Ünite 8: İşletme Fonksiyonları

Bir Sistem Olarak İşletme ve Fonksiyonları

İster küçük ister büyük olsun her işletmenin kendi faaliyet alanına ilişkin yerine getirmesi gerekli iş ve/veya faaliyetleri vardır. Küçük işletmelerde faaliyetlerin sayısı az olmakta iken, büyük işletmelerde ise bu sayı gittikçe artmaktadır. Rekabet savaşında güçlü olabilmek için işletmeler nicelik ve nitelik açısından büyümek zorunda kalmaktadır. Bu nedenle yerine getirdikleri faaliyetlerin sayısı da zaman içinde artış göstermektedir.

Sadece işletmelerin büyüklüklerine göre fonksiyonların nitelik ve niceliğine karar verilmesi yanlış olacaktır. İşletmelerdeki fonksiyonların belirlenmesini etkileyen birçok faktörden bahsedilebilir. İşletmenin faaliyet konusu, sektörü, stratejileri, teknolojisi ve çalışanların niteliği gibi faktörler bunlar arasında yer almaktadır.

İşletmelerin amaçlarına ulaşabilmesi için fonksiyonların bir sistem içinde bir araya getirilmesi ve yönetilmesi gerekmektedir. Bu açıdan bakıldığında işletmenin kendisi bir sistemdir.

Sistem, belirli parçalardan oluşan (alt sistemler), bu parçalar arasında belirli ilişkiler olan, aynı zamanda bu parçaların dış çevre ile ilişkisinin olduğu bir bütündür. Yine sistem, sınırları açıkça belli olan, ortak bir amaca doğru organize bir dönüşüm süreci içinde girdiler alarak ve çıktılar üreterek birlikte çalışan, birbirleriyle etkileşim içinde olan bileşenlerin kümesi olarak da tanımlanmaktadır. Bu tanımlara dayalı olarak bir sistemin iki temel özelliğinden bahsedilebilir:

• Bir Amacı Olmak: Her sistemin gerçekleştirmek istediği belli bir amacı ya da amaçları vardır. Herhangi bir amacı olmayan bütünü sistem olarak adlandırmak olası değildir.

• Birbirleri ile Etkileşimde Bulunan Parçalardan Oluşmak: Sistemi bir bütün olarak oluşturan parçalar amacı gerçekleştirmek için birlikte çalışırlar ve çalışma sırasında birbirleri ile etkileşimde bulunurlar.

Sistemi biraz daha açıklamak istersek, birbiriyle etkileşimli beş bileşenden oluştuğu söylenebilir:

• Girdi, sisteme giren ve işlenecek tüm unsurlara verilen addır. Örneğin hammaddeler, enerji, veri ve insan çabası birer girdidir.

• Süreç, girdiyi çıktıya çeviren dönüşüm işlemlerine verilen addır. Bir üretim süreci, nefes alım süreci veya matematiksel hesaplama buna verilebilecek örneklerdir.

• Çıktı, dönüşüm işlemi ile üretilmiş yeni verilerin gidecekleri son noktaya taşınmalarını içerir. Örneğin, bitmiş ürünler, insan hizmetleri ve bilgi yönetimi birer çıktıdır.

• Geri bildirim, bir sistemin performansı hakkında verilerdir.

• Kontrol, geri bildirimi takip ederek ve değerlendirerek sistemin amacına uyacak şekilde hareket edip etmediğini belirlemeyi kapsar.

Bir işletmede çok farklı nitelikte fonksiyonlar bir başka ifadeyle alt sistemler yer alabilmektedir. Genel anlamda bir işletmede olabilecek farklı nitelikteki fonksiyonlar arasında, yönetim, pazarlama, üretim, insan kaynakları yönetimi, finansman, muhasebe, halkla ilişkiler, tedarik, ar-ge örnek verilebilir. Bu fonksiyonları;

• Genel,

• Temel ve

• Yardımcı olmak üzere üç grupta inceleyebiliriz.

Bu fonksiyonlar içinde yönetim işletmenin genel fonksiyonudur. İşletmenin bütününe yönelik bir fonksiyondur. Üretim, pazarlama, finansman, insan kaynakları gibi diğer işletme fonksiyonlarının etkileşiminden ve başarısından birinci derece sorumlu olan birim olup işletmenin amaçlarını gerçekleştirmek için planlama, örgütleme, yöneltme ve kontrol işlevlerini sistemli ve bilinçli bir şekilde yerine getirmektedir.

Üretim ve pazarlama fonksiyonları ise işletmenin temel fonksiyonlarını oluşturmaktadır. Bu fonksiyonlar ürün ve hizmetlerin üretilmesi ve bunların müşterilere iletilmesi ile ilgili gelir yaratan faaliyetlerdir.

