Ünite 7: Lojistik Maliyetlerin Tekdüzen Hesap Planına Göre Kayıtlanması

Giriş

İşletme ile ilgili finansal nitelik taşıyan işlem ve olaylar, hesaplar aracılığıyla yevmiye defteri (günlük defter) ve defter-i kebire (büyük defter) kayıtlanmaktadır. İşletmelerde ortaya çıkan lojistik maliyetler de finansal niteliktedir ve bu maliyetler hesaplar aracılığı ile ilgili defterlere kaydedilmektedir. Farklı nitelikteki işlem ve olaylar farklı hesaplara, aynı nitelikteki işlem ve olaylar ise aynı hesaplara kayıtlanmaktadır. Bu hesapların belirli sistematik yapı içinde tümünün bir arada yer aldığı çizelgeye hesap planı denilmektedir. Ülkemizde hemen hemen tüm işletmelerin uygulamak zorunda olduğu ve 1994 yılından günümüze uygulanan bir Tekdüzen Hesap Planı (THP) bulunmaktadır.

Muhasebe Bilgi Sisteminde Kayıtlar

Muhasebe Bilgi Sistemi

Bu sistem, işletme sürecinde ortaya çıkan finansal nitelikteki olayları, finansal bilgi kullanıcılarının ihtiyacına cevap veren, bu kullanıcıların işine yarayan bilgileri saptayan, kayıtlayan, bu kayıtları işleyen, raporlayan ve ihtiyaç duyulduğunda tekrar kullanılması için saklayan bir finansal bilgi sistemidir. Muhasebe bilgi sisteminde üretilen bilgiler; geçmiş faaliyetlerin değerlendirilmesi, cari faaliyetlerin kontrol edilmesi ve gelecekteki faaliyetlere yönelik kararların alınması aşamasında kâr amacı gütsün veya gütmesin tüm işletmeler açısından önemlidir. Muhasebeden beklenen yararın sağlanabilmesi, iyi bir muhasebe bilgi sisteminin kurulmasına bağlıdır. Muhasebe bilgi sisteminin ihtiyaca uygun veri ve bilgi üretebilmesi için şu fonksiyonların yerine getirilmesi gerekmektedir:

Finansal bilgilerin saptanması: İşletme ile ilgili finansal faaliyet ve olayların fiş, fatura vb. belgelere dayalı olarak saptanmasıdır.

Finansal olay veya faaliyetlerin kayıtlanması: İşletme ile ilgili finansal nitelikteki olay ve faaliyetleri tarih sırasına göre belirli esaslar çerçevesinde “hesaplar” aracılığıyla yevmiye defterine kaydetmektir. Bu olay ve faaliyetler niteliklerine göre sınıflandırılarak büyük defterlere kaydedilirler.

Finansal olay ve faaliyetlerin işlenmesi: Yevmiye defterine kayıtlanan ve büyük defterde sınıflandırılan ham veri niteliğindeki olay ve faaliyetlerin belli bir işlem sürecinden geçirilerek ihtiyaca uygun bilgiler haline getirilmesidir.

Finansal olay ve faaliyetlerin raporlanması: Kayıtlanan ve sınıflandırılan finansal olay ve faaliyetlerin belli bir düzeyde muhasebe bilgisine sahip finansal bilgi kullanıcılarının anlayabileceği şekilde sunulması raporlama olarak tanımlanır. Raporlama, bilanço (finansal durum tablosu), gelir tablosu, nakit akış tablosu, öz kaynak değişim tablosu gibi finansal tablolar aracılığıyla yapılabileceği gibi, işletme içine yönelik olarak hazırlanan üretim maliyet tablosu, işçilik veya hammadde malzeme maliyet tablosu, lojistik veya tedarik zincir maliyet tablosu şeklinde de olabilir. Finansal bilgi kullanıcıları başta işletme sahip ve ortakları olmak üzere, devlet, tedarikçiler, mevcut ve muhtemel yatırımcılar, işçiler ve rakipler gibi işletme içi ve işletme dışından kişi ya da kuruluşlar olabilir.

