Ünite 4: Örgütsel Yapılar ve İletişim

Örgütlü Yaşam ve İnsan

İnsanların birlikte yaşamasıyla birlikte örgütlü yaşam da başlar. Örgütler, belli amaçlarla çoğu kez bilinçli olarak bir veya birden fazla kişi tarafından kurulmuş, bir kişinin yerine getiremeyeceği veya bir kişinin kendisinin yerine getirmek istemediği en az bir üretim faaliyetini gerçekleştiren toplu birimlerdir. Örgüt, maddi ürünler üreten bir yapı olabileceği gibi, maddi yaşamı onaylayan (onaylamayan) düşünselle, eğlenceyle, boş vakit geçirmeyle ve dinlenmeyle ilgili televizyon, radyo ve reklam endüstrileri gibi sosyal, ekonomik, siyasal ve kültürel bir yapı da olabilir. Toplumsal örgütlenmelerin hepsi doğal nedenlere ve kolektif kaçınılmaz gereksinimlere dayanmaz. Örneğin reklam şirketleri biçiminde örgütlenme, bir doğal veya evrensel gereksinimin bir sonucu değildir. Öznel çıkarların genel çıkarlar üzerinden geçerek gerçekleştirilmesi ile ilgili öznel amaçlı yapılardır. İnsanlar arasında oluşan herhangi bir örgütsel yapının doğası öncelikle, ne için örgütlendiği, nasıl örgütlendiği, örgütün kendi içi ve dışıyla olan ilişkilerinin nasıl biçimlendirildiği ve nasıl yürütüldüğü gibi sorulara verilen yanıtlarla anlaşılabilir.

Örgütsel Başlangıç ve Gelişme

İnsan örgütlü yaşamın yaratıcısı ve yürütücüsüdür; örgütlü yaşamı oluşturan, tutan ve değiştirendir. Örgütsel başlangıç için en temel faktör doğal veya yapay gereksinim hissetme veya hissettirilmedir. Günlük faaliyetler sırasında kendi bilincini ve toplum bilincini elde eden insan, aynı zamanda, yeni gereksinimler yaratır, kendini oluşturur ve kendisini çevresini değişime uğratır. Fakat gereksinimi hissetmek yeterli değildir, onun üzerinde düşünmek ve faaliyete geçmek gerekir. Bu da yeterli değildir; gereksinimi giderme için yaptığımız faaliyetin üzerine de düşünmemiz ve faaliyeti geliştirme için çaba göstermemiz gerekir. Örgüt oluşumu ve gelişmesinin temel koşulları olarak, kaynak kullanımı, insan kaynağı, çevresel doğal kaynaklar, teknoloji kullanımı ve teknolojik gelişme, iş bölümü, enformasyon akışını yönetim kapasitesi, örgüte katılma sayılabilir. Herhangi bir örgüt, karakterlerine bağlı olarak birlikteliği, iş birliğini, belli kurallara göre paylaşmayı, egemenliği, özgürlük ve köleliği, üretim, dağıtım ve tüketimle ilgili mülkiyet ilişkilerini, sahipliği ve sahip olunmayı, rekabeti ve birleşmeyi heceler. Tarihsel akışı içinde kapitalist sistemin örgütlenme yapısı;

a) kırsal ve tarımsal yapıdan kentsel ve endüstriyele,
b) ücretli çalışmaya,
c) zanaatkâr ve lonca sisteminden niteliksiz işçi kitlelerine ve iş yerinin mekanikleşmesine,
d) ticari sermayeden uluslararası kuruluş ve bankaların egemenliğindeki kısa ve uzun dönem faizli finans sermayesine,
e) ulusal-yerel sömürünün egemenliğinden uluslararası ortaklıkla yürütülen küresel sömürü biçimindeki örgütlenmelere ve politikalara doğru değişir.

Örgüt Yapısı ve İlişkileri

Örgüt yapısı örgütün biçiminin ne ve nasıl olduğu, kendini nasıl oluşturduğu ve ürettiği demektir. İş bölümü ve koordinasyonun kim(ler) tarafından, neden, nasıl, nerede, hangi koşullarda, hangi amaç ve sonuçlarla, hangi kaynakları ve nasıl kullanarak sağlanmak istendiği ve sağlandığı ile ilgilidir. Örgütsel yapının özelliklerini sıralarsak, örgütsel yapı tarihsel toplum içinde biçimlenir, örgüt birbirine bağımlı parçalardan oluşur, örgütte insanlar arası bağımlılık karşılıklı olabilir veya olmayabilir, örgütün görevsel çevresi amaç için kullanılan çevredir, sosyal örgütün meşruluğu doğal veya evrensel değildir örneğin bir ailenin meşruluğunu belirleyen “iki kişinin arzusuyla hayatlarını birleştirmesi” değildir, ailenin toplumda belirlenen yasalara, kurallara, geleneklere, koşullara ve biçimlere uygun kurulmasıdır ve son olarak örgütsel yapıların biçimlenmesi içsel veya dışsal güçlere bağlı olabilir.

