Ünite 1: Bilgi Sistemlerinin Esasları

Giriş

Sermaye, hammadde, enerji ve işgücü olarak sıralanabilen geleneksel üretim faktörlerinin doğru zamanda, doğru yerden, en ekonomik şekilde sağlanabilmesi ve doğru biçimde işletme amaçlarına yönlendirilebilmesi için bilgiye ihtiyaç duyulmaktadır. İşletmeler için stratejik bir kaynak olan bilginin belirli bir düzen içinde elde edilmesini ve kullanılmasını sağlamaya yönelik çabalar, bilgi sistemlerinin varlığını gerekli kılmaktadır.

Sistem Kavramı

Sistem, belirli bir (ya da daha fazla) amaca (ya da sonuca) ulaşabilmek için bir araya getirilmiş, aralarında ilişki bulunan kavramsal ya da fiziksel bileşenlerden meydana gelen bir bütündür. Bu tanımda bulunan dört önemli öğe kısaca şöyle açıklanabilir:

1. Amaç (ya da sonuç) , sistemin en az bir işlevinin bulunması gerekliliğinin altını çizmektir. 2
2. Birden çok bileşen, sistemi oluşturan parçalardır.
3. Bileşenler arasındaki ilişki, sistemi bileşenlerin bir araya getirilmesiyle oluşmuş yığın olmaktan kurtaran öğedir.
4. Bileşenlerin oluşturduğu bütün, “tam”, “bir”, “tek parça” olma anlamından çok, bileşenleri yardımıyla belirli bir işlevi yerine getiren bir oluşumu ifade eder.

Sistem olarak kabul edilen her oluşumda rastlantısal olmayan bir düzen ve bütünlük söz konusudur. Sistemin belirlenebilmesi için öncelikle sistemin ortaya konulması gerekir. Ele alınan sistemin bileşenleri dışında kalan her şey sistemin çevresini oluşturur. Sistemin sınırı , sistem ile çevresi arasındaki ayırıcı olarak ele alınabilir.

Çevresiyle ya da çevresinde bulunan diğer sistemlerle hiçbir etkileşimi olmayan sisteme kapalı sistem denir. Açık sistemler ise, çevresinden girdi alan, girdi üzerinde faaliyetler gerçekleştirip çıktıya dönüştüren ve bu çıktıyı çevresine ileten sistemlerdir. Açık sistemde, sistemin çevresiyle ilişkisi sırasında, çevreden sisteme doğru olan akışa ya da çevreden sisteme dâhil edilen unsura girdi denir. Tersine açık sistemde sistemin çevresiyle ilişkisi sırasında sistemden çevreye doğru olan akışa ya da sistemden çevresine ihraç edilen unsura çıktı denir. Girdiyi çıktıya dönüştürmek için gerekli olan faaliyetler dizisinin gerçekleştirilmesi ise süreç olarak bilinmektedir. Açık sistemler üzerinde gerçekleştirilen iki önemli işlev

• Kontrol ve
• Geri beslemedir.

Kontrol işlevi, belirlenen amaçlara ya da sonuçlara ulaşabilmek için planlanmış olan faaliyetlerin, gereğince yürütülüp yürütülmediğinin, elde edilen çıktıların önceden belirlenen standartlara uygun olup olmadığının saptanmasına yönelik olarak gerçekleştirilen tüm faaliyetler olarak tanımlanabilir. Kontrol işleviyle elde edilen sonuçlar, geribesleme olarak adlandırılan işlevle sisteme yeniden girdi olarak iletilir. Böylece amaçlanan çıktılardan sapmalar varsa bunların düzeltilmesini sağlamaya yönelik geliştirici, düzenleyici ve sistemin devamlılığını sağlayıcı yönlendirmeler gerçekleştirilir (s:5, Şekil 1.3).

İşletmelerin temel amaçları, kâr elde etmek ve insan ihtiyaçlarını karşılamaktır. Bu amaçlara yönelik olarak bir araya getirilen bileşenler birbiriyle etkileşimli olmaya çalışırlar. İşletmenin bileşenleri, işletme bölümleri biçiminde düşünebilir. İşletmeler ihtiyaç duydukları girdileri temin etme ya da mal ve hizmeti sunma esnasında etkileşimde olmak zorunda olduğu bir çevre (satıcılar, rakip işletmeler, hissedarlar, finans kurumları, sendikalar, toplum, devlet vb. gibi) içinde yer almaktadır.

Bilgi Sistemi

Bilgi sistemi, verinin kaynaklarından toplanarak kullanılabilir yararlı bilgiye dönüştürülmesi ve işletme içinde ilgili kişi ve birimlere yayılması amacıyla bir araya getirilen bilgisayar donanımı, yazılım, veri kaynakları, ağ teknolojileri ve insan bileşenlerinden oluşan bir bütün olarak tanımlanabilir.

