Ünite 3: İşlemtabloları ile Veri Düzenleme ve Denetleme

Giriş

İşlem tablolarının ilk tasarlandıkları ve ortaya çıktıkları problem alanı, muhasebeye dönük veri düzenleme ve denetlemedir. İşlemtablosu kullanma konusunda yetkinlik düzeyindeki kullanıcılarla, acemi kullanıcılara uygulanmış olan bir çalışmaya göre acemiler için işlemtablosu, yapılan işe ayrılan süreyi kısaltmamaktadır. Uzman kullanıcıların tamamı işlemtablosu kullanarak işlerini daha kısa sürede bitirdiklerini söylemektedirler. Aynı çalışmada işlem tablosu kullanma nedeni olarak yetkin kullanıcıların %82’si pek çok farklı görevi işlemtablosu ile yerine getirebildiklerini ifade ederken, acemi kullanıcıların işlemtablosunun çok yönlü görev yerine getirebilme özelliğinden yararlanma oranları çok daha düşük kalmıştır.

İşletme analitiği konusundaki çalışmaların bir kısmı istatistiksel yöntemlerle büyük veriyi işlerken, bir kısmı işlemtabloları ile yapılan analitik çalışmalarını ön plana çıkarmaktadırlar. Bu nedenle, işletme analitiği anlayışı ile işlemtablolarının kullanışlılığını bir araya getirme çabasının en yaygın ticari işlemtablosunu kendine konu edinmesi doğaldır.

Metin Verilerinin Düzenlenmesi Ve Denetimi

Herhangi birisi tarafından yollanan verilerde ya da İnternet’ten bir veri indirildiğinde genellikle bu veriler istenilen şekilde biçimlendirilmemiş olmaktadır. İhtiyaç duyulan şekilde verilerin düzenlenebilmesi için aşağıda belirtilen Excel metin işlevleri kullanılır.

Soldan (Left) İşlevi: Bu işlev, bir metinde bulunan ilk k tane karakteri döndürmektedir. k değeri boş bırakılırsa 1 olarak alınır.

Sağdan (Right) İşlevi: Bu işlev, bir metinde bulunan son k tane karakteri döndürmektedir. k değeri boş bırakılırsa 1 olarak alınır.

Parçaal (Mid) İşlevi: Bu işlev, bir metin içerisindeki k’ıncı karakterden başlayarak m tane karakteri döndürmektedir.

Kırp (Trim) İşlevi: Bu işlev, bir metin içerisinde bulunan kelimeler arasındaki tek boşluklar hariç bütün boşlukları kaldırarak yeni oluşturulan metni döndürmektedir.

Uzunluk (Len) İşlevi: Bu işlev, bir hücrede bulunan toplam karakter sayısını (boşluklar dahil) döndürmektedir.

Bul (Find) ve Mbul (Search) İşlevleri: Bu işlev, bir metin içerisinde istenen metni, k’ıncı karakterden sonra aramakta ve bulduğu takdirde metnin başlangıç pozisyonunun kaçıncı karakter olduğu değerini döndürmektedir. k parametresi opsiyonel olup, girilmediği takdirde 1 olarak alınacaktır. BUL işlevi büyük-küçük harfe duyarlıdır.

Yinele (Rept) İşlevi: Bu işlev, verilen metni n değeri kadar tekrar etmektedir.

Birleştir (Concatenate) İşlevi ve & Operatörü: Bu işlev, parametre olarak verilen metinleri birleştirerek tek bir metin oluşturmakta ve hücreye bu değeri döndürmektedir. BİRLEŞTİR işlevi yerine & operatörü de kullanılabilmektedir.

Değiştir (Replace) İşlevi: Bu işlev, parametre olarak verilen eski metnin k’ıncı karakterinden başlayarak m tane karakterini yeni metin ile değiştirmekte ve hücreye bu değeri döndürmektedir.

Sayıyaçevir (Value) İşlevi: Bu işlev, parametre olarak verilen ve rakamlardan oluşan metni sayıya çevirmekte ve hücreye bu değeri döndürmektedir.

