Ünite 1: İşlem Tablosu ve Programlama

Giriş

İşlem tablosu programları; matematiksel ve mantıksal işlemlerin, formüller veya veriler içeren hücreler üzerinde, belirli bir yapı içerisinde gerçekleştirilmesini sağlayan programlardır. Bu programlarla profesyonel programcı olmayan kullanıcılar da hesaplama modelleri oluşturabilirler. Günlük hayattaki pek çok faaliyetin hem bilgisayar ortamına aktarılması hem de bu faaliyetlerdeki veriler arasında ilişkilerin kurulması işlem tablosu programları ile kolayca yapılabilmektedir.

Aslında günlük hayatımızdaki hemen her faaliyet sayı, metin, tarih gibi değerlere dönüştürülerek işlem tablosu programları aracılığıyla bilgisayar ortamına aktarılabilmektedir. Böylece bu değerler veya veriler arasında ilişkiler kurulabilmekte, hesaplamalar yapılabilmekte ve yeni veriler elde edilebilmektedir. Alışveriş mağazaları hesap işlemlerini basit formüller kullanarak yapabilmektedirler. Tıp, mühendislik, finans sektörü gibi karmaşık fonksiyonel işlemlerin kullanıldığı alanlarda bile işlem tablosu programları kullanılabilmektedir.

İşlem tablosu programlarının en büyük avantajı profesyonel yazılımcı veya programcı olmayan insanlar tarafından da rahatlıkla kullanılabiliyor olmasıdır, fakat ileri seviye fonksiyonel programlamalar için yazılım bilgisi gerekebilmektedir.

İşlem tablolarının kullanımlarının kolay olması yaygınlaşmalarındaki en önemli faktörlerdendir. Kullanıcılar kendileri fonksiyonlar tanımlayabilecekleri gibi önceden hazırlanmış ön tanımlı fonksiyonları da kullanabilirler. Örneğin “TOPLA”, “ÇARPIM”,” ORTALAMA” gibi fonksiyonlar ön tanımlı fonksiyonlardır ve kullanıcılar formül yazmaya gerek kalmadan bu fonksiyonları kullanarak rahatlıkla işlem yapabilmektedirler.

İşlem tabloları programlama ortamlarıdır fakat profesyonel programlama ortamlarına göre farklılık gösterirler. İşlem tablosu programlarında önceden hazırlanmış fonksiyonlar kullanılır. Kullanılan fonksiyonların karmaşıklığı ve yapılan işlemlerin büyüklüğü kullanıcıların bilgi, beceri ve tecrübesine göre değişkenlik gösterir. İşlem tablolarının profesyonel programlama ortamlarından farklılıkları genelde eksiklikleridir. Teknik yeterlilikler anlamında eksikleri bulunmasına rağmen oldukça yaygın kullanılan işlem tablosu programlarının en önemli avantajı ise kullanıcılarının programlama bilgisine ihtiyaç duymamasıdır. Bunun yanı sıra kopyala ve yapıştır, çıktı alma, verileri kolayca düzenleme ve işleme gibi özellikleri de işlem tablosu programlarının avantajları arasında sayılabilir. Kullanım kolaylığı ve programlama bilgisi gerektirmeyişi profesyonel programlama ortamlarına göre kullanım oranlarının bir hayli yüksek olmasını sağlamaktadır.

Tarihçe

İlk işlem tablosu programı 1978 yılında VisiCalc ismi verilen programdır. Bu program Apple II bilgisayarlar için geliştirilmiştir. VisiCalc kendinden sonra gelecek işlem tablosu programları için temel oluşturmuştur. VisiCalc programının geliştirildiği yıllarda SuperCalc ismiyle yeni bir işlem tablosu programı da farklı bir firma tarafından geliştirilmiştir. Her iki program da 1981 yılında IBM firmasının kişisel bilgisayarları geliştirilmesiyle PC’ler için sürüm yayınlamışlardır. VisiCalc işlem tablosu programı SuperCalc programına göre daha fazla başarı elde etmiştir. Kişisel bilgisayarların kullanımıyla birlikte işlem tablosu programlarına artan talep ve bu programların başarısı yeni işlem tablosu programlarının geliştirilmesini sağlamıştır. 1983 yılında Lotus 1-2-3 ismi verilen işlem tablosu programı, geliştirilen en başarılı programlardandır. Lotus Geliştirme Firması tarafından üretilen Lotus 1-2-3 kullanıcılar tarafından daha çok tercih edilmiş ve kısa zamanda işlem tablosu programları arasında en çok kullanılan ürün olmuştur. Lotus 1-2-3, VisiCalc isimli işlem tablosu programını da geride bırakarak satışlarda üst sırada kalmayı uzun bir süre devam ettirmiştir. 1990 yılına kadar bu hakimiyetini sürdüren Lotus 1-2-3, bu hakimiyetini, 16 bitlik IBM PC’nin sağlayabileceği tüm avantajları kullanarak kullanıcı etkileşimini hızlandırmasına borçludur.