Finansal bilgilerin saklanması: Kaydedilen finansal verilerin ve oluşturulan bilgilerin, tekrar ihtiyaç duyulduğunda kullanılması için elektronik ortamda saklanıp ayrıca çıktılarının alınarak arşivlenmesidir.

Kayıtların Önemi

Kayıtlama fonksiyonu hem veri ve bilgilerin sağlıklı bir şekilde işlenerek ihtiyaca uygun bilgiye dönüştürülmesinde, hem de söz konusu bilgilerin saklanarak ihtiyaç halinde tekrar kullanılması açısından hayati bir öneme sahiptir. İşletme ile ilgili finansal nitelikteki olayların kayıtlanması yasalar açısından bir zorunluluk olmakla birlikte, işletmenin varlığını sürdürebilmesi açısından da son derece önemlidir.

Kayıt Yöntemleri

Finansal olay ve faaliyetlerin kayıtlanmasında kullanılan tek taraflı ile çift taraflı iki kayıt yöntemi bulunmaktadır. Finansal bir işlemin sadece bir yönünün esas alınmasına dayanan tek taraflı (basit) kayıt yönteminde işlemin tek tarafı esas alındığı için, muhasebe bilgi sisteminin ihtiyaca uygun bilgi üretmesi mümkün değildir. Buna karşılık çift taraflı kayıt yöntemi, finansal nitelikteki olayların tüm yönlerini ortaya koymakta ve ihtiyaca uygun nitelik ve ayrıntıda bilgi üretilmesine olanak tanımaktadır. Bu nedenle ihtiyaca uygun finansal bilgi üretim sürecinde kullanılması gereken yöntem çift taraflı kayıt yöntemidir.

Muhasebe Kayıtları ve Hesap İlişkisi

Muhasebede hesap aynı nitelikteki finansal olayların kayıtlanmasında kullanılan çizelgeler olarak tanımlanır. İşletmenin varlık veya kaynaklarında bir artış veya azalış olduğunda bu artış veya azalışları temsil eden hesaplar kullanılarak, belgelere dayalı finansal olaylar, düzenlenen muhasebe fişleri aracılığıyla önce yevmiye defterine, ardından da büyük deftere (defter-i kebir) kayıtlanır. Aynı nitelikteki finansal olaylar büyük defterde sınıflandırılmaktadır.

Maliyetlerin Tekdüzen Hesap Planına Göre Kayıtlanması

1994 yılından günümüze uygulanan ve Türkiye’deki birçok işletmenin uygulamak zorunda olduğu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği (MSUGT) ve bu sistemin iskeletini oluşturan Tekdüzen Hesap Planı’na göre, işletmelere ilişkin maliyet kayıtları sistematik ve ayrıntılı bir şekilde tutulur.

Maliyet muhasebesi sistemi kurulmadan önce, maliyet muhasebesi ile genel muhasebe arasındaki bilgi akışının hangi sisteme göre gerçekleşeceğinin belirlenmesi gerekir. Bilgi akışı üç ayrı muhasebe sistemi olan Bağımsız Muhasebe Sistemi, Birleşik Muhasebe Sistemi veya Hesap Ayrılığı Sistem lerinden biri ile sağlanır.

Bağımsız muhasebe sisteminde, genel muhasebe ile maliyet muhasebesi birbirinden ayrı olarak yürütülür ve aradaki bağlantı, bağlantı hesapları aracılığı ile kurulur. Birleşik muhasebe sisteminde, maliyet muhasebesi kayıtları ile genel muhasebe kayıtları birlikte tutulur. Hesap ayrılığı sistemi ise MSUGT’de benimsenen sistemdir. Bu sistemde, genel muhasebe ile maliyet muhasebesi birlikte çalışmakla beraber, bazı ana ve yardımcı hesaplar her iki muhasebede ayrı ayrı tutulur. Bununla beraber, 7/A yöntemini seçen işletmeler isterlerse maliyet muhasebesini bağımsız olarak uygulayabilmektedirler.

