Ünite3: Kamusal Halkla İlişkilerde Bilgi Yönetimi

Giriş

Bilgi yönetimi kavramı özel sektörde ortaya çıkmış bir kavram olmasına rağmen kamukuruluşlarında da uygulanmaya başlanmıştır; çünkübilginin yönetimi yapılmaksızın işte verimlilik,rekabette avantaj, iletişimde şeffaflık, katılımda demokrasigibi pek çok avantaj elde edilemeyecektir.Bilginin yönetilmesinde teknoloji, insan kaynağı, örgütsel yapı ve kültür çok büyük etkiye sahiptir.

Bilgi Çağı ve Bilgi Toplumu

Sosyal hayatın bilgi ile donatılması, bilgi çağına girilmesi, yeni bir bilgi türünün egemen olması veküresel bilgi ekonomisine girilmesi gibi söylemlerbu “bilgi” döneminin ve genel anlamda “bilgi toplumu”kavramının çeşitli yansımaları olarak ortayaçıkıyor.Bilgi Toplumu teknolojik gelişmelere paralel biçimde ortaya çıkan bir durumu tanımlamaktadır.Tarım ve sanayi toplumu tanımlamalarında önplanda olan sosyal ve ekonomik durum enformasyontoplumu bağlamında teknolojik gelişmeler veetkileri çerçevesinde ele alınmaktadır.

Sanayi Toplumu’nun stratejikkaynağının para ve Sanayi-Öncesi Toplumu’nunstratejik kaynağının hammadde olduğu gibi; Sanayi-Sonrası Toplum’un stratejik kaynağının ve dönüştürücügücü bilgidir. İnsanlık tarihinde üçbüyük değişim dalgası gözlemlenmiştir. Bunlardanher biri daha önceki kültürleri ve uygarlıkları yokedip yerlerine, daha öncekilerin akıllarına bile getiremeyecekleriyaşam türleri koymuştur.

Kabile yaşamınınve geleneksel-sözsel iletişimin egemen olduğu toplumunYazı-Öncesi Toplum; yazının ve baskı tekniklerininegemen olduğu toplumun Yazı Toplumu;elektronik iletişim araçlarının egemen olduğutoplumunun Bilgi Toplumu olduğu ifade edilmektedir.Bilgi toplumunun temel dinamiğininbilginin depolanması, bilgi işlem ve kontrol yeteneklerinigeliştiren ve enformasyon, bilgi ve teknolojiüretimini artıran bilgisayarlarolduğu söylene bilinir.

AlvinToffler, bilgi toplumu kavramınısanayi sonrası toplum olarak adlandırır. Toffler’agöre tarım ve sanayi toplumlarının ardından gelenüçüncü dalga enformasyon toplumudur. Toffler, ekonomik üretim birimi olarak bilgi ve iletişim teknolojilerini işaret eder.

Masuda, bilgi toplumunun temel dinamiğinin bilginin depolanması, bilgi işlem ve kontrol yeteneklerinigeliştiren ve enformasyon, bilgi ve teknolojiüretimini artıran bilgisayarlar olduğunu önesürer. Ona göre enformasyon toplumu toplumsalbir dönüşümü ifade eder ve sanayi toplumundantamamen farklıdır.

Bir toplumun bilgi toplumu olma açısından hangi aşamada olduğunu tespit etmek için birtakımölçütlerden yararlanılabilir. Bu ölçütler teknolojik,toplumsal, ekonomik, siyasi ve kültürel ölçütlerolarak belirlenmiştir.

Bilgi yazının keşfedilmesi ile birlikte yukarı doğru büyük bir sıçrama yapmış; ikinci büyük sıçramasınımatbaanın bulunması ile birlikte yapmıştır.Ancak asıl büyük yükselişini bilgisayarın bulunmasıve günlük hayatta kullanılması ile yapmıştır

Bilginin tanımı ve içeriği: Her dönem değerini korumuş olan bilgi kavramı, erişilen teknolojik düzey göz önünealındığında günümüzde insan hayatı için çok dahamerkezi ve önemli bir noktadadır. Tarım toplumunaerişen insanlık için ekin yetiştirecek araç gereç yapımı, sanayi dönemi insanlık için makineleri çalıştıracak güç neyse günümüz toplumu için bilgi onuifade etmektedir. Bu nedenle bilginin elde edilmesi, düzenlenmesi, saklanması gibi durumlar her zamankindendaha çok önem taşımaktadır.