Büyükharf (Upper), Küçükharf (Lower) ve Yazım Düzeni (Proper) İşlevleri: BÜYÜKHARF(metin) işlevi, parametre olarak verilen metnin bütün harfleri büyük harfe dönüştürmekte ve hücreye bu değeri döndürmektedir. KÜÇÜKHARF(metin) işlevi, parametre olarak verilen metnin bütün harfleri küçük harfe dönüştürmekte ve hücreye bu değeri döndürmektedir. YAZIM.DÜZENİ(metin) işlevi, parametre olarak verilen metin içerisindeki kelimelerin ilk harflerini büyük harfe, diğer harferini ise küçük harfe dönüştürmekte ve hücreye bu değeri döndürmektedir.

Damga (Char) İşlevi: Bu işlev, parametre olarak ASCII kodu verilen karakteri döndürmektedir.

Temiz (Clean) İşlevi: Bu işlev, parametre olarak verilen metin içerisindeki yazdırılamaz karakterleri temizlemekte ve hücreye bu değeri döndürmektedir.

Yerinekoy (Substitute) İşlevi: Bu işlev, parametre olarak verilen metin içerisinde eski metni bulduğu takdirde eski metni yeni metin ile değiştirmektedir.

Veri Arama, Adresleme Ve Konumlandırma

Excel’de tablolar içerisinde aramalar yapmak, adresler ve başvurular ile çalışmak ve verilerin ya da formüllerin çalışma sayfaları üzerinde konumlandırılması, işlemtablolarının kullanımının etkinliğini arttırmaktadır. Bu amaçla kullanılan Excel işlevleri aşağıda açıklanmıştır.

Bul (Find) ve Değiştir (Replace) Özellikleri: Bul ve Değiştir diyalog kutusuna giriş sekmesindeki düzenleme bölümü altında bulunan bul ve seç düğmesi yardımı ile ulaşılmaktadır. Metin ya da değerleri aramak için Bul sekmesi, metin ya da değerleri aramak ve değiştirmek için Değiştir sekmesi kullanılmaktadır. Bul ve değiştir araçları ile belirli bir hücre aralığı seçilip arama işleminin sadece o aralık içerisinde yapılması sağlanabilir. Eğer bütün çalışma sayfası içerisinde bir arama işlemi yapılmak isteniyor ise çalışma sayfası üzerindeki herhangi bir hücre seçili iken arama işlemi yapılmalıdır.

Özel Git (Go To Special): Çalışma sayfası üzerinde bulunan belirli tipteki hücreleri hızlı bir şekilde seçme imkânı sağlar. Özel Git aracına giriş sekmesindeki düzenleme bölümü altında bulunan bul ve seç düğmesi yardımı ile ulaşılmaktadır. Özel Git aracı sadece aktif çalışma sayfasında bir seçim yapmakta, bütün çalışma kitabı için yapmamaktadır. Özel Git aracı seçili olan aralıkta bir seçim işlemi yapmaktadır. Eğer bütün çalışma sayfası için bir seçim yapmak isteniyorsa çalışma sayfasındaki sadece bir hücre seçilmelidir.

Satır (Row) ve Satırsay (Rows) İşlevleri: SATIR([başvuru]) işlevi, parametre olarak verilen hücre başvurusunun satır numarası değerini döndürmektedir. SATIRSAY(dizi) işlevi, parametre olarak verilen bir dizi, hücre aralığı ya da başvurudaki satır sayısını döndürmektedir.

Sütun (Column) ve Sütunsay (Columns) İşlevleri: SÜTUN([başvuru]) işlevi, parametre olarak verilen hücre başvurusunun sütun numarası değerini döndürmektedir. SÜTUNSAY(dizi) işlevi, parametre olarak verilen bir dizi, hücre aralığı ya da başvurudaki sütun sayısını döndürmektedir.

Düşeyara (VLookUp) ve Yatayara (HLookUp) İşlevleri: Bu işlevler, çalışma sayfasında bulunan bir hücre aralığında arama yapma imkânı sunar. DÜŞEYARA ve YATAYARA işlevlerinde, aralık bak parametresi belirtilmemiş ise ya da DOĞRU değerini alırsa, tablo dizisinde arama yapılacak olan satır ya da sütun içindeki değerlerin kesinlikle A’dan Z’ye sıralanmış olması gerekmektedir.

