Ünite 8: Muhasebe ve Finans Bilgi Sistemleri

Giriş

Ekonomik bir birim olan işletme ile ilgili olarak çok sayıda ve türde karar verici için çok farklı çeşitlilikte bilgiye gereksinim vardır. Hem işletme içinde, işletmenin faaliyetlerini planlayan, gerçekleştiren ve kontrol eden işletme içi bilgi kullanıcılarına hem de işletme dışında olup da işletme hakkında bilgiye gereksinim duyan taraflara bilgi sağlanması gerekir.

Bilgi sistemlerini fonksiyonel açıdan ele aldığımızda işletmedeki temel fonksiyon alanlarına göre oluşturulan bilgi sistemlerinden birisi de muhasebe ve finans bilgi sistemidir.

Muhasebe ve Finans Bilgi Sistemlerinin Kapsamı

Muhasebe ve finans bilgi sistemleri üç ayrı disiplin olan muhasebe, finans ve bilgi sistemleri nin ara kesitinde yer almaktadır. Muhasebenin temel amacı, işletme hakkında bilgiye gereksinim duyan taraflara işletme hakkında faydalı bilgi sağlamaktır. Muhasebenin en yaygın olarak ayrıldığı alanlar;

• Finansal muhasebe (genel muhasebe) ve
• Yönetim muhasebesi şeklindedir.

Finansal muhasebe: İşletmede gerçekleşen ve parayla ifade edilebilen finansal nitelikli işlemleri tanımlayan, kaydeden, sınıflandıran, özetleyen, analiz ve yoruma tabi tuttuktan sonra ilgili taraflara raporlayan bir bilgi sistemidir. Genel amaçlı finansal tablolar düzenleyerek, işletmeyle çok çeşitli düzeylerde ilgili olan hem işletme içi hem de işletme dışı bilgi kullanıcılarının bilgi gereksinimini karşılar.

Yönetim muhasebesi: İşletme yönetiminin, işletme faaliyetlerini planlamasını, organize etmesini, yürütmesini ve kontrol edebilmesini sağlar.

Maliyet muhasebesi ve bütçeleme, yönetim muhasebesinin kapsamındadır. Maliyet muhasebesi, yönetim muhasebesinin işletmenin özellikle alış, işleme, dağıtım ve satış aktiviteleriyle bağlantılı maliyetlerin ölçülmesi ve kontrol edilmesinde yönetime yardımcı olan parçasıdır. Bütçeleme , işletmenin toplam planlama etkinliklerinin bir parçası olarak işletme planlarının sayısal olarak ifade edilmesidir.

İşletmelerde finans fonksiyonu , işletmenin nakit, hisse senedi, tahvil gibi finansal varlıklara yapmış olduğu yatırımlardan maksimum getirinin sağlanmasıyla ilgilidir.

Muhasebe bilgi sistemleri, işletmede gerçekleşen finansal nitelikli olayların kaydedilmesine, periyodik finansal tabloların hazırlanmasına, yasaların zorunlu kıldığı raporların oluşturulmasına yardım eder. Finans bilgi sistemleri;

• Bütçelerin organize edilmesine,
• Nakit akışlarının yönetilmesine,
• Yatırımların analizine,
• Finansman işlemlerine ilişkin faiz ödemelerinin azaltılmasına ve
• Faiz gelirlerinin artırılması kararlarına odaklanır.

Muhasebe ve finans bilgi sistemleri, zaman açısından üç boyutlu bir sistem olarak;

• Geçmişe ait olaylara,
• Halen yapılmakta olan faaliyetlere ve
• Plan ve bütçelerle gelecekte olabilecek olaylara ya da gelinecek durumlara ait bilgiler sağlar.

Üst kademe yönetim, muhasebe ve finans bilgi sistemini, işletmenin uzun dönemli yatırım hedeflerini belirlemek ve işletmenin uzun dönemli finansal performansını tahmin etmek için kullanır. Orta kademe yönetim, muhasebe ve finans bilgi sistemini işletmenin finansal varlıklarını izlemek ve kontrol etmek için kullanır. Operasyonel kademedeki yöneticiler, muhasebe ve finans bilgi sistemini, maaşların ödenmesi, satıcılara ödemeler, müşterilerden tahsilatlar gibi, işletmede gerçekleşen işlemlerden dolayı oluşan fon hareketlerini izlemek için kullanır.

Muhasebe ve Finans Bilgi Sistemleri

Muhasebe işlemlerinin çoğu;

• Girdi,
• İşleme ve
• Çıktı olarak üç aşamalı bir süreçte ifade edilir.