Bilgi sisteminin girdisi veri, çıktısı bilgidir. Veri ; ham gözlemler ya da izlenimler, enformasyon ; verinin bir anlam içerecek biçimde düzenlenmesiyken, bilgi ; enformasyonun önceden bilinenler, değerler ve inançlarla bütünleştirilmiş biçimidir. Bilgi, kişisel anlamda düzenlenmiş enformasyondur. Öğrenme ve deneyim yoluyla kazanılmış olan önceki bilgilerle bütünleşmiş ve özümlenmiştir. Kararlarda ve davranışlarda etkilidir.

Veri işleme , ham verilerin belirli işlemlerden geçerek işlenmiş duruma (enformasyona) dönüştürülmesi sürecidir. Enformasyon işleme , işlenmiş verinin (enformasyonun), belirli işlemlerden geçirilerek, karar almaya destek olacak biçime (bilgiye) dönüştürülmesi sürecidir. Buna göre bilgi işleme sürecinde girdi enformasyon, çıktı ise bilgidir. Burada dikkat edilmesi gereken nokta, bir kişi yâda birim için, enformasyon işleme süreci sonunda elde edilen bilginin, başka bir kişi ya da birim için yalnızca bir veri olabileceği ve bu verinin, farklı bir karara destek olabilmesi için, yeni bir enformasyon işleme sürecinden geçmesi gerektiğidir.

Veri işleme sürecinde gerçekleştirilen faaliyetler; kaydetme, sınıflama, sıralama, hesaplama, özetleme, çoğaltma, saklama, erişme ve iletme biçiminde sıralanabilir. Enformasyon işleme sürecinde ise veri işleme sürecindeki işlemlerden gerekli olanlar uygulanmakla birlikte, farklı olarak, analiz ve raporlama faaliyetleri daha yoğun biçimde gerçekleştirilmektedir.

Çalışanlardan; sekreter, kâtip ya da ön muhasebe gibi büro çalışanları, işletmede gerçekleştirilen her türlü hareketi kaydetme ve işleme sorumluluğunda olup veri işçisi konumundadır. Buna karşın mühendis, mimar, bilim insanı gibi ürün ve hizmetleri tasarlayıp, enformasyonu işleyerek bilgiye dönüştürme sorumluluğunda olan çalışanlarsa bilgi işçisi olarak adlandırılırlar.

Genel olarak bilgi sistemleri iş süreçleri;

• Destek sistemleri ve
• Yönetim destek sistemleri olarak ikiye ayrılır (s:9, Şekil 1.8).

İş süreçleri; işletmelerin amaçlarını gerçekleştirmek, bir ürün ya da hizmet üretmek için düzenlenen, koordine edilen faaliyetlerden oluşan, birbirleriyle mantıksal olarak ilişkili görev ve davranışlardır.

İş süreçleri destek sistemlerinin rolü işletmenin hareketlerini işlemek, endüstriyel süreçleri kontrol etmek, girişimin iletişim ve işbirliklerini desteklemek, kurumsal veri tabanlarını verimli biçimde güncellemektir. İş süreçleri destek sistemlerinin dört önemli örneği şunlardır;

1. Uzmanlaşmış İşleme Sistemleri
2. Kayıt İşleme Sistemleri
3. Süreç Kontrol Sistemleri
4. İşbirliği Sistemleri

Kayıt işleme sistemleri , işletmedeki hareketlerin sonucunda ortaya çıkan verilerin kaydedilip işlenmesi, iş süreçlerine ilişkin veri tabanının güncellenmesi ve işletmeye ilişkin belgelerin üretilmesi işlemlerini gerçekleştiren bilgi sistemleridir.

Süreç kontrol sistemleri, fiziksel süreçleri gözler ve kontrol ederler.

İşbirliği sistemleri , takım ve çalışma grupları arasındaki iletişimi, verimliliği artıran, iyileştiren bilgi sistemleridir. Bu sistemler kimi zaman ofis otomasyon sistemleri olarak adlandırılan uygulamaları içerirler.

Bilgi sistemleri uygulamaları, yöneticiler tarafından verilecek kararları destekleyecek bilgiyi üretmeye odaklandıklarında yönetim destek sistemleri olarak adlandırılırlar. Yönetim destek sistemleri temel olarak şu biçimde sıralanabilir:

1. Yönetim Bilgi Sistemleri
2. Karar Destek Sistemleri
3. Yürütüm Bilgi Sistemleri
4. Uzmanlaşmış İşleme Sistemleri

Yönetim bilgi sistemleri, yöneticilerin kararlarına destek olacak bilgiyi üretir ve özet bir rapor biçiminde sunar.

Karar destek sistemleri, yöneticilere karar verme süreci boyunca doğrudan bilgisayar desteği sağlarlar.

