Ünite 2: Eğitim Gereksinimlerinin Belirlenmesi

Giriş

Günümüzde hemen her işletme, kendi değer zincirinde yer alan insanlara eğitim ve geliştirme hizmetleri sunmaktadır. Söz konusu çalışmalar, öncelikle belirli gereksinimleri karşılamak üzere düzenlenmektedir. Gereksinimleri bilmeden yürütülen çalışmalardan, çoğu zaman istenen sonuçlar alınamaz. Üstelik gerekli olmayan işler için kaynak harcandığından para, işgücü ve zaman kaybı yaşanmış olur. Bu nedenle, işletmelerde yaşanan sorunları iyi saptayarak bunları gidermeye katkıda bulunacak eğitim ve geliştirme çalışmaları düzenlenmek önemlidir.

Gereksinim Kavramı

Gereksinim ya da ihtiyaç sözcüğünün bilinen birçok anlamı vardır. Anlam, bu kavramın hangi bağlamda kullanıldığına göre farklılık gösterir. Kavram ekonomistler, tıpçılar, eğitimciler ve psikologlar gibi farklı meslek grupları için farklı anlamlar içermektedir. Örneğin, ekonomistler açısından gereksinim kavramı, çoğu zaman sermaye yetersizliği ya da işgücü açığı gibi konuları ifade eder. Eğitimciler için ise, gereksinim kavramının içeriği çoğu zaman öğrenmeyle ilgilidir. Dolayısıyla, günlük yaşamımızın hemen her alanında gereksinimlerden söz ederiz.

Ayrıca, gereksinimler niteliklerine göre çeşitli biçimlerde sınıflandırılabilir. Bunlar arasında en yaygın olarak bilineni Maslow’un Gereksinimler Hiyerarşisi adı verilen sınıflamasıdır. Piramit şeklinde olan bu hiyerarşik yapıya göre, gereksinimlerin önemi aşağıdan yukarıya doğru azalır. En alt sırada, fizyolojik gereksinimler yer alır. Piramidin ortasında, sevgi ve ait olma gibi sosyal gereksinimler bulunur. Piramidin en üst tepesinde ise, kendini gerçekleştirmeye dönük gereksinimler vardır. Eğitim gereksinimleri de, bu kategoride yer alır. Ayrıca, yaratıcılık, sorun çözme ve öteki insanlar tarafından kabul görme gibi gereksinimler bu kategoridedir.

Gereksinim kavramı kısaca, olması istenen durum ile var olan durum arasındaki boşluk olarak tanımlanabilir. Buradaki boşluk, eksikliği, yetersizliği, sapmayı, açığı ve farkı ifade edebilir. İstenen durum ise, hedef ya da beklenti olabilir. Ayrıca istenen durum her zaman için ideal durum olmayabilir.

Sıklıkla, gereksinim ve sorun kavramları birbiri ile karıştırılır. Ancak gereksinim, bir açığı ya da boşluğu ifade ederken sorun sözcüğü, aşılması gereken bir engel ya da giderilmesi gereken bir belirsizliği anlatır.

Eğitim Gereksinimlerinin Türleri

Yaygın olarak karşımıza çıkan eğitim gereksinimleri aşağıda kısaca açıklanmıştır.

Ölçüte Dayalı Gereksinimler: Bu gereksinimler normatif gereksinimler olarak da anılır. Bu tür gereksinimlerde, olması istenen durumu çoğu zaman yasa koyucular, meslek örgütleri ya da işletme üst yönetimleri belirler ve aynı zamanda denetler. Ortada yasalar, yönetmelikler, genelgeler, direktifler, emirler, bağlayıcı kararlar vb. vardır. Olması istenen duruma ilişkin tanımlamalar dikkate alınmalıdır. Bu tür gereksinimlerin karşılanmasına ilişkin yaptırımlar vardır.

Karşılaştırmalı Gereksinimler: Bu kategorideki gereksinimler bir şeye sahip olanlarla sahip olmayanların karşılaştırılmasına dayanır. Genellikle sahip olanların, daha üstün olduğu varsayılır. İşletmelerde kıyaslama çalışmaları yapılarak, diğer işletmelerin üstün yönlerine sahip olunmaya çalışılır. Karşılaştırmalı gereksinimlerin her zaman doğru olmayacağı, dikkate alınması gereken bir konudur.

