Ünite 3: İşletmelerde Bilgi Akışı

Giriş

İşletmelerde günlük iş süreçlerinin sağlıklı olarak yerine getirilebilmesi, farklı yönetim düzeylerindeki karar vericilerin gerektiği zamanda doğru kararlar verebilmeleri için, ihtiyaçlar doğrultusunda, bireysel bilginin kurumsal bilgiye ve tersine kurumsal bilginin bireysel bilgiye dönüştürülmesi, yeniden şekillendirilmesi, işletme içinde bilgi akışının sistemli bir biçimde sağlanması gereklidir. Bu amaçla, bir işletmenin sahip olduğu bilgi kaynaklarını saptaması, bilgi kaynaklarının nerede ve ne şekilde bulunduğunu, içeriğinin ne olduğunu, ulaşılabilirliğini, yararlılığını belirlemesi, bilginin işletmede ihtiyaç duyan kişi ve birimlere iletilmesini sağlayan bir yapının olması gerektiğinden bilgi yönetimi hayati öneme sahiptir.

İşletmelerde Bilgi Yönetimi

Bilgi yönetimi, işletmelerin bilgi ihtiyaçlarını karşılamak, çalışanlarının bireysel bilgilerini geliştirmek, işletmeler için yeni bilgiler üretmek, üretilen yeni bilgileri kullanmak yoluyla işletmelerin katma değerini arttırmaya yönelik bir süreçtir.

İşletmelerde bilgi kaynaklarının belirlenmesi ve tanımlanması bilginin sınıflandırılmasını içermektedir. Bu ilk adımı izleyen adımlarsa bilginin çeşitli yaklaşımlarla edinilmesi, depolanması, yayılması, kullanılması, uygulanması, son olarak bilginin değerlendirilmesi ve ölçülmesi biçimindedir. Birbiriyle bağlantılı olan bu adımlar eşzamanlı olarak yürütülmektedir.

İşletmelerde ihtiyaç duyulan bilgilerin nerelerden sağlanabileceği ve bu bilgilerin hangi nitelikte olduğu belirlendiğinde, bilgilerin düzenlenmesi, paylaşımı, kullanımı ve denetimi de kolaylaşacaktır. Elde edildiği kaynağa göre bilgi, dış kaynaklı bilgi ve iç kaynaklı bilgi olmak üzere ikiye ayrılır.

Dış kaynaklı bilgi: İşletmenin çevresinden sağlanan her türlü bilgidir. Bu bilgiler, işletme yöneticilerinin diğer işletmelere yaptığı iş ziyaretleri, telefon görüşmeleri, telekonferans ya da videokonferans yollarıyla yaptığı toplantılar sonucunda ya da gazete, dergi, iletişim ağları gibi sosyal iletişim ağları gibi sosyal iletişim ortamlarından da elde edilebilir.

İç kaynaklı bilgi: İşletmelerin içinden elde edilen bilgiler olup, daha çok işletmelerin iç işlevlerinin denetiminde kullanılırlar. Bu bilgi kaynakları, işletme çalışanlarından ve işletmenin faaliyetleri ve yasal yükümlülükleri sonucunda üretilen ve kullanılan belgeler ile çeşitli yayınlardan oluşan kaynaklardır.

Niteliğine göre bilgi, kapalı (örtülü) bilgi ve açık bilgi olmak üzere ikiye ayrılır.

Kapalı bilgi , kişilerin akıllarına deneyimleri ve iş uygulamaları aracılığıyla oturttuğu, belleklerinde, davranışlarında ve algılamalarında yerleşik olan bilgidir.

Açık bilgi, kelimeler, rakamlar, bilimsel formüller, çeşitli görsel-işitsel ya da diğer benzer araçlarla ifade edilebilen bilgidir.

İşletmelerin bilgi edinimi, iç ve dış bilgi kaynaklarını kullanarak, çevresel değişimlere yönelik veri ve enformasyonun sağlanmasını, bu veri ve enformasyonu ortaya çıkarabilmek ve bunlardan yeni bilgiler üretebilmek için çeşitli tekniklerin kullanılmasını ifade etmektedir.

İşletmelerin bilgi edinme amacıyla kullanabilecekleri iki farklı yaklaşım;

• İçsel bilgi ve
• Dışsal bilgidir.

