Ünite 7: Menü Yönetim Sistemleri

Giriş

Yiyecek ve içecek işletmeleri bilgi ve iletişim teknolojileri restoran ve otel işletmelerinde stok kontrolü, satın alma, satış takibi, sipariş işlemleri, menü yönetimi ve daha pek çok alanda kullanılır. Yiyecek ve içecek işletmelerinde bilgi ve iletişim teknolojilerinin kullanılmasının faydaları arasında şunlar vardır:

• Üretimin tam zamanında gerçekleşmesi
• Siparişin hızlı servisi
• Sunulan ürünün kaliteli olması
• Satın alma birimi ile üretim birimi olan mutfak arasında bilginin doğru iletilmesi
• Mutfak ile servis birimi arasında siparişlerin doğru iletilmesi ürünün hızlı servisi

Bu örneklerin yanı sıra aşağıda söz edilecek başka pek çok faydaları vardır. Genel olarak bilgi iletişim teknolojilerinin kullanımı, yiyecek ve içecek işletmelerinin sistemlerinin daha verimli çalışmasını sağlar. Örneğin, satın alma, üretim ve satış birimleri arasında kolay ve hızlı bilgi akışı sağlar. Bunun sonucunda, satın alma ve üretim maliyetlerini en aza indirgeyerek en yüksek geliri elde etmeye yardımcı olur.

Bilişim Teknolojileri

Bilişim teknolojileri, kullanıcısı ile bilgi ortamı arasında karşılıklı iletişimi sağlayan teknolojilerdir. Bilişim teknolojisi, bilgi elde etmede kullanılacak sistemin tasarlanması, geliştirilmesi ve uygulanması için yararlanılan yazılım ve donanım olmak üzere teknolojik kaynaklar şeklinde tanımlanabilir. İşletmeler açısından bilişim teknolojilerinin önemi arasında şunlar vardır:

• İşletmelerin karar verme sürecinde daha başarılı olmaları sağlanır.
• Hata yapma olasılıklarını en aza indirilir.
• Yeni ürün ve hizmetlerin geliştirilmesine yardımcı olur.
• Maliyetlerin büyük ölçüde azalmasında önemli rol oynar.
• İşletme içinde bilgi akışının sağlanmasıyla, verimin ve kalitenin artmasına katkıda bulunur.
• İşletme sektörde meydana gelen değişikliklerden ve gelişmelerden hızlı bir şekilde haberdar olur.
• Piyasaya ilişkin öngörü yapılabilir.
• Tüketicilerin ihtiyaçları tespit edilerek onlara yönelik ürünler sunulabilir.

Bilişim Sistemleri

Bilgi sağlamak için İnternetin ve bilgisayarın birlikte kullanıldığı her sisteme bilişim sistemi denilebilir. Bilginin elde edilmesi, işlenmesi, saklanması ve paylaşılmasını sağlayan sistemlerdir. Ana hatlarıyla bilişim sistemlerinin faydaları, bir işletmede, yönetici ve çalışanlarına, işletme işlevlerini yerine getirmede, yönetimle ilgili problemlerin çözümünde ve analizinde, yeni ürünlerin ortaya koyulmasında ve karşılaşılabilecek karmaşık durumlara çözüm üretmede yardımcı olmalarıdır. Bir işletmede şu dört tür bilişim sistemi kullanılabilir:

• Pazarlama bilişim sistemleri
• Üretim bilişim sistemleri
• Finans ve muhasebe bilişim sistemleri
• İnsan kaynakları bilişim sistemleri

Pazarlama Bilişim Sistemleri

Pazarlama bilişim sistemi, pazarlama yönetimine planlama ve örgütlenmeyi sağlamada, hedef pazara yönlendirmede, pazarlama etkinliklerini uyumlaştırma ve denetlemede gerekli olan veriyi sağlayan, işleyen, bilgiyi üreten, dağıtan ve saklayan bütünleşik bir sistemdir.

