Ünite 7: İnsan Kaynakları Yönetimi Modülü

Giriş

KKP (Kurumsal Kaynak Planlaması) sistemi, bilgi teknolojisi ile oluşturulan ve bir işletmenin tüm fonksiyonlarını bütünleştiren bir planlama ve iletişim sistemidir. KKP içinde yer alan temel modüllerden biri “İnsan Kaynakları Yönetimi” modülüdür. Bu modül bir işletmenin insan kaynakları (İK) bölümünün yürüttüğü faaliyetlerden işe alma sürecinden başlayıp, insan kaynakları ile ilgili olabilecek tüm fonksiyonların süreçlerini kapsamaktadır. İnsan kaynakları yönetimi modülü şu alt modüllerden oluşmaktadır:

• Sicil yönetimi alt modülü
• Organizasyon şeması alt modülü
• İşe alma alt modülü
• Personel bütçesi alt modülü
• Eğitim alt modülü,
• Personel bordro alt modülü
• Performans değerleme alt modülü
• Kariyer planlama alt modülü

İnsan Kaynakları Yönetimi Modülü

KKP sistemi, bilgi teknolojisi ile oluşturulan, işletmenin tüm fonksiyonlarına ait verileri tek bir veri tabanında toplayan, elde edilen verileri tüm bölümlerin ortak paylaşımına sunan bir planlama ve iletişim sistemi yazılımıdır. İK fonksiyonları arasında, İK politikalarının ve planlarının oluşturulması, personel tedarik ve seçimi, özlük işleri, sicil ve sağlık işlemleri, istihdam edilen personelin takibi, eğitim, kariyer, performans ve ücret yönetimi, iş değerleme gibi süreçler vardır. İK modülü ile gerçekleştirilmek istenen amaç insan kaynakları bölümündeki çalışanların ofis yükünü azaltmak, çok çeşitli analizler ve raporlar sunarak özellikle orta düzey yöneticilere taktik, üst düzey yöneticilere de stratejik kararlarda yön gösterici olmaktır. İK modülünün tasarlanıp kullanılmasını etkileyen iki önemli unsur vardır: biri maliyet diğeri risk unsurudur. İK modülünün önemi, KKP sistemi içinde yer alan diğer modüllerle bütünleştirilmesi, ortak veri tabanında toplanan tüm verilerin bölümlerin ortak paylaşımına sunulması, maliyetleri azaltması, kolay bilgi akışı sağlaması, raporlama ve analiz olanağı yaratması, sistematik iş akışı fırsatı oluşturması gibi üstünlüklerinin olmasıdır.

İnsan Kaynakları Yönetimi Modülünü Oluşturan Alt Modüller

İK modülünü oluşturan alt modüller aynı zamanda İK modülünün temel fonksiyonlarıdır. İK modülünün alt modüllerini sekiz başlıkta toplayabiliriz. Bunlar; IK web server, eğitim alt modülü, personel bütçesi alt modülü, personel bordro alt modülü, kariyer planlama alt modülü, sicil yönetimi alt modülü, işe alma alt modülü, performans değerleme alt modülü, organizasyon şeması alt modülüdür.

Sicil Yönetimi Alt Modülü: İK yönetimi modülünün temelini sicil yönetimi modülü oluşturur. İşletmede çalışanları kayıt altında tutmak ve saklamak, istenilen tüm bilgiler veri tabanına kaydedilmektedir. Bu alt modül içinde yer alan bilgilere örnek olarak şunları sıralayabiliriz: ad-soyad bilgileri, unvan, akademik unvan, işe giriş/çıkış tarihi, görevi, derecesi, cinsiyeti, doğum tarihi, medeni hali, nüfus cüzdanı bilgileri, askerlik durumu, sosyal güvenlik numarası, öğrenim durumu, fotoğraf ve imza gibi görseller, yabancı dil bilgisi, kişiye ait demirbaşlar, özel günler, hobiler, üye olunan dernek ve kuruluşlar.

Sicil yönetimi alt modülü için yasalar, şirket politikası ve organizasyon ile ilgili tanımlar yapılır, daha sonra teknoloji imkanları ve teknik personel ile bu sistemin yazılımı gerçekleştirilir.

Organizasyon Şeması Alt Modülü: Organizasyon şeması, organizasyonun yapısını bir bütün olarak gösteren, bölümler arasındaki ast üst ilişkilerini diğer bir ifade ile kimin hangi iş ve hiyerarşik pozisyona sahip olduğunu gösteren bir grafiktir. Organizasyon şeması ile görsel olarak şema yaratılmakta, mevcut durum ile geçmişteki durumu karşılaştırma olanağı elde edilmekte ve geleceğe yönelik planlama yapılabilmektedir.

