Ünite 4: Resmi Yazı

Giriş

Resmi yazışmalar, kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında gerçekleştirdikleri yazışmalardır. Resmi yazışmaların diğer yazışma türleri olan iş ve özel yazılara göre farklılığı Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü tarafından belirlenen ve bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsayan Resmi Yazışma Usulleri Yönetmeliğinde belirtilmiştir. Resmi Yazışma Usulleri Yönetmeliğinin amaçları şunlardır:

• Resmi yazışma kurallarını belirlemek

• Bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak

• Kamu kurum ve kuruluşlarında yazışmaların standardizasyonunu sağlamak

• İletişimi etkin ve verimli bir şekilde yürütmek

• Zaman ve kırtasiye tasarrufunu sağlamak

• Bürokratik işlemleri en az seviye indirmek

Resmi Yazılara Kavramsal Yaklaşım

Resmi yazı; kamu kurum ve kuruluşlarında tüzel kişiliğe sahip kurumların birbirlerine ve kişilerin bu kuruluşlara yazdıkları yazıların tümüdür. Resmi yazıların en önemli özelliği tek tip olmaları, belirli bir düzen ve kurallar disiplini içinde uygulanma zorunluluğunun olmasıdır. Tüm remi dairelerde bu tektipliğin ve kurallara uygunluğun sağlanması için Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü tarafından “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” hazırlanmıştır. Bu yönetmelikle standardizasyonun sağlanması için tanımlanmış olan unsurlar şunlardır:

• Aidiyet Zinciri

• Belge

• Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS)

• Doküman

• Elektrik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

• Elektrik İmza

• Elektronik Onay

• Elektronik Ortam

• Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı

• Elektronik Şifreleme Sertifikası

• Elektronik Veri

• E-Yazışma Teknik Rehberi

• Form

• Format

• Günlük Rapor (log)

• Güvenlik Elektronik İmza

• İdare

• İmza Oluşturma Aracı

• İmza Oluşturma Verisi

• İmza Sahibi

• Resmi Yazışma

• Standart Dosya Planı

• Üstveri (metadata)

• Üst Yazı

• Yetkili Makam

• Zaman Damgası

Belgenin Özellikleri ve Bölümleri

Kurallarına uygun şekilde yazılmış bir belgenin muhatabı olan kişi, kurum veya kuruluşlar belgenin kimden geldiğini, kime ya da kimlere hitap ettiğini, hangi tarihte düzenlendiğini ve en önemlisi konusunun ne olduğunu daha ilk bakışta görebilecektir. Bu yazışmaların standardizasyonunun sağlanması için bu belgelerin birtakım özelliklere sahip olması ve çeşitli bölümlerden oluşması gerekmektedir.

Belge Özellikleri

• Nüsha Sayısı: Fiziksel ortamda hazırlanan belgeler, paraflı nüshası idarede kalacak şekilde iki nüsha hazırlanır.

• Belgenin Şekil Özellikleri: A4 boyutunda kağıt çıktı alınacak şekilde hazırlanır. Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda olabilir.

• Yazı Tipi ve Harf Büyüklüğü: Belgelerde “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi kullanılır. Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır.

Belge Bölümleri

• Yazı Alanı: Belgenin yazı alanı; sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2.5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir. Yazı alanı dışına sadece sayfa numarası ve varsa ek numarası yazılabilir.

• Başlık: Belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür ve yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. Başlığın yazımına DETSİS’te yer alan başlık kayıtları esas alınır.

• Sayı: Belgelerde sayı numarası bulunmak zorundadır. “Sayı:” yan başlığı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır; ve sırasıyla DETSİS’te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilat Numarası, standart dosya planı kodu ile belge kayıt numarasından oluşur ve bunların arasına kısa çizgi (-) işareti konulur.

• Tarih: Tarih, belgeye ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir. Tarih, sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır ve gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır.

• Konu: “Konu:” yan başlığı, “Sayı:” yan başlığının alt satırına yazılır. Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin ilk harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmadan yazılır.

• Muhatap: Belgenin gönderildiği idareyi ya da kişiyi belirtir. Konunun son satırından itibaren, belgenin uzunluğuna göre iki ila dört satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır.

• İlgi: Belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür. Muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. “Sayı:”, “Konu:” ve “İlgi:” yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta “:” işareti aynı hizada yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına göre sıralanır.

• Metin: Metin, “İlgi” ile “İmza” arasında kalan kısımdır. İlgi ile metin başlangıcı arasında bir satır, ilgi yoksa belgenin muhatabı ile metin başlangıcı arasında iki satır boşluk bırakılır. Metin iki yana hizalanır ve paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır. Paragraflar arasında boşluk bırakılmaz. Belge, Türk Dil Kurumu’nun Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına uygun olarak yazılır. Metnin son bölümünde ise; yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden alt makamlara “Rica ederim”, üst ve aynı düzeyde makamlara “Arz ederim” ifadeleri yer alır. Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalar ise “Arz ve rica ederim” ibaresi ile bitirilir.

• İmza: Belgeyi imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve bunların altına unvanı; metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır. İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.

• Ek: Bir belgede ek varsa “Ek:” başlığı imza bölümünden sonra uygun bir satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının soluna yazılır. Belgede birden fazla ek varsa “Ek:” başlığının altında ekler numaralandırılır ve ekleri belirtecek ibarelere yer verilir. Eklerin sayfa sayısı parantez içinde belirtilir. Birden fazla ek varsa, eklerin üzerindeki ek numarası yazı alanının sağ üst köşesinde belirtilir (Ör. EK-1, EK-2)

• Dağıtım: Bir belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilir. “Dağıtım:” başlığı, ek varsa “Ek:” bölümünden sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Belgenin dağıtılacağı muhataplar arasında belgenin gereğini yerine getirme durumunda olanlar “Gereği:” kısmına, belgenin içeriği hakkında bilgi sahibi olması istenenler ise “Bilgi:” kısmına yazılır. Dağıtım bölümü yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada “DAĞITIM LİSTESİ” başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir.

