Ünite 8: Yönetici Asistanının Uygulaması Gereken Protokol Kuralları ve Davranış Biçimi

Giriş

Yönetici asistanlığı tüm örgütlerde yönetimin temel birimi, yönetici asistanları da örgütte yöneticiden sonra gelen en önemli ikinci kişidir. Çünkü yönetici asistanları özel ve kamu kurum ve kuruluşlarında yönetim ile iç içedir ve yönetici ile birlikte; yöneticinin ve yönetimin başarısını sağlamak için çalışırlar.

Yönetici asistanları pek çok görevi yerine getirirler ve bu görevlerine bağlı olarak da pek çok sorumlulukları vardır. Tüm bu görev ve sorumluluklarını yerine getirirken de görgü ve protokol kurallarını bilmek, önemsemek ve uygulamak, uygulatmak durumundadırlar. Bu nedenle her yönetici asistanının protokol bilgisine sahip olması, kendisini protokol alanında iyi yetiştirmesi ve protokol görevlerini en iyi şekilde yönetmesi gerekmektedir.

Yönetici Asistanı Açısından Görgü ve Protokolün Önemi

Sekreterler, protokolleri en iyi bilmesi ve uygulaması gereken kişilerdir. Çünkü bu kurallar iş hayatının bir parçasıdır. Yönetim bilimlerine göre protokol, bir anlamda resmi görgü kuralları demektir. İş yaşamında özellikle üst düzey yöneticilerin iş yaşamları daha çok protokol kuralları içinde geçer. Resmi toplantılar, seminerler ve konferanslar, kokteyller, ziyafetler ikramların yapıldığı ve protokol kurallarının uygulandığı yerlerdir. İşletmelerde de belirli protokol kuralları bulunmaktadır ve bu kurallar öğrenilir. Bu nedenle istenen standardı yakalayabilmek için:

• Önce ana altyapı ve görgü kuralları bilinmelidir.
• Şirketlerin de aileler gibi kendi kuralları vardır. Bu nedenle şirket kurallarının bilinmesi şarttır.
• Belli protokol kurallarının uygulanması zorunludur.

İş hayatında hiç kimse tek başına bir güç değildir. Başarıya götüren ise birlikte çalışabilme gücüdür. İşte bu birlikte çalışabilmeyi sağlayan, sonuç olarak da kişinin gelişmesi ve yükselmesi iş yaşamındaki görgü kurallarına uyabilmesine bağlıdır. İş yaşamının yazılı olmayan kuralları, başarının tamamlayıcı anahtarıdır. Bu kurallar bir anlamda iş yaşamının görgü kuralları olarak adlandırılabilir. Ancak bir ortamda kabul edilebilir olan davranışın, başka bir ortamda oldukça hatalı sayılabileceğini akıldan çıkarmamalıdır. Örneğin, bir odaya girerken eğer içeri davet edilmişseniz artık oturmak için yeniden izin almanıza gerek yoktur. Oysa yöneticinizin odasına girdiğinizde, içeri davet edilmiş bile olsanız oturmadan önce izin istemek ona karşı olan nezaketinizin bir göstergesi olacaktır. Protokol kurallarını bilmemek ya da uygulamamak sizi başarısız yapacak demek değildir. Ancak, başka kriterlerde eşit olan insanlar içinde bu kurallara uygun davranan bireyin üstün geleceği kaçınılmazdır.

Bu yasaları öğrenmenin ilk şartı, buna gerçekten hevesli olmanız ve bu kuralları öğrenmenizin başarınıza katkıda bulunacağına inanmanızdır. Öğrenmeye başlarken bazı altın kuralların bilinmesinde fayda vardır. Bunlar: aşağıdaki şekilde sıralanabilir:

• Dengeli olun.
• Dürüst olun.
• Gerçekçi yaklaşın.
• Görgülü olun.
• Toplumda geçerli kurallara göre hareket edin.
• Kendinizi ifade edebilin. Değer yargılarınızı, duygu ve düşüncelerinizi ifade edin.
• Kendinizi her zaman en iyi göründüğünüz biçimde gösterin. Bu, her şeyden önce kendinize saygınızın bir göstergesidir.
• Kendinize, başkasının bakış açısıyla bakın ve kendinizi değerlendirin.
• Konuşmadan önce düşünün.

