Ünite 2: Küçük İşletme Fonksiyonları

Giriş

İster küçük ölçekli ister büyük ölçekli olsun tüm işletmeler insan gereksinimlerini karşılamak üzere mal ve/veya hizmet üretirler ve bunun karşılığında kâr elde etmeyi beklerler. Temelde işletmeler müşterinin kendilerinden ne talep ettiğini bilmek ve buna uygun üretim yapmak durumundadırlar. Bunu başaramazlarsa yaşamlarını sürdürmeleri, kâr elde etmeleri mümkün olmayacaktır. Buradan hareketle en temel işletme fonksiyonlarından ikisinin pazarlama ve üretim olduğunu söylemek mümkündür. İşletme fonksiyonları genel, türsel ve destekleyici fonksiyonlar olmak üzere üç grup altında incelenir.

1. Genel Fonksiyon:
   • Yönetim
2. Türsel Fonksiyonlar
   • Temel Fonksiyonlar : Pazarlama, Üretim
   • Kolaylaştırıcı Fonksiyonlar: Finans, İnsan Kaynakları
3. Destekleyici Fonksiyonlar: Muhasebe, Araştırma-Geliştirme, Halkla İlişkiler Genel işletme fonksiyonu olan yönetim fonksiyonun işletmelerde türsel fonksiyonlar üzerinde egemen etkisi vardır ve bu fonksiyonları birleştirici özellikleri vardır. Bir işletme genellikle üretim faktörlerini tedarik eder ve bunlarla mal ya da hizmetler üretir. Üretilen bu mal ya da hizmetleri ihtiyaç ve istekleri olan tüketicilere satar. Bu faaliyetler tedarik, üretim ve pazarlama şeklinde işletmenin türsel fonksiyonlarını oluştururlar. Ancak yönetim fonksiyonu bu türsel fonksiyonları birleştirip yönetir. Bir işletme için yönetim, pazarlama, üretim ve finans işletme kararlarında temel alınan fonksiyonlardır.

Küçük İşletmelerde Yönetim Fonksiyonu

Yönetim bir arada yaşayan insanların belli bir işi ortaklaşa yapmaları nedeniyle kaçınılmaz olarak ortaya çıkan bir kavramdır ve en basit olarak yönetim “belli bir amaca ulaşmak için başkalarıyla işbirliği yapmaktır” (Karalar, 2005). Yönetim, işletmenin önceden belirlemiş olduğu amaçlara ulaşmasını sağlamak üzere işletmedeki tüm faaliyetleri planlar, organize eder, faaliyetlerin yürütülmesini sağlar ve bu faaliyetleri denetler. Yönetim kavramı bir yüzyıldan uzun bir zamandan bu yana gelişmekte olan bir kavramdır. Ekonomik bir amaçla kurulan işletmelerin finansal, teknolojik ve işgücünden oluşan kaynaklarının en iyi şekilde yönetilmesi gereklidir. Bu bağlamda yönetim iş yaptırma sanatı olarak eski, bilim olarak da yeni bir kavramdır.

Küçük İşletmelerde Yönetim Fonksiyonun Özellikleri

Küçük işletmelerin yönetimleri, büyük ölçekli işletmelerden farklılıklar göstermektedir. Küçük işletme yönetimin sahip olduğu genel özellikleri aşağıdaki gibi özetleyebiliriz:

• Küçük işletme yönetimi, işletme mülkiyetinden kaynaklanan bir hakla işletme sahibi tarafından yürütülür ve bu nedenle süreklilik arz eder.
• Küçük işletmelerde yönetim fonksiyonu işletme sahibi tarafından tüm risk üstlenilerek yerine getirilir
• Küçük işletmelerde yönetici ile çalışanlar arasındaki ilişkiler doğrudan ve kişiseldir; basamaksal (hiyerarşik) bir yapı genelde söz konusu değildir.
• Küçük işletmelerde işletmenin amacı işletme sahibi tarafından belirlenmektedir. İşletme amacının oluşturulmasında başka bir kişi müdahalede bulunamaz.

