Ünite 1: Kurumiçi İletişim ve Halkla İlişkiler Faaliyetleri

Kurumiçi İletişim ve Halkla İlişkilere Kavramsal Yaklaşım

Kurumsal iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetleri; kurum üretiminin verimliliğini arttırmak, hedef kitleyle bir güven ortamı yaratmak, kurumsal kültürün benimsetilmesini sağlamak gibi bir misyon üstlenmektedir. Kurumsal halkla ilişkiler faaliyetlerinin hem özel kuruluşlarda hem de kamu kurumlarında kurumiçi ve kurum dışı olmak üzere yöneldiği iki hedef kitle bulunmaktadır. Kurum dışı hedef kitleler üretilen mal ve sağlanan hizmetin tüketicileri, kurumun diğer şubeleri, ilişki hâlinde olduğu kurumlar ve tedarikçiler olmak üzere temelde dörde ayrılabilir. Kurum içine yönelik gerçekleştirilen iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetleri, çalışanların faaliyette bulundukları kurumun politikalarını anlaması, benimsemesi, kurum çıkarlarıyla kendi bireysel çıkarlarını uyumlandırması, kurum kültürünü içselleştirebilmesi ve kurum imajını güçlendirebilmesi imkânı tanır.

Kurum

Kurum, belli bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelmiş kişilerin oluşturduğu birlik olarak açıklanabilir. Kurumların sahip olması gereken özellikler şu şekilde sıralanabilir:

1. Kurumlar kendi faaliyet alanı içinde belli amaçlara sahip olmalıdır,
2. Kurumlar rakip firmalar içinde diğerlerinden ayrılan belirli kurallara ve niteliklere sahip olmalıdır,
3. Amaçlarını gerçekleştirme yolunda yapılan çalışmalar, bir sisteme ve düzene bağlı olarak işlemelidir,
4. Kurumların hitap ettiği iç ve dış hedef kitle olmalıdır,
5. Kurumlar, hedef kitlelerin sürekli değişen ihtiyaç ve beklentilerini karşılayabilecek stratejiler geliştiren ve bunları uygulayabilen bir yapıya sahip olmalıdır,
6. Kurumlar bir kimliğe sahip olmalı, hizmet verdiği ortamda ve hedef kitlede aidiyet olgusu oluşturabilmelidir,
7. Kurumların kendine özgü bir ‘kurum kültürü’ bulunmalıdır.

Kurumsal Marka

Marka, bir kurumun ürettiği mal ve hizmetleri, başka kurumların ürettiği ürünlerden ayıran, kurumların kendine özgü kimliğidir. Kurumsal marka, bir tüketicinin ürünü satın alma eylemini gerçekleştirirken o ürünü üreten kurumla ilgili aklına gelen isim, işaret, sembol gibi simgelerdir. Kurumsal markalar yalnızca bir kurumu diğer kurumlardan ayırmaya ya da ürün tanınırlığını ve tüketimini arttırmaya yönelik bir etki yaratmaz, aynı zamanda iç hedef kitle olarak çalışanların kurum itibarına olan güvenini ve bağını da kuvvetlendirir.

Kurumiçi İletişim

Genel anlamda iletişim; bireylerin haberleşmek, sosyalleşmek, hedeflerini gerçekleştirmek, beklentilerini doyurmak, bilgilenmek ve eğlenmek gibi ihtiyaçlarını karşılayabilmesi için ortak kodlar aracılığıyla birbiriyle ileti alışverişinde bulunması, etkileşim içine girme- si olarak açıklanabilir. Kurumiçi iletişim de tıpkı genel iletişim gibi amaçlar taşıyan, ancak sadece bireysel düzeyi değil, profesyonel anlamda kurumsal-örgütsel düzeyi de kapsayan bir olgudur. Kurum yönetimi tarafından gerçekleştirilen faaliyetlerin ve alınan kararların çalışanlar arasında duyurulması, stratejik kalkınma planlarının açıklanması, kurum kültürünün ve işleyişinin aktarılması ve benimsetilmesi açısından önem taşıyan kurumiçi iletişim, sadece bu kadarıyla ele alındığında eksik kalmış olur.