Hissedilen Gereksinimler: Bu tür gereksinimler genellikle bireysel isteğe bağlı gereksinimlerdir. İşletmede her çalışan kendine göre, bazı eğitim ve geliştirme olanaklarından yararlanmak isteyebilir ve kendisi için uygun olduğunu düşündüğü eğitimler için istemde bulunur. İşletmeler bu tür gereksinimlerin tümünü karşılayamayabilir.

Açıklanmış Gereksinimler: Çoğu zaman, kurumsal kanallarla ve belirli sayıda çalışan tarafından açıklanan gereksinimlerdir. Belirli işleri ya da görevleri üstlenmiş olan bireyler, gördükleri bir yetersizliği/eksikliği ortadan kaldırmak için eğitim isteminde bulunurlar. Burada talep bireysel değil, bir topluluğun talebidir.

Öngörülmüş Gereksinimler: İşletmelerin gelecekte yapacağı işler ya da başlatacağı yeni girişimler, çalışanlar açısından bazı eğitim ve geliştirme gereksinimleri yaratabilir. Söz konusu gereksinimler önceden tahmin edilebiliyorsa, bunlara öngörülmüş gereksinimler denir.

Yaşamsal Olay Türü Gereksinimler: Bu tür gereksinimler çok sık ortaya çıkmaz ve çıkması da istenmez. İşletmelerde yaşanan her önemli olaydan, çıkarılması gereken dersler vardır (toplu iş bırakma, zehirlenme, yangın vd.). Önemli olan, bu tür olayların yaşanmasından önce önleyici önlem almaktır Bunun için olay inceleme ve değerlendirme ekipleri kurularak, önemli sayılan olaylar, birçok açıdan irdelenir. Bu ekiplerin yaptığı teknik çözümlemelerin yanı sıra, özellikle insan öğesinden kaynaklanan hatalar da irdelenir. Eğer olayların oluşmasında insanların bilgi, tutum ve beceri eksikliğinden kaynaklanan sorunlar varsa gelecekte benzer olayların yaşanmaması için eğitimler düzenlenir.

Eğitim Gereksinimlerini Saptama Yöntemleri

İşletmenin vizyon ve misyonuyla ilgili olan gereksinimlerin belirlenmesi, kolay bir iş değildir. İşletmelerde, eğitim gereksinimlerini belirlemede yararlanılabilecek çeşitli yöntemler bulunur. Bu yöntemler aşağıda sırasıyla açıklanmaktadır.

Belge Tarama: İşletmelerde insan kaynaklarını ilgilendiren çeşitli belgeler bulunur. Bu belgeler, ayrıntılı biçimde incelenerek eğitim gereksinimleri saptanabilir. İş tanımları, özlük dosyaları, dönemlik raporlar, toplantı kararları, şikâyetler, talepler, denetim raporları, tutanaklar, performans değerlendirme sonuçları, yazışmalar, sözleşmeler, araştırma sonuçları, bakım-onarım kayıtları ve müşteri görüşleri gibi belgeler incelendiğinde çalışanların ne yapmaları gerektiği, ne yaptıkları ve beklenen ile gerçekleşen arasındaki farkların neler olduğu kolayca görülebilir. Eğer aradaki önemli ve giderilmesi gereken bir fark varsa, eğitim ve geliştirme gereksinimlerinden söz edilebilir.

Anket: Genel olarak anket aracılığı ile insanların belirli özellikleri, görüşleri, düşünceleri, algıları, davranışları, değerlendirmeleri, inançları ve istekleri gibi konularda bilgi toplanır. Anketin gücü, kısa sürede çok sayıda kişiden geniş bir alanda bilgi almaya olanak sağlamasından kaynaklanır. Sorulara verilecek yanıtlar, genelde sunulan seçeneklerle sınırlıdır, bununla birlikte ankete yanıt verenler de, bazı durumlarda seçenek ekleyebilirler. Bu tür durumlarda, “başka” seçeneği de sunulur ve başka sözcüğünün neyi ifade ettiği konusunda açıklama yapılması beklenir. Anket, yanıt kategorileri daha önceden belirlenmiş, belirli bir soru sırası ve yapılandırması olan bir ölçme aracıdır.

