Ünite 6: Etkili Sunuşlar ve Özellikleri

Sunuma Hazırlık

Sunuşlar, bir fikir ya da eylemin anlaşılmasını sağlama amacına yönelik olarak planlı bir biçimde, gerektiğinde görsel yardımcıların da kullanımıyla sözlü olarak gerçekleştirilen etkinliklerdir. Sunumu gerçekleştirecek konuşmacının başarılı bir sunum yapmasındaki hazırlık sürecinde üç önemli adımdan söz edilebilir: Sunumu Planlama, Sunum İçeriğini Hazırlama, Sunumu Gerçekleştirme.

Sunumu Planlama: Sunumun amacının belirlendiği, hedef kitle özellikleri ortaya konarak analizinin yapıldığı ve gerekli görsel yardımcıların kullanımı ile ilgili kararların verildiği adımdır.

Sunum İçeriğini Hazırlama: Sunumun içeriğinin oluşturulduğu ve kaynaklardan yararlanılarak metnin yazıldığı adımdır. Sunumun ana hatları, giriş, gelişme ve sonuç bölümlerini içeren bir içerik oluşturulur ve kullanılması planlanan etkinlikler tasarlanıp görsel malzemeler ve sunum yardımcıları hazırlanır.

Sunumu Gerçekleştirme: Sunum günü konuşmanın yapıldığı adımdır. Sunum zamanı etkili iletişim kurmaya ve sununun sorunsuz çalışmasına dikkat edilmelidir. Sunum sırasında açık konuşmaya, ses tonu, konuşma hızı ve ses seviyesini kontrol etmeye ve etkili vücut dili kullanmaya dikkat edilmelidir. Sunuyu güçlendirecek sunum yardımcılarının da kullanılmasında dikkatli olunmalıdır.

Sunumun Planlanması

Planlama, ulaşılmak istenilen şeyi dikkatlice düşünme ve hedeflere ulaşmak için gerçekçi bir dizi eylem geliştirme süreci içindir. Sunum planlama aşamasında, sunum amacı, yeri, süresi, dinleyici özellikleri, görsel yardımcılar gibi unsurları dikkate almak gerekir. Bir sunumun planlanmasına yönelik üç önemli adımdan söz edebiliriz: Sunum amacının belirlenmesi, hedef kitlenin özellikleri, görsel yardımcıların belirlenmesi.

Sunum Amacının Belirlenmesi: Bir sunum planında yapılacak ilk iş sunum amaç ve hedeflerinin tanımlanmasıdır. Sunum yaparken asıl hedefimiz iletişimin amacı olan mesajın anlaşılması ve hatırlanmasıdır. Dinleyenlere ne anlatılacağı ve dinleyenlerden ne yapmaları beklendiği belirlenmelidir (Chan, 1998:31).

Hedef Kitle Özellikleri: Sunuya katılacak insanlar hakkında bilgi sahibi olmak önemlidir. Kaç kişinin katılacağı, bireylerin ya da grupların özellikleri, sunuma katılma nedenleri ve sunulacak konu hakkında sahip oldukları bilgelerin ne olduğu araştırılmalıdır.

Önemli olan bilgiyi her kitleye nasıl sunacağını belirlemektir;

• Kitlenin boyutu
• Dinleyicilerin sunuşa katılma nedenleri
• Dinleyenlerin özel ihtiyaçları, ilgi alanları ve endişeleri
• Dinleyenlerin halihazırdaki bilgileri
• Dinleyiciden beklentiler
• Kitlenin korunumu
• Sunumcu ve dinleyici etkileşimi

Görsel yardımcıların belirlenmesi: Dinleyenlerin önemli noktaları takip etmeleri veya hatırlamaları için görsel yardımcıların kullanımı yaygın bir uygulamadır. Büyük yazı kâğıtları ve tahtaları, videoları, slaytları veya diğer sunum araçlarını kullanarak daha hızlı ve etkili iletişim kurabilir, netleştirebilir veya sunumunuzu güçlendirebilirsiniz.

Sunum İçeriğinin Hazırlanması

Bir sunum planında yapılacak ilk iş sunum amaç ve hedeflerinin tanımlanmasıdır. Sunum içeriğini oluşturmak için öncelikle hangi fikirlerin paylaşılacağına ve hangi ana noktaların önemli olduğuna karar verilmesi gerekir. Yapılacak sunumu sınırlandırmak ve etkili bir sunum gerçekleştirebilmek için belli noktalara odaklanılması gerekir. Sunumun planlama aşamasında bu odak noktaların saptanması işlemi gerçekleştirilmektedir. Bundan sonra yapılacak iş hedef kitle özelliklerini dikkate alarak sunumda verilecek bilgilerin yazılması yani sunum metninin oluşturulmasıdır. Sunulacak fikirlerin belli bir düzen içerisinde sunulması gerektiği unutulmamalıdır. Konunun düzgün ve etkili bir biçimde ele alınmasını sağlayacak içerik oluşturulduktan sonra konuşma için de bir plan geliştirilmelidir. Konuşma sırasında açılış, geçişler ve sonuç bölümünde neler yapılacağını planlamak sorunsuz bir konuşma için önemlidir.

Sunumun amacı genel olarak bilgilendirme ve ikna etme üzerinedir. Ancak başka amaçlara yönelik sunular da gerçekleştirilmektedir. Sunumların genel olarak amaçları:

• Bilgilendirme,
• İlham verme,
• Savunma,
• Teşvik etme
• Eğlendirme,
• İkna etme.