İşlem tablosu programlarına 1982 yılında Microsoft firması, metin tabanlı MultiPlan isimli programı ile girmiş fakat bu program yaygınlık kazanamamıştır. Kullanımının zorluğu ve öğrenilmesinin güçlüğü yaygınlık kazanamamasının temel sebeplerindendir. 1985 yılında Microsoft firması Excel isimli işlem tablosu programını geliştirmiştir. Macintosh bilgisayarlar için geliştirilen bu program Multiplan programından farklı olarak grafik tabanlı tasarlanmış ve geliştirilmiştir. Microsoft firması, 1985 yılında Macintosh bilgisayarlar için geliştirdiği Excel programını, Windows bilgisayarlar için 1987 yılında piyasaya sürmüştür. 1987 yılında Windows’un yaygın olmaması nedeniyle Microsoft firması basitleştirilmiş bir Windows işletim sistemini de Excel programı ile dağıtmaya başlamıştır. Excel programı bu sürümüyle XLM ismindeki makro dilini kullanmıştır.

Microsoft 1994’te Excel 5’i piyasaya sürmüştür. Excel 5’le gelen en önemli yenilik XLM makro dili yerine VBA dilinin kullanılmaya başlanmasıdır. Günümüzde hala VBA dili kullanılmaktadır. XLM diline göre daha kolay öğrenilebilmesi ve kullanışlı oluşu Excel 5’te VBA makro diline geçilmesinin temel gerekçeleridir.

Günümüzde işlem tablosu programları arasında en çok kullanılan ve bilinen Microsoft firmasının geliştirmiş olduğu Excel işlem tablosu programıdır. Piyasada çok fazla rakibi olmayan Excel programının en önemli rakipleri arasında OpenOffice ismiyle piyasada varlığını sürdüren açık kaynak kodlu yazılım ve Google Spreadsheets isimli internet tabanlı yazılım gösterilebilir.

Aşağıda Excel programına ait temel özellikler listelenmiştir.

• Excel ile ileri seviye fonksiyonel programlama yapılabilmektedir.
• İleri seviye olmayan bir yazılım bilgisiyle bile buton gibi kontrol elemanları sayfalara eklenebilmektedir.
• Excel dosyasında VBA programlama dili ile yapısal programlar oluşturulabilmektedir.
• Excel çalışma kitabında birden fazla form, grafik ve makro saklanabilmektedir, böylece tüm işlemler tek dosyada yapılabilmektedir.
• Kısayol tanımlayabilme özelliğiyle sıklıkla kullanılan makro ve fonksiyonların üst şeritte kısayolları tanımlanabilmektedir.
• VBA programlama diliyle farenin sağ tıklama özelliğine kısayollar tanımlanabilmektedir.
• İç ve dış kaynaklardan veri aktarabilme özelliği sayesinde web sayfalarından ve veri tabanı dosyaları, yazılı dosyalar gibi yerel kaynaklardan doğrudan veri alınabilmektedir.
• Pivot tablo kullanılarak karışık ve büyük veri setleri kolaylıkla analiz edilebilmektedir.
• Excel programı HTML dosyalar oluşturabilmektedir.
• VBA kullanımıyla diğer programlar ile de etkileşim sağlanabilmektedir.

