Ünite 2: Resmi Yazışmalar

Genel Olarak

Resmî yazışma, kamu kurum ve kuruluşlarının (idarelerin) kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda yürüttükleri süreci ifade etmektedir.

Resmî yazışmaların şekli ve içeriği konusunda uyulması gereken kurallar için, Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (RG. 2.2.2015, S. 29255) hükümlerine bakılmalıdır. Bu Yönetmelik’te yapılacak değişikliklerin de mutlaka takip edilmesi gerekmektedir. Bu Yönetmelik yürürlükten kaldırılıncaya kadar, resmî yazışmaların söz konusu bu kurallar çerçevesinde yapılması gerekmektedir.

Resmî yazışmalar, kâğıt ortamında yapılan işlemleri içeren fiziksel ortamda (RY Yön. m. 3/1, j) yapılabileceği gibi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde bilgi, belge veya dokümanların hazırlandığı ve kayıtlı olduğu her türlü bilgi ve iletişim teknolojisi araçlarını içeren elektronik ortamda da (RY Yön. m. 3/1, g) yapılabilir.

Tanımlar

• Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan süreç (RY Yön. m. 3/1, a)
• Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da kamu kurum ve kuruluşu tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanmış ve EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya doküman (RY Yön. m. 3/1, b).
• Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS):Türkiye Cumhuriyeti devlet teşkilatı içerisinde yer alan kurum ve kuruluşlar ile bunların merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatlarında bulunan her düzeydeki birimlerinin hiyerarşik yapıya uygun olarak kayıt altına alındığı ve eDevlet çalışmalarında esas alınmak üzere T.C. Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı sistem (https://www.kaysis.gov.tr/Kaysis_Hakkinda; RY Yön. m. 3/1, c).
• Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla kamu kurum ve kuruluşu tarafından hazırlanan ya da toplanan her türlü bilgi (RY Yön. m. 3/1, ç).
• Form: Biçimli belge (RY Yön. m. 3/1, k).
• Format: Elektronik dosya türleri (RY Yön. m. 3/1, l).
• İmza sahibi: Fiziksel ortamda üretilen belgeyi imzalayan veya elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişi (RY Yön. m. 3/1, r).
• Standart dosya planı yönetim sistemi: Resmî yazıların “sayı” bölümünde, yazının hazırlandığı kurumu/birimi gösteren T.C. Devlet Teşkilatı Numarasından sonra yazılan, yazının içeriğinde yer alan konuyu gösterir kodların ve resmî yazıların arşivlerde saklama sürelerinin tanımlandığı sistem
• Üstveri (metadata): Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri bilgiler (RY Yön. m. 3/1, t)
• Üst yazı: Belgenin, varsa ek listesi ve dağıtım listesi dâhil, ek hariç kısmı (RY Yön. m. 3/1, u)
• Yetkili makam: Mevzuatta belirtilen görevleri yerine getirme hususunda yürütme ve karar verme yetkisine sahip görevliler (RY Yön. m. 3/1, ü).

Belgenin Özellikleri ve Belgenin Bölümleri

Belgenin Özellikleri

Muhataba gönderilmek üzere fiziksel ortamda hazırlanan belgeler, paraflı nüshası hazırlayan kamu kurum ve kuruluşunda kalacak şekilde en az iki nüsha düzenlenir. Belgelerin A4 (210x297 mm) boyutundaki kâğıda çıktı alınacak şekilde hazırlanması esastır. Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir. Üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın her iki yüzü de kullanılabilir. Yazı tipi ve harf büyüklüğüne gelince, elektronik ortamda hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hâllerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgilerinin yazımında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Farklı form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor, analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir. Ayrıca metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik (italik) olarak yazılabilir.

Belgenin Bölümleri

• Yazı alan
• Başlık (antet)
• Sayı
• Tarih
• Konu
• Muhatap
• İlgi
• Metin
• İmza
• Ek veya ekler
• Dağıtım
• Olur
• Paraf
• Koordinasyon
• İletişim bilgileri
• Süreli yazışmalar
• Sayfa numarası
• Belgelerde süre bulunması ve tekit yazısı

Elektronik Ortamda Yapılacak Resmî Yazışmalar

Genel Olarak

Elektronik ortam, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde bilgi, belge veya dokümanların hazırlandığı ve kayıtlı olduğu her türlü bilgi ve iletişim teknolojisi araçlarıdır (RY Yön. m. 3/1, g).

Elektronik ortamda işlem yapabilmek için Elektronik Belge Yönetim Sisteminin yanında, özellikle güvenli elektronik imzaya ihtiyaç duyulmaktadır. Güvenli elektronik imza, Türk Borçlar Kanunu’nun 15. maddesinin 1. fıkrasına göre, el yazısıyla atılmış imzanın bütün hukuki sonuçlarını doğurur. Bu sayede kâğıt ortamında yapılan el yazısıyla imzalı tüm işlemlerin elektronik ortamda da yapılmasına imkân tanınmış olmaktadır. Güvenli elektronik imza, kanunlarda güvenli elektronik imza ile yapılamayacağı açıkça belirtilmiş olan işlemler dışında, elle atılan imza yerine kullanılabilir (EİK m. 5).

