Ünite 4: Maliyet Yönetimi Aracı Olarak Bütçeler

Bütçe ve Bütçeleme

Bütçe; işletme yönetimi tarafından belirlenen amaçlara ulaşabilmek için yerine getirilmesi gereken faaliyetleri yürütebilmek amacıyla önerilen planın sayısal ve finansal ifadesidir ve aynı zamanda, bu planın uygulanması sırasında yapılması gerekenlerin eş güdümlü (koordinasyonlu) şekilde yürütülebilmesinde yardımcı bir araçtır. Yöneticiler, bir sonraki dönemin amaçlarını bütçelerde ortaya koyarlar. Bütçeler, bir işletmenin planlanan faaliyetlerden beklediği finansal sonuçların ölçümünü de sağlar. Bütçeleme; işletmenin müşterilerini tatmin etmek ve pazarda başarılı olmak için ne yapmaları gerektiğinin planlanması ve kontrol edilmesi amacıyla yoğun olarak kullanılan bir muhasebe aracıdır.

İşletmelerde bütçeler;

• Yıllık faaliyetlerin planlanmasında yardımcı olabilmek,
• Farklı bölümlerdeki bölüm içi faaliyetlerin eş güdümü (koordinasyonu) ve bölümler arasında uyumu sağlayabilmek,
• Farklı bölüm yöneticilerine planları iletilebilmek,
• Yöneticileri işletmenin amaçlarının başarılabilmesi yönünde güdüleyebilmek (motive edebilmek),
• Faaliyetleri kontrol edebilmek,
• Yöneticilerin başarısını değerlendirebilmek amaçları ile hazırlanmakta ve kullanılmaktadır.

Bütçelerin Hazırlanması

Birçok işletmede bütçelerin hazırlanması sırasında yapılan işlemler iki yaklaşımda ele alınabilir:

• Kabul ettirilen bütçe
• Katılımlı bütçe

Kabul Ettirilen Bütçe: Bu bütçe yaklaşımı, yukarıdan aşağıya doğru bütçeleme olarak da tanımlanmaktadır. Bu yaklaşımda üst yönetim, bütçenin düzenlenmesi sırasında dikkate alınacak parametreleri belirler. Bu parametreler genel ve özel parametreler olabilir. Kabul ettirilen bütçe yaklaşımında, işletme üst yönetimi, bir bütün olarak işletmenin amaçlarına ve hedeflerine karar verdikten sonra, bunları orta düzeydeki yöneticilere talimatlar aracılığıyla iletir. Orta düzeydeki yöneticilerden de bu amaçların yerine getirilmesi istenir. Alt düzeydeki çalışanları işletmenin genel hedeflerinin belirlenmesinde çok küçük katkıları vardır. İşletme üst yönetimi tarafından hazırlanan ve orta düzey yöneticileri tarafından uygulanması sağlanan kabul ettirilen bütçe uygulaması, alt düzey çalışanların katılımını sağlayamadığı için bu kişilerin amaçlara yönelik çabalarda bulunmalarını engelleyebilmektedir.

Katılımlı Bütçe: Bu yaklaşım, aşağıdan yukarıya doğru bütçeleme olarak da tanımlanmaktadır. Katılımlı bütçe yaklaşımı, tüm düzeylerdeki yöneticilerin ve hatta bazı durumlarda yönetici olmayanların, bütçe hazırlama sürecinin içinde yer almaları düşünce yapısına dayanır.

İşletme çalışanlarının tümünün bütçe hazırlanma sürecinde yer alabildiği katılımlı bütçe uygulamasında, bütçe çalışmaları en alt düzey yöneticilerden başlamakta ve en üst düzey yöneticilere bütçeler iletilerek yapılan çalışmaların en üst yönetimimde bütünleşmesi sağlanmaktadır. Üst yönetim genel bütçe ilkelerini ortaya koyarak bütçe sürecini başlatır ve daha alt düzeyde çalışanlar kendi birimlerinin bütçesini geliştirerek genel bütçenin düzenlenmesine katkıda bulunurlar.

Bütçe dönemi olarak bir yılın dikkate alınması oldukça çok görülen bir durumdur. Bütçeleme süreci ile bir bütçe dönemi bittiğinde yeni bir bütçe dönemi süreye eklenerek, on iki aylık dönem temelinde bütçelerin her zaman hazırlanması sağlanır. Böylece, planlamanın yılda sadece bir defa yerine getirilmesi gereken bir fonksiyon olmadığı da ortaya çıkmaktadır. Buna karşılık, bütçelemenin sürekli bir faaliyet olduğu, yöneticilerin, sürekli olarak geleceğe bakmaları gerektiği ortaya çıkmaktadır ve gelecekle ilgili planlarını sürekli gözden geçirmeleri sağlanmış olmaktadır.

