Ünite 5: Sözsüz İletişimde Davranış ve Protokol

Sözsüz İletişim ve Davranış

İletişimin gerçekleşebilmesi için bir kaynağın bir de hedefin olması gerekir. Kısaca kaynak iletiyi gönderen ögedir. Hedef ise bilgi aktarılmak istenen kişi, grup, toplum v.b. olabilir. Kaynaktan bir ileti çıkar ve karşıdaki kişiye ulaşır. Karşıdaki kişide kendi kültürel birikimlerine göre hedefe bir yanıt verir. Buna geribildirim adı verilmektedir. Böylece basit anlamda iletişim eylemi gerçekleşmiş olur.

Sözsüz iletişim beden dili olarak da tanımlanan iletişim biçimidir. Yüz ifadeleri, jestler, mimikler, bakışlar, mekân kullanımı, kişisel görünüm, giyim kuşam gibi pek çok öge sözsüz iletişim içerisinde yer alır. Kısaca beden dili denildiğinde ise şöyle bir sıralama yapılabilir.

• Jest ve mimikler
• Hareketler
• Fiziksel görünüm
• Zaman ve mekân

Yapılan araştırmalar iletişimin %65’inin sözsüz iletişim ile gerçekleştiğini göstermektedir. Eş deyişle sözsüz iletişim kişiler arası davranış ve tavırların aktarılmasında kullanılır ve bazı durumlarda sözel iletilerden daha etkili olur. Sözsüz iletişim beden dilinin yanı sıra giysiler, renkler, mekân kullanımı gibi ögelerle de gerçekleşir. Kısaca insanlar davranışları ve başka kullandıkları aracılar ile sözsüz iletişimi gerçekleştirmiş olurlar.

Sözsüz İletişim ve Beden Dili

İnsanlar sınırlı sayıda sözcüklerle sınırsız olan duygu ve düşüncelerini anlatmak da zorlanabilirler. İşte bu noktada beden dili araya girer ve insanların belki de farkında olmaksızın iç duygularını aktarmalarına yardımcı olur. Bunun yanı sıra beden dili sözcükleri, cümleleri yani konuşmayı destekleyen ve güçlü kılan bir iletişim sürecidir.

Beden dilini bu kadar önemli yapan ögeler şöyle sıralanabilir:

• Kişinin kendini tanıması ve iç dünyasından haberdar olmasına olanak sağlar.
• Kişinin kendisini önemli hissetmesini sağlar.
• Kişinin kendisini ifade etmesini sağlar.
• İnsanların birbirlerini sevip, saygı duymalarına destek olur.
• Kişinin karşısındaki insanı etkilemesini sağlar.
• Kişinin karşısındaki insanı anlamasını ve ona ulaşmasını sağlar.
• Kişinin konuşmasına bütünlük, iletişimine renk ve kalite katar.
• İletişime duygusal faktörler katar.
• Beden dilini doğru/yanlış kullanmak kişinin zekâsı ve kontrol mekanizması hakkında karşı tarafa bilgi verir.

Böylece beden dilini kullanarak kişi karşısındaki insana kendi kimliği ve o andaki duyguları hakkında bilgi verir. Aynı şekilde karşısındaki insanın beden dilini okuyarak onun kimliği ve duyguları hakkında da bilgi edinir.

Beden Dilinin Ögeleri: Davranış ve Protokoldeki Yeri

Beden dilinin ögeleri şöyle sıralanabilir:

• Mimikler ve Jestler
• Başın Kullanımı (Gözler, saçlar, dudaklar)
• El hareketleri
• Ayaklar
• Duruş Biçimleri

Mimikler yüzü anlamlı kılan göstergelerdir. İçimizde hissettiğimiz ancak yoğun olan duygulanma vücudun dışında kendini gösterir. Mimikler bu yüzden gözlenebilir, içten dışa yansıyan duyguların davranışlarıdır. Mimiklerini donuk kullanan insanlar genellikle soğuk ve duygusuz olarak algılanabilirler.

Bir jestten söz edebilmek için yapılan hareketin bir başkası tarafından görülmesi ve yaşanan duygu ve düşünceyle ilgili bir bilginin karşıdaki kişiye aktarılması gerekir. Yüz kaslarının anlatım amaçlı kullanımı mimikleri, baş, el kol, ayak, bacak ve bedenin kullanımı ise jestleri oluşturur.