Anket hazırlanmadan önce kapsamlı bir alan taraması yapılmalıdır. Anketler yüz yüze, telefonla, posta yolu ve bilgisayar aracılığı ile uygulanabilir. Anketlerin güvenilirlik düzeyleri genelde düşük olmaktadır.

Test Uygulaması: İşletme çalışanları çeşitli eğitim ve geliştirme olanaklarından yararlanabilmek ya da yaptıkları işlere ilişkin yeterlik belgelerini elde edebilmek için, birçok teste tabi tutulurlar. Bu testlerin başlıcaları şunlardır: İşe giriş testleri, göreve atama testleri, belgelendirme sınavları, süreli performans ölçümleri, işte yükselme sınavları, görev değişikliği durumunda kullanılan testler.

Özü itibariyle bir uyarıcılar bütünü olan testler, genel olarak katılımcıların zekâ, yetenek, bilgi, anlayış ve becerilerini ölçen araçlardır.

Gözlem: Öngörülen bilgi, tutum ve becerilerin sergilenme düzeyini doğal ortamda gözlemleyip, bunlardan gereksinim saptama amaçlı yararlanılabilinir. Hedef yetkinliklerin beklenen biçimde ve düzeyde sergilenip sergilenmediğine baktıktan sonra, eğer bunlar kapasite eksikliğinden kaynaklanıyorsa birer eğitim gereksinimi olarak tanımlanabilir. Bu anlamda, gözlem sonuçları, iş görenlerin sorumlu oldukları görevleri yerine getirirken sergiledikleri hata ve eksiklikleri ortaya koyar. Bunun için gözlemler sırasında genellikle ürünler, örnekler, koşullar, süreçler, işlemler, tutumlar ve davranışlar gözlenir. Gözlem türleri, canlı ve kayıtlı gözlem, haberli ve habersiz gözlem gibi gruplara ayrılır.

Gözlem yapılırken gözlem formu ve denetim listeleri kullanılır. Denetim listeleri, sayısal bilgi sağlamakla birlikte, nesnellik yanı zayıftır.

Görüşme: Çalışanlar ya da bağlantılı oldukları kişilerle yapılan doğrudan görüşmeler, çalışanların eğitim ve geliştirme gereksinimlerini saptamanın bir başka yoludur. Bu görüşmeler yüz yüze, telefonla, elektronik olarak, video konferans yoluyla ve yerinde ziyaret biçiminde olabilir. Görüşmeyi yürüten kişiler, görüşülen kişilerden hem işletmede sunulması gereken eğitim hizmetleri hem de kişisel olarak kendilerinin hangi eğitimlere gereksinim duyduklarına ilişkin görüşlerini öğrenmeye çalışırlar.

Gereksinim saptama amaçlı görüşmeler, gerçekleştirilme biçimlerine göre üç şekilde olabilir. Bunlar;

• Yapılandırılmış,
• Yarı-yapılandırılmış ve
• Yapılandırılmamış görüşmelerdir.

İş Analizi: Çalışanların yapmaları beklenen işlerin ya da üstlendikleri sorumlulukların ayrıntılı ve sistematik bir çözümlemesini yapmak birçok açıdan yararlar sağlar. Bu yöntemi kullanarak işin kapsadığı görevler, bu görevlerin içindeki işlemler, söz konusu işlemlerin içerdiği adımlar vb. teknik ayrıntılar net biçimde belirlenir. Ayrıca, işle ilgili gereklilikler bağlamında; iş gören nitelikleri, kullanılacak teknolojik araçlar, öngörülen üretim biçimi, uyulması gereken güvenlik kuralları vb. ortaya çıkarılmış olur.

İş analizi sonuçlarına göre, çalışanların iş ve görev tanımları oluşturulur.

