Ünite 6: Kurumsal Kaynak Planlama ve Lojistik

Kurumsal Kaynak Planlaması

İşletme faaliyetlerinin bütünleşik çalışmasına izin veren bir teknoloji olan Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP) sistemleri, insanlar tarafından yönetilen birbirleri ile ilişkili süreçlerin bir grubu olarak düşünülebilir. KKP, işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel addır. KKP sistemleri, bir işletmenin tüm veri ve işlemlerini biraraya getirmeye veya bir araya getirilmesine yardımcı olmaya çalışan ve genelde kullanımı kolay olan sistemlerdir. Klasik bir KKP yazılımı işlem yapabilmek için bilgisayarın çeşitli yazılım ve donanımlarını kullanır. KKP sistemleri temel olarak değişik verilerin saklanabildiği bütünleşik bir veritabanı üzerine inşa edilir. Kurumsal kaynak planlaması anlam olarak, işletmenin tüm kaynaklarının birleştirilip, verimli olarak kullanılması için tasarlanmış sistemlerdir. KKP kavramı ilk olarak üretim çevrelerinde kullanılmaya başlansa da; günümüzde KKP sistemleri çok daha geniş bir alanda telâffuz edilmektedir. KKP sistemleri, bir işletmenin faaliyet alanına ya da ismine bakmadan, işletmenin tüm temel işlemlerini kendi yapısı altında toplayabilir. İşletmeler, kâr amacı olmayan kuruluşlar, vakıflar, hükümetler veya diğer varlıklar KKP sistemlerini kullanabilirler.

KKP, arz ve talep arasındaki dengeyi sağlayan geniş kurumsal bir alt yapıya sahip bir yönetim aracıdır ve genellikle tüm tedarik zinciri içindeki müşteriler ve tedarikçiler arasındaki bağlantıları kapsar. Karar verme aşamasında iş süreçlerini kullanan KKP; satış, pazarlama, üretim, lojistik, satın alma, finans, tasarım, insan kaynakları gibi işlemler arası bütünleşmeyi de sağlamaktadır. Böylece yetkili kimseler, müşteri hizmetlerinin kalitesini ve verimliliği arttırabilir, maliyetlerde ve stoklarda eş zamanlı azalma sağlayabilir, dolayısıyla etkili bir e-ticaretin temellerini atmış olur. KKP sisteminin tamamen anlaşılabilmesi için “KKP sistemi” kavramının beş farklı açıdan incelenmesi gerekmektedir. Bunlardan ilki, veri yönetim sistemi, ikincisi basitçe işletmedeki tüm yazılım modüllerinin aynı veri tabanını paylaşmasıdır. Üçüncüsü, üretim felsefesi, dördüncüsü, iş felsefesi iletişim aracı ve beşincisi ise bilgi yönetim sistemidir. KKP sisteminin düzeyleri arasında karmaşıklık aşağıdan yukarıya çıktıkça artarken, işletmenin değeri de aynı şekilde artar. Karmaşıklığı en az olan düzey veri yönetim sistemi iken, stratejik ve daha karmaşık düzey ise bilgi yönetim sistemidir. Bir işletmenin KKP sistemini uygulamaya koyarken odaklanması gereken nokta, hiyerarşinin en üst düzeyini başarıyla yerine getirmektir. İyi bir KKP sisteminin yürürlüğe konulabilmesi için düzeylerin iyi anlaşılmış olması gerekmektedir.