Tekdüzen Hesap Planı İşleyiş Esasları

Birbirinden farklı nitelik ve isimdeki hesapların hepsinin belli bir sisteme göre sıralandığı liste hesap planı dır. Hesap planı bir işletmede kullanılan hesapların tümünün belirli bir sistematik içinde gruplandırılmış olarak yer aldığı liste olarak tanımlanabilir.

Ülkemizde uygulanmakta bulunan Tekdüzen Hesap Planı dokuz bölüm içermekte ve ondalık bir kodlama sistemi ile hesap isimlerinden oluşmaktadır. Bu bölümler:

1. Dönen Varlıklar,
2. Duran Varlıklar,
3. Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar,
4. Uzun Vadeli Yabancı Kaynaklar,
5. Öz Kaynaklar,
6. Gelir Tablosu Hesapları,
7. Maliyet Hesapları,
8. Serbest Hesaplar ve
9. Nazım Hesaplardır.

Tekdüzen Hesap Planında Maliyet Hesapları ve Kayıt Tekniği

Tekdüzen Hesap Planı’nda 7 nolu hesap sınıfı maliyet hesaplarına ayrılmıştır. Türkiye’de uygulanmakta olan muhasebe sistemine göre maliyetler 7/A seçeneği ile 7/B seçeneği olarak iki farklı yaklaşıma göre kayıtlanabilmektedir. 7/A seçeneğine göre maliyetler fonksiyon esasına (ortaya çıktıkları yere göre) kayıtlanırken, 7/B seçeneğine göre maliyetler çeşit esasına göre kayıtlanmaktadır. Mevzuatımıza göre aktif büyüklük ve satış cirosu esasına göre belli bir büyüklüğe erişmiş üretim ve hizmet işletmelerinin maliyetlerini kayıtlarken 7/A seçeneğini kullanmaları zorunludur. 1 ve 2 sıra No.lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri’ne göre isteyen ticaret işletmeleri ile ek finansal tablo düzenleme zorunluluğu bulunmayan küçük hizmet ve üretim işletmeleri 7/B seçeneğini kullanabilmektedirler. 7/A seçeneğini kullanan işletmeler, maliyetlerini eş zamanlı kayıt tekniğine göre eş zamanlı olarak hem fonksiyon esasına göre, hem de çeşit esasına göre kaydederler. Bu her iki seçeneğin birlikte kullanıldığı anlamına gelmez. Bu kayıt tekniği eş zamanlı kayıt tekniği olarak ifade edilmektedir.

İşletmeler maliyetlerini kaydederken 7/A veya 7/B seçeneğinden birini kullanmak zorundadırlar. İki seçenek bir arada kullanılmaz.

Maliyetlerin 7/A Seçeneğine Göre Kayıtlanması

Aşağıda ana hesap grupları verilen 7/A seçeneğinde bulunan hesaplar görülmektedir.

7 Maliyet Hesapları (7/A Seçeneği)

• 70 Maliyet Muhasebesi Bağlantı Hesapları
• 71 Direkt İlkmadde ve Malzeme Giderleri
• 72 Direkt İşçilik Giderleri
• 73 Genel Üretim Giderleri
• 74 Hizmet Üretim Maliyeti
• 75 Araştırma ve Geliştirme Giderleri
• 76 Pazarlama Satış ve Dağıtım Giderleri,
• 77 Genel Yönetim Giderleri
• 78 Finansman Giderleri

Bu ünitede maliyetlerin hesap ayrılığı sistemi esasında kayıtlanması yaklaşımı benimsendiği için 70 grubunda yer alan Maliyet Muhasebesi Bağlantı Hesapları'nın kullanımına gerek yoktur. 71 (Direkt İlkmadde ve Malzeme Giderleri), 72 (Direkt İşçilik Giderleri) ve 73 (Genel Üretim Giderleri) grubunda bulunan hesaplar sadece üretim (imalat) işletmelerinde kullanılmaktadır. 74 grubunda yer alan Hizmet Üretim Maliyeti hesapları turizm ve lojistik gibi hizmet üretimi yapan işletmeler tarafından kullanılmaktadır. 75 (Araştırma ve Geliştirme Giderleri), 76 (Pazarlama Satış ve Dağıtım Giderleri), 77 (Genel Yönetim Giderleri) ve 78 (Finansman Giderleri) grubunda bulunan hesaplar ise dönem giderleri olarak ifade edilmekte, üretim ve hizmet işletmeleri ile ticaret işletmeleri tarafından kullanılmaktadır.