Örgüt ve Amaçları

Örgüt, amacına göre siyasal, kültürel ve ekonomik veya bunların karışımı bir birlik olabilir; kamu veya özel olabilir. Örneğin, halkla ilişkiler firma ve kurum çıkarlarının daha iyi gerçekleştirilmesini amaçlayan, örgüt için örgütlü biliş inşasıyla yapılan bilinç yönetimi işi yapan örgütlenmedir. Bazı durumlarda örgütsel amacın değiştiği gözlemlenebilir, örgütsel amacın değişmesi için, örgütün varlığının nedeninin değişmesini gerektiren aykırı veya farklı amaç güden yeni bir güç kompozisyonunun oluşması veya yeni gereksinimlerin ve amaçların doğması gerekir. Örgütsel amaç, örgütün yapısının doğası, basitliği veya karmaşıklığının derecesine göre tek amaçtan çoklu ve karmaşık amaçlara göre değişir. Özlüce örgütü belirleyen nedenler örgütün amaçlarını oluşturur. Dolayısıyla, farklı nedenler\amaçlar farklı örgütlenmelere gider.

Örgütsel İşlevler

İşlev (fonksiyon), en genel anlamıyla yapılan iş, yerine getirilen görev anlamında kullanılır. İşlevi üç biçimde ele alabiliriz:

1. İşlev örgütsel çabadaki uygun iş, görev, rol, performans, süreç, faaliyettir.
2. Örgütsel işlevler, örgütsel üretim, dağıtım, sağlanan fayda ve faydanın bölüşümü biçimleriyle ortaya çıkanlar bağlamında ele alınır.
3. Ne tür bir örgüt olursa olsun, örgütsel fonksiyonlar kendi içsel yapıları çerçevesinde kalmazlar ve kalamazlar; aynı zamanda toplumsal faaliyetlerde görebileceğimiz hemen her tür fonksiyonun doğrudan veya dolaylı olarak üretilmesini sağlarlar.

Fonksiyon, Amaç ve Faaliyet Bağı

Örgütsel fonksiyon, amaçla ve faaliyetle iç içedir. Ne amaç, ne faaliyet ne de fonksiyon kendiliğinden oluşmaz; güç yapısı ve ilişkilerinin bir sonucu olarak yer ve zaman içinde değişir. Amaç, örgütlenme, iş ve fonksiyon birbiriyle sıkı sıkıya bağlı ve iç içedir.

Örgütsel Değişim ve Direniş

Yeni örgüt kurma ve örgütsel değişim, inceleyenin yaklaşım tarzına göre yapıdaki çeşitlenme, yatay ve dikey büyüme ve bütünleşme/entegrasyon, merkezîleşme ve ya ademi-merkeziyetçilik (yerinden yönetim) olarak ele alınabileceği gibi yapısal karakterin değişerek yerini bir başkasına bırakması veya zorunlu veya zorla devretmesi olarak nitelenebilir ya da örgütsel değişim tarih içinde üretim biçiminde güçlerindeki değişmelerle gelen biçim değişimi olarak ele alınabilir. Örgütler yapısal karakterlerine göre değişime çeşitli ölçüde açık veya kapalı olabilirler. Örgütlü yapıların kendileri, kendilerinin istemediği veya kendilerine işlevsel olmayan değişime doğal olarak direnirler. Değişim ve direnişin doğası örgütün üretim biçimi ve bu biçime göre yapılandırılmasına bağlıdır. Rasyonel olarak hiçbir insan kendi çıkarına olacak bir değişime direnme gibi bir tutuma girmez. Değişime karşı direnme bilinçli olarak hesaplanan çıkara dokununca olur. Değişim istememe aynı zamanda yanlış konumlandırılmış ve işlenmiş duyarlılıklar (örneğin utanma, ayıp, haksızlık, bağlılık, nankörlük) ile sağlanır.