KKP’de ilk bakış açısı veri yönetim sistemidir. İşletmeler pazarlama, satış, üretimin takibi, lojistik gibi birçok işlem için büyük yığınlardaki verileri tutmaktadır. Bu veriler; raporlama faaliyetlerinde, üst düzeye bilgi vermede, işletme için faydalı olabilecek analizlerin yapılmasında kullanılır. KKP sisteminin ilk düzeyi, bir bakıma bilgiye dönüştürülebilecek veriler için depo görevi görür. İkinci bakış açısı, merkezi bir veri tabanını kullanan yazılım modüllerinin tüm sisteme entegrasyonudur. Üçüncü bakış açısına göre KKP, üretim için gerekli planlamanın yapılmasını sağlayan bir sistemdir. Üretim felsefesinin kalbi Malzeme İhtiyaç Planlaması’dır (MİP). Bu sistem sayesinde üretim için gerekli malzemelerin hangi zamanda ne kadar temin edileceğine karar verilir. Dördüncü bakış açısı olan iş felsefesi, daha çok yatırımın kazanca dönüşmesi ile ilgilidir. Bu düzeyde üst yönetim stratejilerini belirler ve planlarını yapar, iletişim aracı sayesinde bu kararlar üst yönetimden çalışanlara doğru aktarılır. Son bakış açısı olan bilgi yönetim aşamasında müşteri satınalma alışkanlıklarını, tedarikçi güvenirliğini, etkin seri üretim tekniklerini, parçalara ait geçmiş verileri, müşteri hizmetleri konularını ve daha birçok bilgiyi yeni hizmet ya da ürün üretimi için kullanmayı içermektedir.

Günümüzde işletmeler yeni pazarlar, yeni rekabet ortamları ve artan müşteri beklentileri ile karşılaşmaktadır. Aşağıda belirtilen talepler de üreticiler üzerinde büyük baskı yaratmaktadır:

• Tüm tedarik zinciri boyunca toplam maliyeti azaltmak
• Hammadde temin süresinin kısaltmak
• Stokları minimum düzeye çekmek
• Ürün çeşitliliğini arttırmak
• Ürün kalitesini geliştirmek
• Güvenilir dağıtım tarihleri ve müşteri hizmet düzeyini arttırmak
• Talep, tedarik ve üretimin etkili koordinasyonunu sağlamak

Günümüzde işletmeler müşteri taleplerine daha hızlı ve etkili cevap verebilmek için, iş süreçlerini yeniden yapılandırmaktadır. Bilgisayarların gelişimi ile üretim sistemleri planlama araçlarının gelişimi paralel seyretmiştir. 1960’ların ortalarında malzemelerin planlanması için ilk bilgisayar kullanımları tanıtılmış ve daha sonra kullanılan bu sistemler; Malzeme ihtiyaç Planlaması (MİP) sistemleri olarak adlandırılmıştır. Altmışların sonlarına doğru malzeme ve envanter kontrol sistemleri geliştirilerek, daha profesyonel araçlar haline gelmiştir. MİP, sadece malzeme kontrolü için değil, bunun yanında kapasite planlama ve yönetimi için de kullanılmaya başlanmıştır. Bilgisayarların daha etkin kullanılmaya başlanması ile birlikte, malzeme ve kapasite kaynaklarının kullanımına işletmenin finansal kaynakları da eklenmiştir. Böylece Üretim Kaynakları Planlaması (ÜKP) bütünleşik planlama sürecinin bir sonraki mantıksal adımı olarak ortaya çıkmıştır. Amerikan Üretim ve Stok Kontrol Topluluğu (APICS) ÜKP’yi; “bir üretim işletmesinin tüm kaynaklarının verimli şekilde planlanması için bir yöntem” olarak tanımlamaktadır.

KKP, 1960’larda MİP’in ortaya çıkması ile başlamaktadır ve bu metodun özü de ürün ağacına dayanmaktadır. MİP’i ortaya koyan kişiler, malzeme ve bileşenlerin siparişleri için daha iyi bir yöntem ararlar ve bu tekniği geliştirmeyi başarırlar. MİP mantığı, üretim programının kullanımına, ürün ağacına ve gelecek dönem gereksinimlerini karşılamak için stok kayıtlarına dayanmaktadır. MİP bir bakıma, ürün ağacı işlemcilerinin yeteneklerini; stok düzeyi, gelen sipariş bilgileri, üretim hacimleri ve tedarik sürelerini de göz önüne alarak geliştirmiştir. İşletmeler bu yöntem sayesinde, malzeme satınalma ve siparişlerinin ne kadar olacağı ve ne zaman yapılacağı konusunda kontrol yeteneği kazanmıştır. Bu aracın kullanılmaya başlanması ile birlikte verimlilik ve kalitenin hızlı bir şekilde arttığı görülmüş, stok miktarlarında azalma meydana gelmiştir. İşletmeler bu sayede rekabet ortamında büyük bir kazanç sağlamıştır.

