Ünite 2: İlk Madde ve Malzeme Maliyetleri

İlk Madde ve Malzeme Maliyetleri

Maliyet muhasebesi açısından madde kavramı, bir cismi oluşturan unsur, duyularla algılanabilecek nesne olarak tanımlanır. Elimizle dokunduğumuzda var olduğunu anladığımız unsurlardan gözümüzle görebildiğimiz nesnelere ve atmosferde göremediğimiz gazlara kadar her şey, maddedir. Un yapımında buğday, masa yapımında kereste, ayran yapımında su ve ayakkabı yapımında deri, birer maddedir.

Maddeler gibi, malzemeler de günlük yaşantımızda kullandığımız her şeyi meydana getiren temel bileşenler, yaşamımızı sürdürmemiz için gereken şeylerdir. Malzemeler bir işin yapılabilmesinde kullanılan tamamlayıcı unsurlardır.

Maliyet muhasebesi sistemlerinin önemli amaçlarından biri olan, mamul maliyetinin belirlenebilmesi için, üretimde kullanılan madde malzemenin satın alınması veya işletme içinden elde edilmesi için istekte bulunulması aşamasından, mamul içinde tüketilmesine kadar geçireceği tüm aşamalar, belirli yöntemlerle kaydedilmeli, izlenmeli ve hesaplanmalıdır.

İlk Madde ve Malzeme Unsurları

İlk maddeler, mamulün içine giren ve özünü oluşturan, üzerinde emek ve üretim işlemleri yoluyla değişiklikler yapılabilmesine olanak sağlayan nesnelerdir. Kitap üretiminde kağıt, çimento üretiminde kil örnek verilebilir.

Yardımcı maddeler, mamulün içerisine girmesine karşılık mamulün özünü veya temel yapısını oluşturmayan, bir birim mamul içinde ne kadar kullanıldığını doğrudan saptayabilmenin maliyetinin bunu doğru olarak saptamanın yarattığı faydanın üzerinde olduğu maddelerdir. Kitap üretiminde yapıştırıcı, gömlek üretiminde iplik örnek verilebilir.

İşletme malzemeleri, mamulün üretiminde yararlanılan, ancak mamulün içerisine katılmayan, ilk madde ve yardımcı madde dışında kalan tüm nesnelerdir. Bir lokantada mutfakta tüketilen temizlik malzemeleri, bir fabrikada makine ve cihazların yedek parçaları, bakımonarım malzemeleri, makine yağları işletme malzemelerine örnek oluşturur.

İlk maddeler belirli bir mamul ile doğrudan eşleştirilebilirken, yardımcı ilk maddeler ve işletme malzemeleri eşleştirilemez.

İlk Madde ve Malzeme Giderleri

Mamulün üretimi amacıyla kullanılarak tüketilen her türlü madde malzemenin parasal ifadesinin, ilk madde malzeme gideri olarak açıklanması gerekir. Bir mamulü üretmek için kullanılan ilk madde malzemelerin gideri, normal olarak sadece mamulün bir parçası olan madde malzemelerin satın alma bedelini değil, nakliye, sigorta, taşıma ve komisyon maliyetlerini de içine alır. Bu maliyetler, mamullerle ilişkisi açısından, direkt ilk madde malzeme giderleri ve endirekt madde malzeme giderleri olarak sınıflandırılır.

İlk madde ve malzeme giderleri, direkt ilk madde ve malzeme giderlerini; yardımcı madde giderleri ve işletme malzemesi giderleri, endirekt ilk madde malzeme giderlerini oluşturur.

Bir mamulle doğrudan ilişkilendirilebilen ilk madde malzemelerin giderlerine, direkt ilk madde malzeme gideri denir. Muhasebede, direkt ilk madde malzeme maliyetleri, direkt giderler sınıfında açıklanır ve mamul veya hizmetin toplam giderleri içine doğrudan aktarılabilir. Örneğin, kereste gideri, mobilya mamulü için direkt ilk madde malzeme gideridir. Ancak, kerestenin yapımı için gereken ağacın kesiminde kullanılan testerenin yakıtı için yapılan harcama, direkt ilk madde malzeme gideri değildir.

Mamulün temel yapısını oluşturmayan, buna karşılık nihai mamulün ortaya çıkarılabilmesi için gereksinim duyulan, ancak her mamul içinde ne kadar yer aldığının doğrudan doğruya belirlenebilmesi zor olan, bir mamulle dolaylı olarak ilişkilendirilebilen yardımcı ilk madde malzeme ve işletme malzemesi giderine endirekt ilk madde/malzeme gideri denir.