Örgütsel İletişim

Örgütsel iletişim temel olarak;

a. örgüt içi ilişkileri içeren örgütte olan iletişimi
b. örgüt dışı ilişkileri içeren örgütler arası iletişimi,
c. örgütle ilgili her tür iletişimi kapsar.

Örgütsel yapılar, varoluş nedenleri ve yapıları ne olursa olsun, varlıklarını amaçlı ilişkilerle yani iletişimle sürdürürler. Örgütsel iletişim örgütün kendi içi ve çevresiyle olan ilişkilerinin bir fonksiyonudur. Örgüt iletişimi araştırmaları, en iyi biçimiyle kamu konuşması (nutuk, söylev), ikna ve kişiler arası iletişim, küçük grup ve kitle iletişimindeki sosyal inceleme geleneklerinden gelişip iletişim ve örgüt tanımlamalarını inceleme konusu belirleyen gelenekler kadar çeşitlenmiştir.

İletişim Yapıları ve İşlevleri

İnsanın ilk örgütlü grubu doğduğu ailedir. Aile gibi birincil grupların çoğunun amacı tek veya birkaç amacı gerçekleştirmeye yönelik değildir; onun yerine bireylerin tüm yaşamıyla ilgili destek ve anlayış, bazı koşullarda baskı ve boyun eğdirme, temeli üzerinde kurulmuştur. Birincil gruplarda insanlar birbirleriyle düzenli ilişki içindedirler; az sayıda kişilerden oluşurlar, fakat geleneksel ailede ve mafya tipi örgütlenmelerde bu sayı oldukça fazla olabilir. Birincil gruptaki insanlar birbirlerini tanırlar ve rollerini bilirler; duyguların rol oynadığı kişisel ilişkiler içindedirler; bazı ortak amaçları vardır; kendilerini o gruba ait olarak görürler.

Örgütlenmenin yapısal doğası;

a. ulaşmak istenilen amaçlara,
b. bu amaçlara bağlı örgütlenme biçimine,
c. kabul edilebilir davranışları tanımlayan normlara,
d. bireyin aldığı pozisyona (iş bölümüne) veya ilişkideki konumuna (güç ilişkisine),
e. grup içindeki pozisyonla bağıntılı davranışla (rollere; boyun eğme ve boyun eğdirmeye)
f. pozisyonlar ve roller arasındaki ilişki kalıplarına göre değişir.

Yapısal doğasını belirleyen bu içsel öğeler yanında, çevresel faktörler, rakip ve paralel örgütler ve yasalar gibi dışsal faktörler de vardır.

Yaygın görüşlere göre, örgüt iletişiminin görevleri şunlardır: üretim, muhafaza etme, yenilik ve belirsizlik azaltma görevi. İletişimin akış yönü ve doğası örgütsel güç yapısının özelliklerini taşır. Güç, grubun resmî yapısına, kültüre ve güç kullananın karakterine göre tehdit ve cezaya dayanan baskıcı bir biçimde olabileceği gibi, desteklemeye dayanan bir güç olabilir. Örgüt içi iletişim ağları yapıların nasıl çalıştıklarını anlamamıza yardım ederler. Grup etkinliği/verimliliği bu ağların karakterine göre de şekillenir. İletişim ağları merkeziyetçilikten ademi merkeziyetçi yapılara kadar çeşitlenir.

İletişim yapılarını bilmek örgüt sistemini ve işleyişini anlayabilmek için gereklidir. İlişki kalıbı olarak ele alındığında, iletişim önce resmî (formal) ve resmî olmayan (informal; dedikodu dahil) diye gruplandırılır:

Resmî iletişim: Örgütün egemen yapısının önceden belirlediği kanallar ve ilişkiler yoluyla örgütte çalışanların görevleriyle ilgili formal rollerini yerine getirmelerindeki iletişimdir. Resmî iletişimin dışında, örgütün günlük çalışması sırasında sürekli olan ve genellikle resmî olandan niceliksel olarak fazla olan iletişimdir.

Resmî olmayan iletişim: Resmî olmayan iletişim (informal iletişim); örgütteki “burada her şey böyle yapılır” sözüyle özetlenebilir. Planlı söylentiler çoğunlukla doğrudur; yaygın bir şekilde kullanılır; yani geçersiz dedikodu değildir. Resmî olmayan iletişim örgüt içinde kurallar dışı yapılanmayla bağıntılıdır. Resmî olmayan yapılanmalar örgüt içindeki kararları etkileyen kişiler arası ilişkiler ağıyla gelir.