İşe Alma Alt Modülü: İşletmeler yaşamlarını sürekli kılmak ve sürdürülebilir rekabet gücünü koruyabilmek için doğru işlerde doğru personeli çalıştırmak zorundadır. Bu modül, iş başvuru formlarının bir veri tabanı içinde toplanmasını ve bu veri tabanından ihtiyaca uygun adayların kolay yöntemlerle belirlenmesini, başvuru sonrasındaki görüşmelerin ve sonuçlarının takip edilmesini sağlayan bir ortam sunmaktadır. İşe alma alt modülü sayesinde iş tanımları ile başvuru yapan adaylar karşılaştırılarak “uygunluk analizi” yapılır.

Personel Bütçesi Alt Modülü: İşletmelerde üst yönetim, finansal kaynakların etkin kullanımı ve yönetimini sağlayan bir bütçe çalışması öngörür. Bütçe hazırlamak, özellikle de personel bütçesini ve revize bütçeleri, doğru parametrelerle ve öngörülen değerlere göre doğru hesaplamalarla yapmak, detaylı emek gerektiren bir süreçtir. Personel bütçesi alt modülü, personel bordrolarındaki verileri kullanarak personel bütçesini çok hızlı ve doğru bir şekilde hazırlanmasını sağlar.

Eğitim Alt Modülü: Personelin verimli bir şekilde çalışması, personelin taşıdığı niteliklerin yaptığı işe uyumuna bağlıdır. Bu denge çalışanın aleyhine bozulduğunda eğitim ihtiyacı ortaya çıkar. Personel eğitiminin amacı, çalışanın işini daha iyi yapmasını sağlamaktır. Ancak bu yapılırken işletmelerde iş gücü kaybının önlenmesi gerekmektedir. Bu modül eğitim faaliyetlerinin etkin ve verimli yönetilmesini sağlamaktadır. Eğitim alt modülü ile şu işler yapılmaktadır:

• Eğitim tanıları yapılır.
• Eğitim bilgileri hazırlanır.
• Eğitmen tanımları verilir.
• Eğitim yeri tanıları verilir.
• Eğitim kurumları bilgileri hazırlanır.
• Eğitim talepleri belirlenir.
• Eğitim planları yapılır.
• Eğitim ile ilgili masraflar belirlenir.
• Eğitim ile ilgili raporlar hazırlanır.

Personel Bordro Alt Modülü: İK bölümü içinde yer alan işlerden biri de ücret yönetimidir. Ücret yönetimi bordro işlemleri ile yapılır. Bordro işlemleri, işletmede çalışan personele belirli sürede ödenecek ücretlerin hesaplanmasını esas alır. Personel bordro alt modülü, bir işletmede tam anlamıyla bordro tahakkuk biriminin ihtiyaçlarına uygun olabilecek alt yapıda tasarlanmış, esnek ve yasalara uygun tüm matbu formların alınabileceği özelliğe sahiptir. Personel bordro alt Modülü şu işlerin yapılmasını sağlar:

• İşletmeye özgü bordroların iş kanunu, tüzük ve genelgelere uygun bir şekilde hazırlanması ve çıktılarının alınması,
• Bordrolar hazırlandıktan sonra bankalar aracılığıyla ücretlerin ödenebilmesi için banka ücret bilgilerinin yer aldığı disketlerin hazırlanması,
• Kamu kurum ve kuruluşları için ihtiyaç duyulan raporların hazırlanması,
• Bordro ve muhasebenin bütünleştirilmesi,
• Bordro sonuçlarının muhasebeleştirilmesidir.

Personel Devam Kontrol Sistemleri (PDKS), işletmelerde çalışan personelin belirlenen zamanlarda girip belirlenen zamanlarda çıkmasını sağlamak, geç gelen, erken çıkan ya da devamsızlık yapan kişiler olursa bunları raporlayıp sisteme girilmiş prensip parametreleri ile gerekli cezai yaptırımların uygulanmasını sağlamaktadır. PDKS, kişinin yapmış olduğu fazla mesai ve primlerini de hesaplayarak maaşına ekleyebilir.

Performans Değerleme Alt Modülü: Performans değerleme faaliyeti ile çalışan personel değerlendirilir. Performans değerleme başarılı ve başarısız personeli birbirinden ayırmak için kullanılır. Amaç, performansı yüksek olan personeli ödüllendirmek ve diğerlerine örnek olmasını sağlamaktır. Performans değerleme alt modülünün sağladığı faydalar şunlardır:

• İşgören hedeflerinin tanımlanması ve bu hedeflerin personel bazında hangi oranda gerçekleştiğinin takip edilmesini sağlar.
• Personel sayısı çok fazla olan işletmelerde performans değerleme sürecinin kısa sürede ve objektif olarak yapılmasını sağlar.
• İşletmelerdeki her fonksiyonel bölüm ve mevkii için ayrı ayrı dönemsel hedefleri belirler.
• Belirlenen hedefler gerçekleştikçe sisteme kayıt yapılır ve böylece hedef takibi söz konusu olur.
• İşletmelerde faaliyet dönemi sonunda programdan alınacak analizlerle hem kişilerin karşılaştırmalı başarı oranları hem de fonksiyonel bölümlerin başarı oranları tespit edilir.
• Somut ve objektif olarak elde edilen performans verileriyle işletmedeki personele eksik ve başarılı olduğu yönlerin gösterilmesini sağlar.
• Değerlendirme sonucuna göre personel için öngörülen ücret artışını saptar.
• Organizasyonda boşalan işleri doldurmak için kaynaklardan yararlanmak gerektiğinde performans değerleme ile personelin terfi ve transfer atamaları objektif olarak sağlanır.
• Elde edilen personel bilgileriyle, eksikleri olan personel için eğitim ihtiyacı belirlenir ve böylece eğitim modülü ile bütünleşir.
• Sicil yönetim alt modülünün bütünleşmesi ile personel ile ilgili güncel bilgiye ulaşılır.

Kariyer Planlama Alt Modülü: Kariyer planlama kişisel bir süreçtir ve kişinin kariyerindeki mesleklerin, iş yerlerinin ve ilerleyeceği iş yollarının seçimini ifade etmektedir. Kişinin üstleneceği işle ilgili görevlerini, pozisyonlarını, kariyer hedeflerini, geleceğini planlamasıdır.

İnsan Kaynakları Yönetimi Modülünü Oluşturan Yazılımlar ve Karşılaşılan Sorunlar

İşletmelerin geleceğe yönelik hedeflerine ulaşmalarında en önemli faktörlerden biri, doğru yer ve zamanda, ihtiyaç duyulan nitelikte, iş tatmini olan personele sahip olmaktır. Bunun için işletmelerin İK bölümlerinin üzerine düşen görevleri yapmalarına yardımcı olacak, karmaşık analizler yapabilen İK yazılımlarına ihtiyaç vardır. Böylece İK bölümü güvenilir ve güncel bilgiye sahip olacağı için hem özlük işleri, personel devam durumları, ödemeler gibi İK fonksiyonlarına ait rutin iş süreçlerini hatasız bir şekilde yerine getirilecek hem de iş gücü planlaması, iş gören değerlendirmesi, eğitim ve geliştirme fonksiyonları ile üst düzey İK yöneticilerinin daha isabetli karar vermelerine yardımcı olacaktır. Bir uluslararası araştırma şirketine göre KKP yazılımında dünya pazarında lider Microsoft firmasının hazırladığı SAP yazılımıdır. İK yönetimi modülü yazılımları son derece esnek bir yapıda olup, her işletmenin İK süreçlerini içerecek şekilde tasarlanabilmektedir.

İnsan Kaynakları Yönetimi Modülünün Faydaları

Bu sistemler büyük ölçekli ve finansman sorunu olmayan işletmeler tarafından tercih edilmektedir. İK yönetimi modülünün işletmelere faydaları şunlardır:

• İK yönetimi modülü, kullanıcılara kurumun çalışanları ile ilgili bilgiyi etkin bir şekilde yönetme ve bu bilgiyi işletme içinde yer alan diğer modüller ve dışsal sistemlerle paylaşma imkanı sunar.
• İK yönetimi modülü uygulamalarında, internet teknolojileri kullanılarak veri edinmede çalışanları da sürece dahil eder.
• İK yönetimi modülü uygulamaları, İK yöneticisine kendi alanındaki rutin işleri yürütebilme olanağı verir.
• İK yönetimi modülü uygulamaları, İK yöneticisine sezgisel ve grafiksel yönü olan stratejik analiz yapma ve iş gücü yönetim faaliyetlerini gerçekleştirme imkanı sağlar.
• İK yönetimi modülü uygulamaları, İK yöneticisinin ihtiyaç duyduğu ve kontrol ettiği tüm insan kaynakları bilgilerini bir bütün olarak güncel bir şekilde sağlar ve bu bilgilerin insan kaynakları ile ilişkili diğer fonksiyonlara aktarılması görevini yerine getirir.
• İK yönetimi modülü uygulamaları, İK yöneticisine güçlü planlama ve modelleme yeteneği sağlayarak, onlara karar destek sistemi olarak hizmet verir.
• İK yönetimi modülü uygulamaları, yöneticilerin şirket hedeflerine ulaşmak amacıyla iş gücünü yönetmelerine yardımcı olur.

İnsan Kaynakları Yönetimi Modülünde Karşılaşılan Sorunlar

İK yönetimi modülü uygulamalarında şu sorunlar tespit edilmiştir:

• İK modülünün nasıl çalışacağı ile ilgili uyarlama hataları yapılabilmektedir.
• Veri girişlerinde yapılan hatalar yanlış kararlar verilmesine neden olmaktadır.
• Yeni bir sistemin getireceği değişime hazırlanmak için yeterli eğitimin verilmemesi durumunda, çalışanlar işlerini kaybetme korkusu yaşayabilmektedirler.
• Bilgi sistemi personeli ile kullanıcılar arasında dil farklılıkları nedeni ile zorluk çıkabilmektedir.