İşletme Faaliyetleri Sırasında İlk Madde ve Malzeme İşlemlerinin İzlenmesi

İşletmeler üretim faaliyetlerini yerine getirebilmek için çok sayıda ve farklı türde ilk madde malzemeye ihtiyaç duyarlar. Birçok işletmede ilk madde malzemeler önemli bir stok unsurudur.

İşletme faaliyetlerinde ihtiyaç duyulan ilk madde malzemelerin bu faaliyetleri yerine getiren bölümlerin istedikleri anda, istedikleri yerde, istedikleri miktar ve kalitede bulundurulması, işletme faaliyetlerinin etkin ve verimli yürütülmesi için gereklidir. Bu nedenle, ilk madde malzemelere ilişkin zaman, yer, miktar, kalite, ve maliyet bilgilerinin açık olarak ifade edilmesi gerekir. Bu amaçla, ilk madde malzeme işlemlerinin izlenmesi sırasında değişik bilgi formları kullanılmaktadır. En önemlileri şunlardır: İstek Fişi, Satın Alma İstek Fişi, Teslim Alma ve Muayene Raporu, Ambar Stok Kartı, Sürekli Envanter Stok Kartı. Bunlar aşağıda açıklanmıştır:

İstek Fişi: Üretim sırasında ihtiyaç duyulan ilk madde malzemeler, bir İstek Fişi doldurularak ambardan istenir (S:41, Tablo 2.1).

Satın Alma İstek Fişi: Depoda istenilen miktar ve kalitede ilk madde malzeme bulunmadığı tespit edilirse, üretim aksatılmadan, ilk madde malzemenin işletme dışından elde edilmesi için üretim birimi tarafından Satın Alma İstek Fişi düzenlenir ve tedarik bölümüne gönderilir (S:42, Tablo 2.2).

Teslim Alma ve Muayene Raporu: Teslim alınması uygun görülen ilk madde malzemeler için, Teslim Alma ve Muayene Raporu düzenlenir. Bu rapor, işletme içi kalite kontrol sisteminin önemli bir belgesidir (S:43, Tablo 2.3).

Ambar Stok Kartı: Ambarda ilk madde malzemeleri izlemek amacıyla her biri için ambar stok kartı açılır ve miktarları bu belgeyle takip edilir (S:43, Tablo 2.4).

Sürekli Envanter Stok Kartı: Sürekli Envanter Stok Kartında tedarik edilerek depolanan ilk maddeler kartın giren bölümüne, üretime gönderilenler çıkan bölümüne işlenir. Kalan bölümünde ise, her alım işleminden sonra oluşan artışa ve her üretime gönderilme işleminden sonra oluşan azalışa göre, ambarda oluşan miktar yeniden belirlenir (S:45, Tablo 2.5).

Üretim işletmelerinde ilk madde malzemeler ile ilgili ortaya çıkan işlemler çoğunlukla, gereksinimin belirlenmesi, tedarik, teslim alma, depolama ve üretime gönderme olarak sıralanır. Bu işlemler işletmenin büyüklüğüne, işletmenin organizasyon yapısına, üretilen mamullerin sayısına, türlerine ve benzeri faktörlere bağlı olarak işletmeden işletmeye değişebilir. İlk madde malzemelere ilişkin üretim işletmelerinde ortaya çıkabilecek işlemler, oluş sırasına göre aşağıda açıklanmıştır.

İlk Madde Malzeme Gereksinimlerinin Belirlenmesi: Üretimin planlanması sırasında, üretim için ihtiyaç duyulan ilk madde malzemelerin türleri ve miktarları hakkında çalışmalar yapılır. Üretim planlaması ile hangi ilk madde malzemelerden ne kadar gerektiği, mamul reçetesinden ya da ağacından yararlanılarak belirlenir. Üretim sırasında ihtiyaç duyulan ilk madde malzeme İstek Fişi doldurularak, ambardan istenir.

İlk Madde Malzemenin Tedariki: Madde malzemeler istenilen kalite ve zamanda, en düşük maliyetle satın alınmaya çalışılır. İlk madde malzemenin işletmede bulunmadığı tespit edildiğinde, işletme dışından elde edilmeye çalışılır. Bunun için Satın Alma İstek Fişi düzenlenerek tedarik bölümüne gönderilir.

İlk Madde Malzemenin Teslim Alınması: Madde malzemeler, miktar ve kalite açısından sözleşme koşullarına uygun ise teslim alınır, aksi halde iade edilirler. Teslim alınması uygun görülürse, ilgili birim Teslim Alma ve Muayene Raporu düzenler.