İçsel bilgi ediniminde açık ve kapalı bilgi türlerinin birbirine dönüştürülmesi ile yeni bilgi üretimi gerçekleştirilebilir. Bu bilgi üretimi dört biçimde oluşturabilir. Bunlar kısaca şöyle açıklanabilir:

• Kapalı bilgiden kapalı bilgiye: Bireylerin, sahip olduğu kişisel bilgiyi, başka bireylerle paylaşması sürecidir. Bu paylaşım, gözlem, taklit ve uygulamayla gerçekleşir. Bu süreç sosyalleştirme olarak adlandırılmaktadır.
• Açık bilgiden açık bilgiye: Yeni bilginin, farklı, ancak birbiriyle ilişkilendirildiğinde uyumlu bir bütün oluşturacak şekilde açık bilgilerin bir araya getirilmesiyle oluşturulması sürecidir. Bu tür dönüşüm süreci birleştirme olarak ifade edilir.
• Kapalı bilgiden açık bilgiye: Kapalı bilginin kelimeler, rakamlar, görsel ya da işitsel araçlar yardımıyla açık bilgiye dönüştürülmesi, diğer kişi ve birimlerle paylaşılması sürecidir. Bu süreç dışsallaştırma olarak adlandırılır.
• Açık bilgiden kapalı bilgiye: Açık bilgi kaynaklarını kullanıp deneyim elde etme biçimindeki bilgi üretme sürecidir. Yaparak öğrenme söz konusudur. Bu süreç de içselleştirme olarak tanımlanmaktadır.

Dışsal bilgi edinimi, konferanslara, fuarlara, eğitim programlarına katılma, danışman kullanma, ekonomik, sosyal ve teknolojik eğilimleri izleme, müşterilerle rakip işletmeleri izleme, yeni personel alımı, diğer işletmelerle işbirliği yapma ve stratejik ortaklıklar kurma faaliyetlerini içerir. Dışsal bilgi ediniminde şu yaklaşımlardan yararlanılabilir:

• Taklit etme
• Satın alma
• Kiralama

Bilgiyi taklit etme , bir işletmenin başka bir işletmede başarılı bulduğu uygulamayı ya da herhangi bir konuda üretilen yeni bilgiyi örnek alarak, kendine uygulaması ve bu bilgiyi kullanmasıdır. Bilginin satın alınması, bilgiye sahip olan işletmeyi satın almak ya da işletmenin ihtiyaç duyduğu bilgiye sahip olan kişi veya kişileri istihdam etmek biçiminde gerçekleştirilebilir. Bilginin kiralanması , bilginin kaynağının satın alınması yerine kiralanmasını ifade etmektedir. Bilgi kiralanması yaklaşımının en önemli yararı, uzun bir zaman ve kaynak harcanarak elde edilebilecek bilgilere çok daha kısa ve daha az maliyetle ulaşılabilmesidir.

Bilginin depolanmasıyla bilgi, bireyi aşıp işletmenin mülkiyetine geçecek ve bireysel bilgiden kurumsal bilgiye dönüşmüş olacaktır. Bu amaçla edinilen bilgiler, işletmenin kurumsal belleğinde depolanır.

Bilginin işletme içinde yayılması veya bilginin dağıtılması, içsel ve dışsal kaynaklardan edinilen bilgilerin işletme içinde paylaşılması ve bilgi akışının sağlanmasıdır.

Bilginin uygulanması, işletmenin edindiği, depoladığı ve işletme içinde yaydığı bilginin, pazarlama, üretim, yeni ürün geliştirme ve yönetim gibi faaliyetlerinde uygulamaya geçirilmesiyle, bilgiden yararlanılmasını ifade etmektedir.

Bilginin değerlendirilmesi, bilgi kullanımının verimliliğinin de gözden geçirildiği aşamadır. Bilgiyi değerlendirmek ve ölçmek, kısaca bilginin işletmeye ne ölçüde katkı yaptığını hesaplamaktır.

Bilgi haritaları, çeşitli metinler, rakamlar, şekiller, semboller kullanılarak hazırlanan, bilgi kaynaklarıyla bilgiye ihtiyaç duyanlar arasındaki bağlantıyı sağlayan bir erişim aracıdır. Bilgi haritaları, hangi bilginin nerede bulunduğunu gösterdiğinden, normal şartlarda ulaşılması zor olan bilgilere kolayca erişebilme fırsatı sunmaktadır.

Bilgi Akışında İletişim Türleri

İşletmelerde bilgi akışı, işletme içinde ve dışında bulunan kişi ve birimler arasındaki iletişim aracılığıyla gerçekleşmektedir. Yapısal işleyiş açısından iletişim ikiye ayrılmaktadır:

• Biçimsel iletişim
• Biçimsel olmayan iletişim

Biçimsel iletişim: İşletmenin amaçları doğrultusunda, belirli kurallar çerçevesinde gerçekleştirilen iletişim türüdür. Bilgi akışı hiyerarşik bir düzen içinde gerçekleşmektedir.

Biçimsel olmayan iletişim: İşletme içinde çalışanların doğal olarak kurdukları resmi olmayan iletişim türüdür.