Finans, insan kaynakları, ar-ge, inovasyon, muhasebe, kurumsal iletişim ve halkla ilişkiler ise işletmenin yardımcı fonksiyonları olarak kabul edilmektedir.

Yönetim

Yönetim, organizasyon kaynaklarının etkin, yeterli biçimde planlanması, örgütlenmesi, yöneltilmesi ve denetlenmesi yoluyla organizasyon amaçlarına erişilmesini sağlayan bir süreçtir. Yönetici ise, örgütsel kaynakları, örgütsel amaçları başarmak için iş birliği ve uyum içinde kullanan kişidir.

Yönetim faaliyeti işletmeye insan, para, hammadde, teknoloji ve bilgi gibi kaynakların alımıyla başlar. Daha sonra yönetim fonksiyonları sürece dâhil edilir. Yönetici öncelikle kendisine verilen hedeflere ulaşabilmek için yapılacak işleri planlar. İkinci olarak plana uygun şekilde işlerin tamamlanması için elindeki işgücü dâhil tüm kaynakları organize eder. İşler planlandıktan ve organize edildikten sonra sıra işlerin yapılmasına gelir. Yönetici bu aşamada yöneltme işlevini gerçekleştirerek işletmedeki herkesi amaçlar doğrultusunda harekete geçirir. Son olarak yönetici yapılan işlerin plana uygun olarak yürütülüp yürütülmediğini denetleyerek gerekli düzeltmeleri yapar.

İşletmelerde genel olarak;

• Üst,

• Orta ve

• Alt olmak üzere üç farklı düzeyde yönetim kademesi vardır.

Günlük faaliyetlerin yürütülmesinden alt düzey yöneticiler; tepe yönetimince belirlenen amaçlara yönelik uygulamaların gerçekleştirilmesinden orta düzey yöneticiler; işletmenin bütününden ve geleceğinden sorumlu yöneticiler ise üst düzey yöneticiler*dir.*

Yönetim kademeleri itibariyle yöneticiler üç tür yeteneğe sahip olmaktadır. Bunlar;

• Teknik,

• Beşeri ve

• Kavramsal yeteneklerdir.

Teknik yetenek, uzmanlaşmış bilgiyi, deneyimi ve özel araç ve teknikleri kullanmayı gerektiren yetenektir. Üst yönetim düzeyinde bu yeteneğe daha az ihtiyaç duyulmaktadır.

Yönetim iş birliği faaliyetidir. Yöneticiler hem iç çevrede çalışanlarla hem de dış çevrede bulunan insanlarla iletişim kurmak ve kuvvetlendirmek zorundadır. İşte yöneticinin bu yeteneği beşeri yetenek olarak adlandırılmakta ve her yönetim kademesi açısından eşit düzeyde önem arz etmektedir.

İşletmeyi bir bütün olarak görebilme, faaliyetler arasında koordinasyon sağlayabilme yeteneği ise kavramsal yetenektir.

Üretim

Üretim fonksiyonu, insanların ihtiyaçlarını karşılamak üzere üretim faktörlerinin, doğa, sermaye, emek, girişimcinin uygun ortamda bir araya getirerek ürün ve hizmetlerin meydana getirilmesi olayıdır.

Üretim fonksiyonu aynı zamanda işletmenin elinde bulunan malzeme, makine ve insan gücü kaynaklarının belirli miktardaki mamulün istenilen nitelikte istenilen zamanda ve en düşük maliyetle üretimini sağlayacak biçimde bir araya getirilmesidir. Üretim işlevi genel olarak bir dönüştürme süreci olarak tanımlanmaktadır. İşletmelerde üretim faaliyetleri veya işlevleri arasında sayılabilecek, üretim ile ilgili kişilerin görev ve sorumluluğunda olan başlıca konu ve faaliyetler şöyle sıralanabilir:

• Üretim Sistem ve Stratejisini Düzenleme,

• Üretim Planlama,

• Ürün ve Hizmet Tasarımı,

• Üretim Sürecini Planlama,

• Kalite Kontrol,

• Yer Seçimi,

• İş Yeri Düzenleme,

• Tedarik Zinciri Yönetimi,

• Stok Yönetimi.

Bir tedarik zinciri, ürünlerin, tedarikçiler, üreticiler, toptancılar, dağıtımcılar, perakendeciler ve nihai olarak tüketiciler arasındaki hareketi sağlayan ilişkiler ve bağlantılar bütünüdür.

Pazarlama

Dar anlamda pazarlama, ürün ve hizmetlerin üreticisinden tüketiciye ulaştırılmasını temin eden dağıtım yönünü ifade ederken; geniş anlamda pazarlama kavramı ise tüketici ve toplumun tepki, istek ve arzularını ve ihtiyaçlarını takip ve tespit ederek yatırım ve üretim faaliyetlerinin yönlendirilmesi olayını ifade eder.