Yönetici / Yönetici Asistanı İletişiminde Uyulması Gereken Görgü ve Protokol Kuralları

Örgütsel yaşamda başarılı olabilmek için yönetici asistanının, yönetici ile iletişiminde bilmesi ve dikkat etmesi gereken davranışsal kurallar ve sorumlulukları vardır. Bunlardan bazılarına aşağıda yer verilmiştir:

• Birlikte çalıştığı yöneticinin özelliklerini, karakterini, alışkanlıklarını, çalışma ve yönetim politikasını; amaç, ilke ve hedeflerini, özel ve resmi çevresini bilmeli ve tanımalıdır.
• Yöneticiye resmi ve özel işlerinde yardımcı olmalı; görev alanıyla ilgili sorunlarını çözmeli, gerektiğinde yöneticisine önerilerde bulunmalı; zor anlarında ve yorgun zamanlarında kendisine moral vermeli, hatalarını ve zayıf noktalarını kapatmalı, ekip ruhu taşımalı ve yönetici ile işbirliği ve uyum içinde çalışmalıdır.
• Yöneticinin her zaman, her yerde gözü-kulağı olmalı; örgüt içinde veya dışında hiçbir zaman yöneticisini eleştirmemeli, dedikodusunu yapmamalı ve yaptırtmamalı, yöneticinin olumlu ve başarılı yönlerini dile getirmeli, onu desteklemeli; yöneticiye bağlı olmalıdır.
• İşyerinde yönetici ile samimiyetinde ince çizgiyi hiçbir zaman aşmamalı, yöneticiye adıyla veya akrabalık sıfatı kullanarak değil unvanıyla hitap etmelidir.
• Yönetici asistanı iş yaşamıyla özel ve sosyal yaşamını ayırmalıdır. Örneğin, yöneticinin bürosuna girdiğinde, yönetici kendisine “oturun” demeden ya da izin istemeden oturmamalı, oturduğunda bacak bacak üstüne atmamalı; sakız çiğnememeli, kahkahayla gülmemeli, laubali olmamalı, argo konuşmamalıdır.
• Yöneticinin bürosunda otururken içeriye biri girdiğinde, yönetici ayağa kalkmadıkça yönetici asistanı kalkmamalıdır. Yönetici ayağa kalktığında ise kendisi de hemen kalkmalıdır. Yönetici asistanı yöneticinin odasında iken kurum içinden kendi üstlerinden biri içeriye girdiğinde göz temasıyla ve başıyla onu selamlamalıdır.
• Yöneticinin yanında başkaları varken, yönetici asistanı özel, önemli ya da gizli bir konuyu yöneticiye iletmek durumunda kalırsa, yöneticinin kulağına fısıldamamalı; küçük bir not kâğıdına yazıp kendisine vermeli ya da makam hizmetlisiyle kapalı bir zarf içinde iletmelidir.

Yönetici Asistanlarının Protokol Görevleri

Her yönetici asistanı kurumsal, ulusal ve uluslararası protokol mevzuatı ve ilkelerini bilmek ve en iyi şekilde uygulamak zorundadır.

Toplantılar

Protokol kurallarının uygulandığı önemli yerler ve etkinliklerden biri toplantılardır. Toplantının başarısı toplantı salonunun fiziksel olarak uygun olmasına; masa ve oturma düzeninin amaca ve protokol kurallarına uygun olarak hazırlanmış olmasına bağlıdır. Yönetici asistanı toplantılarda uygulanan protokol kurallarını, masa ve oturma düzenlerini ve toplantı yöntemlerini bilmelidir.