Örgütte ve Çevrede İletişim Atmosferi

Genel anlamda atmosfer/iklim bir yerin “nasıl hissettiğidir”. Elbette, mekân hissetmez, hisseden insandır dolayısıyla bir örgütlü yerdeki iklim o yerdeki ilişkiler bütününde egemen olan duygulardır. Örgüt atmosferi çalışanları özgür ve insanca hissettireceği gibi baskı altında, tedirgin, mutsuz veya köle gibi hissettirebilir. İklimin oluşması ne dikey ne de yatay ilişkilerin doğasıyla sınırlıdır, örgütün bütün ilişkiler yapısının bir sonucudur. İnsan ilişkileri (human relations) kuramı olumlu sonuçlar için pozitif atmosferin gerekli olduğunu fakat yeterli koşul olmadığını belirtir ki bu oldukça doğrudur.

Örgütün iç çevresi örgütün yapısal sınırları içindeki, örgütün günlük işlerini yürüttüğü fiziksel, psikolojik ve kültürel mekândır. Bu mekanda egemen bir atmosfer/iklim vardır. Bu örgüt iklimi iç çevredeki resmî ve resmî olmayan ilişkilerin ve iletişimin dinamik bir ürünüdür. Bir örgütün iç çevresinin iklimi sadece örgütün bürokratik karakteriyle, başarısı ve verimliliği ile ilişkili değildir, aynı zamanda örgütteki insanların günlük yaşamdaki ruh sağlığının ciddi bir şekilde etkilenmesiyle ilişkilidir. Örgütlerdeki bireylerin yanmaları, tükenmeleri, depresyona girmeleri ve psikolojik dengesizliğe düşmeleri, örgüt içindeki baskıcı, haksız, hakkaniyet ölçülerini ortadan kaldıran yanlı, kayırıcı ve insanın değerini alçaltan ilişkilerin bir ürünüdür. İlginç olan, bu tür atmosferin oluşması ve bu tür sonuçların çıkmasının önde gelen nedeni örgütün resmî düzeninden çok, bu resmî düzenin beslediği bireysel güç uygulamalarıdır. Şirket dünyasında, çalışanların psikolojisinin bozulmasına (sürekli tedirgin ve sinirli olmasına) neden olan güç uygulaması, ender olarak en üst yönetimden gelir, orta ve alt seviyede yönetim işi yapan kişilerden gelir. Ezilmişler kendilerine ezme fırsatı verildiğinde, kendilerini firma sahibi, kanun veya hâkim, sanarak ellerinden geleni yapar ve bundan da büyük doyum elde ederler. Bunun sonuçlarından biri de, örgüt içinde belli egemen kliklerin sürdürdüğü sesli ve sessiz, açık ve gizli terördür. İnsan ilişkilerinin yoğun olduğu hizmet sektöründe ve iş bölümünün artışıyla işin başında serbest köleyi kontrol eden diğer serbest kölelerin arttığı şirketlerde bu terör çok daha yaygındır. Hele çalışmama, adam kayırma ve işte kalma ve yükselme kültürünün egemen olduğu devlet kurumlarında (üniversiteler dahil) bu çok daha belirgindir. Örgütlerdeki katılım süreçleri söz konusu olduğunda dikkat edilmesi gereken nokta, yönetimsel karar vermeyi içermeyen ve sonuçta elde edilen faydadan hakkaniyet ölçülerine göre pay dağılımı getirmeyen katılma gülünç ve sahte katılma; kendini kandırma olduğudur.

Örgütün dış çevresi o örgütün varlığının (ve yok oluşunun) koşullarını beraberinde getiren diğer örgütlü yapılardır. Dış çevre, örneğin kural koyan devlet kurumlarından, o örgütle geçici veya sürekli bağı olan bireye kadar çeşitlenir. Örgütün dışla olan tüm işlerini yürütme faaliyetleriyle gelen günlük iletişimleri içerir. Kurum ve şirket gibi örgütlenmeleri günlük iş faaliyetleri dışında, kurum ve şirkette çalışan bireylerin başkalarıyla (“onlarla”) olan ilişkilerinde “biz kimliğini” yansıtmasıyla olur.

