Ünite 5: Lojistik Bilgi Sistemleri

Giriş

Ticaretin globalleşmesi ve geniş kitlelere yayılması beraberinde yeni teknolojilerin lojistik sistemlerde kullanılmasını kaçınılmaz hâle getirmiştir. Lojistik bilgi sistemleri; bilgisayar sistemleri, bilgi toplama araçları, Internet ve bulut sistemleri gibi lojistiğe uygun bilgi teknolojilerinin entegre olarak bulunduğu yazılım sistemleridir. Firmalar lojistik faaliyetleri için ayrı ayrı yazılım kullanabilmektedir; ancak bu genel kabul gören bir strateji değildir. Bunun yerine farklı faaliyetlerin modüler olarak bir arada toplandığı ve birbirleriyle etkileşim içinde oldukları Kurumsal Kaynak Planlama (KKP) yazılımları tercih edilir.

Lojistik Bilgi Teknoloji Araçları

Lojistik bilgi teknoloji araçları arasında bilgisayar sistemleri ve ağları, Otomatik Tanıma ve Veri Toplama (OT/VT) sistemleri ve bulut sistemler yer alır.

Elektronik Veri Değişimi (EVD): Bilgisayarlar arası yapısal verinin otomatik bir süreçle değişimi olarak tanımlanır. EVD tedarik zinciri paydaşları arasında gerekli bilginin paylaşımı amacıyla kullanılmaktadır. EVD kullanmayan firmalar, manuel olarak verinin tutulması ve siparişlerin oluşturulması sebebiyle zaman ve müşteri kaybıyla karşı karşıya kalabilirler. EVD fatura, konşimento ve nakliye bilgilerinin gönderilmesi amacıyla da kullanılır.

EVD’nin temel avantajları şöyledir:

• Bilginin yalnızca bir kez sisteme girilmesinin yeterli olması
• İşlemlerin hızlanması
• Azalan maliyet ve hata oranları

Otomatik Tanıma ve Veri Toplama (OT/VT) Sistemleri:
OT/VT sistemleri, temel olarak verilerin bilgisayar sistemlerine el ile girilmesi yerine çeşitli yöntemlerle doğrudan aktarılmasıdır. OT/VT’nin en önemli avantajları şöyledir:

• Veri girişindeki hataların azaltılması
• Veri girişinin hızlı yapılması
• Çalışanların el ile veri girişine harcayacağı zamanın daha değerli kullanılması

OT/VT teknolojileri arasında barkodlar, RFID (radyo frekanslı tanıma), akıllı kartlar, optik karakter tanıma (OCR), sesli tanıma ve bazı biyometrik teknolojiler (parmak izi ve yüz tanıma) yer almaktadır.

Barkod, verilerin görsel özellikleri olan makineler tarafından okunabilmesi için çeşitli kodlama yöntemleriyle oluşturulan paralel çizgiler, noktasal şekiller, iç içe daireler ya da görüntü içinde gizli şekillerdir.

Barkodların yazılması ve okunması için gerekli ekipmanlar barkod yazıcılar ve barkod okuyuculardır. Barkod yazıcılar genellikle termal baskı ile çalışırlar. Barkod okuyucular da doğrudan bir bilgisayara bağlı olarak çalışabildikleri gibi el terminalleri ve yazar kasalar gibi çeşitli araçlarla tümleşik olarak da kullanılabilirler.

RFID, kökeni 1970’li yıllara dayanan radyo frekansı aracılığıyla nesneleri tanımaya yönelik olarak kullanılan teknolojidir. Çok temel bir tanımla RFID sistemleri bir etiket kümesi, bir ya da daha fazla anten, bir okuyucudan/tarayıcıdan ve bir sunucudan oluşmaktadır.