Muhasebe bilgi sistemi , işletmenin varlıkları ve bu varlıkların kaynakları üzerinde değişme yaratan finansal nitelikli işlemlere ait verileri toplayan, toplanan verileri işleyerek bilgiye dönüştüren ve bilgileri raporlayarak karar vericilere ileten bilgi sistemidir. Muhasebe bilgi sisteminde karar vericilerin bilgi gereksinimlerini karşılayacak bilgileri üretmek için yapılacak işlemler:

• Finansal nitelikli işlemler ve bunlarla ilgili verileri toplamak ve bunları muhasebe bilgi sistemine girdi olarak dâhil etmek,
• Verileri işlemek,
• Verileri biriktirmek,
• Bilgi kullanıcılarının gereksinimlerine uygun olarak belirlenmiş rapor ve bilgileri oluşturmak,
• Biriktirilmiş veri ya da bilgileri sorgulayıp kullanarak, gereksinimlere göre çeşitli raporlar, tablolar hazırlamak,
• Bilgileri doğru ve güvenilir olarak üretebilmek amacıyla verilerin toplanmasından, raporların hazırlanmasına kadar olan süreçlerin bütününü kontrol etmek olarak sıralanabilir.

Finans bilgi sistemi , işletmedeki finans yöneticilerine, gereksinim duyulduğunda en uygun maliyetle kaynak bulunması, bu kaynakların tahsisi ve kontrolü ile ilgili destek sağlayan bir sistemdir.

Muhasebe ve Finans Bilgi Sistemlerinin Alt Sistemleri

İşletme operasyonlarına doğrudan katkı sağlayan bazı muhasebe ve finans aktiviteleri:

• Stok kontrol,
• Maliyet muhasebesi,
• Bordrolama,
• Borçlar ve borçların ödenmesi,
• Alacaklar ve alacakların tahsili,
• Faturalama,
• Müşteri kredi onayları ve kredi koşulları,
• Sabit kıymet muhasebesi,
• Bankalara kredi başvuruları,
• Gayrimenkul vergi değerlendirmeleri,
• Hisse senedi ve portföy işlemleri
• Finansal nakit akış raporları,
• İşletme tahminleri,
• Banka hesapları mutabakatı,
• Büyük defter olarak sıralanabilir.

Muhasebe ve finans fonksiyonel alanına ait aktiviteler şu şekilde gruplandırılabilir:

• Finansal planlama ve bütçeleme;
  • Finansal ve ekonomik tahminleme
  • Bütçeleme
• Finansal nitelikli olayların yönetilmesi;
  • Global hisse senedi alım satımı
  • Yabancı paraların yönetilmesi
  • Varsayımsal kapanış
  • Gider yönetim otomasyonu
• Yatırım yönetimi,
• Kontrol ve denetim;
  • Bütçesel kontrol
  • Denetim
  • Finansal oran analizi

Muhasebe ve finans bilgi sistemi süreçler bağlamında üç temel alt sistemde sınıflandırılabilir:

1. Kayıt işleme sistemi,
2. Büyük defter ve finansal raporlama sistemi,
3. Yönetsel raporlama sistemi.

Kayıt işleme sistemi: İşlemlerin işlenmesinde muhasebenin iki önemli rolü bulunmaktadır.

• Birincisi, işletmede gerçekleşen işlemlerin finansal etkilerini ortaya çıkartmak ve kaydetmektir.
• İkinci olarak muhasebe; işlem bilgilerini, görevlerini koordine etmeleri için operasyonda yer alan kişilere iletir.

Kayıt işleme sistemi, işletmede gerçekleşen olayların finansal nitelikli olanlarının muhasebe defterlerinde (yevmiye defteri, büyük defter gibi) kayda alınmasını ve günlük işletme faaliyetlerinin yürütülmesini desteklemek üzere finansal bilgilerin operasyondaki personele iletilmesini sağladığı için işletme bilgi sistemlerinin merkezidir. Her türlü işlemede ortak olarak gerçekleştirilen işlemler, işlem döngüleri olarak üç temel grupta sınıflandırılmıştır:

• Harcama işlemleri ya da alış işlemleri döngüsü,
• Hasılat işlemleri ya da satış işlemleri döngüsü,
• Üretim işlemleri ya da dönüştürme işlemleri döngüsü.