Üretim Bilişim Sistemleri

Üretim bilişim sistemleri , üretilen ürün ve hizmetlerin işletme içindeki işleyişine yönelik planlama, denetim, stok kontrol, yönetim ve kalite kontrol faaliyetlerine ilişkin bilgileri sağlamak için geliştirilmiş sistemlerdir.

Finans ve Muhasebe Bilişim Sistemleri

Finans ve muhasebe bilişim sistemleri , işletme için gerekli olan parasal kaynakları en uygun ve az maliyetle sağlamayı hedefler. Muhasebe bilişim sistemleri de finansal işlemlerin izlenmesi ve diğer muhasebe konularındaki bilgilerin elde edilmesini sağlayan bilişim sistemleridir.

İnsan Kaynakları Bilişim Sistemleri

İnsan kaynakları bilişim sistemleri , yöneticilerin personelini değerlendirmesinde, onların eğitiminde, ihtiyaçlarının tespitinde, ücretlerinin belirlenmesinde, işletme çalışanları ile ilgili kararları almada yararlandıkları sistemlerdir.

Turizm İşletmelerinde Bilişim Sistemleri

Bilişim sistemlerinin turizmde kullanımı, sorunların çözümü için ihtiyaç duyulan bilgiye erişmeye yönetimden mutfağa, insan kaynaklarından muhasebeye kadar her çalışma kademesinde yardımcı olmaktadır. Turizm işletmelerinde bulunan bilişim sistemleri şunlardır:

• Ön büro bilişim sistemleri
  • Rezervasyon bilişim sistemleri
  • Resepsiyon, ön kasa ve santral bilişim sistemleri
• Kat hizmetleri bilişim sistemleri
• Yiyecek ve içecek bilişim sistemleri

Ön Büro Bilişim Sistemleri

Ön büro bilişim sistemi ile yapılabilen işlemler arasında şunlar vardır: rezervasyon, oda tahsisi, müşteri bilgileri, faturalama ve muhasebe, vb. Ayrıca sistem sayesinde fiziksel dosyalama ve diğer kayıt işlemleri en az düzeye iner. Bilgilere hızlı erişim sağlanır.

Rezervasyon bilişim sistemleri , şu bakımlardan avantajlıdır:

• Rezervasyon ile ilgili bütün işlemlerin kayıtlarını tutmak
• İşlemleri en az hatayla yönetmek
• Otel, seyahat acentesi ve müşteri arasında bilgi akışını sağlamak
• Acente ya da firmaların gerçekleştirdiği işlemlere, tüm rezervasyon bilgilerine ulaşmak
• Varsa daha önceki konaklama bilgileri dâhil müşteri ile ilgili her türlü detaylı bilgiye erişim sağlamak

Resepsiyon, ön kasa ve santral bilişim sistemlerinin etkileşimli olması, bu birimlere ait bilişim sistemlerinin yardımıyla elde edilen bilgilerin diğer birimlerin davranış şekline yön vermesini sağlar. Örneğin, resepsiyon bilgilerine göre kat hizmetleri odaların durumunu görebilir ve buna göre oda eksikliklerini giderebilir. Ön kasa ile muhasebe birimi hesap hareketlerini takip edebilir. Santral bilişim sistemi ile otomatik uyandırma sistemi ön büro çalışanı tarafından yönetilebilir. Tüm sistemler birbirleri ile koordineli çalışır ve zaman işletme işleyişi hızlı, etkili ve hatasız hale gelir.

Kat Hizmetleri Bilişim Sistemleri

Kat hizmetleri bilişim sistemleri aracılığıyla gerek kat işlemleri ile ilgili işlemler yapılabildiği gibi, gerekse ön büro ile iletişimi sağlanarak odanın hazır olduğu bilgisi paylaşılabilir ve müşteriye zamanında oda temin edilebilir. Ayrıca, işlerin uyumlu bir şekilde yürütülebilmesi için yiyecek ve içecek, muhasebe, teknik servis, çamaşırhane gibi bölümlerle diğer bölümlerle de bilgi akışı sağlanması gerekir.