Küçük İşletmelerde Yönetimin Fonksiyonları : Yönetim bir bütün olup belirli işlevlerin bir arada fakat düzenli bir şekilde işlemesi esastır. Öncelikle işletmenin yakın ve uzak geleceğine dönük proje, plan, program ve olasılık çalışmaları yapılır. Diğer yandan örgütsel yapı oluşturulur, yetki sorumluluk ve iş bölümü dağılımı işlere göre gerçekleştirilir. Belirlenen görevlere yetkili personel atanır ve emir komuta zinciri işlemeye başlar.

Küçük İşletmelerde Planlama : Çoğu küçük işletme yöneticisi hemen hemen benzer planlar yaparlar ve bu planlar büyük işletmeler için yapılması gereken planlar kadar ayrıntılı olmaz. Küçük işletmelerin planları ideal planlardan daha az ayrıntılıdır. Küçük işletmelerin planları genellikle kısa vadeli çözümler arayan acil konular meydana çıktığında gündeme gelir. Örneğin; yeni bir makine alınması gerektiğinde, yeni bir elemana ihtiyaç duyulduğunda vb.

Küçük İşletmelerde Örgütleme : Yönetimde planlama fonksiyonundan sonra örgütleme fonksiyonu devreye girer. Örgütleme en yalın anlamıyla planda belirlenen hedeflere ve bunlara ulaşmak için belirlenen yollara uygun örgüt kurmayı içerir. Örgütleme sırasında planlama fonksiyonu sonunda seçilmiş olan planlar temel kabul edilir. Planlar işletmelerde “ne” yapılması gerektiğini, örgütleme ise bunun “nasıl” bir yapı ile gerçekleştirileceğini ortaya koyar. Diğer bir anlatımla örgütleme, planda belirlenen amaçlara ve bunlara erişmek için belirlenen yollara uygun bir örgüt yapısı (organizasyon) oluşturularak; bu yapı içerisinde yer alan işler, kişiler ve birimler arasındaki yetki ilişkilerinin kurulmasıyla ilgilidir. Örgütleme aşamaları boyunca, yönetici tüm çalışanların yerine getireceği her bir faaliyeti ve çalışanların bu faaliyetleri yerine getirebilmek için ihtiyaç duyacakları tesis ve ekipmanların tümünü belirlemeye çalışır.

Küçük İşletmelerde Yöneltme (Yürütme) : Yöneltme fonksiyonu, yöneticilerin genel tutumları ile ilgilidir. Küçük işletme yöneticisi planını yaptıktan ve örgütünü oluşturduktan sonra astlarına yapılması gerekenleri bildirir ve bireyleri çalışmaya sevk eder.

Küçük İşletmelerde Kontrol : Kontrol, örgütsel faaliyetlerin yerine getirilmesi ile ulaşılan sonuçların, önceden belirlenmiş olan amaç, hedef ve standartlara uygunluk düzeyini belirlemek ve beklenen uyum gerçekleşmemişse gerekli düzeltmeleri yapmak amacıyla gerçekleştirilen bir faaliyettir.

Etkin bir kontrol sürecinin özellikleri şunlardır:

• Kontrol faaliyeti yapılan işe uygun olmalıdır.
• Kontrol sistemi, beklenenden sapmaları hemen haber vermelidir.
• Belirlenen standartlara hangi sürede ulaşılacağı belirlenmeli ve bu süre sonunda kontrol yapılmalıdır.
• Kontrol sistemi, gelecekte karşılaşılabilecek sorunları tahmine imkân vermelidir.
• Kontrol sistemi, alternatif planlara uygun olacak şekilde esnek olmalıdır.
• Kontrol sistemi, anlaşılır olmalıdır

Küçük İşletmelerde Pazarlama Fonksiyonu

Pazarlama farklı kişiler için farklı anlamları ifade eder. Bazı girişimciler için pazarlama yalnızca bir ürün ya da hizmeti satmak, diğerleri için ise ürün ve hizmetlerin son kullanıcı olan tüketiciye akışını düzenleyen faaliyetler anlamına gelebilir.

