Ünite 5: Resmi Yazı Türleri

Giriş

Resmi kurumların kendi aralarında, özel kurumlarla ve kişilerle yaptıkları pek çok resmi yazı türü vardır. Resmi ilanlardan, görevlendirme yazılarına, öğrenci mezuniyet belgelerinden soruşturma yazılarına kadar pek çok resmi yazı türünden bahsetmek mümkündür. Resmi yazıların hazırlanmasında uyulması gereken yazışma kuralları resmi yazı türleri için de geçerlidir. Fakat resmi yazının türüne göre bazı farklılıklar olabilmektedir.

Resmi Yazı Türleri

Resmi yazı sadece kamu kurumları arasında gerçekleştirilen yazışmalardan oluşmamaktadır. Özel kurumlar ve kişiler arasında olabilmektedir. Örneğin sözleşme bir resmi yazı türüdür ve hem kamu kurumları ve özel kuruluşlar hem de kişiler arasında düzenlenebilmektedir. Resmi yazılar ‘iletilmek istenen mesajın türüne göre’ şu türlere ayrılmaktadır:

• Dilekçe

• Tutanak

• Sözleşme

• Şartname

• Müzekkere

• Tekit

• Tezkere

• Mazbata

• Genelge

• Vekaletname

• Form

• Rapor

Dilekçe: Bir isteği bildirmek için yetkili makamlara yazılan yazıdır. Dilekçe yurttaşların resmi makamlara dileklerini, sıkıntılarını bildirmek için yazdıkları yazılardır. Bu anlamda yönetime demokratik yollardan katılımın bir aracıdır. “Dilekçe Hakkı” anayasal olarak da güvence altına alınmış bir haktır ve ilgili Kanun’da yapılmakta olan işlemin safahatı veya sonucu hakkında, yetkili makamlarca dilekçe sahiplerine en geç 30 gün içinde gerekçeli olarak cevap verileceği ve sonucun ayrıca bildirileceği hükmüne yer verilmiştir.

Dilekçe hakkı sorulara cevap almak suretiyle bilgi edinmeyi, şikayette bulunmak suretiyle denetlemeyi, dilek ve öneride bulunmak suretiyle de demokratik katılımı sağlayan siyasal haklardandır.

Türk vatandaşları ile Türkiye’de ikamet eden yabancılar (karşılıklılık esasına dayalı olarak ve Türkçe yazılması kaydıyla) Türkiye Büyük Millet Meclisi’ne ve yetkili idari makamlara yazı ile başvurma hakkına sahiptirler. Kurallara uygun şekilde yapılan başvurulara yetkili idari makam tarafından en kısa zamanda cevap verilmesi yasal zorunluluktur. Okuma-yazma bilmeyen yurttaşların da dilekçe hakkını kullanabilmesi için, dilekçelerde imza atmak yerine parmak izi de basılabilmektedir.

Dilekçe yazarken dikkat edilmesi gereken hususlar:

• Çizgisiz düğün, beyaz bir kağıdın tek yüzüne yazılır.

• Mümkünse kolay okunabilmesi için daktilo veya bilgisayarda yazılır. Fakat kitap harfleriyle ve mürekkepli kalemle de yazılabilir.

• Hitap edilen makam (başlık), kağıdın üst kısmından 2 cm kadar aşağıya, büyük harflerle ve ortaya yazılır.

• Tarih; gün, ay, yıl olarak ya başlığın alt kısmına sağ kenara ya da son cümleden sonra yazılır.

• Konu kısa, net ve anlaşılır ifadelerle yazılır.

• Olaylar paragraflar halinde özetlenir ve istek son paragrafta belirtilir.

• Son satırın 2-3 satır altına, sağ tarafa ad-soyad yazılır.

• İmzanın hizasına sol tarafa “adres” ve onun altına da dilekçeye eklenen belgeler “Ek” başlığıyla ve maddeler halinde alt alta yazılır.

Tutanak: Tutanak, TBMM genel kuruldaki görüşmelerde, seminer ve yönetim kurulu toplantılarında ayrıca resmi ve özel kurumların denetim görevlileri tarafından yasalara, mevzuata aykırı görülen tutum, davranışların ve olayların saptanması halinde düzenlenir. Tutanak mutlaka birden fazla kişi tarafından imzalanmak zorundadır. Tutanaklarda yoruma yer verilmez; her şey olduğu gibi tarafsız bir biçimde yazılır. Tutanaklar aksi sabit oluncaya kadar hukuken geçerli belgelerdir. A4 veya A5 kağıdına yazılabilen tutanaklar elle yazılacaksa kesinlikle kurşun kalem kullanılamaz. Eğer birden fazla sayfa yazıldıysa tutanağın her sayfası ilgililerce imzalanır ve tutanakların başında tutanak olduğu belirtilir.

