Ünite 8: Uygulamada İçerik Yönetim Sistemleri

Giriş

Açık kaynak kodlu ve bulut tabanlı örneklerin artması, e-ticaret, eğitim, haber gibi çok farklı sektörlerin içerik yönetim sistemlerini (İYS) tercih etmesi gibi sebeplerle sayıca çok fazla İYS uygulamasına rastlamak mümkündür. Bu üniteye kadar sırası ile Wordpress, Joomla, Drupal, Craft CMS ve DNN-DotNetNuke sistemlerinden bahsedilmiştir. Bu kadar fazla seçenek olmasına rağmen İYS uygulaması kullanmak isteyen kurum ya da şirketlerin öncelikle sorması gereken soru “Bir İYS kullanmayı gerektiren sebepler nedir?” olmalıdır. Seçim sürecinde öncelikle başarı kavramını ortaya koyabilmek ve tüm paydaşlarla birlikte yürütebilmek büyük önem taşımaktadır. Seçim sürecini planlayacak kişi ya da kişilerin, kendi durumlarını çok iyi analiz edip bu süreci durum ve ihtiyaçlarına göre organize edebilmeleri gerekir.

İYS’lerin kurulumundan sonra ortaya çıkacak performans ve verimlilik sorunları aslında karar sürecinde atılan adımlara bağlı olarak gelişmektedir. Barındırma ortamları, teknik ekip, yetkilendirme, alt yapı ve sistemin yönetimi, performansı doğrudan ve dolaylı olarak etkilemektedir. İYS’lerinin sayıca fazla olmasının yanı sıra bu sistemlerin yüzbinlerce bileşen, eklenti ya da modüllerle zenginleştirilebilmesi, karşımıza oldukça çeşitli seçenekler sunar.

Hangi İYS Neden Seçilmeli

Çok sık değişikliğe gerek duymayan, küçük bir ekip tarafından hazırlanacak ve belli içerikleri güvenli olarak yayınlayacak kurumlar bir İYS çözümüne ihtiyaç duymayabilir. Bu durumda basit HTML sayfaları, kurumun ihtiyacını giderebilir. Buna karşılık, aşağıdaki ihtiyaçların mevcut olduğu durumlarda bir İYS arayışına gidilebilir:

• Sürüm Kontrolü

• Büyük Yazar Ekibini Destekleyebilme

• Teknik Bilgiye İhtiyaç Duymama

• Seri Üretim ve Sık Güncelleme

• Arama İşlevleri

• Yerelleştirme ve Çoklu Dil Desteği

• Kişiselleştirme

• Esnek Yapılandırma

• Etkileşim Araçları

• Sık ve Kolay İçerik Ekleme

• Kullanıcılar Arası İşbirliği

• Arama Yönetimi

• Güncel ve Standart Yapı

• Modülerlik

Yeterli bilgi toplama ve değerlendirme yapılmaksızın seçilen İYS çözümleri, öncelikle sistemin hitap ettiği kullanıcılar, sonrasında teknik ekip ve dolayısıyla kurum adına bir çok sorun yaratma potansiyeli taşımaktadır. Yetenekli ve gelişmiş bir sistem, aracı kurum ile yaşanan uyumsuzluk nedeni ile verimli olmayabilir. Bu nedenle aracı kurumun seçimi İYS seçimi kadar önem taşımaktadır. Aracı kurum ile ilgili bu kararın verilmesinde 4 başlık öne çıkmaktadır:

• Ne Kadar Destek Alınacak?

• Aracı Firma ile Vizyon Ne Kadar Örtüşüyor?

• Hedef Kitle Nedir?

• Aracı Firma İYS Çözümleri Sunmaya Odaklı mı?

Analiz aşaması sadece İYS seçim sürecine özgü değil, özellikle yazılım seçimi aşamasında olan tüm kişi ya da kurumların öncelikli olarak ele alması gereken bir konudur. Kurumun kendini tanıması ve hedeflerini bilmesi önemlidir.

Bir kurumun yeteneklerini, verimini ve performansını uzun vadede etkileyebilecek İYS gibi büyük çaplı yazılımların seçiminde de durum tespitinin yapılması büyük önem taşımaktadır. Faaliyet alanlarına göre değişebilecek bu konular 4 başlık alanda toplanabilir:

• Başlangıç: Ne durumdayız? Ne İstiyoruz?