İşletme bütçeleri hazırlanırken temelde şu aşamalar dikkate alınır:

1. İlkelerin belirlenmesi
2. İlk teklif
3. Birleştirme ve düzeltmeler
4. Görüşmeler ve düzeltmeler
5. Ayrıntılı plan teklifi
6. Onay ve uygulama.

Üst yönetimle daha alt düzeydeki yöneticiler arasındaki karşılıklı sürekli etkileşim, her iki tarafında bütçe gereksinimleri giderilinceye kadar devam eder. Üst yönetim; rekabet, ürünler ve pazarlar hakkında güncel bilgilerle donatılmış bütçelerin hazırlanmasını sağlayarak uzun dönemli planlarını uygulamaya geçirir. Aynı zamanda, bölüm yöneticileri hedeflerin tanımlanması sırasında üst yönetimle iş birliği yaptığından, bölümün ihtiyacı olan kaynakları elde etmiş olabilir.

Bütçe Uygulama Örneği

Bir bütçeleme sürecine örnek verebilmek amacıyla “BERRAK TEKSTİL SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ” üzerinde durulacaktır. İşletme, diğer dokuma ürünlerinin yan› sıra özellikle üniversite öğrencilerine yönelik olarak mont üretmektedir.

İşletme fonksiyonel bir organizasyon yapısına sahiptir. Dört ayrı sorumluluk merkezi (bölüm) bulunmaktadır: Üretim, pazarlama, insan kaynakları, finansman. Bu sorumluluk merkezlerinin yöneticilerinden kendi gider bütçelerini hazırlamaları istenmektedir. Pazarlama bölümü yöneticisinin kendi gider bütçesini hazırlamasının yanı sıra satış hedeflerini de düzenlemesi istenmektedir.