Sözleşme: İki taraf arasında kurulan sözleşme kavramı yerine akit, mukavele, kontrat, anlaşma, bağıt vb. kavramlar da kullanılmaktadır. Yazılı veya sözlü olabilen bu vaat bağlayıcıdır. Sözleşmeler iki taraflı bir hukuksal işlemdir. Bir vaadin sözleşme olarak kabul edilmesi için taraflar veya katılanlar arasında değer ifade eden bir şeyin değişimi veya ortaya konulması gerekir. Bu şey karşılık (ivaz) olarak ifade edilir. Ayrıca sözleşme hukuka aykırı olmayan bir vaadi içermelidir.

Tarafların kural olarak, bir sözleşmenin içeriğini ve kapsamını istedikleri gibi belirleyebilmelerine sözleşme serbestisi denir. Fakat sözleşme konusu kanunun emredici kurallarına, kamu düzenine, kişilik haklarına, ahlaka aykırı olamayacağı gibi imkansız da olamaz.

Sözleşme sözlü olarak da yapılabileceği gibi, yazılı olmasının pek çok yararı vardır:

• Taraflar yapacakları sözleşme üzerinde daha fazla düşünürler.

• Taraflar sözleşmenin kapsamını daha iyi bilirler.

• Tarafların hak ve yükümlülükleri sözleşmede yer aldığından taraflar arasında daha az anlaşmazlık çıkar.

• Taraflar sözleşmeden yer alan konuları daha kolay ispat ederler.

• Anlaşmazlıklar azalacağı ve ispat kolaylaşacağı için mahkemelerin iş yükü azalır veya kolaylaşır.

Şartname: Bir işin yapılmasıyla ilgili işi yaptıran kişi veya kurum ile işi yapan kişi veya kurum arasındaki karşılıklı kabul edilen şartları gösteren bilgidir. Şartname genellikle sözleşme ile birlikte yazılır. Sözleşmenin hangi şartlarda gerçekleşeceği şartnamede belirtilir. “İdari Şartnameler” ve “Teknik Şartnameler” olmak üzere ikiye ayrılır. Kamu kuruluşlarının satın alma, satma, ihale, kiraya verme gibi faaliyetleri düzenlemek amacıyla belirledikleri koşulları, işin özel ve teknik koşulları ile ayrıntılarını gösteren belgelerdir.

Müzekkere: Müzekkere, yargı makamının bir kararın yerine getirilmesi konusunda, belli bir makama yazdığı yazılardır. Müzekkere sözcüğü, “bildirme, bildirilme” anlamlarına gelmektedir. Müzekkereyi herhangi bir yazıdan ayıran özellik, mahkemenin bir dava ile ilgili olarak bir kararın yerine getirilmesini ilgili kurumdan istemek için yazılmasıdır. Kendisine yargısal bir makamdan müzekkere gönderilen kurum ya da kuruluş, müzekkerenin gereğini yerine getirmek zorundadır; getirmezse ilgili yargısal kuruluş bu kurum ya da kuruluşa tekit yazısı gönderir. Müzekkereyi alam kurum ya da kuruluş, müzekkerenin gereğini yerine getirmiyorsa ilk müzekkereyi yollayan yargısal makam üç kere “tekit” yazısı yollayacaktır. Üç tekitten sonra hala ilgili kurum veya kuruluş müzekkerenin gereğini yerine getirmiyorsa, savcılığa suç duyurusunda bulunulmaktadır.

Tekit Yazısı: “Tekit” sözcüğü sağlamlaştırma, pekiştirme, vurgulama gibi anlamlar içermektedir. Resmi yazışma esasları çerçevesinde tekit, daha önce yazılıp gönderilmiş resmi yazıya bir karşılık alınamaması ya da bu yazının gereklerinin yerine getirilmemesi durumunda, önceki yazıyı anımsatmak ya da yinelemek anlamında yazılan yazıdır.