İşlem Tablosu Programlama Kavramları

İşlem tablosu programları satır ve sütunlardaki verilerle matematiksel ve mantıksal işlemlerin yapılabilmesini sağlayan programlardır. Satır ve sütunlar veriler veya formüller içerebilir. İşlem tablosu programlarının arayüzü Word benzeri programlardan farklı olarak düz bir sayfa değil içerisinde hücreler barındıran çalışma sayfası şeklindedir. Excel çalışma kitabında ise birden fazla çalışma sayfası bulunabilir. Excel programına ait ekran görüntüsü verilmiştir. (S:6, Şekil 1.1)

Çalışma Kitabı Excel’de üzerinde çalışılan belgeye verilen isimdir. Çalışma kitabı çalışma sayfalarından oluşur. Çalışma Sayfası Excel açıldığında üzerinde çalışılan sayfaya verilen isimdir. Çalışma sayfaları çalışma kitabının sol alt kısmında gösterilir ve ilk açılışta Sayfa1 isimli sayfa açılır. Çalışma sayfaları Hücre ismi verilen satır ve sütunların kesiştiği kutulardan oluşur. Çalışma sayfasında seçili olan hücreye Aktif Hücre ismi verilir ve diğer hücrelere kıyasla daha koyu bir çerçeve içerisine alınır. Hızlı Erişim Araç Çubuğunda Excel belgesinin ismi yer alır. Ayrıca Kaydet, Geri Al, Yinele fonksiyonları da varsayılan olarak burada yer alır. Bu fonksiyonlar dışında fonksiyonların kısa yolları da hızlı erişim araç çubuğuna butonlar şeklinde eklenebilmektedir (S:7, Şekil 1.2). Hızlı erişim araç çubuğunun altında Şerit bulunur. Şeritte yapılması istenen işlerin yerine getirilebilmesini sağlayacak menüler, alt menüler, butonlar vb. bulunmaktadır. Şeritte farenin sağ tuşuyla tıklayarak Şeriti Özelleştir diyebilir ve özelleştirme seçeneğiyle şerite yeni sekme ekleyebilir ya da var olan sekmeleri silebilirsiniz. Şeriti Özelleştirmek için Excel Seçenekleri arayüzüne Dosya menüsünden Seçenekleri tıklayarak da erişebilirsiniz.

Formül Çubuğu şeritin altında yer alır ve aktif hücreye veri girişi için kullanılabilir. Hangi hücrenin aktif olduğu bilgisi ise Aktif Hücre Referansında gösterilir. Ayrıca aktif hücre diğer hücrelerden daha koyu bir çerçeve içine alınırken aktif hücrenin bulunduğu satır ve sütun başlıkları da diğerlerinden farklı gösterilir. Excel’de birden fazla hücreye aynı veri girilmek istenirse hücreler CTRL tuşuna basılarak seçilir, değer girilerek CTRL+ENTER tuşuna basılır.

Şeritteki menülerden herhangi birine tıkladığında şerit açılır ve şeritteki menülerden herhangi birine çift tıklandığında şerit gizlenir. Excel’de bir işlemi yapmak için birden fazla yöntem bulunabilir. Örneğin şeriti gizlemek için çift tıklama haricinde; şerite sağ tıklayarak “Şeridi Daralt” diyebilir ya da şeritin sağ altında bulunan yukarı yönlü oku tıklayarak şeriti daraltabilirsiniz. Çalışma kitabının en alt kısmında Durum Çubuğu yer alır. Durum çubuğunda görüntüleme modu ve ölçeği bulunur. Çalışma sayfasında ekran boyutundan kaynaklı olarak gösterilemeyen hücreleri görüntüleyebilmek için “Kaydırma Çubukları” kullanılabilir ya da “Durum Çubuğu” kullanılarak çalışma alanını küçültülüp büyültülebilir.

Excel işlem tablosu programında nesneler kullanılarak uygulama geliştirilir. Excel programında yüzlerce nesne bulunmaktadır. Excel çalışma kitabı tek başına nesne olduğu gibi çalışma kitabındaki bir çalışma sayfası da bu sayfadaki bir hücre de Excel nesnesidir. Excelde nesnelerin kontrol edilmesi, güncellenmesi ve programlanması işlem tablosu programlamanın temelini oluşturur.

Excel nesneleri birer sınıf değildir. Yazılımda sınıf (class) kavramı planlamayı ifade ederken nesne (object) kavramı ise bu planın uygulanmasını ifade eder. Çalışma sayfasına sağ tıklandığında sayfa ile ilgili özelleştirmeler yapılabilir. Sayfanın yeniden adlandırılması, sayfa renginin değiştirilmesi, sayfanın korumaya alınması gibi özellikler bu özelleştirmeler arasındadır. Ayrıca aynı menüden sayfanın silinmesi işlemi de yapılabilir.