Kurumsal Törenler

Örgütlerde temel atma, eğitime/hizmete açma, anma, kutlama, sertifika/diploma verme vb. yönetsel, sosyal, kültürel, eğitsel, bilimsel, sportif vb. törenler düzenlenir. Tören için, gerektiğinde üst makamın veya törene onur konuğu olarak katılması istenen devlet büyüğünün oluru alınarak, 20 gün önceden tarih belirlenir; uygulanacak program hazırlanır, davetiyeler bastırılır, ilgili kişi ve kuruluşlara gönderilir.

Davetiye tek veya iki katlı kaliteli karton olup, ön kapağın üstünde kurumun amblemi ve adı yer alır. Davetiye kartının içinde sol iç kapakta program, sağ iç kapakta davet sahibinin unvanı, adı, soyadı ve altta davet metni yer alır. Tören davetiyesine LCV (lütfen cevap veriniz) notu konulabilir.

Kurumsal törenlere ilgili kamu kuruluşlarının yöneticileri ile kurumun hizmet ve faaliyet alanı ile ilgili özel kuruluşların yöneticileri, kurumda görev yapan eski yöneticiler ve protokole dâhil kişiler davet edilir.

Gerek toplantılarda gerekse kurumsal törenlerde konuk karşılamadan uğurlamaya kadar birçok kural bulunmaktadır (kitabın 187 sayfasında sıralandığı gibi).

Yönetici Asistanının Uygulaması Gereken Protokol Kuralları

Bir yönetici asistanının yürüyüşü, duruşu, oturuşu, tokalaşması, hitabı, selamlaması gibi etkinlikleri onun kişiliğini ve imajını oluşturur. Bu nedenle bir yönetici asistanı iş yaşamında etkili olabilmek için doğru giyinmeyi bildiği kadar doğru yürümeyi, ayakta durmayı, koltukta oturmayı, uygun hitap etmeyi, tokalaşmayı ve selamlaşmayı da bilmeli, örgütünü ve yöneticisini en iyi şekilde temsil edebilmelidir.

Duruş ve Oturuş

Yönetici asistanı yöneticisinin solunda yürümeli ve oturmalı, merdivenden çıkarken ve inerken yöneticiyi solda ve bir adım geriden takip etmeli, yöneticinin önüne geçmemelidir. Bu kural yönetici asistanının ya da yöneticinin erkek ya da kadın olması durumunda da geçerlidir.

Yönetici asistanı -yöneticisi taşıtta olsa da- olmasa damakam arabasında ön sağa oturmalıdır. Kurumsal hizmet arabasına tek olarak bindiğinde arka sağa, üstüyle birlikte bindiğinde ise arka sola oturmalıdır.

Yönetici asistanı iş ortamında ast olarak görevli bir memurdur. Dolayısıyla özel ve sosyal yaşamda geçerli olan kadın olma önceliği ve özelliği iş ortamında geçerli değildir.

Yönetici asistanı ağır ve ölçülü hareket etmeli, kadınsa oturup-kalkarken, eğilip-uzanırken eteğine ve dekoltesine dikkat etmelidir. Otururken dik durmalı, omurgası koltuğa dayanmalı, ayakları yan yana olmalı, dizleri ve topukları birbirine değmelidir. Ayakta dururken, iki ayağı üstünde rahat ve dik durmalı; kendine güvendiğini göstermelidir. Yöneticinin, üstlerin ve üst konukların yanında bacak bacak üstüne atmamalıdır.