Tezkere: Bir mahkemenin diğer bir mahkemeye bir tanık veya sanıktan ifade alınması için yazdığı kısa yazılardır. Genellikle her iki taraf da konu hakkında yeterli bilgiye sahiptir ve yine genellikle aynı şehirde bulunana resmi kuruluşlar arasındaki bir iletişim yoludur.

Mazbata: Mazbata, resmi kurumların hukuksal bir olayı belgelendirmek amacıyla yazdıkları yazılardır. Mazbata, bir hükmü, bir kararı veya herhangi bir işin tasdikini bildiren konularda yazılmaktadır. Örneğin milletvekili seçimlerinden sonra milletvekillerinin seçilmelerinin yasalara uygun olduğunu göstermek amacıyla, Yüksek Seçim Kurulu tarafından vekillikleri teyit amacıyla mazbata verilmektedir.

Genelge: Bir konunun açıklanması, uygulamalarda birliğin sağlanması, yeni kararların duyurulması ve benzer amaçlarla üst makamların kendi alt birimlerine yazdıkları yazılara genelge denir. Kuruluşlarda görevli tüm çalışanları veya belli bir kesimi ilgilendiren konularda genelge hazırlanabilmektedir. Genelgeler açıklayıcı, öğretici, bilgi verici nitelikte bir genel yazıdır. Genelge “grup yazışma” türüdür. Hitap kısmında her alıcının tek tek ad ve adres bilgisi yerine “Tüm...” gibi genel hitaplar kullanılmakta ya da sadece “GENELGE” yazılmaktadır. Genelgeye yanıt beklenmez. İlgili genelgedeki kural ve ilkelere her çalışanın uyması beklenmektedir.

Vekaletname: Bir kişinin kendisine vekil tayin ettiği başka birinin bu vekaletini belgelendirmek için noter tarafından düzenlenen ve onaylanan belgelere vekaletname denilmektedir. Vekil olan kişi vekaletnamede yazılı olan işleri vekaleti veren kişi adına ve vekil sıfatıyla yerine getirir.

Form: Form, sabit bilgilerin üzerine basılı olarak hazırlandığı ve içerdiği çeşitli özel boşluklara çeşitli bilgilerin girildiği matbu bir belgedir. Kağıt, defter veya karton olarak düzenlenebilmektedir. Her kurum kendi ihtiyacına göre form hazırlamaktadır. Bunlar fotokopi yoluyla ya da matbaada basılarak çoğaltılmaktadır. Kullanılan kayıtların yaklaşık %75’ini, sigorta, bankacılık gibi pek çok hizmet örgütünde kullanılan formlar oluşturmaktadır. Tüm resmi dairelerce kullanılan genel nitelikteki formlar Devlet Malzeme Ofisi tarafından hazırlanarak dağıtılmaktadır. Formların yararları şunlardır:

• Formlar büro işlerinin sadeleştirir ve standardize eder.

• Zaman, emek ve maliyet tasarrufu sağlar.

• Formlar sayesinde etkili bir yazılı iletişim ağı sağlanır.

• Formlar aynı zamanda bir rapor niteliği taşır.

• Bilgileri sadeleştirir.

• Bilgilerin stoklanması ve gereğinde başvurulması için yardımcı olur.

• Kontrollerin stoklanması kolaylıkla yapılmasını sağlar.

Formlar kağıt üzerinde elle doldurulan formlar ile bilgisayar ekranında doldurulan elektronik formlar olmak üzere ikiye ayrılmaktadır.

Form hazırlanırken dikkat edilmesi gereken hususlar:

• Formun hangi kuruluşa ait olduğu formun üst kısmına ilgili örgütün yazılarak belirtilmelidir.

• Formun üst kısmında bir başlığı olmalıdır. Bu başlık formun hangi iş için kullanılacağını belirtir.

• Formdaki sorular tutarı bir sıra izlemelidir.

• Uluslararası standartlara göre kabul edilen A, B, C standart boy kağıtlar kullanılmalıdır.

• Formda bilimsel, hukuksal, tıbbi ya da teknik sözcüklere yer verilmemelidir.

• Formun kullanılmasına ve doldurulmasına ilişkin bir “Açıklama” bulunmalıdır.

• Cevapların verileceği boşluklar, satır araları ve sütunlar soru ya da cevaplama için uygun ve yeterli genişlikte olmalıdır.

• Form görüntü olarak karmaşık olmamalıdır.

• Sorular formu dolduranın kolayca anlayıp doğru cevap verebileceği şekilde olmalıdır.