Tartışma: Özellikle büyük işletmelerde, çalışanların niteliklerini artırmak için neler yapılması gerektiğine ilişkin çeşitli görüşler sıkça paylaşılmaktadır. Bu tartışmalar sırasında, öteki konuların yanı sıra, iş görenlerin eğitim/geliştirme gereksinimleriyle ilgili konular da gündeme gelmekte ve katılımcılar kişisel saptamalarını, eleştirilerini ya da önerilerini paylaşmaktadır. İşletmelerde eğitim ve geliştirme işlevlerinden sorumlu olan birimler, bu toplantılara bir temsilci göndererek ya da söz konusu toplantıların tutanaklarını inceleyerek oldukça yararlı bilgilere ulaşabilirler.

Bazı işletmelerde;

• Beyin fırtınası,
• Odak küme tartışması,
• Forum ve
• Çapraz ateş paneli gibi tartışma teknikleri kullanılarak, eğitim konularını tartışmak üzere toplantılar düzenlenebilir.

Yaşamsal Olay İncelemesi: Büyük olumsuzluklara işaret eden yaşamsal olaylarla çok ender karşılaşılır. Kazalar, patlamalar, sistem arızaları, yüksek oranda ürün iadeleri, müşteri şikâyetlerinin birden bire artması gibi durumların sonuçları ciddi ise, bunlar birer yaşamsal olay olarak değerlendirilir. Söz konusu olayları ayrıntılı biçimde inceleyerek insan unsurundan kaynaklanan bir hataya dayanıp dayanmadığına bakılır; insan kaynaklı bir hata saptanırsa bunun bir eğitim gerektirip gerektirmediği araştırılır.

Eğitim Gereksinimlerinin Ayırt Edilmesi

Bir işletmede, saptanmış olan gereksinimlerden hangilerinin eğitim yoluyla çözümlenebileceğine karar vermek, hem zor hem de stratejik bir karardır. Bu konuda sağlıklı kararlar verebilmek için, üç kavram arasındaki ilişki iyi irdelenmelidir;

• Potansiyel; bireyin tüm gizil güçlerinin toplamı.
• Kapasite; iş yapabilme ya da görevi başarabilme gücü.
• Performans; bir işi başarıyla yapan kişinin sergilediği ya da yansıttığı eylemler.

Eğitim gereksinimi kararı verilirken bu kavramlar arasındaki işleyiş sondan başa doğru sorgulanır. Eğer bir işletmedeki çalışanlar, kendilerinden beklenen performansı sergiliyorlarsa, olması istenen durum ile var olan durum arasında bir boşluk yoktur. Dolayısıyla, burada bir eğitim gereksiniminden söz edilemez. Buna karşılık, çalışanların performansı beklenen düzeyde değilse, bunun nedenleri araştırılır. Söz konusu araştırmanın sonucunda, eğer performans yetersizliğinin kapasite eksikliğinden kaynaklandığı sonucuna ulaşılırsa, kapasite eksikliğini gidermek için eğitim düzenlenir. Ancak bireylerde işi yapabilme kapasitesi olduğu halde, istenen performans elde edilemiyorsa, eğitim dışı seçeneklere başvurulması daha yerinde bir karar olabilir, yani bu durumda çözüm eğitimde değildir.

Eğitim dışı seçenekler;

• Yönetimsel ve
• Gelişimsel seçenekler olarak ikiye ayrılır.

Eğitim bir kapasite kazandırma işidir, Kapasitenin kazanılabilmesi için de, eğitime katılacak kişinin potansiyel sahibi olması gerekir.

Eğitim Gereksinimlerinin Önceliklendirilmesi

Saptanan eğitim gereksinimlerinin tümünü karşılamak, pratik olarak hem olanaksız hem de anlamsız olabilir. Bu nedenle eğitim dönemi içinde hangi gereksinimlerin karşılanacağına karar vermek gerekir. Böyle bir karar da önceliklerin oluşturulması anlamına gelir. Eğitim gereksinimlerini önceliklendirmede bazı teknikler vardır. Bunların çoğu, özü itibariyle karar verme yöntemlerine dayalı tekniklerdir. Hangi tekniğin kullanılacağına karar verirken, her tekniğin güçlü ve zayıf yönlerine bakılmaktadır. Eğitim gereksinimlerini önceliklendirirken yaygın olarak kullanılan teknikler şunlardır;

• Kart Karıştırma,
• Delfi Tekniği,
• Sıralı Düzenleme,
• Eşleştirilmiş Ağırlıklandırma,
• Nominal Küme Tekniği,
• Çoklu Oylama,
• Önceliklendirme Matrisi,
• Pareto Diyagramı.