Pazarlama Fonksiyonu : Küçük işletmelerin büyümeleri ve hayatta kalabilmeleri için oldukça önemlidir. Bazı araştırmalar küçük işletmelerin en büyük sorununun finansal sorunlar olduğunu göstermektedir, ancak bu finansal sorunun da asıl kaynağı pazarlamadır. Küçük işletmeleri büyük işletmelerden ayıran en önemli özellik, küçük işletmelerin faaliyete son verme oranlarının yüksek olmasıdır. İşletmeler çok genç ve küçük ölçekli olduklarında oldukça savunmasız bir yapıya sahiptirler. Küçük işletmelerin üçte ikisi on yıl içinde kapanmaktadır.

Küçük İşletmeler ve Pazarlama Sorunları : Küçük işletmelerin maruz kaldıkları pazarlama sorunlarını şu şekilde sıralayabiliriz:

Sınırlı Müşteri Tabanı: Yapılan pek çok araştırma firma büyüklüğü ile müşteri sayısı arasında bir ilişki olduğunu göstermiştir. Küçük işletmelerin büyük bir oranı ya tek bir alıcıyla ya da 10’dan daha az alıcıyla çalıştıklarını göstermektedir.

Sınırlı Faaliyet Yeteneği : Küçük işletmelerin en önemli sorunlarından biri pazarlama faaliyetlerine yeterince önem vermemesidir. Küçük işletmeler için pazarlama, üretime yön veren, satış ve satış sonrası tüm etkinlikleri kapsayan bir araç değil, satışla eş anlamlı bir değer olarak kullanılmaktadır.

Biçimsel Bir Pazarlama Planının Olmaması Ve Değerlendirme Eksikliği : Küçük işletmeler hayatta kalabilmek için sürekli ve hızlı değişen çevrelerine uyum sağlamak, bu değişen çevre koşullarıyla başa çıkmak için bir mücadele içindedirler. Bu süreçte işletmelerin başarılı olabilmeleri değişen koşulları iyi değerlendirebilmelerine ve büyümelerine bağlıdır.

Üretim Ve Satıştan Kaynaklanan Sorunlar: Küçük işletmeler, satış yapmakta zorlanmalarından dolayı pazar için üretim yapmak yerine siparişe göre üretim yapmayı tercih etmektedir. Siparişe göre üretim yapan işletmeler, ürün ile ilgili araştırma yapmamakta; müşterinin şartlarını kabul etmektedir.

Ar-Ge Ve Yenilikçilik Sorunları: Küçük işletmelerin finansal yapılarının zayıf olması, Ar-Ge faaliyetinde bulunmaması, uzman ve teknik personele ve modern teknolojiye sahip olmaması, yeni ürün geliştirmeye engel oluşturmaktadır.

Küçük İşletmelerin Uygulayabilecekleri Pazarlama Yaklaşımları

Küçük işletmelerin pazarlama uygulamalarındaki eksikliğinin bir diğer kaynağı da geleneksel pazarlamada kullanılan kavramlar ile küçük işletmelerin kullandığı pazarlama kavramlarının birbirleriyle örtüşmemesidir. Bu nedenle de, geleneksel pazarlama çerçevesinde küçük işletmelerin uygulamalarında bir takım sorunlar ortaya çıkmaktadır. Tüm bunlara rağmen küçük işletmelerin pazarlama açısından eksikliklerinin olduğunu da kabul etmek gerekmektedir. Bu eksiklikler temel olarak yapısal faktörlerden kaynaklanmaktadır (kaynak yetersizliği, işletme sahibinin yönetsel geçmişi, vb.)

Gerilla Pazarlaması : Gerilla pazarlaması özellikle küçük işletmelerin küçük, periyodik ve şaşırtıcı hamlelerle rakiplerinin moralini bozmasına dayanan, hızlı hareket kabiliyeti gerektiren ve yaratıcılık ile hayal gücünden geniş ölçüde yararlanan bir pazarlama tekniğidir.