RFID etiketleri genelde şu üç önemli parçadan oluşur:

• Elektronik entegre devre
• Bir minyatür anten
• Entegre devre ve anteni bir arada tutan aparat

Pasif, aktif ve yarı pasif olmak üzere üç tip RFID etiketi vardır. Pasif etiketler pil gibi herhangi bir güç kaynağı barındırmazlar. Bu tür etiketler RFID sisteminin anteninden gelen elektromanyetik sinyale göre çalışırlar. Aktif RFID etiketleri ise pasiflerin tam tersi şekilde üzerlerinde bir güç kaynağı, yani pil taşırlar. Bu pil hem etiket üzerindeki devreye hem de minyatür antene güç sağlar. Yarı pasif etiketler üzerinde bir pil bulunmaktadır ancak bu güç kaynağı yalnızca devrenin çalışmasını sağlamaktadır. Bu güç kaynağı aktif etikette olduğu gibi okuyucu ile iletişim amacıyla kullanılmamaktadır. Bu etiketlerde iletişim tıpkı pasif etiketlerdeki gibi gerçekleşmektedir.

Etiketler dışında iki temel öge antenler ve okuyucular/tarayıcılardır. Antenler okuyucu ve etiketler arasında elektromanyetik sinyallerin aktarımı rolünü almaktadır. Bir RFID okuyucu, elektromanyetik sinyaller yaratan ve antenler aracılığı ile etiketlere bu sinyalleri ileten ve etiketlerden dönen sinyalleri izleyen cihazlardır.

RFID firmalar da bilginin değerlendirilmesi açısından büyük öneme sahiptir. Tedarik zincirinde ürün ya da hammaddenin bir noktadan bir noktaya taşınmasının görünürlüğü operasyonel kararlara katkı sağlamaktadır. Bu katkılar üç maddede açıklanır:

• Stok maliyetlerinde azalma
• İş gücü maliyetlerinde azalma
• Tesisler, taşıma araçları, konteynerler ve diğer değer harcamalarında azalma

Lojistik Bilgi Sistemleri

İşletmeler gerek firma içi, gerekse tedarik zinciri üzerindeki paydaşları ile bilgi ve belge paylaşımını yazılımlar aracılığıyla gerçekleştirmektedir. Lojistik bilgi sistemleri firmaları iki yönden etkilemektedir: Var olan lojistik faaliyetlerin iyileştirilmesi ve lojistik operasyonların yapısının değiştirilmesi.

Bilgi Akışı: Bilgi lojistik sistemlerin can damarı olarak görülebilir. Çağımızda dağıtım sistemlerinin etkinliği bilgi paylaşımının başarısı ile doğrudan ilgilidir.

Lojistik Bilgi Sistemlerinin Fonksiyonel Seviyeleri: Lojistik bilgi sistemleri, tüm lojistik faaliyetlerin koordinasyonu ve yönetilmesi amacıyla geliştirilen yazılımlardır. Bu sistemlerin temel olarak dört farklı fonksiyonel seviyesi bulunmaktadır. Bu seviyeler işlem sistemleri, operasyonel planlama, taktiksel planlama ve kontrol, stratejik planlamadır.

İşlem sistemleri seviyesi, lojistik yönetiminde en sık kullanılan sipariş alma ve işleme, stok durumu kontrol etme, fatura hazırlama ve nakliye süreleri kontrolü gibi aktiviteleri içerir.

Operasyonel planlama seviyesi performans ölçümü ve raporlama aktivitelerini içerir.

Taktiksel planlama ve kontrol seviyesinde stok limitleri ve depo yerleşimi belirlenir, tedarikçiler ile ilgili süreçler iyileştirilir, nakliyeciler seçilir, rotalama ve çizelgeleme işlemleri gerçekleştirilir.

Stratejik planlama üst düzey yönetimin uzun dönem kararlarına eğildiği seviyedir.

Lojistik Sistemlerde Bilginin Rolü: Lojistik anlamda bilginin iki temel bileşeni bulunmaktadır. Bunlar: planlama ve koordinasyon ile operasyonlardır.

Tedarik zinciri operasyonlarının yol göstericileri, finansal hedeflerden doğan stratejik amaçlardır. Stratejik amaçlar doğrultusunda tüm sistemin organize bir şekilde planlanması gerekir. Kapasite kısıtlarının planlanması, lojistik ihtiyaçların planlanması, stok yayma politikasının planlanması ve üretim ihtiyaçlarının planlanması bunlardan önde gelenleridir.