Eğitim Gereksinimleri İçin Kurumsal Çözümleme

Bir işletmedeki eğitim ve geliştirme gereksinimleri o işletmedeki kurumsal yapıdan bağımsız düşünülemez. Kurumsal yapı ve işleyiş, yaşanan sorunların artma ya da azalmasında önemli bir rol oynar.

İşletmelerde genel olarak eğitim uygulamalarını özel olarak da eğitim gereksinimi saptama çalışmalarını etkileyen durumları;

• Destekleyici koşullar ve
• Engelleyici koşullar başlığı altında tartışmak olanaklıdır.

Destekleyici koşullar; eğitim gereksinimi saptama çalışmalarının, sağlıklı bir şekilde yürütülmesine katkıda bulunan ya da bu süreci kolaylaştıran koşulları kapsar. Bunlar arasında olumlu anlamdaki kurum felsefesi, örgütsel politikalar, gelecek hedefleri, fiziksel tesisler, insan kaynakları, parasal olanaklar, araştırma-geliştirme çalışmaları, yeniliğe açıklık, insana verilen değer, eğitime bakış, zaman yönetimi, takım kültürü, proje deneyimi, iletişim yapısı vb. boyutlar özellikle önemlidir.

Engelleyici koşullar ise, eğitim gereksinimi saptama çalışmalarını yavaşlatan ya da anlamsızlaştıran durumları kapsamaktadır. İşletmelerde sıkça yaşanan yeniden yapılanma çalışmaları, toplu işten çıkarmalar, tek adam yönetimi, gelecek hedeflerini öteleme, bütçe kesintileri, işbirliği kültürünün yetersizliği, birimler arasındaki çekişmeler, uygulanmayan kararlar, geçmiş projelerdeki başarısızlıklar, zamana duyarsızlık, bürokratik tıkanma, ödüllendirmede adaletsizlik vb. durumlar engelleyici koşullar olarak değerlendirilebilir.

Eğitimin Hedef Kitlesinin Belirlenmesi

Eğitim gereksinimlerine ilişkin öncelikleri oluşturduktan sonra, bu eğitimlere katılacak kişi ve kesimlerin belirlenmesi gerekir. Düzenlenecek her eğitim programının hedef kitlesi farklı olacaktır. Bu aşamada, hangi eğitime hangi kesimlerin katılacakları, dolayısıyla onların eğitim açısından önemli olan toplumsal ve bireysel özelliklerini belirlemeye gerek duyulur. Eğer gereksinim saptama çalışmaları sistemli biçimde yürütülürse, hedef kitle tanımlaması zaten büyük ölçüde kendiliğinden ortaya çıkacaktır. Ancak yine de olası katılımcılar hakkında ayrıntılı bilgiler toplamak ve program geliştirme çalışmalarında bunlardan olabildiğince yararlanmak gerekmektedir.

İşletmelerdeki eğitim ve geliştirme çalışmaları açısından hedef kitle ikiye ayrılır;

• Birincil hedef kitle , eğitim programının doğrudan kendileri için geliştirildiği kitle.
• İkincil hedef kitle ise , eğitim programında bazı değişiklikler yapmak koşuluyla, eğitimden yararlanabilecek kişileri kapsar.

İşletmelerde eğitim/geliştirme gereksinimleriyle ilgili belirlemeler, çözümlemeler ve önceliklendirmeler yapılırken eğitimden yararlanması beklenen iş görenlerin hangi özelliklere sahip olduğu da tanımlanır. Böylece, eğitim olanaklarından yararlanacak kişilerin farklı koşul, beklenti ve özellikleri eğitimin geliştirilmesiyle ilgili çalışmalara ışık tutar. Bu yüzden, her eğitimin hedef kitlesi;

• Toplumsal ve
• Bireysel özellikler bakımından ayrıntılı biçimde tanımlanır.

Özetle, karar vericilerin “eğitimi kimin için geliştireceğiz?” sorusunun yanıtını almasıyla ilgidir.