Ünite 3: Defterler ve Belgeler

Giriş

Türkiye’de belgelere dayalı olarak düzenlenen yasal defterlerden yaratılan veriler finansal tablolarda bilgiye dönüştürülmektedir. Ancak 6102 Sayılı TTK’nın öncesinde işletmeler bulundukları koşullara göre; hem TTK’ya hem Sermaye Piyasası Kanunu’na hem de VUK’a göre finansal tablolarını hazırlamak durumunda kalabiliyorlardı. 2008 yılında yayımlanan Sermaye Piyasası Kanunu’nun Seri: XI, No: 29’un ikinci bölümü “Finansal Tablolar” başlığında; finansal tabloların TMSK’nca yayımlanan Türkiye Muhasebe Standartları (TMS)’nin ve Türkiye Finansal Raporlama Standartları (TFRS)’nın esas alınacağı belirtilmiştir. Benzer şekilde, 6102 Sayılı TTK ile “Ticari Defterler” kısmında da TMS/TFRS ön koşul olarak getirilmiştir.

Belge Düzenleme ve Defter Tutma Amaçları

İşletmelerin muhasebe açısından belge ve defter sürecinin doğru, zamanlı ve şeffaf bir şekilde gerçekleştirilmesi hem işletme içi hem de işletme dışı bilgi kullanıcılarının karar almalarını doğrudan etkilemektedir. Her ne kadar işletmeler ne belgelerini ne de muhasebe defterlerini kamuoyuyla paylaşmasa da, işletmenin faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan verileri finansal raporlarını oluşturmak için kullanmaktadır. Bu nedenle veri kaynağının doğruluğu nispetinde bilgi kullanıcılarına doğru bilgi iletilmiş olmaktadır. İlgili yasaların, muhasebe ilke ve varsayımlarının, Türkiye Muhasebe Standartlarının belirlediği kurallara uygun bir şekilde ticari belgelerini düzenleyen ve bu verileri muhasebe defterlerine aktaran bir işletmenin yöneticilerine sağlanacak temel bilgiler şöyle sıralanabilir:

• İşletmesinin kâr-zarar durumu tespit edilir,
• İşletmenin belirli zaman dilimleri bazında başarı değerlemesi yapılabilir,
• İşletme sektördeki rakipleri ile karşılaştırılabilir,
• İşletmesinin finansal durumunu analiz ederek verimliliğini arttırıcı özel yönetim kararları alabilir,
• Satacağı malların maliyetini ve satış fiyatını daha doğru tespit edebilir,
• İşletmenin nakit akışı, borç-alacak ilişkisi düzenlenebilir,
• Devletine ödeyeceği vergi tutarını tespit edebilir,
• İşletmesine ilişkin istatistiksel bilgi üretebilir,
• İşletmenin geleceğine yön verecek stratejik planlar ve bütçeler hazırlanabilir,
• İşletmenin özkaynak yeterliliği test edilebilir,
• Anlaşmazlık durumunda bu defter ve belgelerini ispat aracı olarak gerekli mercilere sunulabilir.

TTK’nın 65. ve 66. Maddelerinde; her tacirin, ticari işletmesinin açılışında, taşınmazlarını, alacaklarını, borçlarını, nakit parasının tutarını ve diğer varlıklarını eksiksiz ve doğru bir şekilde gösteren, her iş döneminin sonucunun belirlenmesine olanak sağlayan gerekli sayıda ticari defterleri Türkçe olarak tutmak zorunda olduğu belirtilmektedir. Ayrıca TTK’nın 64/1. Maddesi hükümlerine göre her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle malvarlığı durumunu, Türkiye Muhasebe Standartlarına göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Muhasebe, verilerin toplanmasını belgeler aracılığıyla gerçekleştirirken, kaydetme ve sınıflama fonksiyonlarını ticari defterler yardımıyla yerine getirmektedir. Defterler, işletmenin durumu ve performansı hakkında bilgi vermenin ötesinde, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulması gerekmektedir. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişimi defterlerden izlenebilmelidir. Böylece işletme hakkında bilgi sahibi olmak isteyen tacir, denetçi ve diğer işletme tarafları işletmenin finansal bilgilerini şeffaf, tam ve zamanlı bir şeklide ticari defterler yardımıyla elde edebileceklerdir.