Resmi-Özel ve Sosyal Taşıtlar ve Taşıtlarda Oturma Düzenleri

Resmi taşıtlar, makama verilmiş makam arabaları ile kurumda hizmete verilmiş araçlardır. Şirketlerin araçları kurumsal taşıtlardır. Taksiler, sosyal nitelikte hizmet taşıtlarıdır. Kişinin sahip olduğu ve kullandığı araçlar özel taşıttır. Makam otomobillerinde arka sağ koltuk onur yeridir ve makam sahibine aittir. Makam sahibi otomobilde olmadığında arka sağ koltuk boş kalır; makam sahibinin eşi, yardımcısı, arkadaşı veya akrabası makam otomobiline bindiğinde arka sol koltuğa oturur. Makam otomobilinde arka sağ koltuğa makam sahibi dışında sadece vekili, üstü ve eş düzey resmî konuğu oturabilir. Makam sahibi üstünü, resmî konuğunu veya onur konuğunu makam otomobiline aldığında üstünü, resmî konuğunu veya onur konuğunu sağına buyur eder; kendisi soluna geçer.

Otomobile binişte ve otomobilden inişte makam sahibinin ve onur konuğunun önceliği vardır. Şoförün kullandığı resmi taşıtlarda oturma düzeni unvan, rütbe veya kıdem sırasına göredir. Resmi taşıtlarda oturma düzeninde protokol sırası: 1. yer arka sağ, 2. yer arka sol, 3. yer ön sağdır. Sahibinin kullandığı özel otomobilde 1. yer öndeki sağ koltuk; 2. yer arka sağ, 3. yer arka sol koltuktur. Otomobile tek konuk bindiğinde, konuk ön sağdaki koltuğa oturur. Konuk kadın ise, otomobili kullanan ister kadın ister erkek olsun, öndeki sağ koltuğa oturur. Ön koltuğu boş bırakıp arka koltuğa oturmak, otomobil sahibine karşı saygısızlıktır. İki veya üç konuk olduğunda ön koltuğa kadın, yaşlı, resmî veya sosyal statü sahibi kişi oturur. Otomobili sahibi kullanıyor, eşi refakat ediyor ve bir erkek ya da kadın konuk varsa; eşi ön sağ koltuğa; konuk arka sağ koltuğa oturur. Otomobili kullanan sahibi ve eşi, bir çifti otomobillerine aldıklarında, otomobili kullanan erkek ile konuk erkek öne; eşleri (kadınlar) arkaya otururlar. Ancak ev sahibi kadın, konuk kadını sağına alır, kendisi sola geçer.

Hitap Etme

Özel, sosyal ve iş yaşamında bir kişiye hitap biçimi ona duyulan saygı, sevgi ve samimiyeti ya da mesafeyi, ciddiyeti ve resmiyeti gösterir. İş ortamında daima resmiyet korunmalı ve doğru hitap edilmelidir. Doğru hitap etkili iletişimi başlatır; yanlış hitap saygısızlık kabul edilir ve iletişimi olumsuz etkiler. Bu nedenle iş ortamında yönetici asistanı; yöneticisiyle, üstleriyle ve eşdüzey çalışanlarla, astlarıyla ve ziyaretçilerle kısacası iletişim içinde olduğu herkesle daima ciddi ve mesafeli olmalıdır. Örneğin, personele, iş sahiplerine ve müşterilere de adlarına hanım/bey ekleyerek hitap etmeli, hiç kimseye adıyla hitap etmemeli ve sen dememelidir.

Selam Verme

Sosyal yaşamda ve iş ortamında tüm ilişkiler selamla başlar. Selam vermek, insana saygı, güven duymak esenlikler dilemek anlamına ve selamı almamak, “Ben sizi sevmiyorum, size güvenmiyorum, iyi dileğinizi kabul etmiyorum” anlamına gelir. Selam vermek için tanımak ve tanışmak şart değildir. Selamlaşma insan olmanın, insanlarla olumlu iletişim kurmanın; sevgi, saygı, güven ve barış içinde yaşamanın sosyal yöntemidir. Selamlaşma insanları birbirlerine yaklaştıran, insanlar arasında samimiyet ve dostluk oluşturan etkili bir iletişim yöntemidir.

