 1: İletişim ve İletişim Sürecinde Halkla İlişkiler

Giriş

İletişim herkesin bildiği ancak çok az kişinin doyurucu biçimde tanımlayabildiği bir etkinliktir. İletişim yüz yüze konuşmadır, bilgiyi yaymadır, bir algı sürecidir, ikna becerileridir, imajdır, beden dilidir, yüz ifadeleridir, jest ve mimiklerdir, radyodur, televizyondur, güzel sanatlardır, bir resim veya heykeldir. Bu listeye sonsuz sayıda ekleme yapılabilir

İletişim

Genel anlamıyla “İletişim, iki birim arasında birbiriyle ilişkili bir dizi mesaj alışverişidir.” Bu nedenle iletişim sürecini etkileyen ve çalıştıran dört temel unsur dikkat çeker. Belirtilen bu dört unsur iletişimi anlamlı hale getirir. Bunlar şu şekildedir: Birim, İlişkili olma, Mesaj, Geri bildirim.

Birim

Birbiriyle karşılıklı mesaj alışverişi gerçekleştiren insan, hayvan ya da makinenin her birine “iletişim birimi” adı verilir.

İlişkili Olma

İletişim birimleri; kaynak birim ve hedef birim olarak ikiye ayrılır. Kaynak birim, mesaj gönderen birimdir.

Mesaj

Mesaj, kaynak birimdeki içeriğin, bir seçim sürecinden geçirilmiş şeklidir. İnsanların karşılıklı konuşurken birbirlerine söyledikleri her türlü sözler, mesaja örnek verilebilir.

Geri Bildirim

Kaynak birimin gönderdiği mesaja karşılık, hedef birimin oluşturduğu “yanıt mesaj”a geri bildirim adı verilir. Geribildirimin olmadığı iletişim süreçleri tek yönlü bir faaliyet teşkil eder.

İletişim Kavramının Tanımları

Çok değişik anlamlardaki kullanımlarına karşılık akla ilk gelen, genellikle kişilerarası iletişim ve bu amaçla kullanılan araçlardır. Nitekim Türk Dil Kurumu sözlüğüne göre iletişim:

• Duygu, düşünce ya da bilgilerin akla gelebilecek her türlü yolla başkalarına aktarılması, bildirişim, haberleşme, komünikasyon,
• Telefon, telgraf, televizyon, radyo gibi aygıtlardan yararlanarak yürütülen bilgi alış verişi, bildirişim, haberleşme, muhabere, komünikasyon olarak tanımlanmaktadır.

En yalın ve mekanik tanım olarak iletişim, kaynaktan alıcıya herhangi bir iletinin aktarılması sürecidir. İletişimi başlatan kaynağın egemenliğine dayalı otoriter nitelikteki bu süreç, tek yönlüdür. Çift yönlü iletişimlerde ise paylaşma ve ortaklık söz konusudur. Masterson ve Watson’a göre “ iletişim, dünyayı anlamlı kıldığımız ve bu anlamı başkalarıyla paylaştığımız insani bir süreç” olarak tanımlanır.

İletişimin Temel Amaçları

İletişim insanların toplu yaşamasının ürünü ve gereğidir. İnsanlarda iletişim kurma ihtiyacı doğuştandır ve bir arada yaşayan insanların ilişki kurmadan etkileşmeden yaşamlarını sürdürmeleri mümkün değildir. İnsanların içinde bulundukları değişik sosyal grupların özelliklerine göre, iletişimin amacı ve biçimi değişir. Birey iletişim vasıtasıyla çevresi ve kendi yaşamında etkin ve belirleyici olmak ister. Buna göre kişiler açısından amaçları farklı olsa bile, bundaki asıl amaç çevre üzerinde etkili olmak, karşısındaki kişilerde davranış oluşturmak, tutum değiştirmek ve geliştirmektir. Kuşkusuz, bütün insanlar her iletişim eyleminde ikna etmek, bilgilendirmek, yönetmek, eğlenmek gibi bir dizi amaçlar taşır. Bu amaçların bir kısmı, karşılığını/ödülünü hemen elde etmek istediğimiz amaçlardır; bir kısmı da uzun vadeli beklentilere dayanırlar. İletişimin temel amaçlarını somut olarak şu şekilde sıralamak mümkündür:

Varolmak

Varolmanın temel amacı bir yandan toplumla bütünleşen, toplumsal nitelikli sosyal olayların neden-sonuç ilişkisini kavrayan, diğer yandan da düşünce, duygu, tutum ve davranışları ile beğeni kazanarak, kabul edilmiş insan kimliğinin saygınlık ve onurunu elde etmektir.

Bilgi Edinmek

İnsanlar, geçmiş dönemlerden günümüze kadar olan tüm hayat biçimlerini irdelemek ve bu süreçte olup bitenleri öğrenmek isterler.

Paylaşmak

İnsanın sosyal bir varlık olması onun sahip olduğu bilgi, duygu, düşünce akımları, gerçeklik ilişkisi, ideoloji, idol, inanç gibi tutumlar ve birçok davranışları paylaşmasını güdüsel olarak zorunlu kılmaktadır. Paylaşmak bu yönüyle çift taraflı işleyen bir iletişim sürecidir.

Etkilemek

İletişim sürecinde bireyler birbirlerinin tutum, davranış, duygu ve düşüncelerini etkilemektedir. Kişi, iletişim kurduğu kişiyi kendi istediği yönde etkilemeye çalıştığı gibi, karşı tarafın etkisi altında da kalabilmektedir.

Eğlendirmek

Eğlenmek ve eğlendirmek insanların iletişim aracılığı ile diğer kişilerle birlikte iyi vakit geçirmesini amaçlamaktadır. Bireysel anlamda mutlu olmayı başaran insanlar daha kolay iletişim kurabilmekte ve kendilerine olan güven ve yeterlik duygularını doyuma ulaştırabilmektedirler.

İlişki Geliştirmek

Temel gereksinimlerin başında sevilmek ve saygı duymak gelmektedir. Bu nedenle kişilerarası iletişim kurmanın temelinde sevme, sevilme ve saygı duyma gibi ihtiyaçların karşılanması da vardır.

Kişilik Geliştirmek

İletişimin temel amaçlarından biri de, bireylerde sağlıklı bir kişilik geliştirme sürecidir. Kişinin diğerleri ile nasıl ve hangi yönde iletişim kurduğu ve iletişim sırasında hangi rolleri üslendiği, toplumsal yapı içinde kimlik ve kişilik edinmesini sağlamaktadır.

İhtiyaçları Gidermek

Kişiler hayatlarını devam ettirebilmeleri için temel ihtiyaçlarını bir şekilde karşılamak zorundadır. Maslow’un ihtiyaçlar hiyerarşisinde belirttiği gibi kişiler öncelikle fizyolojik (yemek, içmek, barınmak, cinsel istek gibi) ihtiyaçlarını öne almaktadırlar.

İletişim Süreçleri

İletişim bir süreç içerisinde gerçekleşen temel olgudur. Bu süreç içerisinde kod, kodlama, kod açma, yorumlama, geribildirim yer almaktadır.

İletişim Ortamı

İletişim sürecini etkileyebilecek nitelikleri olan ve iletişim halinde bulunan kişi nesne ve olayların tümüne “iletişim ortamı” adı verilir. İletişim ortamı, şu bölümlere ayrılır:

• İletişimde bulunan kişilere bağlı özellikler,
• İletişimin gerçekleştiği ortamın psiko-sosyal özellikleri,
• İletişimin gerçekleştiği ortamın fiziksel özellikleri

İletişim Türleri

İletişim türleri genellikle dört gruba ayrılır: Kendimizle iletişim, Kişilerarası iletişim, Örgüt-içi iletişim, Kitle iletişimi.