İnsanın ilk baktığı yer, yüzüdür ve insan yüzü bir ekran gibidir. Yüz, insanların parmak izi kadar eşsiz ve özeldir. İnsan yüzlerini hafımızda tutmamızın bir nedeni de bu benzersizliktir. Yüzden başlayarak vücudun verdiği iletiler bir bütün içinde okunmaya çalışılır. Mimikler kadar başın kullanımı da sözsüz iletişim de önemli bir yer tutmaktadır.

Başımız, bedenimizin ana kontrol merkezi gibidir. Başımızla yaptığımız hareketlerin başlıcaları onaylama hareketleridir. Bir şeyi onaylarken adeta kafamızı onayladığımız şeye yaklaştıracak biçimde öne ve arkaya doğru sallarız. Reddetme de ise kafa sağa sola doğru birkaç kez sallanır. Ülkemizde reddetmeyi kafayı geri atarak, kaşları yukarı kaldırarak yapanlar da vardır. İlgiyle dinlediğimiz birine kafamızı yaklaştırırız. İlgimizi çekmeyen bir durum varsa da kafamızı geri ya da zıt yöne çeviririz.

• Başın yere doğru bakışı negatif bir davranışı içermektedir. Yere doğru eğilmiş bir baş çaresizliği, depresyonu ve bitkinliği ifade edebilir.
• Başın öne eğilerek yere bakılması davranışı genellikle suçlu psikolojisinde gözlemlenmektedir.
• Ancak yas durumunda başın öne eğilmesi de bir görgü kuralıdır.
• Başın sağa ya da kalp hizasında sola yatışı çaresizliği, güçsüzlüğü, uykusuzluğu, yorgunluğu, kaybolan ilgiyi, umutsuz bir ruh halini simgeler.
• Başın öne eğilmesi saygının göstergesidir. Türk kültüründe ve Uzakdoğu kültüründe saygı göstergesi olarak kullanılır.
• Başın yana doğru yatırılıp, karşımızdaki insana bakmamız ise sevgi ve şefkat duygularımızı ortaya çıkarabilir.

Başın sözsüz iletişim içinde kullanılmasında saçlar da önemli bir yer tutar. Saçlar özellikle kadınların etkin bir biçimde kullandıkları beden dili ögelerinden biridir. Bizde karşımızdaki kişiyi pek çok kez saçına göre değerlendirebiliriz. Genel görgü kuralları içerisinde ise saçların her zaman temiz ve düzenli olması tercih edilmektedir. Çünkü biz diğer beden hareketlerinde olduğu gibi saçlarımız aracılığıyla da karşımızdaki insanlara kendimiz hakkında bilgi vermiş oluruz.

Saçların yanı sıra gözler de sözsüz iletişimin önemli bir parçasıdır. Başka bir insanla ne zaman, ne kadar sıklıkla göz göze gelindiği, ilişki hakkında çok önemli iletiler göndermenin yoludur. Birisinin gözünün içine dik dik bakmak egemenliğe karşı bir meydan okumadır. Konuşmanın başında gözle temas kurmak, dinleyiciyi dikkat göstermeye zorlama arzusunun bir sonucudur. Aynı şekilde konuşma sonrası yapılan göz teması ise samimi bir ilişkiyi ve izleyiciden geri besleme almayı isteyen bir davranıştır. İletilerin bakışlar ile anlaşılması pek çok davranışı içinde barındırmaktadır. Bunları şöyle sıralayabiliriz:

• Gözle dışarıda bırakma göz aracılığı ile karşınızdaki kişiyi yok sayma anlamına gelir. Karşınızdaki kişiyi ya da sizin önemsenmediğinizin işaretidir. Üstünlük taslama anlamına da gelir.
• Karşıdaki kişinin gözüne az bakmak güvensizliği, çok bakmak ise diklenme ya da taciz etmeyi gösterir. Kesik kesik bakan insanlar ise güven verici değillerdir.
• Gözlerin karşısındaki kişiden kaçırılması ise suçluluk psikolojisini gösterir.
• Yan bakışlar ise gizlilik göstergesidir. Gizli işler yapan kişilerin davranışları arasındadır.

Saçlar ve gözlerin yanısıra baş hareketleri içinde dudakların da önemli bir yeri vardır. Dudakların hareketi ile insanlar çevrelerine pek çok şey anlatabilirler.