İndis (Index) İşlevi: Dizi biçimi olarak kullanıldığında, parametre olarak verilen tablo dizisinde bulunan hücrenin değerini satır sayısı ve sütun sayısı indisleriyle seçerek döndürmektedir. Başvuru biçimi olarak kullanıldığında ise, parametre olarak bir ya da birden fazla hücre aralığına yapılan başvuruda bulunan hücrenin değerini satır sayısı ve sütun sayısı indisleriyle seçerek döndürmektedir. Yaygın olarak dizi biçimi kullanılmaktadır.

Kaçıncı (Match) İşlevi: Bu işlev, bir dizi içerisinde belirtilen değeri arayarak, değerin ilk bulunduğu göreceli konumu döndürmektedir. Kaçıncı işlevi, metin değerlerini eşleştirirken büyük-küçük harf ayrımı yapmamaktadır.

Kaydır (Offset) İşlevi: Bu işlev, parametre olarak başvurusunu aldığı hücre ya da hücre aralığından belirtilen miktarda satır ve sütun uzaklıktaki bir aralığın başvurusunu döndürmektedir. KAYDIR işlevi, hücreleri gerçekten taşımaz veya seçimi değiştirmez, yalnızca oluşturulan başvuruyu döndürmektedir.

Dolaylı (Indirect) İşlevi: Bu işlev, metin olarak ifade edilen başvuru metni parametresini başvuru olarak döndürmektedir.

Tarih Ve Zaman İşlevleri

Excel’in yaygın olarak kullanılan tarih ve zaman işlevleri aşağıda sıralanmıştır:

• Şimdi (Now) İşlevi, geçerli olan tarih ve saatin seri numarasını döndürmektedir.
• BUGÜN() işlevi, geçerli olan tarihin seri numarasını döndürmektedir.
• GÜN(seri_numarası) işlevi, seri numarası verilen bir tarihin gününü verir. AY(seri_numarası) işlevi, seri numarası verilen bir tarihin ayını verir. YIL(seri_numarası) işlevi, seri numarası verilen bir tarihin yılını verir.
• GÜNSAY(bitiş_tarihi; başlangıç_tarihi) işlevi, parametre olarak verilen iki tarih arasındaki gün sayısını döndürmektedir.
• TARİH(yıl; ay; gün) işlevi; yıl, ay ve gün olarak verilen tarihin seri numarasını döndürmektedir.
• TARİHSAYISI(tarih_metni) işlevi, metin olarak ifade edilen tarihi Excel’in tarih olarak tanıyacağı bir seri numarasına dönüştürmektedir.
• SERİTARİH(başlangıç_tarihi; ay_sayısı) işlevi, parametre olarak verilen başlangıç tarihinden belirtilen ay sayısı kadar önceki ya da sonraki günün seri numarasını döndürmektedir. SERİAY(başlangıç_tarihi; ay_sayısı) işlevi ise parametre olarak verilen başlangıç tarihinden belirtilen ay sayısı kadar önceki ya da sonraki ayın son gününün seri numarasını döndürmektedir.
• HAFTANINGÜNÜ(seri_numarası; [dönüş_türü]) işlevi, parametre olarak verilen seri numarasına sahip olan günü sayısal ifade olarak döndürmektedir.
• HAFTASAY(seri_numarası; [dönüş_türü]) işlevi, parametre olarak verilen seri numarasına sahip olan tarihin yıl içerisindeki kaçıncı haftada yer aldığını sayısal ifade olarak döndürmektedir.
• İŞGÜNÜ(başlangıç_tarihi; gün_sayısı; [tatiller]) işlevi, parametre olarak verilen başlangıç tarihinden, belirtilen gün sayısı kadar önceki ya da sonraki iş gününün seri numarasını döndürmektedir. İŞGÜNÜ.ULUSL(başlangıç_tarihi; gün_sayısı; [haa_sonu]; [tatiller]) işlevi, parametre olarak verilen başlangıç tarihinden, belirtilen gün sayısı kadar önceki ya da sonraki iş gününün seri numarasını döndürmektedir.
• TAMİŞGÜNÜ(başlangıç_tarihi; bitiş_tarihi; [tatiller]) işlevi, parametre olarak verilen başlangıç tarihi ile bitiş tarihi arasındaki tüm çalışma günlerinin sayısını döndürmektedir. TAMİşGÜNÜ.ULUSL(başlangıç_tarihi; bitiş_tarihi; [hafta_sonu];[tatiller]) işlevi, parametre olarak verilen başlangıç tarihi ile bitiş tarihi arasındaki tüm çalışma günlerinin sayısını döndürmektedir.
• SAAT(seri_numarası) işlevi, seri numarası verilen bir zamanın saat değerini verir. SAAT işlevi 0 ile 23 arasında bir tamsayı değeri döndürmektedir. DAKİKA(seri_numarası) işlevi, seri numarası verilen bir zamanın dakika değerini verir. DAKİKA işlevi 0 ile 59 arasında bir tamsayı değeri döndürmektedir. SANİYE(seri_numarası) işlevi, seri numarası verilen bir zamanın saniye değerini verir. SANİYE işlevi 0 ile 59 arasında bir tamsayı değeri döndürmektedir.
• ZAMAN(saat; dakika; saniye) işlevi; saat, dakika ve saniye olarak verilen zamanın seri numarasını döndürmektedir.
• ZAMANSAYISI(zaman_metni) işlevi, metin olarak ifade edilen zamanı Excel’in saat olarak tanıyacağı bir seri numarasına dönüştürmektedir.