Yönetici asistanı örgüt içinde karşılaştığı herkesi selamlamalı; verilen her selamı mutlaka almalıdır. Örgüt dışında karşılaştığı ve tanıdığı örgüt tanıdığı çalışanlarına ise gülümseyerek bakmalı ve selamlamalıdır. Selam nasıl verilirse, aynı biçimde karşılık verilmelidir. Günaydın diyene günaydın, iyi günler diyene iyi günler, merhaba diyene merhaba, selamünaleyküm diyene aleykümselam gibi. Selamünaleyküm diyene günaydın demek saygısızlıktır.

İlke olarak; sosyal yaşamda genç yaşlıya, küçük büyüğe; yeni gelen orada olanlara, ayrılan orada kalanlara; yoldan geçen duranlara, kapıdan çıkan girmek için bekleyene; merdivenden inen çıkana; arabada olan yaya olana önce selam verirler. Selam alan kişi de karşılık verir. Aynı yaşta, aynı düzeyde olanlar ise birbirlerini beklemeksizin selamlaşırlar. Yönetici asistanı kurumda gün içinde ilk kez karşılaştığı herkesi selamlar. Resmî ortamda ve çalışma hayatında ast üste, kıdemsiz kıdemliye selam verir. Ancak ast, üst kendisine baktığında selam vermelidir. Eşdüzeyde olanlarda önce selam veren nazik olandır. Devlet adamları ile üst yöneticiler, kadınlar ve topluluklar daima “saygılar” sözcüğü ile selamlanırlar (Saygılar hanımefendi, Saygılar Sayın Başkanım, Saygılar Sunarım). Saygı sunmak devlet adamlarına, yöneticilere, kadınlara ve topluluğa verilen resmi selamdır. Bir kişi eşdüzeyde olan birine “saygılar” sunduğunda, saygı sunulan kişi “saygılar benden” demelidir. Ast üste “saygılar” sunduğunda, üst teşekkür etmelidir.

Tokalaşma

İş ortamında ve sosyal yaşamda tokalaşma en etkili iletişim kurma ve selamlama biçimidir. Yönetici asistanı doğru ve etkili tokalaşma yöntemini bilmeli ve uygulamalıdır. Tokalaşmak için el uzatma hakkı Resmi ortamda ise, daima üst olana aittir. Uzatılan eli sıkmamak, kişinin kendisine ve karşısındakine güveni ve saygısı olmadığını gösterir ve saygısızlık kabul edilir.

Sekreteryada tokalaşmak için el uzatma hakkı ofis sahibi olarak daima yönetici asistanına aittir. Doğru ve etkili tokalaşmak için yönetici asistanı ziyaretçi büroya geldiğinde hemen ayağa kalkmalı; tokalaşırken elini ziyaretçinin eline paralel tutmalı; tokalaştığı kişinin elini avucu içine almalı ve hafif sıkmalı; acıtacak kadar fazla, hissedilmeyecek kadar da yumuşak sıkmamalıdır. Sıkılan el 2-3 saniye kadar avuç içinde tutulmalı fakat bu esnada kol sallanmamalı ve mutlaka göz teması kurulmalıdır.

Kadın yönetici asistanı ellerini arkada veya önde bağlı olarak tutan ya da elini göğsüne götürerek kendisini selamlayan veya mesafe olarak uzakta duran bir erkekle tokalaşmaktan kaçınmalıdır. Bir kadın, makam ve statü sahibi ya da yaşlı bir erkek ile tanıştırıldığında erkeğin önce el uzatmasını beklemelidir.

Kamusal ve kurumsal yaşamda önce el uzatma hakkı daima makam, unvan, rütbe ve kıdem olarak önde gelene aittir. Bu yüzden resmî ortamda ast bir kadın üst bir erkeğe önce el uzatmamalıdır. Bir kurumda resmî bir makama girildiğinde el uzatma hakkı içeride makam sahibine aittir. Makam sahibi el uzatmadan misafir, ziyaretçi, iş sahibi, müşteri olan kişi kadın da olsa el uzatmamalıdır.

Resmi ilişkilerde el öpme yoktur. Ancak elini öptürmek için uzatan bir kadının, yaşlı bir erkeğin elini öpmek saygı gereğidir.