Halkla İlişkiler

Halkla ilişkiler birimi, bir kurumun hem iç hem de dış çevreyle ilişkisinde köprü vazifesi gören, kurumun çalışanlar ve dış hedef kitle ile güvene dayalı bir bağ kurmasını sağlayan birimdir. Halkla ilişkiler genel olarak kurumların iç ve dış hedef kitleler ile iyi ilişkiler kurması ve bu ilişkileri yönetebilmesi faaliyetleri olarak açıklanabilir. Hedef kitleye ürün üreten işletmelerin kurumsallaşma ve markalaşma yönünde en fazla ihtiyaç duyduğu konu, içerideki ve dışarıdaki hedef kitleyi en doğru biçimde tanıması ve belirlediği kalkınma stratejilerini bu yönde şekillendirmesidir.

Kurumiçi İletişim ve Halka İlişkilerin Önemi ve Amaçları

Kurumiçi halkla ilişkiler faaliyetleri; bir kurumun sistemli işleyebilmesinde, üretimin arttırılmasında, çalışanlara kurum kültürünün benimsetilmesinde, başarılı yönetim politikalarının izlenmesinde ve potansiyel büyümenin sağlanabilmesinde hayatî bir öneme sahiptir. Kurumiçi iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetleri bir kurumun sürekli yükselen bir başarı skalası yakalayabilmesi için önemlidir.

Kurum Yönetimi Açısından Kurumiçi İletişim

Bir kurumun markalaşma ve kalkınma planlamaları yönünde başarıyı yakalayabilmesi ve küresel piyasa ekonomisindeki çetin rekabet koşullarında ayakta kalabilmesinin ön koşulu, kurumiçi iletişimdir. Bir kurumun kimliği, o kurumun çalışanlar, müşteriler ve diğer kurumlarla ilişkilerini belirleyen, hedef kitleyle bir güven bağı oluşturmasını sağlayan ve markalaşma yönünde kurumu güçlendiren kurumun kendine has nitelikleridir. Kurumun iç ve dış hedef kitleyle olan ilişkisinde oluşacak güven bağı, o kurumun kendine has davranışlarını, eğilimlerini, stratejilerini, vizyonunu, misyonunu özetle karakterini net bir şekilde ortaya koymasıyla sağlanabilir. kurum yönetimi açısından kurumiçi iletişimin önemi ve amaçları şu şekilde sıralanabilir:

• Kurumsal hedeflerin, kalkınma stratejilerinin ve üretim süreçlerinin çalışanlara tanıtılması ve benimsetilmesi,
• Değişen durum ve koşullar içinde, kısa ve uzun vadede alınan kararların ve yapılan değişikliklerin tüm çalışanlara eşit ve doğru bir biçimde iletilmesi,
• Kurum içinde meydana gelebilecek aksaklıkların ve yanlış anlaşılmaların önüne geçilmesi ve dedikodu kültürünün oluşmasının engellenmesi,
• Doğru rol dağılımının sağlanması,
• Çalışanlar ve kurum için en etkin iletişim kanallarının belirlenmesi,
• Üretim süreçlerinin takip edilmesi ve verimliliğin arttırılması,
• Çalışanların kurum ile bütünleşmesi ve kurum çıkarlarının bireysel çıkarlarla çatışmasının önlenmesi,
• Kurumsal kalitenin arttırılması ve tüm çalışanların bir bütün olarak kalite yönetimine dahil edilmesi,
• Kurum çalışanlarından gelen tepkilerin değerlendirilmesi ve takip edilmesi,

Kurumiçi iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin “kurum yönetimi” açısından önemi amaçlarına bakıldığında, hepsinin ortak noktasının kurumsal verimlilik ve kaliteyi arttırmaya yönelik olduğu söylenebilir.