Hiyerarşik olarak düşünüldüğünde en alt basamakta yer alan veri biranlamda hammadde olarak değerlendirilmektedir. Verilersemboller, rakamlar, harfler ve işaretlerle temsil edilenve işlenmek üzere bekleyen ham haldeki gerçekliklerdir.Enformasyon ise bu verilerin çeşitli yollarla analiz edilerekanlamlı bir hale getirilmiş haline verilen isimdir. Enformasyonçeşitli analiz, gruplama ve sınıflama işlemlerindengeçtikten sonra ileri bir zamanda kullanıma hazırhale geldiğinde ise bilgi ortaya çıkmaktadır. Bu hiyerarşikyapının en üst basamağında yer alan akıl ise toplumsalolaylarda doğu ve yanlış olanı ayırt etmemize yarayantüm bilgileri kapsamaktadır.

Örtük bilgi zaman içinde geliştirdiğimiz, içimizde ve düşüncelerimizde var olan bilgidir. Zaman içinde edinildiği için eylemlerimize kendiliğinden yansıyan bu bilgi türü başkalarıyla paylaşılmasıgüç bir bilgidir. Açık bilgi ise sözel, sayısal, görsel formlarda kodlanabilen bu nedenle paylaşılması kolayolan bilgi türüdür.

Örtük ve açık bilgi arasındaki farklılıklar (Tablo 3.1.; S. 61).

Örtük bilgi:

·Deneyime Dayalı

·Analog

·Gözlemlenemez

·Kompleks

·Belgelenmemiş

Örneğin: Büyük bir restoranda her bir yemeğin kendine özgü tarifi, püf noktaları olması.

Açık bilgi:

·Rasyonel

·Dijital

·Gözlemlenebilir

·Basit

·Belgelenmiş

Örneğin: Menüde yer alan yemek çeşitleri.

Bilgi kullanış biçimi, nasıl algılandığı ve organize edildiğine bağlı olarak değişik biçimlerde sınıflandırılabilir. Bu açıdan yaklaşıldığında bilgi dört başlık altında değerlendirilmektedir. Bu başlıklar;

·İdealist bilgi

·Sistematik bilgi

·Pragmatik bilgi

·Otomatik bilgi

Açık bilgi; yazılı hale getirilmiş olan, bu şekilde paylaşılabilen bilgidir. Örtük bilgi ise yazılı hale getirilmemiştir;kişilerin deneyimlerinde şekil bulurve kişisel inanış, bakış açısı ve değerleri içerir. Şirketleriçin asıl önemli ve değerli olan örtük bilgidir.Bu nedenle, örtük bilginin açığa çıkarılması, kullanılmasıve paylaşılması ile “öğrenen organizasyon”, “enformasyonun içselleştirilmesi” ve “yeni bilgininüretilmesi” kavramları ön plana çıkar.

Bir şirket, rekabet avantajına sahip olabilmek için bilgi varlığınınne olduğunu saptamalı ve bu varlığı en yüksekgetiriyi elde etmek için nasıl yönetmesi gerektiğinibilmelidir. Önemli olan sahip olunan bilginin niteliğidir.Bir şirketin bilgi varlığı(knowledgeassests),kâr elde etmek, değer yaratmak, rekabet avantajınıve sürdürülebilir büyümeyi yakalamak için sahipolduğu veya sahip olması gereken pazar, ürün, teknolojive organizasyona ait bilgilerin tamamıdır.

Bilgi yönetimi:Örgüt fonksiyonlarından biri olan bilgi yönetimi, bilgi teknolojileri aracılığıyla kararverme sürecine ve diğer stratejik amaçlara önemlidestekler sağlamaktadır.

Bilgi yönetimi temel olarak örgüt ortamında sürekli artan bilgi kapasitesini güncellemek, oluşanbilgilerin ulaşılabilir ve gerekli olanlarını ve bunlaraulaşmak için gerekli olan işlemlerin tanımlanmasıve analizini kapsayan ve bunların örgüt çalışanlarıylapaylaşılmasını sağlayan bir disiplindir.

Bilgi yönetimi kavramı örgütsel öğrenme akımlarının temeline dayanangelişmeler, teknolojik ilerleme ve enformasyon teknolojilerindekiatılımın bir sonucu olarak ortayaçıkmıştır. Bilgi yönetimi, kurum tarafından üretilen veya dışarıdan sağlanan her türlü açık ve örtülü bilginintespiti, toplanması, kaydedilmesi, ilgililerine iletilmesive depolanmasını, en etkin, ekonomik ve hızlıbir biçimde yerine getiren sistemdir. Bu nedenlebilgi yönetimi, kendi yönetim yapısına göre hertürlü organizasyona uyarlanabilen ve aktif olarakkullanılması gereken çağdaş bir yönetim modelidir. Örgüt içinde bireylerin sahip olduğu bilginin değer kazanması içinörgütsel seviyeye çıkması gerekmektedir. Örgütselboyutuyla ele alındığında karşımıza şu dört modelçıkmaktadır:

1.Örtu¨lu¨ bilgiden örtu¨lu¨ bilgiye: Bu, örtu¨lu¨ bilginin bir başkasına örtu¨lu¨ bir biçimde aktarılması şeklinde ifade edilmektedir.

