Ünite 3: Kamusal Halkla İlişkilerde Bilgi Yönetimi

Giriş

Bilgi yönetimi kavramı özel sektörde ortaya çıkmış bir kavram olmasına rağmen kamu kuruluşlarında da uygulanmaya başlanmıştır; çünkü bilginin yönetimi yapılmaksızın işte verimlilik, rekabette avantaj, iletişimde şeffaflık, katılımda demokrasi gibi pek çok avantaj elde edilemeyecektir. Bilginin yönetilmesinde teknoloji, insan kaynağı, örgütsel yapı ve kültür çok büyük etkiye sahiptir.

Bilgi Çağı ve Bilgi Toplumu

Sosyal hayatın bilgi ile donatılması, bilgi çağına girilmesi, yeni bir bilgi türünün egemen olması ve küresel bilgi ekonomisine girilmesi gibi söylemler bu “bilgi” döneminin ve genel anlamda “bilgi toplumu” kavramının çeşitli yansımaları olarak ortaya çıkıyor. Bilgi Toplumu teknolojik gelişmelere paralel biçimde ortaya çıkan bir durumu tanımlamaktadır. Tarım ve sanayi toplumu tanımlamalarında ön planda olan sosyal ve ekonomik durum enformasyon toplumu bağlamında teknolojik gelişmeler ve etkileri çerçevesinde ele alınmaktadır.

Sanayi Toplumu’nun stratejik kaynağının para ve SanayiÖncesi Toplumu’nun stratejik kaynağının hammadde olduğu gibi; Sanayi-Sonrası Toplum’un stratejik kaynağının ve dönüştürücü gücü bilgidir. İnsanlık tarihinde üç büyük değişim dalgası gözlemlenmiştir. Bunlardan her biri daha önceki kültürleri ve uygarlıkları yok edip yerlerine, daha öncekilerin akıllarına bile getiremeyecekleri yaşam türleri koymuştur.

Kabile yaşamının ve geleneksel-sözsel iletişimin egemen olduğu toplumun Yazı-Öncesi Toplum; yazının ve baskı tekniklerinin egemen olduğu toplumun Yazı Toplumu; elektronik iletişim araçlarının egemen olduğu toplumunun Bilgi Toplumu olduğu ifade edilmektedir. Bilgi toplumunun temel dinamiğinin bilginin depolanması, bilgi işlem ve kontrol yeteneklerini geliştiren ve enformasyon, bilgi ve teknoloji üretimini artıran bilgisayarlar olduğu söylene bilinir.

Alvin Toffler, bilgi toplumu kavramını sanayi sonrası toplum olarak adlandırır. Toffler’a göre tarım ve sanayi toplumlarının ardından gelen üçüncü dalga enformasyon toplumudur. Toffler, ekonomik üretim birimi olarak bilgi ve iletişim teknolojilerini işaret eder.

Masuda, bilgi toplumunun temel dinamiğinin bilginin depolanması, bilgi işlem ve kontrol yeteneklerini geliştiren ve enformasyon, bilgi ve teknoloji üretimini artıran bilgisayarlar olduğunu öne sürer. Ona göre enformasyon toplumu toplumsal bir dönüşümü ifade eder ve sanayi toplumundan tamamen farklıdır.

Bir toplumun bilgi toplumu olma açısından hangi aşamada olduğunu tespit etmek için birtakım ölçütlerden yararlanılabilir. Bu ölçütler teknolojik, toplumsal, ekonomik, siyasi ve kültürel ölçütler olarak belirlenmiştir.

Bilgi yazının keşfedilmesi ile birlikte yukarı doğru büyük bir sıçrama yapmış; ikinci büyük sıçramasını matbaanın bulunması ile birlikte yapmıştır. Ancak asıl büyük yükselişini bilgisayarın bulunması ve günlük hayatta kullanılması ile yapmıştır

Bilginin tanımı ve içeriği: Her dönem değerini korumuş olan bilgi kavramı, erişilen teknolojik düzey göz önüne alındığında günümüzde insan hayatı için çok daha merkezi ve önemli bir noktadadır. Tarım toplumuna erişen insanlık için ekin yetiştirecek araç gereç yapımı, sanayi dönemi insanlık için makineleri çalıştıracak güç neyse günümüz toplumu için bilgi onu ifade etmektedir. Bu nedenle bilginin elde edilmesi, düzenlenmesi, saklanması gibi durumlar her zamankinden daha çok önem taşımaktadır.