MİP sistemleri kapasite kısıtını göz önüne almaksızın sadece malzeme ihtiyaçlarının planlanmasına odaklanmaktadır ve gerçek zamanlı değildir. MİP’in en büyük eksikliği, iş ve satınalma emirlerinde işletme kapasitesinin bu emirleri yerine getirip getiremeyeceğine ya da kritik kaynakların yeterli düzeyde olup olmadığına bakmamasıdır. İlk geliştirildiği zamandan itibaren MİP, çok hızlı bir şekilde gelişim göstermiştir. MİP’in evrimindeki ikinci adımda ortaya çıkan çeşitli gelişmeler “kapalı-çevrim MİP” olarak adlandırılır. Kapalı çevrim MİP ile gerçek satınalma siparişleri ve iş emirleri ile ilgili bilgiler; satınalmacı ve planlamacıların gerekli faaliyetleri yaparken kullanabilmesi için bilgisayara yüklenmekteydi. Bu bilgiler, ana bilgisayara bağlı bir veya iki terminal bilgisayar yardımıyla girilirdi. Bu bilgilerin hacmine bağlı olarak, gerekli değişiklikleri yansıtmak üzere sıklıkla net değişim MİP sistemi çalıştırılırdı. Bu girdiler MİP sistemi tarafından üretilen faaliyet mesajları ile döngüyü kapatırdı. Net değişim çalıştırmaları süresince bu faaliyetler, MİP sisteminin ilk çalıştırılması sonucunda üretilen planlar ile karşılaştırılır ve istisnai durumlar not edilerek raporlanırdı. Gelişmelerin hızla devam etmesi sayesinde kapalı-çevrim MİP sisteminin geliştirilmiş bir hali olan ÜKP ortaya çıkmıştır. Teknoloji, envanterdeki her parça hareket ettiğinde parasal kayıtların da benzer şekilde hareket etmesi ihtiyacına paralel olarak gelişmiştir. Buna göre; fabrikaya bir parça geldiğinde, sadece elde bulunan stok miktarı artmamalı, aynı zamanda finansal kayıtlardaki ham madde envanteri de artmalıdır. İşletmedeki tüm kaynakların etkili bir şekilde planlanması için bir yöntem olan ÜKP, bölümlerdeki işlemlerin planlanmasını, finansal planlamayı ve “eğer-olursa” şeklindeki durumların benzetimini yapabilmeyi sağlamaktadır. ÜKP her biri birbiri ile bağlantılı olan; iş planlama, satış ve operasyon planlama, üretim planlama, ana üretim çizelgeleme, malzeme gereksinim planlaması, kapasite gereksinim planlaması, kapasite ve malzeme için destek sistemleri fonksiyonlarından meydana gelmektedir. Bu sistemlerden elde edilen çıktılar; iş planı, satınalma taahhüt raporları, taşıma bütçeleri ve para cinsinden geleceğe dönük envanter miktarları gibi finansal raporlar ile bütünleştirmektedir. ÜKP, işlemler arası finansal bilgilerin toplanmasını ve dağıtılmasını sağlamıştır. Muhasebe bölümü tarafından gerçekleştirilen büyük miktardaki işlem yükü de böylece azaltılmıştır. 1980’lerin sonu ve 1990’ların başında, bilgisayar yazılım ve donanımında gelişme devam etmiştir. İşletmeler müşterilerine karşı tedarik süresini kısaltmayı ve etkili üretimi geliştirmeyi amaçlamışlardır.