Ana hesap gruplarının altında yer alan fark larla ilgili hesaplar, maliyetlerini tahmini maliyet veya standart maliyet yöntemlerinden biri ile belirleyip kayıtlayan işletmeler tarafından kullanılmaktadır.

Maliyetlerin (lojistik maliyetler dahil) kayıtlanmasında kullanılan hesaplara bakıldığında hesapların sonunda gider ifadesinin olduğu görülmekle birlikte hesap sınıfının adı maliyet olarak ifade edilmektedir.

Mamul veya hizmet üretimi sırasında ortaya çıkan maliyetler yansıtma hesapları aracılığıyla önce yarı mamul ve üretim hesabına, ardından mamuller hesabına devredilmektedir. Mamullerin satılması ile birlikte, satılan mamullere ilişkin maliyetler bir gider hesabına (satılan mamullerin veya hizmet maliyeti hesabına) aktarılmaktadır. Yani ilgili maliyet hesaplarında biriken tutarlar, yansıtma hesapları aracılığıyla ilgili gider hesaplarına aktarılmaktadır.

Maliyetlerin 7/B Seçeneğine Göre Kayıtlanması

7/B seçeneğinin kullanımı için Tekdüzen Hesap Planı’nda aşağıdaki hesap grubu ile bu hesap grubu içindeki hesaplar yer almaktadır:

79 Gider Çeşitleri (7/ B Seçeneği)

• 790. İlk Madde ve Malzeme Giderleri
• 791. İşçi Ücret ve Giderleri
• 792. Memur Ücret ve Giderleri
• 793. Dışarıdan Sağlanan Fayda ve Hizmetler
• 794. Çeşitli Giderler
• 795. Vergi, Resim ve Harçlar
• 796. Amortisman ve Tükenme Payları
• 797. Finansman Giderleri
• 798. Gider Çeşitleri Yansıtma Hesabı
• 799. Üretim Maliyet Hesabı

7/B seçeneğinde maliyetler ortaya çıktıkça ilgili hesaplara (büyük defterlere) çeşit esasına göre kayıtlanır. Ancak dönem sonu maliyetler mutlaka ilgili oldukları maliyet (gider) yerleri ile ilişkilendirilmelidir. Yani, her bir maliyet türünün hangi maliyet (gider) yerinde ortaya çıktığı gösterilmelidir. Bu nedenle 7/B seçeneğini kullanan işletmelerin maliyetleri, türleri itibari ile hesaplara (büyük defterlere) kayıtlarken, aynı zamanda fonksiyonlarına göre de yardımcı defterlere kayıtlamaları dönem sonundaki işlemleri kolaylaştırmaktadır.

7/B seçeneğinde, 7/A seçeneğinin aksine tek bir yansıtma hesabı kullanılmaktadır.

Lojistik Maliyetlerin Tekdüzen Hesap Planına Göre Kayıtlanması

Lojistik maliyetler, lojistik faaliyetlerin yerine getirilmesi için yapılan harcama ve tüketimlerin parasal tutarı olarak ifade edilir. Yakıt, amortisman, işçilik, kira, geçiş ücretleri, yükleme, boşaltma, raf düzenleme, malzemelerin elden geçirilmesi (elleçleme), sigorta, güvenlik, iletişim lojistik maliyetlerin unsurlarıdır. Bu çeşitli maliyetler kontrol ve etkili yönetim için sistematik bir şekilde kayıt altına alınmalıdır. Lojistik faaliyetler temel olarak girdi (tedarik) lojistiği, üretim lojistiği ve çıktı (dağıtım) lojistiği olarak üçe ayrılır.

Birçok lojistik maliyet unsuru üretilen mamul ve hizmet maliyeti içinde yer alırken, birçok lojistik maliyet unsuru da dönem giderleri (pazarlama, satış dağıtım giderleri veya genele yönetim giderleri) arasında yer alır.