Çalışanlar Açısından Kurumiçi İletişim

Kurumların sayıca fazlalaşması, tıpkı dış hedef kitlede olduğu gibi iç hedef kitle olarak çalışanların da oldukça seçici ve bilinçli bir davranış sergilemesine neden olmuştur. Çalışanlar artık kendileri için en iyi imkânları sunan, çeşitli konularda kendini tatmin eden ve hatta bireysel çıkarlarıyla en fazla örtüşen kurumları ön planda tutmakta, hatta faal olarak çalıştığı kurumları terk ederek, rakip bir firmaya geçebilmektedir. Çalışanın kurumda motive olması, kuruma olan bağlılığın arttırılması ve üretimde kalitenin yükseltilmesi açısından son derece önemlidir. Uygun iletişim kanalları aracılığıyla alınan kararların, koyulan kuralların, stratejik planlama çalışmalarındaki gelişmelerin çalışanlara aynı anda duyurulmaması, çalışanlar- da kurum tarafından önemsenmeme, dışlanma, performansın beğenilmediği gibi duygular uyandırabilir. Çalışanlar açısından kurumiçi iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin önemi ve amaçları özetle şu şekilde sıralanabilir:

• Kurum ideolojisini, amaçlarını ve kültürünü tanımak ve bu sayede kurum çıkarlarının kendi çıkar ve görüşleriyle örtüşüp örtüşmediğini tespit etmek,
• Fikirlerini açıklayabilmek ve görüşlerini bildirmek,
• Kurum tarafından önemsendiğini hissetmek ve motive olmak,
• Geliştirici program ve etkinliklerden haberdar olmak suretiyle kendine uygun olanı seçebilmek ve katılmak,
• Çalıştığı birimde iş güvenliğinin sağlanmasıyla ilgili tedbirleri öğrenmek,
• Kurumun diğer çalışanlarını tanımak ve etkin iş birliğine katkıda bulunmak,
• Kurumdaki bürokratik hiyerarşiyi öğrenmek ve buna göre hareket etmek,
• Performans değerlendirmesindeki niteliğini öğrenmek ve kurum adına bireysel performans planlaması yapmak,
• Kurumun mevcut durumunu ve kalkınma planlamasındaki başarı durumundan haberdar olmak ve buna göre kısa ve uzun vadeli bireysel yaşam planlaması yapmak,
• Kurumsal iletişim yaklaşımlarını kavramak suretiyle yanlış anlaşılma ve dedikoduya olanak vermeden, görüşlerini nasıl açıklayacağına dair fikir geliştirebilmek.

Halkla İlişkiler Çalışanlarının Taşıması Gereken Özellikler

Halkla ilişkiler birimlerinin ortaya koyduğu faaliyetler, kurumsal düzenin, başarının ve devamlılığın sağlanmasında en önemli rolü üstlenmektedir. halkla ilişkiler çalışanlarının ve uzmanlarının birçok konuda ayırt edici nitelikler taşıması gerekmektedir. Bu nitelikler şu şekilde sıralanabilir:

• Halkla ilişkiler çalışanları, her şeyden evvel iyi iletişim kurabilme bilgi ve becerisine sahip olmalıdır.
• Halkla ilişkiler çalışanları yazılı, sözlü ve elektronik iletişim kanalları hakkında gelişmiş bilgiye sahip olmalı ve bunları iyi kullanabilmelidir.
• Kurumların markalaşması sürecindeki çalışmaların bir yönünü piyasadaki diğer rakip firmaların takibi ve değerlendirilmesi oluşturmaktadır.
• Kurumsal halkla ilişkiler çalışanları analitik düşünebilen, sorunlara pratik çözümler üretebilen, olağanüstü durum ve koşullara çabuk uyum sağlayabilen ve çalışanları güdümleyebilen bir yapıya sahip olmalıdır.
• Halkla ilişkiler çalışanları faaliyet gösterdiği alanla ilgili detaylı bilgi sahibi olmalı, iç ve dış hedef kitleyi tanımanın gerekliliği konusunda bilinçli davranabilmelidir.
• Halkla ilişkiler uzmanı, sosyal bilimlerden ekonomiye kadar birçok alanda gerekli bilgi birikimine sahip olmalıdır ve bunu uygulamaya dönüştürebilmelidir.
• Halkla ilişkiler çalışanları, olay ve gelişmelere diğer çalışanlardan daha profesyonel bir vizyonla bakabilmeli, görünmeyeni görebilmeli ve yeniliklere açık olmalıdır,
• İletişim ilk olarak bireylerin karşılaşmasıyla başlamaktadır. Bu nedenle halkla ilişkiler çalışanı duruşu, tavrı ve giyim tarzıyla konumuna uygun davranmalı, mesafeli ve işini ciddiye alan bir tavır sergilemelidir.
• Halkla ilişkiler çalışanları profesyonel bir iş disiplini için, kurum çıkarlarıyla bireysel çıkarlarını örtüştürebilmeli, iş hayatıyla özel hayatını birbirine karıştırmamalıdır.
• Bir halkla ilişkiler uzmanı, çalışanları bir makine gibi değil, sosyal bir birey olarak görebilmeli ve yüz yüze iletişimi teşvik edici stratejiler geliştirerek, sosyal dayanışma ve bütünleşmeyi sağlayabilmelidir.

Kurumiçi Halkla İlişkilerin İşlevleri

Kurumiçi halkla ilişkiler faaliyetlerinin yerine getirdiği işlevler; planlama, düzenleme, bilgi verme, ikna etme, bütünleştirme, sosyalleştirme ve denetleme işlevleri olmak üzere yedi başlık altında toplanabilir.

Planlama işlevi: Kurumsal halkla ilişkiler faaliyetleri kurumun yapısı, amaçları, hedefleri ve kurumsal beklentileri bağlamında “planlama” ile başlar. Planlama, “kurumların amaçlarını belirlemesi ve bu doğrultuda kendilerini amaçlarına ulaştırabilecek eylemleri koordine edebilmesidir” (Göksel,2010: 15). Halkla ilişkiler biriminin planlamaya ilişkin faaliyet süreci, kurumun faaliyet alanı içindeki mevcut durumunun ortaya konması, kısa ve uzun vadedeki hedeflerinin tespiti ve kurum üyelerinin yapısına ilişkin analizlerle başlamaktadır.

Düzenleme işlevi: Halkla ilişkilerin kurum içinde yerine getirdiği düzenleme işlevi sayesinde çalışanın kuruma yönelik aidiyet duygusu artar, motivasyon yükselir, iş prensipleri doğrultusunda kurumsal işleyiş devam eder, üretimde kalite ve performans artar. Düzenleme işlevinde halkla ilişkiler birimleri;

• Kurumiçi ilişkileri düzenler ve devamlılığı sağlar,
• Kurumun tüm birimleri arasındaki iletişim biçimlerini ve kanallarını düzenleyerek, kurumdaki uyumu ve iş birliğini arttırır,
• Kurum içinde çeşitli etkinlikler düzenleyerek çalışan motivasyonunu sağlar,
• Kurum içinde eğitici programlar düzenleyerek, çalışanların değişen koşullar ve gelişen teknolojiler karşısında bilgi ve beceri düzeyini geliştirir,
• Kurum yönetimi tarafından alınan kararları, koyulan kuralları ya da yapılan değişiklikleri çalışanlara bildirecek en etkin zamanı ve yöntemleri seçerek dedikodu kültürünün oluşması önler,
• Kurumda meydana gelen çatışmaların çözümü ya da kriz yönetiminin sağlanması için en etkin yöntemleri seçer ve uygular.