KKP terimi, üretim alanından diğer alanlara genişleme sağlayarak; bankacılık, sigortacılık ve tıp alanlarında da bir veritabanında tüm verilerin ve ilgili alanlarda iş yapabilmek için gerekli bilgilerin yer aldığı, kurum çapında sistemler oluşturulmuştur. Bu sistemler de yazılım satıcıları tarafından KKP sistemleri olarak adlandırılmıştır. KKP, talep ile arzı tahmin eder ve dengeler. KKP; tüm tedarik zinciri boyunca müşteri ve tedarikçiler arasındaki bağlantıyı sağlayan; karar vermek için geliştirilmiş süreçleri çalıştıran ve satış, pazarlama, operasyon, lojistik, finans, satınalma, ürün geliştirme, insan kaynakları faaliyetleri arasında koordinasyonu sağlayan; bir dizi kurum çaplı tahminleme, planlama ve çizelgeleme aracıdır. KKP’nin hedefi; müşteri hizmet düzeyini geliştirmek, verimliliği arttırmak, maliyetleri azaltmak ve tedarik zincirine etkili bir kaynak oluşturmaktır.

Kurumsal Kaynak Planlama Sistemleri, çok büyük ölçekli sistemler olup kapsamları temelde aynı olmakla birlikte, bir sistemde kullanılan bileşenler sektöre ya da işletmeye göre farklılıklar gösterebilir. Üretim yapan orta ölçekli bir işletmede, Proje Yönetimine yönelik bileşenler kullanılmazken; hizmet sektöründe olan bir turizm işletmesinde, Üretim Planlama ve Kontrol bileşenleri kullanılmayabilir. Genel hatlarıyla KKP sistemlerinin bileşenleri envanter yönetimi, satış ve dağıtım, kalite yönetimi, insan kaynakları, finans yönetimi, üretim planlama ve kontrol, tedarik zinciri yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) ve proje yönetimi başlıkları halinde sıralanabilir.

Kurumsal Kaynak Planlamada Lojistik Faaliyetler

Kurumsal Kaynak Planlama sistemleri, işletmelerin her alanına etki etmeyi hedefler. Envanter yönetimi, tedarik zinciri yönetimi, satış ve dağıtım gibi birinci derecede lojistiğin faaliyet alanına giren konularda KKP sistemlerinin kullanılmaları kaçınılmazdır. Bazı KKP sistemleri, Genel Lojistik Yazılımları ünitesinde ele alınan Depo Yönetim sistemleri; ya da Taşıma Yönetim Sistemleri gibi lojistik yazılımlarını da içerebilir.

KKP ve Tedarik zincirinde üretim ile lojistik arasındaki entegrasyon oldukça önemlidir. Özellikle bu iki faaliyet birbirini tetikleyen ve takip eden süreçlerdir. SAP gibi KKP yazılımlarında; hem üretim ve lojistik faaliyetlerin her biri için özel modüller, hem de her ikisinin entegrasyonunda kullanılabilecek çeşitli modüller bulunmaktadır. Bu modüller, dışarıdan temin edilen ve üretimi gerçekleştirilen malzemelerin sistematik olarak takibini sağlar.

SAP üzerinde her bir modül için genel olarak bir ana veri mevcuttur ve bütün faaliyetler bu ana veriler üzerinden gelişir. Üretim yerleri, depo yerleri, stok alanları, stoklama şekli, satın alma ve satın alma organizasyonu gibi yapılar bu modül içerisinde bulunmaktadır.

Stok yönetimi; depo yerleri, rezervasyonlar, depo yerlerine ürünlerin transferi, fiziksel stok süreçleri, stokların analizi, malzeme kabulü gibi süreçleri içermektedir. Genel olarak işletmelerde nihai ürün depoları, yan malzeme depolarının süreçleri bu kısımda bulunmaktadır.

SAP’de depo yönetimi (WM) önemli bir yer almaktadır. WM modulu, depo tipleri, depolama bölümleri, depo adresleri, transferler, gibi işlemleri kapsamaktadır. Genel olarak nihai ürünlerin stoklarının takibi için kullanılmaktadır. Özellikle son zamanlarda WM modülüne entegre edilebilen sistemler geliştirilmiştir.