• Strateji ve Mimari Kararlar

• Uygulama Konuları

• Maliyet Konuları

Yukarıda 4 ana başlıkta sunulan konular, uygulama alanına göre özelleştirilerek özgün bir analiz süreci yürütülebilir. Burada yer alan her başlık, ayrı bir şekilde değerlendirilebilir. Örnek vermek adına bu süreçte yer alan bazı konuları şu şekilde açıklayabiliriz:

• Kendini Tanıma: Kurumun kendini ve ihtiyaçlarını tanıma sürecinde en zor ve önemli konulardan biri de yeterli teknik ekibin ve stratejinin olup olmadığıdır. Uygun bir seçim yapılmış olsa dahi ilgisizlik veya işlevlerin tam olarak yerine getirilememesi, kaynakların gereksiz yere bölünmesine ve gerçek sorunlardan uzaklaşılmasına sebep olacaktır. Bu durum, kurumu eskisinden daha az zaman ve para ile İYS çözüm sürecinin başına sürükleyecektir.

• Hedef Kitleyi Tanıma: Kurumların kimyalarının farklı olmasına sebep olan temel konulardan biri de hitap ettikleri hedef kitle ve bu hedef kitlenin beklentisidir. Birçok kurum, hedef kitle hakkında doğru ve yeterli bilgiye sahip olduğu algısındadır. Ancak çoğu durumda bu yanlıştır. Gerçek verilere dayalı kullanıcı profilleri oluşturularak, bu kullanıcıların; hangi tür içeriği, hangi donanımlarla, ne kadar zamanda ve nasıl inceleyebilecekleri planlanabilir. Tüm ekibin hedef kitle ile ilgili olarak net bilgiye sahip olması önemlidir.

• Maliyet: Ürün fiyatı ve performans arasında bir ilişki olmadığı kesinlikle söylenebilir. Daha fazla para ödemek, İYS çözümünü daha nitelikli ve yüksek kapasiteli bir hâle getirmez. Ayrıca yüksek maliyet, proje başarısını da garantilemez. Sınırlı bir bütçe ile olabildiğince fazla özellik içeren bir İYS çözümü almak da yazarlar ve kullanıcılar için kullanımı zor olan karmaşık bir sistem anlamına gelebilir. Bu tehlikeden kaçınmak için “basit ve temel” mantıkta bir sistemi tercih edebilmek önem taşır. Asgari bir bütçe ile ihtiyaçlara yönelik mümkün olduğunca kullanılabilir bir İYS çözümü edinmek esastır.

İYS’lerde olması gereken temel işlevlerin bilinmesi, ihtiyaç listesi oluşturmayı kolaylaştıracaktır. Nitelik ve nicelik olarak çok fazla sayıda İYS çözümü yer alsa da bu sistemlerin temel işlevleri aşağıdaki şekilde toplanabilir:

• Çekirdek İşlevler: Tüm içerik yönetim sistemleri, temel işlevlerin tamamını kapsamıyor olabilir. Kullanımı basit olan ve başlangıçta yeterli gibi görünen sistemler, zaman içerisinde temel işlevlere cevap vermeyebilir.

• Editör (İçerik oluşturma ortamı): Standart olarak kullanılan içerik düzenleme editörleri, deneyimsiz kullanıcıları dahi çok zorlamadan sitenin tümünde görsel olarak tutarlı içeriklerin oluşturulmasını sağlamaya çalışır. Ancak bazı durumlarda, bu editörlerin özellikleri yetersiz kalabilmektedir. Bu durumda kullanılan İYS’nin farklı editörlerle çalışabilecek yapıda olması gerekir.

• Varlıklar (assets) yönetimi: Erişilebilirlik ve kullanım kolaylığı, bazı içerik yönetim sistemlerinde sorun olabilir. Görseller üzerinde temel işlemleri doğrudan CMS ortamında yapabilmek, yüklenen ofis ve PDF dosyalarına açıklama ekleyebilmek ve bu dosyalarda gelişmiş arama yapabilmek önem taşımaktadır.