Sunumun içeriği oluşturulurken ana hatlar gözden geçirilir. Hikâye tutarlı ve akıcı biçimde oluşturulur. Açık ve net biçimde oluşturulamayan kısımlar sunum dışı bırakılır. Konuşmanın öncelikle gövde kısmının oluşturulması sonrasında giriş ve sonuç bölümlerinin tamamlanması önerilir.

Etkili İletişim Özellikleri

Bir sunum öncesinde yapılacak plan ve hazırlıkların yanı sıra konuşmacının iletişim becerilerin de geliştirmesi için çalışması ya da etkili iletişim teknikleri konusunda bilgi sahibi olması başarılı bir sunum gerçekleştirmek için önemlidir. İletişimin etkililik derecesi, kişisel iletişim becerilerine bağlıdır. İletişim becerileri ne kadar iyi olursa diğerleri tarafından daha iyi anlaşılır. İletişim amaçları çok sayıda ve türde olabilir ama en önemlisi etkili iletişimin nasıl olduğunu anlamaktır. Etkili iletişimde özelikle dilin kullanımı önemli bir etkendir. Hedef kitle için uygun kelimelerin ve ifadelerin seçilmesi gerekir. Örneğin, bir yetişkine uygun dil, ilkokul öğrencileri tarafından anlaşılamaz. Kendi alanındaki meslektaşları için uygun olan teknik terimler genel halk tarafından tam olarak anlaşılamayabilir. Bu nedenle kitlenize yabancı olabilecek jargon ve teknik kelimeleri kullanmaktan kaçınılmalıdır. Kolay anlaşılır kelimeler ve karmaşık olmayan cümleler kullanılmalıdır. İnandırıcı olmak ve hedef kitleyi olumlu yönde etkilemek için olumsuz söz ve ifadelerden kaçınılmalı, izleyicilere ne yapmamaları gerektiğini söylemek yerine, onlara ne yapmaları gerektiği söylenmelidir. İletişim iki yönlü bir süreçtir ve bu nedenle iletişimciler arasında tam bir anlayış gerektirir. Bu gereklilik ancak etkili iletişim becerileri ile yerine getirilebilir. Etkili iletişimin temel özellikleri, güvenilir, anlamlı ve anlaşılabilir olmaktır.

Sunumların temelinde dinleyicilerin ikna edilmesi esastır. Önerilen iletişim çalışması ile ilgili olarak dinleyenlerin ikna edilmesi önemlidir. Sunum sırasında dinleyenlerin ikna edilebilmesi için en temel unsur güvenilir olmaktır. Güvenilir olmayı sağlayan özellikler konunun uzmanı olmak, dürüst davranmak ve istikrarlı olmaktır.

Sunumlar için uygun şartların oluşturulması için dikkat edilmesi gereken özellikler :

• Karşılıklı iletişimin sağlanması,
• Düşüncelerin hedef kitleye yöneltilmesi,
• Uyarı ve önerileri dikkate alınması,
• Yanlış anlamaların önlenmesi,
• Düşüncelerin açık ve net olarak iletilmesi,
• Delillerin sağlanması.

Sunum Kaygısıyla Başa Çıkma

Bir topluluğun önünde konuşmak fikri pek çok kişi için rahatsız edici gelebilir. Konuşmaya başlarken ellerin titremesi veya ağzın kuruması gibi sorunlarla karşılaşılmaktadır. Sunum korkusu yaşayanlar aslında sadece yeni başlayanlar değildir. Pek çok deneyimli sunucular da gerginlik ya da heyecan hissedebilir.

Sunum korkusu yaşayan insanların öne sürdükleri gerekçelerden bazılar şunlardır:

• Buna layık olmadığından korkma. Dinleyicilerin sunuş yapan kişiyi bilgilendirici, kendinden emin ve yetkili görmesi beklenir. Dinleyenlerin onayı ve saygısı istenmektedir.
• Aptalca görünme korkusu. Aptalca görünmeye neden olacak hata yapılmasından endişe duyulabilir. Sunuş yapan kişi akıllı ve ilginç olduğunun düşünülmesini ister.
• Konuya yabancılık. Konuya hakim olunduğunda güvenle konuşulabilir. Sunum konusuyla ilgili yalnızca yüzeysel bir anlayışa ve az bilgiye sahip olunduğunda yanlış şey söyleneceğinden veya akıllı sorulara aptal cevaplar verileceğinden endişe duyulabilir.
• Yeterli planlama ve hazırlık eksikliği. Dikkatli planlama ve hazırlık yapılmaksızın sunum yapmak, kötü bir biçimde sonuçlanabilir.

Bir sunum yapmadan önce hissettiğiniz endişeyi azaltmak ve kontrol altına almak için yapılabilecek bir takım işlemler vardır. Sunum öncesinde, sunum hazırlıkları aşamasında rahatlamaya yardımcı olacak önerilen uygulamalardan bazıları: Görselleştirme, Meditasyon, Egzersiz yapma, Esneme, Gerginlikten kurtulma, Nefes alma, Yüz kaslarını gevşetme, Dinleyenlerle göz teması kurmak, Sessizliğin kullanılması, Hareket edilmesi, Sahne korkusunun farkına varılması, Rahatlama.