Gülen dudaklar barış iletisi verir. Özellikle günlük yaşam ve iş yaşamı içerisinde güler yüzlü olmak görgü kuralları açısından önemlidir. Güler yüzle bir konuğu karşılamak ya da bir yöneticinin yanına girmek hem o kişilere saygı gösterildiğinin hem de kişilerin sizin yanınızda rahat edebileceklerinin bir göstergesidir.

Saldırı ve nefret anında dudakların şekli değişir. Sıkıntılı ve endişeli anlarda dudaklar ısırılır ya da sıkılır. Duygusal anlarda, konuşacak güç bulunmadığında ise dudaklar kenetlenir. Aynı şekilde suçluluk ve pişmanlık anında da dudakların kenetlendiği gözlemlenmiştir. Beğenilmeyen bir şey karşısında ise dudaklar büzülürken, tiksinti anında dudaklar gerilir. Çene ise genellikle kişisel gücün simgesidir.

Ellerin verdiği iletiler beden dili içerisinde çok yaygın olarak kullanılmaktadır ve bu iletiler genel olarak evrenseldir. Eller aracılığı ile karşımızdaki kişinin duygularını anlamak olanaklıdır. Karşımızdaki kişinin ellerine bakarak onun kişiliği hakkında önceden bilgi edinilebilir.

• Açık eller kişinin olduğu gibi göründüğünü gösterir.
• Kapalı eller sinirli olma davranışının göstergesidir.
• Yarı açık eller dengeyi ifade etmektedir. Kişilikte denge durumunu gösterir.
• Cansız eller, dalgınlığın, iyi düşünememenin ve kararsızlığın göstergesidir.
• Canlı eller akılcılığın, kararlılığın ve yaşama sevincinin göstergesidir.

Bunların yanısıra günlük yaşam ve görgü kuralları açısından ellerin yeri de önemli davranışları göstermektedir. Örneğin, ellerini nereye koyacağını bilemeyen insanlar çekingen ve içe kapanık olarak nitelendirilebilir. Ellerle birilerine dokunma sevgi, dostluk ifadesidir. İnsanlar iletişimde olmak istediklerinde karşılarındaki kişiye dokunurlar. El sıkma konusunda genel kural şöyledir: Kadın erkeğe, yaşlı gence, statüsü daha yüksek olan daha altta olana önce elini uzatmak durumundadır. El sıkıldığı zaman karşıdaki kişinin yüzüne bakılması gerekir. Bu bakışa içten bir gülümseyiş eklendiği zaman karşıdaki kişiye önem verildiği gösterilmiş olur. Birisiyle ilk kez karşılaşıldığında ve geleneksel olarak bir el sıkışmayla selamlaşıldığında üç temel davranıştan biri iletilir. Bunlar hâkimiyet, edilgenlik ve eşitlik davranışlarıdır.

Ayaklar da ellerde olduğu gibi farkında olmadan pek çok ileti verirler. Genelde beden dilinde el, yüz hareketleri kontrol edilmeye çalışılsa da iletiler en uzak noktada ayaklarda kendini göstermektedir.

Ayakların verdiği iletiler cinsiyet ayrılıklarına ya da kültürel farklılıklara göre değişiklik gösterebilir. Ayakların duruş biçiminin de pek çok anlamı vardır. Buna göre;

• Ayakları kavuşturmak bir kapalılık durumunu göstermektedir. Hüznü ve olumsuz bir ifadeyi de içeriğinde taşır.
• Bacak bacak üstüne atmak rahatlatıcı bir harekettir. Diplomatik yaklaşım ve rahatlık bu davranışın bir yönünü oluştururken kültürel değerlerde başka bir yanını oluşturur. Bunun yanısıra cinsiyet farklılıkları açısından bakıldığında ise bacak bacak üstüne atmak kadınlar için kendilerini koruma ve güvence altına almanın bir davranışı olarak ortaya çıkmaktadır.
• Bacakları paralel oturmak ise iletişim isteğinin göstergesidir. Böylesi bir hareket iletişimde rahatlığı ifade eder. Ayrıca iş görüşmelerinde bir saygı göstergesi olarak bu hareket gerçekleştirilir.