• Arama: Kullanıcıların büyük kısmı bir arama ile içerik yönetim sistemini kullanmaya başlayacaklardır. Bu nedenle arama işlevleri önemlidir.

• Özelleştirebilme (customization): İçerik esnek olarak sunulabilmeli.

• Kullanıcı Etkileşimi: Kullanıcı etkileşimine olanak sağlanabilmesi için gerektiğinde 3. parti eklentilerin sistemde kullanılabilir olması gerekir. Etkileşim için temel olarak sohbet, forum, yorum ve sıralama gibi işlevlere ihtiyaç olmaktadır.

• Roller ve İzinler: Kullanıcı rolleri ne kadar eklenebilir ve değiştirilebilir olmalı? Site/portalın farklı bölümleri için farklı yetkilendirme ve roller tanımlanabiliyor mu? İçerik bir moderatör seviyesindeki kullanıcı denetiminden geçirilerek yayınlanabiliyor mu?

• Sürüm Desteği (versiyonlama): Yayınlanan sayfa ve dosyalarda sürüm özelliği hızlı bir şekilde önceki sürüme dönmeyi sağlar. Aynı zamanda yedekleme ve gelişim sürecinin ortaya çıkartılmasında önemlidir.

• Çoklu Site Desteği (multiple site support): Ortak yükleme ile 1’den fazla sitenin oluşturularak yönetimi önem taşımaktadır. Sürecin başında ihtiyaç olarak görülmese de içeriğin farklı hedef kitlelere sunulması gerekebilir.

• Çoklu Dil Desteği: Özellikle uluslararası ya da çok kültürlü yapıya sahip hedef kitleler için bu özellik gerekli olabilir.

• Raporlama ve Analiz: Site kullanımı, ziyaretçi bilgileri, içerik dağılımı, hata raporları ve sistem durumu hakkında kolay ve açıklayıcı rapor alabilmek, bir çok değerlendirme süreci için hayati önem taşımaktadır.

İhtiyaçlara tam olarak odaklanabilmenin bir yolu da kullanım senaryoları oluşturmaktır. Sadece liste şeklinde hazırlanan konu başlıkları, uygulamada tam olarak neye ihtiyaç olduğunu ifade etmeyi zorlaştırabilir. Nitelik üzerinde daha fazla durarak, kuruma özgü ihtiyaçlar tam olarak ifade edilebileceği gibi İYS seçiminde teknik süreci de kolaylaştıracaktır. Yazılım geliştirme sürecinde de yararlanılan kullanım senaryoları; çok uzun olmayan, olası durumlarda ne yapılacağı ya da neye ihtiyaç duyulacağını netleştirmeye yardımcı olur. En çok tekrar edebilecek durumlar, kuruma özel süreç örnekleri de durum senaryoları kapsamında açık olarak yazılabilir.

Seçim sürecinde ürün özelliklerinin yer aldığı belgeleri incelemek, ihtiyaç listeleri hazırlamak ve durum senaryoları oluşturmanın dışında sistemlerin; teknik ekip, yazar, yönetici ve tipik kullanıcılar tarafından test edilmesi de önemlidir. Tüm bu kullanıcıların düşüncelerinin alınması hatta anketlerle bilgi toplanması doğru kararın verilmesinde etkili olacaktır. Özellikle kurum içinde İYS’yi kullanacak tüm paydaşlardan geri bildirim ve değerlendirme yapmaları istenmelidir. Bu şekilde netleştirilecek “gerçekçi” yaklaşım, kullanılması pek mümkün görünmeyen ya da işe yaramayan ek özellikler içinde kaybolmak yerine kurumun temel ihtiyaçlarına yönelmeyi sağlar. Kullanıcıların sadece test amaçlı değil, günlük akış içinde sistemi nasıl kullandıklarını incelemek de önemli bilgiler verecektir. Benzer şekilde teknik ekibin de platform ile olan etkileşimini basit ve açık uçlu sorularla somut hâle getirmek gizli kalan noktaların aydınlatılmasında önemlidir.