Tedarik zinciri ihtiyaçlarını karşılamak için bir sipariş alınmalı, işlenmeli ve gönderilmelidir. Bu operasyonların tümünün başarısı etkin bilgi paylaşımına bağlıdır.

Lojistik Bilgi Sistemlerinin Yapısı: Lojistik bilgi sistemlerinin üç temel bileşeni bulunmaktadır; girdi, veri tabanı ve çıktı.

Girdi bileşeni, çeşitli veri kaynakları ve veri transfer yöntemlerinden derlenen verilerdir.

Bir bilgi sisteminin en önemli ögesi, verinin bilgiye, bilginin de karar vermede faydalı olacak birikime dönüştürülmesidir. Veri tabanı yönetimi üç önemli fonksiyon içermektedir:

• Veri seçimi
• Analiz yöntemi seçimi
• Veri işleme prosedürü seçimi

Çıktı; bir bilgi sisteminde kullanıcıya sunulan raporlar, dokümanlar ve veri analizi sonuçlarıdır.

Sistem Modülleri: Lojistik bilgi sistemleri modüllerini sipariş yönetim sistemi, depo yönetim sistemi ve nakliye yönetim sistemi alt başlıkları altında sayabiliriz.

Sipariş yönetim sistemi müşteriler ile doğrudan kontak hâlinde olunan, siparişlerin alınıp işlendiği sistemdir.

Otomatik siparişleme ile birlikte hız ve bilginin doğru akışı elde edilir. Bununla birlikte firmaya sağladığı avantajlardan bazıları şunlardır:

• Doğru ve hızlı akan bilgi sayesinde müşteri memnuniyet seviyesinin artırılması
• Çalışanların doğrudan sipariş işleme ile müşterilerle etkileşiminin azaltılması
• Faturaların otomatik hazırlanması ile birlikte nakit akışını hızlandırması

Depo yönetim sistemi ile sipariş yönetim sistemi ayrı modüller halinde olabilir. Gerçek şudur ki sipariş yönetimi sistemi ve depo yönetim sistemi birbirlerinden bağımsız olamazlar. İhtiyaç duyduğu bilgi doğrudan satışlardan gelen depo yönetim sistemi, temel olarak ürün akışını ve stok seviyelerini kontrol eder. Talep tahminleri ve emniyet stok seviyesine göre ürünlerin üretilmesi için çizelgelenmesi sağlanır. Bu yönetim sistemi sayesinde gereğinden fazla stok tutulmayacağı için hem depo alanından hem de kullanılan kaynaklardan tasarruf edilir.

Nakliye yönetim sistemi firma içi ve dışı taşıma işlemlerine odaklanır. Diğer sistemler ile birlikte bazı bilgileri paylaşarak işletmenin taşıma işlemlerinin planlanmasını ve kontrolünü sağlar.

Lojistik Bilgi Sistemlerinin Karakteristikleri: Bir lojistik bilgi sisteminde olması gereken karakteristikler ulaşılabilirlik, doğruluk, eş zamanlılık, istisna kontrolü, esneklik ve uygun format.

Kurumsal Kaynak Planlama Yazılımları: Tüm işletme ile entegre bir iletişim ve bilgi paylaşım sistemi şirketin başarılı stratejik kararlar almasında çok önemlidir. Yukarıda yer alan modüller ayrı ayrı yazılımlar olarak piyasada mevcuttur. Ancak her modül için ayrı yazılım kullanılması, bilginin paylaşımında aksaklıklara yol açmakta ve dolayısıyla istenmeyen sonuçlar doğurmaktadır. İşletmeler bunun yerine tüm modülleri bir arada bulunduran Kurumsal Kaynak Planlama (KKP) yazılımlarını tercih ederler.

Dünyada KKP yazılım pazarında çeşitli firmalar bulunmakla birlikte bu firmaların başını SAP, Oracle ve Microsoft Dynamics çekmektedir.

Bulut KKP Sistemleri: Verilerin ve programların bizlerin sanal sunucu olarak tanımladığı, sağlayıcının uzaktaki fiziki alanlarında saklanan; İnternete erişilebilen herhangi bir cihazdan, ihtiyaç duyulan veri ve programlara ulaşabilen sistemlere bulut bilişim denir.