Kişilerin duruş biçimlerine bakarak onlar hakkında bilgi edinmek olanaklıdır. Oturma, ayakta durma ve uzanma biçimleri pek çok anlam aktarabilir. Bunlar çoğunlukla kişilerarası tutumlarla ilgili davranışlardır. Düşmanlık, üstünlük ya da aşağılık duyma duyguları duruşla gösterilmektedir. Duruş aynı zamanda duygusal durumu, özellikle gerilimin ya da rahatlamanın yoğunluğunu da gösterebilir. Üst statüdeki kişilerin yürüyüş sırasında önde ya da kalabalık yürünüyorsa, ortada olması gerekir. Ortada olmanın verdiği statüko ve güç toplantılarda, masa düzeninde de kendini gösterir. Statüsü en fazla olan kişi tam ortada, lider koltuğunda oturur. Protokolde oturma düzeninde de temel kural en üst unvandaki kişinin ortada, sağ tarafta birinci öncelikli kişinin, sol tarafta ise ikinci öncelikli kişinin yer almasıdır. Taşıtlarda ise birinci öncelikli kişi sağ arka koltuğa oturur. Protokol düzeninde şoförün yanına mihmandar ya da tercüman oturur. Cumhurbaşkanının taşıtında ise şoförün sağına başyaver oturur.

Bunun yanısıra farklı oturma biçimlerinin de anlamları farklıdır. Koltuk ucuna ya da sandalyeyi ters çevirip oturmak kendine olan güveni göstermektedir. Otururken dik durmak da bir güven gösterisidir. Oturma düzenleri açısından bakıldığında ise yan yana oturan kişiler işbirliği içerisindedirler. Birbirine rakip kişiler genellikle yüz yüze otururlar.

Beden Dilinin Göstergeleri: Davranış Ve Protokoldeki Yeri

Beden dilinin yukarıda sözü edilen ögelerinin dışında başka göstergeleri de vardır. Bu göstergeler giyim kuşam, renkler, mekân ve zaman olarak sıralanabilir.

Sözsüz iletişimde göstergelerin tıpkı beden dilinin diğer ögelerinde olduğu gibi büyük bir önemi vardır. Bu göstergeler aracılığı ile sözsüz iletişim süreci tamamlanmış olur. Çünkü iletişimin gerçekleşmesi için göstergelerden yararlanılır ve bir anlam oluşturulur. Böylece insanlar göstergeler aracılığı ile karşılarındaki insanlara kendi kişilikleri, kimlikleri ve sosyal konumları hakkında bilgiler aktarırlar.

Kültür, bütün uzantılarıyla toplu yaşamın vazgeçilemeyecek ortak paydasını, dayanağını, düzenini oluşturur. Akrabalık ilişkileri, terbiye, görgü kuralları, gelenek ve görenekler, inanç, her türlü kurumlaşma, yasalar, toplumsal saygınlık, selamlaşma biçimleri, giyim kuralları, insanların duygu ve düşüncelerini geliştiren, insanı olgunlaştıran sanatlar, hepsi belli deney ve bilgi birikimlerini taşıyan sistemler oluşturarak kültürü meydana getirirler. Kültür iletişimle özdeş değildir ama iletişimden ayrı düşünülemez. Kuşkusuz sözsüz iletişimin göstergeleri de kültür açısından önemli bir yer tutmaktadır.

Ses, tonu, yüksekliği, rezonansı ve temposu ile kişinin duygularının en önemli aktarıcılarından biridir. Kısaca bütün duygular ses tonu ile aktarılır. Ses tonları kendi içinde yumuşak-inandırıcı, kızgın-sert, sıcak-sempatik, soğuk-kayıtsız sesler olmak üzere gruplandırılmaktadır. Konuşurken o anki duygularımıza göre bu ses tonlarını kullanırız. Susma ise genellikle insanları sıkıntıya sokan bir göstergedir. Susma rastlantısal değildir. Her susmanın iletişimde değişik yorumlara ve sonuçlara yol açabilecek kendine özgü anlamları vardır. Bazen kişi kızgın olduğunu göstermek için dişlerini sıkarak, bazen karşısındakinin sözleri ilgisini çektiğinden dolayı dikkatle dinlemek için, bazen sıkıldığı için susar. Bunların yanısıra sözsüz iletişimin göstergeleri aracılığı ile toplumda var olan görgü kural ve davranışlarını sergilerken bir yandan da bu göstergeler aracılığı ile kültürün canlı kalması sağlanmış olur. Bu göstergeler, giyim- kuşam, renkler, zaman ve ekân olarak sınıflandırılabilir.