Hiyerarşik olarak düşünüldüğünde en alt basamakta yer alan veri bir anlamda hammadde olarak değerlendirilmektedir. Veriler semboller, rakamlar, harfler ve işaretlerle temsil edilen ve işlenmek üzere bekleyen ham haldeki gerçekliklerdir. Enformasyon ise bu verilerin çeşitli yollarla analiz edilerek anlamlı bir hale getirilmiş haline verilen isimdir. Enformasyon çeşitli analiz, gruplama ve sınıflama işlemlerinden geçtikten sonra ileri bir zamanda kullanıma hazır hale geldiğinde ise bilgi ortaya çıkmaktadır. Bu hiyerarşik yapının en üst basamağında yer alan akıl ise toplumsal olaylarda doğu ve yanlış olanı ayırt etmemize yarayan tüm bilgileri kapsamaktadır.

Örtük bilgi zaman içinde geliştirdiğimiz, içimizde ve düşüncelerimizde var olan bilgidir. Zaman içinde edinildiği için eylemlerimize kendiliğinden yansıyan bu bilgi türü başkalarıyla paylaşılması güç bir bilgidir. Açık bilgi ise sözel, sayısal, görsel formlarda kodlanabilen bu nedenle paylaşılması kolay olan bilgi türüdür.

Örtük ve açık bilgi arasındaki farklılıklar (Tablo 3.1.; S. 61).

Örtük bilgi:

• Deneyime Dayalı
• Analog
• Gözlemlenemez
• Kompleks
• Belgelenmemiş

Örneğin: Büyük bir restoranda her bir yemeğin kendine özgü tarifi, püf noktaları olması.

Açık bilgi:

• Rasyonel
• Dijital
• Gözlemlenebilir
• Basit
• Belgelenmiş

Örneğin: Menüde yer alan yemek çeşitleri.

Bilgi kullanış biçimi, nasıl algılandığı ve organize edildiğine bağlı olarak değişik biçimlerde sınıflandırılabilir. Bu açıdan yaklaşıldığında bilgi dört başlık altında değerlendirilmektedir. Bu başlıklar;

• İdealist bilgi
• Sistematik bilgi
• Pragmatik bilgi
• Otomatik bilgi

Açık bilgi; yazılı hale getirilmiş olan, bu şekilde paylaşılabilen bilgidir. Örtük bilgi ise yazılı hale getirilmemiştir; kişilerin deneyimlerinde şekil bulur ve kişisel inanış, bakış açısı ve değerleri içerir. Şirketler için asıl önemli ve değerli olan örtük bilgidir. Bu nedenle, örtük bilginin açığa çıkarılması, kullanılması ve paylaşılması ile “öğrenen organizasyon”, “enformasyonun içselleştirilmesi” ve “yeni bilginin üretilmesi” kavramları ön plana çıkar.

Bir şirket, rekabet avantajına sahip olabilmek için bilgi varlığının ne olduğunu saptamalı ve bu varlığı en yüksek getiriyi elde etmek için nasıl yönetmesi gerektiğini bilmelidir. Önemli olan sahip olunan bilginin niteliğidir. Bir şirketin bilgi varlığı (knowledge assests), kâr elde etmek, değer yaratmak, rekabet avantajını ve sürdürülebilir büyümeyi yakalamak için sahip olduğu veya sahip olması gereken pazar, ürün, teknolojive organizasyona ait bilgilerin tamamıdır.

Bilgi yönetimi: Örgüt fonksiyonlarından biri olan bilgi yönetimi, bilgi teknolojileri aracılığıyla karar verme sürecine ve diğer stratejik amaçlara önemli destekler sağlamaktadır.

Bilgi yönetimi temel olarak örgüt ortamında sürekli artan bilgi kapasitesini güncellemek, oluşan bilgilerin ulaşılabilir ve gerekli olanlarını ve bunlara ulaşmak için gerekli olan işlemlerin tanımlanması ve analizini kapsayan ve bunların örgüt çalışanlarıyla paylaşılmasını sağlayan bir disiplindir.

Bilgi yönetimi kavramı örgütsel öğrenme akımlarının temeline dayanan gelişmeler, teknolojik ilerleme ve enformasyon teknolojilerindeki atılımın bir sonucu olarak ortaya çıkmıştır. Bilgi yönetimi, kurum tarafından üretilen veya dışarıdan sağlanan her türlü açık ve örtülü bilginin tespiti, toplanması, kaydedilmesi, ilgililerine iletilmesi ve depolanmasını, en etkin, ekonomik ve hızlı bir biçimde yerine getiren sistemdir. Bu nedenle bilgi yönetimi, kendi yönetim yapısına göre her türlü organizasyona uyarlanabilen ve aktif olarak kullanılması gereken çağdaş bir yönetim modelidir. Örgüt içinde bireylerin sahip olduğu bilginin değer kazanması için örgütsel seviyeye çıkması gerekmektedir. Örgütsel boyutuyla ele alındığında karşımıza şu dört model çıkmaktadır:

1. Örtülü bilgiden örtülü bilgiye: Bu, örtülü bilginin bir başkasına örtülü bir biçimde aktarılması şeklinde ifade edilmektedir.
2. Açık bilgiden açık bilgiye: Kayıtlı herhangi bir bilginin başka bir biçimde kaydedilmesidir.
3. Örtülü bilgiden açık bilgiye: Örtülü bilginin açıklanması, ifade edilmesi ve kaydedilmesi anlamına gelen bir modeldir.
4. Açık bilgiden örtülü bilgiye: Açık bilgi firmanın bütünü¨ içinde paylaşıldıkça, diğer iş görenler o bilgiyi içselleştirmeye, yani kendi örtülü bilgilerini genişletmek, yaymak ve yeniden biçimlendirmek için kullanmaya başlar.

Kurumlarda bilgi yönetimi uygulamasının başarılı bir biçimde yürütülebilmesi için bilgi yönetiminin ne olduğunu, kurumsal işlevini ve kişisel sorumlulukları gösteren bir el kitabı hazırlamak gerekmektedir.

Bilgi yönetimini oluşturan süreçlerin birbirlerini tamamlayan süreçler olarak düşünülmesi ve her bir parçanın diğerleriyle olan uyumunun sağlanması gerekmektedir. Bilginin elde edilmesi farklı kaynaklar kullanılarak gerçekleştirilebilmektedir. Bunların en önemlileri eğitim, araştırma – geliştirme, yaparak öğrenme, teknoloji transferi gibi yöntemlerdir.

Bilgi yönetimi örgüt ortamında sürekli artan bilgi kapasitesini güncellemek, oluşan bilgilerin ulaşılabilir ve gerekli olanlarını ve bunlara ulaşmak için gerekli olan işlemlerin tanımlanması ve analizini kapsayan ve bunların örgüt çalışanlarıyla paylaşılmasını sağlayan bir disiplindir.

Bilgi yönetimi, örgütsel amaçları başarmak için, tüm işgücünün kolektif bilgi ve becerilerinden yararlanmaya yönelik bir uygulamadır. İşletmeleri dinamik ve yaşayan sosyal bir olgu olarak gören bilgi yönetimi, teknolojiyle ilişkili olmakla birlikte, büyük ölçüde insanlarla ilgilidir.

Bilgi yönetimi uygulayıcılarına göre, bir işletmede bilgi yönetimi aşağıdaki bileşenlerden oluşur:

• Yeni bilginin oluşturulması,
• Değerli bilgiye dış kaynaklardan erişilmesi,
• Karar verme sürecinde erişilebilir bilginin kullanılması,
• Bilginin ürünlere, hizmetlere ve süreçlere gömülmesi/dâhil edilmesi,
• Bilginin dokümanlarda, veri tabanlarında ve yazılımda sunulması,
• Çeşitli araçlar ve teşvikler yoluyla bilginin çoğaltılmasının sağlanması,
• Mevcut bilginin organizasyonun diğer kısımlarına da aktarılması,
• Bilgi varlığının değerinin ve bilgi yönetiminin etkisinin ölçülmesi

Bir firmada bilgi yönetiminin uygulanabilmesi için;

• Tüm çalışanların “bilgi”den aynı şeyi anlamalarının sağlanması
• İşletmeye ait değerli bilgilerin neler olduğunun belirlenmesi
• Belirlenen bilgilerin farklı uygulamalarda kullanılması ve paylaşılması
• Yeni bilginin üretilmesinin ve paylaşılmasının teşvik edilmesi gerekir.

Bilgi yönetimi, örgütsel amaçları başarmak için bilginin nasıl yaratılabileceği, elde edilebileceği, kullanılabileceği ve yönetilebileceğine ilişkin sistematik bir süreçtir. Bilgi yönetimi, içsel ve dışsal olarak paylaşılacak bilginin, kimlerle ne şekilde ve nasıl paylaşılacağını ve daha sonra nasıl kullanılacağını içermelidir.

Kamu yönetiminde bilgi yönetimi: Kamusal sektör ile özel sektör arasında bilgi yönetimi konusunda bazı farklılıklar bulunmaktadır. Kamusal yönetiminin kendine has bir takım özelliklere sahip olması bu farkı ortaya çıkarmaktadır.

Bunlardan birincisi, kamu sektörünün vatandaşlar, devlet veya yerel yönetimler, özel şirketler, lobi grupları ve benzeri paydaşlara bağımlı iken, özel sektörün ise hissedarlara bağımlı olmasıdır. Dolayısıyla, kamu sektörü alacağı kararlarda birbirinden farklı olan bütün bu paydaşlarını düşünerek hareket etmek zorundadır. Bu da süreci çok daha karmaşık ve başa çıkması güç hale getirmektedir.