Yürütüm bilgi sistemleri , yürütücü, yönetici konumunda olan karar vericilere, kolayca anlaşılır görüntüler (grafik, özet istatistik, tablo vb.) elde etmek için, geniş bir çeşitliliğe sahip iç ve dış bilgi kaynaklarından elde edilen kritik bilgileri sağlarlar.

Uzmanlaşmış işleme sistemleri, iş süreçleri ya da yönetim uygulamalarından herhangi birini destekleyebilir. Uzmanlaşmış işleme sistemleri;

• Uzman sistemler,
• Bilgi yönetim sistemleri,
• Fonksiyonel bilgi sistemleri ve
• Son olarak stratejik bilgi sistemleri olarak dört başlıkta incelenebilir.

Uzman sistemler, ekipman belirleme gibi bir iş süreci ya da kredi portföy yönetimi gibi yönetsel bir karar süreci için uzman tavsiyeler sağlar.

Bilgi yönetim sistemleri, çalışanlara ve yöneticilere ürünü ortaya koyma, iş süreçlerini düzenleme ve iş süreçlerine ilişkin bilgilerin tüm işletme içinde yayılmasına yönelik destek sunan bilgi sistemleridir.

Pazarlama, üretim, muhasebe, finans, insan kaynakları gibi temel işletme fonksiyonlarını desteklemeye yönelik olarak iş süreçleri ya da yönetsel uygulamalara odaklanmış olan bilgi sistemleriyse fonksiyonel bilgi sistemleri olarak adlandırılmaktadır.

Stratejik bilgi sistemleri , işletme ürünlerine, hizmetlerine ve işletme süreçlerine bilgi teknolojilerini uygulayan sistemlerdir.

Bilgi sistemlerinin yukarıda yapılan kavramsal sınıflandırılmasında amaç bilgi sistemlerinin işletmede üstlendikleri farklı rolleri vurgulamaktır. Uygulamada bu roller, birbiriyle birleştirilmekte ya da çapraz fonksiyonel bilgi sistemleri biçiminde ortaya çıkmaktadır.

İşletmelerde Bilgi İhtiyacı

İşletmelerde geçmişi hatırlamak, bugünü izleyebilmek ve geleceği planlayabilmek amacıyla bilgiye ihtiyaç duyulmaktadır. Bilgi, ihtiyaç duyulduğu anda elde edilebilmeli, doğru, eksiksiz, açık olmalıdır.

Bilginin değerli ve yararlı bilgi olma nitelikleri zaman boyutu, içerik boyutu ve biçim boyutu olarak ele alınabilir.

Zaman boyutu: Bilginin elde edilmesini, vaktindelik, güncellik, sıklık, zaman dilimi açılarından ele alır. Bilgi, zamanında, bir başka ifadeyle ihtiyaç duyulduğu anda elde edilmelidir.

İçerik boyutu: Elde edilen bilginin doğruluk, ilgililik, tamlık, özlük, kapsam, performans açılarından değerlendirilmesidir. Elde edilen bilgi hatasız olmalıdır.

Biçim boyutu: Bilginin açıklık, ayrıntı, düzen, sunum, ortam (iletişim aracı) boyutu olarak ele alınmasıdır. Bilgi anlaşılması kolay biçimde ele alınmalıdır.

İşletmelerde Karar Verme ve Bilgi İlişkisi

Karar verme kavramı, amaçlanan sonuca ulaşabilmek için, mevcut olarak ve koşullarda mümkün olabilecek farklı davranış biçimleri içinden en uygun görüneni seçmek biçiminde tanımlanabilir. Karar verme tanımında yer alan öğeler; mevcut olanak ve koşullar, amaç ve hedefler, zaman etkeni ve tercih biçiminde sıralanabilir.

Zaman içinde değişen olanak ve koşulların sadece bir kısmı karar verici tarafından belirlenebilir ve etkilenebilir. Kalan büyük bir kısmıysa karar verici dışındaki etkenlere (dış çevreye) bağlı olup karar verici için bir belirsizlik durumu oluşturmaktadır. Bu nedenle karar verici, kendi etkisi dışında gerçekleşecek olanak ve koşullara ilişkin ne kadar çok bilgiye sahip olursa belirsizlik düzeyini de o derece azaltacak ve doğru karar vermeye yaklaşabilecektir. Bunun yanında kendisinin belirleyici ve etkin olduğu olanak ve koşullar hakkında da yeterli ve doğru bilgilere sahip olması aynı derece önemlidir.

Bilinçli olarak gerçekleştirilen tüm davranışların iki aşaması olduğu kabul edilebilir. Bu aşamalardan;

• İlki, istenen sonuca ulaşmak için ne yapılması gerektiğinin düşünsel olarak belirlenmesi,
• Daha sonraki aşamaysa bunların icra edilmesi aşamasıdır.