Bilgi verme işlevi: Bir kurumun halkla ilişkiler birimi tarafından yerine getirilmesi gereken en önemli işlev ve fonksiyonlarından biri de kurumiçi hedef kitlelerin bilgilendirilmesidir. Bir çalışan, temel olarak kurumla ilgili şu konular hakkında bilgilendirilme ihtiyacı hisseder; Kurumun üretim kaynakları ve çalışmaları, Kurumun kalkınma stratejileri ve planlamaları, Kurumun piyasadaki rakipleri arasındaki yeri, Kurumun yönetim fonksiyonları, Yeni yatırım alanları ve iş ortaklıkları, Kurum kültürü ve kurumun mevcut imajı, Yeni konulan kurallar, alınan kararlar ve değiştirilen roller, Diğer çalışanlar ile ilgili bilgiler ve Etkinlikler, toplantılar, gezi ve seyahatler. Kurum içine yönelik gerçekleştirilen bilgilendirme fonksiyonu, çalışan üzerinde şu etkileri yaratır: Kuruma güven duymak, Kuruma olan bağlılığı arttırmak, Kurumun kalkınma çalışmalarına gönüllü olmak, Kamuoyu oluşumuna katkıda bulunmak, Karşılıklı anlayış ve iş birliğini sağlamak, Uzun vadeli bireysel planlamalar gerçekleştirebilmek ve Kurum çıkarlarıyla bireysel çıkarları dengelemek.

İkna etme işlevi: Halkla ilişkiler faaliyetleri kurum içine yönelik olarak çalışanlara hitap eden ve iknaya dayalı bir iletişim stratejisi izlemelidir. Çünkü çalışanların kuruma ve yaptığı işe olan inancı, motivasyonu ve bağlılığı arttırdığı gibi, yapılan işteki performansı ve kaliteyi de yükseltir. Bir kurumun halkla ilişkiler birimi çalışanları; Kurumun kültürü, Kurumun değerleri, Kurumsal kimlik, Yönetim yapısı ve uygulamaları, İletişim yöntemleri ve Etkinlik ve roller konularında ikna etmeli, bu konuda güven bağı oluşturmalıdır. Bu sayede kurum tarafından alınan kararların uygulanması, değişen kuralların ve rollerin benimsetilmesi, istenen etkinlik ve uygulamaların kolayca yaptırılması sağlanır. Halkla ilişkiler birimi tarafından iç hedefe yönelik gerçekleştirilen ikna işlevi, aynı zamanda kurumla ilgili meydana gelen gelişmeler hakkında çalışanların tam ve doğru bilgilendirilmesini de gerektirir.

Bütünleştirme ve sosyalleşme işlevi: Bir çalışanın kurumla bütünleşmesi ve sosyalleşmesi iç içe geçmiş iki olgudur. Kurumda sosyalleşmemiş bir çalışanın o kurumla bütünleşmesi de beklenemez. Halkla ilişkiler alanının kurum içine yönelik gerçekleştirdiği bütünleştirme ve sosyalleştirme işlevi, en etkin ve alıcıya uygun iletişim araçları kanalıyla, kurumun tüm üyelerine kurum ile ilgili bilgilerin, değerlerin, norm ve kuralların tanıtılması, benimsetilmesi ve çalışanlarda bu normlara uygun davranış formu yaratılması amaçlarına hizmet eder. Halkla ilişkiler faaliyetleri bütünleştirme ve sosyalleştirme işlevi bağlamında;

• Kurumu her çalışanıyla birlikte bir bütün olarak değerlendirmelidir,
• Karşılıklı anlayış ve iş birliğini temin etmeye yönelik stratejiler belirlemelidir,
• Karşılıklı güven ve dayanışma duygusunu arttıracak etkinlikler düzenlemeli ve iletişim ortamları yaratmalıdır,
• Kurum kültürünü, değer ve normlarını doğru tanıtmalı ve çalışanları bu konuda ikna etmelidir,
• Çalışanlar arasında olumlu rekabeti teşvik edecek etkinlikler ve geliştirici programlar düzenlemelidir,
• Çalışanların fikirlerini açıklamasına ve önerilerde bulunmasına fırsat verecek ortamlar yaratarak, katılımcılığı desteklemelidir.