Kendimizle İletişim

Bir insanın kendi kendine düşünmesini, duygulanmasını, kişisel ihtiyaçlarının farkına varmasını, iç gözlem yapmasını, rüya görerek kendi içinden mesaj almasını, ya da kendine sorular sorarak bunlara cevaplar üretmesini kendimizle iletişim sayabiliriz. Kendi kendisiyle yüzleşmeyen, kendisiyle ilgili otokontrol sağlamayan insanların diğer kimselerle sağlıklı iletişim kurabilmeleri de pek mümkün görülmemektedir.

Kişilerarası İletişim

Genel bir tanımlamayla, kaynağını ve hedefini insanların oluşturduğu iletişime kişilerarası iletişim denir.

Örgüt İçi İletişim

Örgütü (organizasyon) şöyle tanımlanabilir: İş ve işlev bölümü yaparak, otoriter bir hiyerarşi altında, ortak bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelmiş insan faaliyetlerinin koordinasyonudur. İşletmelerde insan davranışlarının yapı, teknoloji ve dış sosyal sistemle ilişkisi bakımından incelenmesi sonucu oluşan bilgi topluluğu ve bu bilgilerin alana uygulanmasıdır. Bu nedenle örgüt-içi iletişim insanların ve işletmelerin birbiriyle etkili biçimde ilişki kurmalarına yardımcı olurlar.

Kitle İletişimi

Bir takım bilgilerin/sembollerin bir takım hedeflere yönelik üretilmesi, geniş insan topluluklarına iletilmesi ve bunun insanlar tarafından yorumlanması sürecine “kitle iletişimi” adı verilir.

Halkla İlişkiler

Halkla İlişkiler: Public Relations (P.R) Halkla ilişkilerin çok çeşitli tanımları yapılmıştır. Geniş anlamıyla halkla ilişkiler, bir kuruluş ile hedef kitle arasında ilişki kurma, güçlendirme ve korumaya yönelik çabaları içerir. Tüm bunlar ekonomik, politik, sosyal ve teknolojik gelişmelerle etkilenebilir. Halkla ilişkiler uzmanının görevi hizmet verdiği kuruluşları bu gelişmelerden haberdar ederek, sistemlerin düzenlemesine ve uyum içinde çalışmasına yardımcı olmaktır. Halkla ilişkiler belirlenmiş bir strateji doğrultusunda, belirli amaçlara ulaşmak için ilgili ya da ilgisi olabilecek iç ve dış hedef kitleyi bilgilendirme, olumlu iz bırakma adına gerçekleştirilen ve geri beslemenin de önem arz ettiği planlı çalışmalar bütünüdür. Bunu gerçekleştirmek için basın bültenleri, sponsorluk, seminer, festival, basın gezisi, açılış, kutlama gibi etkinliklerden ve kurum içi yayın organı gibi çeşitli araçlardan yararlanılır.

Halkla İlişkiler Kavramının Tanımları

Günümüzde Halkla İlişkiler kavramının tanımına yönelik çok farklı değerlendirmeler yapıldığını görmekteyiz. Bu tanımlar daha çok bir durumu ifade ediş biçiminden ziyade, içeriğin ne olduğunu açıklamaya yöneliktir. En genel ve yalın haliyle Halkla İlişkiler; “Bir organizasyonla onun kitlesi arasındaki iletişim yönetimi” olarak açıklanabilir. Bu tanım üç tane ipucu içerir: halkla ilişkiler kurumsal bir faaliyettir, bir şekilde iletişim içerir ve bir dereceye kadar da özgüllük gerektirir.