2.Açık bilgiden açık bilgiye: Kayıtlı herhangi bir bilginin başka bir biçimde kaydedilmesidir.

3.Örtu¨lu¨ bilgiden açık bilgiye: Örtu¨lu¨ bilginin açıklanması, ifade edilmesi ve kaydedilmesi anlamına gelen bir modeldir.

4.Açık bilgiden örtu¨lu¨ bilgiye:Açık bilgi firmanın bütünü¨ içinde paylaşıldıkça, diğer iş görenler o bilgiyi içselleştirmeye, yani kendi örtu¨lu¨ bilgilerini genişletmek, yaymak ve yeniden biçimlendirmek için kullanmaya başlar.

Kurumlarda bilgi yönetimi uygulamasının başarılı bir biçimde yürütülebilmesiiçin bilgi yönetiminin ne olduğunu, kurumsalişlevini ve kişisel sorumluluklarıgösteren bir el kitabı hazırlamak gerekmektedir.

Bilgi yönetimini oluşturan süreçlerin birbirlerini tamamlayan süreçler olarak düşünülmesi ve her bir parçanın diğerleriyle olan uyumunun sağlanması gerekmektedir. Bilginin elde edilmesi farklı kaynaklarkullanılarak gerçekleştirilebilmektedir. Bunların en önemlileri eğitim, araştırma – geliştirme, yaparak öğrenme,teknoloji transferi gibi yöntemlerdir.

Bilgi yönetimi örgüt ortamında sürekli artan bilgi kapasitesini güncellemek, oluşanbilgilerin ulaşılabilir ve gerekli olanlarınıve bunlara ulaşmak için gerekli olan işlemlerintanımlanması ve analizini kapsayanve bunların örgüt çalışanlarıyla paylaşılmasınısağlayan bir disiplindir.

Bilgi yönetimi, örgütsel amaçları başarmak için, tüm işgücünün kolektif bilgive becerilerinden yararlanmaya yönelikbir uygulamadır. İşletmeleri dinamik veyaşayan sosyal bir olgu olarak gören bilgiyönetimi, teknolojiyle ilişkili olmakla birlikte,büyük ölçüde insanlarla ilgilidir.

Bilgi yönetimi uygulayıcılarına göre, bir işletmede bilgi yönetimi aşağıdaki bileşenlerden oluşur:

·Yeni bilginin oluşturulması,

·Değerli bilgiye dış kaynaklardan erişilmesi,

·Karar verme sürecinde erişilebilir bilgininkullanılması,

·Bilginin ürünlere, hizmetlere ve süreçlere gömülmesi/dâhil edilmesi,

·Bilginin dokümanlarda, veri tabanlarında ve yazılımda sunulması,

·Çeşitli araçlar ve teşvikler yoluyla bilginin çoğaltılmasının sağlanması,

·Mevcut bilginin organizasyonun diğer kısımlarına da aktarılması,

·Bilgi varlığının değerinin ve bilgi yönetiminin etkisinin ölçülmesi

Bir firmada bilgi yönetiminin uygulanabilmesi için;

·Tüm çalışanların “bilgi”den aynı şeyi anlamalarının sağlanması

·İşletmeye ait değerli bilgilerin neler olduğunun belirlenmesi

·Belirlenen bilgilerin farklı uygulamalarda kullanılması ve paylaşılması

·Yeni bilginin üretilmesinin ve paylaşılmasınınteşvik edilmesi gerekir.

Bilgi yönetimi, örgütsel amaçları başarmak için bilginin nasıl yaratılabileceği, elde edilebileceği,kullanılabileceği ve yönetilebileceğine ilişkin sistematikbir süreçtir. Bilgi yönetimi, içsel ve dışsalolarak paylaşılacak bilginin, kimlerle ne şekilde venasıl paylaşılacağını ve daha sonra nasıl kullanılacağınıiçermelidir.

Kamu yönetiminde bilgi yönetimi:Kamusal sektör ile özel sektör arasında bilgi yönetimi konusunda bazı farklılıklar bulunmaktadır.Kamusal yönetiminin kendine has bir takımözelliklere sahip olması bu farkı ortaya çıkarmaktadır.

Bunlardan birincisi, kamu sektörünün vatandaşlar, devlet veya yerel yönetimler, özel şirketler,lobi grupları ve benzeri paydaşlara bağımlı iken, özel sektörün ise hissedarlara bağımlı olmasıdır. Dolayısıyla, kamusektörü alacağı kararlarda birbirinden farklı olanbütün bu paydaşlarını düşünerek hareket etmekzorundadır. Bu da süreci çok daha karmaşık ve başaçıkması güç hale getirmektedir.