Birinci aşamada gerçekleştirilen düşünsel çalışmaya karar , ikinci aşamada gerçekleştirilen çalışmalar ise uygulama denilmektedir.

İşletmelerde karar verme yoğun olarak yöneticilerin görevidir. İşletmelerin günlük işlerinin yürütülmesinden sorumlu olan alt düzey yöneticiler yürütmeyle ilgili, günlük, rutin kararlar için bilgiye ihtiyaç duyarlarken orta ve üst düzey yöneticiler, uzun dönemli karar alma, strateji ve politika oluşturmaya yönelik bilgiye ihtiyaç duyarlar.

Klasik yönetim piramidi;

• Stratejik,
• Taktik ve
• Operasyonel yönetim düzeylerinden oluşmakta ve bu üç düzey farklı seviyede bilgiye ihtiyaç duymaktadır.

Stratejik yönetim: Genel olarak yönetim kurulu, icra kurulu ve üst düzey yöneticilerden oluşur. Stratejik planlama sürecinin bir parçası olarak tüm kurumsal hedefleri, stratejileri, politikaları ve amaçları geliştiren stratejik yönetim düzeyindeki yöneticiler, aynı zamanda işletmenin politik, ekonomik ve rekabetçi iş ortamı yönleriyle stratejik performansını izlerler.

Taktik yönetim: İşletmelerin bölüm yöneticileri ya da grup ve takım liderleri taktik yönetim düzeyini oluşturur. Bu düzeyde yer alan yöneticiler, kısa ve orta vadeli planlar için çalışma programları geliştirme, bütçeleme yapma, politikalar, prosedürler ve işletmenin alt birimleri için işletme amaçları belirleme gibi işlevleri gerçekleştirirler.

Operasyonel yönetim : İşletmelerin günlük işlerinin ve iş süreçlerinin yürütülmesinden sorumlu olan alt düzey yöneticileri kapsayan yönetim düzeyidir. Bu düzeyde yer alan yöneticilerin sorumluluğunda olan işler; haftalık üretim programları gibi kısa vadeli planlar yapmak, kaynakları doğrudan kullanarak belirli bir prosedüre, bütçeye ve zaman programına uygun olarak iş görevlerini yerine getirmek, işletmede çalışma takımları ve benzer çalışma gruplarını kurmak biçiminde özetlenebilir.

Yöneticilerin bulundukları yönetim düzeyine göre verdikleri kararlar yapılandırılmış, yarı yapılandırılmış ve yapılandırılmamış karar yapıları biçiminde ortaya çıkmaktadır (s:16, Tablo 1.2).

Yapılandırılmış kararlar: Karar verme sürecinde izlenecek yolun ve ihtiyaç duyulan tüm bilgilerin önceden kesin olarak belirlenebildiği karar tipleridir.

Yarı yapılandırılmış kararlar: İşletmelerde verilen kararların çoğu yarı yapılandırılmış karar biçimindedir. Bu yapıdaki kararlarda, amaca ulaşmak için gerçekleştirilecek işlem adımlarından bazıları önceden belirlenebilmekte, ancak bunlar kesin kararı belirlemede yeterli olamamaktadır.

Yapılandırılmamış kararlar: Verilecek kararlara ilişkin süreçte, karar vericinin doğru karar verebilmesi için izleyebileceği önceden belirlenmiş bir prosedürün, kuralların bulunmadığı karar yapılarıdır.

Bilgi sistemlerinin, işletme içinde farklı düzeylerdeki karar vericilerin değişen bilgi ihtiyaçlarını karşılayacak biçimde tasarlanması gerekliliği görülmektedir. Örneğin; stratejik yönetim seviyesindeki karar vericiler, daha önceden planlanmayan özel amaçlı çalışmalarında, programlanmamış raporlarda, öngörülerde bulunmada ve yapılandırılmamış planlamalarla politikalar geliştirebilmeye destek olacak dış istihbaratlar için, karar destek sistemlerinden yararlanabilirler. Operasyonel yönetim düzeyindeki karar vericilerse günlük işlemlere ilişkin bilinen sorumluluklarını gerçekleştirmeye destek olacak türde, önceden yapılandırılmış, geçmiş verilerle bugünkü verileri vurgulayarak karşılaştıran ayrıntılı ve standart yapılardaki iç raporları elde etmek için yönetim bilgi sistemlerinden yararlanırlar. Kayıt işleme sistemiyse yönetim bilgi ve karar destek sistemlerine, ihtiyaç duydukları veritabanını oluşturma görevini üstlenmektedir. Yönetim bilgi sistemi standart raporları türetmek için, karar destek sistemiyse veriler üzerinde analiz yapmak için, kayıt işleme sisteminin ürettiği veritabanını kullanırlar (s:16, Tablo 1.3).