İkincisi, özel sektör daha çok rekabet üstüne kuruluyken, kamu sektörü daha çok hizmet sunumu, bilgilerin sağlanması, paylaşılması ve kullanılması gibi konularla ilgilenmektedir.

Kamu sektöründe bilgi yönetimi konusu bazı unsurları içinde barındırmaktadır. Bu unsurlar bilginin yönetilmesinde en büyük etkisi olan unsurları oluşturmaktadır. Bilgi yönetimi uygulamalarının etkin bir şekilde yapılmasını kolaylaştırıcı veya engelleyici faktörlerdir. Bunlar;

• Örgüt Kültürü
• Organizasyonun Yapısı
• İnsan Kaynakları
• Bilgi Yönetimi Süreci
• Teknolojik Alt Yapı

Kamusal Halkla İlişkiler ve Bilgi Yönetimi

Bilgi yönetimi uygulamalarının iki yönünden biri teknolojik yön, diğeri ise öğrenme ve insani yöndür.

Örgüt dışında da bilgi yönetimi süreciyle ilgili olarak hedef kitlelere ulaşmak ve bilgi yönetimine destek ve katılımlarını sağlamak amacıyla halkla ilişkiler çabaları şu unsurları kapsamalıdır:

• Kamu kurumlarında hedef kitleye doğru karşılıklı bir iletişim ve bilgi alışverişi temeline dayanan bir ilişkinin varlığı,
• Bu ilişki neticesinde her iki taraf için de gerçekleştirilen kamu yararına ve hizmetin kalitesinin yükseltilmesine dönük çabaların varlığı,
• Bu çabaların planlı, sistemli ve sürekli olması, yönetim için değerlendirmelere imkân vermesi. Oluşturulmak istenen imaja uygun olacak şekilde örgütlenme ve hizmet anlayışının geliştirilmesi,
• Gerçeklerden, doğru bilgi ve belgelerden ayrılmaksızın karşılıklı bilgi alışverişi içerisinde tam bir bütünlüğe ulaşılması ve bunun da inandırıcı yöntemlerle, demokratik yöntem ve katılımla temin edilmesi.

Kamusal halkla ilişkilerde bilgi yönetiminin bir örneği olarak e-devlet uygulaması: Elektronik devlet veya kısaca e-devlet, kamu kurum ve kuruluşları, vatandaşlar ve ticari kurumlar arasındaki bilgi, hizmet ve mal alışverişlerinde bilgi teknolojilerinin kullanılarak performans ve verimlilik artışını hedefleyen devlet modelidir.

Kamu kurum ve kuruluşlarının hizmetlerini ve bilgilerini elektronik ortama taşımasıdır. Kamusal bilgi yönetimi uygulamalarının biri olan e-devletin başlangıcı teknik anlamda internet ve ondan da önce bilgisayar teknolojisine dayanmaktadır.

E-devleti ortaya çıkaran dinamikler:

• Yönetim paradigmasından yönetişim paradigmasına geçişle birlikte gücün çeşitli aktörlerce paylaşılması
• Katılımcılık, şeffaflık, hesap verilebilirlik gibi ilkelere verilen önemin artması
• Vatandaşların devlet yönetiminden beklenti ve isteklerinin farklılaşması
• Kamu kurumlarının yönetilen odaklı bakış açısına önem vermeye başlaması

E-devlet uygulaması ile hem kamu kuruluşları hem de vatandaşlar için bazı avantajlar ortaya çıkmaktadır. Bunların başında verimliliğin sağlanması, devletin hantallıktan kurtulması, vatandaşın devlete daha çok güven duyması ve sosyal ve ekonomik anlamda büyümenin yakalanması gelmektedir. Bunlara ek olarak, geleneksel devlet anlayışından e-devlet anlayışına geçişle beraber ortaya çıkan farklılıklar tabloda verilmiştir (Tablo 3.2.; S.69).

Sağladığı yararlar ve sunduğu imkânlara karşın, e-devlet uygulamalarının işleyişi önünde bazı kısıtlayıcı etkenler de bulunmaktadır. E-devlet uygulamaları zayıf siyasal destek, yetersiz finansal kaynaklar ve yetişmiş insan gücünün azlığı gibi nedenlerle başarısızlığa da uğrayabilmektedir.

E-devlet uygulamalarına karşı güvenilirlik ve inandırıcılık sorunu yaratan bu problemlerin ortadan kaldırılması için teknoloji okuryazarlığı oranının artırılması, enformasyona erişimde eşitliğin sağlanması, güvenlik sorunlarının çözülmesi ve teknolojik gelişmelerin e-devlet uygulamalarına adapte edilmesi gibi çözümler önerilmektedir.