• Olur: Makam oluru alınan belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından imzalanır. Belge olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boş satır bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır. Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında başka makamlar varsa bunlar “Uygun görüşle arz ederim” ifadesiyle olura katılabilir.

• Paraf: fiziksel ortamda kullanılan paraf, kaybolmayacak ve kağıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır. Belgenin sadece idarede kalacak nüshasında yer alan paraf, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır. Paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyadı belirtilir.

• Koordinasyon: İdare içinde birden fazla birimin birlikte hazırlayıp üst makama sundukları belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve iş birliğine dahil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

• İletişim Bilgileri: Sayfa sonuna yazılarak çizgi ile ayrılan iletişim bilgileri; belgeyi gönderenin adresi, posta kodu, telefon ve faks numarası, e-posta adresi, internet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefon numarasını içerir.

• Gizlilik Dereceli Bölümler: Bu belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması, gönderilmesi, alınması ve diğer işlemlere ilişkin ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

• Süreli Yazışmalar: Süreli yazışmalarda “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresi yer alır ve cevap verilmesi gereken süre metin içinde belirtilir. Süreli belgelerde ACELE veya GÜNLÜDÜR ibaresi yazı alanının sağ üst köşesinde kırmızı renkli olarak belirtilir.

• Sayfa Numarası: birden fazla tutan belgelerde sayfa numarası verilir. Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında ve sayfanın ortasında yer alır.

• Üstveri Elemanları: İlgili mevzuatta belirtilen standartlara ve e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan üstveri elemanları kullanılır.

Belgenin Çoğaltılması, Gönderilmesi, Alınması ve İade Edilmesi

Fiziksel ortamda çoğaltılacak ve gizlilik derecesi taşımayan belgeden örnek çıkartılması halinde, örneğin uygun bir yerine ASLI GİBİDİR ibaresi konulur ve idarece yetkili amir tarafından imzalanır. Bu şekilde hazırlanan belge asıl belge olarak kabul edilir. Güvenli elektronik imzayla hazırlanmış belgelerde ise idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından alınan çıktının uygun bir yerine BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR ibaresi konulur. Tarih ve sayı bilgileri EBYS aracılığıyla belge çıktısı üzerine yazdırılır.

Bir belge gizlilik derecesi taşımıyorsa ve fiziksel ortamda gönderiliyorsa; belgenin başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması halinde gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı ve ihtiyaç duyulması halinde adres bilgisi zarfın ortasına yazılır. Gizlilik dereceli belgeler gerekli güvenlik tedbirleri alınarak fiziksel ortamda gönderilir. Fakat gerekli güvenlik önlemleri alınması durumunda bu belgeler elektronik imza ile elektronik ortamda da gönderilebilir. KİŞİYE ÖZEL ibaresi taşıyan zarf veya belgeler üzerinde yalnızca ilgili kişi tasarruf hakkına sahiptir ve ilgilinin talebi olmadan kayda alınmaz.

Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler elektronik ortamda muhataplara iletilir. Bu belgeler veri depolama araçlarıyla da iletilebilir. Bu durumda gönderme ve alma işlemine dair kayıt tutulur. Elektronik belgelerin oluşturulmasında e-Yazışma Teknik Rehberine uyulması zorunludur. İdare, başka bir idareden gelen belgeyi e-Yazışma Teknik Rehberine uygun hazırlanmaması durumunda reddetme hakkına sahiptir. Belgeler gerekli hallerde şifrelenebilir. Elektronik belgelerin şifrelenmesi işlemi e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlandığı şekilde yapılır. Kendilerine şifreli belge iletilebilmesini isteyen idareler, kendileri için elektronik şifreleme sertifikası temin eder. İdareler için oluşturulan elektronik şifreleme sertifikaları DETSİS üzerinden paylaşılır. İdareler, karşılıklı olarak üzerinde anlaşmak koşuluyla, e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlananın dışında, farklı bir şifreleme mekanizması kullanabilirler.

Çeşitli ve Son Hükümler

İdareye fiziksel ortamda muhatabı olmadığı bir belgenin gelmesi durumunda; asıl muhatap açıkça belliyse belgenin bir sureti alınarak asıl muhatabına gönderilir ve belgeyi gönderene de bilgi verilir. Asıl muhatap anlaşılamıyorsa belge, gönderene iade edilir. İdareye güvenli elektronik imza ile imzalanmış elektronik ortamda bir belge gelmesi durumda, belgenin muhatabı olunmaması söz konusu ise; belgenin bir kopyası elektronik ortamda tutulmak kaydıyla, göndericiye belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler elektronik ortamda iletilir.

İdare içi ve idare dışı görüş, bilgi ve belge talep yazıları günlü yazılır. İdareler ilgili mevzuattaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla, süre belirtilmeyen belge taleplerini talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç beş iş günü, süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç on beş iş günü içinde yerine getirir.

Yönetmeliğe uygun olarak yazılmayan belgelere verilecek cevap yazısında bu Yönetmeliğin ilgili maddeleri belirtilerek muhatap uyarılabilir.

İdareler resmi yazışmalarda bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla ek düzenleme yapabilir. Bu Yönetmeliğin uygulanması ile ilgili ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye ve gerektiğinde uygulamaya yönelik esasları belirlemeye İdareyi Geliştirme Başkanlığı yetkilidir.