• Matbu formlarda; formun en altında formun ilk kullanılmaya başlandığı tarih, formun numarası, formun son basıldığı tarih ve kaç adet basıldığına ilişkin bilgiler olmalıdır.

Rapor: Raporlar incelenen ve araştırılan bir konunun ayrıntılı olarak belli şekil şartlarına göre yazıldığı ve ilgili kişilere sunulduğu yazılardır. İçeriği, biçimi ve şekli birbirinden farklı pek çok rapor bulunmaktadır. Yazımla ilgili belli bilgi, beceriyi kazanan ve o konuda derinlemesine bilgi sahibi olan herkes rapor yazabilir. Raporların temel aracı yöneticilere bilgi aktarmaktır. İş yaşamında raporların “danışma aracı” olma özelliği vardır. Raporlar okuyucuya ihtiyaç duyduğu konuyla ilgili ayrıntılı ve kapsamlı bilgi vermektedir. Bu anlamda bir tez ya da kitap da bir rapor olarak düşünülebilir.

Hem kamu kuruluşlarında hem de özel sektörde çeşitli konularda pek çok rapor hazırlanmaktadır. Bu raporların bir kısmı yasal zorunluluktan; bir kısmı ise o şirketin ihtiyaçları doğrultusunda hazırlanmaktadır. İş yaşamında en çok kullanılan raporlar genel olarak; bilgi veren raporlar, öneri raporları, çalışma ve faaliyet raporları, iş/görev raporları, değerlendirme raporları, teftiş (denetleme) raporları ve araştırma raporlarıdır.

Bilgi veren raporlar, çoğunlukla şirket içi yazışmalarda kullanılan ve belli bir konuyla ilgili olarak ayrıntılı bilgiler veren kısa raporlardır.

Öneri raporu, şirkette uygulanması düşünülen yeni politika ve stratejileri belirlemek ya da bir sorunu çözmek amacıyla yazılan raporlardır.

Çalışma ve faaliyet raporları, daha çok bağlı kuruluş veya birimlerde yapılan çalışmaları izleme, kontrol etme, ölçme ve değerlendirme amacıyla hazırlanan ve üst yönetime sunulan raporlardır.

İş/görev raporları ise yurt içinde veya dışında belirli bir süre ve belirli bir görev ya da hizmet için görevlendirilen kişilerin, görev dönüşlerinde birimlerine veya üstlerine sundukları raporlardır.

İşletmelerin belirli dönemlerde belirli faaliyetleri değerlendirmek amacıyla hazırlanan raporlara ise değerlendirme raporu adı verilmektedir.

Teftiş raporu; kişi, kurum veya durumun denetimi sonucunda ilgili kişi veya kurumlara durumu arz etmek için hazırlanan rapordur.

Araştırma raporu, herhangi bir konuda yapılan araştırmaların ilgili kişi veya kuruma sunulması için hazırlanan rapordur.

Raporun türüne göre ya da bir şirketin belirlediği ilkelere göre raporlarda bulunması gereken bölümler değişiklik gösterebilmektedir. Fakat raporlar genel olarak üç bölüm ve bu bölümlerin alt bölümlerinden oluşmaktadır:

1. Ön Bölüm

1.1. Kapak

1.2. Özet

1.3. Önsöz

1.4. İçindekiler

1.5. Tablolar ve Şekiller

1.6. Kısaltmalar Listesi

1. Ana Bölüm

2.1. Giriş

2.2. Bölüm ve Alt Bölümler

2.3. Bölüm Başlıkları

2.4. Alt Bölüm Başlıkları

2.5. Bölüm ve Alt Bölüm Numaralandırılması

2.6. Sonuç ve Öneriler

1. Son Bölüm

3.1. Ekler

3.2. Kaynakça

Raporun hazırlanma sürecinde üç temel amaç gözetilmektedir: Amaca uygunluk, anlaşılırlık ve etkililik.

Rapor hazırlanırken birtakım aşamaların takip edilmesi gerekmektedir. Bu aşamalar:

• Rapor konusunun belirlenmesi

• Raporu okuyacak ve yararlanacak kişi/kişilerin belirlenmesi

• Bilgi kaynaklarının araştırılması

• Raporun yazımı

• Tablo ve grafiklerin gösterilmesi

• Alıntıların gösterilmesi

• Kaynakların gösterilmesi

• Raporun kontrolü

• Raporun çoğaltılması ve ilgililere iletilmesi