Lojistik maliyetler finansal (genel) muhasebe kapsamında ayrı ayrı hesaplar kullanılarak kayıtlanabileceği gibi, aynı anda yönetim muhasebesi kapsamında işletme içine yönelik bilgi üretmek üzere, Tekdüzen Hesap Planı’nda boş bırakılan 8 sınıfı hesaplar kullanılarak da kayıtlanabilir. Bu yöntemler birbirlerine alternatif yöntemler olmayıp 8 sınıfı hesaplarını kullanarak lojistik maliyetlerin kayıtlanması, işletme içine yönelik bilgi üretmek için finansal muhasebe kayıtları yanında yapılabilecek kayıtlardır.

Uygulama Örnekleri

Lojistik Maliyetlerin Finansal (Genel) Muhasebe Kapsamında Kayıtlanması

Satın alınan ilk madde ve malzeme (girdi lojistiği), üretilen mamul maliyeti (üretim lojistiği) ve satılan mamulün dağıtımı (çıktı lojistiği)'na ilişkin örnekler ilgili bölüm sayfa 161 - 163'de görülebilir.

Girdi (tedarik) lojistiğine ilişkin maliyetler hammadde ve malzemenin maliyetine dahil edilmektedir. Üretim lojistik maliyetleri Genel Üretim Giderleri Hesabında izlenmektedir. Çıktı (dağıtım) lojistik maliyetleri ayrı ayrı hesaplar aracılığı ile izlenmektedir. Bunun nedeni muhasebe uygulamalarına yön veren muhasebe standartları ile vergi mevzuatıdır. Bu örneklerden de görüleceği gibi lojistik maliyetler kimi zaman edinilen hammadde ve malzeme maliyeti, kimi zaman üretilen mamul maliyeti kimi zaman ise dönem giderlerinin içinde yer almaktadır.

Lojistik Maliyetlerin Yönetim Muhasebesi Kapsamında Kayıtlanması

Mevcut muhasebe kuram ve vergi mevzuatı ve tekdüzen muhasebe sistemine göre tüm lojistik maliyetlerini toplu olarak bir hesap altında izleme olanağı bulunmamaktadır. Ancak Tekdüzen Hesap Planı’nda boş bırakılan 8 No.lu hesap sınıfı kullanılarak lojistik maliyetlerin toplu olarak kayıtlanması ve izlenmesi mümkündür. Bunun için öncelikle uygun bir hesap planının oluşturulması gereklidir

Hesap Planının Oluşturulması: Tekdüzen Hesap Planı kapsamındaki 8 numaralı hesap sınıfı - Lojistik Maliyetler, şu ana başlıklar altında düzenlenebilir:

810 Girdi (Tedarik) Lojistik Maliyetleri

• 810.01 Taşıma Maliyetleri
• 810.02 Depolama Maliyeti
• 810.03. Stok Bulundurma Maliyeti
• 810.04. Sipariş Süreci ve Bilgi Sistemi Maliyeti
• 810.06 Parti Birim Miktar Maliyeti
• 810.09 Diğer Lojistik Maliyetler

811 Girdi (Tedarik) Lojistik Maliyetleri

830 Üretim Lojistik Maliyetleri

• 830.01 İşletme İçi Taşıma Maliyetleri
• 830.02 Depolama Maliyeti
• 830.03 Stok Bulundurma Maliyeti
• 830.05 Elleçleme (Elden Geçirme) Maliyetleri
• 830.06 Parti Birim Miktar Maliyeti
• 830.09 Diğer Lojistik Maliyetler

831 Üretim Lojistik Maliyetleri

850 Çıktı (Dağıtım) Lojistik Maliyetleri

• 850.01 Taşıma (Dağıtım) Maliyetleri
• 850.02 Depolama Maliyeti
• 850.03 Stok Bulundurma Maliyeti
• 850.05 Elleçleme (Elden Geçirme) Maliyetleri
• 850.06 Parti Birim Miktar Maliyeti
• 850.09 Diğer Lojistik Maliyetler

851 Çıktı (Dağıtım) Lojistik Maliyetleri