Yiyecek ve İçecek Bilişim Sistemleri

Yiyecek ve içecek bilişim sistemleri şuralarda kullanılabilir:

• Yiyecek ve içecek malzemelerinin alınması
• Tarifelerin oluşturulması
• Menü planlaması
• Stok kontrol ve denetimi

Sistem ile satın alınan ürün bilgilerinden tüketim istatistiklerine kadar her türlü bilgiye erişmek ve yönetime rapor etmek mümkün olurken stoklama, üretim ve servis süreçlerinin kontrolü de sağlanabilmektedir. Sistem hazırlanan menülerin analizlerini yaparak müşteri tercihlerinin belirlenmesine de yardımcı olmaktadır.

Mutfak yönetim sistemi ile alışveriş listesi oluşturma, reçete bilgilerine ulaşma, menülere ilişkin kayıtları tutma, envanter kayıtlarını tutma ve istenildiğinde bu kayıtlara ulaşmayı sağlamak mümkündür.

Restoran İşletmelerinde Bilişim Sistemleri

Restoran işletmelerinde işleri kolaylaştıran, maliyetleri hesaplamada kullanılan, pos, muhasebe ve satış birimleriyle bütünleşik çalışabilen, stok ve maliyet kontrolünü sağlayan yazılımlar vardır. Ayrıca işletmenin çalışma sürecinde yer alan satın alma, depolama, depodan çıkış, üretim, satış ve sonrasında muhasebe işlemleri için de bu yazılımlar hızlı ve hatasız çalışma sağlamaktadır. Restoran içi süreçlerde de masa işlemlerinde bilişim sistemleri oldukça yarar sağlamaktadır. Restoran içi süreçte bilişim sistemleri ile şunlar yapılabilir: masa rezervasyonu, konuk karşılama, yer gösterimi, siparişlerin alınması, hesap alma, uğurlama.

Restoran işletmesindeki bilişim sistemleri için birçok işletmede ana bilgisayara bağlı el sipariş bilgisayarı, mutfak yazıcısı ve haberleşme istasyonu şeklindeki sistemler kullanılır. Bu donanım ve sistemler hizmet sürecini hızlandırır; ölçülebilirlik, kontrol, ürün ve hizmet kalitesinde artış sağlar; personel ve donanım kullanımında daha fazla performans ve verim alınmasını sağlar; insan hatalarını en aza indirip personel ve ekipman tasarrufu sağlanır. Ayrıca mutfak, servis, personel takibi, masa rezervasyonları, tedarik zinciri, paket servis, müşteri takibi ve sadakat programları gibi birim ve işlemler de yönetilebilir.

Restoran bilişim sistemindeki donanımlarda şunlar görülebilir ve yapılabilir.

• Ana ekranda , masa numarası, müşteri (kuver) sayısına göre giriş yapılabilir, adisyon (çek açma) işlemi yapılabilir, sipariş verilebilir ve siparişler yönetilebilir.
• Masa ekranında, sistem ile aktif olan masalar, boş masalar farklı renkte görülerek kapasite takip edilebilir. İlgili masanın müşteri ve sipariş bilgilerine ulaşılabilir.
• Menü ekranında, listelenen menüden seçim yapılabilir, sipariş masaya yönlendirilebilir, siparişe ilave, iade veya iptal yapılabilir, içecek menüsü görüntülenebilir, birim ve toplam fiyatlar adisyona yansıtılabilir.
• Fonksiyon ekranında , adisyon birden fazla masa veya hesaba bölünebilir, masa transferi, vardiya değişimlerindeki işlemler takip edilebilir, adisyonun kaybolması durumunda tekrar basılabilir, oteller için de oda numarası sorgulanabilir.
• Mali işlemler ekranında , satışlara ilişkin raporlar alınır, yazar kasa işlemleri gibi mali işlemler yapılır.
• Ödeme işlemleri ekranında , ödeme şekli belirlenebilir, indirim uygulanabilir, hesap kesimi gerçekleştirilir.

