Ünite 7: İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi

Giriş

İşletmelerin iş performansında, insan kaynaklarının özellikleri ve yarattığı değer oranında yükselme gerçekleşmektedir. İnsan kaynakları bilgi sistemi (İKBS) , işletmenin gelecekteki, şimdiki ve potansiyel çalışanlarıyla ilgili faaliyetlere yönelik bir bilgi sistemidir. Bu sistem, işletmenin yönetsel etkinliğini arttırmasının yanı sıra, karar verme becerisini geliştirme potansiyeline sahip raporlar üretmektedir.

İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Amacı ve Önemi

İnsan kaynakları yönetiminin giderek öneminin artmasının nedenleri şu şekilde sıralanabilir: • İş gücü ile ilgili maliyetlerin artması,

• Verimliliğin önem kazanması,
• Toplumsal, kültürel, yasal, eğitsel ve teknolojik alanlarda hızlı değişimlerin gözlenmesi,
• İş gücü devri, devamsızlık gibi göstergelerde artan olumsuzluklar,
• Motivasyon yetersizliği
• İş gücünde verimliliğe aykırı tutum ve davranışlardan kaynaklanan olumsuzluklar,
• Küreselleşme.

İnsan kaynaklarının etkin bir şekilde kullanılmasının olumlu sonuçları ise şu şekilde sıralanabilir:

• İşgücü devir oranının düşmesi,
• Devamsızlık oranının düşmesi,
• İş kazalarının neden olduğu kayıpların azalması
• Ürün niteliğinin yükselmesi,
• İşyeri ortamında moral ve motivasyonun yükselmesi,
• İşçi ve işveren çatışmasının azalması.

İKBS’nin işletmelerde yönetsel ve operasyonel etkililikler olmak üzere iki amacı vardır.

• Birinci amaç , çalışanlara yönelik veri ve insan kaynakları faaliyetlerinin derlenmesiyle ilgili etkinliği geliştirmektir.
• İkinci amaç, insan kaynakları planlaması ile ilgilidir.

İnsan kaynakları planlaması, verilere erişilebilmesinden çok yönetsel algı ve sezgilere ve üst seviye enformasyona dayanmaktadır. Bu doğrultuda, İKBS’nin genel amaçları şöyle sıralanabilir:

• Çalışanın yeteneklerini yöneticinin ihtiyaçlarıyla uyumlu hale getirerek kurumsal esnekliği sağlamak,
• İşletmenin tüm prosedür ve süreçlerini kaydederek, bunlardan herkesin haberdar olmasını sağlamak,
• Toplam kalite felsefesi çerçevesinde çalışanların karar süreçlerine daha çok katkıda bulunmalarını sağlamak,
• Çalışanlara ait enformasyonların güncel tutulması sağlanarak, kişilerin kendi enformasyonlarında gerçekleşen değişiklikler sonucunda sahip olabilecekleri hakların zamanında uygulamaya geçirilmesine imkân vermek,
• Dünyanın farklı yerlerinde faaliyet gösteren çok uluslu işletmelerin aynı sistemi kullanarak, farklı kültür ve becerilere sahip çalışanları arasında karşılaştırma yapmak ve evrensel bir tarzda yönetmek,
• Boş pozisyon tanımlarıyla başlayan ve seçilen kişinin işe yerleştirilmesine kadar devam eden süreçleri etkin bir biçimde yönetmek,
• Personelin sağlık durumunu izleyerek, bunlara ilişkin yönetim kararlarını hızlı bir şekilde almak,
• Personel eğitimlerini, iş tanımlarına ve personelin yetkinlik beceri gereksinimlerine göre planlamak ve bütçelemek.

İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Genel İşleyişi

İKBS’de diğer bilgi sistemleri gibi, girdiler üzerinde önceden tasarlanan süreçleri gerçekleştirip, hedeflenen çıktıların elde edilmesi amacıyla kullanılır. Girdi, süreç ve çıktı kavramları bir İKBS’de olması gereken yeteneklerdir.

Girdi , insan kaynakları verisinin girilmesi yeteneğini ifade eder. Öncelikle verinin ne zaman, nerede ve nasıl toplanacağı soruları cevaplandırılır. Veriler toplandıktan sonra sisteme girilerek kaydedilir. Sisteme ne kadar çok yararlı veri girilebilirse hataların oluşma ihtimali de o kadar düşük olur. Girdi;

• Kurumsal ve
• Çevresel olmak üzere ikiye ayrılır.