İşletmenin içinde gerçekleşen iletişimde, mesajın akış yönü açısından iletişim şu biçimde sınıflandırılabilir:

• Dikey iletişim
• Yatay iletişim
• Çapraz iletişim

Dikey iletişim; işletmedeki hiyerarşik yapıda;

• Yukarıdan aşağıya doğru veya
• Aşağıdan yukarıya doğru olmak üzere iki yönlü gerçekleşir (s:58, Şekil 3.1).

Yatay iletişim: İşletmede, aynı düzeyde bulunan farklı birimlerin kendi çalışanları arasında ve birimler arasında gerçekleşen iletişimdir (s:59, Şekil 3.2).

Çapraz iletişim: Hiyerarşik yapıyı dikkate almaksızın farklı hiyerarşik düzeyde yer alan birimler ya da iş görenlerin arasında gerçekleşen iletişim biçimidir (s:59, Şekil 3.3).

Bilgi Akışında Kullanılan Araçlar

İşletmelerde bilgi akışının sağlanmasında;

• Yazılı iletişim araçları,
• Sözlü iletişim araçları,
• Görsel ve işitsel iletişim araçları,
• Elektronik iletişim araçları kullanılır.

Yazılı iletişim araçları : Yazılı iletişim araçları, yazılı raporlar, afişler, duyuru panoları, bültenler, broşür ve el kitapları, işletme gazeteleri ya da dergileri vb. biçimindeki araçlardır.

Sözlü iletişim araçları: Telefon görüşmeleri, yüz yüze görüşme ve toplantılar, konferans ve seminerler vb. araçlar sözlü iletişim araçlarına örnek olarak verilebilir. Sözlü iletişim araçları bilginin daha hızlı akışını sağlarken diğer yandan, bireyler arasındaki ilişkilerin de gelişmesini ve pekişmesini sağlar.

Görsel ve işitsel iletişim araçları: Video, slayt, tepe göz, episkop vb. araçlar görsel ve işitsel iletişim araçlarına örnek olarak gösterilebilir. Tek başlarına kullanıldıklarında pek fazla etkili olmazlar ancak diğer iletişim araçlarını destekleyici bir görev üstlenirler.

Elektronik iletişim araçları: İnternet, intranet, ekstranet, e-posta vb. araçlar elektronik iletişim araçlarına örnek olarak gösterilebilir.

İşletme Bilgi Sistemleri

İşletme bilgi sistemleri; işletmenin para, malzeme, makine, teknoloji, bilgi ve insan kaynaklarının, işletme amaçları doğrultusunda en etkin ve verimli bir biçimde kullanılmasını planlamak, örgütlemek, kontrol etmek için yönetimin ihtiyaç duyduğu işletme içi ve işletme dışı finansal ve finansal olmayan; niceliksel, niteliksel bilgileri, gerektiği yer ve zamanda, gerekli kişilere kullanabilecekleri şekilde sürekli olarak sağlamak amacıyla kurulan ve çalıştırılan sistemler bütünüdür. Bir başka deyişle, işletme bilgi sistemleri, işletmenin faaliyetlerine ilişkin bilgi üreten alt sistemlerden oluşan bir bütündür. Temel olarak işletme bilgi sistemleri şu alt sistemlerden oluşmaktadır (s:62, Şekil 3.4):

• Pazarlama bilgi sistemleri
• Üretim bilgi sistemleri
• İnsan kaynakları bilgi sistemleri
• Muhasebe/finans bilgi sistemleri

Pazarlama bilgi sistemleri , bir işletmenin pazarlamayla ilgili kararlarının alınmasına yardımcı olacak bilgilerin toplanmasını, işlenmesini, saklanmasını, gerekli araştırmaların yapılmasını, analizini ve değerlendirmesini kapsayan sistemlerdir.

Üretim bilgi sistemleri, ürün ve hizmetlerin üretim sürecindeki planlama ve kontrolüne ilişkin tüm işlemleri kapsayacak bilgilerin üretilip gerekli kişi ve birimlere iletilmesinden sorumlu olan bilgi sistemleridir.

İnsan kaynakları bilgi sistemleri, işletmelerin insan kaynaklarına (çalışanlarına) ilişkin bilgileri elde etmesine, depolamasına, analiz etmesine, güncelleştirmesine, stratejik ve yönetsel kararların verilmesine yardımcı olacak biçime dönüştürmesi ve dağıtmasına yönelik faaliyetlerin gerçekleştirilmesini sağlayan bilgi sistemleridir.

Muhasebe/finans bilgi sistemi, işletmenin varlıkları ve bu varlıkların kaynakları olan sermaye ve borçlar üzerinde değişmeye neden olan finansal nitelikli işlemlere ait verileri toplayan, toplanan veriler üzerinde işlem uygulayarak sonunda bilgiye dönüştüren ve ortaya çıkan bilgileri raporlayarak ilgili kişi ve birimlere ileten bilgi sistemleridir.