Menü Yönetim Sistemleri Kavramı

Menü yönetim sistemleri, maliyet hesabı, üretim, tanıtım, gıda güvenliği gibi faktörleri denetlemeye, gereken hesapları yapmaya ve işletmenin sağlıklı çalışmasını sağlamaya ve kontrol altında tutmaya yardımcı olan yazılım ve bunlara bağlı donanımlardır. Bu sistemler ile şunlardan dolayı işletmelerin kayba uğraması önlenir:

• Yanlış satın alma
• Envanter kontrolündeki yetersizlik
• Hatalı tahmin ve israf
• Birimlerde kontrol eksikliği
• Alım işlemlerinde yanlış maliyet hesabı
• Yanlış porsiyon hesabı
• Kötü üretim işlemleri
• Tanıtım ve hizmet eksikliği
• Gıda güvenliği eksikliği
• Menü ögelerinin yanlış seçimi vb.

Menü yönetim sistemlerine örnekler şunlardır:

Restoran Bilişim Sistemleri

Restoran bilişim sistemleri ile şunlar yapılabilir: adisyon ile sipariş alma, siparişleri mutfağa mutfak yazıcısı ile yazılı olarak iletme, sipariş ilave ve iptalleri, sipariş takibi ve durumu, masa taşıma, birleştirme, müşterinin oturma süresi, bakiyesi, personel bilgileri, hesap kapatabilme, her bir müşteri için ayrı hesap çıkarabilme, indirim, ikram, stok kontrolü ile tükenen ürünleri görüntüleme, el terminali ile fatura kesebilme, menüdeki fiyat değişikliklerini görebilme, aynı ürün için farklı fiyat atama. Restoran bilişim sistemlerinin işletmelere sağladığı yararlar arasında kaçakların azalması, stok ve kaynak planlaması yapılması, personel tasarrufu, siparişlerin hızlı ve hatasız olarak servis edilmesi, tüm işlemlerle ilgili raporların anında alınması, fatura kesilmesi, günlük bütün satış detaylarının görülmesi, geçmişe dönük raporların alınabilmesi ve bugünkü durum arasında karşılaştırma yapılarak işletme gelirini artırılması sayılabilir.

Reçetelerinin oluşturulmasında bilişim sistemi ile reçetelerin maliyet açısından yapılmaya uygunluğu, maliyet raporu ile belirlenir. Bu maliyetin menü fiyatına yansıtılıp yansıtılmayacağı kararının verilmesine yardımcı olur. Böylelikle menüde yer alacak değişik yiyeceklerin yapımına ve satışına devam edilme kararı da verilebilir. Ayrıca menü analizleri yapılarak menü başarısı test edilebilir ve porsiyon büyüklüklerinin belirlenmesinde yararlanılabilir.

Bilişim sistemleri kullanılarak satılan ürünlerin maliyetlerinin hesaplanması farklı kriterlere göre yapılabilir. Kriterler arasında ürünün son giriş fiyatı, ağırlıklı ortalama ya da manuel giriş olabilmektedir. Sistemin maliyet raporları sayesinde ürünün maliyeti hesaplanabilir. Hangi üründen daha çok kazanıldığı, elde edilen kâr, tarihlere göre kârlılık analizleri takip edilebilir. Böylelikle işletmenin doğru kararlar almasına yardımcı olur.