Excel programında temel nesne çalışma kitabıdır. Fakat aynı anda sadece bir tane çalışma kitabı aktif olur. Çalışma kitabı çalışma sayfalarından oluşur ve aynı şekilde herhangi bir zamanda sadece bir çalışma sayfası aktif olur. Excelde çalışma sayfaları çalışma kitabının sol alt tarafında listelenir. İstenilen çalışma sayfasına tıklanarak sayfalar arası geçişler kolaylıkla yapılabilir. Sayfaların isimleri sayfanın ismine sağ tıklanarak “Yeniden Adlandır” komutu ile veya sayfa ismine çift tıklanarak değiştirilebilir. Excel’de çalışma sayfası satır ve sütunların kesiştiği hücrelerden oluşur. Çalışma sayfasına bunların çok küçük bir kısmı sığar, ihtiyaç duyulması halinde kullanılan diğer satır ve sütunlara kaydırma çubukları ile erişilebileceği gibi, ihtiyaç duyulmadığında da çalışılmayan satır ve sütunlar gizlenebilmektedir.

Çalışma sayfasından bir satırı veya sütunu silmek için ilgili satır başlığına veya sütun başlığına sağ tıklanarak “Sil” demek yeterlidir. Aynı şekilde bir satırı veya sütunu sağ tıklayarak kesip taşıyabilir ya da kopyalayıp yapıştırabilirsiniz. Çalışma kitabına yeni bir sayfa daha eklemek içinse aktif çalışma sayfasının adının yanında yer alan artı işaretli butona tıklamak yeterlidir. İşlem tablosu programlarında en temel yapı taşı hücrelerdir. Hücreler başlangıçta eşit önem derecesine sahiptirler, hücrelere doldurulan veriler yani hücrelerin içerikleri hücreleri başkalaştırır. Hücreler doğrudan bir veriyi barındırabileceği gibi formüller ve aritmetiksel işlemleri de barındırabilirler. Hücreleri içerikleri bakımından sınıflandırmak gerekirse aşağıdaki gibi bir sınıflandırma yapılabilir.

• Sayısal bir değer içeren hücreler
• Metin içeren hücreler
• Formül içeren hücreler
• Mantıksal doğru veya yanlış içeren hücreler

Excel programında VBA makro programlama dili kullanılarak kullanıcı tanımlı makrolar programlanabilir. Makro programlama ile birden fazla kez tekrarlanacak işlemlerin kolayca yapılması sağlanır.

Excel programındaki çalışma sayfalarının temel yapı taşları hücre nesneleridir. Bu hücrelerden her birinin çalışma sayfasında bir ismi bulunmaktadır. İsimlendirmede genel olarak satır ve sütun bilgisi kullanılır. Hücreler A1 stili, R1C1 stili ya da özel isimlendirmeyle adreslenebilir. Aktif hücre referansına bakılarak adresleme modu anlaşılabilir.

• A1 Stili
• R1C1 Stili
• Özel isimli adresleme

Excel programı varsayılan olarak A1 stilini kullanır. A1 stili ile R1C1 stili arasında ise kolayca geçiş yapılabilmektedir. Stiller arası geçiş yapmak için Dosya menüsünden Seçenekler penceresine tıklanarak açılır ve bu penceredeki Formüller sekmesinden stiller arası geçiş yapılabilir.

Fonksiyon ya da formüller işlem tablolarında sıklıkla kullanılırlar. Excel’deki her fonksiyon “=” (eşittir) ile başlar, aksi halde Excel fonksiyonu hücre içeriğini düz metin olarak algılar. Fonksiyonların eşittir ile başlaması kuralı hem önceden tanımlanmış fonksiyonlar için hem de kullanıcının kendi tanımladığı fonksiyonlar için geçerlidir. Excel’de formüllerin kullanım şartları ve standartları vardır. Bu şartlar dışına çıkılmadığı sürece birden fazla formül iç içe ve aynı anda kullanılabilir.