Uygulamada İYS’ler için Verimlilik ve Performans

İYS uygulamalarını bant sistemlerine benzetebiliriz. Bu sistemlerde; istenen hızda, yüksek kapasitede ve olabildiğince kesintisiz çalışabilmek önem taşımaktadır. Bu başarıyı sağlamak ve korumak doğrudan ve dolaylı bir çok konuya bağlı olabilmektedir. İYS uygulamaları için verimlilik ve performans genel olarak maliyet, emek ve zaman konuları ile ilgilidir. Daha az emekle, daha kısa sürede içerik üretebilmek için yüksek maliyet gerekebilirken düşük maliyetle üretimin yapılabilmesi için çok daha fazla emeğe ihtiyaç duyulabilir. Önemli olan bu 3 konuyu şirket ya da kurumun durumuna göre dengeleyebilmektir.

İYS’ler için verimlilik ve performans unsurları şunlardır:

• Barındırma Ortamı

• Yeterli Teknik Ekip ve Kurumsallık

• Yedek Sistemler ve Yedekleme

• Yük Dengeleyici Sistemler

• Yetkilendirme (Roller)

• Ön ve Arka Kontrol Arayüzleri

• Editör Kullanımı ve Yönetimi

• Medya Yönetimi

• Veri Tabanı Yönetimi

• Önbellek (Cache) Yönetimi

• Bileşen ve Eklentiler

Basit bir web sayfasından çok gelişmiş bir bulut servisine kadar 7 gün 24 saat gerekli sistemlerin yayınlanması sunucular tarafından yapılmaktadır. Bu sunucular ve çalıştığı alt yapı ne kadar güçlü ve sağlıklı olursa üzerinden kurulu olan yazılımlar da o kadar hızlı ve sorunsuz çalışabilecektir. Hem donanım hem de yazılım olarak özel bir yapıya sahip sunucu yönetimi başlı başına bir sektördür. İYS açısından ele aldığımızda kurumun olanak ve ölçütlerine göre temelde 2 şekilde barındırma (web hosting) yapılabilir.

Dahili barındırma, kurumun kendi imkanları ölçüsünde genellikle kendi fiziki ortamlarında bu süreci yönetmesini kapsar. Sunucu, elektrik ve ağ donanımlarının kurulumu ve tüm teknik sürecin yönetilebilmesi gerekmektedir.

Harici barındırma sürecinde aşağıdaki seçenekler yer almaktadır:

• Ücretsiz web yayın servisleri

• Paylaşımlı yayınlama hizmetleri

• Sunucu barındırma

• Bayi anlaşması

• Kiralık sunucu

• Sanal kiralık sunucular

• Yönetimli barındırma hizmeti

• Bulut tabanlı barındırma

Teknik ekip, verimlilik ve performansı etkileyecek tüm donanımsal ve yazılımsal konuların önüne geçebilmektedir. Etkili insan kaynağı yönetimine dayalı bu süreç; kurumların büyüklüğü, hitap ettiği kullanıcı sayısı, güvenlik hassasiyeti ve genel vizyonu açısından ele alınmalıdır. Sunucu yönetimi ve içerik üretimi organizasyonu konusunda deneyimli bir ekibin toplanması kısıtlı imkâna sahip kurumlar için en ciddi problemlerden biridir. Bu konuda kendi çalışanlarına deneyim kazandırma, deneyimli kişilerin işe alınması ya da bu kişilerin kurumda tutulabilmesi emek ve hassasiyet istemektedir. Kurumlar bu tarz hizmetleri tamamen dışardan alabilmektedir. Ancak bu durum bağımlılığı arttırmaktadır. Bu hizmetlerinin tamamının kurum bünyesindeki teknik ekip tarafından yürütülmesi ise ciddi bir işgücü ve zaman gerektirir.

Örnek İYS Uygulamaları

Farklı firmaların ürettiği İYS çözümleri ya da bu İYS’ler için geliştirilen bileşen ve eklentiler çok farklı ve zengin uygulamaları oluşturmayı mümkün kılar. İYS seçiminde ve kullanımında görev alacak ekiplerin olabildiğince farklı örneklerin incelemesi, hem seçim kararını kolaylaştıracak hem de zengin bir vizyon sağlayacaktır. İYS çözümlerinin kurulumu sonrasında da pazarda rekabet gücünü arttırmak ve kullanıcılara sunulacak hizmetin kalitesini yükseltebilmek için bu alanın takibinin yapılması şarttır. Gerektiğinde daha uygun bir çözüme gidilerek farklı eklentiler ve hatta farklı İYS çözümleri ile kalite arttırma yoluna gidilebilir.