Koşullu İfadeler Oluşturma

Excel’in koşullu ifadeler oluşturabilmek için kullanılan işlevleri şu şekilde sıralanabilir:

Eğer (IF) İşlevi: Parametre olarak bir mantıksal sınama işlemini almakta ve yapılacak olan sınama işleminin sonucu DOĞRU ise bir değer, YANLIŞ ise başka bir değer döndürmektedir. EĞER işlevleri içerisinde VE, YADA ve DEĞİL gibi mantıksal işlevler de yaygın olarak kullanılmaktadır.

Ve (And), Yada (Or) ve Değil (Not) İşlevleri: Ve işlevi, parametre olarak verilen bütün mantıksal ifadeler doğru ise DOĞRU değerini, herhangi bir tanesi ya da daha fazlası yanlış ise YANLIŞ değerini döndürmektedir. Yada işlevi, parametre olarak verilen mantıksal ifadelerden bir tanesi ya da daha fazlası doğru ise DOĞRU değerini, bütün mantıksal ifadeler yanlış ise YANLIŞ değerini döndürmektedir. Değil işlevi, parametre olarak verilen mantıksal ifadenin değerini tersine çevirmektedir.

EğerSay (CountIF) ve ÇokEğerSay (CountIFS) İşlevleri: EĞERSAY işlevi, parametre olarak verilen aralık içerisinde belirlenmiş olan ölçütü sağlayan hücrelerin sayısını döndürmektedir. ÇOKEĞERSAY işlevi, parametre olarak verilen aralıklar içerisinde belirlenmiş olan çoklu ölçütleri sağlayan satırların ya da sütunların sayısını döndürmektedir.

ETopla (SumIF) ve ÇokETopla (SumIFS) İşlevleri: ETOPLA işlevi, parametre olarak verilen aralık içerisinde belirlenmiş olan ölçütü sağlayan değerlerin toplamını döndürmektedir. ÇOKETOPLA işlevi, parametre olarak verilen ölçüt aralıkları içerisinde belirlenmiş olan çoklu ölçütleri sağlayan satırları ya da sütunları tespit edip aralık toplamı parametresi içerisinde aynı satırlarda ya da sütunlarda bulunan değerlerin toplamını döndürmektedir.

EğerOrtalama (AverageIF) ve ÇokEğerOrtalama (AverageIFS) İşlevleri: EĞERORTALAMA işlevi, parametre olarak verilen aralık içerisinde belirlenmiş olan ölçütü sağlayan değerlerin ortalamasını döndürmektedir. ÇOKEĞERORTALAMA işlevi, parametre olarak verilen ölçüt aralıkları içerisinde belirlenmiş olan çoklu ölçütleri sağlayan satırları ya da sütunları bulup aralık ortalaması parametresi içerisinde aynı satırlarda ya da sütunlarda bulunan değerlerin ortalamasını döndürmektedir.

EğerHata (IFError) İşlevi: EĞERHATA işlevi, parametre olarak aldığı hücre değerinin hatalı olması durumunda istenilen bir değeri döndürebilmektedir.