1. Satış bütçesi: İşletme bütçesinin hazırlanmasına; planlanan ürünlere ilişkin satış miktarı, ürünlerin satış fiyatları ve toplam satış gelirinin yer aldığı satış bütçesi ile başlanmaktadır. Satış bütçesi öncesinde, eğer mümkünse, işletme içi ve dışı çevre koşullarının yanı sıra pazarlama araştırması yapılarak ve çeşitli bilgi ve verilerden yararlanılarak satışların miktar ve birim fiyatları tahmin edilir. Bu bilgiler sonucunda da satış bütçesi oluşturulur.
2. Üretim bütçesi: Üretilmesi gereken ürün miktarının hesaplanabilmesi için; bütçelene satış miktarı ile dönem sonu satış miktarı toplanarak bulunan sonuçtan, dönem başı stok miktarı çıkarılacaktır. Üretim bütçesi sadece miktar olarak düzenlenir. Üretim miktarı, hem satışlar için gereksinim duyulan hem de arzu edilen dönem sonu stok miktarlarını karşılayabilecek miktarda olmalıdır. Bu miktarların bir kısmı dönemin başında işletmenin stoklarında var olan dönem başı stok miktarı ile de karşılanabilir. Bu durumda, geriye kalan miktarın üretilmesi gerekir.
3. Direkt ilk madde/ malzeme bütçesi: Direkt ilk madde ve malzeme bütçesi; miktar ve satın alma bütçesi olarak iki bölümden oluşmaktadır. Üretim bütçesi temel alınarak hazırlanan miktar bütçesinde, üretim için gerekli olan ilk madde ve malzeme miktarına dönem sonunda stokta olması istenen miktar eklenirken dönem başı stok miktarı çıkarılarak sonuca ulaşılır. Tutar bilgisinin yer aldığı satın alma bütçesinde ise miktar ve birim satın alma fiyatı çarpılarak sonuç elde edilir. Direkt ilk madde/malzeme bütçesi iki kısımdan oluşur. İlk kısımda “direkt ilk madde/malzeme miktar bütçesi” oluşturulur. Bütçenin bu kısmında, üretim bütçesinden yararlanılarak, ürünün içinde kullanılacak her madde/malzeme için ayrı olacak şekilde, üretim içinde kullanılacak direkt ilk madde/malzeme miktarları belirlenir. Daha sonra, bu miktarlara, kabul edilen stok politikasından yararlanılarak arzu edilen dönem sonu stok miktarları eklenir ve gereksinim duyulan toplam miktar bulunur. Bu toplamdan, varsa, dönem başı stok miktarı çıkarılarak, satın alınması gereken toplam miktar belirlenir.
4. Direkt işçilik bütçesi: Üretim miktarı için belirlenen toplam işçilik süresi ile saat başına ücretin çarpılması yoluyla düzenlenir. Gereksinim duyulan direkt işçilik saatlerini (sürelerini) ve üretim bütçesiyle belirlenen ürün miktarını üretebilmek için direkt işçilerin normal süre çalışması sonrası hak edilecek ücretin bütçelenmesini içerir. Direkt ilk madde/ malzeme kullanımında olduğu gibi direkt işçilik kullanımı, işçilik ile çıktı arasındaki teknolojik ilişki ile belirlenir.
5. Genel üretim giderleri bütçesi: Genel üretim giderleri bütçesi düzenlenirken faaliyetlere dayalı maliyetleme düşüncesi ile hareket edilerek farklı düzeydeki faaliyetlerin maliyetleri düşünülmelidir. Bazı faaliyetlerin maliyetleri değişken maliyet özelliği gösterdiğinden faaliyet düzeyindeki değişmelerle doğru orantılı olarak değiştiği, bazılarının ise sabit maliyet özelliği göstererek belirli düzeyde değişmediği görülmektedir. Direkt ilk madde / malzeme ve direkt işçilik bütçesinin tersine, genel üretim unsurları için belirli bir girdi-çıktı ilişkisi yoktur. Bununla birlikte, genel üretim giderlerinin iki tür maliyetten oluştuğunu unutmamak gerekir. Bunlardan ilki, değişken genel üretim giderleridir. İşletmenin faaliyet düzeyinde değişiklikler olduğunda, değişken genel üretim giderlerinde toplam olarak değişmeler olabilmektedir. Genel üretim giderleri toplamını oluşturan ikinci alt gider grubu, sabit genel üretim giderleridir. Sabit genel üretim giderleri, belirli bir faaliyet düzeyi aralığında toplam olarak faaliyet düzeyindeki değişikliklerden etkilenmemekte, bir başka ifade ile sabit kalmaktadır.
6. Pazarlama, satış, dağıtım ve genel yönetim giderleri bütçesi: Pazarlama, satış, dağıtım ve genel yönetim giderleri bütçesi pazarlama ve yönetim fonksiyonunun yerine getirilmesinde ortaya çıkacak giderlerin tahminlerini kapsar. Pazarlama, satış, dağıtım ve genel yönetim giderleri için düzenlenecek bütçe, bütçe dönemi içinde üretim dışında yerine getirilen diğer faaliyetler nedeniyle katlanılması söz konusu olabilecek diğer giderleri kapsar.
7. Satılacak mamullerin maliyeti bütçesi: Direkt ilk madde / malzeme, direkt işçilik ve genel üretim giderleri bütçeleri ile ayrıntılı bilgiler sunulurken üretilecek ve satılacak mamullerin maliyeti bütçesi ile özet maliyet bilgisi sunulur. Üretilecek ve satılacak mamullerin maliyeti bütçesi, üretimde kullanılan direkt ilk madde/malzeme maliyeti, direkt işçilik maliyeti ve genel üretim giderleri bütçeleri dikkate alınarak hazırlanır. Satılacak ürünlerin üretim maliyeti hesaplanırken işletmenin dönem başı ve dönem sonu nihai ürünlerinin maliyetlerinin de dikkate alınması gerekir.
8. Yatırım bütçesi: Yatırımlar, uzun dönemli sabit duran varlık oluşturabilmek için yapıldığından bir dönemden fazla süreyi kapsayabilir. Ancak, bu bütçe dönemindeki ödemeler dikkate alınmalıdır.
9. Nakit bütçesi: Nakit bütçesi; işletmenin dönemler itibariyle nakit giriş ve çıkışları ile ortaya çıkan nakit açığının veya fazlasının belirlendiği, gereksinim duyulduğunda finansman kaynaklarından elde edilen nakit girişlerinin ve bu borçların geri ödemeleri ile faiz ödemelerinin yer aldığı bütçedir. Nakit bütçesi dört temel alt bölümden oluşur. Bunlar;
   • Nakit girişleri bölümü
   • Nakit çıkışları bölümü
   • Nakit fazlası veya açığı bölümü
   • Finansman bölümü
10. Proforma (bütçelenmiş) gelir tablosu: Proforma gelir tablosu; işletmenin gelecek döneme ilişkin bütçelenmiş faaliyet sonuçlarını satışlardan başlayarak net kâr veya zarara kadar gösteren tablodur.
11. Proforma (bütçelenmiş) bilanço: Bütçe dönemi içinde yerine getirilmesi gereken faaliyetler aynen yerine getirilmişse işletmenin gelecek bütçe dönemi sonunda, hangi finansal durumla karşılaşacağını gösteren finansal rapora proforma (bütçelenmiş) finansal durum tablosu denir. Bu tablonun düzenlenebilmesi için, bir önceki dönemin dönem sonu finansa durum tablosu ile işe başlanır ve bu dönemin bütçelerinin içindeki verilerle finansal durum tablosu düzenlenerek ilgili bilgi kullanıcılarına aktarılır.