Bar Bilişim Sistemleri

Bu sistemlerinin en önemli işlevi israfı, kayıp ve çalınmaları önlemektir. Kayıpları en aza indirip pahalı içeceklerin satışını kontrol altında tutmaya yardımcı olurlar. Kayıpları azaltmak için kullanıcı tanımlaması yapılabilmektedir. Böylece yetki seviyeleri belirlenmekte ve personelin yetkisi dışında işlem yapmasının önüne geçilebilmektedir. Bar işletmesinde yapılabilecek işlemler arasında şunlar vardır:

• Eğer işletmede yiyecek servisi varsa, siparişler mutfak yazıcısına aktarılıp hızlı işlem yapılabilir.
• Masa tanımlaması yapılabilir.
• Ödemelerde oluşabilecek hesap hataları engellenir.
• Stok yönetimi ile ihtiyaçların takibi yapılır.
• Depo sayımları ve depolar arası transferler yapılabilir.
• Reçeteler oluşturularak açılan masalar üzerinde işlem yapılır.
• Detaylı stok ve satış raporlarına ulaşılabilir.
• Mal alımı, iadesi ve fiyat farkı faturası düzenlenebilir.
• Turistik işletmelerde yabancı dil desteği sağlanabilir.
• Döviz türüne göre hesap çıkarılabilir.
• Çok sayıdaki içecekler gruplandırılarak kolay erişim sağlanır.
• Tüketilen içki miktarı ve türü tespit edilir.
• Hangi personelin ne kadar satış yaptığı görülür.

Minibar bilişim sistemleri: Oteldeki müşterilerin çocuklarının minibarı ebeveynlerinden habersiz tüketmesi ya da müşterinin içecekleri kullanmadığı yönündeki iddialar otel işletmelerinde sorunlara yol açabilir. Minibar bilişim sistemleri bu tartışmaları ortadan kaldırmak ve kaçakları önleyerek ödenmeyen ücretlerden doğacak zararı en aza indirmek için geliştirilmiş sistemlerdir. Minibar bilişim sistemleri ile harcamalar otomatik olarak müşterinin hesabına geçer, minibar içeriği ile ilgili sayım yapılmasına gerek kalmaz, sistem kullanılan ürünleri ön büro görevlisinin bilgisayarına gönderir, dolum raporları alınarak eksik ürünler tamamlanır. minibarın iç sıcaklığı, son kullanma tarihi takip edilir.

Bilgisayarlı Satış Noktası (POS) Sistemleri

İşletmede gelir getiren her türlü birime satış noktası adı verilir. Satış ile ilgili işlemlerin bilgisayar yardımıyla gerçekleştirilmesiyle oluşan bilgisayarlı satış noktası sistemleri, İngilizce point of sale ifadesinin kısaltmasından türetilmiş POS sistemleri olarak bilinir. POS sistemleri yiyecek ve içecek işletmelerinde, turizm işletmesinin restoran, ön büro, oda servisi, kafe, bar, disko, otopark, oyun salonu, çamaşırhane gibi birimlerde kullanılabilmektedir. İşletmelerde POS sistemleri ile şunlar yapılabilir:

• Birden fazla şubeye sahip zincir işletmeler için tek merkezden yönetim sağlanır. Tek bir terminal ile merkeze sınırsız sayıda şube eklenebilir.
• Masa, servis, paket servis, gelal ve direkt satış, kartlı harcama, raporlama ve web raporlama gibi modüller eklenebilir.
• Bir tatil köyünde müşterilere sağlanan manyetik kart, akıllı (smart) kart ya da akıllı elektronik bileklik uygulamaları ile) harcamalar kontrol altına alınabilir.
• Tüm yiyecek ve içecek noktalarında yapılan satışlar takip edilir ve gerekli bilgiler ön büro, muhasebe, stok programlarına iletilebilir.
• Müşterilere e-Ödeme imkânı sunulabilir.
• Kişiye özel uygulanan kampanya bilgileri görülebilir ve yazdırılabilir veya SMS veya e- posta ile gönderilebilir.
• Anlık indirimler yapılabilir.
• Müşteriler alışverişlerinde puan kazanabilir ve hediye kartı tanımlaması yapabilirler.