Vergi Usul Kanunu’na uygun defter tutulmasının temel amacı ise, mükelleflerin elde ettikleri kazançları üzerinden beyan edecekleri vergi yükümlülüklerini sağlıklı ve adil bir şekilde tespit edilebilmesidir. Belgelerin düzenlenmemesi veya toplanmaması, ticari işlemleri gerçeğe uygun bir şekilde muhasebeleştirilmemesi ve finansal tablolarda yer alması gereken bilgilerin makyajlanması durumunda, hem devletin aldatılması hem de vergi adaletsizliğine neden olacaktır. Örneğin, mükellefin ihracat ya da indirimli orana tabi satış yapmasından kaynaklanan Katma Değer Vergisi (KDV) iadesinin devletten alınabilmesi için yeminli mali müşavirler (YMM) tarafından KDV İadesi Raporu hazırlanmalıdır. Bu raporun hazırlanması aşamasında karşı inceleme de yapılmaktadır. Karşı inceleme aracılığıyla üçüncü kişilerin vergi karşısındaki durumları tespit edilmektedir. Bu rapor; işletmeyi, işletme ile ticari ilişki içindeki diğer işletmeleri ve devleti doğrudan etkilemektedir. Bu nedenle, artık devletin denetim organları bilişim teknolojisini kullanarak işletmeleri çaprazlama kontrol mekanizmaları ile denetleyebilmektedir.

Sermaye Piyasası Kanunu’nun konusu, tasarrufların menkul kıymetlere yatırılarak halkın iktisadi kalkınmaya etkin ve yaygın bir şekilde katılmasını sağlamak amacıyla; sermaye piyasasının güven, açıklık ve kararlılık içinde çalışmasını, tasarruf sahiplerinin hak ve yararlarının korunmasını, düzenlemek ve denetlemektir. Halka açık şirketlerin hukukunu düzenleyen Sermaye Piyasası Kanunu’nda uygulama alanı bulan kamuyu aydınlatma yükümlülüğü, kamuyu ilgilendiren şirket bilgi ve belgelerinin tam ve doğru olarak kamuya duyurulması ile ilgilidir.

Belge Düzenleme Sorumluluğu

Belgeler, işletmelerin ticari faaliyetlerine ilişkin verileri veya bilgileri tanımlamak ve aynı zamanda kanıt oluşturmak amacıyla yasal düzenlemelere bağlı kalarak ya  da ihtiyari olarak düzenlenen kıymetli evraklardır. Böylece işletmenin gerçekleştirdiği mali nitelikli işlemleri ile muhasebe arasında bağlantı kurulmuş olmaktadır. Muhasebe verilerinin güvenilirliği, mali nitelikli işlemlerin gerçeği yansıtması ve objektif kriterlere dayalı olarak tarafsız, karşılaştırılabilir, zamanlı ve muhasebenin temel kavramlarına uygun bir bilginin üretilmesinde belgeler önem arz etmektedir.

Türkiye’de işletmeler ticari faaliyetlerini belgeler üzerinden yürütmektedir. İşletmeler, gerek hizmet gerek ticari gerekse üretim faaliyetinde bulunsun, alım-satım işlemlerinin gerçekleştirilmesinde, işletme içi finansal raporların hazırlanma sürecinde, bilgi kullanıcılarının sunulan bilgileri değerlendirme, işleme ve denetleme aşamalarında bir ispat edici niteliği ile muhasebe bilgi sisteminin vazgeçilmez bir parçasıdır.

6102 Sayılı TTK’nın 64. ve 82. Maddelerine göre; her tacirin saklaması istenen belgeler şöyle sıralanabilir:

• Belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerinden,
• Alınan ticari mektuplardan ve bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalardan,
• Gönderilen ticari mektupların suretlerinden,
• Ticari defterlerin tutulmasına ve ticari işlemlerle tacirin malvarlığı durumunun gösterilmesine ilişkin belgelerden ve
• Tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda arşivlediği tüm belgelerden oluşmaktadır.

İşletmenin belge sisteminin kurulmasında iki temel ayırım söz konusudur. Bunlardan ilki kanunun düzenlemek zorunda bıraktığı belgelerdir. İkincisi ise, işletme yönetiminin ihtiyaç duyduğu veri veya bilgilere bağlı olarak yaratılan belgelerdir.

Kanunla düzenlenen belgelerde; belgenin şekli, kapsamı, tasnif sayısı, düzenleyecek kişi, birim veya kurul, arşivlenme ve saklanma biçimi gibi unsurlar kanun koyucu tarafından belirlenmektedir. Bu tür belgeler VUK, TTK ve Sermaye Piyasası Kanunu’ndaki hükümlerle belirtilen belgelerdir.

VUK’nun 213.-242. Maddelerine göre muhasebe işlemlerinde kullanılacak belgeler; fatura, perakende satış belgesi, gider pusulası, müstahsil makbuzu, ücret bordrosu, sevk irsaliyesi, taşıma ve otel işletmelerine ait belgeler, iletişim bilgi ve belgeleri, bono, çek ve diğer belgeler olarak belirtilmektedir. VUK’nun 242. Maddesinde yer alan diğer belgeler başlığında ise; sözleşme, taahhütname, kefaletname, mahkeme ilamları gibi hukuki belgeler ile ihbarname, karar örnekleri, vergi makbuzları gibi belgeler sıralanmaktadır.