Üretim fonksiyonuna yön veren ve onun tamamlayıcısı olan fonksiyon pazarlama fonksiyonudur. Sanayi devrimi öncesine ait bir yaklaşım olan “Ne üretirsem satarım” anlayışı, yerini sanayi devrimiyle “önce nasıl satar, sonra nasıl üretirim” yaklaşımına bırakmıştır.

Amerikan Pazarlama Derneği’nin tanımına göre pazarlama, müşteriler için değer yaratma, değeri tanıma ve sunmayı hedefleyen ve örgüte ve onun paydaşlarına fayda sağlama amacıyla müşteri ilişkilerini yönetmeye yönelik süreçler dizisidir.

Paydaş, örgüt amaçları, politikaları, uygulamaları, kararları ve faaliyetlerinden etkilenen veya bu faaliyet ve kararları etkileyebilen birey veya gruplara verilen addır. Hissedarlar, çalışanlar, yöneticiler, müşteriler, tedarikçiler, hükümet, rakipler, sivil toplum kuruluşları örnek olarak verilebilir.

Pazarlama faaliyetleri, pazarlama planlaması ile başlar.

Pazarlama planlamasında iki temel adım vardır:

• Bunlardan ilki hedef pazarın belirlenmesi,

• Diğeri ise pazarlama karmasının oluşturulmasıdır.

Hedef pazarın belirlenmesi, hangi pazar dilimindeki tüketici istek ve ihtiyacına yönelik üretim ve pazarlama faaliyetleri yürütüleceğine karar verilmesidir.

Pazarlama karması, seçilen hedef pazardaki tüketicilerin istek ve ihtiyaçları doğrultusunda müşteri tatmini sağlamak amacıyla işletmenin kontrolünde olan bileşenlerden meydana gelen bir karmadır.

Bu bileşenler;

• Ürün,

• Dağıtım,

• Tutundurma ve

• Fiyattır.

Ürün, toplumun istek ve ihtiyaçlarını karşılamak üzere pazara arz edilen mal veya hizmetlerdir.

Dağıtım, tüketicilerin istediği ürünlerin istenilen miktarda ve istenilen yerde bulunması için verilmesi gereken kararlardır.

Tutundurma, ürün veya işletme ile ilgili bilgilerin pazara ve tüketicilere iletilmesi ve onların satın alınmaya teşvik edilmesi ile ilgili faaliyetlerdir.

Fiyat, bir ürün için belirlenen bedeldir.

Finansman

İşletmenin yardımcı fonksiyonlarından biri finansman fonksiyonudur. Finansman fonksiyonu, işletmenin ihtiyaç duyduğu fonların en uygun koşullarda sağlanması ve bu fonların en etkin biçimde kullanılması ile ilgili faaliyetler olarak tanımlanabilir.

Bir finans yöneticisinin yerine getirmesi gerekli faaliyetleri aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür;

• Finansal Analiz ve Kontrol,

• Finansal Planlama,

• Aktiflerin Yönetimi,

• İhtiyaç Duyulan Fonların Tedariki,

• İşletmenin Karşılaştığı Özel Sorunların Çözümü (Başka bir işletmenin satın alınması, başka bir işletme ile birleşilmesi, işletmenin satılması vb.).

İnsan Kaynakları

İnsan kaynakları fonksiyonu, nitelikli çalışanların doğru zamanda işletmeye seçilmesi, yerleştirilmesi, eğitimi, ödüllendirilmesi ve değerlendirilmesi konularında yürütülen prosedür ve uygulamalardır.

İnsan kaynakları fonksiyonuna ilişkin faaliyetler;

• İnsan kaynakları planlaması,

• Çalışanların seçimi ve yerleştirilmesi,

• Çalışanların eğitimi ve geliştirilmesi,

• Çalışanların performansının değerlendirilmesi,

• İş yerinde çalışanların ücret ve maaş yönetimi,

• Endüstriyel ilişkiler,

• İş güvenliği ve işçi sağlığıdır.

İnsan kaynakları planlaması faaliyetlerinin iki temel amacı vardır:

• Kısa vadede işletmenin faaliyetlerinin aksatılmadan sürdürülmesi için gerekli insan kaynağının temin edilmesi,

• Gelecek dönemlerde işletmenin yatırım ve benzeri değişiklikler sonucunda geleceği seviyedeki insan kaynakları ihtiyacının temin edilmesidir.

Bu iki temel hedefe ulaşmak için öncelikle işletmedeki işlerin tek tek ele alınıp incelenmesi, analiz edilmesi ve onun doğal uzantıları olan iş tanımları ve iş gereklerinin ortaya konulması gerekir.