Gerilla Pazarlama Stratejisi : İşletmelerin uyguladıkları pazarlama faaliyetlerindeki başarısı içinde bulunduğu ortama, çevre içindeki yerini belirlemesine bağlıdır. İşletmeler başarılı pazarlama faaliyetlerinde bulunabilmek için öncelikli başarılı pazarlama planlarına ihtiyaç duyarlar. İşletmeler ne kadar küçük olurlarsa olsunlar aynı büyük işletmeler gibi doğru stratejiler belirlemeli ve bu belirlenen stratejiler doğrultusunda hareket etmelidirler.

Küçük işletmelerin gerilla pazarlamasını uygulayabilmeleri için takip etmeleri gereken beş temel aşama vardır.

• Geniş bir bilgi tabanı oluşturmak
• SWOT analizi yapmak
• SWOT analizi sonucu elde edilen verilerle uygun
• Pazarlama aracının seçimi
• Pazarlama takviminin hazırlanması
• Karşı ataklara geçmek

İlişkisel Pazarlama : Müşteri için bir tutum veya davranış oluşturma, yaratma ve bunu devam ettirmek veya bu müşteri hakkındaki tutum ve davranışları değiştirmek için yürütülen çeşitli faaliyetler dizisidir.

Girişimci Pazarlama : Hem pazarlama hem de girişimcilik belirli bir fırsatın belirlenerek, belirli kaynakların kullanılması, belirli stratejilere sahip olunması ve belirli faaliyetlerin geliştirilmesi ve uygulanması süreçlerini içermektedir. Genel olarak pazarlama mevcut iç kaynakların yeni fırsatlar için kullanılmasına yöneliktir.

Girişimci pazarlamanın temel boyutları şunlardır:

• Yenilikçilik
• Risk alma
• Proaktif olma
• Fırsatların farkına varılması ve izlenmesi
• Risk yönetimi:
• Kaynak dengelemesi

Küçük İşletmelerde Üretim Fonksiyonu

Üretim , insan gücü, materyal ve donatım kullanılarak fiziksel bir maddenin yapımı ya da bir hizmetin ortaya konmasıdır. İşletmelerde üretim ayrı bir aşama ve bu üretimin yönetilmesi yine ayrı bir aşamadır. Üretim yönetimi, ürün ve hizmetlerin istenilen kalite ve sürede, en az maliyetle üretilmesi için gerekli kararların alınması ile ilgili bir işletme işlevidir (Karalar, 1998; Sabuncuoğlu ve Toker, 1997).

İşletmeler, ürün ya da hizmetlerini üretirlerken çeşitli üretim sistemleri kullanırlar. Bu sistemler, ilk çağlardan günümüze kadar iletişim hızının artmasına, teknolojik ilerlemelere, uzmanlaşmaya, ürün ve hizmet çeşitlendirmesine bağlı olarak gelişmişlerdir. İşletmeler özelliklerine göre bu sistemlerden herhangi birini kullanabilirler. Bu konuda dört sistemden söz edilebilir;

• El Sanayii
• Ev İşçiliği
• İmalathane Sistemi
• Fabrikasyon Sistemi

Üretim Biçimleri : Geleneksel olarak, başlıca üç temel üretim biçiminin olduğu kabul edilir. Bunlar, tek üretim sistemi, parti üretim sistemi ve akıcı üretim biçimidir. Bu geleneksel üç üretim türüne veya sistemine çağımızın hızlı değişen koşullarının zorlamasıyla yeni üretim sistemleri de eklenmiştir.

• Tek Üretim
• Seri Üretim
• Akıcı Üretim
• Sipariş Üretim
• Sürekli Üretim
• Kitlesel (Yığın) Üretim

Küçük İşletmelerde Finans Fonksiyonu

Finansman İşletmelerin gereksinim duyduğu yatırımları yapabilmesi için gerekli olan para ile günlük çalışmaların sürdürülmesi için gereken paranın temini ve bunun kullanımına denir.