Kurumlar genellikle alt yapısında kullandığı sistemleri belirgin bir şekilde açıklamayabilirler. Hangi İYS uygulamasının kullanıldığını anlamak için öncelikle sitenin tarayıcıdaki ikonu ya da en altında yer alan temel bilgi bölümü kontrol edilebilir. İleri teknik bilgiye sahip olmayan kullanıcılar, İnternet üzerinden erişilebilen hazır servisleri kullanabilir.

İYS Yenilikleri

2000’li yıllarla kullanımı artan İYS’ler bu dönemde karmaşık bir yapıya sahiplerdi. Ancak üretici firmalar, sadece üst seviye teknik bilgiye sahip kullanıcılarla sınırlı kalmamak için kullanıcı dostu çözümler ortaya çıkartıp geliştirmeye devam etmekteler. 2016 yılı itibarı ile çok farklı dillerde destek veren, hemen her seviyeye ve maddi olanaklara uygun çözüm önerisi sunabilen, farklı sektörlere özel çözüm öneri ve özellikleri ile gelen İYS’ler bulunmaktadır.

Aşağıdaki başlıklar İYS yenilikleri kapsamında sunulabilir:

• Görsellik ve Tasarım: Görsel alandaki eğilim genel olarak temel seviyedeki kullanıcılara, çok daha gelişmiş özelliklerin yer aldığı sistemleri kullandırmak olduğu görülmektedir.

• Sosyal Medya Entegrasyonu: Sosyal medya ortamları nitelik, nicelik ve kullanım oranları açısından artış göstermektedir. Bu nedenle modern İYS’lerin sosyal medya araçlarını mutlaka göz önüne alması gerekir. İçeriklerin yer aldığı bölüm, sayfa ve hatta en küçük bilgi birimine kadar sosyal medya üzerinde paylaşılabilmesini kolaylaştıracak araçların yer alması önemlidir. Paylaşılan içeriğe otomatik olarak ilgili etiketin ve kullanıcı adının eklenmesi ve bu ortamlarda uygun şekilde yayınlanması gibi özellikler talep görmektedir.

• Analitik: İYS’de içeriğin görüntülenmesi, paylaşılması ve dolaşımın ayrıntılı olarak bilinmesi; site yönetimi için gereklidir. İYS’nin başta Google Analitik olmak üzere popüler analitik araçları ile birlikte; çalışabilmesi; ihtiyaç duyulan bilginin kazanılmasında kullanılabilir. Tüm site yöneticileri içerik yönetimi ile ilgili stratejilerini düzenlerken kullanıcıların nerden bağlandığını, nasıl bir teknoloji kullandıklarını ve içerikle nasıl etkileşime girdiklerini bilmelidir.

• Depo İYS’ler (Headless/Decoupled CMS): İYS’ler içerik yönetimi pazarında popülerliğini arttıran konular arasındadır. Standart bir İYS, içeriğin yer aldığı bir “depo” ve bu içeriğin sunulduğu şablon, tema ve eklentilerden oluşan bir bütündür. Ancak depo İYS’ler sadece içeriğe odaklanır ve bu içeriğin görüntüleneceği önyüz yani “sunum” ile çok fazla ilgilenmez. İçerik web servisleri (API’ler) aracılığı ile çağrılabilir ve mobil ya da masaüstü gibi sunulan ortamların özelliğine göre şekillendirilir. Sunum için de İYS çözümlerinden yararlanılabileceği gibi ortamlara özgün doğal uygulamalar (native apps) kullanılabilir. Bazı kurumlarsa bu sistemi iki ayrı İYS kurarak sağlamaya çalışmaktadır.

• Açık Kaynak Kodlu İYS’ler: 2016 yılı açısından ele alındığında içeriğin daha fazla önem kazanması ile içerik yönetiminin öne çıktığı görülmektedir. Daha fazla kişinin geliştirmeye katkı verebildiği açık topluluk desteğini arkasına alan İYS çözümleri, özellikle maliyet konusunda temkinli kişi ya da kurumların tercihi olmaya devam edecektir.