Halkla İlişkilerin Temel Amaçları

Halkla ilişkilerin temel amacı, kurum ve kuruluşların çevreleriyle olumlu ilişkiler kurmasını sağlamak, etkin ve verimli bir iletişim/etkileşim ortamı yaratmaktır. Halkla ilişkilerin temel amaçlarını maddeler halinde saymak gerekirse;

• Halkla ilişkiler, gerçekleri yansıtır,
• Halkla ilişkiler, bir uzmanlık işidir,
• Halkla ilişkiler faaliyeti bilimsel temellere dayandırılır,
• Halkla ilişkiler bireylerde demokratik tutum ve davranışlar geliştirir,
• Halkla ilişkiler halkı aydınlatır ve çalışmaları benimsetir,
• Halkta yönetime karşı olumlu davranışlar üretir,
• Yönetimle olan ilişkilerinde, halkın işlerini kolaylaştırır,
• Kararların isabet derecesini arttırmak için halktan bilgi alır,
• Kanun ve kurallara uyulmasını sağlamak için, bunlar hakkında halka aydınlatıcı bilgi verir,
• Halkla ilişkilerin amacı, özel şirket ve kamu yararına cevap vermeye çalışmak ve herkesin kişiliğine saygı duyarak sosyal sorumluluk duygusu yaratmaktır.

Halkla ilişkiler çalışmalarının tarihi süreç içerisinde üç evreden oluştuğunu görmekteyiz: Yönlendirme Evresi, Bilgilendirme Evresi, Etkileşim ve Anlayış Geliştirme Evresi.

Halkla İlişkiler Sürecinin Temel İşlevleri

Halkla ilişkiler süreci dört aşamadan oluşur: Araştırma, planlama, uygulama, değerlendirme. Yoğun bir çalışmayı gerektiren araştırma, öncelikle hedef kitle hakkında bilgi toplamaya dayanır. Belirlenmiş hedef kitleye yönelik olarak düzenlenecek halkla ilişkiler etkinliği, araştırmada elde edilecek verilerle sorunun tanımlanması doğrultusunda planlanır. Mesajların nasıl iletileceğinin planlaması yapıldıktan sonra, öngörülen iletişim araçları ve yöntemleri belirlenerek uygulamaya konulur. Uygulanan etkinliğin ya da kampanya etkinliğinin başarısı, bir başka deyişle mesajın hedefe ulaşıp ulaşmadığının ölçülmesi için, son aşamada değerlendirme işlemine başvurulur.

İletişim Sürecinde Halkla İlişkilerin Önemi

İnsanlar başkalarıyla bir arada olabilmek, onları anlayabilmek, kendilerini anlatabilmek ve etkileyebilmek için iletişim kurmak zorundadırlar. Kurumların çevreyle etkileşim sağlamayı amaçlayan halkla ilişkiler çalışmalarının temelinde de iletişim vardır. Etkileyici bir iletişimin, hedef kitlelere yönelik üç farklı amaca bağlı olarak planlandığını söyleyebiliriz:

• Hedef kitlelerin bilgi düzeyinde bir değişiklik yaratmak,
• Hedef kitlelerin tutumunda değişiklik yaratmak,
• Hedef kitlelerin davranışlarında değişiklik yaratmak.

İletişim sürecinde bu üç değişme, genellikle birbirini izleyerek gerçekleşir. Diğer bir deyişle bilgide meydana gelen bir değişim tutum oluşumundan önce, tutum ise davranış değişikliğinden önce gelir. Halkla ilişkiler planlama ve uygulamaları bu sıraya göre tasarlanır ve gerçekleştirilir.

Halkla İlişkiler Sürecinde Kullanılan Yöntem ve Araçlar

Halkla ilişkiler faaliyeti için kullanılan araçlar, genel olarak; yazılı araçlar, sözlü araçlar, görsel-işitsel araçlar olarak sıralanabilir. Geniş kitlelere ulaşma yolunda tek ya da çift yönlü iletişim kurmada başvurulan bu araçlar halkla ilişkiler teknikleri göz önünde tutularak irdelenir. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz: Yüzyüze Kişisel İletişim, Konuşma ve Görüşme, Toplantı, Seminer, Sempozyum, Panel Sergiler, Panolar, Fuarlar, Festivaller, Yarışmalar, Yıldönümü ve Açılış Törenleri, Yazılı ve Basılı Araçlar, Broşürler, Kitapçıklar, Bültenler, Gazeteler, Dergiler.