İlk Madde Malzemenin Depolanması: Ambar çalışanları, ambara giren ilk madde malzemeyi izlemek amacıyla, her biri için ayrı ayrı Ambar Stok Kartı açarak ilk madde malzemenin miktarını bu belgeye kaydederler.

İlk Madde Malzemenin Üretime Gönderilmesi: Üretim hatlarında üretime geçilmeden önce, ihtiyaç duyulan ilk madde malzeme ambardan istenir. Ambar çalışanları miktarı ve kalitesi İstek Fişinde açıkça belirtilen ilk madde malzemeyi isteği yapan birime sevk eder.

İlk Madde ve Malzeme Stoklarının Kontrol Yöntemleri ve Sistemleri

Stoklar, işletmenin olağan iş akışında satabilmek için elinde bulundurduğu, üretimi tamamlanmış mamul, üretim süreci içinde bulunan ve henüz üretimi tamamlanmamış yarı mamul veya üretim sürecinde tüketilecek ilk madde veya malzeme halindeki varlıklardır. Kısaca, stoklar ; işletme deposundaki nihai mamul, yarı mamul, ilk madde ve malzeme halindeki ekonomik değerleridir.

Stok kontrolü ise, elinde bulundurduğu stokların maliyetini en alt düzeyde tutarak, stoklara karşı talebin karşılanabilmesini sağlayabilmek için stok miktarını belirlemektir. Bir süreç olarak stok kontrolü; en doğru stok düzeyini belirleme çabalarından oluşur. Temel amacı, stokların işletmede yeterli miktarda hazır bulundurularak, üretimin aksatılmadan yürütülmesidir. Stok kontrolü stokların arzu edilen zamanda, yerde, miktarda ve kalitede sunulabilmesi için, ne zaman ve hangi miktarda tedarik edilmesi gerektiğini belirler. Her işletme, çalışma alanına, büyüklüğüne, işletme strateji ve politikalarına, üretim yöntemlerine, finansal durumuna, üretim hızına, tedarik edilme zorluklarına, depolama olanaklarına ve diğer birçok etkene uygun bir stok kontrol sistemi oluşturmalıdır.

İşletmelerde stok kontrol sistemlerinde kullanılan çeşitli stok kontrol yöntemleri vardır. Bazıları aşağıda açıklanmıştır.

En Düşük – En yüksek Yöntemi: Stok kontrolünden sorumlu personel, en düşük ve en yüksek iki stok düzeyi belirler. En düşük-en yüksek stok kontrol yönteminde, stoklar en düşük düzeye indiğinde yeni sipariş verilmelidir. En yüksek düzey, stok miktarı olarak aşılmaması gereken düzeydir.

Görsel Kontrol Yöntemi: Görsel kontrol stok kontrol yönteminde, çalışanın deneyimi ve sağduyusuna bağlı olarak yeni sipariş verilir.

Çift Depo Yöntemi: Çift depo stok kontrol yönteminde, yedek depoda, sipariş gelinceye kadar ve olağan dışı durumlar için gerekli olan miktarda stok bulundurulur.

Sabit Sipariş Yöntemi: Sabit sipariş stok kontrol yönteminde, sürekli olarak belli zaman aralıklarıyla veya belli sabit bir miktarda sipariş verilir.

ABC Yöntemi: Bu yöntemde amaç stoklara yapılan toplam yatırımı en düşük seviyede tutmaktır. Parasal değeri düşük olan stok unsurlarından çok miktarda bulundurulur ve değeri yüksek olan stok kalemlerinin miktarı düşük tutulup kontrolü sıklaştırılır. Bu amaçla stoklar önem ve parasal değer açısından A, B ve C şeklinde üç gruba ayrılır.

Barkodlama (Çizgi İmgeleme) Yöntemi: Çizgi imler sayesinde ilk madde malzemeler, yarı mamuller ve mamuller hakkında hızlı ve güvenilir bilgi girilebilir. Bu yöntem güvenilirdir ve zamandan tasarruf sağlar. Ancak yöntemin uygulanabilmesi için teknolojiye yatırım yapılması gerekir.

Radyo Frekansı ile Tanımlama (RFIT) Yöntemi: Gerçek zamanlı stok kontrol yöntemlerindendir. Radyo frekansı kullanılır. RFIT yönteminde bir etiket ve okuyucu vardır. Stok unsurlarını tanımlamak ve bu unsurları ambarda takip etmek için elektronik olarak tanımlanan RFIT künyesini oluşturan etiketler kullanılır.