Kurumsal girdiler şunlardır:

• Özlük enformasyonu
• Personel tedarik ve seçimine ilişkin enformasyon
• İş deneyimine ilişkin enformasyon
• İş analizine ilişkin enformasyon
• Eğitim ve öğrenim durumuna ilişkin enformasyon
• Ücret enformasyonu
• Performans değerlendirme enformasyonu
• Çalışma süresine ilişkin enformasyon
• Çalışanların tutumlarına ilişkin enformasyon
• Sendika enformasyonu
• İletişim enformasyonu
• Sağlık ve kaza enformasyonu
• Pozisyon enformasyonu
• Sosyal yardım ve yan ödemelere ilişkin enformasyon
• Diğer ücret dışı haklara ilişkin enformasyon
• İşten ayrılma enformasyonu

Çevresel girdiler ise şunlardan oluşmaktadır:

• İş gücü piyasasına ilişkin enformasyon
• Yasal düzenlemeler
• Rakiplerle ilgili enformasyon

Süreç , veri işleme ve dönüştürme faaliyetlerinden oluşur. Veri işleme ve dönüştürme kapsamında; veri ilişkilerini kuran veritabanı yönetim sisteminin (VTYS) kritik önemi vardır. Bunun yanında İKBS’nin alt sistemleri arasında koordinasyonun sağlanması gerekir. Veri işleme; organizasyon şemaları, iş gücü genel envanteri, iş gücü beceri envanteri, personel devir oranları, devamsızlık oranları, ücret tahminleri, potansiyel çalışan tahminleri gibi analizlerin yapılmasına ve grafik ya da görsel şemalarla gösterimine imkân tanımalıdır.

Çıktı , İKBS’nin ürettiği bilgi ve raporlardan oluşur. Verinin işlenmesiyle elde edilen çıktılar, işletmede insan kaynaklarıyla ilgili kararların verilmesinde kullanılır. İKBS iyi bir şekilde tasarlandığı takdirde, üretilen bilgi ve raporlarla değerini bu aşamada göstermeye başlar. En çok görülen bilgi ve raporlar ise insan kaynakları planlaması ve işe almaya yönelik olarak istihdama ilişkin kayıtlar, özlük dosyaları, iş tanımları ve iş gereklerine ilişkin insan kaynakları raporlarının hazırlanmasıdır.

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi Uygulamaları

İKBS tarafından yerine getirilen başlıca faaliyetler;

• İş analizi ve tasarımı,
• İnsan kaynakları planlaması ve iş gören seçimi,
• Eğitim ve geliştirme,
• Performans değerlendirme,
• İş değerleme,
• Ücret yönetimi,
• İşçi sağlığı ve iş güvenliği,
• İş ve görev tahsisi ile
• Diğer pek çok insan kaynaklarıyla ilgili konuları içermektedir.

Etkin bir İKBS, işletme amaçlarına ulaşmak için yerine getirilmesi gereken iş süreçlerini desteklerken iş gücü maliyetlerini minimumda tutma imkânı vermektedir. Bir işletmedeki insan kaynakları süreçleri, çalışanın tüm yaşam çevrimi üzerinden gerçekleştirilir. Yaşam çevrimi, çalışanla işletme arasında bağ kurmadan önce başlar, işletmeden ayrılıncaya ya da emekli oluncaya kadar devam eder.

İş süreçlerinin çoğunluğunu otomatikleştirme ve bütünleştirme, kurum çapındaki ortak veri ve uygulamaları paylaşma, gerçek zamandaki veriyi üretme ve bu veriye ulaşımı sağlama amacıyla İşletme Kaynak Planlaması (İKP) Sistemleri üretilmiştir. İKP sistemleri temel olarak, pazarlama ve satış, muhasebe finansman ve üretim gibi pek çok işletme fonksiyonunu desteklemektedir (s:163, Şekil 7.1).

İnsan kaynakları bölümü, iş analizleri, iş değerlendirme, görüşme yapma, kariyer planlaması gibi bilgi sistemleri ve bilgi teknolojileri uygulamalarını diğer işletme bölümleriyle kullanarak hem nicel hem de nitel insan kaynağı verilerinin birlikte yararlanabilmesine, bireysel ve kurumsal düzeyde bütünleştirebilmesine imkân sağlamaktadır. Bir işletmenin insan kaynakları yönetimi süreçlerini otomatikleştirme yönteminde; kurumdan kuruma değişiklik gösterse de bordro, personel kayıt yönetimi, zaman ve işe devamlılık, işten ayrılma gibi kaydî işlemlerin yoğun olduğu süreçlere öncelik verilir.