VUK’nun 227. maddesi “ispat edici belgeler” başlığı altında belgelerde olması gereken özellikler belirtilmektedir. Buna göre;

• VUK’nda aksine hüküm olmadıkça VUK’na göre tutulan ve üçüncü şahıslarla olan ilişki ve işlemlere ait olan kayıtların belgelendirilmesi zorunludur.
• Defter tutmak zorunda olmayan mükellefler, götürü usulde tespit edilen giderler hariç vergi matrahlarının tespiti ile ilgili giderlerini belgelendirmek zorundadır.
• Bu Kanuna göre kullanılan veya kullanma zorunluluğu getirilen belgelerin, bu Kanun’da yer alan zorunlu bilgileri taşımaması halinde, bu belgeler vergi kanunları bakımından hiç düzenlenmemiş sayılır.
• Maliye Bakanlığı düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde bulunması gereken zorunlu bilgiler dışındaki gerekli diğer bilgileri belirlemeye yetkilidir. Zorunlu bilgiler dışındaki diğer bilgilerin eksik veya yanlış olması halinde VUK’nun usul hükümleri dikkate alınır.

TTK’nın 82. Maddesinde işletmelerin düzenledikleri veya sahip oldukları belgelerin saklanmasına ilişkin hükümler yer almaktadır. Muhasebe kayıtları elektronik ortamda tutuluyorsa veya yedekleniyorsa, muhasebe bilgileri, bilgisayar ortamı dışında basılı olarak da saklanabilmektedir. Söz konusu belgelerin on (10) yıl boyunca saklanması gerekmektedir.

Her gün uğramayı alışkanlık haline getirdiğimiz alış-veriş merkezlerinde, kasiyere yapılan her ödemenin sonunda muhakkak bir perakende satış belgesi (PSB) veya fatura almaktayız. Artık PSB veya fatura yaşamın bir parçası haline gelmiştir. Ancak alınan her PSB veya faturanın birçok işlevi vardır. Öncelikle aldığınız PSB veya fatura ile devlete olan vergi yükümlülüğünüzü yerine getirdiğinizi kanıtlamış olmaktasınız. Ayrıca PSB ve fatura farklı bir kanıt olarak da kullanabilmektesiniz. Eğer satın almış olduğunuz üründe herhangi bir kalite sorunu yaşarsanız, müşteri olarak haklarınızı aramak için bu belgeyi bir kanıt olarak kullanabilirsiniz.

Fatura, satılan mal veya yapılan hizmet ile bunların karşılığı tutarı göstermek üzere malı satan veya hizmeti yapan tarafından düzenlenip müşteriye verilen belge olarak tanımlamaktadır (s: 55, Şekil 3.1).

Perakende satış belgeleri ödeme kaydedici cihazlardan verilen belgeler ve biletlerde, işletme veya mükellefin adı ve soyadı, düzenlenme tarihi ve alınan paranın tutarı gösterilmektedir.

VUK’nun 234. Maddesinde gider pusulası, fatura düzenlemek zorunda olanlar ile serbest meslek erbabının, belge düzenleme zorunluluğu bulunmayanlardan satın aldıkları mal veya hizmet için düzenleyip, söz konusu mal veya hizmeti satana imza ettirildiği bir belge gider pusulasıdır (s:60, Şekil 3.5).

Müstahsil makbuzu VUK’nun 235. Maddesinde düzenlenmiştir. Kanun müstahsil makbuzunu, fatura düzenlemek zorunda olanlar ile serbest meslek erbapları, gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçilerden satın aldıkları mal ya da hizmetin alımı sırasında iki örnek müstahsil makbuzu düzenlemek ve bunlardan birini imzalayarak satıcı çiftçiye vermek ve diğerini ona imzalatarak almak zorundadır şeklinde tanımlamaktadır (s:61, Şekil 3.6).

VUK’nun 238. maddesinde işverenler, her ay ödedikleri ücretler için ücret bordrosu düzenlemek zorundadır hükmü yer almaktadır. Gelir Vergisi Kanunu’nda ise, vergiden muaf olan ücretlerle diğer ücret üzerinden vergiye tabi hizmet erbabına yapılan ücret ödemeleri için bordro düzenlenmesine gerek olmadığı belirtilmektedir.

Kambiyo senetler VUK çerçevesinde poliçe, emre muharrer senet ve çek olmak üzere üç başlık altında düzenlenmektedir.