Tam Zamanında Yöntemi: Tam zamanında stok kontrol yönteminde, stoklar tam gerekli olduğu anda ve tam gereken yerde işletmeye teslim alınmalıdır. Sıfır stok ile çalışılmak istenir

Kurumsal Kaynak Planlaması: Kurumsal Kaynak Planlaması, bir işletmenin üretim faktörlerinin bir bütün olarak en iyi şekilde kullanılmasını sağlayan yönetim sistemi yazılımıdır. Bu sistemde, bir işletmenin tüm bölümleri bir bilgisayar sistemi altında bütünleştirilerek farklı bölümlerin eldeki verileri ortaklaşa kullanımı sağlanır. Stok kontrolü ve yönetimi bu sistemlerin en temel ve en önemli konusudur. Malzeme İhtiyaç Planlaması (MRP), kurumsal kaynak planlama sistemlerinin en eski ve temel parçasıdır ve doğru ilk madde malzemeyi doğru zamanda ve miktarda almayı sağlar.

Stok Değerleme Yöntemleri

Muhasebede ilk madde ve malzeme maliyetinin belirlenmek istenmesinin amacı, ilk madde ve malzemelere ilişkin maliyet kontrolü ve maliyet analizine olanak tanımak ve işletmenin elde ettiği gelirle doğru bir şekilde karşılaştırmaya olanak sağlayacak doğru maliyet rakamlarını sağlayarak, doğru finansal sonuçların elde edilebilmesidir.

Stokların maliyetinin belirlenmesi ve değerlemesinin yapılması hem değişik yasal düzenlemeler hem de işletmelerin kendi finansal yapıları açısından önemlidir. Üretimde tüketilen stokların maliyetinin ve ambarda kalan stokların değerinin belirlenmesi işleminde kullanılan farklı yaklaşımlara stok değerleme yöntemleri denir. Stokların maliyetini belirlemede kullanılan çeşitli stok değerleme yöntemleri aşağıda açıklanmıştır.

Gerçek Parti (Has Parti – Özel Maliyet) Yöntemi: Üretime gönderilen ilk madde malzemeler hangi partidense, o partinin birim maliyeti kullanılarak, üretime gönderilen ilk madde malzemenin maliyeti belirlenir. Gerçek parti maliyet yönteminde, her parti, kendi maliyeti ile izlendiğinden üretim maliyetlerinin belirlenmesinde ve stok değerlemesinde, ilgili partinin birim fiyatı dikkate alınır.

İlk Giren İlk Çıkar Yöntemi: İlk Giren İlk Çıkar yönteminde, partiler ambarda kendi birim fiyatları ile ve diğer partilerden ayrı izlenir. En önce gelen parti üretime önce gönderilir.

Son Giren İlk Çıkar Yöntemi: Son Giren İlk Çıkar yönteminde, partiler ambarda kendi birim fiyatları ile ve diğer partilerden ayrı izlenir. Ambara en son gelen parti üretime ilk olarak gönderilir.

Ortalama Maliyet Yöntemi: Ortalama maliyet yöntemlerinde ilk madde malzeme partileri ambarda kendi birim maliyetleriyle değil, ortalama birim maliyetleriyle izlenir. Üretimde kullanılan ve ambarda bulunan ilk madde malzemeler dikkate alınarak ortalama birim maliyet bulunur. Ortalama birim maliyet, hem üretime yollanan hem de ambarda kalan ilk madde malzemelerin birim maliyeti olmaktadır.

Piyasa Fiyatı (Yenileme Maliyeti) Yöntemi: Üretimde kullanılan ve ambarda kalan ilk madde malzemenin birim maliyeti olarak, tarihi maliyetler yerine, üretimde kullanılmak üzere son olarak satın alınan ilk madde malzemelerin yeni satın alma fiyatı dikkate alınır.

Piyasa Fiyatı veya Alış Maliyetinden Düşük Olanı ile Değerleme Yöntemi: Muhafazakarlık kavramından yararlanan bu yöntemde, üretime gönderilen veya ambarda kalan ilk madde malzemelerin maliyeti belirlenirken, ilk madde malzemenin alış maliyeti ve piyasa fiyatından hangisi düşükse o, birim maliyet olarak esas alınır.

Standart Maliyet Yöntemi: Bu yöntemde kullanılan maliyetler, üretim süreci ve hesap dönemi öncesinde, çeşitli bilimsel çalışmalar temel alınarak belirlenmiş, dönem içinde olması gereken maliyetler, yani standart maliyetlerdir.