İnsan kaynakları planlaması, işletme amaçlarının ve stratejilerinin belirlenmesiyle başlar. Bu sürecin temeli veri toplama ve analiz yapmaya dayanır. Genel amacı, ihtiyaç duyulduklarında işe alınan ve özellikle işletmedeki insan kaynağını kapsayan iş gören tiplerinin ve bunların doğru sayısını kaydetmektir.

İşgücü programlama, çalışanın hangi işe, hangi zamanda, ne kadar süre için tahsis edileceğinin belirlenmesidir. İş gücünün programlanması uygulaması, aşağıdaki işlemlerin yapılmasına yardımcı olmaktadır:

• En uygun iş gücü programını oluşturma ve değişikliği planlama,
• Çalışanların programlara uygun bir şekilde tahsis edilmesi ve iş gücünü izleme,
• Dinamik yeniden programlama.

İnsan kaynakları planı, ek personele ihtiyaç duyulduğunu ortaya çıkardığında, uygulanacak sonraki adım, personeli seçme ve işe alma dır. İşe alma sürecinin adımları şu şekilde sıralanabilir:

• İş gücü tahmini,
• İş gücü planlama,
• Pozisyon yönetimi ve yeni pozisyonlarla ilgili talep yaratma,
• Adayın temin edilmesi,
• İnceleme ve uygulamayı izleme,
• Mülakat,
• Seçme,
• İş teklifi,
• İşe alma ve işe alıştırma,
• İşe alma analizleri ve raporlar.

İKBS, çalışanların zaman, devamlılık ve işten ayrılmasını yönetmede yöneticilere yardımcı olmaktadır. Bu alanda teknolojik gelişmeler kaydedilmektedir. Örneğin biyometrik mobil araçlar geliştirilmiştir. Biyometri , bireyin ölçülebilir fiziksel ve davranışsal özelliklerini tanıyarak kimlik saptamak üzere geliştirilmiş otomatik sistemler için kullanılan bir terimdir. Bu süreçle ilgili kavramalar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Zaman ve devamlılığı raporlama,
• Devamsızlık,
• İzin,
• Zaman, işe devamlılık ve izin yönetim analizleri.

Ücret yönetimi bağlamında İKBS, sağlık ödemeleri, tasarruf ve emeklilik planlarını içeren ücretler, maaşlar ve sosyal yardımlarda, özellikle işletme içindeki ücret adaletinin sağlanmasında, önemli bir araç olarak kullanılmaktadır. Çalışanın ücret ve tazminatı, işletmenin toplam harcamalarında büyük bir sabit maliyeti temsil etmektedir. İKBS’lerin ücret yönetimi uygulaması, performansı doğrudan ücretle ilişkilendirerek, ücret planlama ve bütçelemeyi entegre ederek, işletme çapında ücret politikalarının yeterli bir şekilde uygulanmasını, iyi performans gösterenlerin ödüllendirilmesini sağlayabilir. İKBS’nin ücret yönetimi uygulamasının yetenekleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Ücretin planlaması ve analizi,
• Ücret yapıları,
• Ücretlendirme iş akışı ve onaylamalar,
• Teşvik ve ödüller,
• Performansa dayalı ödeme,
• Uygunluk.

Her ödeme döneminden önce, insan kaynakları bölümü bütünleşik veritabanı üzerinde kayıtlı ücret, sigortalar ve performans ödemeleriyle ilgili verileri onaylar. İKBS de çalışanlarla ilgili söz konusu bu ödemeleri yönetebilir, programdan yararlananların uygunluğunu belirleyebilir. İKBS bordroyla ilgili farklı bordo yönetimi ve bordro işleme uygulamalarını desteklemektedir.

Yetenek yönetimi, yetenek değerlendirme, performans yönetimi, kariyer planlama ve yedekleme yönetimi gibi çeşitli stratejiler ve en iyi uygulamaları bütünleştirmektedir. Yetenek yönetimi, anahtar rol oynayanları ve geleceğin yöneticilerini belirlemek için iyi performans gösterenlerin hızlı bir şekilde takibini yapabilmelidir. Bu amaçla tüm çalışanların becerilerinin, yeteneklerinin ve deneyimlerinin kataloglanması gerekmektedir. İKBS içinde performans yönetimi uygulamaları olarak, amaç belirleme, kendi kendini değerlendirme, yöneticiler tarafından yapılan performans değerlendirmeleri, 360 derece değerlendirme ve performansa dayalı ücretlendirme yer almaktadır.