Teknik olarak, elektronik imza oluşturmak üzere, imza oluşturma verisini kullanan yazılım veya donanım aracı imza oluşturma aracını (EİK m. 3, e; RY Yön. m. 3/1, ö); imza sahibine ait olan, imza sahibi tarafından elektronik imza oluşturma amacıyla kullanılan ve bir eşi daha olmayan şifreler, kriptografik gizli anahtarlar gibi veriler imza oluşturma verisini (EİK m. 3, d; RY Yön. m. 3/1, p) ifade etmektedir.

Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasına, elektronik onay denilmektedir.

Güvenli elektronik imza kullanılarak hazırlanan belgeler için ilgili mevzuatta belirtilen standartlara uygun üstveri elemanları kullanılır. Güvenli elektronik imza kullanılarak hazırlanan elektronik belgelerin kamu kurum ve kuruluşları arasında resmî yazışma kapsamında iletilmesi hâlinde e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan üstveri elemanları kullanılır. İlgili mevzuatta belirtilen üstveri elemanlarına ilave olarak üstveri elemanı kullanılabilir.

Güvenli Elektronik İmzalı Belgeden Çıktı Alınması

Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması hâlinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir. Çıktının uygun bir yerine “BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR” ibaresi konulur. Tarih ve sayı bilgileri EBYS aracılığı ile belge çıktısı üzerine yazdırılır (RY Yön. m. 26/2). Resmî yazışmaların gönderileceği gerçek ve tüzel kişilerin veya kamu kurum ve kuruluşlarının elektronik ortamda kendilerine ulaşılmasını sağlayacak bir e-posta adresleri olmaması hâlinde, idare içinde yetkili kişi tarafından güvenli elektronik imzayla imzalanmış elektronik belgenin çıktısı alınarak Yönetmeliğin 26. maddesinin 1. fıkrasına göre işlem yapılmak suretiyle muhataba çıktısının ulaştırılması sağlanacaktır.

Güvenli Elektronik İmzalı Belgelerin Gönderilmesi

Kamu kurum ve kuruluşu, resmî yazışma kapsamında kendisine iletilen ve e-Yazışma Teknik Rehberine uygun şekilde oluşturulmuş belgeleri işleme koymakla yükümlüdür (RY Yön. m. 28/3). Resmî yazışma kapsamında, kamu kurum ve kuruluşu dışına gönderilen gizlilik derecesi taşımayan güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgeler de gerekli hâllerde elektronik olarak şifrelenir. Elektronik belgelerin şifrelenmesi işlemi e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlandığı şekilde yapılır.

Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış belgelerin elektronik ortamda kaydedilmesi, gönderilmesi ve dosyalanarak saklanması esastır. Bu belgeler, zorunlu olmadıkça ayrıca çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz (RY Yön. m. 26/4). Elektronik ortam kullanılmasının faydaları daha az masrafa katlanılması ve daha çok bilgi depolama alanına sahip olunmasıdır. Bu sebeple elektronik ortamda saklanan belgelerin, ayrıca kâğıt ortamında (fiziksel ortamda) imzalanmasına ve saklanmasına ihtiyaç duyulmaktadır. Kaldı ki “güvenli elektronik imza” hukukumuzda el yazısıyla imza ile aynı hukuki sonuçları doğurmaktadır (EİK m. 5/1; TBK m. 15/1). Güvenli elektronik imza, kanunlarda güvenli elektronik imza ile yapılamayacağı açıkça belirtilmiş olan işlemler dışında, elle atılan imza yerine kullanılabilir.

Tebligat Kanunu’nun elektronik tebligata ilişkin 7/a maddesi, 7101 sayılı Kanunla (RG. 15.3.2018, S. 30361) değiştirilmiş olup özellikle kendisine elektronik tebligat yapılması zorunlu olan muhataplar bakımından, elektronik tebligatın kapsamı oldukça genişletilmiştir. Tebligat Kanunu’nun 1.1.2019 tarihinden itibaren uygulanan yeni 7/a maddesine göre, aşağıda belirtilen gerçek ve tüzel kişilere tebligatın elektronik yolla yapılması zorunludur:

• 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli (I), (II), (III) ve (IV) sayılı cetvellerde yer alan kamu idareleri ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlar
• 5018 sayılı Kanunda tanımlanan mahallî idareler
• Özel kanunla kurulmuş diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kanunla kurulan fonlar ve kefalet sandıkları
• Kamu iktisadi teşebbüsleri ile bunların bağlı ortaklıkları, müessese ve işletmeleri
• Sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıklar.
• Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve üst kuruluşları.
• Kanunla kurulanlar da dâhil olmak üzere tüm özel hukuk tüzel kişileri.
• Noterler.
• Baro levhasına yazılı avukatlar.
• Sicile kayıtlı arabulucular ve bilirkişiler.
• İdareleri, kamu iktisadi teşebbüslerini veya sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıkları; adli ve idari yargı mercileri, icra müdürlükleri veya hakemler nezdinde vekil sıfatıyla temsile yetkili olan kişilerin bağlı bulunduğu birim.