Sözsüz iletişim içerisinde giysilerin büyük bir önemi vardır. Giysiler aracılığı ile bir tarz oluşturulması, giysiyi taşıyan kişinin kimliğinin, durumunun, toplumsal konumunun oluşturulması sözsüz iletişim açısından büyük önem taşımaktadır. Giyim kuşam kodlarının modaya bağlı olarak sürekli değişmesine ve giysiler aracılığı ile bir tarz oluşturulmasına karşın giysi seçiminin de kültüre bağlı olarak gerçekleştirildiği göz önünde bulundurulmalıdır. Giyim bunların yanısıra psikolojik bir veri olarak da algılanmaktadır. Kişi ruhsal durumuna göre de giyinebilir.

Giyim- kuşam da gözönüne alınması gereken en önemli öge giysilerin temiz olmasıdır. Kıyafet kültürün ortaya çıkardığı bir şey olduğuna göre, başkalarını rahatsız etmemek gözetilmesi gereken ilk kuraldır. Bunun yanısıra sadelik ve uyum da giyisi seçiminde önemli faktörler arasına yer almaktadır.

Erkek giyiminde ceketin önemli bir yeri vardır. Öncelikle ceketin bedene uygun olması gerekir. Özellikle düğmeleri iliklenmeyen ceketler kişisel imaja zarar verebilir. Renk seçimi de kıyafette önemlidir. Koyu renkler ciddi ve profesyonel olarak algılanma konusunda önemlidir. Ancak kişi sert bir mizaca sahipse koyu renkten uzaklaşıp, pastel renklere yönelmelidir. Pantolonlar ise temiz, doğru ütülenmiş ve boya uygun olarak seçilmelidir. Gömlek kullanımında ise gömleğin düzgün ve ütülü olması, yakalarının ve kollarının temiz olmasına dikkat edilmelidir. Erkek resmi elbiseleri ise genellikle takım elbise, smokin ve frak olarak üçe ayrılmaktadır. Kadınların resmi toplantı ve davetlerde ise tuvalet adı verilen uzun elbise giymesi uygundur. Bu elbiselerin de genellikle koyu renk olması tercih edilmektedir. Bunların yanısıra özellikle iş görüşmelerine giderken dikkat edilmesi gereken giyim-kuşam kodları vardır. Giyilen kıyafetlerin yanısıra, takılan takılar, rozetler, kullanılan gözlük gibi aksesuarlar aracılığı insanlar çevrelerine çeşitli iletiler yollarlar.

Sözsüz iletişimin önemli göstergelerinden biri de yaşamımızın her anında karşılaştığımız renklerdir. Renkler insanın kendini ifade etmesinin göstergelerinden biridir ve iletişim kurmaya ve imaj yaratmaya yardımcı olurlar.

Renklerin anlamlarına tek tek bakıldığında görgü ve protokol kuralları açısından da önemli olduklarını görmek olanaklı hale gelmektedir.

Siyah , gücü, tutkuyu ve gizemi simgelemektedir. Karamsarlığı anımsatmasına karşın soyluluğun rengi olarak da kullanılmaktadır. Aynı zamanda hem bilinmezliğin hem de gizemin simgesi durumundadır. Tüm bu olumsuzluklara karşın siyah bir tepki rengidir.

Beyaz , renk dengeyi simgeler. Beyaz da daima neşe ve sevinç öncesinin bir sessizliği vardır. Bundan dolayı da insan psikolojisinde beyaz, ferahlık, soğukkanlılık, samimiyet ve aydınlık duyguları uyandırır. Toplumsal değerlerde ise beyaz, “masumiyeti, temizliği ve asaleti” simgeler.

Gri , kuşkulu, kararsız ve tarafsız bir ruh halinin göstergesidir. Enerji yoksunluğu ve kararsızlığı çağrıştırmaktadır. Tutucu, hüzünlü, sıkıntılı duyguların göstergesidir. Gücü, yaşam sevincini, iktidarı, erkekliği ve dinamizmi simgelemektedir. Motivasyon, teşvik, hareketlilik ve arzuyu anlatır. Yeni bir yaşam, yeni bir başlangıç vaat eder.

Pembe , romantik bir renk olarak algılanmaktadır. Ayrıca şefkat, saflık ve aşk duygularını çağrıştırmaktadır. Pembe olumlu değerlerle yüklenmiştir. Toplumsal cinsiyet rolleri bağlamında bakıldığında pembeye yüklenen anlamlar toplumda kadına yüklenen anlamlarla eş değerdir.

Kahverengi , renkler içinde en realist olanıdır. Sağlıklı yaşam ve gündelik işi simgelemektedir. Koyu tonlara yaklaştıkça siyahın özelliklerini üstlenmektedir.

