Ünite 8: Resmi ve Adli Yazışma Usulleri ile Uyap Kullanımı

Giriş

Kurumlar arası ve kurum içi yazışmaların belirli bir usul ve düzen içerisinde ilerlemesi, hem kolaylık sağlaması açısından hem de devlet yazışmalarının düzen ve itibarı açısından önemlidir. Bu nedenle resmi yazışma usulleri önemsenmiş ve belirli bir düzen çerçevesinde yürütülmek istenmiştir. Bu nedenle bu usulleri belirleyen yönetmelik ve genelgeler yayınlanmış ve ilgili kanunlarla düzenleme yapılmıştır. Resmi yazışma kurallarına ilişkin olarak şuan yürürlükte bulunan yönetmelik, 15/12/2014 Tarihli 2014/7074 Sayılı Bakanlar Kurulu kararı ve 2/2/2015 tarihli Resmi Gazete ile yürürlüğe konulan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas Ve Usuller Hakkında Yönetmeliktir. Resmi yazışma kurallarını belirleyen ana kaynak bu yönetmeliktir.

Resmi Yazışma

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas Ve Usuller Hakkında Yönetmelikte resmi yazı; kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belge olarak tanımlanmıştır. Resmi yazışma usullerine tüm kamu kurum ve kuruluşları uymak zorundadır. Yargı sisteminde bir evrakın resmi yazı olarak kabulü hâkim veya cumhuriyet savcısı ile zabıt kâtibi tarafından ıslak veya elektronik imza ile imzalaması ile olmaktadır.

Resmî belge, kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri ifade etmektedir. Resmî bilgi ise kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgiler olarak tanımlanmaktadır. Elektronik ortam, belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini kapsamaktadır. Elektronik belge, elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belge olarak tanımlanabilir.

Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda daktilo veya bilgisayar kullanılır. Bu tür yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir. Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.

Resmi yazının bölümleri:

• Başlık
• Sayı
• Birim kod numarası
• Konu
• Tarih
• Gönderilen makam
• İlgi
• Metin
• İmza
• Onay
• Ek
• Dağıtım
• Paraf

Gelen evrak, kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşları Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas Ve Usuller Hakkında Yönetmelik’in ekinde yer alan kaşeyi örnek alarak kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar. Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur. Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime gönderilir.

Adli Yazışma

Yargılama sürecinde dilekçeler, usul kanunlarına ve belirli yönetmeliklere göre yazılmaktadır. Yargılama esnasında ve sonrasında yargılamaya ilişkin bu dilekçeler adli yazışmadır.

Dosya Düzeni

Mahkeme veya savcılığa şikâyet ve dava dilekçesi ile başvurunun yapılması ile birlikte her dilekçe için ayrı bir dosya oluşturulmaktadır.

Hukuk mahkemelerinde dosyada, dava dilekçesi, tensip tutanağı, cevap dilekçesi, cevaba cevap dilekçesi, ikinci cevap dilekçesi, vekâletnameler, yazılan müzekkereler ve cevapları, bilirkişi raporu, tarafların bilirkişi raporuna beyanları, keşif tutanağı, duruşma tutanakları, gerekçeli karar, temyiz dilekçeleri, Yargıtay ilamları ve dava türüne göre gerekli diğer belgeler bulunmaktadır. Bu evraklar tarih sırasıyla dosyaya takılır. Ceza mahkemelerinde dava dosyasında, iddianame, iddianamenin kabulü kararı, tensip tutanağı, vekâletnameler, sanıkların nüfus ve adli sicil kayıtları, keşif tutanağı, bilirkişi raporları, istinabe tutanakları, Adli tıp raporları, yazılan müzekkere ve cevapları, delil oluşturan diğer belgeler ve duruşma tutanağı bulunmaktadır.

Dosyanın bilirkişiye, başka mahkemeye, Yargıtay’a veya başka bir yere incelenmek üzere gönderildiğinde dosyanın aslı gelene kadar geçici oluşturulan dosyaya gölge dosya denilir. Gölge dosyanın kapağına, mahkeme adı, esas numarası ve taraf bilgileri yazılır. Dosya içerisine, önemli belgelerin örneği, dosya teslim ve tesellüm tutanağı, dosya gönderme irsaliyesi ve dosya dizi listesinin onaylı bir sureti bulunur. Asıl dosya gelene kadar dosya kapsamındaki tüm belge ve tutanaklar gölge dosyada saklanır. Asıl dosya geldiğinde ise, gölge dosyadaki evraklar asıl doyasına geçirilerek gölge dosyanın işlevi sonlandırılır.

Asıl dosyanın bilirkişiye, başka bir mahkemeye veya mercie gönderilmesi gerektiğinde, zabıt kâtibi tarafından düzenlenen ve dosyada bulanan belgeleri gösteren listeye dizi pusulası denir. Bu liste iki nüsha halinde hazırlanarak altı imzalanır. Nüshalardan biri asıl dosyaya biri gölge dosyaya konulmaktadır.

Uyap Sistemi

UYAP Bilişim Sistemi kullanılarak soruşturma ve kovuşturma işlemleri ile diğer adlî ve idarî işlemlerin etkin, verimli, hızlı, düzenli, şeffaf ve usul ekonomisine uygun biçimde yürütülmesi amacıyla; her türlü işlem ve faaliyetin, UYAP üzerinden gerçekleştirilmesine imkân bulunmayan istisnai hâller saklı olmak koşuluyla, UYAP ortamında, zamanında, eksiksiz ve doğru bir biçimde gerçekleştirilmesi için ilgili kanunlarla düzenlemeler yapılmıştır. Her türlü kalem hizmetlerinin UYAP üzerinden yürütülmesi, tüm birimlerde her türlü veri girişinin eksiksiz ve doğru biçimde yapılması hedeflenmiştir.

UYAP sistemi yargılama faaliyetlerinin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi, iş süreçlerinin hızlandırılması ve elektronik arşivin oluşturulması amacıyla kurulmuş bir sistemdir. Kullanılan portallar, avukat portal, vatandaş portal, bilirkişi portal, kurum portal, e-satış portaldır. Bu portallara e-devlet şifresi, eimza ve m- imza ile giriş yapılmaktadır.

Savcılıklar, mahkemeler, icra ve iflas dairelerinin iş süreçlerindeki her türlü veri, bilgi ve belge akışı ile dokümantasyon işlemleri, bu işlemlere ilişkin her türlü kayıt, dosyalama, saklama ve arşivleme işlemleri ile uyum ve işbirliği sağlanmış dış birimlerle yapılacak her türlü işlemler UYAP ortamında gerçekleştirilir.

Gelen evraktan sorumlu personel, UYAP üzerinden mahkeme veya icra ve iflas dairelerine gönderilen ve iş listesine düşen belgeleri derhal ilgili kişiye ya da doğrudan dosyasına aktarır. Hâkimin veya icra müdürünün onayını gerektiren evrak hâkimin veya icra müdürünün iş listesine yönlendirilir.

Tutanak, belge ve kararlar elektronik ortamda düzenlenir ve gerekli olanlar ilgilileri tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanır. Elektronik ortamda düzenlenen ve güvenli elektronik imza ile imzalanan evrak UYAP kapsamındaki birimlere elektronik ortamda gönderilir. Ayrıca fizikî olarak gönderilmez.