Tanıtma ve Tanıştırma

Tanıtma ve tanıştırma kamusal, kurumsal ve sosyal yaşamda resmi ve sosyal ilişkilerin başlangıcını oluşturur. Bu yüzden sosyal yaşamda ve iş ortamında kendini veya başkasını tanıtma önemli bir protokol konusudur. Özel ortamda kişi kendini ve başkasını adıyla; sosyal ortamda adı ve soyadıyla; resmi ortamda unvanı ve adı-soyadıyla tanıtır.

Tanıştırma ayakta ve ilk karşılaşmada yapılır. Tanıştırma esnasında oturan erkek, tanıştırıldığı kişi ister erkek ister kadın olsun hemen ayağa kalkar. Ancak oturan erkek yaşlı veya hasta ise ya da makam, mevki, rütbe sahibi üst ise ayağa kalkmaz.

Telefon Protokolü

Örgütsel yaşamda telefon protokolü en önemli iletişim konularından biridir. Yönetici asistanı devlet ve il protokol sıradüzenini bilmelidir. Kamusal ve kurumsal yaşamda ast, eşdüzey ve üst yöneticileri telefonla görüştürme konusunda sorun yaşanmaması için başkentte devlet protokolü, il ve ilçelerde il protokol listeleri öndegelme sırası açısından dikkate alınmalıdır.

Yönetici, önemli bir çalışması, toplantısı ya da görüşmesi nedeniyle kendisine telefon bağlanmamasını istediğinde ya da telefon eden kişiyle görüşmek istemediğinde, gelen telefonlara yanıt verirken perdeleme yöntemi kullanmalıdır. Yönetici asistanı; yönetici adına telefon ettiğinde fiilleri daima üçüncü şahıs çoğul olarak kullanmalıdır. Yönetici ile görüşmek için telefon eden kişiyi yöneticiye aktarmadan önce, telefon eden kişinin adını, soyadını, unvanını, telefon numarasını not almalı; görüşme konusunu öğrenmeli; arayan kişiyi ve görüşme konusunu yöneticiye ileterek, aktarabilir miyim demelidir.

Telefon eden kişi kendisini tanıtmadığında, yönetici asistanı “İsim alabilir miyim, efendim” veya “Kimin aradığını ileteyim efendim?” gibi nazik sorularla kişiyi tanımaya çalışmalı; telefon eden kişiyi tanımadan telefonu yöneticiye aktarmamalıdır. Telefon eden kişi herhangi bir nedenle bekletilecek ise, yönetici asistanı bunu uygun bir dil ile süresini belirterek ve özür dileyerek kendisine iletmelidir.

Ziyaretçilerle İletişim

Örgütsel yaşamda ziyaretçiler en önemli kişilerdir. İlke olarak, yönetici tarafından davet edilen ve/veya kabul edilen ziyaretçiler yönetici ya da yönetici asistanı tarafından karşılanır, ağırlanır ve uğurlanırlar. Bu yüzden, randevulu ya da randevusuz olarak yöneticiyi görmek, ziyaret etmek veya kendisiyle görüşmek üzere gelen kişilere gereken ilgiyi göstermek; davet edilen ve/veya kabul edilen ziyaretçileri yönetici adına karşılamak, ağırlamak ve uğurlamak protokol açısından yönetici asistanının önemli görevlerinden biridir. Ziyaretçileri karşılama, ağırlama ve uğurlama konusunda yönetici asistanının bilmesi, uygulaması gereken birçok protokol Kuralı bulunmaktadır. Örneğin, Resmi ziyaretçiler ile yabancı konuklar ve onur konukları daima makam kapısından; diğer ziyaretçiler ise sekreterlik kapısından yöneticinin odasına alınırlar. Yönetici asistanı konukları hangi kapıdan makama alacağını önceden yöneticiye sormalıdır. Yönetici tarafından davet edilen ziyaretçiler ile tebrik vb. amaçla gelen protokol ziyaretçilerine; resmi ve üst düzey ziyaretçilere görüşme konusu sorulmamalıdır.