Finansal yönetim: Bir işletmenin gereksinim duyduğu fonları en uygun kaynaklardan, en uygun koşullarda sağlamak ve sağlanılan bu fonları en verimli veya karlı yatırımlarda kullanmaya yönelik uygulamaların bütünüdür. İşletmenin içinde bulunduğu finansal durumu yansıtan bilgileri anlamak ve yorumlamak küçük işletme yöneticileri için oldukça zor bir görevdir. Finans yöneticisinin görevlerini aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

• Firmanın kârlılığını izlemek,
• Üretim maliyetlerini izlemek,
• Genel giderleri ve bütçeyi izlemek,
• Ulaşılmak istenen finansal amaçlarla ulaşılan finansal amaçların tutarlılığını izlemek,
• Yeni finansal kaynaklar bulmak, ? Yıllık olarak finansal raporları ve gelişmeleri izlemek.

Küçük İşletmelerin Finansal Sorunları : Küçük işletmelerin, sahiplerinin ve yöneticilerinin en çok problem yaşadıkları konu, finansman yetersizliği ve ucuz kaynak bulamamadır. Başarıya ulaşmada önemli unsurlardan birisi yeterli miktarda öz kaynak ile işe başlamaktır. Fakat küçük işletmelerin birçoğu giriştikleri iş için gerekli toplam kaynak miktarını sağlıklı biçimde hesaplamadan yola çıkmaktadırlar. İşletmenin kuruluş aşamasında gerekli olan sermaye tutarı sadece bu dönem için hesaplanmakta, daha sonraki dönemler için giderler hesaplanmamaktadır. Oysa çalışma sermayesi adı verilen ve işletmenin kuruluşundan sonraki zaman dilimlerinde (işletme dönemi) hammadde, malzeme alımları, personel ödemeleri için kullanılması gereken fon ihtiyacı ya hiç hesaba katılmamakta veya titizlikle hesaplanmamaktadır. Böyle olunca yatırımı tamamlayabilen küçük işletmelerin elinde çalışma sermayesi olarak kullanacağı bir fon kalmamaktadır.

Küçük İşletmelerde Finansman Kararları

Bir işletmenin nasıl finanse edileceğine karar vermek için üç temel faktör göz önünde bulundurulur

• İşletmenin ekonomik potansiyeli
• İşletmenin büyüklüğü ve tecrübesi
• İşletmenin varlıkları

Küçük İşletmelerin Finansman Kaynakları

Küçük işletmelerin finansal kaynaklara ulaşmaları, farklı finansman seçeneklerinden faydalanma ve bu seçenekler arasında denge kurmaları büyük işletmelere göre çok daha zordur. Bu zorluklar, küçük işletmeler ve bu işletmelere finansal destek sağlayan kurumlar ve kişiler arasındaki ilişkilerin düzeyini etkilemektedir. Küçük işletmelerin yararlanabilecekleri başlıca finansman kaynakları olarak;

• Kişisel birikimler,
• Aile ve arkadaşlar,
• İş melekleri,
• Bankalar,
• Risk sermayesi şirketleri,
• Faktöring, ? Leasing şirketleri ve
• Franchising şirketleri vardır.

Küçük İşletmelerde İnsan Kaynakları Yönetimi Fonksiyonu

Küçük işletmelerin gerek ülke ekonomisi üzerindeki büyük etkisi, gerekse istihdamdaki önemi, son on yılda insan kaynakları yönetimi çalışmalarının artmasına, bu konuda özel yayınlar yapılmasına neden olmuştur. Küçük işletmelerde insan kaynakları ile ilgili faaliyetler biçimsel olmayan bir yapıya sahiptir.

Küçük işletmeler açısından insan kaynakları yönetimi en basit haliyle şu üç fonksiyonu kapsar:

• İşe alma
• İyi personeli tutundurma:
• Rutin işlemler