İkincisi, özel sektördaha çok rekabet üstüne kuruluyken, kamu sektörüdaha çok hizmet sunumu, bilgilerin sağlanması,paylaşılması ve kullanılması gibi konularla ilgilenmektedir.

Kamu sektöründe bilgi yönetimi konusu bazı unsurları içinde barındırmaktadır. Bu unsurlar bilgininyönetilmesinde en büyük etkisi olan unsurlarıoluşturmaktadır. Bilgi yönetimiuygulamalarının etkin bir şekilde yapılmasını kolaylaştırıcıveya engelleyici faktörlerdir. Bunlar;

·Örgüt Kültürü

·Organizasyonun Yapısı

·İnsan Kaynakları

·Bilgi Yönetimi Süreci

·Teknolojik Alt Yapı

Kamusal Halkla İlişkiler ve Bilgi Yönetimi

Bilgi yönetimi uygulamalarının iki yönünden biri teknolojik yön, diğeri ise öğrenme ve insani yöndür.

Örgüt dışında da bilgi yönetimi süreciyle ilgili olarakhedef kitlelere ulaşmak ve bilgi yönetimine destek ve katılımlarını sağlamak amacıyla halkla ilişkiler çabalarışu unsurları kapsamalıdır:

·Kamu kurumlarında hedef kitleye doğru karşılıklı bir iletişim ve bilgi alışverişi temeline dayanan bir ilişkinin varlığı,

·Bu ilişki neticesinde her iki taraf için de gerçekleştirilen kamu yararına ve hizmetin kalitesinin yükseltilmesine dönük çabaların varlığı,

·Bu çabaların planlı, sistemli ve sürekli olması, yönetim için değerlendirmelere imkân vermesi. Oluşturulmak istenen imaja uygun olacak şekilde örgütlenme ve hizmet anlayışının geliştirilmesi,

·Gerçeklerden, doğru bilgi ve belgelerden ayrılmaksızın karşılıklı bilgi alışverişi içerisinde tam bir bütünlüğe ulaşılması ve bunun da inandırıcı yöntemlerle, demokratik yöntem ve katılımla temin edilmesi.

Kamusal halkla ilişkilerde bilgi yönetiminin bir örneği olarak e-devlet uygulaması:Elektronik devlet veya kısaca e-devlet, kamu kurum ve kuruluşları, vatandaşlar ve ticari kurumlararasındaki bilgi, hizmet ve mal alışverişlerindebilgi teknolojilerinin kullanılarak performans veverimlilik artışını hedefleyen devlet modelidir.

Kamu kurum ve kuruluşlarının hizmetlerini vebilgilerini elektronik ortama taşımasıdır. Kamusalbilgi yönetimi uygulamalarının biri olan e-devletinbaşlangıcı teknik anlamda internet ve ondan daönce bilgisayar teknolojisine dayanmaktadır.

E-devleti ortayaçıkaran dinamikler:

·Yönetim paradigmasından yönetişim paradigmasına geçişle birlikte gücün çeşitli aktörlerce paylaşılması

·Katılımcılık, şeffaflık, hesap verilebilirlik gibi ilkelere verilen önemin artması

·Vatandaşların devlet yönetiminden beklentive isteklerinin farklılaşması

·Kamu kurumlarının yönetilen odaklı bakışaçısına önem vermeye başlaması

E-devlet uygulaması ile hem kamu kuruluşları hem de vatandaşlar için bazı avantajlar ortaya çıkmaktadır. Bunların başında verimliliğin sağlanması, devletin hantallıktan kurtulması, vatandaşın devlete dahaçok güven duyması ve sosyal ve ekonomik anlamda büyümenin yakalanması gelmektedir.Bunlara ek olarak, geleneksel devlet anlayışından e-devlet anlayışına geçişle beraber ortaya çıkan farklılıklar tabloda verilmiştir (Tablo 3.2.; S.69).

Sağladığı yararlar ve sunduğu imkânlara karşın, e-devlet uygulamalarının işleyişi önünde bazı kısıtlayıcı etkenler de bulunmaktadır.E-devlet uygulamaları zayıf siyasal destek, yetersiz finansal kaynaklarve yetişmiş insan gücünün azlığı gibi nedenlerle başarısızlığa da uğrayabilmektedir.

E-devlet uygulamalarına karşı güvenilirlik ve inandırıcılık sorunu yaratan bu problemlerin ortadan kaldırılması için teknolojiokuryazarlığı oranının artırılması, enformasyona erişimde eşitliğinsağlanması, güvenlik sorunlarının çözülmesi ve teknolojik gelişmelerine-devlet uygulamalarına adapte edilmesi gibi çözümler önerilmektedir.