İş analizi, belirli bir işin en küçük parçalarıyla ayrıntılı olarak tanımlanıp incelenmesi sürecidir. İşletmede işleri yerine getirecek çalışanlarda bulunması gerekli beceri, bilgi ve yetenekleri tespit edebilmek için iş analizlerinin yapılması gerekir.

İş tanımı, iş gerekleri, iş değerlemesi, iş analizi bilgilerinden türetilen bilgilerdir.

İş tanımı, iş analizi bilgilerinden türetilen işletmede yapılması gereken her bir işin görev, yetki ve sorumlulukları, çalışma koşulları gibi bilgilerden oluşmaktadır. Bir başka ifadeyle işin kimliği ve özeti çıkarılmakta ve yazılı hale getirilmektedir. İş gerekleri de iş tanımı gibi iş analizi bilgilerinden türetilmektedir. Belirli işleri yapacak kişilerde bulunması gerekli niteliklerin, becerilerin ve yeteneklerin tespit edilmesidir. İş tanımları gibi genel ve işin bütününü kapsar nitelikte değildir.

Muhasebe

Muhasebe, işletme faaliyetleri hakkında parasal bilgilerin rakamsal olarak belirlenmesi, kaydedilmesi, özetlenmesi, değerlendirilmesi ve ilgili paydaşlara aktarılması sürecidir.

İşletmede gerçekleşen mali nitelikli işlemlere ilişkin verilerin toplanıp işlenerek işletme ile ilgili kişilerin yararına sunulması görevini yerine getiren organizasyona muhasebe denir.

Muhasebe, mali nitelikteki işlemleri ve olayları para ile ifade edilmiş şekilde kaydetme, sınıflandırma, özetleyerek rapor etme ve sonuçları yorumlama bilimi ve sanatıdır.

Halkla İlişkiler

Halkla ilişkiler, “bir kuruluş ile hedef kitlesi arasında iyi niyet ve karşılıklı anlayışa dayalı ilişkileri sürdürmeye yönelik, önceden planlanmış çabalardır.

Halkla ilişkiler uzun süreli, bir yönetim fonksiyonudur. Bir kurumun bütün paydaşlarıyla etkileşimli, uzun soluklu, kazan-kazan anlayışına, itibara, güvene dayalı, olumlu ilişkiler kurması ve sürdürmesi için halkla ilişkiler faaliyetine her zaman ihtiyaç duyulmaktadır.

Halkla ilişkiler sürecinin aşamaları;

• Araştırma,

• Planlama,

• Uygulama ve

• Değerlendirmedir.

Halkla ilişkilerin başarısı, hedef kitleye yönlendirilecek farklı türdeki mesajları taşıyacak ve aynı zamanda halktan gelecek bilgileri, eleştirileri ve önerileri kuruluşa aktaracak etkili araçların kullanımıyla mümkündür. Bu araçları kendi aralarında üç grupta toplayabiliriz.

• Yazılı araçlar: İşletme gazeteleri, dergiler, broşürler, el kitapları, afiş, ilan tahtası ve basın bültenleri vb.

• Sözlü araçlar: Yüz yüze görüşmeler, telefon görüşmeleri, toplantılar, konferans ve seminerler

• Görsel-işitsel araçlar: Radyo ve televizyon, film ve videobantlar, sergi ve fuarlar, festival ve yarışmalar, açılış, yıldönümü, ağırlama törenleri, sponsorluk etkinlikleri vb.

Ar-Ge ve İnovasyon

Ar-ge: İşletmelerde yeni ürün ve üretim süreçlerinin ortaya çıkarılmasına yönelik sistemli ve yaratıcı çalışmalardır.

Ar-ge ve inovasyon fonksiyonunu, işletmenin temel fonksiyonları üretim ve pazarlamadan ayrı düşünmek mümkün değildir. Her üç fonksiyon sürekli karşılıklı etkileşim içindedir.

Pazarlama müşterilerin beklenti ve ihtiyaçlarını sürekli takip ederek pazardaki değişimleri ar-ge departmanına bildirmekte, ar-ge departmanı ise yaptığı araştırmalar ve buluşlar sonucunda elde ettiği sonuçları hemen pazarlama bölümü ile paylaşmaktadır. Pazarlama ve ar-ge biriminden elde edilen veriler doğrultusunda üretim departmanı da üretim faaliyetlerine yön verecek, ya ürün üzerinde değişiklikler yapacak, ya da mevcut ürünü ortadan kaldırarak yeni ürün üretecek veya ürün teknolojisinde yenilik yapacaktır.

Araştırma ve geliştirme faaliyetleri nitelik ve kapsam açısından üç şekilde gerçekleştirilmektedir. Bunlar;

• Temel araştırma,

• Uygulamalı araştırma ve

• Geliştirme olarak sıralanabilir.