Harcama döngüsü, edinilen tüm mal ya da hizmetlerle ilgili tüm belgelerin ve raporların hazırlanması işlemlerini kapsar. Harcama işlemleri döngüsünü çalıştıran alt sistemler şu şekilde sıralanmaktadır:

• Satın alma işleme sistemi : Satın alma süreci, mal ya da hizmet talebiyle başlar ve satıcı ya da tedarikçiye yapılan ödeme ile tamamlanır (s:194, Şekil 8.8).
• Nakit ödemeler sistemi: Satın alma sisteminde ortaya çıkan yükümlülüklerin yerine getirilmesini, nakit ödemeler sistemi işler. Ana amacı, sadece ödeme yapılma koşullarını taşıyan satıcılara zamanında ve doğru büyüklükte ödeme yapılmasını sağlamaktır.
• Bordrolama sistemi: İşletmenin hammadde ya da mal satın almak yerine, işgücü ya da çalışanın emeğini satın alıyor gibi düşünülebilir. Bordrolama, insan kaynakları bilgi sisteminin bir alt sistemidir.
• Sabit kıymetler sistemi: Sabit kıymetler ya da duran varlıklar, işletme faaliyetlerinin sürdürülmesinde kullanılan makine, teçhizat demirbaş bina gibi uzun vadeli varlıklardır. Amaçları:
• Sabit kıymetlerin yönetimin belirlediği prosedürlere uygun şekilde edinilmesini işlemek,
• Sabit kıymetlerin korunmasını sağlamak,
• Amortismana tabi olan sabit kıymetlerin uygun amortisman yöntemine göre amortisman kaydını gerçekleştirmek,
• Gelecekteki sabit kıymet yatırımlarının planlanmasında yönetime bilgi sağlamak,
• Faydası tükenen sabit kıymetlerin uygun şekilde elden ve kayıtlardan çıkarılmasını sağlamaktır.
• Sabit kıymetlere ilişkin süreçler:
• “Sabit kıymetlerin edinilmesi”,
• “Kullanıldıkları sürece korunmaları, bakım onarımları ve
• “Elden çıkarılmaları” şeklinde üç kategoride ele alınabilir.

Hasılat işlemleri döngüsü , mal ya da hizmetin satılmasını ve satış bedelinin tahsil edilmesini kapsar. Hasılat döngüsünde süreçler, satış işlemlerini belirlemek, kaydetmek, özetlemek ve raporlamak için oluşturulur. Hasılat döngüsünde yer alan iş süreçleri:

• Müşteri taleplerinin alınması,
• Müşteri ile talebi üzerine yapılan anlaşma,
• Müşteri kredi yeterliliğinin incelenmesi,
• Stok durumunun incelenmesi,
• Siparişin kabulü,
• Malın müşteriye ulaştırılması,
• Alacakların kaydı ve faturalandırılması,
• Tahsilatın yapılması,
• Paranın bankaya yatırılması,
• Alacak, nakit, stok, hasılat, maliyet gibi kayıtların güncellenmesi,
• Raporların hazırlanması olarak ele alınmaktadır.

Satışların kredili olarak yapılabilmesinden dolayı hasılat döngüsü;

• “Satışlar” ve
• “Tahsilat” olarak iki alt sistemde izlenebilir.

Satışlar işleme sistemi prosedürleri, müşteriden siparişin alınması, işlenmesi, siparişin yerine getirilmesi, malların gönderilmesi, müşteriye faturalama ve satışın muhasebeleştirilmesi görevlerini kapsamaktadır. Hasılat işlemleri döngüsü müşteriden siparişin alınması ile başlar. Sipariş hangi yolla alınırsa alınsın satış döngüsünü başlatan sipariş talepleri temel veri, müşterinin kendisi de veri kaynağıdır. Hasılat işlemlerinin işlenmesinde temel amaç, nakit tahsilatının zamanında ve etkin bir şekilde yapılmasını sağlamaktır.

Satış ve tahsilat işleme sisteminde alacakların ve satışların tümünün muhasebe kayıtlarına yansıtılıp yansıtılmadığının ve satış bedellerinin tamamının tahsil edilip edilmediğinin izlenmesi son derece önemlidir.

Hammadde, malzeme, işgücü gibi girdilerin, satılmak amacıyla üretimi tamamlanmış ürün ya da hizmete dönüştürülmesi sürecine üretim süreci döngüsü adı verilir. Üretim işlemlerine ilişkin temel faaliyetler;

• Üretim planlaması,
• Tedarik zinciri yönetimi,
• Üretim sürecinin başlatılması, sürdürülmesi, kontrolü ve
• Ürünlerin teslimi olarak sayılabilir.

Üretim sürecinde fiziksel akış çerçevesinde ortaya çıkan maliyetler, maliyet muhasebesi sistemine kaydedilir, işlenir, raporlanır ve ilgili birimlere iletilir. Maliyet muhasebesi sistemi, muhasebe bilgi sisteminin bir alt sistemidir.

Büyük defter ve finansal raporlama sistemi: Kayıt işleme sisteminde harcama, hasılat ve üretim işlem döngüleri, dönem içinde gerçekleşen her bir olayın özel yevmiye defterindeki alt hesaplarda işlenmesini sağlar. Bu işlemlerin özetlenmiş toplamları, büyük defter sistemine aktarılır ve finansal raporlama sistemi ve yönetsel raporlama sistemleri için girdi kaynağını oluşturur. Finansal raporlama, işlem döngüleriyle başlayan muhasebe sürecinin son adımıdır. Finansal tablolar özellikle hissedarlar, kredi verenler ve devlet kurumları gibi işletme dışı bilgi kullanıcıları için hazırlanır.