Turuncu , en dikkat çekici renktir. Büyük bir enerjiye sahiptir. Eğer bir ürün ya da markada kullanılmış ise “herkes içindir” mesajını yollar. İnsanlar turuncu bir kapıdan rahatlıkla girebileceklerine inanırlar.

Yeşil , renklerin en sakinidir. Yeşil güven verir. Yaratıcılığı arttıran bir renktir. Yeşilin enerjisi paylaşım, uyum, vericilik ve yardımseverliği yansıtmaktadır. Bir anlamda koruma ve güvenin simgesidir.

Mavi , renk tayfının soğuk kısmında yer alır. Sorumluluk, güzellik ve incelik ile bağdaştırılmaktadır. Yetişkin insanların tercih ettiği bir renktir. Bir yandan olgunluğu simgelerken bir yandan da çocukluk anılarını çağrıştırmaktadır.

Sarı , renklerin en ışıklısı ve en göze çarpanıdır. Yaşamı, dışavurumu ve coşkuyu simgeler. Altının ve güneşin rengi olmasından dolayı bereketin simgesi olarak da kullanılır. Sarı olumlu değerler yüklenmiş bir renktir ve dikkat çekicidir.

Mor , kendine saygıyı, asaleti itibarı simgeler. Sanatçılık, tolerans ve anlayış bu renk ile özdeşleştirilmiştir. Ancak morun geriletici özellikleri arasında sorumsuzluk, saygısızlık ve tartışmacı yaklaşımlar vardır. Mor kadınların rengidir. Bu yüzden pek çok kadın derneği ve kuruluşu logolarında ya da isimlerinde moru kullanmaktadır.

Sözsüz iletişimde mekân kullanımı önemli bir yer tutmaktadır. Mekân kullanımında insanların kişisel olarak koydukları sınırlar vardır. Buna proksemik adı verilmektedir.

Kişilerin mekân kullanımında diğer insanlarla aralarına koydukları bu mesafeyi Hall dört ana grupta toplamıştır.

• Mahrem alan: Kişinin kendine en yakın olan birkaç kişi için ayırdığı fiziksel uzaklık bakımından en yakın alandır.
• Kişisel alan: Kişilerin yakın arkadaşlarıyla, yakınlarıyla ilişkide bulunduğu alandır.
• Sosyal alan: Bu insanların sosyal ilişkilerde diğer kişilerle tuttuğu mesafedir.
• Genel alan: Örneğin, parkta insanlarla tutulan mesafedir.

Görgü ve protokol kuralları açısından mekân kullanımın büyük bir önemi vardır. Kişinin yakınlığına göre alanı ayarlamak son derece önemlidir. Yaşanılan ev kişinin toplumsal ve cinsel kimliğinin yanısıra toplumsal konumunun da bir göstergesidir.

Evin renginden, bulunduğu semte kadar, dekorasyonu, kullanılan mobilyalar, duvara asılan resimler kişinin tüm yaşam biçimini ortaya koyan göstergelerdir. Mekânlar yukarıda sözü edilenlerin yanısıra özel alanın dışında kamusal alanda da sözsüz iletişimin bir göstergesidir. Kamusal alanda bir odaya girildiği zaman o odanın bir memura mı ya da üst düzey bir yöneticiye mi ait olduğu hemen anlaşılır. Kamusal alanda kullanılan mekânların protokol kuralları açısından ayrı bir düzenleme biçimi vardır.

Özellikle makam odaları kurum ve kuruluşlarının imajının oluşturulmasında önemli bir yer tutmaktadır.

Sözsüz iletişim de mekan kavramı kadar zaman kavramı da önemli bir yer tutmaktadır. Özellikle görgü ve protokol kuralları açısından zaman önem kazanmaktadır. Sözsüz iletişim içerisinde statü göstergesi olarak adlandırılan zaman ve hizmet kavramlarının önemli bir yeri vardır. Yüksek statülü kişilerin tabii oldukları zaman, diğerlerininkinden oldukça farklıdır. Statüsü yüksek bir kişiye yapılacak hizmetin özel olması gerekir. Zamanı etkin kullanmaya yönelik olarak yapılan çalışmalar hem yöneticiler hem de çalışanlar açısından sayısız yararlar sağlamaktadır. Zaman planlamasında sekreterlere büyük görevler düşmektedir. Sekreter doğru bir zaman planlaması yapar ve yönetici ile bu konuda uyum sağlayabilirse işlerin daha doğru yönetilmesini sağlamış olur.