Denetleme işlevi: Halkla ilişkiler faaliyetleri kapsamında gerçekleştirilen planlama, düzenleme, bilgilendir- me, ikna etme ve bütünleşme işlevlerinden sonra bu faaliyetlerin başarılı olup olmadığının tespiti için kontrol yani denetleme işlevi devreye girmektedir. Denetim fonksiyonu içerisinde kurumların halkla ilişkiler birimleri şu etkinlikleri yerine getirir:

• Kurumun başlangıçtaki durumu ve planlamalar dâhilinde bulunması gereken durumu analiz edilir,
• Mevcut durum ile gelinen durumun yorumlaması yapılır,
• Kurumun birim sorumlularından kendi departmanlarıyla ilgili üretim miktarı,
• performans ve rollerin gerekleriyle ilgili rapor alınır,
• Eğer bir hata ve aksaklık varsa, bunların nedenleri araştırılır,
• Durum tespiti ve gerekçelerin dinlenmesi için etkinlik toplantıları düzenlenir,
• Kurumun kuralları, normları ve hedefleri yeniden hatırlatılır,
• Aksaklıklara yönelik uygun iletişim etkinlikleriyle gerekli enformasyonlar gönderilir,
• Program süreci yeniden başlatılır, roller yeniden dağıtılır ve yeni bir denetleme süreci başlar.

Ekili Kurumiçi İletişimin Özellikleri

Kurum içine yönelik gerçekleştirilen halkla ilişkiler ve iletişim faaliyetlerinin başarısı, kurumun hedef ve amaçlarına uygun olarak geliştirilen stratejik iletişim faaliyetlerinin taşıdığı özelliklere bağlıdır.

Gerçekçi planlamaların yapılması: Kurumların başarıya ulaşmasında ve verimliliğin devamında en etkin nitelik gerçekçi planlamaların yapılmasıdır. Üretim teknolojilerinde meydana gelen gelişmeler, küresel ekonomik politikaların piyasa üzerindeki etkileri, firmaların ve ürünlerin sayısındaki artış, özellikle iletişim teknolojilerindeki gelişmelerin tüketici kitle üzerinde yarattığı etkiler, (ürüne kolay ulaşma, bilinçli tüketim, seçicilik) kurumlar için planlama faktörünü daha önemli hale getirmiştir.

Etkin zaman yönetimi: Zaman yönetimi planlamanın bir parçasıdır. Zaman yönetimi planlamasında kısa ve uzun vadeli hedeflerin amacına ulaşması için önceliklerin belirlenmesi ve uygulamaya konması önemli bir durumdur.

Denetleme ölçütlerinin dikkate seçilmesi: Kurumsal denetleme ölçütlerinin belirlenmesinde gerçekleştirilen iletişim çalışmaları, öncelikle kurumu ve kurumun iç ve dış hedef kitlesini tanımaya yönelik olmalıdır.

Motivasyon ve teşvik dayalı etkinliklerin düzenlenmesi: Motivasyon, çalışanların kurumsal amaçlar ve etkinlikler doğrultusunda güdümlendirilmesi ve istekli hâle getirilmesidir. Motivasyon ve teşvike dayalı çalışmalar, günümüz ticari anlayış içerisinde makineleştirilmiş bir perspektiften çıkarılarak sosyal olarak önemle üzerinde durulmaya başlanan çalışanlar için her kurumun halkla ilişkiler faaliyetleri için odak noktası haline gelmiştir.

Etkin kurumsal imaj çalışmalarının gerçekleştirilmesi: Bir kurum için gerçekleştirilen imaj çalışmaları, kurumun dış hedef kitle üzerinde yarat- tığı izlenimler ve etkiler kadar iç hedef kitle olarak çalışanlar üzerinde de belirleyici bir faktördür.