İKBS’nin eğitim ve geliştirme uygulamasıyla işletmedeki tüm eğitim ve geliştirme faaliyetleri daha sağlıklı bir şekilde planlanır ve plan, eğitim gereksinimleriyle ilişkilendirilip uyumlaştırılabilir. Eğitim ve geliştirme uygulamasıyla ilgili yetenekler aşağıda sıralanmıştır:

• Kayıt,
• Ders kataloğu,
• Bir eğitmen eşliğinde yapılan eğitim uygulamalarını programlama,
• Eğitimi finansal olarak destekleme,
• İzleme,
• İçerik yönetimi,
• Katılımcının değerlendirilmesi,
• İş birliği,
• Raporlar.

Çalışan ilişkileri yönetimi ve çalışanın kendi kendine hizmeti uygulaması, çalışanların, kurum, yöneticiler, meslektaşlar ve dışarıdaki kişilerle ilişkilerini geliştirmesini amaçlamaktadır. Bu uygulama içerisinde çalışan portalı ve çalışanın kendi kendine hizmeti gibi farklı teknolojiler kullanılabilir. Çalışan portalı çalışanların iletişimi, içerik yönetimi ve kendi kendine hizmet uygulamalarıyla entegrasyonu için tasarlanan portaldır. Çalışanın kendi kendine hizmeti yararlar, personel verisinin korunması, izin uygulaması, ücret makbuzuna erişim ve bordro verisi, yeni bir eğitime kayıt yaptırma gibi uygulamaları kapsamaktadır.

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemine Yönetsel Bakış

İnsan kaynakları süreçlerini yönetme, en iyi yeteneğe sahip çalışanları tespit etme, işletmenin sektöründeki en iyi çalışanları kendine çekme ve motive edilen çalışanların işletmede devamlılığını sağlama, işletmeler için kritik önemdedir. İKBS, işletmelerin insan kaynakları süreçlerini;

• Operasyonel,
• Taktik ve
• Stratejik olmak üzere üç düzeyde desteklemektedir.

Operasyonel yönetim düzeyi: Bu düzeyde İKBS, ücret bordroları, iş görene ilişkin özlük ve beceri envanteri enformasyonu, iş görenlerin performans değerlemesiyle ilgili enformasyon, devlete iletilmesi gereken raporlar gibi rutin kararların alımında ihtiyaç duyulan verileri toplar ve raporlar.

Taktik yönetim düzeyi: Bu düzeyde İKBS, insan kaynakları yönetimine ilişkin kararların alınmasına temel oluşturan bilgi ve enformasyonlar üretir. Bunlar, iş pozisyonlarına ilişkin enformasyon, çalışanın seçimi ve yerleştirilmesine ilişkin enformasyon, eğitim ve geliştirmenin etkililiği, iş gücü maliyet analizi ve bütçelemedir.

Stratejik yönetim düzeyi: İKBS, yeni yatırımlara girişmek ya da yeni pazarlara açılmak gerektiğinde bu amaçlara hizmet edebilecek insan kaynaklarının nitelik ve nicelik olarak planlanmasına hizmet eder.

İKBS, personelin moralini, etkinliğini ve işgücü maliyetlerini izlemek için kullanılabileceği gibi işletmenin gelecekteki insan kaynakları ihtiyacını planlamak ya da rekabetçi ortamdaki değişiklikleri öngörmek için de kullanılabilir. Bunun için yönetici ilk önce, İKBS’nin işletme amaçlarını destekleme şeklini ve İKBS’nin kullanılmasının bu amaçlara ulaştırmada nasıl yardımcı olabileceğini tanımlamalıdır. Daha sonra yönetici, bu amaçları karşılayacak şekilde bir İKBS geliştirebilir ve geliştirilen İKBS’yi seçeceği dönüşüm stratejisi (doğrudan, pilot, paralel, aşamalı) ile tüm işletmeye tanıtabilir. Böyle bir değer katan perspektifle İKBS’nin işletmenin doğrudan ana iş stratejilerine bağlantısının sağlanması mümkün olabilir