Defter Tutma Sorumluluğu

Defter tutma yükümlüğü; gerçek kişi tacirler ve tüzel kişiler açısından yöneticilere ve Yönetim Kuruluna verilmiştir. Defteri bizzat tutacak kişilerin uzman kişiler arasından seçilmesi zorunluluğu, yöneticiye ve yönetim organlarına yüklenen bir sorumluluktur.

Defter tutma, işletmede meydana gelen parasal işlemlerin belli bir düzen içerisinde ticari defterlere yazılmasını ifade etmektedir. Muhasebe sürecinde belgelere dayalı olarak mali olayların kayıt altına alınma işlevini gerçekleştiren yasal defterler VUK’nun ilgili maddelerinde açıklanmıştır. Buna göre, 213 Sayılı VUK’nun 182. Maddesine göre bilanço esasına tabi mükelleflerin tutması zorunlu olan yasal defterler;

• Yevmiye defteri,
• Defterikebir ve
• Envanter defteri (Mevcudat ve muvazene defteri)’dir.

Aynı yasanın 197., 199., 200. ve 209. Maddelerinde birinci ve ikinci sınıf tüccarların ihtiyaçlarına bağlı olarak tutabilecekleri defterlerde hakkında da bilgi verilmektedir. Bunlar;

• Kasa defteri,
• İmalat defteri,
• Bitim işleri defteri ve
• Ambar defteridir.

Mükellefler tarafından tutulan defter ve kayıtlara ilişkin olarak uyulması gereken kurallar TTK’nın 64. ve 65. maddeleri ile VUK’un 215.-256. (167-173.) maddeleri arasında düzenlenmektedir. Bunlar şöyle sıralanabilir:

• Ticari defterler, açılış ve kapanışlarında noter tarafından onaylanır (TTK Md.64)
• Defterler ve gerekli diğer kayıtlar Türkçe tutulur, (TTK Md.65)
• Kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde bunlar anlamlı bir şekilde açıklanmalıdır, (TTK Md.65)
• Kayıt ve belgelerde Türk para birimi kullanılır. (VUK Md. 215)
• Defterler silinmez yazıyla veya elektronik ortamda yazılır. (VUK Md. 216)
• Defter kayıtlarında yapılan hatalar ancak muhasebe kurallarına göre düzeltilebilir. (VUK Md.217)
• Defterler zamanında kaydedilir ve düzenlenir, yedi günden fazla geciktirilemez. (VUK Md 219).

İşletme faaliyetlerini belgeler yardımıyla yasal defterlerde muhasebeleştirir. Ancak ticari belgelerin yasal defterlere aktarılmasında en önemli araç muhasebe fişleridir. Muhasebe belgeleri; kasa tahsil fişi, kasa tediye fişi ve mahsup fişi olarak sıralanmaktadır. İşletmeler muhasebe fişlerini kullanmasındaki amaçlar şöyle sıralanabilir: Muhasebe kayıt hatalarını en aza indirmesi, belge toplama ve dosyalama işlevini düzen altına alması ve aynı nitelikteki işlemleri toplu olarak kaydetme olanağı sağlamasıdır. Ayrıca muhasebe yazılımları yardımıyla tutulan defterlerde muhasebe fişleri, toplanan belgelerin deftere aktarılmasında bir aracı rolü üstlenmektedir.

Kasa tahsil fişi, işletmelerin kasasına para girişi durumunda düzenlenen muhasebe fişidir. Kasaya giren paranın tutarını, ne için alındığını ve hangi hesap veya hesaplara alacak kaydedileceğini göstermektedir. Tahsil fişi düzenlenmesi durumunda işletmenin kasasına nakit para girişi olması nedeniyle, fişin borçlu tarafından her zaman Kasa hesabı yer alır.

Kasa tediye fişi, işletmenin kasasından para çıkması durumunda düzenlenen muhasebe fişidir. Kasadan çıkan paranın tutarını, ne için ödendiğini ve hangi hesap ya da hesaplara borç yazıldığını gösterir. Tediye fişi düzenlenmesi durumunda ise, işletme kasasından nakit para çıkışı yapmıştır ve bu nedenle fişin alacaklı tarafında Kasa hesabı yer alır.

Mahsup fişi, kasada para girişi veya çıkışı dışındaki tüm finansal nitelikli işlemler bu fiş yardımıyla düzenlenir. Mahsup fişinde hem borçlu hem de alacaklı hesaplar yer alabilir. Mahsup fişinin bu özelliği nedeniyle, uygulamada tediye ve tahsil fişinin yerine kullanıldığı sıklıkla gözlemlenmektedir.