Örgütlü Yapılarda Medya Kullanımı

Bir devlet kurumunda veya şirkette, medya kullanımı işin doğasına göre yaygın olabileceği gibi çok sınırlı olabilir. Bu kullanımlar:

• İşin gereği olarak iş zamanında
  • asla teknolojiyle aracılanmış medya kullanılmaz,
  • sınırlı kullanım gerektirebilir,
  • sürekli medya kullanımı olabilir,
  • her durumda, kullanılmaması gerekse bile kullanılır.
• İşin gereği olarak kişilerarası konuşma
  • tümüyle yasaktır,
  • kısmen yasaktır,
  • işin akışını engellemediği sürece herhangi bir kısıtlama yoktur veya
  • işi aksattığı hâlde informal olarak yoğun bir şekilde kullanılır.

Çatışma ve Çözüm

Kişinin kendi kendisiyle ve dışıyla ilişkisinde olduğu gibi, grup içinde ve gruplar arası ilişkilerde çeşitli boyutlarda anlaşmazlık ve çatışma kaçınılmaz bir insan gerçeğidir. Anlaşmazlık ve çatışma grup içinde bireysel veya gruplar arası süregelen mücadeleleri yansıtan gözlemlenebilen (davranışlar) veya gözlemlenemeyen (duygusal) nitelikler taşır. Çatışma, istem ve beklenti uyuşmazlığında, çıkar ayrılığında, bir kaynak üzerinde rekabette, farklı istekte olan kişi veya grup üzerinde baskıda, kabul için zorlamada, kasıtlı anlaşmazlık arayışında ve egemenlik ilişkilerinde ortaya çıkar. Kasıtla planlanmış çatışma bireysel amaçları diğer insana veya insanlara rağmen ve onlardan geçerek gerçekleştirmeyle oluşur ve bu amaca bağıntılı olarak diğerlerinin çeşitli oranda kaybetmesini veya engellenmesini içerir. Bir şeyle ilgili olarak “ne olduğu” üzerindeki çatışma bilişle ve bilinç yönetimiyle ilgili bir çatışmadır. Değerler, yani ne olması gerektiği, üzerindeki mücadele hem sistem üzerinde bir çatışma hem de sistemin ideal tipi veya iş yapış biçimini meşrulaştıran çatışma olabilir. Nasıl yapılması gerektiğiyle ilgili mücadele süreç ile ilgilidir. Kendini ve diğerlerini tanımlama üzerindeki mücadele ise kişisel çatışmadır.

Çatışma durumunda bireyler çözüm yollarıyla duruma çare ararlar. Karar vermede bireyin çıkar hesapları ve bu hesabın yapıldığı koşullar ve bağlam rol oynar. Elbette kişi çatışmayı kendi istemleri yönünde çözmek ister fakat örgütlü yaşamdaki koşulları kontrol ve böylece istediğini elde etme olasılığı güce bağımlı olarak değişir.

Çatışma çözümünde, anlaşmazlık olan konu veya şey üzerinde iki tarafın da memnun olacağı bir sonuç beklenir. Böylece, bazen çatışma nedeni ortadan kaldırılarak bazen de nedenin ortaya çıkardığı araz iki tarafın da doyumunu sağlayacak biçimde giderilerek uzlaşmaya varılır. Bu ideal durum, örgütlü çıkar ve güç ilişkilerinin egemen olduğu bir dünyada olasılık dışıdır. Bu nedenle, çatışma çözümü, tek tarafın kazanması ve diğer tarafın amaçlarının ya hiç ya da kısmen gerçekleşmesi ile sonuçlanır. Aslında çatışma ortadan kaldırılmamıştır, meşrulaştırılmıştır veya gayrimeşru güç kullanımından geçerek anlaşmazlık güçsüz tarafın aleyhine sonuçlandırılmıştır. Bu zorunlu katılmayı birey kendi arzusuyla olan bir katılma gibi görebilir (veya görmeyebilir), böylece çözüm sağlanmış olabilir.

Özet olarak, gerçek anlamıyla bir çatışma çözümü olabilmesi için çatışmaya neden olan koşulların değiştirilmesi gerekir. Her sonuç çatışma çözümü olduğunu anlatmaz, çözüm olabilmesi için baskıdan geçerek zorla katılmanın olmadığı özgür koşullara bağlı anlaşma olması gerekir. Bunun da olasılığı azdır çünkü her çatışmanın tarihsel bir geçmişi vardır ve tarihsel bağlamda güçlü çıkarlar, duygular ve irrasyonel faktörler anlaşmayı kolayca engelleyebilir. Hangi bağlamda olursa olsun, insanlar arası ilişkilerde çatışma kaçınılmazdır. Bu nedenle, insan ilişkilerinde çatışma ve çatışma çözümü önemli bir yer alır.