Excel’de fonksiyonlar oluşturulurken matematiksel ve mantıksal operatörler kullanılmaktadır. Bunlarla beraber iki nokta “:”, noktalı virgül “;”, virgül “,” gibi operatörlerde kullanılmaktadır. Mantıksal operatörler büyüktür “>”, küçüktür “<”, büyük eşittir “>=”, küçük eşittir “<=”, eşit değildir “<>” gibi operatörlerdir. Matematiksel operatörler sonuç olarak işlem sonucu döndürürken mantıksal operatörler doğru veya yanlış değerlerini döndürür. Noktalama işaretlerinden oluşan operatörler ise seçimin nasıl olacağı bilgisini verir, yani hücre adresleri arasına iki nokta “:” gelirse yazılan adreslerle beraber bu hücreler arasında kalan diğer hücreleri de formüle dahil eder, noktalı virgül “;” operatörü ise sadece yazılı olan hücreleri kabul eder.

Excel programında formüller çalıştırılırken standart olarak bağımlılık sırasına göre ve otomatik olarak çalıştırılır. Hesaplama modu çalışma sayfası ya da çalışma kitabıyla ilişkili olmayıp doğrudan Excel programı ile ilişkilidir.

İşlem tablosu programlarında formüllerde diğer hücrelerin içerikleri kullanılabilir. Formüller kullanılırken referans verilen hücreye bağımlı çalışır. Formüllerin kopyalanması durumunda ise referansın nasıl olduğuna bağlı olarak referans verilen hücre sabit kalabilir ya da referans moduna göre güncellenebilir. Excel’de kullanılan referans modları A1 stiline göre aşağıdaki gibidir:

• Göreli Referans
• Mutlak Referans
• Satır Mutlak Referans
• Sütun Mutlak Referans

R1C1 stilinde göreli referans verilmek istenirse satır ve sütun için ayrı ayrı görelilik tanımlanabilmektedir. R1C1 stilinde göreli tanımlaması köşeli parantez “[ ]” ile sağlanır. Excel programında varsayılan A1 stili olduğundan R1C1 stilinin kullanımı standart kullanıcılar arasında pek yaygın değildir. Genellikle VBA makro programlama diliyle programlama yapılırken R1C1 stilinin kullanımı daha kolay olduğundan tercih edilmektedir. Excelde referans verme işlemi sadece aynı çalışma sayfasındaki hücrelere özgü değildir.

Excelde sadece hücreler için değil hücre dizileri, hücre grupları, satır ve sütunlar, grafikler gibi bileşenler içinde özel isimlendirme yapılabilmektedir. Özel isimlendirmeler Ad Yöneticisi arayüzünden yapılmaktadır. Bu arayüze Formüller menüsünden erişilebilir. Excelde özel isimlendirmeler mutlak olarak tanımlanır ve özel isimlendirilmiş yapılara ulaşmak daha kolaydır. Özel isimlendirilmiş yapılarla çalışmak programlama yaparken daha okunabilir ve anlaşılabilir programlama yapılmasını sağlar.

Excel programında formüller her zaman hücrelere referans verilerek oluşturulmaz.

Formüller hücrelerden bağımsız olarak sabit sayılarla ya da sabit içerikli formüllerle de oluşturulabilir.

Excel programında formüller yazılırken dikkatli olmak gerekir. Çünkü formüller oluşturulurken standartlara uygun olup olmadıkları kontrol edilir fakat çalıştırılma aşamasında hata verebilirler. Formüllerde hata olması halinde bu hatanın kaynağını ve bu kaynak hücreyi kullanan diğer hücreleri görebilmek mümkündür. Hata izleme sadece kaynak hücre üzerinden yürütülmez, hatanın alındığı herhangi bir hücre üzerinden de hata takip edilebilir. Formülleri Göster , çalışma sayfasındaki tüm formülleri göstermek için kullanılır. Hata Denetimi yapılarak çalışma sayfasındaki tüm hatalı formüller tespit edilir. Excel’de formül çalıştırılınca hücrenin değerinin ne olacağını görebilmek için Formülü Değerlendir kullanılır. Bir veya birden fazla hücrenin değerinin ne olduğunu görebilmek için Gözcü Penceresi kullanılabilir.