Resmî ziyaretler törensel ve biçimsel olarak protokol kuralları içinde yürütülür. Resmî ziyaretler; göreve başlama ziyareti, tebrik ziyareti, iş (çalışma) ziyareti ve veda ziyaretidir.

Yabancı Konukları Kabul, Karşılama, Ağırlama ve Uğurlama

Dış ülkelerden davet edilen veya kabul edilen konukları kabul, karşılama ve ağırlama iş ve işlemleri daima belirli bir program içinde yürütülür. Bu amaçla, ev sahibi kurum tarafından önce taslak olarak “Konuk Programı” hazırlanır, konuğun bilgisine sunulur. Konuk, programı aynen kabul edebilir; program üzerinde küçük değişiklik isteyebilir veya ek istekte bulunabilir. Konuktan gelen istek ve görüşler dikkate alınarak ev sahibi kurum tarafından uygulanacak programa son şekli verilir ve konuğa gönderilir. Konuk programı hazırlanırken ve uygulanırken ziyarette karşılıklılık ilkesine uyulur. Gelen konuğun ya da konuk heyetin Türkiye’de kurum içinde ve diğer kurumlarda görüşeceği yetkililer tespit edilirken, konuğun veya heyetin statüsü ve düzeyi göz önünde bulundurulmalıdır.

VIP Konuk Protokolü

Konuk; kamusal, kurumsal, sosyal ve özel yaşamda davet edilen veya ziyareti kabul edilen, kendisine önem ve değer verilen; karşılanan, ağırlanan ve uğurlanan kişidir. Her konuk önemlidir ve protokolde ev sahibinden önce gelir. Ev sahibi konuğu karşılar, sağına alır, en iyi yere oturtur; ikramda bulunur, konuğu memnun edecek şekilde davranır. İlke olarak kişi denginin konuğu, astının onur konuğu, üst’ünün ziyaretçisidir. Devlet adamları, makam ve statü sahibi üst konuklar, yabancı eş düzey konuklar ile ev sahibine ziyaretiyle onur veren, ulusal veya uluslararası düzeyde ödül almış, tanınmış önemli şahsiyetler onur konuğudur. Onur konukları protokolde çok önemli kişilerdir (VIP).

Yönetici Asistanlarının Davranış Biçimleri

Büro hostesliği, yöneticinin ziyaretçilerini ve konuklarını ağırlama ve onlara yardımcı olma iş ve işlevleridir. Yönetici asistanı örgütte bu sıfatla yönetici adına kurumsal ev sahibidir. Yönetici adına kuruma ve yöneticiye gelen ziyaretçileri kabul eder ve karşılar; onlara güler yüz gösterir ve ikramda bulunur ve kapıdan uğurlar.

Giyim ve Bakım

İş ortamında dikkat çekici ve alışılmamış tarzda, aşırı ve abartılı renk ve biçimdeki giysilerden kaçınmalı; kurumun ve toplumun kabul edeceği ve beğeneceği; kişiye uyan ve yakışan ciddi giysiler tercih edilmelidir. Çalışma yaşamında en uygun giyim, koyu renklerden oluşan klasik giyim tarzıdır. Kadınların giyiminde ilke olarak tek renk resmi, iki renk yarı resmi, üç renk daima sosyaldir. Ayrıca şık bir giyimde, kumaşta, deride ve takıda da uyum şarttır.

İş yerinde giyilen ayakkabı burnu kapalı, orta topuklu, tabanı kösele, temiz ve boyalı, yumuşak deri olmalı; yürürken ses çıkarmamalıdır. Takılar amaca, ortama, mekâna ve zamana da uygun olmalıdır.

İş ortamında daima hafif ve doğal makyaj yapılmalı; parlak, koyu, simli, aşırı ve abartılı makyaj yapmaktan ve dikkat çekici olmaktan kaçınmalıdır.