İçe lojistik, dış kaynaktan gelen ürünlerin geri alınması anlamına gelmektedir. Ürünlerin stoklara alınması işlemidir. Dışa lojistik ise müşterilere doğru akışı ifade etmektedir. Ürünlerin stoklardan düşürülmesi, irsaliyelerin çıkarılması gibi adımları kapsamaktadır.

Üretim planlama; özellikle üretimin taktiksel ve stratejik planlaması için gerekli olan; ana veri ve ürün ağaçları tanımlamaları, tahminleme, planlama faaliyetlerini kapsar. Üretim planlama, malzeme ihtiyaç planlaması, ana verilerin güncellemeleri, standart satış ve operasyonların planlanması, talep tahmini, tahmin stratejileri bu bölümdeki ayrıntılı kalemlerdir.

Üretim süreçleri; üretim akışının tanımlanması, süreç akışlarının optimizasyonu, iş alanlarının belirlenmesi, parti büyüklükleri, üretim siparişleri bilgi sistemi, iş adımlarının işçilikleri gibi üretim konularını kapsamaktadır. Üretimdeki operasyonel faaliyetlerinin SAP’ye yansımasıdır. Bu süreçlerin doğru bir şekilde tanımlanması gerek üretim planlaması gerekse maliyetlerin doğru olarak çıkmasında önemlidir.

Bakım, üretim yerinin bakım ve onarımını kapsayan bir modüldür. Bu modül; ekipman ve makine parkurlarının oluşturulması, periyodik bakım planlaması, önleyici bakım planlaması, bakım iş emirlerinin maliyetlerinin oluşturulması, bölümlere atanması faaliyetlerini içermektedir.

Kalite-kontrol yönetimi; genel olarak üretimin kalite ve kontrolü, bunların sonuçları, dış kaynaktan gelen ürünlerin girdi-kalite kontrolü, bunların sonuçları, kalite sertifikaları, kalite sonuçlarının raporlanması ve geri bildirimin yapılması faaliyetlerini kapsamaktadır.

Satış ve servis; müşteri, sipariş, sevkiyat ve müşteri servislerinin yönetimini kapsamaktadır. Bu kısımda özellikle satış ve dağıtım (SD) modülü lojistik faaliyetleri için oldukça önemlidir. Satış ve dağıtım süreçleri müşterilerden siparişlerin gelmesinden, ürünlerin müşterilere ulaştırılmasına kadar olan süreci kapsamaktadır. SAP üzerinde satış ve dağıtım modülü müşteri ana verilerinin oluşturulması ile başlar. Müşteri siparişlerinin sisteme girilmesi ile devam eder. Bu aşamadan sonra süreç, Üretim planlama (PP), temin (MM), depolama (WM) modülleri üzerinde devam eder ve yeniden satış dağıtım (SD) modülü üzerinde sonlanır.

SAP üzerindeki tüm modüllerde olduğu gibi, SD ( Satış ve Dağıtım ) modülünde de ana veriler mevcuttur. Tüm satış dağıtım fonksiyonları, bu ana veriler üzerinden işlemektedir. SD üzerindeki ana veriler müşteri ana verileri, işletme ana verileri ve satış ana verileri olmak üzere 3 ana alana bölünmektedir.

SAP sisteminde birden çok sipariş türü bulunmaktadır. Bunlardan bazıları; müşteri siparişleri, satın-alma siparişleri, üretim siparişleri, fason üretim siparişleridir. SAP’nin kullanıldığı tesise göre sipariş giriş şekilleri değişmektedir. Sipariş girişleri için SAP sistemi ile entegre çeşitli sistemler olduğu gibi bazı süreçlerde siparişler mail veya faks yoluyla gelir ve SAP’ye giriş yapılır. Sipariş girişinde bazı bilgiler ana verilerden alınırken, sipariş edilen ürün kodu, sipariş miktarı, siparişin teslim adresi gibi bazı veriler sipariş ile birlikte gelmektedir.