Excel’de çalışırken en önemli konulardan biride hataları ayıklamaktır. Excel programı formüllerde oluşan her hata için bir hata kodu üretir ve bunu kullanıcı ile paylaşır. Bu hata kodlarının doğru yorumlanabilmesi hatanın çözümü önemlidir. Excel programında sıklıkla alınan hata kodlarının bir kısmı aşağıda verilmiştir:

#SAYI/0! Boş bir hücre içeriğine bölme yapılmaya çalışılması veya sayının sıfıra bölünmeye çalışılması durumunda alınır.

#YOK Aranan değerin bulunamadığı durumlarda alınır.

#BOŞ! Excelde kesişmeyen iki alanın kesişim sonucu istendiği zaman bu hata alınır.

#AD? Hatalı formül tanımlarından bu hata kodu alınır. Örneğin =TOPLA(A1:A5) yerine =TOPLAMI(A1:A5)

formülü yazılırsa Excel bu hata kodunu oluşturur.

#SAYI! Matematiksel ifadeler ve bunların sonucunda mantıksal hatalar oluşursa bu hata kodu oluşturulur. Negatif parametre almayan =KAREKÖK fonksiyonu içerisine negatif bir sayı alırsa bu hata oluşur.

#BAŞV! Formülde kullanılan bir hücreye ulaşılamaması durumunda bu hata alınır. Sıklıkla göreli referans verilen hücrelerin kopyalanıp yapıştırılması sonucu bu hata alınır.

#DEĞER! Formülün yapısına uymayacak şekilde farklı türdeki verilerin olduğunu ifade eder. Örneğin iki metin ya da bir sayı bir metin toplanmaya çalışılırsa bu hata kodu oluşur.

Ön Tanımlı Fonksiyonlar

Excelde kullanıcılar formül oluşturup bunları kullanabilirler fakat her formülün oluşturulması çoğu zaman mümkün olamamaktadır. Excel en basitinden en karmaşığına kadar pek çok formülü önceden oluşturmuş ve kullanıcılara sunmuştur. Bu formüller çok fazla olduğundan birden fazla kategoride toplanmışlardır. Kullanıcı kategori seçerek istediği formülü kullanabilir. Excel programında ön tanımlı fonksiyonlara erişmek için fx butonu kullanılabilir. Bu butona basıldığında fonksiyonlar penceresi açılır ve bu pencereden kullanıcı kullanmak istediği fonksiyonu seçer. Bu pencerede son kullanılan fonksiyonlar üstte yer alır. Excel ilk kez çalışıyorsa yada fonksiyon penceresi ilk kez kullanılıyorsa bu pencerede kullanıcıların sıklıkla kullandığı fonksiyonlar yer alır. Bu fonksiyonlar =TOPLA, =ORTALAMA gibi fonksiyonlardır. Kullanıcı kullanmak istediği fonksiyonu ister kategori seçerek isterse tüm kategorileri görüntüleyerek seçebilir.

Kullanılacak olan fonksiyon seçildikten sonra fonksiyon girdilerinin tanımlanacağı bir pencere açılır. Bu pencerede fonksiyon girdileri sabit değerler, hücreler veya hücre dizileri olabilir. Açılan bu pencere fonksiyona özeldir ve fonksiyon hakkında tanımlama içerir. Ayrıca fonksiyonun doğru oluşturulması içinde kullanıcıyı yönlendirir.

Excelde mantıksal işlemler için kullanılan fonksiyonlar mantıksal kategorisinde toplanmışlardır. EĞER fonksiyonu Excel’de çok sık kullanılan mantıksal operasyondur. Kullanım mantığı eğer şu ifade doğruysa bu sonucu döndür değilse şu sonucu döndür şeklindedir. Eğer fonksiyonu mantıksal sınama yapar ve bu sınamayı yaparken (<, >, <=, >=, =, <> ) operatörlerinden birini kullanabilir.

Metinlerle çalışılırken kullanılan fonksiyonlar; verilen metnin tamamını büyük harflere dönüştüren BÜYÜKHARF, verilen metni küçük harflere dönüştüren KÜÇÜKHARF fonksiyonları, girilen değeri metin haline dönüştüren METNEÇEVİR fonksiyonu ve birden fazla metni tek metin haline getiren BİRLEŞTİR fonksiyonudur.

Excel programıyla çok fazla finansal hesaplama yapılabilmektedir. Finansal hesaplamalar için 50’den fazla fonksiyon bulunmaktadır.