Finansal muhasebe süreci gerçekleşen finansal nitelikli işleme ait verinin elde edilmesi ile başlar ve finansal tabloların hazırlanmasıyla sona erer. Finansal muhasebe bilgi sisteminde işleme süreci, işlemlerin yevmiye defterine kaydedilmesini, büyük defter hesaplarına aktarılmasını ve hesap kalanları yardımıyla mizanların hazırlanmasını kapsar.

Büyük Defter ve Finansal Raporlama sisteminde yer alan finansal muhasebe işlemleri:

• Gerçekleşen günlük işlemlerin tanımlanması ve belgelendirilmesi,
• İşlemlerin özel ya da genel yevmiye defterine kaydedilmesi,
• Yevmiye defterinden büyük defter hesaplarına aktarılması,
• Mizanların hazırlanması,
• Dönem sonu envanter işlemlerinin kaydedilmesi,
• Finansal tabloların hazırlanması,
• Kapanış kayıtlarının yapılması olarak sıralanabilir.

Finansal Raporlama Sistemi için ihtiyaç duyulan veriler, Büyük Defter Sistemi tarafından oluşturulan büyük defter hesaplarının kalanlarından sağlanır.

Bilanço, gelir tablosu, nakit akım tablosu, öz kaynaklarda değişim tablosu gibi işletme dışı bilgi kullanıcılarının bilgi ihtiyaçlarını karşılayacak finansal tablolar hazırlanır ve karar vericilere iletilir.

Bilanço , işletmemin belirli bir andaki varlıklarını ve kaynaklarını bir arada gösteren tablodur.

Gelir tablosu , işletmenin bir döneme ait faaliyet sonuçlarının özetlendiği finansal tablodur. İşletmenin döneme ait net kâr ya da zarar büyüklüğünü gösterir. Nakit akım tablosu, bir hesap döneminde gerçekleşen nakit girdi ve çıkışlarını, kaynakları kullanım yerleriyle birlikte gösteren tablodur.

Öz kaynaklarda değişim tablosu, bir hesap döneminde, öz kaynaklarda oluşan değişmeleri nedenleriyle birlikte gösteren tablodur.

Yönetsel raporlama sistemi: Bir işletmenin yönetilmesi için gerekli olan işletme içi finansal bilgileri sağlar ve işletme içi kullanım amacıyla özel amaçlı raporlar üretilmesini gerçekleştirir.

Yönetsel raporlama sistemi iç bilgi kullanıcılarına yönelik karar alma süreci için gerekli olan sorumluluk raporları, bütçeler, sapma analizi ve özel amaçlı çeşitli raporları üreten bir alt sistemdir.

Muhasebe ve Finans Mesleği

Ülkemizde muhasebe mesleği; serbest muhasebeci, serbest muhasebeci mali müşavir ve yeminli mali müşavir statüleriyle gerçekleştirilmektedir.

Serbest muhasebeciler, gerçek ve tüzel kişilere ait işletmelerin muhasebe defterlerini tutar, finansal tablolar hazırlar, vergi beyannamelerini ya da diğer ilgili belgeleri düzenler.

Serbest muhasebeci mali müşavir , serbest muhasebeciye ait faaliyetlere ek olarak işletmelerin muhasebe sisteminin kurulması ve geliştirilmesi, muhasebe ve finans, işletmecilik, mali mevzuat ile ilgili işlerin düzenlenmesi ve bu konularda yönetime danışmanlık yapılması, inceleme, analiz ve denetim yapılması gibi faaliyetleri yapabilirler.

Yeminli mali müşavirler, serbest muhasebeci mali müşavirin yaptığı danışmanlık ve denetim faaliyetlerinin yanında tasdik işini de yaparlar. Ancak yeminli mali müşavir, serbest muhasebecinin yaptığı faaliyetleri yapamazlar. Örneğin, bir işletmenin defterlerini tutamazlar.

Muhasebeciler, finansal dökümlerin hazırlanması, analiz edilmesi, doğrulanması, bütçe analizleri, finansal planlama, BT (bilişim teknolojileri) danışmanlığı gibi birçok konuda işletmeye hizmet verirler. Finans yöneticileri finansal raporları oluşturur, yatırım faaliyetlerini yönlendirir ve nakit yönetim stratejilerini uygulamaya koyar.

Finans yöneticileri, bilgi sistemlerine yapılan yatırımların şirketin hedeflerinin başarılmasına, yüksek getiri sağlanmasına yardımcı olması için, doğrudan işletmenin yönetim kurulu ve üst kademe yönetimle çalışır.