Stok Kontrol Bilişim Sistemleri

Stok kontrol sistemleri, üretim planlaması, satın alma ve satış konularında işletmenin karar almasına yardımcı olan sistemlerdir. Stok bilişim sistemleri stok takibi yapmada ve kaçakların kontrol altına alınmasında işletmelere kolaylık sağlamaktadır. Stok kontrol siteminde malzemenin ne eksik ne de fazla olacak şekilde yeterli miktarda hazır bulundurularak üretimin aksatılmadan yürütülmesi hedeflenir. Stok kontrol bilişim sistemleri, satın alınan malzemeleri listeleyerek gereksiz malzemelerin stokta bekletilmesini önleyip maliyet tasarrufu sağlamaktadır. Stok kontrol bilişim sitemiyle malzeme kayıtlarının tutulması, sayımının yapılması, depolamadaki hatalardan kaynaklanan kaybı önleme, çabuk bozulabilen ürünlerdeki kayıpları en aza indirme, fiyat, kod, marka gibi malzeme bilgisi güncelleme, barkod tanımlaması yapabilme, malzemelerin miktarlarına sınırlamalar getirme, miktarında eksiye düşülmesi durumunda sistem uyarı verme gibi işlemlere ulaşılabilir.

Muhasebe ve Finansman Bilişim Sistemleri

Muhasebe bilişim sistemleri, yönetim ve karar alma sürecinin tüm aşamaları için gerekli bilgi sistemini oluşturur. İşletmenin amaçlarını belirlemede, çalışan personelin ve mutfağın performansını değerlendirmede, yönetim kararlarının alınmasında ve yeni menülerin ve üretimlerin tanımlanıp tanımlanmamasına karar vermede yöneticiler bu sistemden yararlanırlar. Bu sistemler ile muhasebe işlemlerini yansıra, mali tablo çıkarmak, bilançoları kontrol etmek, gelirleri kontrol altında tutmak, satışları ve fişleri depolamak, kâr-zarar ölçümü yapmak, personel bilgilerini tek bir sistem altında toplamak mümkündür.

Finansman bilişim sistemleri ile de parasal kaynakların bulunması, alacakların alınması, borçların ödenmesi, fırsatları belirleme, hedef pazarlar, gibi analizler yapılmakta, hesaplar arası hareket aktarımı yapılabilmekte, kâr-zarar tablosu gibi mali tabloları oluşturulabilmektedir.

Ziyafet (Banket) Bilişim Sistemleri

Ziyafetler, otel işletmelerine önemli gelir getiren kaynaklar olup, başarılı bir menü planlaması ile işletmenin kârını attırabilirler. İyi bir menü planlamasının yanı sıra iyi bir organizasyon planlamasının yapılması zor bir alandır. Bu nedenle ziyafet bilişim sistemlerinin kullanımı önem kazanmaktadır.

Seminer, konferans, toplantı, düğün, davet ve kokteyl gibi organizasyonlarla ilgili rezervasyonlar başta olmak üzere tüm işlemleri hızlı ve hatasız yapabilme olanağı sağlayan ziyafet bilişim sistemleri ile şunlar yapılabilir:

• Rezervasyon planlaması
• Salon düzeni planlaması
• Çoklu rezervasyon özelliği sayesinde ilgili salona farklı zamanlarda birden fazla rezervasyonun yapılabilmesi ve çakışmaların engellenmesi
• Ziyafet türüne göre yapılacak hazırlık süreleri, menü seçimi ve gerekli teknik ekipman seçimi ile ilgili planlama yapılabilmesi
• Tahmini fiyat belirleme
• Katılımcı sayısı tahmini
• Faturalama yapma
• Kiralanacak ekipman listesi oluşturma
• Ekipman stok sayılarını kontrol etme
• Yapılacak servisler, müzik, süsleme gibi bilgileri tanımlama
• Aynı özelliklerde birden fazla ziyafet rezervasyonu oluşturulabilme
• Ziyafet özelliklerine göre otomatik sözleşme oluşturulabilme
• Gerekirse otelde oda rezervasyonu yapabilme
• Zincir otellerde birden çok salon ve organizasyonu tek merkezden planlayıp yönetebilme
• Otel içi haberleşme sağlama
• İlgili tüm raporları yöneticilere sunma.