Teslimat süreci satış sürecinin bir devamıdır. Genellikle ürünlerin fabrikadan bayii veya müşterilere taşınması, dışarı doğru bir süreçtir. Teslimatlar siparişler referans alınarak oluşturulmaktadır. Burada teslimatlar siparişin bir kısmını kapsayabileceği gibi birden çok siparişten de oluşabilir. Sipariş üzerindeki bilgilerden ana verilerin tamamı teslimata da aktarılmaktadır. Genel olarak; aynı satış organizasyonuna sahip olmayan müşteri talepleri için tek sipariş oluşturulamayacağı gibi, farklı satış organizasyonlarına sahip siparişler içinde tek teslimat yaratılamaz. Sonuç olarak, üretim yerlerinden sevkiyatların yapılması için mutlaka teslimat oluşturulması gerekmektedir.

Sevkiyat yönetim sürecinde önemli olan bazı noktalar şunlardır:

Sevkiyat Planlama Noktası: Şirketin birden çok üretim yerinin veya sevkiyat planlama noktasının olduğu durumlarda geçerli olan bir uygulamadır.

Nakliye türü: Planlanacak olan sevkiyatın türünü belirtir.

Rota ve Adımları: Sevkiyat organizasyonu yapılırken şirketler gerek navlunların sisteme tanımlanması, gerekse sevkiyat planlaması yaparken her defasında benzer rotalamaları yapmak yerine önceden rotaların tanımlanması safhasıdır.

Aracı Nakliye Şirketi: Şirketler çoğu zaman sevkiyatlarını kendileri organize etmelerine rağmen ürünlerin müşterilere ulaştırılması için aracı şirketler kullanırlar. SAP üzerinde bu aracı şirketler müşteri ana verileri gibi tedarikçi ana verilerine tanımlanır ve her sevkiyat sırasında aracı şirketlerin bilgilerinin tekrar tekrar girilmesinin önüne geçilmiş olur.

Sevkiyat sürecinde planlama yapılırken özellikle farklı sevkiyat koşullarının geçerli olduğu teslimatların, tek bir seferde sevk edilmesi yaygın kullanılan bir uygulamadır. Nakliye sürecinde, aynı SAP sistemine bağlı olan farklı üretim yerlerinin teslimatları da aynı nakliyeye bağlanabilir. Nakliyenin kullanımı sayesinde, farklı teslimatlara elleçleme yapılabilir. Elleçleme, müşteriye gidecek olan ürünlerin nasıl paketleneceği konusunda bilgi verir. Sevkiyattaki ürünlerin; hangi ambalaj şekline göre paketleneceği, hangi sırada araca yerleştirileceği, hangi boşaltma noktalarına bırakılacağı gibi bilgilerin işlenmesine yarayan elleçleme faaliyeti oldukça önemli bir faaliyettir. Özellikle nakliyelerdeki teslimatlar için aynı elleçleme işlemi yapılabilir. Örneğin; paletli sevkiyat yapan bir üretim yeri için, hangi numaralı palette hangi ürünün bulunacağı, paletlerin araçlarda hangi sırada olacağı ve paletlerin hangi boşaltma noktasına ait olduğu bilgileri bu kısma işlenir. Çeki listesi, yükleme planı gibi çıktılarda elleçleme sonucunda ortaya çıkan listelerdir. Çeki listesi ; ürünlerin hangi palette olduğunu, ürünlerin ağırlıklarını, toplam sevkiyattaki ürün sayısı gibi bilgilerin olduğu bir çıktı türüdür. Özellikle gümrük işlemleri ve ihracatlarda önemlidir. Yükleme listesi ise çeki listesi gibi elleçlemeden hareketle türetilir; ancak yükleme listesi ambalaj şeklinden hareket eder. Hangi ambalajda, hangi ürünün bulunduğu ve hangi boşaltma noktasına ait olduğu bilgileri burada daha net görünür. Genel olarak yükleme yapan bölümlerin kullandığı bir uygulamadır.

Nakliye planlaması yapıldıktan sonra, sevkiyat için araç geliş tarihi, yükleme başlangıç ve bitiş tarihleri, yükleme sonu tarihi, sevkiyat başlangıcı ve sevkiyat tamamlama tarihi gibi aşamalar bulunur.