• Bulut Tabanlı İYS Çözümler: Bulut tabanlı sistemlerin kurumların donanım, alt yapı ve ağ mimarisine olan ihtiyacı oldukça azaltmaktadır. Ayrıca bulut tabanlı sistemlerin ilk çıktığı yıllarda yüzleşmek zorunda kaldığı güvenlik sorunlarının büyük ölçüde aşılması, bu sistemlerin kullanılabilirliğini arttırmış durumdadır. Barındırmaya ek olarak, bakım, otomatik güncelleme ve teknik ekip ihtiyacı da bulut tabanlı sistemler aracılığı ile oldukça azalmıştır. Bulut tabanlı sistemler araştırılırken mutlaka, farklı (yerel) bir çözüme geçme planı da göz önünde tutulmalıdır. Gerektiğinde, bulut ortamında yer alan tüm içeriğin farklı bir İYS çözümüne aktarılmasının teknik ve ekonomik açıdan bilinmesi şarttır.

• Esneklik (Extensibility): İş dünyasının hızlı değişimine uyum sağlamak isteyen kurumlar kolay uygulanabilen, uyarlanabilir ve ölçeklenebilir İYS çözümlerini tercih edeceklerdir. Bütün durumlar için tek bir hap çözüm (one size fits all) yerine uzun vadeli genişletilebilir çözümler sunan sistemler tercih edilecektir. Kurumun yapısına uygun değişiklik ya da eklentilerin istendiğinde yapılabileceği modüler İYS’ler ön plana çıkacaktır. Zaman, maliyet ve emek hesabı tüm iş kollarında olduğu gibi İYS çözümlerinin tercih edildiği alanlarda da esnek sistemleri ön plana çıkartacaktır.

• Semantik Web Kullanımı: Semantik web, veri üzerinde işlem yapan teknolojilerin daha fazla anlamlı veri (bilgi) ortaya koyabilecek kararlar almasını sağlayabilecek gelişmelere verilen genel yaklaşım olarak ifade edilebilir. World Wide Web konsorsiyumuna göre “Semantik Web” verinin farklı uygulama, kurum ve topluluklar tarafından tekrar paylaşılarak kullanılmasını sağlar.

• Mobil Kullanım: Mobil ortamlar için tasarıma öncelik veren kurumlar çok daha büyük başarılar yakalayabilecektir. İçeriğin sadece mobil ortamda görüntülenebilmesinin yanı sıra işlevsellik de gereklidir. Birçok kullanıcının sistemi ilk kez mobil donanım aracılığı ile ziyaret edeceği göz önüne alınmalıdır. Benzer şekilde, iş gücü hiç olmadığı kadar mobil hâle gelmiştir. Çalışanların ofis dışında da bilgiye erişmeleri ve çalışma akışına katılabilmeleri için mobil arayüz yetenekleri önem kazanmıştır. 2015 yılı itibarı ile İnternet trafiğinde mobil donanımlar, masaüstü donanımları sollamıştır. İYS firmaları, geliştirme planlarının ilk sıralarına mobil içerik geliştirme hedefleri koymaktadır. Mobil ortamlar için yazarlık, yakın zamanda ön plana daha fazla çıkacaktır.

• Müşterinin Tüm Kanallarda Ortak Deneyim Yaşaması: Çoklu-kanal (Omni-channel): Masaüstü, tablet ya da akıllı telefon gibi farklı ortamlar üzerinden herhangi bir kayıp yaşamadan içeriğe ulaşabilmeyi sağlayan yaklaşımlar, kullanıcılar için daha değerli hâle gelmiştir. Kullanıcıların fiziksel konumlarının da göz önüne alındığı bir pazarlama yaklaşımı olarak kullanılan çoklu-kanal yaklaşımı, kullanıcılar hangi ortamda olursa olsun içeriği kayıpsız, kesintisiz ve etkili bir şekilde sunabilmeyi hedefler. Sosyal medya ortamı dahil olmak üzere kullanıcı deneyiminden elde edilen verilerin, bütüncül bir bakış açısı kapsamında kullanılmasını gerektirir.