Kurumiçi İletişim Biçimleri

Kurumların kendi içindeki birimler ve çalışanlar arasındaki iletişim biçimlerini etkileyen en önemli faktörler; kurumun yapısı, niteliği, kapasitesi, kurumdaki çalışan sayısı ve üretim sürecindeki mevcut durumdur.

Tek Yönlü İletişim

Tek yönlü iletişim, kurumsal hiyerarşiye bağlı olarak genellikle kurumun üst yönetimin- den aşağıya doğru gerçekleştirilen iletişim biçimidir. Tek yönlü iletişimde kullanılan iletişim araçları; kurumsal dergi ve gazeteler, bültenler, broşürler, el kitapları, afişler, duvar panoları, kapalı devre televizyon ve radyo yayınları, ilan tahtaları, faks ve mektuplardır.

Çift Yönlü İletişim

Kurumiçi iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetleri yalnızca kurumsal çıkarları korumak ve kurum normlarının çalışanlara benimsetilmesi etkinliği değil, aynı zamanda geri bildirim aracılığıyla çalışanların da görüşlerinin, değerlendirmelerinin ve tepkilerinin alınmasını gerekli kılan çift yönlü bir iletişim etkinliğidir. Çift yönlü iletişimde kullanılan iletişim araçları Konferans ve Toplantılar, Gezi ve Seyahatler ve Birim Ziyaretleridir.

Biçimsel (Resmi) İletişim

Biçimsel, diğer adıyla resmî iletişimdir. Her kurumda hiyerarşik düzen içerisinde bir disipline ve planlamaya uygun şekilde işleyen resmî iletişim biçimi olmak zorundadır. Biçimsel yani resmî iletişim kendi içinde dikey, yatay ve çapraz olmak üzere üçe ayrılır.

Dikey iletişim: Kurumun yapısı, büyüklüğü, etkinliklerin kapsamı, birim ve çalışan sayısı gibi faktörler, dikey iletişimin derecesini ve yapısını belirleyen nitelikler olarak gösterilebilir. Dikey iletişim kendi içinde yukarıdan aşağı ve aşağıdan yukarı olmak üzere ikiye ayrılır. Yukarıdan aşağıya iletişim; iletişim eyleminin hiyerarşik düzen içerisinde yönetimin en üst kademesinden başlamak suretiyle en alt kademeye doğru gerçekleştiği, bilgi akışının tepeden aşağıya doğru sağlandığı iletişim biçimidir. Aşağıdan yukarı iletişim ise astların üstlere gerekli bilgileri göndermesi biçimini oluşturur.

Yatay iletişim: Aynı örgütsel düzeydeki çalışanlar, yani aynı hiyerarşik otoriteye, yetki ve sorumluluğa sahip üyeler arasında gerçekleşen iletişim türüdür. Başarısız bir yatay iletişim, informel ve dedikoduya açık bir iletişime dönüşme riski taşır.

Çapraz iletişim: Çapraz iletişim biçimi, kurumsal faaliyet sürecinde birim ve çalışanların, emir komuta zincirini bir kenara bırakarak gerçekleştirdiği iletişim biçimidir. Bu iletişim biçiminde bir birimin astı olan çalışan ile başka bir birimin şefi doğrudan iletişim kurabilir.

Biçimsel Olmayan (İnformel) İletişim

Bu iletişim biçimi; kurumlarda herhangi bir hiyerarşik düzen zincirine bağlı olmayan, çalışanlar arasında gayriresmî dolaşan enformasyonlar sonucu meydana gelen iletişim biçimidir. Formel iletişimdeki hiyerarşik düzenin aksine, informel iletişimde kişiler arası etkileşim ve samimiyet ön plandadır. Kurumlarda birbirinden farklı yapıya sahip, farklı ihtiyaç ve beklentileri olan, farklı kültür gruplarında toplumsallaşmış ve farklı yetkilere sahip birçok çalışan bulunmaktadır. Bu çalışanların bir düzen ve uyum içerisinde uzun bir zaman diliminde bir arada olabilmesini sağlayan o kurumun halkla ilişkiler birimleridir.